AANWEZIG BESTUUR: Notulen v/d : Algemene Leden Vergadering

Transcriptie

1 AANWEZIG BESTUUR: Notulen v/d : Algemene Leden Vergadering d.d Jac Gijsbers Martijn Grimme Coen van Kreijl Jasper Vilé Aanwezige leden (10 aanwezigen, incl. bestuur): Ab Akkermans, Hans Mulder, Gijs Sigtermans, Rens Boer, Robert Wesdijk, Wael Khorami Afwezig met bericht (5): Cor Leenders, Rick Jochems, Peter Hendriksen, Jurgen de Boer, Peter v.d. Berg 1. Opening en agenda De voorzitter Coen van Kreijl opent de vergadering om uur. De agenda wordt geaccordeerd en daarmee vastgesteld. 2. Verslag vorige ALV vergadering d.d Het verslag plus alle andere ALV-stukken waren al enige tijd in te zien en te downloaden via de website van ZTTV. Het verslag en het naschrift (n.a.v. verlagen van de contributie van de jeugdleden) van de laatste ALV worden zonder verdere opmerkingen of correcties goedgekeurd, met dank aan de secretaris (Jasper Vilé). 3. Mededelingen en ingekomen stukken Coen van Kreijl helpt de penningmeester a.i. er aan te herinneren of hij een brief van de kascommissie heeft ontvangen. Deze is ontvangen, maar niet meegenomen naar de ALV. Gelukkig had Hans Mulder, lid van de kascommissie, nog een ondertekende brief ter beschikking. Deze komt aan de orde bij agendapunt 9. De voorzitter meldt de leden, die zich hebben afgemeld voor de ALV. Er is een mail ingekomen van Cor Leenders. In deze brief stelt Cor Leenders voor om Erik Leenders erelid van ZTTV te maken. Hij heeft in deze ook een aantal leden gesproken, die elk positief staan achter dit voorstel. De voorzitter licht toe, dat een dergelijke voordracht zorgvuldig moet gebeuren, niet voor niets dat hier het één en ander over staat beschreven in de statuten van ZTTV. De voorzitter licht de statuten in deze toe. Dit voorstel komt van de leden en dat betekent dat dit voorstel minimaal 5 weken voor de ALV schriftelijk dient te worden ingediend, voorzien van handtekeningen van een vijftal leden. Vervolgens kan de ALV dan het besluit nemen om wel of niet mee te gaan in het voorstel. Daarmee kan en zal op deze ALV er geen besluit komen, maar wordt voorgesteld dat het bestuur voor komend seizoen de procedure hiervoor zal opstarten ter voorbereiding op de volgende ALV. 4. Jaarverslag ledenadministrateur Coen van Kreijl geeft een toelichting op het verslag. Afgelopen seizoen is het aantal leden redelijk gelijk gebleven. Aan het begin van het seizoen werd de club geconfronteerd met relatief veel opzeggende jeugdleden, maar gaandeweg het seizoen zijn er met name bij de senioren en de 55+ groep, maar ook de beginnende jeugd, weer enkele leden bijgekomen. 1

2 5. Jaarverslag senioren Jac Gijsbers licht het verslag toe. Er zijn verder geen opmerkingen op het verslag dan wel de toelichting. Hans Mulder meldt dat inmiddels alle teams in NAS staan. Ab Akkermans meldt dat het wel positief is, dat er een Duo-competitieteam vanuit de 55+ groep is opgegeven. Dit wordt door iedereen als positief ervaren. Jac meldt uiteindelijk ook de stand van de Louis Visser bokaal. Als derde is Peter Hendriksen geëindigd en met 1% te kort is Jurgen de Boer tweede geworden. De Louis Visser bokaal wordt uiteindelijk aan Jasper Vilé overhandigd, onder applaus van alle aanwezigen. Jac Gijsbers meldt, dat in de week van 8 september a.s. de seniorencompetitie zal starten. 6. Jaarverslag jeugd Martijn Grimme dankt Hans Mulder voor zijn aandeel in het verslag en licht het verslag toe. Vermeldenswaardig is dat Elin en Floris beide voor hun leeftijdscategorie bij de laatste twaalf zijn gekomen op de Nationale Jeugd Meerkampen. En Floris is nationaal kampioen geworden in zijn (leeftijds)klasse. En dat is toch een knappe prestatie. Applaus volgt uit de zaal. Floris zal volgend jaar starten met een A-licentie en Elin zal starten met een B-licentie. De ouders van Floris zijn in samenwerking met ZTTV bezig om subsidie van de gemeente te krijgen voor de verdere ontwikkeling van Floris. Want het begeleiden van een topsporttalent kost naast de nodige tijd ook de nodige financiën. Het ziet er naar uit dat de gemeente ook haar steentje hierin gaat bijdragen. Er zijn verder geen opmerkingen op het verslag. 7. Jaarverslagen barcommissie, redactiecommissie, activiteitencommissie en sponsorcommissie. Bar commissie: Yo Han is recent lid geworden van de barcommissie. De inkomsten van de Clubkampioenschappen en de OZK zijn wat achtergebleven, maar de inkomsten van het 40 jarig jubileum maakte dit weer goed. Donderdag 26 juni is er een vergadering met de barcommissie geweest. In deze vergadering is overeenstemming bereikt over hoe de barvergoeding onder de leden wordt verdeeld. Het nieuwe systeem, de barvergoeding is in totaal 35% van de behaalde winst, wordt als positief en met name als eerlijk ervaren. In de oude regeling kregen alle leden een vast bedrag ongeacht de gedane inzet. Nu wordt naar rato van aantal bardiensten de winst verdeeld. Ook is met de barcommissie besproken hoe de inkomsten kunnen worden vergroot en hoe de kosten kunnen worden beperkt om een nog grotere winst te kunnen behalen. Redactiecommissie: Er was weinig activiteit vanuit de redactiecommissie. Er verscheen afgelopen seizoen slechts één nieuwsbrief. Dankbetuigingen worden gedaan aan Martijn Grimme en Hans Mulder, daar zij afgelopen seizoen het bijhouden van de website op zich hebben genomen. Martijn Grimme zal met een aantal andere leden zich gaan buigen over een nieuwe website voor ZTTV. Activiteitencommissie: Eigenlijk was er geen activiteitencommissie meer, er waren nog wel een paar leden in deze commissie maar geen trekker meer. Wat op zich jammer is en blijft. De activiteitencommissie is nog wel betrokken geweest bij de organisatie (Coen, Jasper, Cor, Jan Jaap en Daphne) van het 40 jarig jubileum van ZTTV. Ab Akkermans vraagt of er eigenlijk wel een vaste activiteitencommissie nodig is, want als er iets georganiseerd moet worden zijn er wel altijd mensen te vinden om te organiseren. Kort wordt hierover gediscussieerd en de voorzitter sluit af met de opmerking, dat er wel iemand 2

3 moet zijn die de grote lijn uitzet en bewaakt. Sponsorcommissie: Ook dit jaar weinig nieuws qua sponsors. Maar dit jaar heeft met name Coen van Kreijl wel de nodige subsidie geregeld. Vorig seizoen was ter reservering voor dit seizoen al de subsidie van de van Veenendaal de Bot stichting ontvangen. Deze was enerzijds te besteden aan het 40 jarig jubileum en anderzijds voor het werven van meer leden. Daarnaast is ook nog Flexsportsubsidie verkregen voor de Streetbattle tafeltennis om meer leden te werven. Helaas heeft om redenen de Streetbalttle niet geleid tot meer leden, maar hebben de deelnemers dit initiatief wel als zeer positief ervaren. En als laatste is er ook nog de jeugdsportsubsidie aangevraagd. Martijn vraagt of de van Veenendaal de Bot stichting ook een dankbrief heeft ontvangen. Coen van Kreijl bevestigt dat dit zeker is gebeurd. 8. Jaarverslag penningmeester De penningmeester ad interim Jasper Vilé licht het verslag toe. De belangrijkste conclusies is, dat de ingeslagen weg van de herstructurering (zoals tijdens de vorige ALV is besloten) zijn vruchten afwerpt. Dit jaar is met winst afgesloten, maar de kanttekening hierbij is dat we in financieel opzicht eigenlijk op de nul hebben gedraaid. Want de winst zit 'm met name in de extra Flexsportsubsidie, die we verkregen hebben voor de MLKT van 12 april j.l. (Meer leden in korte tijd) en van subsidies die we vanwege efficiënte kostenbesteding niet helemaal hebben gebruikt. Jac vult ook aan, dat het positief is dat we weer eens een afschrijving op de tafels hebben gedaan en volgend jaar weer gaan doen. 9. Verslag kascommissie De penningmeester a.i. heeft een brief ontvangen van de kascommissie, ondertekend door de kascommissieleden Peter van der Berg en Hans Mulder. Jasper Vilé leest deze brief voor aan de aanwezigen. De kascommissie stelt aan de ALV voor om de penningmeester a.i. decharge te verlenen. De vergadering gaat hiermee akkoord, met dank aan de Jasper Vilé voor het door hem verrichtte werk. 10. Vaststelling begroting en contributie voor 2013/2014 Ab vraagt, omdat de post verzekeringen op 0 staat, in hoeverre en in welke situaties de leden vanuit de NTTB zijn verzekerd. Een discussie volgt. Het is lastig te bepalen waar we exact voor zijn verzekerd, omdat bij verzekeringen altijd draait om de kleine letters en aantoonbare verwijtbaarheid. Daarnaast is het heel lastig materiaal te verzekeren, die in een openbare ruimte staat, zoals onze tafels. En als het te verzekeren is, dan zal hier een flinke premie voor betaald moeten worden. Daarom heeft het bestuur gekozen om geen aanvullende verzekeringen af te sluiten. Het bestuur stelt voor om zo lang als het kan de huidige contributies te handhaven om zo de drempel voor nieuwe leden zo laag mogelijk te houden. Martijn Grimme kondigt een (kleine) wijziging aan betreffende de trainingen. De Jeugd- en seniorentraining zal geheel gelijktijdig plaatsvinden. Voorheen startte de jeugd om uur en trainde zij tot uur. De senioren konden vanaf uur instappen en trainen tot uur. Nu zal voor beide groepen de training van uur zijn. De senioren mogen tot uiterlijk uur instappen. De reden van deze wijziging is, dat afgelopen seizoen het laatste half uur van de seniorentraining weinig meer toevoegde. Daarnaast werd het op verschillende momenten instromen soms als storend ervaren. Met deze wijziging is er dus al vanaf uur de hele zaal beschikbaar voor vrij spelen. Verder geen opmerkingen op de begroting. 11. Wijziging ZTTV-organisatie (bestuur, commissies) Door het vertrek van een aantal leden zijn vacatures ontstaan in de ZTTV-organisatie: - door het vertrek van Erik Leenders (begin van het afgelopen seizoen): vacature penningmeester 3

4 - door het vertrek van Erik Leenders: vacature ledenadministratie - door het vertrek van Coen van Kreijl: vacature voor voorzitter - door het vertrek van Jac Gijsbers: vacature voor bestuurslid Technische commissie senioren - door het vertrek van Dave Haagen: vacature lid technische commissie senioren - Gijs Sigtermans heeft aangegeven, dat hij extra steun kan gebruiken als zijnde beheer materiaal Het bestuur heeft afgelopen maanden een aantal leden benaderd voor de openstaande bestuursfuncties. Als resultaat hiervan stelt het bestuur de volgende kandidaten voor: - Jasper Vilé als voorzitter - Hans Mulder als Vz. Technische commissie senioren - Rens Boer als penningmeester Door voordracht van Jasper Vilé als voorzitter ontstaat tevens de vacature voor secretaris. De voorzitter geeft aan, dat er volgens de statuten officieel schriftelijk gestemd moet worden. Maar hij kan zich niet herinneren, dat onder zijn voorzitterschap dit ooit is gedaan. Daarom stelt hij voor dit publiekelijk met de aanwezigen te doen, iedereen stemt in. De voorgesteld bestuursleden worden unaniem verkozen. Ab Akkermans heeft zich aangemeld om Dave Haagen te vervangen. Hiermee is de technische commissie weer compleet. Alleen dient dit nog wel in het organisatieschema aangepast te worden. Martijn stelt aan Gijs voor om van tijd tot tijd het schoonmaken van de tafels door de jeugd te laten doen. Dit wordt gewaardeerd. Coen geeft aan, dat hij samen met Gijs de functie van materiaal beheer wil uitoefenen.. Het bestuur is daarmee nog op zoek naar een ledenadministrateur en een secretaris. Coen van Kreijl draagt hiermee officieel de voorzittershamer over aan Jasper Vilé. Jasper Vilé dankt zowel Jac als Coen voor hun jarenlange, respectievelijk 10 en 9 jaar, zitting in het bestuur. Als secretaris heeft hij de samenwerking met hen als zeer prettig ervaren, inclusief de soms nodige stevige discussie. Met het vertrek van hen gaar veel (bestuurlijke) ervaring en wijsheid verloren uit het bestuur, ervaring en wijsheid die vele leden van het nieuwe bestuur nog verder moeten opdoen. Het nieuwe bestuur wilde voor personen, die lang in het bestuur hebben gezeten een soort van ZTTV erepenning introduceren. Echter is dit idee op korte termijn ontstaan en dient het één en ander nog uitgedacht en uitgewerkt te worden. Jac en Coen zullen hiervoor zeker in aanmerking komen, maar helaas is deze nog niet aanwezig. Als pleister op de wonde reikt Jasper onder groot applaus van de aanwezigen de heren een goede fles wijn uit. Jac Gijsbers dankt alle leden van ZTTV voor het vertrouwen, dat ze in hem hadden als bestuurslid voor al die jaren. Hij heeft het met plezier gedaan. Coen meldde dat hij onder het mom van iets maatschappelijks te doen, door zijn zoon jaren geleden het bestuur in gerold is. Hij heeft daarmee jaren van voor- en tegenspoed meegemaakt, maar desondanks het voorzitterschap met plezier gedaan. Hij is ook verheugd dat het voorzitterschap door naar zijn mening een capabel persoon wordt overgenomen. De nieuwe voorzitter neemt het woord. De afgelopen jaren is vooral gekeken naar het beperken van de kosten. Uiteraard noodzakelijk gezien de afgelopen jaren, maar het wordt ook tijd om vooruit te kijken. Naar zijn mening zijn de nodige veranderingen voor ZTTV noodzakelijk om klaar te zijn voor de toekomst. De details zijn er nog niet, maar Jasper Vilé wil zich onder meer richten op: - Leden voor de club en een club voor de leden. We hebben iedereen nodig om de club naar de toekomst te loodsen. - Met zijn allen werken naar een groeiend ledenaantal en nogmaals daar hebben we iedereen bij nodig. - Meer PR en communicatie. Eén van de acties is, zoals al genoemd, een nieuwe website. Maar we mogen als club ook meer in het nieuws komen om onze naamsbekendheid te vergroten. Daarnaast komt in Zeist Game11, een nieuwe grote tafeltenniswinkel. Jasper heeft contact gelegd met hen om een afspraak te maken over mogelijk samenwerking. 4

5 - Het eventueel aanpassen van de statuten en huishoudelijk reglement om deze meer van deze tijd te maken. In het begin van komend seizoen zal Jasper Vilé, samen met het bestuur vele leden willen spreken over de invulling van vacatures voor het bestuur en verdere toelichting dan wel uitwerken van ideeën voor de club. Als eerste dient wel het bestuur weer op volledige sterkte te zijn. Daarom zal er eind november / begin december een tussentijdse ALV komen en als dan de vacatures van het bestuur niet zijn ingevuld, is er geen bestuur meer. We kunnen als club niet blijven verwachten, dat deze extra taken zondermeer door de bestuursleden zelf worden opgevangen. Coen meldt dat hij bereid is tot aan deze tussentijdse ALV de ledenadministratie op zich te blijven nemen. Waarvoor dank. 12. Verkiezing leden Kascommissie Aan de leden wordt gevraagd, wie zich beschikbaar wil stellen voor de kascommissie. Ab meldt zich aan. Peter van de Berg heeft aangegeven, dat hij zijn lidmaatschap van de kascommissie wil voortzetten. Echter is dit laatste volgens de statuten niet mogelijk daar hij al twee jaar dit heeft uitgevoerd. Uiteindelijk stelt ook Jac zich voor. De leden zijn hiermee akkoord. Daarmee zal de kascommissie bestaan uit Ab Akkerman en Jac Gijsbers. 13. Rondvraag Robert ondersteund de woorden en te varen koers van de nieuwe voorzitter. Wael sluit zich hierbij aan en wil eventueel een bestuursfunctie vervullen. Martijn geeft hierbij aan, dat gezien zijn gezichtsvermogen en de extra tijd die dit vergt of hij dit wel wil en kan doen naast zijn barcommissie werkzaamheden. Jasper Vilé stelt voor dat Wael hier nog eens goed over nadenkt en dat we hier later op terug komen. Gijs vraagt zich af of alle jeugdtrainers volgend seizoen doorgaan. Martijn geeft aan dat hij daar wel van uitgaat, daar hij geen opzeggingen in deze heeft ontvangen. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur onder dankzegging aan alle aanwezige leden en wenst een ieder een goede vakantie toe. 5