Infosessie studentenverenigingen

Transcriptie

1 Infosessie studentenverenigingen

2 1. Student in Gent 2. Erkende studentenverenigingen 3. Een event organiseren in Gent 4. Ondersteuning

3 1. Student in Gent a) StuGent: studentenoverleg Tweemaandelijks Voorzitter: schepen van Onderwijs, Opvoeding en Jeugd, Elke Decruynaere Wie? Stadsdiensten, kabinetten, Politie, studentenvertegenwoordigers, stuvo HOI, studentenverenigingen (konventen), externe partners Wat? Platform voor studenten naar de stad toe stad naar de studenten toe Uiteenlopende onderwerpen

4 1. Student in Gent b) WIE DOET WAT Studentenambtenaar Coördinerende rol tussen studenten, HOI, stadsdiensten en externe partners Studenten stem geven in beleid: StuGent (studentenoverleg) Opvolgen samenwerkingen: Tumult.fm (cultuurblog, facebook en radio) studentenmobiliteit Werkgroep internationale studenten Ondersteunen studentenevenementen zoals bvb Kick Off

5 Studentenpreventiecoach Draaiboek kotgerelateerde overlast Doopdecreet Glasverbod Overpoort tussen 20u en 7u! Ook op Kramersplein. Plakbeleid Sensibilisatiecampagnes Valentijnsactie Studentenvieruurtjes Marianne de kotmadam Kot op slot Bye bye nachtlawaai

6 c. Info Website student in Gent Like Student in Gent op facebook

7 2. Erkende studentenverenigingen Wie? Alle verenigingen erkend door Universiteit Gent DSA, stuvo s hogescholen 151 erkende studentenverenigingen Voordelen? Logistieke ondersteuning evenementen Gratis gebruik uitleendienst evenementen en feesten Korting zalenverhuur zalen Stad Gent

8 3. Een event organiseren in Gent I. OPENBAAR EVENEMENT

9 I. OPENBAAR EVENEMENT a) AANVRAAG inname openbaar domein: goedkeuring College nodig na advies veiligheidsdiensten Hou rekening met aanvraagtermijnen! Coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag 3 maanden op voorhand! Alle andere evenementen = minstens 7 weken op voorhand Aanvraag + INPLANTINGSPLAN doorsturen naar: Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren Botermarkt 1, 9000 Gent (postadres!) Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (werkadres) Meer info: evenementen.feesten.iod@stad.gent

10 I. OPENBAAR EVENEMENT b) DRANKVERGUNNING Onderscheid tussen gegiste dranken (bieren, wijnen ) en sterke dranken (gedistilleerde/gestookte dranken) Wie vraagt aan? Verantwoordelijke(n) van de organisatie Wanneer? Maand vooraf. Wat heb je nodig? Een plannetje met de ligging van de drankverkoop Een moraliteitsattest (enkel de organisator) Voor verenigingen met een statuut (bv. vzw s): de statuten van de vereniging Een toelichting wie welke activiteit organiseert (bv. een folder of uitnodiging)

11 I. OPENBAAR EVENEMENT Waar? Horecabureau Belfortstraat Gent tel: c) MORALITEITSATTEST Waarom? Om de drankvergunning te kunnen verkrijgen. Waar? Bij de politie van de stad of gemeente waar je gedomicilieerd bent.

12 I. OPENBAAR EVENEMENT d) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Kleinschalig event (<300): standaardregels Midschalig event ( ): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 90 db(a), gemeten als LAeq, 15 minuten Grootschalig event (>2000): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 95 db(a), gemeten als LAeq, 15 minuten Einduur: weekregime (23:00 uur) en weekendregime. In het weekendregime (01:00 u) + uitloopfase uitzondering op weekregime moet aangevraagd worden! enkel Student Kick Off en 12urenloop

13 I. OPENBAAR EVENEMENT e) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Event op openbaar domein: aanvraag naar Event op privé-domein: aanvraag naar Sonometer nodig? Via uitleendienst

14 I. OPENBAAR EVENEMENT f) SABAM / BILLIJKE VERGOEDING Licentie SABAM aanvragen Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort. Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op voorhand g) OPMAAK VEILIGHEIDSPLAN Op vraag van en i.s.m. veiligheidsdiensten (Politie en Brandweer), aanstellen veiligheidscoördinator. Risico-analyse Er wordt oa bepaald of je sfeerbeheerders, security, Politie moet inzetten, hulpdiensten

15 I. OPENBAAR EVENEMENT h) OPMAAK AFVALPLAN Wanneer? > 500 bezoekers In samenwerking met IVAGO Afvalplan mailen naar Ivago en dienst evenementen? Tips voor een afvalarm evenement: Afval voorkomen + selectief inzamelen Afvalarme promotie Herbruikbare bekers (via Ivago)

16 I. OPENBAAR EVENEMENT i) OPMAAK BEWONERSBRIEF Impact op vlak van geluid, afval, bereikbaarheid? Per brief buurtbewoners op de hoogte brengen (2 weken voor event) Vermeld mogelijke impact en inspanningen m.b.t. Geluid: vermelden dat geluidshinder kan ontstaan; vermeld soundchecks (voor grotere evenementen), start- en einduur en vergunde geluidsnormen Op- en afbouwperiode Verkeer en bereikbaarheid: wordt het verkeer omgeleid? Blijven straten, huize, garages, bereikbaar? Geldt er een tijdelijk parkeerverbod?

17 I. OPENBAAR EVENEMENT i) OPMAAK BEWONERSBRIEF Vermeld in de brief een telefoonnummer waarop de buurtbewoners jullie kunnen contacteren (zowel tijdens op- en afbouwperiode als ook tijdens activiteit!). Bewonersbrief mailen aan (4 weken voor event): Politie via (wijkregisseur binnenstad)

18 I. OPENBAAR EVENEMENT k) AANVRAAG AANSLUITING ELEKTRICITEIT Aansluiting op elektriciteitsnet Stad Gent: aanvraag 8 weken op voorhand mailen naar evenementen.feesten.logistiek@stad.gent l) AANVRAAG MATERIAAL Podia, blusapparaten, afsluitingen, audio/visueel materiaal Gratis voor erkende studentenverenigingen Eerst komt, eerst maalt: op tijd aanvraag doen! Aanvraag mailen naar evenementen.feesten.logistiek@stad.gent

19 3. Een event organiseren in Gent II. GEEN INNAME OPENBARE DOMEIN

20 a) MELDINGSPLICHT bij politie / burgemeester Meldingsformulier 6 weken op voorhand mailen. b) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Uitbater moet voorwaarden (3 categorieën) zaal kennen, wil men een geluidsniveau spelen dat buiten reguliere niveaus ligt? = uitbater of organisator vraagt afwijking aan via secretariaat.milieudienst@stad.gent

21 II. GEEN INNAME OPENBARE WEG c) SABAM (= auteursrechten) Licentie aanvragen 10 dagen op voorhand Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort. d) BILLIJKE VERGOEDING (= uitvoerdersrechten) Online aangifte minimum 5 dagen op voorhand Tenzij zaaluitbater een jaarvergoeding dans betaald.

22 II. GEEN INNAME OPENBARE WEG e) VERZEKERING Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade bij derden. Reguliere werking = groepspolis burgerlijke aansprakelijkheid (BA) Materiële schade Lichamelijk schade Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA Af en toe: dagverzekering afsluiten Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten

23 II. GEEN INNAME OPENBARE WEG e) VERZEKERING Via provincies kan je intekenen op een verzekering die naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd en gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar. Verzekering tegen ongevallen Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten. Rechtsbijstand Een rechtsbijstandpolis dekt: burgerlijk verhaal, strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging, insolventie van derden en strafrechtelijke borgtocht.

24 II. GEEN INNAME OPENBARE WEG f) SECURITY SFEERBEHEER Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie Erkende bewakingsfirma: melden aan Vrijwilligers: verschillende voorwaarden Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren 10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking) Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura) Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester

25 II. GEEN INNAME OPENBARE WEG g) ZALEN Fuifzalenzoeker Polyvalente zalen: Gildenhuis, OC Oostakker, JOC Minus One, JOC Vierde Zaal Gentbrugge, De Zulle Tarief erkende studentenvereniging bij niet-commerciële activiteit Checklist organisatie fuif op

26 4. Ondersteuning I. FINANCIEEL

27 I. FINANCIEEL a) ALLES KAN! Of toch bijna -30 jaar Film, mode, video, dans, multimedia, beeldende kunst, muziek, literatuur, theater, skaten, groenten kweken, breien, Alles Kan geeft je de kans om jouw cultureel, sportief, artistiek, sociaal of educatief idee te realiseren Maximaal 3000 euro Dossier indienen via Vrije tijd + Gent + toonmoment

28 I. FINANCIEEL b) BUURT BEWEEGT Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden Voorwaarden: Wat? duurzaam sport-/beweeggedrag tot doel hebben oog hebben voor gezondheid waarbij ethisch en medisch verantwoord sporten/bewegen centraal staat de sociale cohesie van de buurt bevorderen. Gratis lesgever Gratis verzekering Gratis materiaal en advies Timing: 6 weken op voorhand aanvraag mailen naar sportdienst@stad.gent

29 I. FINANCIEEL c) WIJK AAN ZET Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden Wat? Festival, straatfeest, openluchtboekenmarkt, Voorwaarden: Verbeter het buurtgevoel van jouw wijk Subsidie moet in verhouding zijn met de kostprijs van het initiatief of project Jouw project moet uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd worden Wat? Tot euro Timing: aanvraag indienen in februari en september, mailen naar wijkaanzet@stad.gent Beoordeling door wijkjury, beslissing door college na 90 dagen

30 I. FINANCIEEL d) ANDERE SUBSIDIES Artiest zoekt feestneus Klimaatproject Ondersteuning sportieve evenementen Socio-culturele events en feesten Youth in action

31 4. Ondersteuning II. LOGISTIEK

32 II. LOGISTIEK a)uitleendiensten Provincie Oost-Vlaanderen Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55 Jeugddienst Stad Gent Fuifset audio, fuifset licht, sportmateriaal, groot materiaal Forelstraat 37 Aanvraagformulier: of Open: Maandag-vrijdag 9u-17u Dienst Evementen, Feesten, Markten en Foren Podiumelementen, brandblussers, lichtset, Wiedauwkaai 49A Bloso: sportmateriaal Aanvraagformulier:

33 b) ZALENVERHUUR Jeugddienst-Huis van de student 3 zalen + beamer + laptop o o o Kioskzaal: 100 pers., podium, tafels, projectiescherm Balkonzaal: 25 pers., tafels en stoelen Living: buiten de diensturen Sociaal culturele activiteiten = gratis Beschikbaar? Minimum 3 weken op voorhand aanvragen Aanvraagformulier + brandverzekering + burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid

34 b) ZALENVERHUUR Andere zalen Stad Gent Voor vergaderingen, repetities, voorstellingen, lezingen, presentaties, e.a. Cultuurdienst Zalen Veldstraat 82A, 9000 Gent of Elke weekdag open van 9.00 tot uur

35 c) GENTSE GRUUTE KUIS Week voor of na zondag 20 maart Oproep aan studentenverenigingen om deel te nemen Plein, park, straat schoonmaken Inschrijven via Materiaal via Ivago: handschoenen, grijpers, veegborstels, zakken schriftelijke instructies en veiligheidstips ophalen van het ingezamelde afval Na opkuis volgt een attentie van Ivago!

36 Contactgegevens Anneke Vanden Bulcke (studentenambtenaar) Frank De Staebel (fuifambtenaar) Jeugddienst Huis van de Student Kammerstraat Gent Openingsuren: maandag - woensdag - vrijdag uur en uur Dinsdag uur Donderdag gesloten

37 Bedankt voor uw aandacht