SOCIAL MEDIA GEBRUIK JE ZO. Social media richtlijnen voor FNV kaderleden

Transcriptie

1 SOCIAL MEDIA GEBRUIK JE ZO Social media richtlijnen voor FNV kaderleden November 2015

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Waarom social media richtlijnen? 1.2 Wat zijn social media? 1.3 Waarom zelf actief worden op social media? 2 UITGANGSPUNTEN SOCIAL MEDIA RICHTLIJNEN Gedragscodes FNV 2.2 Sociale persoonlijkheid 3 RICHTLIJNEN VOOR COMMUNICEREN OP SOCIAL MEDIA 5 4 WAT WEL EN NIET DOEN OP SOCIAL MEDIA Doen 4.2 Niet doen 5 VEELGESTELDE VRAGEN 8 Social media helpen het contact met onze achterban te versterken. Hoe meer kaderleden meedoen op social media, hoe gemakkelijker onze doelgroepen met ons in gesprek raken. 2

3 1. INLEIDING 1.1 WAAROM SOCIAL MEDIA RICHTLIJNEN? Ruim 80% van de internettende Nederlanders zitten op social media en het aantal groeit dagelijks. Social media maken een steeds groter deel uit van alle communicatie vanuit de FNV en wordt belangrijker voor de uitvoering van het vakbondswerk. Niet alleen de werkorganisatie, maar ook de (kader)leden communiceren vaker via social media. De bond moedigt het gebruik van social media aan, als dat in lijn is met de bestaande gedragscodes van de FNV. Hoewel de kansen ervan groot zijn, zijn er ook valkuilen. Daarom is het belangrijk er verstandig mee om te gaan. De grens tussen privé en zakelijk is in social media moeilijk te trekken. Om handvatten te bieden voor medewerkers en actieve kaderleden over de omgang met sociale media zijn er in verschillende sessies met collega s van individueel en collectief richtlijnen opgesteld. Dit zijn afspraken die medewerkers en kaderleden van de FNV een houvast bieden. Ze zijn zeker niet bedoeld om mensen te beperken in het communiceren via social media. De richtlijnen zorgen in essentie voor drie dingen: Duidelijkheid en houvast voor iedereen binnen de organisatie. Beschermen van de organisatie tegen onnodige risico s (online reputatie). Activeren, stimuleren en motiveren van collega s en kaderleden om mee te doen. 1.2 WAT ZIJN SOCIAL MEDIA? Social media (Ned. sociale media) is een verzamelnaam voor alle internetplatforms (websites en applicaties) waarbij de bezoekers zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie samen zelf de inhoud verzorgen. Belangrijkste gedachte achter social media is dat de gebruiker centraal staat. De gebruikers bepalen de inhoud, weergave en soms zelfs rangschikking van de content; door zelf te schrijven, uploaden, posten, stemmen, reageren, discussiëren en het doorsturen van informatie. Via allerlei kanalen en applicaties kunnen gebruikers hun mening, teksten, foto s, te delen, contacten te leggen, onderhouden en zelfs te vernieuwen. De bekendste social media kanalen zijn Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Google+ en Instagram. 1.3 WAAROM ZELF ACTIEF WORDEN OP SOCIAL MEDIA? Onze doelgroepen zijn continu in gesprek online; met de bond, elkaar en met hun sociale omgeving. Hoe meer medewerkers en kaderleden meedoen aan social media, hoe gemakkelijker onze doelgroepen in gesprek raken met mensen van de bond. Als medewerker, kaderlid of actief lid bouw je zo mee aan een sterke en succesvolle vakbond. Met social media kunnen we als bond meer zichtbaar maken dat wij een beweging zijn op diverse platformen en dat wij aanwezig zijn op momenten, die relevant zijn voor onze doelgroepen. Dit kan bijdragen aan een beter imago bij leden, niet-leden, de media en partners. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van onze organisatie. Deze richtlijnen zijn opgesteld in een werkgroep met collega s van verschillende afdelingen bij de FNV. Ze worden regelmatig aangepast om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van social media. 3

4 2. UITGANGSPUNTEN SOCIAL MEDIA RICHTLIJNEN 2.1 GEDRAGSCODES Uitgangspunt voor ons gedrag zijn onze gedragscodes (Organisatie-ethiek en Voorkoming ongewenst gedrag), die gelden voor iedereen in dienst is of lid van de FNV. Deze geven onder andere aan hoe we met elkaar en de buitenwereld omgaan. Ze vormen samen met onze social media persoonlijkheid (zie paragraaf 2.2) het uitgangspunt voor deze sociale media richtlijnen. In de gedragscodes staan een aantal kenmerken waaraan iedereen, die bij of namens de FNV werkt, zich aan dient te houden. Hetzelfde soort regels geldt eigenlijk ook voor hoe je je gedraagt op social media en misschien nog wel in sterkere mate. Voorbeelden van regels uit onze gedragscode: Neem verantwoordelijkheid voor eigen handelen Maak geen misbruik van macht of voorkennis Bejegen anderen niet onheus, beledigend of minachtend Behandel mensen collegiaal en met respect Doe wat je belooft 2.2 SOCIALE PERSOONLIJKHEID De manier waarop de FNV communiceert op social media - als organisatie (bijv. via de corporate Facebook- of Twitterpagina) of via de persoonlijke accounts van medewerkers/kaderleden - heeft invloed op de beeldvorming van onze organisatie. Daarom is voor de FNV een sociale persoonlijkheid (social personality) opgesteld. Dit is een social media vertaling van onze merkwaarden sterk, dichtbij en perspectief. Deze vormt de basis voor deze social media richtlijnen. SAMENVATTING SOCIALE PERSOONLIJKHEID Sterk Wij staan voor je klaar, ook op social media. We doen het graag samen met jou en de andere leden en komen voor elkaar op. Ook als je geen lid bent. Dichtbij Wij laten ons zien via social media, omdat we je graag willen betrekken bij onze dienstverlening en de manier waarop we die (samen) vorm geven. We willen je laten zien dat we je belangen behartigen, maar je ook meer bewust maken van het feit dat je zelf invloed kunt uitoefenen. Perspectief We zoeken naar de beste oplossing voor jouw specifieke situatie. We leveren jou maatwerk, die erop gericht is om je als individu maar ook als groep sterker te maken. Organisaties worden niet sociaal door social media te gebruiken, maar door zich sociaal te gedragen. 4

5 3. RICHTLIJNEN VOOR COMMUNICEREN OP SOCIAL MEDIA Misschien doe je (nog) niets met social media of overweeg je er in de toekomst gebruik van te maken. Het kan ook zijn dat je al heel actief bent op diverse kanalen en dat je alles al weet. Ongeacht je ervaring, zijn deze richtlijnen er om jou te helpen optimaal mee te doen aan de social media conversatie over de FNV. 1. TEL TOT TIEN Op social media kun je alles delen. Hanteer daarbij voor jezelf de volgende regel: als je niet wilt dat je moeder of je manager je bericht leest, dan kun je het beter niet plaatsen. Het lijkt misschien een veilige omgeving waarin jij je bericht plaatst, maar in korte tijd kan een bericht de hele wereld over gaan en kun je het imago van de FNV en/of jezelf flink schade toebrengen. Bedenk dat wat je plaatst nog lang zichtbaar is. 2. RESPECT VOOR ANDEREN Door het openbare karakter ervan kan bijna iedereen meelezen op social media. Als je informatie deelt op social media kanalen, doe dit dan op een respectvolle wijze. Plaats geen berichten waarvan de inhoud kwetsend, discriminerend, godslasterlijk of obsceen is. En let er op dat je berichten geen treiterende of denigrerende opmerkingen bevatten. Laat je ook niet uitlokken tot een persoonlijke discussie en houd het gesprek zakelijk. Zo voorkom je irritaties bij zowel jezelf als de ander. 3. VERTEGENWOORDIGER VAN DE FNV Wees je ervan bewust dat in social media de grens tussen je persoonlijk leven en je zakelijke activiteiten vervaagt. Mensen kunnen je herkennen als medewerker of kaderlid van de FNV, ook al staat dit niet direct in je social media profiel. Besef ook dat informatie die jij met vrienden en familie deeltook kan worden gelezen en doorgestuurd. Sommige privé-informatie kan afbreuk doen aan je zakelijke geloofwaardigheid. 4. VERANTWOORDELIJK VOOR WAT JE PLAATST Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je publiceert op social media kanalen. Een mening die je privé op social media uitdraagt, kan worden geïnterpreteerd als het standpunt van de FNV. Let er op dat de standpuntne die je inneemt geen afbreuk doen aan de geloofwaardigheid van jezelf of de FNV, maar bijdragen aan een positief beeld. Als je namens de FNV reageert op een bericht (bijv. een blog) op social media, vermeld dan wie jij bent en wat jouw functie is. 5. PRIVACYGEVOELIGE INFORMATIE Wees voorzichtig met wat je deelt. Vertrouwelijke en bedrijfsinterne informatie horen niet thuis op social media. Vaak willen we goed nieuws gelijk melden. Over het afsluiten van een nieuwe cao bijvoorbeeld. Check voordat je het op social media zet even of het bericht al openbaar is. Een bericht dat nog vertrouwelijk is en dat voortijdig op internet staat, kan een zeer negatief effect hebben op (bijvoorbeeld) onderhandelingen. 6. GEEN ZENDMAST OF SPAMMACHINE Social media zijn geen massacommunicatiemiddelen met opdringerige boodschappen. Ze heten niet voor niets social. Behandel mensen dus zoals je in levende lijve of per zou behandelen. Als mensen veelvuldig een gelijksoortige boodschap van jou zien langskomen, kunnen ze dit als spam ervaren. Pas hiermee op en probeer het aantal berichten te beperken. Lees soms je eigen berichten terug om te kijken of er een goede verdeling zit in jouw eigen berichten en reacties op anderen (dialoog). 5

6 7. WEET WAAR JE HET OVER HEBT Fijn dat je wilt reageren op berichten van of over de FNV. Maar, pas op. Als je niet precies op de hoogte bent van het onderwerp, kun je zomaar een verkeerde boodschap de wereld in sturen. Dit schaadt zowel jouw eigen naam als die van de FNV. Als je dus iets deelt, zorg dan dat de informatie feitelijk juist is. 8. ONDERBOUW JE BERICHTEN Zet je een bericht op social media vanuit de FNV? Onderbouw deze met feiten en probeer een (hyper)link naar onze website erin op te nemen. Op deze manier krijgt je bericht meer waarde en komt de FNV beter voor het voetlicht. 9. BIJ TWIJFEL NIET INHALEN Ga af op je eigen beoordelingsvermogen en wanneer je twijfelt, plaats dan geen bericht of reactie. Twijfel je of je iets wel of niet moet publiceren, omdat je niet zeker weet of het goed is voor de FNV? Neem dan eerst contact op met je vakbondsbestuurder. 10. VERMIJD ONDERLINGE DISCUSSIES Gebruik nooit sociale media om interne discussies of meningsverschillen te slechten met collega s danwel leden of andere groepen. Het kan een verkeerd beeld geven en het openbare karakter van social media is niet geschikt voor dit soort discussies. Voor interne gesprekken kun je beter een live gesprek voeren of gebruiken. Alles wat wij op social media delen, laat zien waar wij als organisatie voor staan. Jij kan dus als medewerker een positieve bijdrage leveren aan onze zichtbaarheid, reputatie en de ledentevredenheid. 6

7 4. WAT WEL EN NIET DOEN OP SOCIAL MEDIA 4.1 DOEN BENADER MENSEN PERSOONLIJK Niemand vindt het fijn een standaard antwoord te krijgen dat begint met beste mevrouw / meneer. Schrijf berichten daarom zoveel mogelijk persoonlijk of maak ze persoonlijk voor de ontvanger. WEES JEZELF Wees oprecht en authentiek. Gebruik je echte naam en toon je persoonlijkheid en persoonlijke visie op een respectvolle wijze. Gebruik ook een representatieve foto als je een account gebruikt die (indirect) gelinked is met de FNV. Zo ben je herkenbaar. BEDANK MENSEN Mensen hebben de moeite genomen om een bericht te sturen, te retweeten of commentaar te leveren. Als het bericht zinvol is, ook al is het negatief, bedank mensen dan hiervoor. KIJK JE TEKST VÓÓR HET PLAATSEN Een spelfout is zo gemaakt. Kijk daarom voordat je je tekst op het internet plaatst voor de zekerheid nog een keer na of er geen taalfouten in staan. WEES EERLIJK Iedereen maakt fouten. Wanneer jou dat overkomt, toon dan je professionaliteit: geef je fout toe en bied persoonlijk je excuses aan. INFORMEER EERST JE ACHTERBAN Ben je bestuurder of kaderlid en kom je net uit een belangrijke onderhandeling of andere bespreking? Informeer dan altijd eerst je achterban voordat je dezelfde informatie met het grote publiek deelt via social media. DE DIALOOG AANGAAN Social media gaat om meer dan het delen van je eigen informatie. Het gaat om de interactie, de dialoog met leden en andere doelgroepen. 4.2 NIET DOEN AUTEURSRECHTEN SCHENDEN Gebruik geen logo s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen, publicaties, enz., van derden zonder toestemming vooraf. ANDEREN ONGEVRAAGD CITEREN Citeer geen medewerkers, leden of relaties zonder toestemming. POLITIEKE KLEUR Wij zijn een onafhankelijke belangenbehartiger. Laat in de informatie, die je deelt je eigen politieke opvattingen / voorkeur niet overheersen. ALLEEN GAAN VOOR KWANTITEIT Je kunt beter een waardevol kwalitatief netwerk opbouwen (en dat duurt soms lang) dan heel snel een groot aantal volgers/vrienden/contacten/likes te willen. Voor een dialoog is kwaliteit belangrijker dan kwantiteit. 7

8 5. VEELGESTELDE VRAGEN WAT MAAKT HET NU UIT WAT IK VIA SOCIAL MEDIA DEEL? Met de komst van social media heeft de stem van consumenten een enorm bereik gekregen. Alleen al op Twitter gaan 1 op de 5 conversaties over een product of merk. Slecht 10% van de consumenten vertrouwt op advertenties en andere reclame van bedrijven, de andere 90% bepaalt zijn mening aan de hand van wat er online en op social media wordt gedeeld. Aandacht is niet meer te koop en daarom moet je ervoor zorgen dat wat er op social media over de bond wordt gezegd goed is voor onze online reputatie. Dat begint natuurlijk met wat jij zelf op social media deelt. De FNV op Twitter MOET IK IN MIJN EIGEN ACCOUNT OP FACEBOOK/TWITTER/INSTAGRAM ETC. VERMELDEN DAT IK KADERLID BIJ DE FNV BEN? Dat mag je zelf beslissen. Als jij het wil vermelden, mag het altijd, maar je bent nergens toe verplicht. Als je veel over de bond schrijft, is het wel aan te raden. WANNEER MOET IK MELDEN DAT IK VOOR DE FNV WERK? Als jij namens de FNV reageert, of dat nou vanuit je eigen account is of vanuit een account van de FNV, moet je aangeven dat je bij de FNV werkt. MAG IK VRIEND OF VOLGER WORDEN MET MEDEWERKERS VAN DE CONCURRENT? Je mag altijd vrienden worden met wie je wil. Uiteraard ook als die mensen bij CNV, De Unie of voor werkgevers werkzaam zijn. De headerafbeelding van de FNV op YouTube ALS IK IETS DEEL OP SOCIAL MEDIA MAG IK HIER DAN WERKGERELATEERDE ZAKEN OP ZETTEN? Je mag altijd zeggen waar je mee bezig bent op je werk. Leuk zelfs! Maar pas op en schrijf met de richtlijnen in het achterhoofd. 8

9 De omslag van de FNV op Facebook WAT ALS IK IETS PUBLICEER EN DE WIND VAN VOREN KRIJG? Als een online discussie tot negatieve reacties leidt of lijkt te ontaarden in een ruzie, neem dan direct contact op met je vakbondsbestuurder. STEL IK HEB IETS GEPUBLICEERD OP TWITTER EN DE INFORMATIE IS ONJUIST OF FOUT? Een fout kan erin sluipen en als je iets op social media deelt, kunnen de gevolgen groot zijn. Verwijder niet meteen de tweet (die blijft namelijk online), maar corrigeer je fout door te verwijzen naar het eerdere bericht. Als je iets verwijdert, bijvoorbeeld een deel van een blog, geef dan een goede reden. WAT ALS IEMAND VIA TWITTER OF FACEBOOK MIJ EEN VRAAG STELT OVER HET LIDMAATSCHAP OF ONZE DIENSTVERLENING? Dan kun je ze verwijzen naar onze webcare of naar onze Facebookpagina Daar krijgen ze van een webcare medewerker antwoord op hun vraag. IK HEB EEN PERSOONLIJK TWITTER ACCOUNT EN WIL GRAAG DE VORMGEVING VAN DE FNV IN MIJN PROFIEL EN ACHTERGROND GEBRUIKEN. MAG DAT? Ja, in principe mag dat en het is goed voor het vergroten van onze zichtbaarheid. Houd er echter wel rekening mee, dat je heel herkenbaar bent als ambassadeur van de bond. Wat je dus via dat account deelt wordt direct in verband gebracht met de FNV. Als je niet op je tenen wilt lopen, kun je beter een persoonijke afbeelding voor je privé account gebruiken en bijvoorbeeld de vormgeving van de bond gebruiken voor je sectorpagina (als je die hebt). 9

10 AANTEKENINGEN 10

11 AANTEKENINGEN 11

12 fnv.nl