Oka-reglement. Algemeen

Transcriptie

1 Oka-reglement Algemeen Een operatie is een zeer complex gebeuren met nood aan hoogtechnologische infrastructuur en vereist een zeer interactieve samenwerking. Onder de operatie verstaan we ook de preoperatieve beoordeling, de opname en de Oka-planning, de voorbereiding, de uitvoering van de operatie in de operatiezaal en de zorgen in de ontwaakzaal. Het naleven van dit reglement zal er toe bijdragen dat dit complex proces optimaal kan verlopen en dat de patiëntveiligheid, tijdens deze hoog risicovolle kernactiviteit, zal verhoogd worden. Bovendien is door de betrokkenheid van vele personen uit meerdere disciplines informatie en communicatie een wezenlijk onderdeel van het operatieve proces. Daarom zal in dit reglement ook aandacht worden besteed aan de communicatie en overdracht van gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde en veilige zorg. Het Oka-reglement werd opgesteld en goedgekeurd door het Oka-bestuur (23/09/2014) en het directiecomité (13/10/2014). Wijzigingen en aanvullingen kunnen steeds geagendeerd worden op het Oka-bestuur. OKa bestuur Samenstelling Oka-bestuur Voorzitter: prof. dr. P. De Leyn, voorzitter competentiecentrum heelkunde Ondervoorzitter: prof. dr. M. Van de Velde, diensthoofd anesthesie Secretaris: L. Torbeyns, administratief manager kritieke zorgen Operationeel directeur: N. Vansteenkiste Verpleegkundig manager operatiekwartier: G. De Voldere/P. Luysmans Medisch coördinator OKa I: dr. G. Poortmans, prof. S. Rex Medisch coördinator OKa II: prof. dr. G. Bogaert, dr. A. Teunkens Diensthoofden snijdende disciplines campus GHB Opdracht van Oka-bestuur Het Oka-bestuur heeft als doel de performantie en de kwaliteit van het peri-operatieve proces in Oka1 en CDC continu te bevorderen door: Het opstellen en permanent actualiseren van het Oka-reglement en toezicht houden op de uitvoering ervan. Toewijzen van operatiezaaltijden aan de verschillende chirurgische diensten op basis van opvolging van capaciteitsbenutting. Bovendien wordt er rekening gehouden met de bestaande wachtlijsten. Het voeren van een permanente kwaliteit- en veiligheidsopvolging voor alle activiteiten in het operatiekwartier. Bespreken en goedkeuren van de werkingskosten en investeringen. Voorbereiden en bespreken van begrotingsdossier omtrent het Oka. Het opnemen van een ondersteunende opdracht naar de operationele leiding van het operatiekwartier. Ad hoc overleg met ondersteunende diensten; technische diensten, medische administratie, apotheek, laboratoria, radiologie, ruimteplanning, voor advies en opvolging van Oka gerelateerde projecten.

2 Werking van het Oka-bestuur Het Oka-bestuur vergadert maandelijks, uitgezonderd in juli en aug, telkens op de 4 de donderdag van de maand, van 12:30uur tot 14:00uur. Het Oka-bestuur rapporteert aan het DC. Beslissingen worden in consensus genomen. Indien er geen volledige consensus bereikt wordt, zal er worden gestemd en is een meerderheid vereist. Het verslag is beschikbaar op: s.aspx Het goedgekeurd verslag wordt via mail opgestuurd naar de stafleden van alle betrokken snijdende disciplines en de hoofdverpleegkundigen. Het Oka-bestuur delegeert een aantal beleidsvoorbereidende aspecten aan het Oka-bureau. Het Okabureau neemt geen beslissingen. Samenstelling Oka-bureau Voorzitter: prof. dr. P. De Leyn Ondervoorzitter: prof. dr. M. Van de Velde Secretaris: L. Torbeyns, administratief manager kritieke zorgen Operationeel directeur: N. Vansteenkiste Verpleegkundig manager operatiekwartier: G. De Voldere/P. Luysmans Medisch coördinator OKa I: dr. G. Poortmans Het Oka-bureau komt 2 maal per maand samen als voorbereiding op het Oka-bestuur. Ad hoc kunnen - voor het bespreken van specifieke agendapunten - anderen (vb. stafleden, hoofdverpleegkundigen, ) uitgenodigd worden. Communicatie van het Oka-bestuur De agenda en het goedgekeurd verslag worden rondgestuurd naar hoofdverpleegkundigen en alle stafleden waarvan vertegenwoordiging in het Oka-bestuur. Algemeen gedrag, attitude Een heelkundige ingreep is een complex proces in een hoog risico milieu waar snel en efficiënt dient gehandeld te worden. Dit vereist een goede teamwerking. Daarom wordt er over gewaakt dat iedereen, werkzaam in het Oka, zich gedraagt conform de regels van elementaire beleefdheid, collegialiteit en wederzijds respect. Punctualiteit, sereniteit, beroepsernst, motivatie en inzet vormen de basis voor de ontwikkeling van een correct werkklimaat. Attitudes die hier systematisch van afwijken worden gesignaleerd aan de voorzitter van het Oka-bestuur of aan de verpleegkundig manager die dit op zijn/haar beurt doorgeeft aan de voorzitter van het Oka-bestuur. Attitudes Er wordt van alle medewerkers een elementaire beleefdheid verwacht, collegialiteit en wederzijds respect. Er wordt verwacht dat alle medewerkers stipt op het geplande tijdstip in het operatiekwartier aanwezig zijn zodat de ingrepen tijdig kunnen starten en de verliestijden tot een minimum beperkt blijven. Er wordt een realistische planning opgemaakt, rekening houdend met de beschikbare capaciteit. De gesuggereerde tijd van de Oka-planner geldt als standaardtijd! De juiste omschrijving van de ingreep wordt gebruikt.

3 Afwijkingen van het programma (wijzigen van volgorde, urgente ingrepen, verwachte extreem lange duurtijd van ingreep, type ingreep, ) worden tijdig gecommuniceerd aan de medisch coördinator en de betrokken hoofdverpleegkundige of zijn/haar vervanger. Er wordt van alle medewerkers een maximale inzet verwacht opdat het geplande operatieprogramma op een zo efficiënt mogelijke manier kan worden uitgevoerd. Eten en drinken is enkel toegelaten in het rust en ontspanningslokaal van het operatiekwartier. Er mogen onder geen enkele voorwaarde etenswaren, dranken en handtassen meegebracht worden tot in de operatiezalen of middenkernen. Afwijkend gedrag wordt op volgende manieren behandeld: Voor artsen: de voorzitter van het Oka-bestuur neemt contact op met het betrokken diensthoofd en staflid om het probleem te bespreken. Bij aanhoudend niet-tolereerbaar gedrag volgt een gesprek met de hoofdgeneesheer en/of de CEO. Voor niet-artsen wordt er een overleg gepland met de rechtstreeks verantwoordelijke en betrokken personeelslid. Bij aanhoudend niet-tolereerbaar gedrag volgt een gesprek met de betrokken verpleegkundig manager en de personeelsmanager. Operationele leiding van het operatiekwartier De dagdagelijkse operationele leiding valt onder de verantwoordelijkheid van de medisch coördinator Oka, onder supervisie van diensthoofd anesthesie, en de verantwoordelijke (adj)hoofdverpleegkundige, onder supervisie van de verpleegkundig manager kritieke zorgen. Hiervoor wordt binnen het team van (adj)hoofdverpleegkundigen tussen 07:00u en 19:00u een verantwoordelijke aangesteld. Deze is telefonisch te bereiken op dect De dagelijkse aansturing gebeurt zo veel mogelijk op kernniveau, waarbij het overleg tussen chirurgen, anesthesisten en (adj)hoofdverpleegkundigen zeer belangrijk is. De verpleegkundig manager, onder supervisie van operationeel directeur, is verantwoordelijk voor het pro actief beleid rond zaalgebruik (planning van zaalactiviteit > 24 uur). Taken medisch coördinator, hoofdverpleegkundige Bewaken en afstemmen van personele middelen en medische activiteiten. Verantwoordelijk voor inpassen van (semi)urgente ingrepen in het electieve programma. Verantwoordelijk voor zaalafbouw vanaf 16:00uur i.f.v. beschikbare personele middelen, aanbod van (semi)urgenties en electief programma. Oplossen van bestaffingsproblemen: verschuivingen van personele middelen tussen de verschillende kernen. Behandelen van vragen voor extra zaaltijd/ingrepen op dag 0 en/of dag +1 (binnen de 24 uur). Toezicht houden op correct toepassen van Oka-reglement en richtlijnen die gelden voor het Oka.

4 Pro actief zaalbeleid (planning > 24 uur) Taken van verpleegkundig manager Pro actief bekijken van zaalinvulling, overboekingen, onderbenutting en dit communiceren naar de betrokken diensthoofden. Inventariseren van beschikbare zaaltijd. Beschikbare zaaltijd omwille van afwezigheden van chirurgen herverdelen zodat optimaal zaalgebruik kan worden nagestreefd. Opmaken van zaalgebruik tijdens vakantieperiodes. Beheer van elektronisch Oka planningsmodule (KWS Oka-planner). Behandelen van vragen voor extra zaaltijd/ingrepen die niet (semi)urgent zijn maar kunnen worden uitgevoerd minstens 48 uur na de aanvraag (toekennen van tijdelijke extra zaaltijd). Werking De leidinggevende met N1 shift overloopt s morgens het programma en inventariseert de nog beschikbare personele middelen en bekijkt of dit een hypotheek legt op het Oka-programma. Indien een aanpassing van het electief programma noodzakelijk is, bv. na transplantatiechirurgie, ziektemeldingen, overlegt de leidinggevende met de medisch coördinator die bepaalt welk programma on hold moet worden gezet. De medisch coördinator communiceert dit aan de betrokken chirurg. Om 13:30uur is er dagelijks, op weekdagen, een kort overleg tussen de medisch coördinator en de hoofdverpleegkundigen. Indien een hoofdverpleegkundige afwezig is, wordt deze vervangen door een dagverantwoordelijke van de betrokken kern. Op dit overleg wordt de huidige stand van het Okaprogramma besproken en kunnen reeds afspraken gemaakt worden i.v.m. het verder programma en/of zaalafbouw tijdens de avonduren. De verantwoordelijke verpleegkundige tijdens de avonddienst (A shift) is, samen met de medisch coördinator verantwoordelijk voor het afwerken van het programma en voor een gecontroleerde zaalafbouw. Eventueel uitstel van ingreep wordt steeds duidelijk besproken en door de medisch coördinator gecommuniceerd aan het betrokken staflid. Oka planning Electieve ingreep Elke electieve ingreep wordt in de Oka-planner ingevoerd. De volgorde is bekend ten laatste op dag -1 om 16:00uur. Bij de planning is het zeer belangrijk dat de juiste ingreep wordt vermeld, eventueel aangevuld met vrije tekst via het varia veld. De Oka-tijd (zaal in zaal uit) wordt zo nauwkeurig mogelijk weergegeven en is default aangegeven met het gemiddelde van deze ingreep over de voorbije 6 maanden. Belangrijke informatie, nodig voor een vlotte procedure, wordt op de Oka-aanvraag weergegeven: infectie, materialen, specifieke vereisten,. Er wordt rekening gehouden met de beschikbare Oka-tijd. Indien onvoldoende Oka-tijd beschikbaar is, wordt dit tijdig gemeld aan de verpleegkundig manager, die de mogelijkheid bekijkt om extra ingrepen uit te laten voeren.

5 Urgente ingreep Een urgente ingreep wordt op dezelfde manier in het KWS ingevuld. Klik nadien in het Oka-aanvraagformulier op urgent en selecteer Oka I of Oka II. Elke urgente ingreep wordt onmiddellijk aangemeld bij de medisch coördinator (tel ), die na overleg met de betrokken chirurg en verpleegkundigen bepaalt waar, wanneer en in welke zaal deze urgentie zal doorgaan. Tijdens de daguren moet de aanmelder bovendien de verantwoordelijke anesthesist van de betrokken kern verwittigen. Niet dringende extra ingreep Elke niet dringende extra ingreep die wordt nagemeld (vanaf 07:00uur op de dag van de ingreep), wordt beschouwd als bijkomend en niet prioritair. De ingreep moet zo snel mogelijk worden gemeld aan de medisch coördinator en de hoofdverpleegkundige van de betrokken kern. De ingreep kan enkel doorgaan indien er voldoende zaalcapaciteit en voldoende personele middelen beschikbaar zijn. Volgorde ingrepenlijst De chirurg bepaalt de volgorde van de te opereren patiënten. De volgorde wordt aangeduid in de Okaplanner en is ten laatste om 16:00uur de dag voor de ingreep vastgelegd. Eventuele wijzigingen in de volgorde worden telefonisch doorgegeven aan de verantwoordelijke verpleegkundige van de kern. Bij het bepalen van de volgorde moet rekening gehouden worden met: Beschikbaarheid van materiaal. Beschikbaarheid van perfusie/medische beeldvorming. Aanwezigheid van patiënt (1 ste pat. op de lijst in Oka I wordt de dag voordien opgenomen). Preoperatief gezien door de anesthesist. Eventuele bijkomende zorg, vb. pijnpomp. Kinderen en uitgestelde ingrepen hebben bij voorkeur voorrang. Geïnfecteerde ingrepen worden bij voorkeur als laatste gepland. Plannen van besmette ingrepen De nodige informatie over de infectie, eventueel de kiem en de overdrachtsweg worden genoteerd in het medisch dossier, op de anesthesiefiche, op de preoperatieve checklist en op het Okaaanvraagformulier in KWS en wordt mondeling doorgegeven bij het oproepen of bij het aanmelden van de patiënt aan de receptie. Bij de planning wordt rekening gehouden met de septische ingreep om het operatieschema niet nodeloos te vertragen door tijdrovende reinigings- en ontsmettingsprocedures na de ingreep. Een septische ingreep wordt daarom bij voorkeur als laatste op het programma geplaatst. Ook bij opeenvolgende septische ingrepen moeten de voorgeschreven reinigings- en ontsmettingsprocedures na iedere ingreep worden toegepast. De patiënt wordt zo snel mogelijk en bij voorkeur rechtstreeks tot in de operatiezaal gebracht. Hierbij worden de specifieke voorzorgsmaatregelen die op de verpleegeenheid toegepast werden verder opgevolgd. Indien een patiënt op de verpleegeenheid omwille van de ingestelde isolatiemaatregelen een masker dient te dragen bij het verlaten van de kamer, wordt dit masker gedragen tot op het ogenblik van de intubatie. Zodra de patiënt in de zaal is, dragen alle gezondheidswerkers een masker. Het bedlinnen wordt in de zaal verwijderd. Het bed wordt buiten de operatiezaal ontsmet en opgedekt.

6 Er wordt getracht een binnenomloop- en een buitenomloopverpleegkundige aan te stellen. De binnenomloopverpleegkundige en de anesthesist dragen niet-steriele beschermende kleding (masker, gele schort en handschoenen). Plannen van ingrepen bij patiënten met latexallergie Plan de operatie bij voorkeur als eerste van de dag. Breng een waarschuwingsteken aan op de deur van de operatiezaal. Verwijder alle materiaal dat latex bevat uit de operatiezaal en de voorbereidingsruimte (handschoenen, ). Breng geen latexhoudend materiaal naar binnen. Maak gebruik van de kar met latexvrij materiaal. Was de handen vóór elk fysiek contact. Draag latexvrije handschoenen. Zie procedure: Voorzorgsmaatregelen bij een patiënt met latexallergie Toegangscontrole niet Oka personeel Personeel UZ Leuven Artsen, verpleegkundigen, studenten van diensten buiten het Oka melden zich aan de receptie van het operatiekwartier. Naargelang hun doelstelling worden zij doorverwezen naar de wachtruimte, naar de kleedruimte of worden zij verzocht een groene disposable overjas en muts aan te trekken. Personeel niet UZ Leuven Vertegenwoordigers, artsen en verpleegkundigen van buiten de UZ Leuven melden zich aan de receptie van het operatiekwartier. Administratief personeel checkt of de bezoeker verwacht wordt. De bezoeker geeft zijn identiteitskaart aan het personeel van de medische administratie en krijgt in ruil een badge met de identiteit van bezoeker en betrokken kern. Bezoekers worden doorverwezen naar de kleedruimte of, bij kortdurend bezoek, wordt hen gevraagd om een disposable jas en muts aan te trekken. Na het bezoek krijgt de bezoeker, in ruil voor de badge, de identiteitskaart terug. Vertegenwoordigers medische firma s Hiervoor gelden dezelfde afspraken als voor personeel niet-uz Leuven. Bovendien zal de vertegenwoordiger enkel op uitnodiging of na goedkeuring toegelaten worden in het operatiekwartier. Personeel van het onthaal/receptie contacteert desbetreffende hoofdverpleegkundige die op zijn/haar beurt het verantwoordelijk staflid contacteert, die al dan niet toegang verleent tot het Oka. Begeleiding in het Oka door derden In een aantal gevallen kan toegang tot het Oka toegestaan worden aan personen die er beroepshalve niet dienen aanwezig te zijn. Bij kinderen van 0 tot 15 jaar wordt de mogelijkheid voorzien dat de moeder of vader (of een andere vertrouwenspersoon zoals oma of opa) het kind begeleidt tot in de operatiezaal. Zij worden in de voorbereidingszone voorzien van muts en disposable groene jas en worden door de verpleegkundige van het operatiekwartier begeleid tot aan de operatiezaal. De ouder (of vertrouwenspersoon) blijft bij het kind tot het slaapt. Na de inductie verlaat de ouder het Oka. De verpleegkundige begeleidt de ouder terug naar de uitgang van het operatiekwartier. Wanneer het gaat om een patiënt, ouder dan 15 jaar, met een zware fysieke of mentale handicap kan begeleiding door derden (vertrouwenspersoon) toegestaan worden na akkoord van de chirurg en anesthesist.

7 Patiëntveiligheid Informed consent Het informed consent werd preoperatief reeds bekomen door de behandelende arts. De registratie ervan is beschikbaar in het patiëntdossier vooraleer de patiënt naar het operatiekwartier wordt getransporteerd. Time Out Voor de start van de chirurgische procedure wordt er een time out procedure uitgevoerd door alle betrokken zorgverleners. Na het beëindigen van de procedure wordt de sign out procedure uitgevoerd (tellen compressen, ). Patiëntidentificatie Elke (dag)gehospitaliseerde patiënt draagt steeds een armbandje. Indien om één of andere reden het armbandje voor een heelkundige ingreep dient verwijderd te worden, wordt er een nieuw armbandje aangedaan vooraleer de patiënt de ruimte (vb. operatiezaal) verlaat. Patiëntenrechten en privacy Het operatiekwartier is enkel toegankelijk voor die medewerkers en artsen die werkzaam zijn in het Oka, en beschikken over een elektronische toegangsbadge (alle andere bezoekers zie toegangscontrole niet Oka personeel) Alle personeelsleden werkzaam in het Oka houden zich strikt aan de deontologische regels met betrekking tot het respecteren van het medisch beroepsgeheim en de privacy. Planning hybride zaal (E7) Ingrepen kunnen op weekdagen in de hybride zaal (E7) gepland worden. Indien ingrepen worden gepland in de hybride zaal, wordt er gelijktijdig een andere zaal van de betrokken dienst gesloten zodat dit personeel (anesthesist en verpleegkundige) mee kan instaan voor het uitvoeren van de ingreep in E7. Met de betrokken diensten wordt een weekschema uitgewerkt. Diensten die occasioneel wensen gebruik te maken van de hybride zaal, melden dit aan de verpleegkundig manager die hiervoor beschikbare zaaltijd zoekt. Ingrepen buiten de daguren dienen te worden afgesproken met de medische coördinator en de verantwoordelijke voor medische beeldvorming. Planning robotzaal (E2) Indien ingrepen worden gepland in de robot zaal wordt er gelijktijdig een andere zaal van de betrokken dienst gesloten zodat dit personeel (anesthesist en verpleegkundige) mee kan instaan voor het uitvoeren van de ingreep in F5. Met de betrokken diensten wordt een weekschema uitgewerkt. Diensten die occasioneel wensen gebruik te maken van de robotzaal, melden dit aan de verpleegkundig manager die hiervoor beschikbare zaaltijd zoekt.