Jaarverslag seizoen en verantwoording gevoerd beleid

Transcriptie

1 Jaarverslag seizoen en verantwoording gevoerd beleid Pagina 1 van 11

2 Pagina 2 van 11

3 Voorwoord Beste leden, ouders en verzorgers, Ik kijk met trots terug op het afgelopen verenigingsjaar, dat loopt van oktober 2015 tot oktober Trainers, vrijwilligers, de commissies en bestuur hebben hard gewerkt om er een goed seizoen van te maken. Veel is bereikt maar zeker niet alles wat we voor ogen hadden. Het was een jaar met vallen en opstaan en stapje voor stapje komen we verder. Het bestuur is in het afgelopen jaar via sportsupport van de gemeente Den Haag bijgestaan door een extern financieel deskundige en een extern inhoudelijk deskundige die het bestuur heeft geholpen om te werken aan een meerjarenplan. Deze bijzondere bijstand heeft het bestuur en de vereniging geholpen om zowel financieel als beleidsmatig de vereniging te versterken. Het meerjarenplan wat ons als vereniging visie geeft op de doelen die we willen bereiken op weg naar 2018 is niet tot stand gekomen. Door verschillen in inzicht en de beoogde visie is besloten om geen meerjarenplan op te stellen maar door te gaan met het periodiek opstellen van een jaarplan. Ik zie dat er een open en transparantere wijze ontstaat waar we elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden, opbouwende feedback geven en die ook wordt geaccepteerd en waar we elkaar aanbieden om te helpen! Mooi om te zien, fouten maken mag, maar we moeten er wel van leren en voorkomen waar dat kan en verbeteren daar waar dat nodig is. Kortom ik zie dat we op weg zijn om het beste uit elkaar te halen voor een gezellige, sportieve en financieel gezonde vereniging. Het trainersteam heeft hard gewerkt om het basketbal op een zo hoog mogelijk haalbaar niveau te brengen binnen de teams. Administratief gaat het veel beter: zo weten we nu wie er wel en geen lid is. Dat heeft ook gevolgen gehad voor de financiën. Dankzij de inzet van o.a. Cathleen Tjin weten we precies wat er is ontvangen en uitgegeven en is er een jaarrekening opgeleverd die laat zien dat we financieel beter voor staan dan in oktober Het aantal boetes dat we als verenging hebben moeten voldoen was veel te hoog en laat zien dat we daar met elkaar nog hard aan moeten werken om dat te verminderen. Er is een analyse gemaakt van het soort boetes die in het nieuwe seizoen moet bijdragen om het aantal boetes met tenminste 50% te verminderen. Ton de Gier Voorzitter Pagina 3 van 11

4 1. Verantwoording gevoerd beleid (Ton de Gier) 2. Doelen en ambities Redactie: Continueren activiteiten rondom website, facebook en andere vormen van communicatie. Is een doorlopende activiteit. Opzetten van dependances om basketbal aan te bieden op scholen Plan van aanpak uitvoeren met de Jeugdsport coördinator waar deze ambitie in is opgenomen: Dit is niet door de jeugdsport coördinator gerealiseerd Aan te sluiten bij de ontwikkelingen van de bouw van de nieuwe sportcampus in het Zuiderpark: De secretaris van de vereniging is aangesloten bij gemeentelijk overleg over de bouw van de sportcampus. In januari 2017 gaat de nieuwe sportcampus open. The Jumpers onderzoekt de mogelijkheid om (een deel van) de trainingen en wedstrijden in de sportcampus te laten plaatsvinden De cultuur te veranderen en de betrokkenheid (ouderparticipatie) te vergroten: Er zal een onderzoek worden gehouden met als doel de betrokkenheid van ouders te kunnen vergroten. Dit is niet gerealiseerd. Wel zijn er losse activiteiten geweest zoals ouders meer betrekken bij bardiensten. Dit heeft tot een verbetering van de bezetting bij de bar geleid. Transparanter te zijn naar de leden en naar elkaar: Bestuur is op dinsdagvonden en bijna op elke zaterdagavond gedeeltelijk aanwezig geweest om zo zichtbaar en aanspreekbaar te zijn De voorzitter spreekt ouders, spelers en trainers en vraagt hen naar hun wensen en kritiek en neemt die mee naar de bestuursvergaderingen. Is een doorlopend activiteit De website te moderniseren: Er is een werkgroepje o.a. met Melvin Lee en Sebastiaan Hofer en Walter Mijnders die de modernisering van de website bekijken. Dit is een activiteit die nog niet is afgerond. De ledenadministratie te koppelen aan de website en te digitaliseren: In december 2016 wordt de ledenadministratie gedigitaliseerd Er is een contract getekend met All United. De eerste stappen zijn gezet maar deze activiteit is nog niet afgerond. Tafel en scheidsrechters cursussen te organiseren: Tafelcursus is georganiseerd. Scheidsrechters cursus niet. Is voor het nieuwe verenigingsjaar in het plan van aanpak van de jeugdsport coördinator opgenomen. Teammanagers (ouders) te werven voor de basketbalteams tot en met U16: Een aantal ouders hebben als teammanager gefunctioneerd. Wordt ook in het nieuwe seizoen verder uitgebouwd Bezetting van de kantine te organiseren: Is redelijk constant geweest. Huidige voorzitter is gestopt en voor het nieuwe seizoen zijn er gesprekken gevoerd en wordt gekeken hoe de activiteiten en taken van een goed draaiende Jump-inn kunnen worden belegd. Pagina 4 van 11

5 De vereniging financieel weer gezond te krijgen: De begroting realistisch en sober houden in 2016 zodat er geen tekorten meer ontstaan. Is niet geheel gerealiseerd. Leden die niet hebben betaald en het hoge bedrag aan boetes hebben een tekort opgeleverd. De achterstallige contributie wordt ook in 2016 actief geïnd. Er is sinds het voorjaar een actief invorderingsbeleid o.a. via incassobureau DAS. Integriteit en zorgvuldigheid: Doorlopende activiteit die vervolg krijgt in het nieuwe seizoen. Is nog niet gerealiseerd. Scheidsrechters in 2016: Continueren cursussen om meer gediplomeerde scheidsrechters te krijgen. Is nog niet gerealiseerd. Trainers in 2016: Continueren cursussen om meer trainers te krijgen. Is nog niet gerealiseerd. Communicatie en sponsoring: Richting nieuw speelseizoen actieve benadering om bedrijven, ouders of anderen financieel of materieel te laten bijdragen aan bekostiging van kleding, levering van materialen etc. Er is in april een belavond georganiseerd in samenwerking met de Vriendenloterij. Dit heeft voor seizoen in totaal 510 euro extra opgeleverd waarvan 310 euro van de Vriendenloterij en 200 euro sponsoring van een oud-bestuurslid. We verwachten dat deze belactie voor seizoen een meeropbrengst zal opleveren van 1000 euro uit de Vriendenloterij. De club van 50 is gevraagd om te doneren. Sponsorklik activiteiten en met name de bekendheid daarvan onder de leden en ouders bekendmaken. Is deels gebruik van gemaakt. SO! Is een nieuwe sponsor waar we via reclame-uitingen middelen mee kunnen genereren. Juridisch kader: Continueren om statuut en reglement te actualiseren, brieven en formulieren juridisch te toetsen. Is een doorlopende activiteit. Ledengroei: Door de vereniging betrouwbaar, gezellig, integer en sportief te laten ontwikkelen en de activiteiten op de nog op te zetten dependances verwacht het bestuur een ledengroei van 10% per jaar. Er zijn 72 nieuwe leden bijgekomen en er zijn 72 leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd. Netto is het ledenaantal gelijk gebleven. Wedstrijdplanning: Naast deze verbeteringen in planning en duidelijkheid omtrent deze planning zal er in de tweede seizoenshelft nauw samengewerkt blijven worden met de collegae van de andere verenigingen om zoveel mogelijk wedstrijden doorgang te kunnen laten vinden. Is deels gerealiseerd. Er zijn nog verbeteringen door te voeren in het tijdiger plannen Pagina 5 van 11

6 3. Scheidsrechters functionaris (Sebastian Hofer) Met ingang van het seizoen is Sebastian Hofer benoemd tot scheidsrechters functionaris. De functionaris heeft contact gelegd met de NBB om aan te geven dat er een nieuw contact bij H.B.V. The Jumpers is. Aan de start van seizoen was er een totaal van 50 leden met een scheidsrechters diploma niveau F. Binnen die groep bestaat er een totaal van 22 leden met een diploma op niveau E. Van de 22 Jumpers leden met een scheidsrechters E-diploma zijn er in totaal 6 die in naam van H.B.V. The Jumpers ook bondswedstrijden fluiten. Na het geven van een scheidsrechters cursus in het seizoen zijn er in totaal 6 ouders en/of verzorgers van jeugdleden geweest die een scheidsrechters diploma niveau F hebben betaald. In 12 weken tijd is één van onze E-niveau scheidsrechters verhinderd geweest om zijn of haar wedstrijd te fluiten. Dat betekent een opkomst van bijna 100%. 4. PR & Communicatie en redactiecommissie (Sebastiaan Hofer) Basketbalseizoen is het eerste seizoen sinds het jaar 2000 dat H.B.V. The Jumpers een officiële PR & Communicatie commissie heeft. Deze commissie bestaat tot nog toe uit de leden Bas Mons (ook wedstrijdsecretaris) en Sebastian Hofer (ook scheidsrechter functionaris). De PR commissie heeft zich bezig gehouden met het opzetten en onderhouden van de Jumpers facebook pagina (op 20 nov. 2015: 300 likes). Op de facebook pagina worden dagelijks nieuws en foto s geplaatst. Met een gemiddeld bereik van 470 facebook gebruikers per week en 19 likes per bericht doet H.B.V. The Jumpers nog onder voor clubs als Lokomotief, Zoebas en ST4R (gemiddeld 0,2% meer bereik en/of berichten) maar Jumpers biedt wel een sterkere online groei. Deze online interactie wil de PR commissie gaande houden, door in samenwerking met software aanbieder All United een nieuwe website aan te bieden. Deze volledig hernieuwde site moet lanceren vlak na de jaarwisseling Andere communicatie activiteiten waar de commissie zich mee bezig heeft gehouden zijn: - Het versturen van brieven naar leden voor mededelingen, herinneringen, etc. - Het organiseren van de ledenbijeenkomst aan de start van seizoen Het plannen van een eindejaarsfeest voor leden en vrijwilligers. - Het plannen van een multiculturele avond voor leden, ouders/verzorgers en vrijwilligers, waar muziek, eten en spelletjes centraal staan. Dit evenement moet bijdragen aan het Jumpers-familie gevoel. - De aansluiting bij Sponsor kliks, een website waar de vereniging geld kan verdienen aan de privé aankopen van leden. - De voorbereiding van een instructievideo voor het gebruik van Sponsor kliks. - Het Pagina 6 van 11

7 ontwerpen en vormgeven van informatieborden voor in de kantine en buiten op het bordes, waar bezoekers alle nodige informatie m.b.t. verenigingsactiviteiten kunnen lezen. Dit wil niet zeggen dat er nu geen ontwikkelingen zijn. Website: We hebben met Melvin Lee en Frank al positieve stappen gezet met een overleg over de mogelijkheden. We gaan voor behoud van huidig inhoud en we gaan met deze inhoud eerst aan de slag. Dit zal door alle uit het overleg als eerste worden voorgelegd en getest. Zodra dit en na aanlevering van info Sebastian gaan we dit als 1e ronde benoemen. De 2e ronde gaan we voor aanvulling met nieuwe wensen inlog en ledenadministratie Voor de 2e ronde is het belangrijk dat we gaan bepalen wat er extra aan informatie op de website nog moet komen. Hiervoor hebben we functioneel ontwerp en de onderwerpen die daar op staan kunnen dan besproken, verwerkt en aangeleverd worden. Inmiddels ligt het grafische ontwerp bij de technische bouwers en zal er spoedig vooruitgang komen in de ontwikkeling van de nieuwe website. 5. Juridische commissie (Bert de Rooy) Op 21 september 2015 is in de ALV door het bestuur voorgesteld tot instelling van een Juridische Commissie (JC). De ALV heeft het voorstel goedgekeurd. Bert de Rooy is bij besluit van het bestuur tot voorzitter en tevens lid van de JC benoemd. De taak van de JC is het bestuur op juridisch gebied bij te staan en te adviseren over allerhande aangelegenheden. In de afgelopen maanden heeft de JC het bestuur geadviseerd hoe om te gaan met bepalingen in de Statuten en het Huishoudelijk Regelement. Daarnaast heeft de JC het bestuur bijgestaan bij een klachtenprocedure en bij een juridisch geschil over een lid die weigerachtig is met betaling van zijn achterstallige contributie. 6. Technische commissie ( Shairon Nieuw) De vereniging op het hoogste niveau basketbal te laten spelen Plan van aanpak Jeugdsport coördinator uitvoeren waar deze ambitie in is uitgeschreven Er is geen rapportage ontvangen van de Technische Commissie 7. Secretaris (Frank Hoekemeijer) De secretaris is het seizoen belast geweest met de volgende taken: Ledenadministratie en inning van de contributies: Aan het begin van het seizoen was niet duidelijk wie actief lid was en wie wel en niet de contributie heeft voldaan. De ledenadministratie is in de loop van het seizoen op orde gebracht door alle leden die niet hadden betaald aan te schrijven. Hiermee is een (vermoedelijk beperkt) deel van de nog te innen contributies alsnog binnengekomen, dan wel is duidelijk geworden dat de leden niet meer actief waren. Alle leden die hun contributie van niet (volledig) hebben betaald zijn geroyeerd. Het ledenaantal is netto gelijk gebleven, met 72 nieuwe leden en 72 opzeggingen. Van de opzeggingen is 50% ouder dan 21 en van de nieuwe leden is 85% jonger dan 21. Er heeft dus een forse verjonging van de vereniging plaatsgevonden. Dit is enerzijds goed voor de toekomst van de vereniging. Het betekent ook Pagina 7 van 11

8 dat er van de ouders betrokkenheid wordt gevraagd om alle vrijwilligerstaken uitgevoerd te krijgen. De ambitie was om de administratie te automatiseren. Door het vele werk voor de administratie is hier niet genoeg tijd aan besteed. Wel is een contract getekend met All United en zijn de eerste stappen gezet. Komend seizoen zal dit meer prioriteit moeten krijgen. Zaalhuur t Zandje en Sportcomplex Zuiderpark en samenwerking DEA: Door actief te sturen op het efficiënt gebruiken van zaalhuur in t Zandje is een besparing gerealiseerd van EUR 7.000,-. Alsnog is het budget voor de zaalhuur met bijna EUR 3000,- overschreden. Het budget is daarbij te laag ingeschat. De gesprekken met Gemeente Den Haag over het gebruik van het nieuwe Sportcomplex in het Zuiderpark lopen traag. (Te) Veel verenigingen hebben aangegeven interesse te hebben om hun trainingen en wedstrijden in het sportcomplex te houden. Zo ook wij. Het is nog niet duidelijk op welke wijze de zalen worden toegewezen aan de verenigingen, dus dat is nog afwachten. DEA verzorgt aanvullend op de trainingen van The Jumpers extra trainingen in de kerstvakantie en de zomervakantie. DEA stemt voor de zaalhuur af met de secretaris. Ook heeft dit geleid tot de eerste Haaglanden Cup die in t Zandje is gehouden en ook voor komend seizoen door HBV The Jumpers zal worden gehost. Club leidinggevende van de Jeugdsport coördinator: Door Stichting Werkgever Sport Den Haag (WSDH) wordt aan HBV The Jumpers al jaren een Jeugdsport coördinator (JSC)beschikbaar gesteld voor 20 uur in de week. Dit seizoen heeft de secretaris de dagelijkse leiding over de JSC verzorgt. Vanwege persoonlijke omstandigheden heeft onze JSC een moeilijk jaar gehad. Dit heeft helaas veel invloed gehad op zijn activiteiten voor The Jumpers. Daardoor zijn een aantal van onze doelen niet gerealiseerd. Ook hebben wij aan het einde van het seizoen afscheid van hem moeten nemen. Inmiddels bekend dat wij per 1 september 2016 beschikken over een nieuwe enthousiaste JSC. Vrijwilligersovereenkomsten: De meeste trainers, coaches en bondsscheidsrechters krijgen een vergoeding van The Jumpers voor hun inspanningen. Vaak is dit in de vorm van een contributievrijstelling als zij zelf spelend lid zijn. Dit seizoen heeft de secretaris voor het eerst contracten geïntroduceerd voor deze vrijwilligers. Dit om ervoor te zorgen dat de onderlinge afspraken over de werkzaamheden en de daarvoor te ontvangen vergoeding helder zijn en worden nageleefd door beide partijen. De vergoeding wordt alleen uitgekeerd als er een overeenkomst getekend is en er is voldaan aan de afspraken. Dit is voor een aantal trainers niet het geval geweest. Overige taken: Door de secretaris is de inschrijving van bestuursleden en commissieleden in de Kamer van Koophandel bijgewerkt. Hiermee kunnen bestuursleden besluiten nemen namens de vereniging en bijvoorbeeld beschikken over de bankrekening. Dit seizoen is door de secretaris, in samenwerking met het bestuur, twee maal een Algemene Ledenvergadering (ALV) georganiseerd. De opkomst viel met ca. 25 leden mee ten opzichte van afgelopen jaren, maar zou wat ons betreft nog wat hoger moeten zijn. Pagina 8 van 11

9 8. Wedstrijdsecretariaat (Bas Mons) Na een wat turbulente start van het seizoen, een enigszins gehaaste planning en een leer periode van een aantal weken is het wedstrijdsecretariaat toch redelijk op zijn pootjes terecht gekomen. Een enkele wedstrijd werd vergeten, een andere onhandig ingepland voor een coach en zo nu en dan verviel er iets door een team dat niet kwam opdagen, maar over het algemeen is de eerste helft goed verlopen. Aangezien het bestuur nu langzaam maar zeker goed in hun rollen zit zal de tweede seizoenshelft ook soepeler kunnen verlopen. Ten aanzien hiervan is er specifiek een tweetal zaken die anders en dus beter zullen gaan verlopen. Te weten de volgende: * het plannen van de wedstrijden gebeurd nu met gebruik van de voorkeurscodes van de NBB, dit houdt in dat er rekening wordt gehouden met de indelingen van de teams en de tijden waarop zij spelen. * De zaal planning zal tegelijk plaatsvinden met het inplannen van de wedstrijden zodat de taakjes in principe direct bekend zijn, in plaats van een week 9of soms een paar dagen) van tevoren. Dit is voor de teams makkelijker om rekening te houden met coachen/spelen en taakjes, alsmede het ruilen onderling. Naast deze verbeteringen in planning en duidelijkheid omtrent deze planning zal er in de tweede seizoenshelft nauw samengewerkt blijven worden met de collegae van de andere verenigingen om zoveel mogelijk wedstrijden doorgang te kunnen laten vinden. Verder geld dat zoals altijd vele handen licht werk maken, mocht u zich willen inzetten om te helpen de Jumpers-kar te trekken, specifiek op het gebied van wedstrijdplanning en scores/sheets doorgeven en opsturen, stuur een mailtje naar wedstrijdsecretaris@hbvthejumpers.nl t.a.v. Bas Mons Pagina 9 van 11

10 9. Kantinecommissie (Pim Lokhoff) Bezetting van de bar, inkoop en verkoop kantine is samen met Marie en Christie georganiseerd. Samen hebben we allerlei activiteiten uitgevoerd en georganiseerd. Marie hield zich bezig met ouders van teams aanspreken en te vragen voor bardienst. Christie hielp met inkopen doen voor de kantine. Naast spelend lid en coach van JU-14 is de rol als voorzitter van de kantine duidelijk teveel gebleken. Een aantal doelstellingen zijn niet gehaald. Gelukkig is de sfeer wel terug in de kantine. Zo is er een zitbank als hangplek bij gekomen. Steeds meer leden blijven nu langer in de kantine. Er is een goed inzicht in de financiën. Een aantal zaken zijn niet gerealiseerd zoals: Pin apparaat: DKC heeft zelf al een pinautomaat, dus er zijn mogelijkheden! De voorzitter zit nu in de stichting van de kantines t' Zandje en er is dus een korte lijn met DKC. Sloten: er is nog steeds teveel onduidelijkheid over wie er nog sleutels bezitten. Het advies is om alle sloten te vervangen en niks meer bij de zaalbeheerder achter te laten. Internet: er is een gedeelde internet via DKC. We kunnen hier gebruik van maken, want Jan- Willem van DKC heeft dat recent aangevraagd. Sfeer: de kantine is een gouden kans, als er veel mensen komen voor de gezelligheid blijven ze ook drinken en eten. Er is een aantal keren een feestje geven (ook met zaalverhuur) en dat leverde een leuke bijdrage op. Capaciteit: afgelopen seizoen was de commissie van de kantine alleen door Pim bemenst ondersteund door betrokken leden. Er zijn meer mensen nodig om de Jump-inn te runnen. Een groep van minimaal 5 man / vrouw in de commissie liefst met daarbij horeca ervaring. 10. Commissie van Beroep (Sjoerd Klompmaker) Er zijn het afgelopen verenigingsjaar geen zaken voorgelegd aan de Commissie van Beroep. Op dit moment bestaat de commissie uit 2 leden: Koen Baart, voorzitter en Sjoerd Klompmaker als secretaris. 11. Penningmeester (Vacature) Zie separate financiële jaarrapportage en stukken. Pagina 10 van 11

11 Ton de Gier, Sharon Nieuw, Frank Hoekemeijer, Bas Mons, Pim Lokhoff, Sebastian Hofer, Voorzitter Vice Voorzitter en Voorzitter Technische Commissie Secretaris en Ledenadministratie, waarnemend Penningmeester Wedstrijdsecretaris Voorzitter Kantinecommissie PR en Scheidsrechters functionaris Pagina 11 van 11