Commissie Promotie en Sponsoring (CPS) 9 juli u30 Berchem

Transcriptie

1 Vlaamse Schermbond vzw Ondernemingsnummer: Zetel: Boomgaardstraat 22/56, 2600 Berchem Verslag Commissie: Commissie Promotie en Sponsoring (CPS) 9 juli u30 Berchem Aanwezig: OLIVIER ANTONIS, LIESBETH GHYS, KATHLEEN KETS, ELS VERGAUWEN VERONTSCHULDIGD: MARIJN SOMERS De vergadering wordt voorgezeten door ELS VERGAUWEN. Het verslag wordt opgemaakt door ELS VERGAUWEN. A. Goedkeuring verslag Het verslag van de CPS-vergadering van 7 november 2011 wordt goedgekeurd. Actiepunten die nog niet werden uitgevoerd, worden onderaan dit verslag bij de nieuwe actiepunten hernomen. LG denkt dat haar vader wel geïnteresseerd is om zich te engageren binnen de CPS. EV zal hem voor de volgende vergadering uitnodigen. B. Verdeling flyers De flyers zijn gedrukt en kunnen worden verdeeld. Het is de bedoeling om deze te verspreiden in sporthallen, sportdiensten of om uit te delen bij initiaties of andere promotieactiviteiten. Ze worden gratis ter beschikking gesteld aan onze clubs. C. Website a. Stand van zaken Er is een IT-er met Drupal-ervaring gevonden die bereid is om de problemen i.v.m. de vormgeving op te lossen. Hij heeft een haalbare offerte gemaakt en zou binnen korte termijn de website klaar kunnen zetten zodat de staf deze van inhoud kan voorzien. Er wordt een korte opleiding voorzien voor de staf en hopelijk is de website klaar bij de start van het nieuwe seizoen. b. Er moeten nieuwe pagina s worden gecreëerd: i. VSB-beker: Bij de communicatie rond de VSB-beker (mailing via de club; website) werd steeds vermeld wat de doelgroep is (leeftijd en er- 1

2 varing). Toch bleek uit de online-enquête dat de info niet steeds bij de schermers toekomt. De website moet meer gepromoot worden. Dit kan perfect gebeuren via de nieuwsbrief. ii. (Ex)topsporters: De (ex)topsporters en talentvolle schermers moeten zelf de inhoud aanleveren (algemene personalia, leuke weetjes, foto s, beste resultaten tot op heden, ). De staf zet alles online en vraagt hen jaarlijks een update van de gegevens. iii. Topsportschool. Volgende items dienen op de site te worden gezet: - Hoe instappen, welke richtingen kan men volgen en wat zijn de te halen doelstellingen - Hoe loopt de combinatie school/sport - Wie zijn de huidige leerlingen (korte voorstelling + hun bevindingen) - Omkadering voorstellen - Een link naar de KA Voskenslaan - Verslagen van wedstrijden, stages, met foto s c. De indexpagina voor de pers wordt aangevuld: - De schermsport - Geschiedenis - Wedstrijdkalender - Evenementen + agenda - Archief en fotogalerij - Topsporters en TSS - Contact d. Knipselservice van de VSF moet nog eens worden nagegaan. Het kan niet dat er zo korte artikels verschijnen, terwijl vele volwaardige artikels niet worden vermeld. De korte artikels zijn waarschijnlijk linken naar het volledige artikel en zouden dan ook als link moeten worden gepubliceerd. D. Nieuwsbrief: a. Slechts 1 doelgroep t.t.z. 1 soort nieuwsbrief naar allen die hiervoor inschrijven. i. Opmaak: - Uit onderzoek blijkt dat mensen in een F-vorm de pagina scannen. Eerst verticaal langs de linkerkantlijn, dan de bovenbalk horizontaal en vervolgens nog een beetje rechts halverwege de pagina. Sommige mensen lezen in L-vorm, dus na de verticale lijn gaan ze direct naar het einde. De rechte lijn gaat langs alle eerste woorden van de alinea. Daarom 2

3 moet je als schrijver van een webtekst niet alleen de kernzin vooraan zetten, maar ook de kernwoorden. Dus: een duidelijke prikkelende tittel, een eyecatcher in het midden en een goed einde. - Een opsomming leest fijner dan een stuk lopende tekst. Dus heel weinig tekst met eventueel een foto + lees meer (zie nieuwsbrief van de VSF). - Geen te lange nieuwsbrief, max 1 A4. Zo veel mogelijk vermijden dat men moet scrollen. ii. Inhoud: - Evenementen - jeugdtrainingen - Opleidingen (SRW, Trainerscursussen, oefenlessen, bijscholingen) - Vacatures trainers - Wijzigingen reglementen - Transferperiode - FAQ - Vaste link naar wedstrijduitslagen / Agenda b. De 1 ste nieuwsbrief bevat info over activiteiten die de VSB organiseert (VSBbeker, jeugdtrainingen, kadertrainingen, ) met duidelijke omschrijving welk event voor welke doelgroep (niveau) is. Verder ook de vacatures voor de verantwoordelijke per wapen en een overzicht van de zaken waarvoor men bij elk staflid terecht kan. E. Beleidsplan a. Uit de online-enquête kwamen volgende belangrijke beleidsuitdagingen: Opleiden scheidsrechters, investeren in kaderopleiding/trainers, beter communiceren ( VSB-beker, competities, VSB-Jeugdhappening, jeugdtrainingen), Interne communicatie van clubs moet beter, promotie van de schermsport in Vlaanderen is heel belangrijk! Volgende prioriteiten worden vastgelegd: Opleiden van scheidsrechters en trainers - Onderzoek regio s zonder schermclubs / schermers / trainers - Tools ontwikkelen voor promotie (hulptrainers, ludieke initiaties, trainingsfiches, ppt) en de clubs klaarstomen - VSB-jeugdhappening ook voor niet-leden - Naamsponsor zoeken - Promotieactiviteiten in samenwerking met clubs / sportdiensten / scholen Freek Braeckman vragen om hier het peterschap van te dragen. - Inititatie-sportkampen 3

4 b. EVS-dossier wordt overlopen en aangevuld (zie bijlage). c. Puntensysteem voor subsidiëren van clubs via het Jeugdsportproject wordt overlopen en aangevuld (zie bijlage). d. Good practice voor het geven van initiaties vragen aan Frederiek Troubleyn. e. Jeugdhappening i. Uitbreiden tot niet-leden (ouders, broers en zussen, vriendjes) ii. Het Happening-gehalte moet omhoog: banners (vlaggen) hangen, uithangbord met programma, gepast liedje voor elke wissel van activiteit iii. Prijzen en mogelijkheden van andere zalen bekijken en nagaan of UGent de testen ook uitvoert op verplaatsing f. ScheidsrechterT-shirt ontwerpen: logo laten ontwerpen voor T-shirt voor wie regelmatig arbitreert op de VSB-beker, naar het voorbeeld van het logo van de VSB-beker met 2 schermers die scheids (in kostuum, met das, eventueel in een bepaalde arbitrerende houding) op handen dragen. g. Interne communicatie in de clubs verbeteren: i. Bijscholing organiseren over het gebruik van de Wiki ii. Bijscholing over communicatie: Hoe mailen (mailinglists, versturen naar meer adressen onder BCC), werken met wapenkapiteins voor het regelen van deelname aan tornooien, iii. Bijscholing over de voordelen van een vzw-structuur h. Maandelijkse Poll op de website niet zozeer gebruiken om de evolutie van het bezoekersaantal te meten (te vinden bij het aantal unieke bezoekers in het webrapport), maar veeleer om de betrokkenheid en de interesse van de bezoekers na te gaan. F. Promotiefilm: Gezien er geen budget is, zou L.G. proberen via Luc Gevaert (stageverantwoordelijk op het VISO, Gent) en via Sint-Lucas (Antwerpen), het RITS (Brussel) en de PIH (Kortrijk) om voor volgend academiejaar studenten te vinden die hieraan willen werken. K.K. meldt dat ze een productiehuis heeft gevonden dat eventueel wil meewerken voor het maken van onze promotiefilm. Ze willen voor ons de gebruikelijke prijs halveren en komen tot een bedrag van 1750 euro. Contactpersoon is Marc Maes, website: EV zoekt uit of er nog federaties geïnteresseerd zijn in dit aanbod zo kan men de prijs nog drukken. 4

5 G. Varia: a. Sponsoring op kledij. Momenteel is er geen nationale sponsor zodat het moeilijk is om hiervoor een regelgeving op te stellen. Momenteel is het in voege zijnde FIE-reglement rond reclamevoorschriften voldoende. Er kan wel een melding komen op de website (bij reglementen ) dat schermers die reclame wensen van een persoonlijke sponsor, hiertoe de goedkeuring moeten vragen aan de Raad van Bestuur. b. O.A. vraagt visitekaartjes van de VSB op zijn naam. EV zal een offerte opvragen bij Reyn en Koset voor 100/200/300 exemplaren. To do H. Planning volgende vergadering Ergens in oktober-november zal via mail een nieuwe vergadering worden gepland. Actiepunt Verantwoordelijke Timing Zoeken naar studenten van een film- of multimediaschool die als eindwerk een promotie-filmpje willen maken L.G. 15/09/2012 Lijst maken met bekende personen die ooit hebben geschermd. Aan de clubs vragen welke bekende personen zich ooit bij hun club hebben aangesloten. E.V. K.C. 30/11/ /12/2011 Artikel voor het tijdschrift over de 9de lijn in het schermen M.S. 30/11/2011 uit boek over de geschiedenis van het schermen. Mogelijkheid sponsoring door Delhaize nagaan E.V. 31/12/2011 Foto s doorsturen van de nacht van de sport te Schilde M.S. 15/11/2011 Flyers verspreiden Alle CPS-ers 15/9/2012 Aanmaak nieuwe webpagina s en indexpagina s E.V. 1/9/2012 Info TSS voor website opvragen aan Paul Corteyn en E.V. 30/7/2012 Yannick Germeau Navraag knipselservice van de VSF K.C. 15/08/2012 Voorbeeld 1 ste nieuwsbrief opstellen ter goedkeuring van staf 15/8/2012 CPS Aanpassen EVS-dossier / FO1-puntensysteem / Actiepunten E.V. 15/7/2012 beleidsplan Good practice voor initiaties vragen aan Frederiek Trou- E.V; 30/12/2012 5

6 bleyn. VSB-JH: Prijzen en mogelijkheden van andere zalen bekijken E.V. 30/09/2012 en nagaan of UGent de testen ook uitvoert op ver- plaatsing ScheidsrechterT-shirt ontwerpen E.V. 15/01/2013 Uitzoeken uit of er nog federaties geïnteresseerd zijn in E.V. 30/09/2012 aanbod van Facetv Nagaan of promotiefilm subsidieerbaar is en of er budget K.C. 15/8/2012 voor is Melding reclamevoorschriften op kledij op de website E.V. 30/8/2012 Visitekaartjes voor O.A. E.V. 30/9/2012 6