Bijlage 8. Inleidingen en huidige situatie Deelnemers. FEZ/IM Internationale Dienstreizen

Transcriptie

1 Bijlage 8 Inleidingen en huidige situatie Deelnemers FEZ/IM Internationale Dienstreizen Datum 9 mei 2012

2 Inhoud SSOIF... 4 Geconsolideerde huidige situatie deelnemers... 5 Ministerie van Buitenlandse Zaken (inclusief Posten en Agentschap CBI)... 6 Processen... 7 Historische gegevens... 7 Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Infrastructuur en Milieu Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Financiën Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Algemene Zaken Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening De Algemene Rekenkamer Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Pagina 2 van 55

3 De Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal Processen Historische gegevens Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Pagina 3 van 55

4 Inleidingen en Huidige situatie Deelnemers Dit document geeft een overzicht van de Deelnemers met als doel de Inschrijvers een goed beeld te geven van de organisatie en de huidige situatie met betrekking tot Dienstreizen. Hiertoe is voor iedere Deelnemer een beeld geschetst van de taak binnen de Overheid met daarnaast een beschrijving van de huidige inrichting van de reisfunctie en processen. Voor alle Deelnemers is, op basis van de ter beschikking staande informatie over het jaar 2011, een inzicht gegeven in de reisomzetten. Hiertoe is een grafische voorstelling van de reisomzet gemaakt waarin de meest relevante informatie is samengevat: 1. Uitgaven samenvatting van de reisuitgaven voor Luchtvaart, Trein en Hotel 2. Trends Verdeling van aantallen tickets over de maanden van het jaar 3. Top bestemmingen meest belangrijke bestemmingen van de Deelnemer (Airline) 4. Top Airlines globale verdeling van reisomzet en tickets over de airlines. Tevens is bij iedere Deelnemer een beschrijving opgenomen van de globale gewenste situatie bij aanvang van de Dienstverlening. De definitieve situatie en processen bij aanvang van de Dienstverlening zal in samenwerking met de Opdrachtnemer in de implementatiefase worden vastgesteld. SSOIF Shared Service Organisatie Internationale Functie (SSOIF) is de tijdelijke naamgeving van de in oprichting zijnde Shared Service Organisatie voor de internationale ondersteunende functies bij het Rijk. In de SSOIF worden de ondersteunende activiteiten gebundeld die betrekking hebben op activiteiten van de Rijksoverheid buiten Nederland. De ontwikkeling van de SSOIF wordt getrokken door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Eén van de onderdelen van de SSOIF is het voeren van regie over de dienstreizen. Het contractmanagement en het travelmanagement zal gecentraliseerd plaatsvinden binnen het SSOIF Pagina 4 van 55

5 Geconsolideerde huidige situatie deelnemers De feitelijke informatie over de reisomzetten van de Deelnemers ten behoeve van deze aanbesteding is bepaald op basis van de management informatie van de huidige reisagenten over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Er is getracht een zo duidelijk mogelijk beeld te geven van de huidige situatie maar omdat gebruik gemaakt is van een diversiteit aan bronnen met een diversiteit aan wijzen van vastlegging, moet rekening gehouden worden met mogelijke inconsistenties tussen de weergave van de gegevens van de Deelnemers. Dit geldt met name voor: 1. Periode gebruik van vertrekdatum of ticketdatum 2. Aantallen tickets gebruik van aantal tickets, coupons of aantal reizen. 3. Hotels registratie van aantal nachten of aantal reserveringen Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Inschrijver kan daarom geen rechten ontlenen aan de genoemde getallen en bedragen. Omzet Air Hotel Rail Grand Total K K K K Pagina 5 van 55

6 Figuur 1 Omzet Deelnemers 2011 Figuur 2 - Aantal tickets Deelnemers 2011 Ministerie van Buitenlandse Zaken (inclusief Posten en Agentschap CBI) Pagina 6 van 55

7 Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen en tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de regering en voert dit uit. Het ministerie opereert zowel vanuit het departement in Den Haag als vanuit ruim 150 posten over de hele wereld. Op het kerndepartement zijn ± 1700 personen werkzaam en op de vertegenwoordigingen in het buitenland ± 1100 uitgezonden medewerkers. Daarnaast werken nog ±2400 lokaal aangenomen medewerkers op de posten in het buitenland. Op het kerndepartement aan de Bezuidenhoutseweg in Den Haag verzorgt een inplant het operationeel proces voor het boeken van vlieg- en treinticket en hotelboekingen. Op deze inplant is een, beperkt wisselend, aantal medewerkers actief in het verzorgen van de reizen voor medewerkers van het kerndepartement én de buitenlandse vestigingen. Voor het kerndepartement betreft dit voornamelijk dienstreizen naar een zeer grote diversiteit aan bestemmingen in de hele wereld waarvan een aanzienlijk deel naar de buitenlandse posten. Voor de posten betreft dit voor een belangrijk deel reizen die betrekking houden met uitgezonden medewerkers in het buitenland (verlof, gezinshereniging) naast dienstreizen. De inplant op het kerndepartement verzorgt voor de posten de reizen van, naar en via Nederland. De reizigers zijn onder meer: - bewindspersonen; - medewerkers van het ministerie, die in het kader van het uitoefenen van hun functie al dan niet regelmatig zakenreizen maken; - ingehuurde externen die in opdracht of voor rekening van het ministerie reizen ondernemen; - personeelsleden en hun gezinsleden die op een vertegenwoordiging in het buitenland zijn of worden geplaatst; - gezinsleden die niet op de standplaats van het personeelslid verblijven en gemachtigd zijn daarheen een gezinsherenigingreis te maken. Processen Voor het kerndepartement wordt gebruik gemaakt van een reis aanvraag en autorisatie systeem RDS (Reis Declaratie Systeem). In dit systeem worden de definitieve orders voor dienstreizen vastgelegd en gecommuniceerd naar de inplant reisagent. Tevens is in dit systeem voorzien in de declaratie van reiskosten. Voor de posten in het buitenland wordt gebruik gemaakt van een, door de huidige reisagent geleverde, voorziening voor On-line reisaanvragen. Dit betreft een op gebaseerde reisaanvraag die voorziet in eenvoudig manier van autorisatie door middel van verzending uit een geregistreerd adres. Voor de Dienstreizen is een reisverzekering afgesloten welke door de reisagent wordt geadministreerd. Voorafgaand aan reserveringen wordt de reisagent regelmatig door de personeelsleden geconsulteerd/ bezocht met vragen over reismogelijkheden, alternatieven, reiskosten, etc. Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ten behoeve van deze aanbesteding is bepaald op basis van de management informatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Inschrijver kan daarom geen rechten ontlenen aan de genoemde getallen en bedragen. Pagina 7 van 55

8 Tabel 1 - BuZa kerndepartment uitgaven Omzet Tickets Air Hotel Rail Grand Total Figuur 3 - BuZa kerndepartement tickets trend - air Pagina 8 van 55

9 Table 2 - BuZa kerndepartement top bestemmingen -air Main Dest DUBAI 198 GENEVA 168 BERLIN (TXL) 155 WASHINGTON (IAD) 140 NEW YORK (JFK) 123 NAIROBI 110 ROME (FCO) 104 LONDON (LHR) 103 VIENNA 88 MOSCOW (SVO) 81 LONDON (LCY) 78 MADRID 74 WARSAW 72 TEL AVIV 62 JAKARTA (CGK) 62 BUDAPEST 61 JOHANNESBURG 59 ADDIS ABABA 57 STOCKHOLM (ARN) 57 CAIRO 56 COPENHAGEN 55 ACCRA 49 AMMAN 49 STRASBOURG 42 MUSCAT 41 ISTANBUL 40 ANKARA 39 LONDON (LGW) 39 MAPUTO 36 ABUJA 35 HANOI 34 TBILISI 33 BANGKOK 33 KIGALI 33 DAR-ES-SALAAM 33 BUCHAREST 32 DHAKA 32 HELSINKI 31 DELHI 31 TUNIS 31 RABAT 31 OSLO 30 MANILA 29 PARAMARIBO 28 ARUBA 27 ASTANA 27 BARCELONA 26 VILNIUS 26 ISLAMABAD 26 ATHENS 26 DOHA 25 KIEV 24 PUSAN 22 TOKYO (NRT) 22 SANTIAGO 22 KABUL 22 TALLINN 21 Luxembourg 21 BELGRADE 21 SANAA 20 LISBON 20 Pagina 9 van 55

10 Table 3 - BuZa kerndepartement top Airlines Vendor Name Tickets# Omzet Aandeel KLM ROYAL DUTCH AI ,29% LUFTHANSA ,56% EMIRATES ,90% BRITISH AIRWAYS ,61% TURKISH AIRLINES ,82% UNITED AIRLINES ,80% IBERIA ,68% TAP AIR PORTUGAL ,59% GARUDA INDONESIA ,32% AUSTRIAN AIRLINES ,28% MALAYSIAN AIRLINES ,04% ROYAL JORDANIAN ,90% EL AL ,69% CONTINENTAL AIRLINE ,67% SWISS INTERNATIONA ,65% DELTA AIR LINES ,63% ETHIOPIAN AIRLINES ,55% ICELANDAIR ,45% BRUSSELS AIRLINES ,43% HAHN AIR ,36% SOUTH AFRICAN AIRW ,34% EGYPTAIR ,30% SAS ,29% SURINAM AIRWAYS ,28% QANTAS AIRWAYS ,28% LOT POLISH AIRLINES ,27% EASY JET ,26% AEROFLOT ,22% VIETNAM AIRLINES ,21% AIR ASTANA ,21% AIR NEW ZEALAND ,21% Pagina 10 van 55

11 Tabel 4 - BuZa Posten uitgaven Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Figuur 4 - BuZa Posten tickets trend - air Pagina 11 van 55

12 Table 5 - BuZa Posten top bestemmingen - air Main Dest WASHINGTON (IAD) 226 BEIJING 162 DUBAI 158 NAIROBI 139 JOHANNESBURG 136 NEW YORK (JFK) 125 JAKARTA (CGK) 123 CAIRO 101 BERLIN (TXL) 94 CANBERRA 93 DELHI 92 ANKARA 92 KABUL 92 PARAMARIBO 90 KIGALI 84 TEL AVIV 84 DAR-ES-SALAAM 83 KHARTOUM 81 GENEVA 81 ACCRA 78 ADDIS ABABA 74 MANAGUA 72 MOSCOW (SVO) 71 TOKYO (NRT) 70 BANGKOK 67 DAMASCUS 66 VIENNA 65 BAMAKO 65 MAPUTO 61 KINSHASA 60 LA PAZ 56 ISTANBUL 53 ENTEBBE/KAMPALA 52 KUALA LUMPUR 52 AMMAN 51 BUDAPEST 49 BUCHAREST 47 BUJUMBURA 46 BEIRUT 45 HANOI 43 LUSAKA 41 SANTIAGO 41 OUAGADOUGOU 39 SKOPJE 39 BOGOTA 38 DHAKA 38 KIEV 38 WARSAW 38 BELGRADE 37 SHANGHAI 36 SAO PAULO (GRU) 36 COTONOU 35 ABUJA 35 DAKAR 35 SANAA 34 ROME (FCO) 34 ATHENS 34 LISBON 34 CARACAS 30 ABU DHABI 30 TUNIS 30 Pagina 12 van 55

13 Table 6 - BuZa Posten top airlines Vendor Name Tickets# Omzet Aandeel KLM ROYAL DUTCH AI ,89% LUFTHANSA ,68% IBERIA ,45% BRUSSELS AIRLINES ,62% TURKISH AIRLINES ,59% MALAYSIAN AIRLINES ,56% EMIRATES ,52% ROYAL JORDANIAN ,98% AUSTRIAN AIRLINES ,77% BRITISH AIRWAYS ,68% UNITED AIRLINES ,51% GARUDA INDONESIA ,49% SWISS INTERNATIONA ,40% ETIHAD AIRWAYS ,39% EL AL ,36% EGYPTAIR ,31% FLY DUBAI ,29% SOUTH AFRICAN AIRW ,29% DELTA AIR LINES ,26% CONTINENTAL AIRLINE ,26% JAPAN AIRLINES ,25% VIETNAM AIRLINES ,25% HAHN AIR ,24% ETHIOPIAN AIRLINES ,21% KOREAN AIRLINES ,21% QANTAS AIRWAYS ,20% AEROFLOT ,20% COPA AIRLINES ,18% CHINA SOUTHERN AIR ,17% ALITALIA ,16% LAN AIRLINES ,14% Pagina 13 van 55

14 Tabel 1 - CBI Omzet Travel Cat. Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Figuur 5 - CBI trend tickets Pagina 14 van 55

15 Table 7 - CBI topbestemmingen - air Hoofdbestemming Total HANOI 73 SANTA CRUZ 51 LA PAZ 49 CAPE TOWN 48 KISHINEV 41 CEBU 39 SURABAYA 32 BOGOTA 31 LIMA 29 COLOMBO 28 SKOPJE 28 DENPASAR-BALI 22 NAIROBI 21 GENEVA 20 LONDON (LCY) 19 MAPUTO 17 TBILISI 17 CAIRO 17 KIGALI 17 HO CHI MINH CITY 15 ACCRA 15 COIMBATORE 14 STOCKHOLM (ARN) 13 BERLIN (TXL) 13 FRANKFURT 13 DAR-ES-SALAAM 13 CHENNAI 12 DHAKA 12 DELHI 12 YEREVAN 12 HAIPHONG 11 QUITO 11 COCHABAMBA 11 MADRID 11 KATHMANDU 11 JAKARTA (CGK) 11 BANGALORE 10 AMMAN 10 MANAGUA 10 Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Ministerie van Buitenlandse Zaken Bij aanvang van de Dienstverlening voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken zal het Agenschap CBI zijn ondergebracht bij het Ministerie voor Economische Zaken, Landbouw en Innovatie als onderdeel van het Agentschap NL. Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd echter zonder inplant reisagent. Pagina 15 van 55

16 Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Een economisch toonaangevend Nederland met een landbouw- en voedselsector van wereldformaat.' Dat is de opdracht van het nieuwe ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie (EL&I). Het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) staat voor een ondernemend Nederland, met een sterke internationale concurrentiepositie en met oog voor duurzaamheid. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemersklimaat. Door de juiste randvoorwaarden te creëren en ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien. Door aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving. Door samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een krachtig en duurzaam Nederland. Bedrijvigheid is bepalend voor onze welvaart. Het ministerie versterkt de concurrentiekracht van Nederland en steunt het bedrijfsleven bij het verdienen van het geld waar de economie op draait. Hierbij is de blik altijd naar buiten gericht. Ondernemen met oog voor de natuur en dierenwelzijn, naar (agrarische) bedrijven en consumenten en naar de landen waarmee we handel drijven. Een economisch toonaangevend Nederland met een agrofoodsector van wereldformaat. Meer informatie is te raadplegen via de website Het kerndepartement van EL&I bestaat uit zes Directoraten-generaal, het Inspectoraat-generaal Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit en zeven stafdirecties. Het ministerie van EL&I heeft een aantal diensten en agentschappen die belast zijn met de uitvoering van EL&I beleid. Dit zijn Agentschap NL (AgNL), Dienst Regelingen (DR), Agentschap Telecom (AT), Consumentenautoriteit (CA), Centraal Planbureau (CPB), PIANOo, Staatstoezicht op de Mijnen (SodM), Dienst Landelijk Gebied (DLG) en de Dienst ICT Uitvoering (DICTU). Daarnaast zijn er vier zelfstandige bestuursorganen, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa), Onafhankelijke Post en Telecommunicatie (OPTA) en Staatsbosbeheer (SBB). Vanaf 1 januari 2013 worden de bestaande toezichthouders voor consumentenbelangen (NMa, CA en OPTA) samengevoegd. De nieuwe toezichthouder gaat ACM heten. Dit staat voor Autoriteit, Consument en Markt. Genoemde organisatieonderdelen zullen in verband met deze fusie als ACM onderdeel uitmaken van de overeenkomst. het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en Staatsbosbeheer (SBB) zijn geen onderdeel van deze aanbesteding en overeenkomst. Bij het ministerie van EL&I verzorgt een inplant van de reisagent de reserveringen voor buitenlandse dienstreizen vanuit het kerndepartement aan de Prins Clauslaan in Den Haag. Op deze inplant zijn drie medewerkers van de reisagent aanwezig om de gevraagde vlieg,- trein en hotelboekingen te verzorgen voor het kerndepartement en de diverse diensten en agentschappen. De bestemmingen van EL&I zijn wereldwijd en zeer divers. De reizigers zijn ondermeer; - bewindspersonen - medewerkers van het ministerie, die in het kader van het uitoefenen van hun functie zakenreizen maken - ingehuurde externen die in opdracht of voor rekening van het ministerie reizen ondernemen Pagina 16 van 55

17 Processen Bij het ministerie van EL&I wordt gebruik gemaakt van P-Direkt. P-Direkt is een professioneel centrum voor gemeenschappelijke personeelsdiensten van twaalf ministeries. In het P-Direkt portaal worden dienstreizen aangevraagd door de reiziger, geautoriseerd door de manager en door de reiziger gedeclareerd na afloop van de reis. De inplant ontvangt een geautoriseerde reisaanvraag d.m.v. een vanuit P-Direkt. Voor alle dienstreizen die in opdracht van EL&I worden gemaakt is een collectieve reisverzekering afgesloten, welke door de reisagent wordt geadministreerd. Voorafgaand aan reserveringen wordt de reisagent regelmatig geconsulteerd/ bezocht met vragen over reismogelijkheden, alternatieven, reiskosten, etc. Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de management informatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Inschrijver kan daarom geen rechten ontlenen aan de genoemde getallen en bedragen. Omdat de dienstverlening voor dit Ministerie in 2011 door twee TMC s is verzorgd is de informatie voor uit twee delen opgebouwd (voormalig EZ en LNV). Table 8 - Min. EL&I/ EZ - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Table 9 - Min. EL&I/ LNV - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Pagina 17 van 55

18 Figuur 6 - EL&I/ EZ- trend tickets Figuur 7 - EL&I/ LNV - trend tickets Pagina 18 van 55

19 Table 10 - EL&I/ EZ - top bestemmingen - air Tickets Bestemming Total Amsterdam 333 London 250 Warsaw 110 Budapest 106 Geneva 106 Vienna 101 Copenhagen 91 Berlin 78 Bucharest 71 Stockholm 54 Ankara 46 Madrid 39 Beijing 37 Zurich 37 Florence 36 Tel Aviv-Yafo 36 Nice 36 Washington 36 Barcelona 35 Rome 34 Munich 29 Istanbul 29 Ljubljana 29 Table 11- Min EL&I/ LNV - top bestemmingen - air Tickets# Bestemming Total AMSTERDAM 433 ANKARA 123 LONDON 110 COPENHAGEN 79 KIEV 71 BELGRADE 67 ROME 59 ZAGREB 58 CAIRO 55 MOSCOW 53 BUDAPEST 51 GENEVA 50 BERLIN 45 BEIJING 42 NAIROBI 38 WARSAW 38 BUCHAREST 34 ISTANBUL 32 MADRID 30 VIENNA 30 DELHI 30 DUBLIN 30 Pagina 19 van 55

20 Table 12 - Min EL&I / EZ - airlines Airline Tickets Omzet Aandeel K.L.M ,62% LUFTHANSA ,59% DELTA AIR LINES ,08% QATAR AIRWAYS ,92% AUSTRIAN AIRLINES ,55% UNITED AIRLINES ,53% EMIRATES ,11% GARUDA ,11% IBERIA ,08% EL AL ,03% TURKISH AIRLINES ,01% Table 13 - Min EL&I/ LNV - airlines Airline Tickets# Omzet Aandeel K.L.M ,90% TURKISH AIRLINES ,44% LUFTHANSA ,03% UNITED AIRLINES ,96% TAP PORTUGAL ,75% ETIHAD AIRWAYS ,72% CROATIA AIRLINES ,44% IBERIA ,41% BRITISH AIRWAYS ,30% AUSTRIAN ,06% SWISS ,84% JAT ,74% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zullen de activiteiten van de huidige inplant reisagent worden overgebracht naar de Opdrachtnemer. Pagina 20 van 55

21 Ministerie van Infrastructuur en Milieu Het ministerie van Infrastructuur en Milieu zet in op leefbaarheid en bereikbaarheid, met een vlotte doorstroming in een goed ingerichte, schone en veilige omgeving. Het ministerie werkt aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht, beschermt tegen wateroverlast en bevordert de kwaliteit van lucht en water. Vlot, veilig en leefbaar: dat is Infrastructuur en Milieu. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) is in 2010 ontstaan door de samenvoeging van de ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en Verkeer en Waterstaat (VenW). Het ministerie van IenM heeft de zorg voor verkeer, ruimtelijke indeling, water- en milieubeheer. IenM heeft 3 primaire hoofdfuncties: beleidsontwikkeling, uitvoering en inspectie. De beleidsontwikkeling is georganiseerd in drie Directoraten-Generaal, namelijk het DG Milieu en Internationale Coördinatie, het DG Ruimte en Water en het DG Bereikbaarheid. Daarnaast maakt ook het Planbureau voor de Leefomgeving deel uit van het ministerie. Het KNMI, Rijkswaterstaat en de nieuwe inspectie voor Leefomgeving en Transport (ILT, een fusie van de VROM-Inspectie en de Inspectie Verkeer en Waterstaat) maken deel uit van het ministerie als agentschap. Verder zijn onder andere de Nederlandse Emissieautoriteit, de Rijksdienst Wegverkeer en het Kadaster een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) van het ministerie. Meer informatie vindt u op de website Alle buitenlandse dienstreizen worden verzorgd door het bureau Reizen van de Directie Financiën en Inkoop van de Shared Services Organisatie in samenwerking met inplants van twee reisagenten. Bij bureau reizen zijn momenteel 7 medewerkers in dienst van het ministerie. Op de inplants is een, beperkt wisselend, aantal medewerkers actief in de orde van grootte van 3 fte (1 fte reisagent 1 en 2fte reisagent 2). De reisbestemmingen zijn zeer divers. De reizigers zijn onder meer: - bewindspersonen - medewerkers in dienst van het ministerie - ingehuurde externen die in opdracht of voor rekening van het ministerie reisen ondernemen. Processen Ten gevolge van vigerende overeenkomsten op het moment van het ontstaan van het ministerie zijn er twee reisagenten voor IenM werkzaam. In principe behandelt bureau reizen de aanvragen van de medewekers van voorheen VenW. Reisagent 1 behandelt de reisaanvragen van voorheen VROM. Alle reisaanvragen komen per post, fax of mail op papier binnen. Deze reisaanvragen zijn door ondertekening door bevoegd gezag geautoriseerd. Voor het boeken van reizen wordt door de medewerkers van bureau reizen en de inplant van reisagent 2 gebruik gemaakt van het reserveringssysteem Galileo. Ook wordt rechtstreeks bij vluchtmaatschappijen geboekt. Voor de uitgifte van treintickets is er beschikking over een ticketprinter bij bureau reizen. De inplant van reisagent 1 gebruikt het reserveringssysteem Amadeus. Alle reisaanvragen worden ingevoerd in het eigen systeem BDR ten behoeve van het opmaken van het voorschot, de reisverantwoording en -declaratie. Pagina 21 van 55

22 Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu is ten behoeve van deze aanbesteding is bepaald op basis van de management informatie van de huidige reisagenten over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Omdat de dienstverlening voor dit Ministerie in 2011 door twee TMC s is verzorgd is de informatie twee delen opgebouwd: voormalig VenW en VROM. Table 14 - Min. I&M/VROM - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Table 15 - Min I&M/VenW - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel (nachten) Rail Totaal Pagina 22 van 55

23 Figuur 8 - min I&M/VROM - trend tickets Pagina 23 van 55

24 Figuur 9 - Min. I&M/VenW - trend tickets Pagina 24 van 55

25 Table 16 - Min I&M / VROM - top bestemmingen - air Sum of Tickets Destination Total GENEVA 46 WASHINGTON 44 BUDAPEST 33 BERLIN 32 VIENNA 30 LONDON 29 BONAIRE 19 AMSTERDAM 18 WARSAW 16 BEIJING 14 CAPE TOWN 12 DURBAN 12 SAINT MAARTEN 11 SAINT EUSTATIUS 11 NEW YORK 11 HELSINKI 11 COPENHAGEN 10 Table 17 - Min. I&M / VenW - top bestemmingen - air Tickets Destination city name Total LONDON 253 AMSTERDAM 200 VIENNA 122 BERLIN 75 COPENHAGEN 70 GENEVA 69 LISBON 66 STRASBOURG 58 ZURICH 51 WASHINGTON 51 OSLO 46 ROME 46 CURACAO 43 ST MAARTEN 41 BUDAPEST 40 MADRID 35 STOCKHOLM 34 VENICE 32 TOULOUSE 30 Pagina 25 van 55

26 Table 18 - Min. I&M/VROM top airlines Airline Tickets# Omzet Aandeel K.L.M ,04% CONTINENTAL AIRLINES ,97% LUFTHANSA ,36% IBERIA ,60% MALAYSIA AIRLINES ,50% SOUTH AFRICAN ,27% AUSTRIAN ,25% TAP PORTUGAL ,03% UNITED AIRLINES ,02% Table 19 - Min. I&M/VenW - top airlines Airline Tickets Omzet Aandeel KLM Royal Dutch Airlines ,76% Air France ,06% British Airways ,66% United Airlines ,71% Lufthansa ,58% Delta Airlines ,64% SAS - Scandinavian Airlines System ,46% Austrian Airlines ,12% Cathay Pacific Airways ,76% Continental Airlines ,69% Garuda Indonesia ,66% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening In de startsituatie met de nieuwe reisagent komen alle geautoriseerde reisaanvragen centraal bij bureau Reizen binnen. Bureau Reizen stuurt de aanvragen door naar de reisagent, zodat deze de reis kan boeken. De afhandeling van reisvoorschotten en reisdeclaraties worden door bureau Reizen gedaan. Pagina 26 van 55

27 Ministerie van Financiën Het Ministerie van Financiën heeft een beleidsvoorbereidende en coördinerende rol met betrekking tot de uitgaven en de ontvangsten van de rijksoverheid in engere zin en de publieke sector in totaal. Het ministerie staat onder leiding van een minister en een staatssecretaris. Het ministerie van Financiën bestaat uit 4 directoraten-generaal: directoraat-generaal Belastingdienst te samen met de Belastingdienst; directoraat-generaal Fiscale Zaken; directoraat-generaal Rijksbegroting; Generale Thesaurie. De stafdiensten, centrale directies genaamd, zorgen voor ondersteuning van de beleidsafdelingen. Daarnaast zijn er twee buitendiensten (Rijksvastgoed & Ontwikkelingsbedrijf en Domeinen Roerende Zaken). Processen Voor het verzorgen van de dienstreizen zijn 5 medewerkers in dienst van het ministerie, waarvan 1 werkzaam op het ministerie en 4 bij de Belastingdienst. Kerndepartement Bij het kerndepartement wordt de ondersteuning op het gebied van buitenlandse dienstreizen verzorgd door Bureau Reizen, een onderdeel van de centrale directie Bedrijfsvoering. Individuele reizen worden door medewerkers via een portaal (P-Direkt) aangevraagd en gecontroleerd door Bureau Reizen. Alvorens een reis kan worden geboekt, is eerst toestemming nodig van de leidinggevende. Uitzonderingen zijn de reizen voor de ambtelijke top Deze reizen worden volledig geserviced vanuit Bureau Reizen buiten het portaal om. Reisdeclaraties worden opgesteld conform het Reisbesluit Buitenland. Reizen die via het portaal zijn aangevraagd, kunnen ook worden afgerekend via het portaal. Uitbetaling van ingediende declaraties gebeurt na controle van de betaalbewijzen door Bureau Reizen. Bureau Reizen houdt hiervoor ook een eigen registratie bij (Excel). Belastingdienst De Belastingdienst/ Centrum voor Kennis en Communicatie (B/CKC) is een facilitaire organisatie ten behoeve van de gehele Belastingdienst. Binnen B/CKC is team internationaal geformeerd dat zich uitsluitend bezig houdt met het informeren van soortgelijke buitenlandse diensten/organisaties. In het verlengde daarvan is besloten om het boeken van buitenlandse dienstreizen, voor zowel de Belastingdienst als Douane, te centraliseren en dit binnen team internationaal onder te brengen. De werkwijze hiervoor is gelijk aan de werkwijze van het kerndepartement, namelijk: Individuele reizen worden door medewerkers via een portaal (P-Direkt) aangevraagd en gecontroleerd door medewerkers van team internationaal. Alvorens een reis kan worden geboekt, is eerst toestemming nodig van de leidinggevende. Declaraties worden opgesteld conform het Reisbesluit Buitenland. Reizen die via het portaal zijn aangevraagd, kunnen ook worden afgerekend via het portaal. De controle van de betaalbewijzen geschiedt door team internationaal. Team Internationaal houdt hiervoor ook een eigen registratie bij (Excel). Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Financiën is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de managementinformatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 20 - Ministerie van Financiën - samenvatting Omzet Tickets Air Pagina 27 van 55

28 Hotel (nachten) Rail Totaal Figuur 10 - Min. Fin. trend tickets Pagina 28 van 55

29 Table 21 - Min. Fin. top bestemmingen Tickets Destination city name Total AMSTERDAM 311 LONDON 195 ZAGREB 68 SKOPJE 66 BONAIRE 64 CURACAO 53 BERLIN 45 BUDAPEST 44 ST MAARTEN 41 VIENNA 41 WASHINGTON 38 MADRID 37 COPENHAGEN 37 LJUBLJANA 33 LISBON 28 KIEV 26 GENEVA 26 LAS VEGAS 24 BARCELONA 24 BAKU 22 STOCKHOLM 22 ROME 21 HELSINKI 20 Pagina 29 van 55

30 Table 22 - Min. Financiën - top airline Airline Tickets Omzet Aandeel KLM Royal Dutch Airlines ,28% Air France ,96% British Airways ,83% United Airlines ,16% Lufthansa ,19% Austrian Airlines ,05% Croatia Airlines ,24% Malev - Hungarian Airlines ,55% Delta Airlines ,49% Cathay Pacific Airways ,34% China Southern Airlines ,14% Turkish Airlines ,00% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd. Pagina 30 van 55

31 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties borgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen. BZK draagt eraan bij dat burgers kunnen wonen in betaalbare, veilige en energiezuinige woningen in een buurt waar iedereen meetelt en meedoet en het prettig leven is. BZK werkt aan een streng en rechtvaardig immigratie- en asielbeleid en de succesvolle participatie en integratie van nieuwe inwoners. Het ministerie staat onder leiding van zowel de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de minister van Immigratie, Integratie en Asiel. Het ministerie bestaat uit de volgende onderdelen: Directoraat-generaal Bestuur en Koninkrijksrelaties Directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk Directoraat-generaal Wonen, Bouwen en Integratie Directoraat-generaal Vreemdelingenzaken Bureau Algemene Bestuursdienst Dienst Concernstaf en Bedrijfsvoering Processen Buitenlandse Dienstreizen zijn bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondergebracht bij de afdeling Services, onderdeel van FMHaaglanden. De aanvragen dienen voor akkoord eerst gezien en ondertekend te worden door zowel de opdrachtgever (meestal de betrokken leidinggevende) en de budgethouder. Na akkoord wordt de aanvraag doorgezet naar het interne reisbureau welke zorg draagt voor de verwerking van de aanvraag in het FMIS. Deze aanvragen worden vervolgens doorgezet naar de tussenpersoon van de huidige reisagent die de tickets boekt. Deze worden vervolgens via e-tickets doorgestuurd naar de klant of anders door het Reisbureau opgehaald bij de reisagent. Om de aanvragen te verwerken zijn er op dit moment twee medewerkers in tijdelijke dienst. Deze functies gaan na het aflopen van de contracten over naar medewerkers die werkzaam zijn bij de Servicedesk. De verwachting is dat de werkzaamheden voor de dienstreizen ongeveer 1,5 Fte bedragen. Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de managementinformatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 23 - Ministerie van Binnenlandse Zaken - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel Rail Totaal Pagina 31 van 55

32 Figuur 11 - Min. BZK trend tickets Table 24 - Min. BZK top bestemmingen - air Bestemming Total Amsterdam 313 Curacao 141 Bonaire 138 Saint Maarten 117 Warsaw 84 Budapest 46 Aruba 45 London 41 Lisbon 33 Berlin 25 Copenhagen 24 Vienna 22 Strasbourg 20 Geneva 18 Pagina 32 van 55

33 Table 25 - Min. BZK - top airline Airline Tickets Omzet Aandeel K.L.M ,62% BRITISH AIRWAYS ,19% LUFTHANSA ,51% LOT POLISH AIRLINES ,26% INSEL AIR ,74% WINDWARD ISLAND AIRWAYS ,67% UNITED AIRLINES ,54% DELTA AIR LINES ,53% HAHN AIR ,43% AUSTRIAN AIRLINES ,42% CHINA SOUTHERN AIRLINES ,40% SINGAPORE AIRLINES ,35% MALEV ,34% MARTINAIR ,34% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd. Pagina 33 van 55

34 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport Zorg voor mensen in een gezonde samenleving. Dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Zorg voor ouderen en jongeren en voor mensen met een lichamelijke of verstandelijke handicap. Ongeveer 5000 ambtenaren van dit ministerie maken het overheidsbeleid op het terrein van de gezondheidszorg, de maatschappelijke zorg en sport. Volksgezondheid VWS stimuleert mensen tot gezond gedrag: meer bewegen, niet roken, matig alcoholgebruik, veilig vrijen en gezond eten. Mensen die problemen hebben met hun gezondheid moeten tijdig een beroep kunnen doen op de huisarts, het ziekenhuis of andere vormen van gezondheidszorg. Zij zijn daarvoor verzekerd en hebben dus recht op zorg. Samen met ziektekostenverzekeraars, aanbieders van zorg en patiëntenorganisaties zorgt het ministerie van VWS dat er genoeg voorzieningen zijn en dat mensen voldoende keuzemogelijkheid hebben. Welzijn Ook Nederland kent groepen inwoners die minder (kunnen) profiteren van onze welvaartsstaat. Zij zijn in economisch opzicht niet zelfstandig of nemen niet actief deel aan de maatschappij. In samenwerking met departementen die zich bezighouden met economie, onderwijs, wonen en milieu versterkt het ministerie van VWS de sociale infrastructuur. Belangrijke onderdelen van het sociaal beleid zijn het vrijwilligerswerk en de jeugdzorg. Sport Sport bevordert de gezondheid, zorgt voor sociale contacten en draagt bij aan de zelfontplooiing. De 'sportieve missie' van het ministerie van VWS is het mogelijk maken dat iedereen op een verantwoorde manier kan sporten. Daarnaast besteedt het ministerie geld en aandacht aan topsport, zodat Nederland ook bij internationale toernooien een goede partij is. Deelnemende diensten van het ministerie van VWS die ook onder de werkingsfeer van de te sluiten overeenkomst vallen zijn: het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG); College ter beoordeling van geneesmiddelen; de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ); de Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (RVZ); het agentschap Nederlands Vaccin Instituut (NVI); Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP); secretariaten van raden en instellingen - Centrale Commissie voor Mensgebonden Onderzoek - Gezondheidsraad - Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling - Raad voor de Volksgezondheid en Zorg Voor meer informatie zie De reizigers zijn ondermeer: - bewindspersonen; - medewerkers van het ministerie of een dienstonderdeel, die in het kader van het uitoefenen van hun functie al dan niet regelmatig zakenreizen maken. Processen Het kerndepartement van het ministerie van VWS is gevestigd aan het Parnassusplein 5 in Den Haag. Het operationeel proces voor het boeken van vlieg- en (internationale) treintickets en hotelboekingen bij binnen het Ministerie van VWS zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Pagina 34 van 55

35 Dit houdt in dat elke directie of dienstonderdeel zelf een aanvraag tot het boeken van een buitenlandse dienstreis verzendt aan de reisagent voor verdere behandeling. Een reisaanvraag wordt veelal per al dan niet onder gebruikmaking van een format verzonden aan de reisagent. De reisagent communiceert rechtstreeks met de betreffende directie/aanvrager. Voor de Dienstreizen heeft VWS is een reisverzekering afgesloten welke door de reisagent wordt geadministreerd. Daarnaast wordt bij elke boeking reeds rekening gehouden met de bijdrage voor compensatie CO2 uitstoot. Wat betreft de betaling van facturen van gemaakte dienstreizen vindt deze plaats door tussenkomst van American Express. Hiervoor heeft VWS voor elke budgethouder een AMEX lodged card aangeschaft, waarmee de reisagent reserveringen voor boekingen kan verzorgen. Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de managementinformatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 26 - Ministerie van VWS - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel (nachten) Rail Totaal Pagina 35 van 55

36 Figuur 12 - Min. VWS trend tickets Table 27 - Min. VWS top bestemmingen Bestemming Total London 465 Amsterdam 200 Geneva 127 Budapest 101 Strasbourg 85 Copenhagen 80 Milan 77 Helsinki 64 Stockholm 58 Vienna 56 Berlin 55 Warsaw 53 Rome 53 Barcelona 42 Bonaire 41 Washington 33 Pagina 36 van 55

37 Table 28 - Min. VWS - top airline Airline Tickets Omzet Aandeel K.L.M ,55% DELTA AIR LINES ,66% LUFTHANSA ,14% AUSTRIAN AIRLINES ,68% BRITISH AIRWAYS ,64% SAS ,58% TURKISH AIRLINES ,22% EASYJET ,13% MALAYSIAN AIRLINE ,06% CONTINENTAL AIRLINES ,72% SWISS ,71% LOT POLISH AIRLINES ,65% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd. Pagina 37 van 55

38 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. OCW werkt voor leerlingen, studenten en hun ouders, maar ook voor kunstenaars en museumbezoekers. Voor onderwijzers en docenten van primair tot hoger onderwijs. En voor wetenschappelijk onderzoekers en medewerkers van radio en televisie, bibliotheken en kunstinstellingen. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) bestaat uit een bestuursdepartement en een aantal uitvoerende diensten en inspecties: Ministerie van OC&W Bestuursdepartement Agentschappen Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Nationaal Archief (NA) Rijksdiensten Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) Adviesraden Onderwijsraad (OR) Raad voor Cultuur (RVC) Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid Inspecties Erfgoedinspectie (EGI) Inspectie van het Onderwijs (IVHO) Het College voor Examens (CVE) De reizigers zijn onder meer: Bewindspersonen; Medewerkers van het ministerie, die in het kader van het uitoefenen van hun functie al dan niet regelmatig zakenreizen maken; Ingehuurde externen die in opdracht of voor rekening van het ministerie reizen; personeelsleden en hun gezinsleden die op een vertegenwoordiging in het buitenland zijn of worden geplaatst; Processen Bestuursdepartement Bij het Bestuursdepartement (BD) wordt de ondersteuning op het gebied van buitenlandse dienstreizen verzorgd door het Bureau Internationale Zaken, onderdeel van de directie Internationaal Beleid (IB). Alle buitenlandse dienstreizen worden vooraf door IB getoetst op nut & noodzaak. Na akkoord van IB en de leidinggevende van de medewerker, worden individuele reizen door de medewerkers zelf via het P-Direkt portaal aangevraagd en gecontroleerd door IB. Uitzonderingen zijn de reizen voor de ambtelijke top en externen. Deze reizen worden volledig gefaciliteerd vanuit IB en buiten het portaal om. Reisdeclaraties worden opgesteld conform het Reisbesluit Buitenland. Reizen die via het portaal zijn aangevraagd, kunnen ook worden afgerekend via het portaal. Uitbetaling van ingediende declaraties gebeurt na controle van de betaalbewijzen door IB. Tevens houdt IB nog een eigen administratie bij (Excel + Clara). DUO: Bij DUO wordt de aanvraag ingediend per telefoon, mail of P-direkt. Pagina 38 van 55

39 De Front Office medewerkers controleren de aanvraag op volledigheid en juistheid en mailen deze door naar het reisbureau. Op basis van deze aanvraag geeft het reisbureau een aantal opties. Deze opties worden door de Front Office met de aanvrager doorgenomen en bij goedkeuring wordt de gewenste optie in geboekt bij het reisbureau. Alle bevestigingen, reispapieren (zowel digitaal als hardcopy) worden naar de Front Office gestuurd. De Front Office medewerkers controleren deze gegevens op juistheid en sturen de informatie door naar de aanvrager. Tussentijdse communicatie tussen reisbureau en de Front Office verloopt veelal via de telefoon. De definitieve offerte wordt via een Aanvraag tot Bestelling (ATB) geregistreerd in SAP, het ATB nummer wordt doorgegeven aan het reisbureau en moet vermeld worden op de uiteindelijke factuur. RCE: De RCE maakt tevens gebruik van het P-direkt portaal. Via dit portaal wordt de aanvraag ingediend en komt bij de reisagent terecht. Autorisatie vindt plaats door de leidinggevende, eveneens via het portal. Overige dienstonderdelen Bij de overige dienstonderdelen verlopen alle aanvragen rechtstreeks per naar de reisagent, of deels via de P-direkt portal. Voor de Dienstreizen is een reisverzekering afgesloten welke door de reisagent wordt geadministreerd. Pagina 39 van 55

40 Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de managementinformatie van de huidige reisagenten over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. De omzet van agentschap DUO is apart en alleen als samenvatting weergegeven. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 29 - Ministerie van OCW samenvatting (ex DUO) Omzet Tickets Air Hotel (nachten) Rail Totaal Table 30 - Ministerie van OCW samenvatting DUO Omzet Tickets Air 66 Hotel 53 Totaal Pagina 40 van 55

41 Figuur 13 - Min. OCW trend tickets (ex DUO) Table 31 - Min. VWS top bestemmingen (ex DUO) Ticket Destination Total LONDON 66 BUDAPEST 24 OSLO 22 STRASBOURG 19 COPENHAGEN 19 WARSAW 19 SAINT MAARTEN 17 RECIFE 17 AMSTERDAM 17 CURACAO 15 BELGRADE 14 MUNICH 14 VIENNA 13 STOCKHOLM 13 Pagina 41 van 55

42 Table 32 - Min. OCW - top airline (ex DUO) Leveranciers Ticket Omzet Aandeel K.l.m ,00% Qatar Airways ,03% British Airways ,90% Lufthansa ,74% Sas ,95% Iberia ,71% Tap Portugal ,52% Finnair ,36% Lot ,31% Austrian ,08% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd. Pagina 42 van 55

43 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Een van de belangrijkste taken van SZW is het bevorderen van de werkgelegenheid. SZW zet zich in om burgers zoveel mogelijk te laten participeren in het arbeidsproces en de afhankelijkheid van sociale uitkeringen te verminderen. Iedereen die wegens langdurige arbeidsongeschiktheid of werkloosheid niet over de middelen beschikt om in de noodzakelijke kosten van het bestaan te voorzien, kan een beroep doen op de overheid. SZW zorgt voor wetgeving op het gebied van de sociale zekerheid en op het gebied van de wettelijke pensioenvoorziening. Voor meer informatie over het ministerie van SZW, zie Processen Het proces aanvragen en plannen van buitenlandse dienstreizen is decentraal georganiseerd bij SZW. Boekingen door aangewezen / geautoriseerde medewerker (in de meeste gevallen secretariaten) Facturering per budgetplaats / directie Proces Medewerker stemt voornemen en noodzaak m.b.t. de buitenlandse dienstreis af met de direct leidinggevende (in de meeste gevallen mondeling). Afhankelijk van complexiteit, aard dossier en/of bestemming kan afstemming met directie IZ plaatsvinden (o.a. afstemming over inhoud en positiebepaling, de formulering van een instructie dan wel advies over internationaal politieke aspecten) Na akkoord door de direct leidinggevende wordt het formulier in P-direkt door de medewerker ingevuld (zo nodig wordt aangegeven of men voorschot wil) NB. Dienstreizen naar Brussel behoeven niet vooraf in het P-direktportaal aangevraagd te worden, want kan via binnenlandse reisdeclaratie in P-direktportaal, waarbij uiteraard de noodzaak tot afstemming met de direct leidinggevende en in voorkomende gevallen IZ blijft staan. Manager accordeert het P-direktformulier. Medewerker meldt bij het eigen secretariaat bestemming en reisdata i.v.m. boeken bij de reisagent. Soms wordt door de medewerker een voorkeur voor een hotel aangegeven. NB Er wordt ervan uitgegaan dat de reisagent adviseert of een voorkeurhotel binnen het tarief van het reisbesluit valt. Zo niet, dan biedt de reisagent een alternatief. Uitgangspunt is dat een hotel binnen het tarief moet vallen. Alleen indien er een zeer gegronde reden is, kan de leidinggevende hiervoor (schriftelijk / per ) toestemming geven. Deze toestemming moet bij de boeking bewaard worden. (De werkwijze om afwijking schriftelijk vast te leggen en bij boeking te bewaren is een vuistregel. Directies kunnen hiervan afwijken of eigen werkwijze volgen.) Secretariaat boekt in de regel per , zodat de vraag daarmee vastgelegd is. Indien reis op korte termijn plaatsvindt bestelt het secretariaat telefonisch NB Boekingen altijd o.v.v. referentienummer (budgetplaats, werkbudget en grootboekrekening) NB treinkaartjes kunnen door reiziger zelf bij station gekocht worden maar kunnen ook bij de reisagent besteld worden door het eigen secretariaat. De reisagent bevestigt reservering per (aan secretariaat en medewerker). NB Wijzigingen in werkwijze, afwijking van procedure(s) moeten bij de boekingsdocumenten opgeslagen worden, zodat achteraf eenvoudig onderbouwd kan worden waarom en hoe van procedure(s) is afgeweken. Na afloop, afhankelijk van aard bijeenkomst, wordt verslag / rapport opgemaakt t.b.v. manager en IZ. Medewerker maakt in het P-direktformulier de declaratie op; uitbetaling via salarisadministratie. Pagina 43 van 55

44 Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de managementinformatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 33 - Ministerie van SZW samenvatting Omzet Tickets Air Hotel (nachten) Rail Totaal Pagina 44 van 55

45 Figuur 14 - Min. SZW trend tickets Table 34 - Min. SZW top bestemmingen - air Tickets DESTINATION Total Amsterdam 40 Geneva 38 Warsaw 35 Ankara 25 Budapest 22 Berlin 13 Zagreb 11 Bonaire 10 Vienna 9 Lisbon 9 Dublin 7 Krakow 7 Vilnius 6 Rabat 6 Pagina 45 van 55

46 Table 35 - Min. SZW - top airline Leverancier Tickets Omzet Aandeel K.L.M ,04% TURKISH AIRLINES ,63% DELTA AIR LINES ,41% LUFTHANSA ,92% UNITED AIRLINES ,41% CROATIA AIRLINES ,32% SAS ,95% MALAYSIAN AIRLINE ,42% BRITISH AIRWAYS ,30% AER LINGUS ,20% LOT POLISH AIRLINES ,03% Gewenste situatie bij aanvang Dienstverlening Bij aanvang van de Dienstverlening zal de beschreven huidige situatie grotendeels worden gecontinueerd. Pagina 46 van 55

47 Ministerie van Algemene Zaken Het ministerie van Algemene Zaken (Min AZ), waar ongeveer 450 mensen werken, valt onder de politieke verantwoordelijkheid van de Minister-president. Tot het ministerie behoren o.a. het Kabinet van de Minister-president (KMP), de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) en het bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR). De ondersteuning van de gehele AZorganisatie wordt verzorgd door de zgn. Directie Bedrijfsvoering omvattend Personeelszaken, ICT, Facilitaire Zaken en Financieel Economische Zaken. Het belangrijkste doel van het ministerie is het coördineren van het algemeen regeringsbeleid. Dat vertaalt zich in een aantal taken, waaronder de ondersteuning van de Minister-president bij de coördinatie van het algemeen regeringsbeleid en het algemeen communicatiebeleid. De ambtelijke ondersteuning van de Minister-president (in zijn coördinerende rol) is een taak van het KMP, terwijl de RVD belast is met het uitvoeren van de woordvoering van de Ministerpresident, de Ministerraad en de leden van het Koninklijk Huis. De Dienst Publiek en Communicatie (DPC) een baten- en lastendienst van het departement - helpt ministeries en daaraan verbonden onderdelen communiceren met burgers. De Postbus 51 Informatiedienst is een onderdeel van DPC. De WRR is een onafhankelijk adviesorgaan dat toekomstige ontwikkelingen onderzoekt ten behoeve van het regeringsbeleid Processen Op dit moment houden zich 2 medewerkers (1 fte) bezig met het verwerken van dienstreizen voor de interne klant. Er wordt gebruikt gemaakt van om buitenlandse dienstreizen aan te vragen bij de Opdrachtnemer. Historische gegevens De feitelijke informatie over de reisomzetten van het Ministerie van Algemene Zaken is ten behoeve van deze aanbesteding bepaald op basis van de management informatie van de huidige reisagent over het volledige jaar 2011, waar nodig aangevuld met informatie uit andere bronnen. Onderstaande informatie is slechts een indicatie, gezien de regelmatig veranderende reispatronen en aanpassingen in de regelgeving. Table 36 - Min. AZ - samenvatting Omzet Tickets Air Hotel (nachten) Rail Totaal Pagina 47 van 55