Driving finance with agility

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Driving finance with agility"

Irma van Beek
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Rob van den Wijngaard Driving finance with agility Rob van den Wijngaard Bij ons leer je de wereld kennen

2 Manager FSSC Presenter & trainer Implementatie- en verandermanager

3 Waar komen we vandaan?

4 Waar komen we vandaan.? Financieel Shared Service Centre Doelstellingen - Kostenbesparing - Verbeterde kwaliteit - Continuïteit beter geborgd

5 Financieel Shared Service Centre Key processes 1 Purchase to pay 2 Order to cash 3 Payroll 4 Record to report 5 Cash & bank Management Teams Crediteuren Debiteuren Payroll Balans & Consolidatie Liquide Middelen Continuous monitoring team

7 Onze strategie Opzetten SSC Inrichten processen

Brede focus: multidisciplinaire transformatie Herinrichten

op exceptions Organisatiestructuur die is voorbereid op de toekomst

manieren van werken Nieuwe skills en vaardigheden Nieuwe

services On premise, cloud of hybride Standaard vs maatwerk

9 Brede focus: multidisciplinaire transformatie Herinrichten end-to-end processen Meer focus op continuous improvement en sturing op exceptions Organisatiestructuur die is voorbereid op de toekomst (meer multidisciplinaire teams) Vermogen om te veranderen Nieuwe manieren van werken Nieuwe skills en vaardigheden Nieuwe communicatie stijlen Any place, any time, any where, any device services On premise, cloud of hybride Standaard vs maatwerk Gebruikersvriendelijk (ondanks complexe wetgeving) Inzetten nieuwe (data analyse, robotics, AI) technieken

10 Organisatie structuur Multidisciplinair team Bedrijfsvoering Trainees Business analisten Data analisten

maatwerk Gebruikersvriendelijk (ondanks complexe

11 ICT Any place, any time, any where, any device services On premise, cloud of hybride Standaard vs maatwerk Gebruikersvriendelijk (ondanks complexe wetgeving) Inzetten nieuwe (data analyse, robotics, AI) technieken

12 ICT: Digitaal, structureren en harmoniseren Verkoopfacturen Inkoopfacturen Declaraties Journaalposten Bankverwerking VAN PAPIER NAAR UPLOAD FUNCTIONALITEIT NAAR GEAVANCEERDE WORKFLOW EN GEHEEL DIGITAAL

13 Afsluitproces: hoe werkt het nu? Ingerichte Smart Close procedure Scenario: alle controles eenduidige beschreven en ingericht Uitvoeren Uitvoeren controles Digitale opslag documentatie Audit trail Persoonlijke werklijst Monitoren Processen Status rapport: monitoren of alle controles worden uitgevoerd Audit en optimalisatie afsluitproces Maandelijks onderhoud & vrijgeven scenarios Exception principe: focus op posten die ECHT aandacht behoeven FSSC Medewerkers FSSC Hoofd FSSC en teamleiders Interne accountantsdienst en FSSC

14 Afsluitproces: waar staan we nu? Het afsluitsysteem is een ideale driver (geweest) om de mens mee te nemen in het zetten van de eerste stap richting een nieuwe manier van werken, denken en doen: 1) Controles repeterend uitvoeren 2) Werken volgens het exception principe 3) Repeterende controles door de machine laten uitvoeren 4) Ingebouwde monitoring functie 5) Real time inzicht hebben in voortgang proces

15 User experience (UX) -> SAP Fiori Inrichtingsprincipes: 1) End-to-end proces ondersteuning 2) Alles op één plek 3) Any place, any time, any where & any device 4) Slimme workflow inrichting 5) Gebruikersvriendelijk 6) Veel aandacht voor change en communicatie 7) Geautomatiseerde signaleringsfunctie voor borging compliancy

17 Big Data & Analytics: (nog) meer in control

Proeftuin Framework 1 2 3 VERDERE UITROL Uitbreiding binnen Onderwijs, Onderzoek, IT, HR, Finance, etc.

18 Proeftuin Framework VERDERE UITROL Uitbreiding binnen Onderwijs, Onderzoek, IT, HR, Finance, etc. PILOT CCM Eerste ervaring met continue controles op top 10 risico s VOORONDERZOEK / BUSINESS CASE Inzicht in de insteek van een pilot CM en impact op de huidige cultuur en inrichting van technologie, organisatie en processen

19 Continuous monitoring (CM)

20 Welke controles worden o.a. uitgevoerd 1. dubbel toegekende factuurnummers 2. dubbele fuzzy facturen 3. Overtredingen AO in stamgegevens 4. Ouderdom openstaande credit bedragen bij externe vorderingen 5. WKR & IB BTW controles (o.a. onlogische combinaties) 7. Overtredingen AO in workflow 8. FI validaties (o.a. diverse nulchecks) 9. Password controle 10.HR: nevenwerkzaamheden 11. Borgen AO m.b.t. SAP bevoegdheden 12. EU aanbestedingen grens

CM platform Beïnvloeden van de business Data-analyse

woorden WKR controle Signaallijsten Exceptions Anomaly

vergelijkbare declaraties User profiling Gedrag van

declaraties Machine learning Werkkostenregeling IB 47

21 CM platform Beïnvloeden van de business Data-analyse Duplicaten Compleetheid data Proces analyse Textmining A.d.h.v. woorden WKR controle Signaallijsten Exceptions Anomaly detection Elke declaratie vergelijken met waarden vergelijkbare declaraties User profiling Gedrag van gebruikers bepalen en linken met kwaliteit van controle op declaraties Machine learning Werkkostenregeling IB 47 controle Afname fouten / exceptions Fouten corrigeren Fouten analyseren Optimaliseren

22 Lessons learned Hoe beïnvloed data analyse het team? Geeft je data om feiten te tonen en stakeholders te beïnvloeden Met data word je een proactieve business partner Je team richt op het voorkomen en analyseren van exceptions Het creëert eigenaarschap voor processen en exceptions Lessons learned from implementing Continuous Monitoring Het is niet alleen maar hosanna Het levert in eerste instantie meer werk op Zorg voor een goede governance op het wijzigingsbeleid Technische en analytische kennis is vereist Het kost tijd en energie om te implementeren en in te bedden De resultaten zijn het meer dan waard Geen dubbele betalingen meer Betere informatiepostie voor continue verbeteren Denkwijzen over analyses en controles gewijzigd, we maken nu gebruik van data analyse oplossingen Meer aantoonbaar in control zijn (ook richting externe stakeholders) Just do it! Overwegingen voor de business case Control is meer effectief en het bespaart tijd Kosten? Wellicht in eerste instantie omhoog Verbeterde audit focus en efficiency Begin klein en groei met veel energie en doorzettingsvermogen door

23 Robotic Process Automation

24 Wat is Robotic Process Automation (RPA)? RPA is software die kan worden geconfigureerd om rule-based taken uit te voeren RPA is Computer- gecodeerde software RPA is niet Lopende, pratende robots Programma s die menselijke rule-based taken kan uitvoeren Fysieke machines die papier verwerken Cross-functioneel and cross-applicatie macros Artificiele intelligentie of stemherkenning en antwoordgevende software Voorbeeld functies Handatige processen Beoordelings processen Openen van en bijlagen Inloggen op bedrijfsapplicaties Data verzamelen van het internet Verbinden aan systeem API s Verplaasten mappen en bestanden Berekeningen maken Kopiëren en plakken Formulieren invullen Lezen en schrijven uit/naar databases Gestructureerde data uit documenten halen Verzamelen Social Media statistieken Uitvoeren als/dan beslissingen/regels

25 Voordelen robotics process automation Kosten en snelheid Schaalbaar Nauwkeuring Analytische mogelijkheden

26 Papier Fast Close Digitaliseren Structureren Harmoniseren Bankverwerking E-facturatie E-aanmanen Inkoopfacturen Salaris opdrachten Ingerichte worflows Inkoopfacturen Declaraties Journaalposten Automatisering periodeafsluiting Bijlage toevoegen Varianten klaarzetten Automatische analyse Robotics End-to-end oplossing met intelligente controles ingebouwd Data analyse Robotics

27 Processen Herinrichten end-to-end processen Meer focus op continuous improvement en sturing op exceptions

Nieuwe skills en vaardigheden Vaardigheden gericht op de

Computational thinking: een compex probleem onderverdelen in

Datageletterdheid: het kunnen lezen, analyseren en

28 Nieuwe skills en vaardigheden Vaardigheden gericht op de toekomst Aanpassingsvermogen Analytisch vermogen Computational thinking: een compex probleem onderverdelen in subproblemen en die oplossen Oplossingsgerichtheid Datageletterdheid: het kunnen lezen, analyseren en interpreteren van data Sociale vaardigheden (o.a. inlevingsvermogen) Creativiteit Samenwerken

29 Nieuwe communicatiestijlen

30 Nieuwe skills en vaardigheden

31 The finance roadmap Drie belangrijke uitgangspunten 1) Real-time, continue processen zonder handmatige interventies 2) Volledig transparantie van alle informatie toegankelijk voor iedereen op elk moment van de dag 3) Het werk verandert. De inhoud van het werk zal verschuiven.

Stel de klant (intern/extern) centraal Durf te dromen en wees ambitieus Werk vanuit een visie en draag deze uit (visualiseren) Knip een grote ambitie op in kleine deelambities (proeftuintjes) Ga

32 Stel de klant (intern/extern) centraal Durf te dromen en wees ambitieus Werk vanuit een visie en draag deze uit (visualiseren) Knip een grote ambitie op in kleine deelambities (proeftuintjes) Ga (multidisciplinair) aan de slag en ga ervaring opdoen Bewerkstellig de olievlek met concrete resultaten Geef de organisatie de ruimte om te wennen aan veranderingen Creëer een continuous learning & improvement cultuur Investeer in talent

33 Rob van den

Vergelijkbare documenten

Met RPA van Bluepond bereikt u meer met uw bestaande team

Nu ook voor het MKB Met RPA van Bluepond bereikt u meer met uw bestaande team Als MKB-ondernemer ligt uw focus op gezonde groei. Maar vaak gaat die groei gepaard met meer interne processen, meer administratie,