Jaarverslag seizoen en verantwoording gevoerd beleid

Transcriptie

1 Jaarverslag seizoen en verantwoording gevoerd beleid 1

2 Inhoud Voorwoord Verantwoording gevoerd beleid (Ton de Gier) Vice voorzitter (Shairon Nieuw) Scheidsrechters functionaris (Sebastian Hofer) PR & Communicatie en redactiecommissie (Sebastian Hofer) Juridische commissie (Bert de Rooy) Technische commissie ( Shairon Nieuw) Secretaris (Frank Hoekemeijer) Wedstrijdsecretariaat (Bas Mons) Kantinecommissie (Pim Lokhoff) Commissie van Beroep (Sjoerd Klompmaker) Penningmeester (Vacature) Tot slot

3 Voorwoord Beste leden, ouders en verzorgers, HBV The Jumpers heeft het afgelopen verenigingsjaar, dat loopt van oktober 2014 tot oktober 2015 voor vele uitdagingen gestaan. Er is in oktober 2014 op de ALV een nieuw bestuur aangesteld. In december kon na het beantwoorden van vele vragen groen licht worden gegeven op de verantwoording van de financiën over eerder boekjaren. De combinatie van het besturen van de vereniging en het runnen van het grote Justitieproject "Alleen jij bepaalt wie je bent" in combinatie met een onderbezetting van het bestuur heeft grote gevolgen gehad voor de administratie en de financiële positie van HBV The Jumpers. De voorgestelde aanpak van een betere bestuurscultuur is niet van de grond gekomen. De financiën zijn van december 2014 tot eind juni 2015 onbeheerd geweest en er zijn ook in die periode geen rekeningen betaald. Resultaat schulden bij de NBB, de gemeente Den Haag voor de zaalhuur, onbetaalde kleding, niet geinde contributies, niet in gang gezette of afgebroken incassotrajecten. De administratie niet op orde en een signaal van de NBB dat alle onze teams uit de competitie waren gezet voor het seizoen Op 29 juni 2015 heeft het oude bestuur verslag gedaan over haar bestuursperiode inclusief het gevoerde beleid. Vervolgens is er op 29 juni 2015 tijdens de ALV een nieuw bestuur gekozen. Hoewel er wel belangstelling was vanuit het oude bestuur voor een bestuursfunctie in het nieuwe bestuur bleek daar onvoldoende draagvlak voor te zijn onder de kandidaten die samen het nieuwe bestuur wilde gaan vormen. Het nieuwe bestuur is vervolgens zeer intensief bezig geweest om de administratie, de planning voor het nieuwe seizoen en de contacten in het netwerk van de vereniging aan te halen om de leden weer in competitieverband te krijgen en dat is gelukt. Hoewel het inmiddels is gelukt om een groot gedeelte van de achterstallige contributies alsnog te innen bij de leden en bij de Ooievaarspas (bij elkaar ca euro ) en daarmee een aantal rekeningen is voldaan, is de financiële positie van de vereniging nog verre van rooskleurig te noemen. Er is nog een grote schuld van minimaal euro aan de gemeente voor de niet betaalde zaalhuur tot 1 juni 2015, waarvoor nog geen oplossing is gevonden(ten tijde van het schrijven van het jaarverslag is er nog geen uitkomst van dit overleg). Het bestuur is de afgelopen periode via de verenigingsondersteuning van de gemeente Den Haag bijgestaan door een extern financieel deskundige die de financiële jaarrekening , alsmede een reddingsplan voor de vereniging heeft opgesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat facturen ontbraken, de administratie niet goed is bijgehouden en er daardoor voor een deel geen volledige verantwoording kon worden afgelegd door het vorige bestuur over de bestede gelden. Het huidige bestuur heeft na een woelige periode unaniem besloten om niet verder te gaan met het Justitieproject "Alleen jij bepaald wie je bent". Het bleek niet mogelijk om een bestuurslid aan te stellen voor de harde (financiële kant) van het project. Zonder dat aan deze randvoorwaarde werd voldaan achtte het bestuur het niet verantwoord om de samenwerking met Justitie te verlengen. Ton de Gier Voorzitter 3

4 1. Verantwoording gevoerd beleid (Ton de Gier) De (beleids)ambities van het bestuur en de verantwoording vanaf 29 juni 2015: Een stabiele basis neer te zetten die nodig is om het basketbal in competitieverband mogelijk te maken Het bestuur heeft een informatieavond georganiseerd waar de beleidsambities zijn geponeerd De vereniging op het hoogste niveau basketbal te laten spelen Er is een plan van aanpak opgesteld met de Jeugdsport coördinator waar deze ambitie in is opgenomen Basketbal aan te bieden op bijvoorbeeld scholen Er is een plan van aanpak opgesteld met de Jeugdsport coördinator waar deze ambitie in is opgenomen Aan te sluiten bij de ontwikkelingen van de bouw van de nieuwe sportcampus in het Zuiderpark De secretaris van de vereniging is aangesloten bij gemeentelijk overleg over de bouw van de sportcampus De cultuur te veranderen en de betrokkenheid (ouderparticipatie) te vergroten Er is een informatieavond georganiseerd waar een beroep op de ouders is gedaan In de teams zijn briefjes uitgedeeld met de oproep aan ouders om te participeren Transparanter te zijn naar de leden en naar elkaar Een van de bestuursleden is op dinsdagvond aanwezig Elke zaterdagavond probeert ook een van de bestuursleden aanwezig te zijn De voorzitter spreekt ouders, spelers en trainers en vraagt hen naar hun wensen en kritiek en neemt die mee naar de bestuursvergaderingen De website te moderniseren Er is een werkgroepje o.a. met Melvin Lee en Sebastiaan Hofer die de modernisering van de website gaan bekijken De ledenadministratie te koppelen aan de website en te digitaliseren Frank Hoekemeijer is in gesprek met All United om de leden administratie te digitaliseren Ouders meer te betrekken bij de taken rond het basketbal Is gebeurd op de informatieavonden en op de ALV van september jl Tafel en scheidsrechters cursussen te organiseren In oktober zijn twee avonden georganiseerd waar 8 ouders aanwezig waren voor een tafelcursus Teammanagers (ouders) te werven voor de basketbalteams tot en met U16 Er zijn al een aantal teams waar teammanagers actief zijn 4

5 Bezetting van de kantine te organiseren Pim Lokhoff heeft een rooster met ouders en spelers (boven de 18) opgezet waardoor de kantine nagenoeg altijd bezet is De vereniging financieel weer gezond te krijgen Er is een extern deskundige via de gemeente aangetrokken die een reddingsplan heeft opgesteld en geholpen bij het opstellen van de jaarrekening De achterstallige contributie wordt actief geïnd Er is euro aan niet ontvangen Ooievaarspasgelden alsnog na intensieve gesprekken tussen het bestuur en de gemeente alsnog betaald door de gemeente Integriteit en zorgvuldigheid Er is een commissie juridische zaken ingesteld. Bert de Rooy adviseert het bestuur van de vereniging over allerhande juridische aangelegenheden Contracten met trainers bevatten de integriteitcode van de vereniging/nbb 2. Vice voorzitter (Shairon Nieuw) Als functionaris heb ik me voornamelijk bezig gehouden met het technisch beleid en daarnaast meegeholpen aan het reddingsplan en de ingang gezette hervorming van H.B.V. The Jumpers. Door mijn langdurige verbondenheid met de vereniging fungeer ik als aanspreekpunt voor iedereen, zowel intern als extern. Ik bewaak de identiteit en zorg ervoor dat continuïteit word behouden. Een bekend gezicht die zich al jaren inzet voor de club. De club die ik beschouw als mijn tweede huis. Een veilige plek waar men samen komt om niet alleen te basketballen, maar ook om te socialiseren. 3. Scheidsrechters functionaris (Sebastian Hofer) Met ingang van het seizoen is Sebastian Hofer benoemd tot scheidsrechters functionaris. De functionaris heeft contact gelegd met de NBB om aan te geven dat er een nieuw contact bij H.B.V. The Jumpers is. Aan de start van seizoen was er een totaal van 50 leden met een scheidsrechters diploma niveau F. Binnen die groep bestaat er een totaal van 22 leden met een diploma op niveau E. Van de 22 Jumpers leden met een scheidsrechters E-diploma zijn er in totaal 6 die in naam van H.B.V. The Jumpers ook bondswedstrijden fluiten. Na het geven van een scheidsrechters cursus in het seizoen zijn er in totaal 6 ouders en/of verzorgers van jeugdleden geweest die een scheidsrechters diploma niveau F hebben behaald. Pas 1 maal in 12 weken tijd is één van onze E-niveau scheidsrechters verhinderd geweest om zijn of haar wedstrijd te fluiten. Dat betekent een opkomst van bijna 100%. 4. PR & Communicatie en redactiecommissie (Sebastian Hofer) Basketbalseizoen is het eerste seizoen sinds het jaar 2000 dat H.B.V. The Jumpers een officiële PR & Communicatie commissie heeft. Deze commissie bestaat tot nog toe uit de leden Bas Mons (ook wedstrijdsecretaris) en Sebastian Hofer (ook scheidsrechter functionaris). 5

6 De PR commissie heeft zich bezig gehouden met het opzetten en onderhouden van de Jumpers facebook pagina (op 20 nov. 2015: 300 likes). Op de facebook pagina worden dagelijks nieuws en foto s geplaatst. Met een gemiddeld bereik van 470 facebook gebruikers per week en 19 likes per bericht doet H.B.V. The Jumpers nog onder voor clubs als Lokomotief, Zoebas en ST4R (gemiddeld 0,2% meer bereik en/of berichten) maar Jumpers biedt wel een sterkere online groei. Deze online interactie wil de PR commissie gaande houden, door in samenwerking met software aanbieder All United een nieuwe website aan te bieden. Deze volledig hernieuwde site moet lanceren vlak na de jaarwisseling Andere communicatie activiteiten waar de commissie zich mee bezig heeft gehouden zijn: - Het versturen van brieven naar leden voor mededelingen, herinneringen, etc. - Het organiseren van de ledenbijeenkomst aan de start van seizoen Het plannen van een eindejaarsfeest voor leden en vrijwilligers. - Het plannen van een multiculturele avond voor leden, ouders/verzorgers en vrijwilligers, waar muziek, eten en spelletjes centraal staan. Dit evenement moet bijdragen aan het Jumpers-familie gevoel. - De aansluiting bij Sponsorkliks, een website waar de vereniging geld kan verdienen aan de privé aankopen van leden. - De voorbereiding van een instructievideo voor het gebruik van Sponsorkliks. - Het ontwerpen en vormgeven van informatieborden voor in de kantine en buiten op het bordes, waar bezoekers alle nodige informatie m.b.t. verenigingsactiviteiten kunnen lezen. 5. Juridische commissie (Bert de Rooy) Op 21 september 2015 is in de ALV door het bestuur voorgesteld tot instelling van een Juridische Commissie (JC). De ALV heeft het voorstel goedgekeurd. Bert de Rooy is bij besluit van het bestuur tot voorzitter en tevens lid van de JC benoemd. De taak van de JC is het bestuur op juridisch gebied bij te staan en te adviseren over allerhande aangelegenheden. In de afgelopen maanden heeft de JC het bestuur geadviseerd hoe om te gaan met bepalingen in de Statuten en het Huishoudelijk Regelement. Daarnaast heeft de JC het bestuur bijgestaan bij een klachtenprocedure en bij een juridisch geschil over een lid die weigerachtig is met betaling van zijn achterstallige contributie. 6. Technische commissie ( Shairon Nieuw) De eerste taak als voorzitter was het samenstellen van een technisch team. Dit team bestaat uit 4 leden, Jeugdsportcoördinator Gariel Mathura (jeugd), Coach Heren 1 Kenrick Lopes (senioren), Coach U16-1 Melvin Lee (junior) en mij zelf, Shairon Nieuw. Met deze groep hebben we het nieuwe beleid samengesteld. We hebben de teamindelingen gemaakt, verdeeld in leeftijd, niveau en sekse. Ook hebben we gekeken naar de persoonlijke wensen en hebben we geprobeerd hier zoveel mogelijk rekening mee te houden. Verder hebben we ervoor gezorgd dat elk team een trainer of begeleider heeft die bij het team past. Er is een trainingsschema opgesteld, zodat iedereen zoveel mogelijk kan trainen en de sport kan beoefenen. We zijn de schakel tussen de leden en het bestuur. We houden veel contact met de begeleiders en zorgen ervoor dat de communicatielijnen zo kort mogelijk zijn. Ook spreken we regelmatig de leden aan. 6

7 Het streven is naar goed opgeleide trainers, daarom zullen we trainers cursussen gaan organiseren. Ook blijven we talenten werven en aanvulling zoeken voor de bestaande selecties en trainers/begeleiders. We houden de ontwikkelingen van de leden bij en zorgen dat ze goed terecht komen en stappen kunnen maken als ze zo ver zijn. Ook voor de recreanten proberen we het zo leuk mogelijk te houden. 7. Secretaris (Frank Hoekemeijer) Binnen het zittende bestuur houdt de secretaris zich met de volgende zaken bezig: Ledenadministratie Club leidinggevende Jeugdsportcoördinator Bestellingen tenues Ondersteunen financiële administratie met contributie inning Agenda en verslagen opstellen Algemene correspondentie via info, secretariaat en ledenadministratie mailadressen Vanuit het secretariaat is begonnen met een opschoon actie van de ledenlijst. De administratie van de leden is gecontroleerd en zo mogelijk aangevuld en aangepast. Alleen leden waarvan bekend is dat zij actieve leden zijn (doordat zij aanwezig zijn bij trainingen en wedstrijden en als er contributie is betaald), zijn opgenomen in de administratie. Daarnaast is een overzicht gemaakt van leden van afgelopen seizoen, in verband met het proberen te innen van niet betaalde contributie van seizoen Het ledenstand per is als volgt: 13 niet spelende leden (bestuursleden, trainers en scheidsrechters) 40 trainende leden 170 spelende leden Totaal 223 leden, waarvan 65 seniorleden (29%) en 158 jeugdleden (71%) Afgelopen seizoen hebben 42 leden opgezegd en dit seizoen hebben zich 67 nieuwe leden aangemeld. Van 92 leden die in de ledenlijst stonden is geen bewijs van uitschrijving aanwezig in de administratie, maar zijn deze ook geen actief lid op dit moment. Deze leden zijn niet meer opgenomen in de ledenadministratie. 8. Wedstrijdsecretariaat (Bas Mons) Na een wat turbulente start van het seizoen, een enigszins gehaaste planning en een leer periode van een aantal weken is het wedstrijdsecretariaat toch redelijk op zijn pootjes terecht gekomen. Een enkele wedstrijd werd vergeten, een andere onhandig ingepland voor een coach en zo nu en dan verviel er iets door een team dat niet kwam opdagen, maar over het algemeen is de eerste helft goed verlopen. 7

8 Aangezien het bestuur nu langzaam maar zeker goed in hun rollen zit zal de tweede seizoenshelft ook soepeler kunnen verlopen. Ten aanzien hiervan is er specifiek een tweetal zaken die anders en dus beter zullen gaan verlopen. Te weten de volgende: het plannen van de wedstrijden gebeurd nu met gebruik van de voorkeurscodes van de NBB, dit houd in dat er rekening word gehouden met de indelingen van de teams en de tijden waarop zij spelen. De zaal planning zal tegelijk plaatsvinden met het inplannen van de wedstrijden zodat de taakjes in principe direct bekend zijn, in plaats van een week 9of soms een paar dagen) van tevoren. Dit is voor de teams makkelijker om rekening te houden met coachen/spelen en taakjes, alsmede het ruilen onderling. Naast deze verbeteringen in planning en duidelijkheid omtrent deze planning zal er in de tweede seizoenshelft nauw samengewerkt blijven worden met de collegae van de andere verenigingen om zoveel mogelijk wedstrijden doorgang te kunnen laten vinden. 9. Kantinecommissie (Pim Lokhoff) Sinds de start van het seizoen is Pim Lokhoff benoemd tot de nieuwe voorzitter van de kantine commissie. Hij heeft alle taken van Hans Pleghing overgenomen. In het verlengde van zijn nieuwe functie, is hij ook deelnemer geworden van de Stichting Kantines T Zandje. Hij heeft hiervoor ook voorzitter Ton de Gier in laten schrijven via DKC s voozitter van de kantine: Jan Willem de Man. Pim is nieuw wat betreft de functie en heeft nog veel te leren, maar pakt de taak goed op en doet zijn uiterste best om de kantine weer een boost te geven. In de eerste maand heeft hij via een ouder van een spelend lid een sofa op de kop weten te tikken. Deze is gedoneerd door de ouder van het lid. Pim vind dat de kantine een warme sfeer moet uistralen, waar de leden zich graag in willen bevinden. Samen met de feestcommissie kijkt Pim dan ook naar opties om feesten en partijen te organiseren. Er zijn al 2 verjaardagen geweest van oud-leden (Faye Vas en Arvin Slagter), wat het netwerk voor de club versterkt. Dit geeft een positieve bijdrage aan HBV The Jumpers. Eind januari zal de eerste feest editie plaatsvinden, voor zowel leden als niet-leden. Het feest zal bekend gemaakt worden onder het New Years Party. Naast alle leuke initiatieven die Pim neemt, is hij ook verantwoordelijk voor de boekhouding, inkopen en uitgaven, voorraad beheer, bar-dienst bezetting en schoonmaak. Ondanks dat Pim hier volledig nieuw in is, weet hij toch de kantine draaiende te houden. Zijn ambities liggen bij de sfeer in de kantine, mogelijkheden tot pinnen en draadloos internet. Dit zijn voor hem nog punten waar winst te behalen valt. 10. Commissie van Beroep (Sjoerd Klompmaker) "De commissie van Beroep is dit najaar voor het eerst sinds vele jaren weer actief geweest. Op dit moment bestaat de commissie uit 2 leden: Koen Baart, voorzitter en ondergetekende als secretaris. Aanvulling is welkom. De zaak die aan de orde is geweest is afgedaan en hopelijk hoeft de commissie weer lange tijd niet aan de slag. 11. Penningmeester (Vacature) Zie separate financiële jaarrapportage en stukken. 8

9 12. Tot slot Het bestuur is gedreven, ambitieus maar ook realistisch en probeert daarom ook de doelen te beperken tot haalbare en uitvoerbare activiteiten. Die insteek lijkt nu zijn vruchten af te werpen en bied perspectief voor een nog beter georganiseerde 2 e helft van het seizoen. Ton de Gier, Voorzitter Frank Hoekemeijer, Secretaris Shairon Nieuw, Technische Commissie Bas Mons, Wedstrijdsecretariaat Sebastian Hofer, PR & Communicatie en Redactiecommissie 9