Postbak Zeezicht instructies voor de deelnemer

Transcriptie

1 Postbak Zeezicht instructies voor de deelnemer 1. Opzet van de Postbak Zeezicht test De Postbak Zeezicht is een psychologische test om het plannend en organiserend vermogen te bepalen. Om dit te kunnen doen gaat u gedurende 60 minuten de rol van manager van het Zeezicht Trainingscentrum innemen. Het is de bedoeling dat u tijdens deze test als manager van het Zeezicht Trainingscentrum zo veel en zo goed mogelijk een viertal soorten beslissingen gaat nemen: Delegeren van brieven aan een bepaald persoon U kunt een brief door de volgende personen laten afhandelen: Uzelf; Mevr. Schrijvers, uw secretaresse; Dhr. Van Roosteren, verantwoordelijk voor seminars en cursussen; Dhr. Timmermans, verantwoordelijk voor techniek en logistiek. Toewijzen van prioriteiten U kunt aangeven hoe belangrijk elke brief is voor de doelen van het Trainingscentrum: belangrijk (Prio I), wat minder belangrijk (Prio II) of weinig belangrijk (Prio III). U kunt brieven ook weggooien in de papierbak (onbelangrijk). Toewijzen van de brieven aan een probleemveld U kunt elke brief toewijzen aan een van zeven probleemvelden, te weten: Cursussen Opening Personeel PR/Publiciteit Technisch Veiligheid Anders Inroosteren van afspraken U kunt voor uzelf en uw drie medewerkers een afspraak inplannen wanneer een brief moet worden afgehandeld. Om deze afspraken te kunnen maken heeft u, naast uw eigen agenda, ook de beschikking over de agenda s van uw drie medewerkers. Richtlijnen bij het nemen van beslissingen Het nemen van deze beslissingen dient u vanzelfsprekend zo goed mogelijk te doen. U dient daarbij de volgende doelen na te streven: Een goede coördinatie van de cursussen, technische zaken en het hotel; het behouden van de goede reputatie van het Trainingscentrum; de gasten en cursisten tevreden stellen en houden; efficiëntie en motivatie van de werknemers. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 1

2 2. Situatieschets Zeezicht Trainingscentrum In deze situatieschets wordt u onder meer uitgelegd wat uw taken zijn, hoe uw functie en werkplek er uit zien en met wie u samenwerkt. Het is niet de bedoeling dat u de hiernavolgende tekst letterlijk onthoudt! Door deze tekst te lezen kunt u zich echter een beeld vormen van uw werkomgeving. 2.1 Uw werkplek: Zeezicht Trainingscentrum Ongeveer vijf maanden geleden is het nieuwe Zeezicht Trainingscentrum opgeleverd, gelegen in het mooie stadje Kristalzee aan het meer met dezelfde naam. Het stadje ligt in een recreatiegebied met luxe villa s en bungalows. Hierdoor is Kristalzee een populaire excursiebestemming. Kristalzee is ook goed bereikbaar voor het verkeer; Amsterdam en de luchthaven liggen er net een uurtje reizen vandaan. Het Zeezicht Trainingscentrum verzorgt in de eerste plaats trainingen voor leidinggevenden. Bovendien is het de opzet om de individuele capaciteiten van cursisten te ontwikkelen en hun motivatie te verhogen. Er worden sinds vier weken cursussen gegeven in Zeezicht. In Zeezicht zijn een lobby en een auditorium aanwezig voor het houden van grote evenementen. Op de eerste verdieping zijn verschillende grote en kleine cursusruimten gelokaliseerd. In het hotel is ook een grote zaal aanwezig met een capaciteit van ongeveer 100 personen. In deze zaal worden geen cursussen gegeven, maar er worden wel regelmatig vergaderingen en dergelijke gehouden. Het hotel is op dit moment nog vier weken gesloten voor publiek, maar cursisten van Zeezicht hebben wel de mogelijkheid om in het hotel te verblijven. Zeezicht is inmiddels synoniem geworden voor eerste klas cursussen in een vredige, sfeervolle atmosfeer. Daarnaast fungeert het Trainingscentrum annex hotel ook als ontmoetingsplaats voor vrienden, partners en vertegenwoordigers uit de zakenwereld, wetenschap, politiek en cultuur. 2.2 Uw functie: Manager Trainingscentrum In de beginfase werd het Trainingscentrum geleid door de heer Centjes. Deze is onverwacht erg ziek geworden. Hij is niet in staat om de leiding op korte termijn weer op zich te nemen. Daarom heeft u van de eigenaar van het Trainingscentrum, de N.E. Bank, het verzoek gekregen om hem te vervangen. U zult als vervangend manager van het Trainingscentrum gaan optreden. Uw taak is het leiden van het Trainingscentrum. Hoewel u tot nu toe nog geen ervaring in de horeca hebt, bent u ook direct verantwoordelijk gesteld voor het hotelgedeelte. Dit doet u totdat de nieuwe hotelmanager, mevrouw Breedveld, de leiding over het hotelgedeelte over vier weken van u overneemt. Tot die tijd bent u dus direct verantwoordelijk voor het Trainingscentrum en het hotelgedeelte. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 2

3 2.3 Uw stafleden Als vervangend hoofd werkt u nauw samen met een drietal vaste medewerkers, de stafleden. Aan deze personen kunt u direct taken delegeren. Ook kunt u direct in hun agenda s kijken en daarin afspraken voor hen inplannen. Hieronder vindt u een korte omschrijving van deze drie medewerkers (zie ook bijlage 1: Organisatieschema Zeezicht). Mevrouw Schrijvers, secretaresse Mevrouw Schrijvers is uw persoonlijke secretaresse. Zij is een betrouwbare en zorgvuldige kracht. Zij werkt parttime van 8.00 tot uur. Zij is de goede fee van het Trainingscentrum en vindt opdrachten die het prestige van Zeezicht vergroten het leukst. De heer Timmerman, technicus De heer Timmerman is de technicus van het Trainingscentrum. Hij is verantwoordelijk voor de technische uitrusting, de inrichting en reparaties in en om het Trainingscentrum. Hij is nauwgezet en grondig. Vanaf donderdag zal hij drie weken op vakantie gaan. De heer Van Roosteren, coördinator Cursussen/Trainingen De heer Van Roosteren heeft de leiding over de seminars en cursussen. Behalve voor het toezicht op het verloop van de cursussen, is hij ook verantwoordelijk voor de planning van alle cursussen en lessen. Hij vindt het niet prettig om s ochtends afspraken te hebben; gewoonlijk moet hij dan de cursussen organiseren die worden gehouden. 2.4 Uw hotel-restaurant personeel Normaal gesproken zou u ook samenwerken met de hotelmanager, maar zoals gezegd is die er nog niet. De aanstaande hotelmanager, mevrouw Breedveld, is op dit moment nog steeds aan het werk in het Chesley Hotel in Rotterdam en zal pas over vier weken haar nieuwe positie als manager innemen. Ze zal dan de leiding krijgen over het publieke deel van het hotel en de catering voor de seminars en cursussen. De heer Smaack en mevrouw Roems nemen nu een deel van haar taken over. Mevrouw Roems is een professioneel ingestelde hotelmedewerkster die niet alleen de roomservice en receptie goed regelt, maar ook tijdelijk de leiding over het restaurant overneemt van de heer Smaack. Deze is ziek en zal pas donderdag weer komen werken. 2.5 De werktijden Uw medewerkers en u werken van maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot uur, waarbij opgemerkt dient te worden dat afspraken alleen in uitzonderlijke gevallen tijdens de lunch (12.00 tot uur) gemaakt mogen worden. 2.6 Uw werkgever: de N.E. Bank Zeezicht is eigendom van de Nederlandse Economische Bank (N.E. Bank), waarvan het hoofdkantoor in Amsterdam staat. De N.E. Bank is een toonaangevende bank in binnenen buitenland en biedt uitgebreide service om in alle behoeften van zijn klanten te voorzien. Dankzij een goede reputatie heeft de bank een sterke financiële positie. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 3

4 De werknemers worden beschouwd als de voornaamste resources. De organisatie moedigt ondernemend gedrag bij haar medewerkers aan en zorgt ervoor dat die medewerkers het er uitstekend naar hun zin hebben. Tot voor kort was u er werkzaam als afdelingshoofd Managementtrainingen. 2.7 Uw leidinggevenden/adviseurs Als vervangend hoofd heeft u ook te maken met personen en instanties die toezicht houden op uw functioneren. Leidinggevenden en/of adviseurs waar u direct mee te maken heeft zijn: Dr. J. Bankert, directeur P&O van de N.E. Bank Het Trainingscentrum staat onder supervisie van de directeur P&O van de N.E. Bank, dr. J. Bankert. Hij werkt op het hoofdkantoor in Amsterdam. Hij zal u geregeld ontvangen om uw rapportage aan te horen en om nieuwe plannen te maken. Mevrouw Belk is de rechterhand van dr. J. Bankert. De correspondentie van dr. Bankert gaat gewoonlijk via haar. Wetenschappelijk Advies College Het Wetenschappelijk Advies College ondersteunt Zeezicht met woord en daad. Bekende wetenschappers, politici en invloedrijke zakenmensen maken deel uit van dit college. U dient het Wetenschappelijk Advies College te raadplegen indien u belangrijke beslissingen wilt nemen. Als bijlage vindt u een schematische weergave van de organisatie en de mensen waar u als Manager Trainingscentrum mee te maken heeft. 2.8 De huidige stand van zaken: zondag 30 juni U heeft de leiding over Zeezicht op 15 juni overgenomen en u heeft zich tamelijk snel ingewerkt. De laatste dagen (woensdag tot zaterdag) heeft u in Amsterdam doorgebracht. U heeft daar wat privé-zaken afgewerkt die met het veranderen van baan te maken hadden. Op dit moment is het zondagmiddag 3O juni en er hebben zich nogal wat brieven in uw elektronische Postbak opgestapeld. Alle brieven hebben betrekking op de komende week, welke op maandag 1 juli start. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 4

5 3. Organisatieschema Mevr. Belk secretariaat Dhr. Dr. J. Bankert Directeur P&O Dhr. Prof. Kontant Wetenschappelijk Advies College Mevr. Breedveld vanaf manager van het hotel Zeezicht uw positie manager van het trainingscentrum Mevr. Schrijvers secretariaat Dhr. Timmerman techniek / logistiek Dhr. V. Roosteren seminar / cursussen Dhr. Smaack restaurant/ service seminars Mevr. Roems receptie/ roomservice Postbak Zeezicht instructies deelnemer 5

6 4. Bedieningsinstructie voor de Postbak Zeezicht Het doel van deze instructie is u bekend te maken met de vormgeving en de bediening van het programma. Het programma is zo ontworpen dat de bediening voor u zo eenvoudig mogelijk is, door intuïtie of door ervaring met andere programma s. Voor het begin van de Postbak Zeezicht krijgt u tijd om met de bediening te oefenen. U heeft dan voldoende tijd om de bediening onder de knie te krijgen door een en ander uit te proberen. In de nu volgende instructie staan enkele essentiële punten die u moet weten tijdens de test. Hieronder ziet u het scherm van de Postbak. U ziet dat het scherm uit drie delen bestaat: Links het Postvak In Rechtsboven een venster waarin de brief gedeeltelijk leesbaar is. Rechtsonder de agenda s van uzelf en uw drie collega s. fig. 1: Het gehele scherm Er zitten meerdere brieven in uw inbox of "Postvak IN" in de linker kolom. De brief die u (rechtsboven) leest is donkerblauw gemarkeerd in het postvak. U verandert van bericht door op een andere regel in het postvak te klikken. U kunt het bericht ook door dubbel te klikken (op de gemarkeerde regel) openen in een eigen venster. Na het lezen kunt u dit venster weer sluiten door op het kruisje rechts bovenin te klikken. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 6

7 fig. 2: Een geopende brief Het is uw taak zoveel mogelijk berichten volledig te bewerken. Dat betekent dat u de prioriteit van ieder bericht moet bepalen, een probleemveld moet toekennen aan het bericht en een afspraak in een agenda moet inplannen. Het is de bedoeling dat u deze afspraak bij de juiste persoon inplant. In de echte oefening krijgt u daarvoor 60 minuten. Rechts onderin het scherm leest u hoeveel tijd u nog heeft. Rechts boven in uw beeldscherm ziet u drie vierkante knoppen, die de bewerkingsstatus van het huidige bericht aangeven. U ziet eerst in alle drie de velden hetzelfde symbool (een vraagteken) dat aangeeft dat u tot nu toe nog geen van de drie vereiste handelingen heeft verricht. Dit gaat u zelf veranderen! Om de prioriteit te bepalen klikt u op de meest linkse knop. Er wordt een menu met vier prioriteitsgraden getoond waarvan u er zelf een dient te selecteren. Als u dit doet (selecteert u s.v.p. de optie "Belangrijk"), zult u zien dat uw keuze daarna wordt aangegeven in het veld. Uw keuze wordt echter ook aangegeven in de Postvak In -lijst, achter de titel van elke brief. U kunt uw keuze overigens te allen tijde wijzigen; u roept gewoon opnieuw het menu op door met uw muis op de knop te klikken. De probleemveldtoekenning in de middelste knop functioneert ook op deze wijze. Probeert u dit vooral ook uit! Inplannen van afspraken Ook voor het inplannen van een afspraak onder de derde knop is een menu beschikbaar. Let op: dit is echter alleen mogelijk wanneer u het gehele scherm inclusief de agenda (zie fig. 1) voor zich heeft, dus dat lukt niet als de brief geopend is. Postbak Zeezicht instructies deelnemer 7

8 Voor het inplannen van een afspraak klikt u op de derde knop, helemaal rechts. U krijgt daarbij geen keuzemogelijkheden. Wanneer u klikt op de optie "Afspraak inplannen, zult u in plaats daarvan een met de muispijl meebewegend kader zien verschijnen. Als u de muispijl met het kader sleept over de agenda, ziet u hoe de agendavelden onder het kader groen of rood worden gemarkeerd, al naar gelang er een afspraak kan worden gemaakt op het betreffende tijdstip of niet. Ook zult u vaststellen dat er gewisseld wordt tussen uw agenda en die van uw drie medewerkers, als u de muispijl beweegt over de aanduidingen van de tabbladen. Zodra u klikt op een toegestaan agendaveld, verdwijnt het kader om uw muispijl weer en is de afspraak in de agenda vastgelegd. De tijdsduur van de afspraak komt overeen met de bovenaan het bericht aangegeven tijdsduur. Inplannen van een afspraak gaat dus als volgt: Ga naar het gehele scherm, waarop ook de agenda zichtbaar is Klik op de derde knop. Klik op het vakje "Afspraak inplannen". Sleep het vakje naar het tabblad van het personeelslid. De agenda van dat personeelslid licht dan op. Sleep het vakje over de agenda naar de juiste plek. Klik om de afspraak vast te zetten. U kunt zien dat de afspraak is ingepland via een agendasymbool in de rechterknop. Als u nog eens klikt op dit veld, kunt u vaststellen dat de menuoptie "Afspraak inplannen" niet meer beschikbaar is. In plaats daarvan zijn er twee nieuwe mogelijkheden: "Afspraak wijzigen" en "Afspraak verwijderen". Door een muisklik op de laatste wordt uw zojuist gemaakte afspraak weer verwijderd uit de agenda. Dit geldt trouwens ook voor de eerstgenoemde menu-optie. Hier krijgt uw muispijl automatisch weer het kader waarmee u de afspraak meteen weer opnieuw kunt inplannen. De afspraak die u bij een vorige brief heeft ingepland, is in de agenda wit en niet meer blauwgrijs gemarkeerd. Dit gebeurt omdat de afspraak nu niet meer bij de huidige brief hoort. Als u de afspraak in de agenda zou aanklikken - maar doet u dat s.v.p. nog niet - dan zou u weer terug gaan naar het bijbehorende bericht. Dit kan handig zijn als een al geplande afspraak een nieuwe afspraak blokkeert en u in het bijbehorende bericht wilt nakijken of u de al geplande afspraak misschien kunt wijzigen. En als u daarna terug wilt gaan naar het bericht dat u eigenlijk aan het bewerken bent, klikt u gewoon op de groene knop met de naar links wijzende pijl. Als u echter een al geplande afspraak wilt wijzigen of verwijderen zonder daarvoor naar het bijbehorende bericht terug te gaan, klikt u dan met de rechter muisknop de betreffende afspraak in de agenda aan en selecteert u de gewenste optie in het menu: u kiest voor "Afspraak wijzigen" of voor "Afspraak verwijderen". Postbak Zeezicht instructies deelnemer 8

9 Veranderingen in het Postvak IN Bij het uitvoeren van deze Postbak Zeezicht krijgt u natuurlijk te maken met veel berichten. Dan is het wellicht verstandig de "Postvak IN"-lijst te sorteren op andere criteria dan de ontvangstdatum. Daartoe hoeft u alleen maar op de lichtgrijze balk direct onder "Postvak IN" te klikken die begint met "Gerangschikt op": en dan ziet u verschillende sorteeropties. En met een klik op het rechter kopvenster kunt u de volgorde wijzigen. De lijst van berichten die u ziet aan het begin van de test, is overigens nog niet compleet. Tijdens het uitvoeren van de opdracht komen op bepaalde tijdstippen nog enkele berichten binnen, die volgens uw sortering in de Postvak IN -lijst worden ingevoegd. U wordt hiervan in kennis gesteld door middel van een korte melding. Tijdens het maken van de test ziet u gemakkelijk hoever u met elke brief bent. Zodra u iets hebt gedaan met een brief, wordt dit vermeld achter de titel van de brief in Postvak IN. Als u tijdens de test behoefte heeft nog even een blik te werpen op een samenvatting van deze instructie, dan kan dat. Hiervoor staat er in het hulpmenu een optie tot uw beschikking. (U kunt deze optie ook nu al vinden, mocht u dat willen uitproberen.) Kijk hiervoor op de bovenste grijze balk en klik op "Help". Hier vindt u de instructie (samenvatting), het scenario en het organisatieschema. Twee laatste tips: 1. Gebruik de tijd die u krijgt om te oefenen goed om de Postbak Zeezicht te leren kennen. 2. Als u klaar bent met de Postbak Zeezicht, controleer dan of u alle veertig brieven hebt afgehandeld. Heel veel succes! Postbak Zeezicht instructies deelnemer 9