Draaiboek Werklastmeting 2012

Transcriptie

1 VAST BUREAU VOOR STATISTIEK EN WERKLASTMETING Draaiboek Werklastmeting /40

2 INHOUDSOPGAVE 0. INLEIDING Wat is het doel van de werklastmeting? VBSW als hét aanspreekpunt werklastmeting hoven en rechtbanken Aanleiding tot dit draaiboek Methode versie 2.0 accenten van aanpassingen Kwaliteit van cijfers, welke methode ook wordt gebruikt Theorie - praktijk The proof of the pudding is in the eating Permanent verbeteren Communicatie Leeswijzer draaiboek STAP 1: Sensibilisering Personeelsbeschikbaarheid Personeelsbehoefte STAP 2: Hoe meten? STAP 3: Wat meten? Niet-dossiergebonden werk Dossiergebonden werk Producten Proporties Kernproducten Processen activiteiten(blokken) flowcharts STAP 4: Tijdsbepaling Niet-dossiergebonden werk Dossiergebonden werk STAP 5: Simulatie Gemiddelde productietijd van een VTE per jaar Werklast STAP 6: Rapportering SAMENGEVAT /40

3 / 3/40

4 0. INLEIDING 0.1. Wat is het doel van de werklastmeting? Werklastmeting heeft als eerste doel de personeelsbehoeften te kwantificeren. De focus ligt op de personeelsbehoefte: hoeveel magistraten en personeel hebben we nodig om onze opdrachten te kunnen uitvoeren. Het betreft organisationele werklastmeting. Dit wil zeggen dat de werklastmeting dient om de personeelsbehoefte van een rechtbank of afdeling in kaart te brengen. Er wordt niet tot op het niveau van een kamer of individuele magistraat gegaan. Het is geen instrument van interne controle of evaluatie. Het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting (verder afgekort als VBSW) heeft als secundair doel het vergelijken en optimaliseren van de werkwijzen en werkprocessen. Het VBSW geeft minder prioriteit aan dit tweede doel. Volgens het meerjarenplan van VBSW zal het tot 2014 duren om een eerste overzicht te hebben van de werklastmeting van alle rechtbanken en hoven. Vanaf 2015, wanneer er reeds een basisrapportage over de werklast van de rechtbanken en hoven aanwezig is, zal meer gefocust worden op het vergelijken en optimaliseren van de werkwijzen en werkprocessen VBSW als hét aanspreekpunt werklastmeting hoven en rechtbanken Het VBSW is verantwoordelijk voor een uniforme en objectieve werklastmeting van alle magistraten en medewerkers van de rechtbanken en hoven. Het VBSW treedt hierbij op als een steundienst van (het voorlopig College van) de Hoven en Rechtbanken. De rechtbanken en hoven hebben zo de ontwikkeling en uitvoering van deze structurele werklastmetingen in eigen handen 1. Van 2008 tot eind 2012 ondersteunt de CMRO het VBSW in de ontwikkeling van de methodologie en in de implementatie ervan bij de hoven van beroep. In de eerste helft van 2013 zal een privéfirma aangesteld worden door de minister van justitie om een ad hoc werklastmeting voor de Brusselse gerechten uit te voeren in het kader van de splitsing van het gerechtelijke arrondissement Brussel. Het VBSW is betrokken partij om de coherentie tussen het ad hoc project van Brussel en het VBSW lange termijn project van de werklastmeting van alle rechtbanken en hoven te garanderen Aanleiding tot dit draaiboek Sinds het eerste protocol van juni 2008 is er beperkte invulling gegeven aan de gehanteerde methode van de werklastmeting bij de hoven en rechtbanken. - Tijdens de eerste vergadering van het Begeleidingscomité Werklastmeting op 22 september 2008 werd de tekst Project werklastmeting in hoven en rechtbanken. Voorstel krachtlijnen methodologie 2 goedgekeurd door het begeleidingscomité. In deze tekst werden een aantal principes als basis gehanteerd, zoals deze summier zijn terug te vinden in het Protocol Werklastmeting, evenals in de resultaten van de haalbaarheidsstudie3 en de studiedag, georganiseerd door de K.U.Leuven en de Université de Liège. Dit draaiboek wil een vervolg geven op het voorstel van krachtlijnen methodologie en er een nadere invulling van geven. Dit draaiboek heeft als doel transparantie te tonen over de manier waarop een werklastmetingsproject wordt doorlopen. - Buiten bovenvermelde krachtlijnen wil het draaiboek wil een samenvatting zijn van punctuele aspecten waarover door het begeleidingscomité tonogtoe beslissingen werd genomen die een blijvende invloed hebben op de werklastmetingsprojecten die volgen. Een voorbeeld daarvan is de beslissing om voor de magistraten een 40 uren 1 Twee protocols van 4 juni 2008 en 25 juni 2010 werden geconcludeerd tussen de Minister van Justitie en het Voorlopige College van Hoven en Rechtbanken. 2 De volledige tekst kan geraadpleegd worden op de website van het Vast Bureau onder de rubriek info/ Voorstel krachtlijnen methodologie. 3 Haalbaarheidsstudie naar een werklastmeetinstrument voor de zetel. Eindrapport De volledige tekst kan geraadpleegd worden op de website van het Vast Bureau onder de rubriek info / 4/40

5 week te hanteren voor de berekening van de gemiddelde productietijd per VTE per jaar. - Het draaiboek bevat ook concretiseringen van leerpunten die door de CMRO en tijdens de adviesopdracht van de universiteiten in 2011 aan het licht werden gebracht. - Het draaiboek wil ook een manier zijn om de weerstand op werklastmetingsprojecten op te vangen. Ten eerste, als men al weet welk proces een werklastmetingsproject doorloopt, zal al veel onzekerheid en bijgevolg ook weerstand worden weggenomen. Ten tweede wil het draaiboek een antwoord geven op de klassieke vormen van weerstand waarbij men permanent op de boodschapper schiet uit vrees voor minder positieve werklastmetingsresultaten. De thema s van kritiek (de methode an sich, de wetenschappelijkheid van de methode en de kwaliteit) die dan aan bod komen zijn echter, zonder te erkennen dat regelmatige zelfevaluaties een goede zaak zijn, te weerleggen: o Methode. Opmerkingen over de methode gaan meestal terug tot zaken die onafhankelijk zijn van dé methode. Er is geen goede methode, elke methode heeft voor-en nadelen en daarom worden er verschillende methoden gebruikt (interviews, observaties, workshops, timesheets, ). Bij werklastmeting dient aanvaard te worden dat het altijd een vereenvoudiging van de werkelijkheid is. Er is geen mathematische nauwkeurigheid. We zoeken gemiddelden op voor een normale zaak voor een gemiddelde magistraat of griffier. Een goede methode laat vooral transparantie blijken over hoe men tot een bepaald resultaat komt en laat toe verificaties en controles te doen, hetgeen overeenkomt met de manier waarop het VBSW haar projecten momenteel aanpakt. o Wetenschappelijkheid. De eerste garantie voor wetenschappelijkheid is opnieuw dat men terug kan verifiëren hoe men tot resultaten is gekomen. Ten tweede werd de nieuwe methode ook ontwikkeld op basis van een model van de K.U.Leuven en op basis van opmerkingen van de univerisiteiten van Leuven en Luik op de methode 1.0 die bij de hoven van beroep tijdens de periode werd gebruikt. Ten derde dient een meerderheid van de gerechtelijke instanties de effectieve vergelijking tussen de personeelsbeschikbaarheid en de personeelsbehoefte AS IS als valabel kunnen beschouwen. o Kwaliteit. Zoals het geen garantie is dat als men langer aan een dossier werkt dat de eindbeoordeling in een dossier kwaliteitsvoller is, is het geen garantie dat als men er langer over doet om tot een werklastmetingsresultaat te komen het meer kwalitatief zou zijn. Het tijdsaspect van een dossier of project maakt deel uit van kwaliteit. Tijd is één aspect van kwaliteit. Als men een dossier niet binnen een redelijke termijn kan afhandelen, is dit niet kwaliteitsvol afgehandeld. Het is daarom het streefdoel van de voorliggende methode binnen 6 à 9 maanden een werklastmetingsproject af te ronden 4. Deze projecten zullen resultaten opleveren, die een eerste indicatie van tijd/kwaliteit aspecten kunnen aangeven. Het is dan aan andere projecten om meer in detail op verbeterings- of kwaliteitsaspecten in te werken. Met het uitwerken van dit voorliggend draaiboek werd een volgende stap gezet in de verfijning en de transparantie over de methodologie. Dit draaiboek is een dynamische synthese over de werkastmetingsmethode; telkens als het begeleidingscomité beslissingen over de methodologie aanscherpt zal het in dit draaiboek opgenomen worden. Zo krijgen we een steeds vollediger en gedragen aanpak van de werklastmetingsprojecten bij de hoven en rechtbanken. 4 De maanden juli en augustus, het gerechtelijk verlof, worden niet als projectmaanden beschouwd. Uit ervaring hebben we vastgesteld dat er dan geen representatieve vergadering van afgevaardigden van de rechtbanken en hoven kan worden georganiseerd. / 5/40

6 0.4 Methode versie 2.0 accenten van aanpassingen 2012 In functie van de adviezen van de universiteiten, de zelfkritiek van het CMRO op de methode bij de hoven van beroep en de nieuwe politieke context anno 2012 kan met een vernieuwde manier gekeken worden naar de werklastmeting bij de hoven en rechtbanken. De vernieuwde methode combineert wetenschappelijkheid en resultaatgerichtheid. De voorliggende methode bouwt voort op voorgaande methode. Het is geen andere methode of is niet in tegenstrijd met voorgaande geproduceerde documenten 5. Op basis van voortschrijdend inzichten anno 2012 wordt hier een methode versie 2.0 voorgesteld die enkele accentverschuivingen legt ten opzichte van de versie 1.0 die bij de hoven van beroep van 2008 tot 2012 werd gebruikt. De belangrijkste 3 accentverschuivingen zijn de volgende: 1. Waar in de periode bij de hoven van beroep een kwantitatieve methode wordt gehanteerd die individuele timesheets en interviews als vertrekpunt heeft, wordt vanaf 2012 geopteerd voor een meer kwalitatieve methode die overleg in een expertengroep als vertrekpunt heeft. Er wordt een participatieve aanpak gehanteerd waarbij de gemandateerde experts/specialisten in dialoog met hun collega s treden en finaal tot referentiewaarden dienen te komen. Immers, de jarenlange ervaring van magistraten en gerechtelijk personeel wordt zo ten volle benut. Dit betekent dat tijdsmetingen (timesheets) enkel dienen als achtergrondinformatie van experten. Met andere woorden de multi-bronnen-multi-methodenaanpak blijft behouden, maar de focus van de methode ligt op werken in workshops (delphi-methode).timesheets en interviews worden gezien als ondersteunend. Zoals justitie geen kwantitatieve aanpak vergt, geldt dit ook niet voor werklastmeting. Het is niet omdat schuld is bewezen, in een gerechtelijk dossier dat naar aard van de zaak onder een bepaalde code valt, dat de strafmaat lineair kan bepaald worden. Zo is dat ook bij werklastmeting. Het is niet dat een gemiddelde van 1000 timesheets per definitie een goede referentiewaarde is, een kwalitatieve bespreking van een referentiewaarde is altijd wenselijk. 2. Een eerste werklastmeting moet breedmazig en eenvoudig zijn, eenvoudig over te communiceren en te rapporteren. Dit betekent bij wijze van illustratie (tov methode versie 1.0): - Niet 100 eindproducten maar slechts een 30-tal per werklastmetingsmodule. - Geen eindrapporten van 300 pagina s, het rapport wordt beperkt tot max. een 50-tal pagina s. Het resultaat van elke gerechtelijke entiteit dient tot ongeveer een pagina kunnen herleid worden. - Eén referentietijd per soort gerechtelijke instantie en geen 6 soorten scenario s van mogelijke tijden. - De resultaten worden samengevat in 2 personeelscategorieën (juridisch en administratief personeel) en niet in 4 personeelscategorieën (magistraten, referendarissen, zittingsgriffiers en administratief personeel die geen zittingswerk doen). Met andere woorden niet elk detail moet van in beginne worden bloot gelegd, er wordt voorlopig enkel met verdere diepgang gewerkt wanneer nodig (vb. op vraag van de experten omwille van onenigheid, in verband met nakende hervormingen of overdracht van bevoegdheden, ). 3. Duidelijke projectfasering. Het project opdelen in meerdere stappen met duidelijk GO/NO-GO momenten. Dit wil zeggen dat er na elke stap een validatie is. De resultaten van de gevalideerde deelstappen worden meegenomen tot op het einde 5 K.U.Leuven & ULG, Haalbaarheidsstudie naar een werklastmetingsinstrument voor de zetel, 2007, 185p. VBSW, Voorstel krachtlijnen methodologie, , 10p. VBSW & CMRO, Constructie en gebruik van een instrument voor werklastmeting, 2008, 9p.CMRO, Het meten van behandeltijden met het oog op de constructie van een instrument voor werklastmeting, 2009, 11p. K.U.Leuven & ULG, Advies over de geschiktheid van methode van werklastmeting in de hoven van beroep, strafrechtelijk luik, K.U.Leuven & ULG, p. 21. CMRO, Werklastmeting stand van zaken & perspectieven, 12p. / 6/40

7 zodat de validatie van het eindresultaat minder problemen zou moeten opleveren 6. Tijdens het hele werklastmetings-proces zal het naleven van redelijke tijdskaders belangrijk zijn. De nieuwe methode 2012 bestaat uit 6 stappen (Sensibilisering; Hoe meten?; Wat meten?; Tijden bepalen; Simulatie; Rapportage) die op een 6 à 9 maanden moeten doorlopen zijn. Een werklastmetingsproject mag niet langer meer dan 4 jaar in beslag nemen. Immers, dezelfde personen die het project beginnen moeten het ook vanuit hun zelfde functie kunnen afronden. In die zin dient ook de validatie van het project een eindig proces te volgen waarbij bij onenigheid van validatie het aan het orgaan op het hogere niveau is om zich uit te spreken (zie in dit verband 6. Stap 6: Rapportering ) Kwaliteit van cijfers, welke methode ook wordt gebruikt Welke methode ook wordt gebruikt, de (on-)beschikbaarheid van betrouwbare gegevens is cruciaal. Er is een enorme weg af te leggen op het vlak van het uniformiseren van de codering en de verzameling van statistische gegevens 7. Niet voor niets is de taak van statistiek en werklastmeting in het VBSW onder één dak geplaatst. Wil men een uniforme werklastmeting en wil men duurzame werklastmeting wordt bijgevolg best vertrokken van statistiek die zo veel mogelijk automatisch uit IT-beheersapplicaties kan komen. Werken aan werklastmeting is onlosmakend verbonden aan het werken aan de IT-beheersapplicaties en aan de statistiek die daar uit voort komt Theorie - praktijk Een werklastmetingsinstrument is te zien als een model, een systeem dat een (bestaande of virtuele) realiteit nabootst of tracht te beschrijven. Voortdurend zal men daarbij schipperen tussen enerzijds de realiteit (of de na te bootsen situatie) zo goed mogelijk te benaderen en anderzijds het instrument werkbaar en beheersbaar te houden. Continu zullen daarbij afwegingen moeten worden gemaakt: - Ten voordele van een coherente theorie kan men in het model niet met alle specifieke aspecten van een entiteit (een hof, een rechtbank) rekening houden. Niet alles (in dit stadium) is kwantificeerbaar of objectiveerbaar, bovendien maakt een overdaad aan detaillering en nuancering het model ook nog moeilijk hanteerbaar, omdat de zichtbaarheid verkleint of omdat zodanig veel gegevens moeten worden opgezocht en ingevoerd hetgeen op zich een tijdrovende bezigheid kan zijn. - Ten voordele van de praktijk/realiteit kan men volgens een bepaald model ook niet al het werk als één standaard zien waarin geen enkele entiteit zich nog herkent, laat staan aanwijzingen vindt van bijv. de invloed van omgevingsfactoren of de manier van werken op de benodigde behandeltijden. In dat kader dient er zich bewust van te zijn dat een model dynamisch moet zijn. De samenleving en externe omgeving van een organisatie zijn in voortdurende evolutie; de producten, productiemiddelen, structuren, kwaliteitseisen e.d. zullen daardoor worden beïnvloed The proof of the pudding is in the eating Zelden zullen alle ingrediënten die een instrument nodig heeft om accurate resultaten op te leveren op korte termijn in de exact gewenste vorm voorhanden zijn: bepaalde volumes, sommige proporties, De nood aan bepaalde verklarende factoren voor verschillen in benodigde behandeltijd (andere dan de reeds voorziene proporties) zal mogelijk pas zichtbaar worden als het instrument al een tijd draait. Dit mag geen excuus zijn om een instrument pas operationeel te gebruiken als alles 100% in orde is: dit zal immers nooit het geval zijn. Maar anderzijds impliceert dit wel een continu perfectioneren van het instrument. 6 De argumenten hiervoor zijn besproken in het rapport JustPax bepaling van de kostprijs van de gerechtelijke producten van de vrederechten, p HRJ, Advies werklastmeting, 2012 / 7/40

8 0.8. Permanent verbeteren We willen op voorhand diegenen bedanken die dit draaiboek met aandacht zullen lezen en ons van hun opmerkingen en suggesties zullen voorzien. Dit draaiboek is immers een stap om op een permanente, transparante en methodologische manier de werklastmetingsmethode van de rechtbanken en hoven uit te leggen. Mogen wij u vragen uw vragen of opmerkingen over de inhoud, de vorm en de aanpak van dit draaiboek aan ons over te maken. Op deze manier kunnen wij er permanent naar streven onze werkzaamheden te optimaliseren. Dit draaiboek is neergelegd in september Het zal de basis zijn voor de werkzaamheden van het VBSW in het najaar 2012 voor de lopende projecten bij de arbeidsrechtbanken en de rechtbanken van eerste aanleg, sectie burgerlijk. Om een bepaalde versie van een model/methode een kans te geven moet men het een periode laten draaien en dan opnieuw tijd voorzien om te evalueren en bij te sturen. We stellen voor de methode 2.0 in het najaar 2012 zoals hier beschreven toe te passen, maar nu reeds kunnen we aankondigen dat we de huidige methode (het voorliggend draaiboek) begin 2013 grondig willen evalueren. Alle betrokken actoren zullen daartoe expliciet naar hun opmerkingen worden bevraagd. Een methodologische evaluatieconferentie zal worden georganiseerd. Het draaiboek zal op basis van de verzamelde opmerkingen worden aangepast Communicatie Het VBSW is verantwoordelijk voor de werklastmeting van alle rechtbanken en hoven. Informatie over werklastmeting bij de rechtbanken en hoven kan u bekomen op volgende informatiekanalen: - Geactualiseerde webpagina s op - Trimestriële e-nieuwsbrieven, die ook worden gepubliceerd op de website - Draaiboek Werklastmetingsrapporten - Voor bijkomende vragen, vbsw-bpsm@just.fgov.be / 8/40

9 0.10. Leeswijzer draaiboek 1. SENSIBILISERING 2. HOE METEN? 3. WAT METEN? 4. TIJDSBEPALING 5. SIMULATIE 6. RAPPORTERING Stap 1: Sensibilisering In fase 1 wordt een representatief en evenredig geheel van pilootsites, experten en specialisten samengesteld die het project zullen trekken. p. 10. Stap 2: Hoe meten? In fase 2 worden afspraken gemaakt over de aanpak, aanpak en timing. p. 16. Stap 3: Wat meten? In fase 3 wordt het niet-dossiergebonden en dossiergebonden werk gedefinieerd. Het dossiergebonden werk wordt uitgedrukt in kernproducten. Een kernproduct omvat het geheel aan activiteiten dat gerealiseerd moet worden tussen de input en de output van een bepaald dossier. p. 18. Stap 4: Tijdsbepaling In fase 4 wordt in werkgroepen van experten/specialisten normale referentiewaarden afgesproken. Er wordt daarbij telkens een onderscheid gemaakt tussen juridisch of administratief personeel (inclusief de griffie). De nietdossiergebonden tijd wordt uitgedrukt in een percentage. p. 28. Stap 5: Simulatie In fase 5 verwerkt het VBSW de resultaten. De personeelsbehoefte wordt afgezet tegen de personeelsbeschikbaarheid. Het VBSW bezoekt elke gerechtelijke instantie om hun simulatie te tonen. De rechtbank/het hof heeft de mogelijkheid deze simulatie te becommentariëren en variabelen (socio-economisch, schaalgrootte, specificiteit, ) aan te brengen waarom hun specifieke instantie verschilt van de bekomen referentiewaarden. p. 31. Stap 6: Rapportering In fase 6 schrijft het VBSW het rapport werklastmeting en stelt dit voor aan de betrokken rechtbanken/hoven en beleidsorganen. p. 34. SAMENGEVAT p. 40. Opmerking bij leeswijzer Dit draaiboek wil geen instructieboek zijn dat miniceus moet gevolgd worden, het is een leidraad hoe we te werk kunnen gaan. Onderweg zullen zeker pragmatische keuzes moeten gemaakt worden. Het streefdoel om resultaatgericht en vanuit een zeker pragmatisme een kwaliteitsvol en aanvaardbaar werklastmetingsresultaat te hebben op relatief korte termijn, gerapporteerd in niet te complexe modellen, is onze belangrijkste leidraad. / 9/40

10 1. STAP 1: Sensibilisering 1. SENSIBILISERING 2. HOE METEN? 3. WAT METEN? 4. TIJDSBEPALING 5. SIMULATIE 6. RAPPORTERING Het werklastmeetinstrument moet ons in staat stellen aan personeelsplanning te doen. Door enerzijds de personeelsbeschikbaarheid en anderzijds de personeelsbehoefte in kaart te brengen, krijgt men zicht op de kloof tussen het beschikbare en het noodzakelijk aantal personeelsleden. Er kunnen vervolgens adviezen worden geformuleerd om een betere fit te krijgen. Figuur 1: Personeelsplanning bij hoven en rechtbanken / 10/40

11 1.1. Personeelsbeschikbaarheid De personeelsbeschikbaarheid (= het aanbod van personeel) is het gemiddeld aantal personeelsleden per jaar in de organisatie, uitgedrukt in vte (voltijds equivalent) 8. Parameters nodig om deze beschikbaarheid te bepalen worden bekomen door middel van analyse uit de jaarverslagen of door deze gegevens bij de gerechtelijke entiteiten op te vragen. Immers, de personeelsdienst van de FOD Justitie heeft vaak geen zicht hoeveel magistraten, griffiers en administratief personeel in een bepaalde sectie van een gerechtelijke entiteit werkt. Deze informatie is nochtans nodig om de werklastmetingen modulair op te bouwen. Reeds vanaf fase 1: Sensibilisering van het project worden alle gerechtelijke entiteiten gevraagd naar hun personeelbeschikbaarheid. De cijfers van de personeelsbeschikbaarheid zijn bij voorkeur gekend, verwerkt en terug ter validatie voorgelegd aan de voorzitters en hoofdgriffiers van de gerechtelijke entiteiten voordat de fase 4: Tijdsbepaling afgesloten wordt. Om fase 5: Simulatie te starten is immers geen discussie meer wenselijk over de correctheid van de personeelsbeschikbaarheid. 8 Er wordt bij een VTE uitgegaan van een normaal ziektebeeld per jaar. Dit betekent dat per VTE een forfait aantal ziektedagen gerekend wordt. Dit wil zeggen dat een persoon die meer dan meer dan 1 maand per jaar afwezig is wegens ziekte of afwezig is voor een activiteit die niet rechtstreeks tot zijn jurisdictie te maken heeft (vb. als lid van het de HRJ) niet als 1 VTE beschouwd wordt, maar bijvoorbveeld bij afwezigheid van 3 maanden op een jaar als een 0.75 VTE. Om op deze vragen een antwoord te kunnen formuleren, zal het allicht ook nodig zijn dat de entiteiten allerhande afwezigheden goed registreren. / 11/40

12 1.2. Personeelsbehoefte Een gesofisticeerde berekening is noodzakelijk om de personeelsbehoefte te bepalen. Werklastmeting geeft de mogelijkheid om de personeelsbehoefte te bepalen op basis van werklast. Als men de werklast van een bepaalde organisatie (uitgedrukt in tijd) deelt door de (gemiddelde) productietijd van een (gemiddeld) personeelslid (uitgedrukt in tijd), bekomt men de personeelsbehoefte. Of, als men weet hoeveel tijd nodig is om een bepaalde arbeid uit te voeren en men weet hoeveel uur één persoon presteert per jaar, kan men berekenen hoeveel personen men nodig heeft op jaarbasis. Of nog anders weergegeven: PERSONEELSBEHOEFTE = Werklast per rechtscollege Gemiddelde productietijd van een VTE per jaar Modules Zowel omwille van de praktische organisatie voor de constructie van het model als om de herkenbaarheid (en de mogelijkheid om te vergelijken met de reële situatie) voor de gebruiker te vergroten, wordt een entiteit opgedeeld in een aantal subentiteiten die overeenkomen met grote activiteitendomeinen of bepaalde productengroepen: correctioneel, burgerlijk, jeugd, Dergelijke modulaire opbouw laat toe om het model stapsgewijze op te bouwen, bijv. eerst correctioneel en pas later burgerlijk. Voor transversale modules (rond bijv. management, diverse intermediaire of ondersteunende activiteiten, ) impliceert dit wel dat zij pas volledig kunnen afgehandeld worden nadat alle andere modules zijn uitgewerkt. Reeds in fase 1 van elk project is duidelijk welke subentiteit hier aan de orde is en in welke volgorde de andere subentiteiten van de gehele gerechtelijke entiteit worden uitgewerkt. Een volledig rapport is beschikbaar als de werklast van alle subentiteiten in kaart zijn gebracht. De tijdsinschatting van de rapportering van de werklast van de gehele gerechtelijke entiteit is voor iedereen duidelijk. / 12/40

13 Referentiejaar De AS IS werklastmeting zoals die momenteel wordt gemeten is gebaseerd op tijdsbepalingen en volumes zoals geteld in het verleden. Reeds vanaf fase 1 wordt bepaald van welk jaar de werklastmeting vertrekt. Belangrijk is dat alle gegevens (zowel personeelschikbaarheid als personeelsbehoefte) afkomstig zijn van hetzelfde jaar. Bij voorkeur wordt vertrokken van het recentste burgerlijk jaar waarvan de cijfers beschikbaar (zullen) zijn. Sensibiliseringsvergaderingen Het project wordt door het VBSW voorgesteld aan alle voorzitters en hoofdgriffiers, magistraten en personeelsleden van de rechtbank/het hof in kwestie. Het doel is het project voor te stellen, een globaal zicht te geven op de methodologie en het plan van aanpak toe te lichten. Een eerste ronde van vragen en antwoorden te organiseren en een oproep te lanceren voor vrijwillige deelname van magistraten en griffiers en administratief personeel aan het project. Pilootsites Een billijk aantal pilootsites worden gezocht. Bijvoorbeeld binnen een soort rechtbank waarvan er 27 in het land verspreid zijn, is het wenselijk 3 Franstalige en 3 Nederlandstalige pilootsites te hebben. In totaal zijn er bijgevolg 6 rechtbanken pilootsite. De pilootsites leveren 1 expert magistraat én 1 expert griffier/administratief personeel voor het gehele project (in totaal12 experten) en is oefenterrein voor het werklastmetingsproject. Dit wil zeggen dat bevragingen, tellingen, observaties, in het kader van het project in eerste instantie in deze pilootrechtbanken zullen plaatsvinden. De pilootsite is een bevoorrechte gesprekspartner van het VBSW om informatie en gegevens te verzamelen. Expertengroep Bij deze 12 experten uit de pilootsites worden nog een 16-tal experten toegevoegd die niet afkomstig zijn van de pilootsites. Dit wel opnieuw zeggen 1 magistraat én 1 griffier voor 3 Nederlandstalige en 3 Franstalige gerechtelijke entiteiten. Dat maakt 12 experten. Daarbij wordt nog Brussel gerekend, want Brussel wordt omwille van zijn specificiteit zowieso als expert betrokken. Brussel heeft de mogelijkheid om 4 experten toe te voegen: 2 magistraten en 2 administratief personeel. Telkens 1 Nederlanstalige en 1 Franstalige. Door experten van niet-pilootsites vanaf het begin van het project te betrekken wordt de kans verhoogt dat het niet louter een werklastmetingsresultaat van de pilootsites wordt, maar wel van alle gerechtelijk entiteiten van het land. De medewerking van de experten van nietpilootsites kan om punctuele bevragingen gaan, die de dagelijkse werking van een entiteit weinig storen (vb. hoe pakken zij bepaalde problemen aan, hoe verdelen zij het werk, ) 9. Finaal hebben we dan een expertengroep van zo een 30-tal personen. Deze groep is plusminus evenredig naar verhouding magistraten-administratief personeel en naar taal Frans-Nederlands. Deze expertengroep vormt het centrale orgaan tijdens het project. De expertengroep moet de kernelementen identificeren, bepalen en valideren. Deze experten dienen te voldoen aan enkele criteria: Believer zijn: de expert moet overtuigd zijn dat men tot resultaten kan komen; Mandaat van ambassadeur: hij vertegenwoordigt zijn rechtbank en hij heeft het mandaat om zijn rechtbank te engageren en beslissingen te nemen; 9 CMRO, Behandeltijden voor correctionele producten en aanverwante activiteiten van de hoven van beroep Rapport voor de magistraat-projectleider van het project werklastmeting van de zetel, juni 2010, /40

14 Hij is resultaatgericht: hij engageert zich om tot resultaat te komen op het einde van een bepaalde periode; Expert met ervaring: hij heeft verschillende materies behandeld; Beschikbaar tijdens het hele proces. We schatten 1 à 2 vergaderingen per maand en dit tijdens een periode van 6 à 9 maanden; Idealiter (optioneel) wordt met de expertengroep een eerste keer samen gekomen rond het thema draagvlak van het project. Tijdens deze workshop van een halve dag willen we het doel en de bekommernissen over het thema in kaart brengen. In deze workshop wordt ruimte gecreëerd om te reflecteren over bezorgdheden, twijfels, enz Deze twijfels tracht men vervolgens om te buigen naar het project zal niet evident zijn, maar we zijn ons bewust van de voordelen. De expertengroep komt op regelmatige tijdstippen samen om voorstellen te doen over de grote lijnen van het project: hoe moet er gemeten worden, wat moet er gemeten worden (welke producten?), ze houden het overzicht van de tijdsbepalingen en volgen de rapporteringsfases ook van nabij op. Het belangrijkste werk ligt voor de experten in fase 3. Wat meten? en fase 4. Tijdsbepaling. De expertengroep bepaalt een percentage niet-dossiergeboden werk en gaat de lijst opstellen van het dossiergebonden werk (de producten). Specialisten De experten zijn ook betrokken bij de tijdsbepaling van het dossiergebonden werk. Men kan echter niet in alles dé referentie zijn. De experten hebben dan ook de mogelijkheid om voor de tijdsbepaling workshops zich te laten vergezellen of om zich te laten vervangen door specialisten. De specialisten worden ingezet naargelang de afdeling, materie, personeelscategorie, Specialisten voeren in hun huidig dagelijks werk bepaalde taken uit die in de workshops worden besproken. Ze gaan voor elk product zoeken naar de gemiddelde tijd voor een normale zaak. Binnen een groep van dossiers (een product) is een normale zaak het type zaak (naar materie, proces, volume, aantal partijen, ) dat het meest vanzelfsprekend is. 14/40

15 Opmerking: de moeilijke rol van experten of specialisten Experten en specialisten blijken bij vergaderingen in het kader van de werklastmeting moeite te hebben om de rol van louter deskundige te vervullen omdat ze zich soms eerder zien als afgevaardigde van hun gerechtelijke entiteit, die nood hebben aan ruggespraak (of goedkeuring) van de collega s. Los van het feit dat ruggespraak ook nuttig is en dat zelfs een deskundige eerst bepaalde zaken wil natrekken alvorens een uitspraak te doen, gaat het zich opstellen als afgevaardigde voorbij aan de opzet van het project en heeft het in vele gevallen een nefaste invloed op de termijnen (zeker wanneer men dan binnen zijn rechtbank/hof een algemene consultatie via vergaderingen wil organiseren). Betrokkenheid alle rechtscolleges De betrokkenheid van alle rechtscolleges van een bepaald soort gerechtelijke entiteit worden minimaal gewaarborgd in fase 1 wanneer ze gevraagd worden om hun personeelsbeschikbaarheid op te geven en in fase 5 wanneer ze geconfronteerd worden met de simulatie van hun personeelsbehoefte. Op basis van de simulatie hebben alle gerechtelijke entiteiten de mogelijkheid te argumenteren welke verzwarende of verlichtende variabelen op hun werklastmeting van toepassing is. Uiteraard wordt gestreefd naar meer betrokkenheid en draagvlak bij alle gerechtelijke entiteiten gedurende de volledige duur van de werklastmetingsprojecten. 15/40

16 2. STAP 2: Hoe meten? 1. SENSIBILISERING 2. HOE METEN? 3. WAT METEN? 4. TIJDSBEPALING 5. SIMULATIE 6. RAPPORTERING De introductie/onboarding van de experten is gerealiseerd. Er wordt de multi-bronnen-multi-methoden-aanpak van dossiergebonden en nietdossiergebonden werk concreet gekozen: DOSSIERGEBONDEN WERK - Tijdschrijven op een timesheet; - Tijdschatten in werkgroepen; - Combinatie; NIET-DOSSIERGEBONDEN WERK - Tijdschrijven op een timesheet; - Tijdschatten in werkgroepen; - Combinatie; - Benchmarking van soortgelijke organisaties; Het VBSW maakt een voorstel op van een projectplan waarin de te ondernemen stappen zijn ingevuld, timings zijn gesteld en ook is er een inschatting gemaakt van de investering in mandagen van de verschillende actoren (pilootsites, experten, specialisten, VBSW,...). Bij wijze van voorbeeld vindt u op volgende pagina s een voorbeeld van een projectplan met berekening van tijdsplanning en een voorbeeld van berekening van de tijdsinvestering van de betrokken actoren. Tijdens 1 à 2 expertenvergadering wordt het projectplan besproken en gevalideerd. 16/40

17 Voorbeeld projectplan met bereking tijdsplanning Voorbeeld berekening tijdsinvestering betrokken actoren 17/40

18 3. STAP 3: Wat meten? 1. SENSIBILISERING 2. HOE METEN? 3. WAT METEN? 4. TIJDSBEPALING 5. SIMULATIE 6. RAPPORTERING De bedoeling van deze fase 3 is dat de werkgroep van experts over de rechtbanken/hoven heen een uniforme ordening maakt van hun werk in duidelijke categorieën van niet-dossier gebonden werk en dossiergebonden werk. Uitgangspunt is de AS IS werksituatie. Er wordt niet uitgegaan van ideale of toekomstige werkwijzen. Het VBSW organiseert hiervoor minimum 2 expertenvergaderingen Niet-dossiergebonden werk In het kader van dit niet-dossiergebonden werk is er in de periode reeds een ruime bevraging geweest van alle magistraten en griffies/administratief personeel om te komen tot een uniforme ordening van hun werk dat niet met inhoudelijke dossiers te maken heeft. De resultaten van de bevraging hebben er toe geleid dat men gekomen is tot een indeling van 9 categorieën van niet-dossiergebonden werk voor de magistraten. Voor de griffiers en administratief personeel gelden dezelfde 9 categorieën, aangevuld met de categorieën Zie deze categorieën niet-dossiergebonden werk in de tabellen op volgende pagina s. De expertenvergadering wordt tijdens de eerste vergadering van deze stap 3: Wat meten? op de hoogte gebracht van deze indeling. De experten krijgen de tijd deze categorieën te analyseren. Tijdens de tweede/laatste expertenvergadering is het aan de experten deze indeling te bevestigen of tot aanvullingen of alternatieve voorstellen te komen. Vooraleer naar Stap 4: Tijdsbepaling te gaan, heeft de expertengroep overeen gekomen over de categorieën niet-dossiergebonden werk. Dit kan in de laatste expertenvergadering van Stap 3: Wat meten? of door het afsluiten van een periode waarin de leden de mogelijkheid hadden laatste opmerkingen hieromtrent te formuleren. 18/40

19 Tabel: lijst van de niet-dossiergebonden activiteiten Magistraten Activiteit Beschrijving Voorwaarden 1 Opleiding volgen - deelnemen aan studiedagen, colloquia etc. die verband houden met juridische onderwerpen/werking justitie. - inclusief verplaatsingstijd verband houden met juridische onderwerpen/werking justitie/relevant voor uitoefening van huidige of beoogde functie georganiseerd door of met tussenkomst van IGO, FOD Justitie, andere organisaties binnen RO of interne opleidingen 2 Opleiding geven -les geven, voordrachten houden, studiedagen (etc.) voorzitten. Inclusief voorbereiding - inclusief verplaatsingstijd 3 Interne coaching aanleren/coachen van nieuwe collega s, stagiairs, referendarissen, complementair aan 1 beperkt tot collega s en andere medewerkers binnen RO over juridische onderwerpen of werking justitie, dus niet lesopdrachten aan universiteiten, politieschool, etc. 4 Zelfstudie en documentatie 5 Interne vergaderingen overleg en - actueel houden van kennis en kennis uitbreiden door lezen van tijdschriften, monografieën, artikelen, - bijhouden en verwerken van rechtsleer en rechtspraak voor toekomstig gebruik algemene en werkvergaderingen binnen het eigen rechtscollege. Dit is ook: overleg met collega s of andere medewerkers, evalueren en geëvalueerd worden en voorbereiding van vergaderingen. - relevant voor uitoefening van uitgeoefende of beoogde beroepsactiviteit. - hieronder valt niet opzoekwerk en studie in kader van concreet dossier. - niet activiteiten verbonden aan werking bibliotheek zit in 6 of 7 Houdt geen verband met dossier waaraan men zelf werkt. Niet /40

20 6 Externe vergaderingen en overleg - vergaderingen buiten het eigen rechtscollege bvb verticaal overleg en de voorbereiding/organisatie - inclusief verplaatsingstijd verband houden met uitgeoefende functie of werking van justitie, dus ook syndicaal overleg, werklastmeting, functiebeschrijving 7 Zetelen in raden of commissies inclusief voorbereiding en redactie van adviezen of beslissingen inclusief strafuitvoeringsrechtbanken, delegatie cassatie, selectiecomités inclusief verplaatsingstijd 8 Externe relaties Activiteiten persmagistraten ontvangen en begeleiden bezoekers, opendeurdagen tentoonstellingen inclusief verplaatsingstijd 9 Algemene leiding organisatie Activiteiten m.b.t. management en organisatie, selectie deelname van magistraat voorgeschreven door wettelijke bepaling niet bezoldigd, geen vervanging in overtal - Binnen redelijke perken In kader van goede werking van eigen organisatie en organisaties onder toezicht 20/40

21 Andere functies 1 Opleiding volgen Idem als voor magistraten, inclusief gecertificeerde opleidingen, voorbereiding op en deelname aan examens voor bevordering 2-9 Idem als voor magistraten 11 Onthaal Telefoon en balie eerste lijn/ingang rechtscollege, niet onthaal en telefoons door griffiers en griffiepersoneel 12 Systeembeheer 13 Bibliotheek 14 HRM 21/40

22 3.2. Dossiergebonden werk De bedoeling van deze fase is dat de werkgroep van experts over een soort van gerechtelijke entiteiten heen een uniforme ordening maakt van hun dossiergebonden activiteiten / inhoudelijk werk / dossiers Producten Eens een afdeling/subentiteit bepaald, dient beslist welke producten men in rekening neemt voor de werklastmeting. Een product is een centraal concept dat gebruikt wordt om categorieën van dossiergebonden werk te bepalen. Een product is het resultaat (het uiteindelijke product) van één of meerdere activiteitenblokken. Het omvat het geheel aan activiteiten dat gerealiseerd moet worden tussen de input en de output (bijvoorbeeld een eindarrest in zedenfeiten). De tussenarresten worden aanzien als intermediaire fases in het bereiken van een eindbeslissing. De producten zijn meestal eindbeslissingen (eindarresten of daarmee gelijkgestelde tussenarresten) die een aantal materies of domeinen ( aarden van zaak ) samen groeperen 10. Diverse criteria hebben meegespeeld om te bepalen van wat men wel of niet als apart product zal weerhouden: de frequentie van voorkomen; Elk kernproduct groepeert die aarden van de zaak die hetzelfde werkproces vereisen; de specificiteit voor de betreffende entiteit. Di is de mogelijkheid om het van andere producten te onderscheiden (geen overlapping) en het belang van het overwogen product in een context van kostenberekening, werklastmeting, opportuniteitsdiscussies; de meetbaarheid (heeft men nu of op middellange termijn een beeld van de volumes in de statistische applicatie); de werkbaarheid (wordt moeilijk eens men voor een entiteit de 30 producten overschrijdt); Er moet coherentie zijn met de andere producten en (sub)entiteiten (correctioneel, jeugd, enzovoort) van de jurisdictie. Wat betreft de werklastmeting is het doel om de lijst met producten tot een minimum te herleiden. Men zou moeten uitkomen bij een maximum van 15 producten Proporties Omdat de criteria voor het bepalen van een product soms moeilijk met elkaar te verzoenen zijn, wordt ook het concept proporties geïntroduceerd. Dit betekent dat ondanks een niet te groot (=werkbaar, overzichtelijk) aantal producten toch kan rekening gehouden worden met een nog te grote heterogeniteit binnen een product, door het product (en zijn volume) verder op te splitsen in een aantal delen (proporties). De proportie heeft tot doel het onderscheid te maken tussen een eenvoudige zaak en een complexe zaak. De benodigde tijd voor de productie van een volume-eenheid van één proportie van een product kan nl. verschillen van de benodigde behandeltijd voor een volume-eenheid van een andere proportie van datzelfde product. Als een product wordt opgedeeld in een aantal proporties, dan kan voor elke proportie ook het procentuele aandeel bepaald worden t.o.v. het totale productvolume. De som van deze 10 Een probleem hierbij is dat in het informatiesysteem een bepaalde zaak maar kan gekenmerkt zijn door één aard van zaak - code. M.a.w. wat als volume voor een product is weerhouden kan sterk beïnvloed worden door hoe een zaak is gekwalificeerd en gecodeerd (de hoofdkwalificatie). 22/40

23 procentuele aandelen is voor één product dan steeds 100%. Wel kan het een probleem zijn dat, afhankelijk van de personeelscategorie waarvoor men de behandeltijd wil bepalen, een product anders wordt opgedeeld: wat voor magistraten een wezenlijk onderscheid is, is dat misschien niet voor de griffie en andersom. De proporties per product worden pas in de Stap 4: Tijdsbepaling behandeld, maar er kunnen er reeds tijdens de besprekingen van de producten naar voor geschoven worden Kernproducten In het protocol Werklastmeting wordt gesproken over kernproducten, hetgeen kan gelijkgesteld worden aan eindproducten. Het kernproduct is een centraal concept dat gebruikt wordt om categorieën van dossiergebonden activiteiten, de gerechtelijke activiteiten, te bepalen. De combinatie product met een proportie maakt een eindproduct uit. De lijst met kernproducten vormt dan een vereenvoudigde voorstelling van de soorten output van de rechtbank/het hof. Kernproduct/eindproduct = product + proportie Het is op het niveau van een kernproduct dat een behandelingstijd en een volume dienen gekoppeld te worden (per personeelscategorie). We berekenen zo een werklast (tijd X volume) per eindproduct. De som van de werklast van de eindproducten geeft de totale werklast van een afdeling/rechtbank/hof. 23/40

24 Processen activiteiten(blokken) flowcharts Ook al is het sleutelbegrip voor de werklastmeting het kernproduct, vermits dit kernproduct het resultaat is van een reeks handelingen of activiteiten, is het voor het bepalen van tijden of het verklaren van verschillen in benodigde behandeltijden bijgevolg vaak nodig of nuttig om ook voor de onderliggende bouwstenen (proces) aandacht te hebben. Onder proces wordt hier verstaan: de opeenvolging van uitgevoerde handelingen of activiteiten die leiden tot het kernproduct. In dit project wordt bewust de keuze gemaakt om bij de procesbeschrijving niet te getailleerd te werk te gaan, maar werd gebruik gemaakt van significante activiteitenblokken, of groeperingen van activiteiten. Een klassiek kernproduct van een rechtbank/hof is een eindbeslissing die is opgebouwd uit een 5-tal activiteitenblokken: 1. Voorbereiding; 2. Zitting (of in raadkamer); 3. Beraad; 4. Behandeling na zitting; 5. Opvolging. Het VBSW heeft een omschrijving gemaakt van de activiteitenblokken voor magistraten en voor zittingsgriffiers. Daarnaast werden de activiteiten op de griffie verwerkt in een stroomdiagram of flowchart. De situering en detaillering van deze activiteiten van een proces tot een eindproduct kan grafisch worden weergegeven in een stroomdiagram of flowchart. Een flowchart is voornamelijk nuttig voor de werkzaamheden van griffies en administratief personeel in kaart te brengen. Er is veel beweging van dossiers. Activiteiten van verschillende soorten diensten en personeelsleden moeten elkaar in snel tempo opvolgen. Om het overzicht te bewaren over het AS IS procesverloop kan een flowchart ondersteunen. Deze flowcharts vergemakkelijken de discussie over de tijdsbepaling van activiteiten/activiteitenblokken/kernproducten. Deze activiteitenblokken en stroomschema s of flowcharts worden idealiter nog voor de start van fase 4: Tijdsbepalingen door het VBSW voorbereid en voorgelegd aan deskundigen. Op volgende pagina s vindt u de omschrijving van de activiteitenblokken voor magistraten en voor zittingsgriffiers. Tevens vindt u een voorbeeld van flowchart. Tijdens de tweede/laatste expertvergadering is het aan de experten deze indeling te bevestigen of tot aanvullingen of alternatieve voorstellen te komen. 24/40

25 Tabel : Activiteitenblokken van de magistraten (rechtbank van eerste aanleg) 25/40

26 Tabel : Activiteitenblokken van de zittingsgriffiers (rechtbank van eerste aanleg) 26/40

27 Voorbeeld van een flowchart zitting 27/40

28 4. STAP 4: Tijdsbepaling 1. SENSIBILISERING 2. HOE METEN? 3. WAT METEN? 4. TIJDSBEPALING 5. SIMULATIE 6. RAPPORTERING Fase 4 is de kern van het project Niet-dossiergebonden werk Het VBSW is voorstander van niet één uniforme, nationale waarde voor alle gerechtelijke instanties, maar wel van één uniforme, nationale waarde per groep medewerkers (magistraten of administratief personeel) van een bepaalde gerechtelijke instantie. Juridisch personeel (magistraten) Het VBSW en het CMRO hebben in een bevraging gedaan bij alle magistraten over het percentage tijd dat ze steken in niet-dossiergebonden werk. Uitgaande van een gemiddelde beschikbaarheid van 1700 uur per magistraat zijn volgende resultaten gekend per soort gerechtelijke entiteit: Soort gerechtelijke entiteit Juridisch personeel Hof van Cassatie Vooralsnog buiten de scope van VBSW Hof van Beroep 20% Arbeidshof 30% Rechtbank van Eerste Aanleg 20% Arbeidsrechtbank 25% Rechtbank van Koophandel 20% Politierechtbank 15% Vredegerecht 20% Per werklastmetingsproject worden de resultaten van de cijfers voorgelegd aan de expertengroep. De expertengroep van een gerechtelijke entiteit spreken zich uit om de resultaten van de enquête te volgen of er van af te wijken. Administratief personeel Aangezien er voor het administratief personeel geen uitgebreid voorafgaand onderzoek is gebeurd, wordt in overleg met de expertengroep, aan de hand van multi-bronnen-multimethoden aanpak, finaal ook een uitspraak gedaan over één uniforme, nationale waarde per soort gerechtelijke entiteit. Het administratief personeel van de expertengroep dient zich met andere woorden uit te spreken over het te hanteren percentage niet-dossiergebonden werk. 28/40

29 4.2. Dossiergebonden werk Per kernproduct dienen behandeltijden voorzien te worden. Het zwaartepunt ligt op de kwalitatieve aanpak (workshops) Door de ervaringen en mythes van werklastmetingen uit het verleden wordt werklastmeting gelijkgesteld met timesheets. De ervaring leert echter dat op de uiteindelijk weerhouden referentiewaarden de timesheets weinig wegen, interviews en besprekingen met experts in werkgroepen (delphi-methode) des te meer 11. Deze timesheets kunnen ook een vals gevoel van precisie oproepen. Het is niet erg een wat minder nauwkeurig instrument te hebben 12. Het VBSW hanteert een multi-bronnen-multi-methode-aanpak (workshops met experten en specialisten, timesheets, observaties, interviews, ), immers elke methode heeft haar vooren nadelen 13. Het zwaartepunt wordt echter (ten opzichte van het verleden) gelegd op de Delphi-methode; workshops met experten en specialisten waarbij in groep gezocht wordt naar aanvaardbare nationale referentiewaarden. De experten en specialisten van de workshops worden permanent ondersteunend/gevoed door resultaten van timesheets, interviews, observaties en timesheets. 11 CMRO, Behandeltijden voor correctionele producten en aanverwante activiteiten van de hoven van beroep. Rapport voor de magistraat-projectleider van het project werklastmeting van de zetel, juni 2010, X, Advies over de geschiktheid van methode van werklastmeting in de hoven van beroep, strafrechtelijk luik, K.U.Leuven & ULG, p CMRO, 29/40

30 Het tijdsbepalingsproces 1. Voorafgaand aan de workshops worden een beperkt aantal interviews uitgevoerd met specialisten per product. 2. Deze interviews worden voor het administratief personeel aangevuld met observaties in de griffie op basis waarvan flowcharts worden opgesteld. De synthese van factoren die de behandeltijd beïnvloeden en de behandeltijden zelf worden als input gebruikt van eerste workshops. 3. Daarnaast worden ook alle experten en specialisten die deelnemen aan de workshops voorafgaandelijk gevraagd een gestructureerde enquête in te vullen. Deze vragenlijst is ook de grid die tijdens de workshop zelf wordt gevolgd. Elke deelnemer kan op basis van zijn/haar voorbereiding bijdrage aan de discussie in de workshop. Belangrijk is dat elke deelnemer zich er van bewust is dat ze spreken vanuit hun functie als deskundige en niet als afgevaardigde van een gerechtelijke entiteit. 4. De resultaten van eerste workshops met experten en specialisten geeft een schat aan informatie, niet alleen inzake inschatting van tijden maar ook wat betreft de factoren die de behandeltijden beïnvloeden (proporties). Belangrijke aandachtspunten bij de workshops zijn dat men er bewust is dat details of specificiteiten door groepsdynamische aspecten verloren gaan De eerste workshop kunnen bijgevolg de aanleiding zijn om beperkte, maar gerichte (waarover er twijfel of discussie mogelijk is) timesheets oefeningen te doen. Timesheets kunnen op verschillende manieren worden gebruikt (volwaardig, ex ante, ex post). Het VBSW stimuleert het gebruik van timesheets op elk moment, als voorbereiding/ondersteuning (ex-ante) en controle (ex-post) van de werkzaamheden van de experten/specialisten in de workshops. Er dient rekening gehouden te worden met de wetmatigheid dat tijden uit timesheets in het algemeen lager liggen dan bij tijdsbepaling uit andere bronnen (interviews, workshops, ) 15. Om de risico s van het gebruik van timesheets en de controlemaatregelen op deze risico s te beperken biedt het VBSW ondersteuning (aan de hand van een handleiding timesheets die beschikbaar is op de website van het VBSW of op vraag terplaatse). 6. Finaal wordt de fase van de tijdsbepaling van behandeltijden per eindproduct afgerond met tweede reeks workshops. Tijdens deze tweede workshops worden de bekomen resultaten finaal gevalideerd in de groep van specialisten en experten. 14 CMRO, CMRO, Behandeltijden voor correctionele producten en aanverwante activiteiten van de hoven van beroep Rapport voor de magistraat-projectleider van het project werklastmeting van de zetel, juni 2010, 94. CMRO, Het gebruik van Timesheets bij de werklastmeting van de zetel, een advies van de CMRO voor de magistraat-projectleider, 22 maart 2010, X. 30/40