stad brugge Huis van de Bruggeling/Vrije tijd Algemene voorwaarden gebruik HALLENZALEN

Transcriptie

1 stad brugge Huis van de Bruggeling/Vrije tijd Algemene voorwaarden gebruik HALLENZALEN 1. Gebruik hallenzalen - De Brugse Hallen en het Belfort, beide erkend als beschermd monument en werelderfgoed beschikken over: de Belforttoren die een museale bestemming heeft; de Adorneszaal (museum gallery xpo Salvador Dalí); de Jan Garemijnzaal, de westvleugel van het gelijkvloers; de Hendrik Pickeryzaal, de westvleugel op de eerste verdieping; de Georges Rodenbachzaal, de oostvleugel op de eerste verdieping; de Joris Dumeryzaal, op de eerste verdieping; de Marcus Gerardszaal, op de tweede verdieping. - De historische hallenzalen de Jan Garemijn-, de Hendrik Pickery-, de Georges Rodenbach-, de Joris Dumery- en de Marcus Gerardszaal worden onder meer ter beschikking gesteld voor het houden van tentoonstellingen, vergaderingen, congressen en symposia. - De Joris Dumery- en de Marcus Gerardszaal worden enkel in gebruik gegeven samen met de Hendrik Pickery- en de Georges Rodenbachzaal. - Privéfeesten (recepties, huwelijksfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, maaltijden, banketten, e.a.) zijn niet toegestaan. - De hallenzalen worden niet aan politieke organisaties ter beschikking gesteld. - Dansfeesten en alle activiteiten waar levende dieren aan deelnemen zijn niet toegelaten. 2. Aanvraag gebruik hallenzalen 2.1 De reservatie van de hallenzalen gebeurt bij de stad Brugge, dienst Vergunningen. Men kan zich wenden tot de verantwoordelijke voor het zaalbeheer om navraag te doen naar de beschikbaarheid van de zalen en om eventueel een optie te nemen. Deze optie dient binnen de veertien kalenderdagen schriftelijk (per brief, fax of ) te worden bevestigd. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, wordt deze door de dienst Vergunningen geannuleerd. 2.2 De reservatie is pas definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief van de stad Brugge, dienst Vergunningen, en nadat aan de betalingsmodaliteiten werd voldaan. 2.3 De aanvrager dient steeds de werkelijke organisator te zijn van de activiteit. Aanvragen waarbij wordt vermoed dat de aanvrager optreedt als tussenpersoon of bemiddelaar worden geweigerd. Indien achteraf blijkt dat de aanvrager niet de werkelijke organisator is van de activiteit, wordt een sanctie opgelegd: zie verder punt 5. De algemene gebruiksvoorwaarden werden goedgekeurd door de Gemeenteraad in zitting van 30 maart 2010

2 3. Betalingsmodaliteiten 3.1 Bij de bevestigingsbrief van de stad Brugge, dienst Vergunningen, wordt een factuur gevoegd voor de betaling van de waarborgsom en de gebruiksvergoeding voor de zaal. 3.2 De waarborg dient te worden betaald binnen de 15 dagen na de verzenddatum op de bevestigingsbrief, zo niet vervalt de gegeven gebruikstoelating. 3.3 De gebruiksvergoeding dient uiterlijk 1 maand vóór de 1 e gebruiksdag te worden vereffend, tenzij de vervaldatum op de factuur dit anders vermeldt. Zo niet kan de toegang tot de zaal worden geweigerd. 3.4 De waarborgsom wordt na afloop van het evenement terugbetaald, voor zover aan de algemene gebruiksvoorwaarden werd voldaan en er geen schade werd vastgesteld. 4. Opties 4.1 De hallenzalen kunnen ten laatste 4 weken vóór de aanvang van de activiteit worden gereserveerd. 4.2 De zalen kunnen worden gereserveerd voor activiteiten die zich maximaal 2 jaar in de toekomst bevinden. 5. Oneigenlijk gebruik 5.1 In geval van oneigenlijk gebruik (d.w.z. dat de zalen voor een ander doel worden gebruikt dan hetgeen werd doorgegeven) wordt een sanctie opgelegd aan de gebruiker. Bij een eerste overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Vergunningen de vereniging gedurende één jaar ontzegd. Bij een tweede overtreding wordt het gebruik van stadszalen de vereniging gedurende twee jaar ontzegd. Bij een derde overtreding krijgt de vereniging niet langer toelating deze of een andere stadszaal te gebruiken. 5.2 In geval de duur van de activiteit de afgesproken periode heeft overschreden of in geval de zalen niet op de voorgeschreven wijze werden ontruimd, wordt een schadevergoeding gevraagd. Deze gebeurt a rato van de reële huurprijs van de zaal en/of de uurloontarieven voor het extra werk. De extra kosten zullen van de waarborgsom worden afgehouden. 6. Annulering 6.1 Indien het stadsbestuur zich, ten gevolge van overmacht, verplicht ziet het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding. De gestorte gebruiksvergoeding en waarborgsom worden door de stad terugbetaald. 6.2 Bij verzaking aan het gebruik wordt de volledige waarborgsom als annuleringsvergoeding ingehouden. De reeds betaalde gebruiksvergoeding wordt terugbetaald. 6.3 In geval van een annulering, om redenen van overmacht, wordt de volledige gebruiksvergoeding en waarborgsom aan de organisator terugbetaald. Deze annulering dient schriftelijk en met de nodige bewijsstukken te worden overgemaakt aan de stad Brugge, dienst Vergunningen. pagina 2 van 8

3 6.4 Als de gebruiksvergoeding lager is dan de waarborgsom, wordt deze gelijkgesteld aan de annuleringsvergoeding. 7. Tarieven Volgens tariefcode. 8. Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid 8.1 De organisator is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de terbeschikkingstelling van de za(a)l(en) onmiddellijk zonder schadeloosstelling worden ingetrokken of stopgezet. 8.2 Het stadsbestuur oefent geen bewaking uit over de ingerichte tentoonstellingen, neemt geen verantwoordelijkheid op zich inzake mogelijke beschadigingen, ontvreemding, enz De organisator vrijwaart de stad Brugge tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal. 8.4 Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen worden aangerekend. 8.5 Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. 9. Verplichtingen 9.1 Een volledig programma, met begin- en eindduur van alle activiteiten, zowel tijdens de opbouwperiode, de activiteiten zelf, alsook tijdens de afbouwperiode, wordt vooraf aan de dienst Vergunningen overgemaakt. 9.2 De hallenzalen worden verhuurd in de staat waarin ze zich bevinden. Het inrichten van de zaal of zalen gebeurt door de aanvrager en/of zijn medewerkers. 9.3 De aanvrager en alle personen die met hem meewerken voor het inrichten van een tentoonstelling, beurs, congres, schikken zich naar de onderrichtingen die hen door het verantwoordelijk personeel van de stad worden meegedeeld. 9.4 Vóór de ingebruikname van de zalen zal de aanvrager een staat van goed ondertekenen, waarop wordt vermeld welk stadsmateriaal mag worden gebruikt. Dit materiaal zal in eenzelfde staat terug worden afgeleverd. 9.5 Na de activiteit worden de zalen volledig ontruimd en geveegd, volgens de instructies van het verantwoordelijk personeel, in functie van het volgende evenement. De organisator of medewerker dient tevens alle vuilnis te verwijderen. 9.6 Na afloop van elk gebruik, kan de huisbewaker of de verantwoordelijke van de dienst Vergunningen een rondgang maken om de staat van de zaal te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/zij dit kenbaar te maken. 9.7 Indien na afloop van de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de organisator uitgenodigd om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de organisator hieraan verzaakt, wordt de schade door de dienst Vergunningen bepaald. De kosten voor herstel van de aldus vastgestelde schade worden van de waarborg afgehouden. pagina 3 van 8

4 10. Verbodsbepalingen 10.1 Het is verboden nagels, haken, punaises, enz. in de muren, vloeren, gordijnen, deuren en balken vast te hechten. Ook het gebruik van kleefband op de muren is verboden Het is verboden zalen van het gebouw te betreden waartoe geen uitdrukkelijke schriftelijke toelating werd verleend Bij politiebevel is het ten strengste verboden te parkeren op de binnenkoer. Enkel laden en lossen is toegelaten. 11. Brandpreventie 11.1 Het is verboden gemakkelijk ontvlambare versieringen te gebruiken voor de inrichting van tentoonstellingen of het oprichten van stands. Textiel aangewend als decor dient uit de aard van zijn samenstelling of ingevolge een behandeling niet brandbaar of moeilijk ontvlambaar te zijn. Attesten inzake brandreactie dienen te worden voorgelegd Bij tentoonstellingen en jaarbeurzen zal iedere standhouder in zijn stand beschikken over een eigen goedgekeurd, draagbaar poederblustoestel met een inhoud van 6kg bluspoeder Spots of andere schijnwerpers worden op dusdanige wijze opgesteld, dat het ontstaan van brand wordt vermeden Het gebruik van gasflessen in het gebouw is verboden. Wanneer gasflessen buiten het gebouw, in open lucht, worden opgesteld, wordt de aansluiting naar het verbruikstoestel voorzien in koperen leidingen, met vakkundig afgewerkte aansluitingen. De politieverordening betreffende het maken van vuur door middel van vaste, vloeibare of gasvormige brandstof en het gebruik van gassen op de openbare weg is van toepassing. Het door de burgemeester gemachtigd gebruik op de openbare weg van gasvormige brandstof in vervoerbare recipiënten is onder meer aan volgende voorwaarden onderworpen: a. de toegelaten gasflessenopslag wordt beperkt tot maximaal 110 liter waterinhoud; b. de gebruikte recipiënten moeten voldoen aan de bepalingen van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming. Ontspanners, leidingen, branders en toebehoren zijn van het goedgekeurde type; een keuringsbewijs van een door het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid erkend organisme, waaruit blijkt dat de ganse installatie voldoet aan alle vereisten inzake veiligheid, moet steeds kunnen worden voorgelegd. Het keuringsbewijs moet jaarlijks worden hernieuwd; c. rond de gasflessen dient steeds een zone van 2 meter te zijn afgeschermd voor het publiek. In die zone is het verboden ontvlambare vloeistoffen en brandbaar materiaal op te slaan, te roken of open vuur te maken. De aanduiding van het verbod op vuur gebeurt overeenkomstig de bepalingen van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB): Veiligheidssignalering; d. de gasflessen worden opgesteld op een stabiele en vuurvaste ondergrond, waarbij voorzorgen zijn genomen tegen het omvallen. Zij worden beschut tegen de inwerking van zonnestralen of warmtebronnen. Nabij de gasopslag is een poederblusser aanwezig met een minimuminhoud van 6 kg ABC-poeder Het gebruik van ovens, gevoed door gas, is toegelaten mits een goede aansluiting. Het gebruik van elektrische ovens is toegelaten mits het vermogen niet groter is dan het toelaatbaar vermogen van de vaste installatie. Het gebruik van frituurtoestellen is enkel pagina 4 van 8

5 toegelaten in de keukenruimte van de Jan Garemijnzaal. Het gebruik van frituurtoestellen is ten strengste verboden in de bovenzalen De toegangen tot de zalen mogen niet worden belemmerd. De aanvrager zorgt ervoor dat steeds alle doorgangen, in- en uitgangen en nooduitgangen vrij blijven. Het aantal toegelaten bezoekers in de bovenzalen (Georges Rodenbach-, Hendrik Pickery-, en tussenzaal) is in totaal beperkt tot 600 personen, en in de Jan Garemijnzaal tot 400 personen. Dit aantal is vastgesteld in verhouding tot de totale nuttige uitgangsbreedte van de zalen. De aanvrager stelt dit aantal onder zijn verantwoordelijkheid vast en zorgt ervoor dat dit aantal niet wordt overschreden. Het opstellen van stands voor tentoonstellingen, beurzen, enz. maakt steeds het voorwerp uit van een plan op schaal, met aanduiding van de inplanting van de standen en de circulatiewegen. Dit plan wordt vooraf voorgelegd aan de Brandweer Zone De aanduidingen van uitgangen, nooduitgangen en blusmiddelen moeten steeds zichtbaar zijn (niet verborgen door stands). De in de zalen aanwezige haspels met axiale voeding dienen steeds gemakkelijk bereikbaar te zijn. Het afrollen van de brandslangen moet zonder hinder kunnen geschieden. Het opstellen van stands vóór de haspels is niet toegelaten Papierresten, ledig brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbare afval moeten terstond uit het gebouw worden verwijderd Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken In alle ruimtes van de hallen geldt een algemeen rookverbod Een bevoegd persoon van de Brandweer kan controle uitoefenen over alle brandpreventievoorschriften, zoals vermeld in de voornoemde paragrafen. De burgemeester is bevoegd om het geplande evenement te verbieden of stil te leggen, wanneer de voorschriften niet worden nageleefd. 12. Verzekering 12.1 De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan of toegebracht ten gevolge van het gebruik, door de organisator zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc De stad Brugge is als eigenaar van het gebouw verzekerd voor brand-, storm- en waterschade. De clausule Afstand van verhaal werd in de brandpolis opgenomen. Bijgevolg kan er bij eventuele brand-, storm- en waterschade op de gebruikers geen verhaal worden uitgeoefend, tenzij nalatigheid of kwaadwilligheid vanwege de gebruikers wordt vastgesteld. De stad is niet verzekerd voor glasschade, diefstal, en kan dergelijke schade van de gebruikers terugvorderen. De aanvrager kan zelf een verzekering afsluiten die zijn aansprakelijkheid dekt, met uitsluiting van brand-, storm- en waterschade. pagina 5 van 8

6 13. Elektrische installaties 13.1 Vóór de opening van tentoonstellingen, beurzen, worden de bijgeplaatste elektrische installaties gekeurd door een erkend organisme, op kosten van de aanvrager. De bijgeplaatste elektrische installaties beperken zich tot het beschikbare vermogen en zijn volledig in overeenstemming met het algemeen reglement op de elektrische installaties Indien extra vermogen noodzakelijk mocht blijken, kan men zich rechtstreeks wenden tot Eandis 2. De kosten vallen ten laste van de aanvrager Als de stad de energie ter beschikking stelt, is deze levering van energie een inspanningsverbintenis, en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de stad Brugge niet voor onderbrekingen aansprakelijk worden gesteld en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn De organisator dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden De organisator dient de stad op de hoogte te brengen van elke beschadiging, afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen De organisator dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien Het is verboden wijzigingen aan de bestaande elektrische installatie aan te brengen. 14. Muziekvergunning In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 17 december 2013 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding te worden gedaan van het maken of het laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een evenement waarbij muziek wordt gemaakt. Deze melding dient in drievoud te worden overgemaakt aan de burgemeester bij per post aangetekende zending of bij afgifte in het stadhuis tegen ontvangstbewijs. (Meer informatie: Dienst Leefmilieu 3 ). 15. Accommodatie 15.1 Het is ten strengste verboden om accommodatie die tot de benedenzaal behoort, te verhuizen naar de bovenverdieping en omgekeerd. Accommodatie Jan Garemijnzaal Het verboden om de vestiaire te verplaatsen of voor andere doeleinden te gebruiken. Aan de verplaatsbare wanden kunnen enkel zaken worden bevestigd door middel van klittenband. Bij het niet gebruiken van de verplaatsbare wanden worden deze nabij de vestiaire geplaatst. Tafels en stoelen die niet in gebruik zijn, zullen steeds netjes in de keukenruimte opgestapeld staan. Tafels worden per tien op de daartoe voorziene karretjes geplaatst. De stoelen worden steeds per tien gestapeld. Accommodatie Joris Dumeryzaal/Marcus Gerardszaal Bij toelating tot het gebruik van de Joris Dumeryzaal en/of de Marcus Gerardszaal is het verboden om enig meubilair uit de zalen te verwijderen. pagina 6 van 8

7 Accommodatie Georges Rodenbachzaal en Hendrik Pickeryzaal De accommodatie die niet in gebruik is, zal steeds in de daartoe voorziene plaats zijn opgeborgen, nabij de huisbewaarderswoning en/of in de zalen achter de verplaatsbare wanden. De podiumelementen worden per tien stuks op een palet geplaatst. Aan de verplaatsbare wanden mogen in geen geval zaken worden bevestigd. Ze dienen om de zalen van elkaar af te scheiden bij het gebruik van één vleugel en om niet gebruikte accommodatie te verbergen Voor het verkrijgen van een tijdelijke telefoon- en/of internetaansluiting kan de inrichter rechtstreeks contact opnemen met een privé-leverancier. 16. Toiletten De aanvrager staat zelf in voor de uitbating van de toiletten. Hij zal ze in een nette toestand in gebruik krijgen, voorzien van toiletpapier en zeep. Hij zal ze in eenzelfde nette toestand achterlaten. De sanitaire ruimten zijn voorzien van elektrische handdrogers. 17. Lift 17.1 De aanvrager, die gebruik maakt van de bovenzalen van de hallen, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, zal ervoor zorgen dat de lift voor rolstoelgebruikers steeds goed bereikbaar is voor bezoekers met mobiliteitsproblemen De bereikbaarheid naar de toegangsdeur zal worden verhoogd door het plaatsen van dranghekken met de nodige signalisatie, die door het stadsbestuur ter beschikking zal worden gesteld De aanvrager zal de faciliteiten voor bezoekers met mobiliteitsproblemen promoten Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden. 18. Andere voorwaarden 18.1 Alle kosten wegens taksen, auteursrechten, billijke vergoeding, enz. zijn ten laste van de aanvrager die ze, zonder bemiddeling van het stadsbestuur, rechtstreeks vereffent De inrichter verbindt er zich toe in al zijn drukwerk en publiciteit voor de toegestane manifestatie in deze zaal het gebruik van de parking, met een capaciteit van 1600 wagens, aan het station aan te bevelen als ideale parking voor de bezoekers en deelnemers aan de manifestatie. Hij wijst op het bijzonder goedkoop tarief voor de verplaatsing naar het centrum en terug, met de bussen van het openbaar vervoer Indien van de openbare weg (vb. het trottoir) wordt gebruik gemaakt, moet er vooraf tijdig contact worden opgenomen met het stadsbestuur van Brugge In onderhavig reglement worden met de aanvrager zowel de gebruiker, de organisator als de medewerker(s) bedoeld In geval van vaststelling van tekortkomingen ten opzichte van één der bovenstaande voorschriften of van enige andere inbreuk, kan de burgemeester of een in zijn plaats optredend politieofficier op elk ogenblik de aan de gang zijnde activiteiten doen stilleggen en pagina 7 van 8

8 de hallenzalen doen ontruimen, indien hij oordeelt dat de tekortkomingen of de vastgestelde inbreuk een gevaar kunnen opleveren voor de veiligheid van de aanwezige personen Afwijkingen op onderhavig reglement kunnen alleen door het College van Burgemeester en Schepenen worden toegestaan. Stadbestuur Brugge Huis van de Bruggeling Dienst Vergunningen Frank Van Ackerpromenade Brugge Tel.: +32 (0) dienst.vergunningen@brugge.be 1 Brandweer Zone 1, Pathoekeweg 215, 8000 Brugge (Tel ) 2 Dienst Leefmilieu, Huis van de Bruggeling (Tel , leefmilieu@brugge.be) 3 Eandis, Scheepsdalelaan 56 te Brugge (Tel ). pagina 8 van 8