Geachte heer/mevrouw,

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus BD Den Haag Lnr Corporatienaam t.a.v. het bestuur en de voorzitter van de RvC Postadres Postcode Postplaats Graadt van Roggenweg 500 Utrecht Postbus BD Den Haag Contactpersoon drs. C. van Nieuwamerongen Betreft Evaluatie CorpoData Geachte heer/mevrouw, Op 17 januari 2017 heb ik u, naar aanleiding van de problemen bij de invoer van de dpi en de scheidingsvoorstellen DAEB/niet-DAEB, een brief gestuurd. In deze brief heb ik u gemeld dat de problemen met de gegevensuitvraag via CorpoData voor mij aanleiding waren om het proces extern te laten evalueren. De externe partij die het proces heeft geëvalueerd is expliciet gevraagd om voor zowel voor de korte als de lange termijn aanbevelingen te doen. Betrokken partijen omtrent de evaluatie Aan de evaluatie heeft een viertal corporaties deelgenomen. Daarnaast zijn, buiten de (hierna: Aw), gesprekken gevoerd met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna: BZK), het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (hierna: WSW), Aedes, Kodision en de NEH-group. Ik stel het zeer op prijs dat deze gesprekken in een grote openheid en vaak op korte termijn plaats konden vinden. Reactie op het rapport Zoals toegezegd stuur ik u mijn reactie via deze brief op het rapport van de externe onderzoeker: de heer K. Louwerens. Het rapport is raadpleegbaar via de website van de via het tabblad publicaties. Deze brief bevat tevens de toekomstige stappen die gezet zullen worden in nauwe samenwerking met de andere partijen die gebruik maken van de gegevensuitvraag via CorpoData: het ministerie van BZK en WSW. De evaluatie bevat een hard maar eerlijk oordeel. Er wordt een meervoudige problematiek geschetst die vraagt om een intensieve veranderopgave. Een opgave die zich niet beperkt tot IT-vraagstukken, maar aangrijpt op de overall governance op, en de omvang van, de gegevensuitvraag door alle betrokkenen en op de regie. Een pas op de plaats is noodzakelijk, maar ook een gezamenlijk optreden waarbij de betrokkenheid van de corporaties essentieel is. Pagina 1 van 8

2 1. We moeten door, hoe dan ook De ondertitel van het rapport van de heer Louwerens is We moeten door, hoe dan ook. Dit is een treffende duiding van het team CorpoData, maar ook van alle medewerkers van de corporaties die in de periode medio december tot medio januari betrokken waren bij het indienen van de dpi en de scheidingsvoorstellen. Er is enorm hard, lang en intensief gewerkt om de klus te klaren in de korte tijd die er voor stond, zowel binnen de Aw als door corporatiemedewerkers. De inzet is groot geweest bij alle betrokkenen. Het vertrouwen dat het goed zou komen is lange tijd dominant geweest. Hier zit ook de kracht van CorpoData als platform en als team; een positieve instelling, een groot gevoel van loyaliteit, verbondenheid en vertrouwen dat onmogelijk lijkende taken door hard werken opgelost kunnen worden. Dat is de kracht van het team, maar dat is tegelijkertijd ook de valkuil gebleken. Eind 2016 was niet de eerste keer dat CorpoData kraakte en applicaties uit dreigden te vallen. De afgelopen jaren is iedere uitvraag moeilijker geworden. De meest recente dvi, inclusief de WOZ-uitvraag, kon slechts met zeer veel moeite goed afgerond worden. Dat het uiteindelijk bij de grootste uitvraag ooit echt mis is gegaan, kan achteraf prima voorspeld worden. De stemming We moeten door, hoe dan ook voerde echter de boventoon. Technisch gezien zijn er aan het systeem CorpoData steeds meer eisen gesteld waarmee bij de oorspronkelijke inrichting van de software geen rekening is gehouden. De opvraag is zodanig omvangrijk geworden dat onderhoud en aanpassing zonder herstructurering te complex is geworden. Deze technische verklaringen zijn niet doorslaggevend voor de ontstane problemen, want zij hadden voorkomen kunnen worden als zij gesignaleerd en aangepakt waren. Dat is niet gebeurd; door de nieuwe Woningwet en de gevolgen van de Parlementaire enquête Woningcorporaties is er veel gevraagd van de organisatie, waardoor er beperkt aandacht is geweest voor een structurele doorontwikkeling van CorpoData. Het vertrouwen dat het allemaal goed zou komen opende tegelijkertijd de deur voor een sterke uitbreiding van de uitvraag en verdere complexiteit van de applicaties. Ook speelde de nieuwe Woningwet en de eisen die deze wet met zich meebracht een belangrijke rol. De oorzaken van de ontstane problemen liggen ook in het gebrek aan regie op het proces, onvoldoende regie op de activiteiten van de andere partners in de keten en onvoldoende aandacht van het management van de Aw voor het CorpoData-team. Dit laat onverlet dat hierdoor wel een situatie is ontstaan waarin de CorpoData-applicatie niet meer voldoet aan de eisen en vervanging behoeft, waarin de gegevensuitvraag en daarmee de toezichtprocessen, vragen om een nieuw kader. Pagina 2 van 8

3 2. Een meervoudige uitdaging Het in de evaluatie geschetste probleem vraagt om een gezamenlijke aanpak van alle partijen die aan alle drie de bovengenoemde aspecten recht doet aan: de techniek; de omvang van de uitvraag; de regie op het proces. Tegelijkertijd moeten er op korte termijn stappen gezet worden die herhaling van de problemen voorkomen, maar die ook een aanzet geven richting de lange termijn. De eerste drie aanbevelingen uit de evaluatie zijn hierin essentieel. Kort gezegd komen die er op neer dat de logica van het almaar doorgaan doorbroken wordt en er ruimte ontstaat voor structurele oplossingen. Intermezzo: Scheiding DAEB niet-daeb. Momenteel vindt de beoordeling van de voorlopige scheidingsvoorstellen plaats. De definitieve scheidingsvoorstellen moeten voor 1 juli a.s. bij de Aw binnen zijn, zodat de Aw zo snel mogelijk maar uiterlijk 1 november a.s. de definitieve oordeelsbrieven kan verschaffen. Het proces rond de beoordeling van de voorlopige scheidingsvoorstellen is met vertraging begonnen vanwege problemen rond de uitvraag. Uit de eerste beoordelingen (extremenanalyse) blijkt dat er veel onjuistheden in de data van de dpi zitten; bijna 280 van de 350 ontvangen dpi s moeten worden aangepast. Er zijn verschillende oorzaken: de stabiliteit van de uitvraag, de complexiteit van de operatie of fouten bij de invoer. In ieder geval moeten de onjuistheden nader geanalyseerd en opgelost worden om ook de scheidingsvoorstellen te kunnen beoordelen. Daartoe heeft de Aw additionele capaciteit ingehuurd. Het in het rapport geconstateerde manco dat er geen volledige zekerheid is over de gegevens, wordt op deze manier verholpen voor wat betreft de scheidingsvoorstellen. Voor de definitieve opvraag van de scheidingsvoorstellen stonden binnen CorpoData de volgende uitvragen op de rol: de dvi, opnieuw de dpi van december en een uitvraag Scheidingsvoorstellen. Samen met de WOZ-uitvraag zou dit leiden tot vier uitvragen gedurende de zomer. Centraal in 2017 staat echter de goede afronding van de scheiding DAEB/niet-DAEB. Vertraging van dit proces moet voorkomen worden; de corporaties moeten immers vanaf 1 januari 2018 de scheiding in de administraties verwerkt hebben. Dit verhoudt zich niet tot vier opvragen in een systeem dat niet stabiel is gebleken. Daarom zal de opvraag via CorpoData voor alle corporaties als hoofdlijn beperkt blijven tot de dvi en de WOZ-opvraag. De samenloop tussen dvi en WOZ leidde vorig jaar tot performance problemen, daarom zijn deze twee uitvragen dit jaar losgekoppeld van elkaar en draait de WOZ-uitvraag op een aparte server, los van de dvi. Aanvullend zal een deel van de corporaties opnieuw een dpi moeten indienen. Voor de meeste corporaties zal gelden dat na indiening van de dpi en de voorlopige scheidingsvoorstellen, er niet zo veel veranderd is. Het opnieuw indienen van een dpi hoeft voor die corporaties dan ook niet. Pagina 3 van 8

4 Bij een beperkt aantal zullen de omstandigheden wel ingrijpend veranderd zijn, onder andere door bovengenoemde onjuistheden in de data of vanuit de beoordeling van de voorlopige scheidingsvoorstellen. Ook zal voor een aantal corporaties gelden dat zij dachten in het verlicht regime te vallen, terwijl uit het voorlopige oordeel blijkt dat zij toch moeten scheiden. Per brief Voorlopig Oordeel, die naar verwachting rond 1 mei uitgaat, wordt aangegeven of er wijzigingen noodzakelijk zijn die in een nieuwe dpi moeten worden aangegeven Voor deze corporaties zal de dpi opnieuw opengesteld worden. Mocht dit beperkte aantal in te dienen dpi s onverhoopt toch leiden tot performanceproblemen, dan is een escape via Excel en gerichte hulp vanuit de Aw gezien de omvang mogelijk. De definitieve scheidingsvoorstellen en laatste benodigde informatie ten behoeve van de scheiding zullen niet via CorpoData gaan. De Aw heeft een apart (web)formulier in voorbereiding om via de site van de Aw de voorstellen in te dienen. Dit formulier zal geen linken of verbanden kennen met CorpoData waardoor performanceproblemen voorkomen kunnen worden. Op deze scheidingsvoorstellen is geen accountantsprotocol van toepassing. Aanbeveling 2 Aanbeveling 2 stelt voor om de opgave in 2017 te beperken tot de scheidingsvoorstellen. De wenselijkheid hiervan is evident. De routine van we moeten door, hoe dan ook moet doorbroken worden om te komen tot een nieuwe en stabiele gegevensopvraag. Het stopzetten van nieuwe gegevensuitvragen biedt rust en ruimte om te werken aan een nieuw systeem dat wel op de toekomst is voorbereid. Een dergelijk nieuw systeem van gegevensuitvraag vergt tijd. De ervaring met omvangrijke ICT-systemen leert dat een strakke planning en sturing noodzakelijk zijn, maar ook dat de kans op vertragingen altijd aanwezig is. Het is niet overdreven om een termijn van twee jaar te nemen om te komen tot een nieuw systeem, al zoeken wij tegelijkertijd uiteraard naar mogelijkheden die al eerder resultaten op kunnen leveren. Twee jaar lang geen gegevensuitvragen is niet verantwoord voor de toezichtwerkzaamheden van de Aw, voor de risicobeoordeling en borging van WSW en voor het ministerie van BZK ten behoeve van het rapporteren van beleidsinformatie en het ter beschikking stellen van informatie aan huurders en gemeenten voor het maken van prestatieafspraken. De risico s die daarmee gelopen worden zijn onwenselijk voor de hele sector. Aanbeveling 3 Conform aanbeveling 3 is in onderling overleg met het ministerie van BZK en WSW afgesproken om komend jaar in beginsel geen verdere veranderingen in de uitvraag door te voeren, tenzij daar een zeer dwingende reden toe is. Iedere verandering in de gegevensuitvraag kan namelijk op zichzelf weer tot een verdere instabiliteit van het systeem leiden of tot meer administratieve lasten voor de corporaties en nieuwe werkzaamheden voor de accountants. Een eventuele aanpassing in de uitvraag, bijvoorbeeld als gevolg van de samenwerking met WSW, wordt wel doorgevoerd indien dit leidt tot een verbetering van de stabiliteit van het systeem en dit leidt tot minder lasten voor de corporaties. Pagina 4 van 8

5 dvi 2016 De dvi 2016 staat momenteel in de steigers: op korte termijn beginnen de testwerkzaamheden. De Aw en WSW hebben de afgelopen maanden intensief samengewerkt om de uitvraag op te stellen in gezamenlijke scrumteams waarin ook de noodzakelijke testwerkzaamheden plaats gevonden hebben. Het aantal plausibiliteitstoetsen in de dvi is beperkt nu duidelijk is geworden dat deze toetsen een belangrijke oorzaak zijn geweest van de opgetreden problematiek. Dit wordt opgevangen door extra controles. Medio april zal een beta-versie klaar zijn. Daarna wordt een periode ingeruimd om de dvi met een (groot) aantal corporaties te testen. Bij WSW is een gezamenlijk team van de Aw, WSW en systeemontwikkelaars continu aanwezig om deze test te begeleiden. De deelnemende corporaties zijn, als de accountantscontrole ook is afgerond, na deze test klaar met hun indiening. Als deze test succesvol verloopt, wordt de dvi medio mei opengesteld zodat de overige corporaties 6 weken de tijd hebben om de dvi en de WOZ-uitvraag in te vullen. Ook dan is er een team aanwezig om het proces te begeleiden. Samen met deze brief wordt de opvraag op de site van de Aw en van CorpoData openbaar gemaakt (het definitieve model dvi). De dvi 2016 sluit aan bij de uitvraag die op 29 november 2016 door de minister voor Wonen en Rijksdienst is gepubliceerd in de Staatscourant ( ) en bij het onlangs gepubliceerde accountantsprotocol. Deze hoeven niet gewijzigd te worden. Het is de bedoeling dat deze dvi ook gaat gelden voor het verslagjaar 2017, zodat de wijzigingen in het accountantsprotocol volgend jaar beperkt kunnen blijven en de applicatie niet aangepast hoeft te worden (behoudens eventuele wetswijzigingen of andere zeer dwingende redenen). dpi 2017 De dpi van 2016 was niet stabiel. Daarom wordt de periode vanaf mei 2017 besteed aan het aanpakken van de functionaliteit van de dpi, door de fouten die in deze applicatie zaten zoveel mogelijk te herstellen. Er komt een dpi 2017 die in beginsel hetzelfde is als de dpi 2016 zodat rust in het proces ontstaat. 3. Omvang van de uitvraag en regie op het proces In de komende twee jaar moet een nieuw systeem ontwikkeld worden voor toekomstige uitvragen. Het bestaande netwerk voldoet niet meer aan de eisen die gesteld worden aan een systeem met een dergelijk belang als CorpoData. Daartoe wordt een IT-proces opgestart waarin gezocht wordt naar nieuwe manieren van opvragen. De aanbeveling uit de evaluatie om het nieuwe systeem zo simpel mogelijk te houden, is daarin het uitgangspunt. Simultaan hieraan wordt de opvraag zelf bezien. Daartoe wordt aansluiting gezocht bij bestaande initiatieven die uniformiteit in de opvraag en beperking van administratieve lasten als doelstelling hebben. Pagina 5 van 8

6 In de eerste plaats gaat het om de vorming van het Verticale Toezicht Aw-WSW. Zoals bekend ontwikkelen de Aw en WSW momenteel een gezamenlijk toetsingskader om vanaf volgend jaar te komen tot een samenwerkingsmodel waarin beide partijen gaan varen op elkaars inzichten. Dit gezamenlijke kader vormt een basis voor toekomstige uitvragen. In het verlengde hiervan heeft onlangs een eerste overleg plaatsgevonden tussen het ministerie van BZK, de Aw, WSW, Aedes en CORA-VERA over de toekomst van de gegevensopvraag. In dit overleg is door alle partijen de wens geuit samen te werken en administratieve lasten voor de corporaties te beperken (aanbeveling 8). Beoogd is om de verdere definiëring van de gegevensuitvraag in dit gremium vorm te geven. Ik vind het van belang dat de corporaties, intensiever dan nu het geval is, betrokken zijn in dit proces, zodat ook het perspectief van toezichtlasten hierin een nadrukkelijker plaats krijgt. Daarom zal er een klantenraad waarin de corporaties vertegenwoordigd zijn, worden gevormd. Deze klantenraad kan een bijdrage leveren aan de verbetering van de besluitvorming over de uitvraag (aanbeveling 8). Op welke manier in de toekomst de gegevensuitvraag vormgegeven moet worden is onderwerp van overleg. De suggestie uit de evaluatie (aanbeveling 9) om een derde partij, al dan niet marktpartij, de gegevensopvraag te laten verzorgen is één van de opties die daarbij wordt bezien. Ook Aedes heeft voor dit vraagstuk een aanzet gegeven, waarover we het gesprek op korte termijn aangaan. Belangrijk is dat de kwaliteit van de gegevens beter gegarandeerd moet zijn tegen lagere kosten voor de sector. De hierboven reeds beschreven praktijk waarin corporaties gegevens indienen die vervolgens door de Aw worden gecontroleerd en waar nodig aangepast, is voor de lange termijn niet wenselijk. Een kwaliteitsinstituut/-instrument dat de kwaliteit van de gegevens borgt verdient serieuze aandacht; zeker voor de lange termijn, waarin Standard Business Reporting (SBR) geïmplementeerd moet worden. Een dergelijk instrument kan voor alle partijen een oplossing bieden om zowel de administratieve lasten te beperken, als de betrouwbaarheid van de gegevensuitvraag te vergroten. Ten behoeve van de lange termijnoplossing starten op de korte termijn nieuwe SBR-pilots en wordt er gewerkt aan de gegevensdefinities om via SBR gegevens te kunnen uitwisselen. 4. Projectmatig werken/interne organisatie Aw De evaluatie doet een aantal constateringen over de aansturing van het CorpoData-team, de verbondenheid van het management en de andere partijen die participeren in de gegevensopvraag. Een betere borging is noodzakelijk. Er wordt een projectmanager aangesteld die de veranderopgave die volgt uit de evaluatie, gaat vormgeven (aanbeveling 4). Deze projectmanager wordt tevens lid van het managementteam van de Aw om te bewerkstelligen dat de gegevensuitvraag en de daaraan verbonden risico s een continue aandacht behouden (aanbeveling 6 en 7). Belangrijk is echter ook dat de gezamenlijke verantwoordelijkheid en afhankelijkheid van CorpoData als systeem tot uitdrukking komt in een nauwe samenwerking. Het ministerie van BZK, de Aw, WSW, Aedes, CORA-VERA en de corporaties zullen dan ook participeren in de veranderopgave. Pagina 6 van 8

7 De verschillende taken op het terrein van de ICT en de beperking van de totale uitvraag worden bij afzonderlijke projectleiders belegd. Het is belangrijk om in het verleden gegroeide werkprocessen kritisch tegen het licht te houden en tegendenkers te stimuleren. De projectleiders krijgen bij de uitwerking van hun opdrachten ook expliciet de opdracht om te beoordelen in hoeverre de vereiste kennis en capaciteit aanwezig is om voorstellen uit te werken (fit-gap analyses vooral toegepast op de doelstellingen van de organisatie, aanbeveling 5). Voorlopig kunnen de volgende deelprojecten herkend worden: Voor de korte termijn: 1. de gegevensuitvraag van de definitieve scheidingsvoorstellen DAEB/niet-DAEB; 2. het testen en uitvragen van de dvi 2016 en de WOZ; 3. het verbeteren van de dpi 2016 om te dienen als dpi Voor de middellange termijn: 4. de vormgeving en de keuze van de geschikte uitvraagprogrammatuur; 5. het opnieuw bepalen van de uitvraag van dvi en dpi in combinatie met de verticale samenwerking Aw-WSW. Voor de lange termijn: 6. een structurele vormgeving SBR; 7. een structurele vormgeving governance gegevensuitvraag. Regie en samenwerking maar ook vooral de organisatie van de individuele opvragen moet geborgd worden in de uiteindelijke vormgeving van de gegevensopvraag. Voorkomen moet worden dat er weer een doorlopend proces ontstaat van halfjaarlijkse cycli die in elkaar overlopen. Het ontbreken van momenten van evaluatie op het afgelopen proces, is een belangrijke oorzaak gebleken voor het vastlopen van CorpoData. Een jaarcyclus zoals geschetst in de evaluatie (aanbeveling 11) en uitvoeringstoetsen (aanbeveling 12) moeten een rol krijgen in de nieuwe processen. 5. Tot slot Communicatie over waar wij staan, wat de plannen zijn en welke risico s wij lopen, is essentieel. De bij tijden onhandige communicatie vorig jaar is deels vanuit de stress verklaarbaar, maar heeft geen bijdrage geleverd aan de gezamenlijke aanpak van de problematiek. Woorden als coulance en het uitstellen van de beslissing om de deadline op te schuiven, zijn niet bevorderlijk geweest. Het rapport stelt terecht dat er meer aandacht moet komen voor samenwerking en communicatie. Ik hoop dat deze brief daarvan al een eerste proeve is, maar op korte termijn wil ik deze ook graag nader toelichten in regiobijeenkomsten en met u in gesprek gaan over uw ideeën om de gegevensuitvraag te verbeteren en de administratieve lasten te verminderen. Meer in het algemeen heb ik de onderliggende oproep, het kan altijd verkeerd gaan, maar communiceer daar dan over en wees transparant goed gehoord. Daar mag u mij ook op aanspreken (aanbeveling 14). Pagina 7 van 8

8 De evaluatie van het proces rond de dpi en de scheidingsvoorstellen, heeft een omvangrijke veranderopgave opgeleverd voor de toekomst. Sommigen onderdelen vragen al op korte termijn actie, andere zijn meer op de lange termijn gericht. Duidelijk is wel dat er veel werk voor ons ligt. Met de minister van BZK heb ik afgesproken dat ik binnen twee maanden een uitgewerkt verandertraject van alle bovengenoemde acties (inclusief budgettaire consequenties) aan hem voorleg. Ik ga deze uitdaging graag aan, samen met u en samen met de collega s van het ministerie van BZK, WSW, Aedes en CORA-VERA. Ik heb het vertrouwen dat er veel kansen liggen voor ons allemaal, maar eerst moeten wij afscheid nemen van het verleden en bestaande patronen doorbreken. Ik hoop op korte termijn hierover verder met u in gesprek te mogen gaan. Met vriendelijke groet, DIRECTEUR ILT/AUTORITEIT WONINGCORPORATIES, drs. C. van Nieuwamerongen Pagina 8 van 8