Een event organiseren in Gent I. OPENBAAR EVENEMENT

Transcriptie

1 Een event organiseren in Gent I. OPENBAAR EVENEMENT

2 a) AANVRAAG inname openbaar domein: goedkeuring College nodig na advies veiligheidsdiensten Hou rekening met aanvraagtermijnen! Coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag 3 maanden op voorhand! Alle andere evenementen = minstens 6 weken op voorhand! Geen 6 weken op voorhand = geen event! Aanvraag + INPLANTINGSPLAN doorsturen naar: Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren Botermarkt 1, 9000 Gent (postadres!) Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (werkadres) Meer info: iod@stad.gent

3 b) DRANKVERGUNNING De uitbater van een occasionele drankgelegenheid dient over geen vergunning te beschikken en dient bijgevolg geen aanvraag daartoe in te dienen. Het schenken van sterke drank is nog steeds onderworpen aan een speciale machtiging van het college van burgemeester en schepenen aanduiden op formulier inname openbaar domein.

4 c) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Kleinschalig event (<300): standaardregels Midschalig event ( ): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 90 db(a), gemeten als LAeq, 15 minuten Grootschalig event (>2000): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 95 db(a), gemeten als LAeq, 15 minuten Einduur: weekregime (23:00 uur) en weekendregime. In het weekendregime (01:00 u) + uitloopfase uitzondering op weekregime moet aangevraagd worden! enkel Student Kick Off en 12urenloop

5 c) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Event op openbaar domein: aanvraag naar Event op privé-domein: aanvraag naar Sonometer nodig? Via

6 d) SABAM / BILLIJKE VERGOEDING Licentie SABAM aanvragen Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort. Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op voorhand e) OPMAAK VEILIGHEIDSPLAN Op vraag van en i.s.m. veiligheidsdiensten (Politie en Brandweer), aanstellen veiligheidscoördinator. Risico-analyse Er wordt oa bepaald of je sfeerbeheerders, security, Politie moet inzetten, hulpdiensten

7 f) OPMAAK AFVALPLAN Wanneer? > 100 bezoekers In samenwerking met IVAGO Afvalplan mailen naar Tips voor een afvalarm evenement: Afval voorkomen + selectief inzamelen Afvalarme promotie Herbruikbare bekers (via Ivago)

8 g) OPMAAK BEWONERSBRIEF Impact op vlak van geluid, afval, bereikbaarheid? Per brief buurtbewoners op de hoogte brengen (2 weken voor event) Vermeld mogelijke impact en inspanningen m.b.t. Geluid: vermelden dat geluidshinder kan ontstaan; vermeld soundchecks (voor grotere evenementen), start- en einduur en vergunde geluidsnormen Op- en afbouwperiode Verkeer en bereikbaarheid: wordt het verkeer omgeleid? Blijven straten, huize, garages, bereikbaar? Geldt er een tijdelijk parkeerverbod?

9 g) OPMAAK BEWONERSBRIEF Vermeld in de brief een telefoonnummer waarop de buurtbewoners jullie kunnen contacteren (zowel tijdens op- en afbouwperiode als ook tijdens activiteit!). Bewonersbrief mailen aan (4 weken voor event): Politie via (= wijkregisseur binnenstad, andere wijkregisseur indien niet in binnenstad)

10 h) AANVRAAG AANSLUITING ELEKTRICITEIT Aansluiting op elektriciteitsnet Stad Gent: aanvraag 8 weken op voorhand mailen naar herman.sergeant@stad.gent en iod@stad.gent i) AANVRAAG MATERIAAL Podia, blusapparaten, afsluitingen, audio/visueel materiaal Gratis voor erkende studentenverenigingen Eerst komt, eerst maalt: op tijd aanvraag doen! Aanvraag mailen naar uitleenpunt@stad.gent

11 j) VERZEKERING Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade bij derden. Reguliere werking = groepspolis burgerlijke aansprakelijkheid (BA) Materiële schade Lichamelijk schade Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA Af en toe: dagverzekering afsluiten/evenementenpolis Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten

12 j) VERZEKERING Via het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk kan je intekenen op een verzekering die naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd en gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar. Vervangt jaarverzekering niet, kan ingeschakeld worden bij activiteiten waar je beroep doet op extra vrijwilligers Verzekering tegen ongevallen Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten.

13 k) SECURITY SFEERBEHEER: 4 mogelijkheden Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie Vrijwilligers: verschillende voorwaarden Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren 10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via cpv@politie.gent.be Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking) Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura) Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester

14 k) SECURITY SFEERBEHEER: 4 mogelijkheden Erkende bewakingsfirma: melden aan cpv@politie.gent.be 10 dagen voor event melden (+ namen van personen die kledij en handbagage checken, RRN en adres) aan burgemeester via cpv@politie.gent.be Combinatie vrijwilligers bewakingsfirma

15 l) FLYEREN Opruimplicht binnen een straal van 100 meter In de hand geven Aangifte flyeren 5 dagen voor verspreiding (min 38 euro) Zadelhoezen plaatsen op fietsen is verboden! m) PLAKKEN Enkel op de voorziene aanplakborden Niet overplakken (tenzij event voorbij is) 1 affiche per event enkel op de voorziene aanplakborden Hou je je niet aan deze regels: administratieve boetes ( euro) + ev kosten voor verwijderen affiches

16 n) AANSLUITING OP WATERNET Aanvraag bij Farys

17 Ondersteuning I. FINANCIEEL

18 I. FINANCIEEL a) ALLES KAN! Of toch bijna -30 jaar Film, mode, video, dans, multimedia, beeldende kunst, muziek, literatuur, theater, skaten, groenten kweken, breien, Alles Kan geeft je de kans om jouw cultureel, sportief, artistiek, sociaal of educatief idee te realiseren Maximaal 3000 euro Dossier indienen via Vrije tijd + Gent + toonmoment

19 I. FINANCIEEL b) BUURT BEWEEGT Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden Voorwaarden: Wat? duurzaam sport-/beweeggedrag tot doel hebben oog hebben voor gezondheid waarbij ethisch en medisch verantwoord sporten/bewegen centraal staat de sociale cohesie van de buurt bevorderen. Gratis lesgever Gratis verzekering Gratis materiaal en advies Timing: 6 weken op voorhand aanvraag mailen naar sportdienst@stad.gent

20 I. FINANCIEEL c) WIJK AAN ZET Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden Wat? Festival, straatfeest, openluchtboekenmarkt, Voorwaarden: Verbeter het buurtgevoel van jouw wijk Subsidie moet in verhouding zijn met de kostprijs van het initiatief of project Jouw project moet uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd worden Wat? Tot euro Timing: aanvraag indienen in februari en september, mailen naar wijkaanzet@stad.gent Beoordeling door wijkjury, beslissing door college na 90 dagen

21 I. FINANCIEEL d) ANDERE SUBSIDIES Artiest zoekt feestneus Klimaatproject Ondersteuning sportieve evenementen Socio-culturele events en feesten Youth in action! Tijdig aanvragen!

22 Ondersteuning II. LOGISTIEK

23 II. LOGISTIEK a) UITLEENDIENSTEN Provincie Oost-Vlaanderen Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55 Uitleenpunt Dienst Evementen, Feesten, Markten en Foren Podiumelementen, brandblussers, lichtset, Wiedauwkaai 49A Aanvraagformulier: Sport Vlaanderen: sportmateriaal

24 b) ZALENVERHUUR Jeugddienst-Huis van de student 3 zalen + beamer + laptop o Kioskzaal: 100 pers., podium, tafels, projectiescherm o Balkonzaal: 25 pers., tafels en stoelen o Living: buiten de diensturen Sociaal culturele activiteiten = gratis Aanvraagformulier indienen, minimum 3 weken op voorhand

25 b) ZALENVERHUUR Andere zalen Stad Gent Voor vergaderingen, repetities, voorstellingen, lezingen, presentaties, e.a. Cultuurdienst Zalen Veldstraat 82A, 9000 Gent of Elke weekdag open van 9.00 tot uur Fuifzalenzoeker

26 Contactgegevens Anneke Vanden Bulcke (studentenambtenaar) Jeugddienst Huis van de Student Kammerstraat Gent Openingsuren: maandag - woensdag - vrijdag uur en uur Dinsdag uur Donderdag gesloten