HANDOUT : Besluitvorming: inhoud en proces 1

Transcriptie

1 HANDOUT : Besluitvorming: inhoud en proces 1 Bewerking van ORBA handout tbv VH training - alleen verspreiden na overleg!! A. Vinke & I ten Berge Binnen een organisatie zijn verschillende processen te onderscheiden. Deze processen lopen deels gelijk, maar ook deels paralel of onafhankelijk. Om heldere en inzichtelijke beslissingen te nemen is het belangrijk deze drie processen te onderscheiden: 1. het werkproces: dit zijn de stappen die gezet moeten worden om een kind en een adoptiegezin te matchen (wat en wanneer doe je iets bv. Centrale intake, landenintake, match, reis etc. ) 2. het beslissingsproces: dit is het proces van kernbeslissingen die in het werkproces genomen worden (welke info heb je nodig, waarom neem je een bepaald besluit). 3. het handelingsproces: dit is de wijze waarop de individuele werker met zijn of haar team het werk uitvoert (hoe doe je dat welke vragen stel je, waar nodig je mensen uit etc.) In de VH training oefenen we aan de hand van voorbeelden hoe besluiten tot stand komen en hoe we om kunnen gaan met situaties in concrete situaties - we zitten dan voornamelijk op niveau van beslissingproces en handelingsproces. Werkproces is meer een beleidskeuze van de organisatie en verschilt tussen de verschillende verguninghouders. Het besluitvormingsproces bestaat uit verschillende stappen, waarin je steeds op grond van de beschikbare informatie een beeld vormt en vervolgens één of meer beslissingen neemt. Het gaat dan niet om allerlei kleine beslissingen, maar om de kernbeslissingen in het werk van Vergunninghouders. Een kernbeslissing is een essentiëel beslismoment met een ja/nee uitkomst (go-no go). Het zijn de belangrijkste keuzemomenten in het besluitvormingsproces: de uitkomst is bepalend voor het verdere verloop van het werkproces en voor het handelen van de medewerker Inhoud De inhoudelijke kant van besluitvorming gaat over welke informatie je nodig hebt om een specifieke beslissing te nemen. Waar moet je een beeld of oordeel over vormen en wat moet je daarvoor in ieder geval weten? Het beeld of oordeel dat je moet vormen en de informatie die daarvoor minimaal noodzakelijk is, verschilt per beslismoment. Hiervoor is het model van de Ruit uit de UK geïntroduceerd. Proces Het proces geeft aan welke stappen je zet om van informatie tot een besluit te komen. De processtappen zijn: 1. informatie verzamelen (kindrapport en gezinsrapport) 2. ordenen (checklist) 3. analyseren (van wie heb je de info, zijn er risicofactoren, hoe zwaar wegen ze?) 4. een conclusie formuleren (wat zegt dit over de ouders en ove rr het kind? 5. Beslissen 1 Deze tekst is een bewerking van een handout uit het ontwikkeltraject methodiek Onderzoek Risicotaxatie Besluitvorming AMK s, en copyright berust bij NIZW Jeugd & AVM. In gewijzigde vorm is het opgenomen in Beslissen over vermoedens van kindermishandeling.handreiking en hulpmiddelen voor het Advies en Meldpunt Kindermishandeling. I.ten Berge & A. Vinke, Utrecht/Woerden.

2 Deze stappen komen bij ieder beslismoment terug. Het onderscheiden van deze stappen helpt je bij het expliciteren van waar je mee bezig bent EN het helder maken van je besluitvormingsproces. Verzamelen van informatie Om een goed beeld of oordeel te kunnen vormen, heb je informatie nodig. Welke informatie dit is, verschilt per beslismoment. Je moet in ieder geval díe informatie verzamelen die je nodig hebt om een beslissing te kunnen nemen over de volgende stap. Teveel informatie verzamelen is niet nodig en kan zelfs verwarrend werken ( door de bomen het bos niet meer zien ). Naast informatie die relevant is voor het te nemen besluit, heb je misschien nog andere info nodig. Zo kan het zijn dat je zelf informatie nodig hebt over een bepaalde aandoening of over een medische behandeling die het kind in Nederland zal moeten ondergaan. Die informatie zul je dan zelf ofwel bij de eigen organisatie (medische lus) ofwel via derden moeten achterhalen. Onderscheid informatie die het oordeel of besluit bepaalt van informatie die belangrijk is in meer algemene zin. Ordenen van informatie Door de beschikbare informatie te ordenen, krijg je een beter zicht op wat die informatie zegt over de opvoedingssituatie en de opvoedings- en ontwikkelingsvraag van het kind. Informatie kan je op verschillende manieren ordenen. Analoog aan Van Montfoort (2000) kiezen we voor het onderscheid naar: - Bron: van wie komt de informatie? - Inhoud: waarover gaat de informatie (kind, opvoeder, omgeving, etc.)? - Aard: het soort informatie, bijvoorbeeld feit, norm, of mening. Ook informatie die er NIET is moet je meenemen, dat wil zeggen als belangrijke informatie ontbreekt moet je je rekenschap geven van het belang daarvan. De zogenaamde witte vlekken in het rapport of in het dossier zijn ook belang. Zij verschaffen je ook informatie. Je kan ze alleen maar in ALGEMENE ZIN bekijken, dus waar info ontbreekt, kan je alleen maar een grove inschatting maken wat je weet over dit onderwerp uit onderzoek (bv. Uit de meta-analyses). Belangrijkste punt is dat je vastlegt wat je WEL en wat je NIET aan info hebt over een kind en diens toekomstige ouders. Als je informatie uit algemene bronnen (meta-analyses bv.) gebruikt voor het maken van een inschatting, moet je dat ook ergens neerschrijven. Als jouw inschatting gemaakt wordt puur op eigen praktische ervaring, moet ook dat in het dossier gemeld worden. Analyseren van informatie Wordt de informatie bij het ordenen gesorteerd naar soort, bij het analyseren gaan we elk stukje informatie inhoudelijk tegen het licht houden en indien nodig verder in stukjes opknippen (volgens de Van Dale is analyseren het ontleden in bestanddelen ter nadere beschouwing ). Dit is de fase van het wegen van informatie. Is het waar of niet waar? Wat is de waarde van deze informatie? Aspecten van de analyse zijn onder andere: - in kaart brengen van de aard en ernst van special needs van het kind en mogelijke verklaringen daarvoor 2

3 - in kaart brengen van mogelijke risicofactoren en beschermende factoren op niveau van het kind en in het nieuwe gezin - de sterke kanten en ontwikkelingsmogelijkheden van het kind Bij het verzamelen, ordenen en analyseren van informatie speelt altijd de intuïtie van de medewerker een rol. De eerste indruk van wat er aan de hand is het niet pluis gevoel - kan (onbewust) de informatieverzameling sturen. Ook de gevoelens en reacties die de ouders bij de medewerker oproepen, zijn een vorm van informatie. Het is belangrijk om deze indrukken serieus te nemen, ze te expliciteren en te toetsen aan andere beschikbare informatie. Concluderen Nadat van alle losse stukjes informatie duidelijk is geworden wat de waarde ervan is, wordt het tijd voor de volgende stap: het concluderen (volgens Van Dale: een gevolgtrekking maken). Wat zeggen al die losse stukjes ware informatie over wat er aan de hand is met dit kind en wat er nodig is in het adoptiegezin om dit kind een goede kans op een toekomst te bieden? De conclusie is een samenhangend geheel van uitspraken over wat deze aspirant ouders kunnen bieden en wat dit kind nodig heeft. Beslissen Als je in kaart hebt gebracht wat er aan de hand is, volgt een beslissing over de match. et maken van de match is ene belangrijk besluit. Leidend is of op dit moment, met deze informatie, de nu gemaakte of afgewezen match de beste beslissing voor dit kind. besluit verzamelen Inhoud conclusie ordenen analyseren De figuur geeft het besluitvormingsproces weer. Het laat zien dat het een circulair proces is; na een beslissing volgt vaak weer een nieuwe ronde van informatie verzamelen, ordenen, etc. Overigens is het mogelijk om op verschillende momenten terug te gaan naar een vorige stap. Als je bijvoorbeeld bij de analyse ontdekt dat essentiële informatie ontbreekt, kan je deze informatie alsnog gericht- verzamelen.

4 De invloed van de persoon op beslissingen Anneke Vinke 2010 Bij interlandelijke adoptie is de vergunninghouder de verantwoordelijke voor de intake en matching tussen aspirant adoptie ouders/gezin en een kind dat door het adoptieland wordt voorgesteld. Daarbij moeten de medewerkers van de VH een beoordeling maken van de opvoedingscapaciteiten van het gezin in relatie tot de specifieke opvoedings- en ontwikkelings behoeften van het kind. Voor het verzamelen van informatie kunnen verschillende modellen of checklists gebruikt worden, maar vooral ook persoonsgebonden factoren spelen een rol, zoals de professionele intuitie enerzijds en het soort fout dat je wilt vermijden anderzijds. Dit zijn twee zaken die niet zonder meer in protocollen of regels te vatten zijn, maar wel een sleutelpositie innemen bij het maken heldere, onderbouwde en navolgbare beslissingen. Dat laatste is belangrijk: elk kind en elk gezin heeft recht op een heldere, goed overwogen en duidelijk onderbouwde beslissing wanneer zijn of haar opvoedingsplek in het geding is. Elk besluit moet kunnen worden uitgelegd aan alle betrokkenen. Eenduidig en helder. De afweging tussen de kansen en risico s van plaatsing moeten worden afgewogen tegen de kansen en risico's van het niet plaatsen van een kind. Complicerende omstandigheden hierbij zijn het moeten beslissen op grond van onvolledige informatie, onder tijdsdruk, de invloed van onderhandelingen met de gezinsleden, voldongen feiten en smalle marges en het feit dat er in de praktijk ook andere beperkingen mee kunnen wegen (wachtlijsten etc.). Professionele intuïtie: Eileen Munro Emoties spelen een grote rol in beoordelings- en besluitvormingsprocessen die bij de Vergunninghouder worden doorlopen. Dit komt ook omdat het merendeel van de medewerkers zelf adoptie-ouder is en daarmee ooit in de schoenen van de aspirant adoptieouder stond. Voor medewerkers van de vergunninghouder betekent dit dat zij dergelijke emoties moeten leren herkennen en bespreken met hun teamgenoten want hun beoordeling en risicoinschatting kan er fors door beïnvloed worden. Bovendien is het zaak om je eigen achtergrond, je eigen adoptieverhaal als bron te gebruiken zonder dat het de informatieverzameling of weging beinvloedt. Bij de voorspellen en inschatten van de toekomst steunt een medewerker vooral op gedragspatronen uit het verleden. Dat betekent onder meer dat het eigen verleden en het werk-verleden samen zorgen voor een bepaalde kijk op nieuwe aanmeldingen. Wanneer je zelf adoptie-ouder bent EN voor een vergunninghouder werkt, breng je een schat aan ervaring mee maar die ervaring kan ook een valkuil zijn. Allereerst kan er projectie optreden: je projecteert je eigen ervaringen op het verhaal van de ander. Projectie kan je blik vertroebelen omdat je niet meer helemaal open staat voor het verhaal van de ander, maar vooral op zoek bent (vaak onbewust) naar ankerpunten, punten die ook voor jou golden. Ten tweede kan er sprake zijn van overdracht: in het hier en nu wordt een oud bestaand patroon herhaald, vaak met de bedoeling om er iets aan te veranderen. Bij overdracht hoort tegenoverdracht, dit is de reactie op het patroon van degene tegenover je. Tegenoverdracht kan, mits bewust gehanteerd, een heel krachtig middel zijn om te gebruiken. Het gaat erom stil te staan bij wat de ander bij je oproept en het waarom daarvan te achterhalen. Dat 4

5 waarom hangt nauw samen met je eigen (levens- en werk-) ervaring en patronen die daarin gebruikelijk zijn of ontstaan zijn. Munro schenkt ook aandacht aan het feit dat een beoordeling en besluit vaak in korte tijdspanne, onder hoge druk en vaak ook op grond van minimale informatie genomen moeten worden. Juist dan is het van belang om de intuïtieve, persoonlijke kant van beslissingen expliciet te benoemen en helder te hebben dat dit het oordeel en besluit mede heeft gestuurd. Het aandeel van je eigen ervaring in je besluitvorming moet je hierin meenemen. Munro (2002) stelt dat het belangrijkste voordeel van het gebruik van professionele intuïtie snelheid is. In een ogenblik schat de professional een situatie in en handelt daarnaar. Het snelle en directe inspringen op wat je ziet en voelt dat er aan de hand is, geeft meteen de waarde van professioneel intuïtief redeneren handelen weer. In dit redeneren en handelen maak je gebruik van het geheel aan kennis, ervaring professioneel en persoonlijk dat je in je leven hebt opgedaan. Dit vaak onbewuste gebruik van zogenaamde achtergrond kennis wordt pas expliciet als je jezelf als professional dwingt er bij stil te staan. Dat laatst is erg belangrijk, want er zijn ook nadelen verbonden aan intuïtief redeneren en handelen. Zo is intuïtieve kennis minder expliciet, vaak niet meteen hard te maken, niet toepasbaar voor alle zaken die je tegenkomt (generalisatieprobleem) en vaak moeilijk te delen is met je collega s. Daardoor wordt ze in het algemeen minder betrouwbaar en kan je juist door intuïtief redeneren terecht komen in valkuilen waar we al eerder over spraken. Een belangrijke tegenbeweging is daarom geweest om alleen nog beoordelingen, besluiten en handelen te baseren op analytische redenaties die onderbouwd kunnen worden met wetenschappelijk bewijs. Maar ook dat bewijs biedt schijnzekerheid onder meer omdat ook wetenschappelijke modellen niet foutloos zijn, onderzoek ook zijn beperkingen kent en veel hulpmiddelen die zich op deze modellen baseren niet perfect zijn. Verder geldt, dat wetenschappelijk onderzoek waarop modellen zich baseren vaak in het buitenland plaatsvond, uitspraken doet over geadopteerden of adoptieouders ALS GROEP en daardoor nooit naadloos past op een praktijksituatie. Wat betekent dit nu voor de rol van professionele intuïtie in het werk van de vergunninghouder? Professioneel werken in het adoptieveld en meer specifiek bij de vergunninghouder, kan niet zonder professionele intuïtie. Natuurlijk is intuïtie alleen niet voldoende. Naast intuïtief redeneren, maken werkers gebruik van formele kennis, kennis die expliciet geleerd is en die bij de werkzaamheden van de vergunninghouder hoort. Het is belangrijk om vakkennis (sociaal wetenschappelijke, medische en psychologische vakkennis) te gebruiken naast specifieke praktijkkennis, kennis gebaseerd op de ervaringen die door de jaren heen zijn opgebouwd. Dit is een combinatie van persoonlijke en werkervaring, maar dat is niet alles. Munro voegt er emotionele wijsheid aan toe. Hiermee bedoelt zij de inschatting van de medewerker van de emotionele kant van haar werk. Zowel voor zichzelf als werker, als voor de cliënt. Concreet: kunnen aangeven hoe iemand zich voelt door jouw actie en ook weten wat die actie met jou als mens doet en hiermee kunnen werken. Je kruipt in de huid van de andere partij, het te adopteren kind, de afstandsouders en de adoptieouders. Waarden en normen spelen eveneens een rol. Vaak is er sprake van het zoeken naar een balans tussen rechten en behoeften van ouders versus rechten en behoeften van een kind. De laatste bouwsteen van expertise is de vaardigheid om te redeneren. Hiermee wordt bedoeld het kunnen analyseren enerzijds terwijl er ook ruimte is voor gebruik van empathie, het actief in kunnen leven en mee kunnen voelen met de ander zonder diens emoties over te nemen. Bij de analyse moet je in staat zijn om - zo nodig - de eigen ervaringen als adoptie-ouder buiten het proces te laten.

6 Het bovenstaande laat zien dat een professionele adoptiepraktijk niet genoeg heeft aan kennis en hulpmiddelen alleen. In het gebruik van de kennis en hulpmiddelen speelt de professionele intuïtie een rol. De werker moet (weer) leren hierop voort te bouwen, te integreren in de ordening en analyse van informatie en het aandeel hiervan expliciet weer te geven, zowel naar cliënten als naar collegae. Professionele intuïtie is onontbeerlijk om een goede inschatting van een situatie te kunnen maken, maar kan dit alleen doen als er sprake is van voortdurend integreren van nieuwe kennis en gebruik van state of the art hulpmiddelen. Die laatsten moeten gebaseerd zijn op recente gegevens uit wetenschappelijk onderzoek. Op deze wijze integreert de medewerker praktijkkennis en wetenschappelijke kennis tot een zo helder en gewogen mogelijk oordeel over een individueel kind of diens gezin. (bron: Eileen Munro, 2002, chapter 2). Welke fout weegt voor jou het zwaarst? Als mensen dezelfde hoeveelheid informatie hebben en ook deze informatie hetzelfde beoordelen, blijken ze toch niet hetzelfde besluit te nemen. Dat lijkt vreemd, maar hangt volgens de Australische onderzoeker Dalgleish (1997) samen met ieders persoonlijke beslissingsdrempel. Deze beslissingsdrempel maakt dat niet iedereen bereid is even snel een beslissing te nemen. Medewerkers met een lage beslissingsdrempel gaan snel over tot actie, ook als de mate van bedreiging voor het kind niet groot is. Medewerkers met een hoge beslissingsdrempel besluiten daarentegen alleen tot interventie als er sprake is van een zeer bedreigende situatie. De hoogte van de beslissingsdrempel wordt beïnvloed door (werk)ervaringen, voorgeschiedenis en normen van de werker. In tegenstelling tot de beoordeling van de problematiek, die specifiek is voor de betreffende zaak, is de beslissingsdrempel volgens Dalgleish vrij stabiel. Dalgleish maakt met zijn model inzichtelijk dat verschillen tussen medewerkers kunnen ontstaan doordat zij ofwel de geschiktheid van ouders of de opvoedings-en ontwikkelingsvraag van het kind verschillend beoordelen en/of doordat zij van mening verschillen over de te maken match. Essentieel aan het model van Dalgleish is het onderscheid tussen het beoordelen van de situatie en de beslissing om er iets aan te doen. Daarbij kan de beoordeling van feiten gelijk zijn tussen mensen, maar de uitkomst (=beslissing) anders. Om een situatie te beoordelen, moeten vier fasen doorlopen worden: 1. verzamelen van informatie 2. ordenen van informatie 3. taxatie van risicocomponenten 4. taxatie van overall risico Na het doorlopen van deze fasen, en het maken van de beoordeling- in feite het in kaart brengen van de risico-factoren en de protectieve factoren, neemt de werker een beslissing. Een essentiële factor in te nemen van een beslissing, is de beslissingsdrempel van die werker: deze geeft de bereidheid om actie te ondernemen aan in relatie tot hetgeen gevonden is in het beoordelingsproces. De hoogte van de beslissingsdrempel hangt samen met het soort fouten dat je het liefst wil vermijden: Als je wilt vermijden dat je ten onrechte geen actie onderneemt, heb je weinig risico nodig om iets te doen, je zal snel tot actie overgaan. Dat betekent een lage beslissingsdrempel. Als je wilt vermijden dat je ten onrechte actie onderneemt, accepteer je veel risico voordat je iets doet, je wilt echt zeker zijn van je zaak. Dat betekent een hoge beslissingsdrempel. Het soort fout dat je het liefst vermijdt, heeft weer te maken met de consequenties die beslissingen hebben voor kind, gezin, medewerker, vergunninghouder, Centrale Autoriteit en natuurlijk ook voor het contact in het geboorteland van het kind. 6

7 Betekenis Belangrijk van deze invalshoeken is dat via structuur en ordening tot inzicht leiden in de match. Enerzijds wordt het opvoedingskapitaal van ouders in kaart gebracht, anderzijds de opvoedings-en ontwikkelingsvraag (de special need) van het kind. De vraag is of DIT kind in DIT gezin past, zodat ouders en kinderen op DIT moment de best mogelijke kans geboden wordt. In de training komen elementen van deze invalshoeken aan bod en kijken we welke het beste aansluit bij de praktijk van alledag van medewerkers van de vergunninghouder. Anneke Vinke 2010 Voor meer informatie Berge, I.J. ten (1998a). Beslissen over ingrijpende maatregelen. In H.E.M. Baartman & J.J.A.M. Janssens (Eds.), Werken met risico s: Jeugdhulpverlening en jeugdbescherming, Houten: Bohn Stafleu Van Loghum. Berge, I.J. ten & Vinke, A (2006). Beslissen over vermoedens van kindermishandeling. Handreiking en hulpmiddelen voor het Advies-en Meldpunt kindermishandeling. Utrecht Woerden: NIZW-Jeugd & Adviesbureau Van Montfoort. Dalgleish, L.I. (1997). Risk assessment and decision making in child protection. Brisbane, Australia: The University of Queensland, Department of Psychology. Dalgleish, L.I., & Hollows, A.E. (in voorbereiding). Risk and decisions in child protection. The theory and practice of the RADM model. Montfoort, A.J. van (2004). Beslissen over interventies in gezinnen. Reader bij de basiscursus voor nieuwe medewerkers Advies- en meldpunten kindermishandeling. Woerden: Adviesbureau van Montfoort. Munro, E. (2002). Effective child protection. London: Sage. Turnell A., & Edwards, S. (1999). Signs of Safety. A solution and safety oriented approach to child protection casework. New York/London: W.W.Norton.