Agenda. Hier wordt getoond de persoonlijke agenda.

Transcriptie

1 De digitale agenda bestaat uit een aantal onderdelen die gezamenlijk de digitale agenda vormen. Het bestaat uit: a. de maandkalender b. de afspraakkaart c. het agendablad met de dagagenda d. het agendablad met de teamagenda e. het weekoverzicht d. het maandoverzicht Per onderdeel worden deze apart toegelicht en welke verbanden deze met elkaar hebben. Eerst worden de verschillende schermen toegelicht en daarna hoe je op verschillende wijze een afspraak kunt maken, een afspraak kunt wijzigen of bekijken. Omdat de agenda een belangrijk onderdeel van Invice is is er veel tijd besteed om deze handleiding zo uitgebreid mogelijk te maken. Algemeen De agenda is zo gemaakt dat deze functioneert als een papierenagenda. Met andere woorden als je iets wilt wijzigen dan zal je een fysieke actie moeten uitvoeren. Bijvoorbeeld als je in de agenda zit van dinsdag 4 mei 2006 en je wilt de agenda van 10 mei 2006 bekijken, dan moet je ook die datum in de maandkalender aanklikken. Door het aanklikken van die dag wordt de agenda van die dag geopend. Als je nu vanuit die agenda naar bijv. een relatiedossier gaat en je verlaat vervolgens dit dossier door de button hoofdmenu aan te klikken en je komt direct of later weer terug in de agenda dan kom je ook in de dag die voor het laatst was aangeklikt. Wil je nu naar een andere dag, dan moet er dus weer een nieuwe dag in de maandkalender worden aangeklikt. Dus onthoudt, als je een afspraak wilt bekijken, een nieuwe afspraak wilt maken, of een afspraak wilt wijzigen, kijk dan eerst op welke dag de agenda staat. De agenda in Invice bestaat uit een persoonlijke agenda en een teamagenda. De persoonlijke agenda heeft een dag- en een weekversie. Daartussen kan je switchen om een uitgebreider of een precieser overzicht van de agenda te krijgen. Bij het opstarten van Invice komt men in het hoofdmenu en als het is ingesteld dat je met de agenda opstart, kom je direct in de agenda die jouw voorkeur heeft. Voor de adviseurs meestal de persoonlijke dagagenda en voor de mid- en backoffice medewerkers de teamagenda. Agendablad Het agendablad is het scherm waarin je komt als je in het hoofdmenu agenda aanklikt. Zowel de dag- als de teamagenda hebben dezelfde opbouw. Hier wordt getoond de persoonlijke agenda. Het agendablad bestaat uit: - twee kalendermaanden - het afsprakenoverzicht, met de navigatieknoppen - een afspraakaart - een To Do overzicht

2 De vaste onderdelen van de agenda Als eerste worden de vaste onderdelen van de agenda toegelicht. De vaste onderdelen zijn zowel zichtbaar in de dag- week- maand en teamagenda (Grid). - de kalendermaanden, - de afspraakkaart, - de navigatieknoppen - de To Do info - De tijdbalk De kalendermaanden De agenda is gemaakt naar Europees voorbeeld. Dus de week begint dan op maandag. De bovenste kalender geeft de actuele maand aan. De onderste kalender de volgende maand. Boven in het kader zitten twee pijltjes. met het linker pijltje ga je terug in maanden. Met het rechterpijltje ga je een maand vooruit. Elke klik is één maand vooriuit of achteruit. Daar tussen staat de button vandaag. Als je daar opklikt ga je telkens terug naar de actuele dag Die dag is rood geaccentueerd. Als je nu op een dag klikt, dan wordt deze dag geselecteerd voor het maken van een afspraak in de afspraakkaart of kan je kijken in je persoonlijke agenda van die dag. De dag die je geslecteerd hebt is dan geel gekleurd. Dus in dit voorbeeld is de huidige dag 8 januari en de gekozen dag 10 januari. De weeknummers staan voor de weken vermeld.

3 Afspraakkaart Via de afspraakkaart worden gegevens verzameld om een afspraak samen te stellen. Hoe je een afspraak kunt maken wordt verderop in de handleiding uitgelegd. Nu alleen een korte omschrijving van de onderdelen. In de afspraakkaart is zichtbaar: - Soort afspraak (te selecteren uit een uitklapvenster) - Met wie de afspraak is (particulier of zakelijk) - De balk waarin de tijd, duur en frequentie van de afspraak staan - van is de starttijd van de afspraak (te selecteren in de tijdbalk of te selecteren uit een uitklapvenster) - duur is de lengte van de afspraak 0,25 is een kwartier, 0,50 is een half uur, 0,75 is drie kwartier en 1.0 is een uur. (te selecteren uit een uitklapvenster Dus de afspraken kunnen per kwartier gemaakt worden. - tot is de eindtijd. wordt automatisch berekend als de duur is ingevuld. - dagen betekent dat wanneer er meerder dagen achter elkaar ingeboekt moeten worden hier het aantal dagen aangegeven kan worden. (het programma ziet de zaterdag en zondag als gewone dagen) Dus als je dagen wilt inplannen met een weekend er tussen, dan moet je rekening houden met deze dagen. - Kies collega (s), met deze button wordt een uitklapvenster geopend. In dat venster kunnen collega s worden gesleceteerd. Allen krijgen dan dezelfde afspraak, eventueel met dezelfde relatie. - andere locatie, als je deze knop aanklikt, dan zie je dit schermpje. Je kan dan selecteren waar de afspraak is. Indien je andere locatie selecteert, dien je, na het maken van een afspraak, in het notitieveld van de afspraak het juiste adres in te voeren. Zie hiervoor de toelichting verderop in deze handleiding. - maak afspraak of bewerk afspraak, met het aanklikken van deze knop wordt de nieuwe afspraak ingeboekt of een bestaande afspraak die bewerkt is (bijv. wijziging datum ofzo) aangepast. - wis, met het aanklikken van deze button wordt de afspraakkaart leeg gemaakt. Navigatieknoppen Met deze knoppen navigeer je in de agenda tussen de dag- week- maand- en teamagenda (Grid). Onder de navigatieknoppen staat altijd de dag waarin je bezig bent. Kan dus een andere dag zijn dan de actuele dag.

4 To Do Info In de agenda is direct zichtbaar of er To Do s zijn. Hier is zichtbaar of en hoeveel To Do s open staan. Afhankelijk van de instelling wordt bij het openen van de agende de To Do lijst geopend of gesloten getoond. De To Do wordt alleen getoond in de persoonlijke agenda, omdat deze persoonsgebonden is. In dit voorbeeld is de To Do lijst gesloten. Als je deze knop aanklikt dan wordt de To Do lijst geopend. Zie voor uitleg van het To Do systeem de aparte handleding die daarvoor gemaakt is. Tijdbalk In de tijdbalk is zichtbaar de afspraken van die dag. Met een kleurcode wordt er een extra accent aan de afspraak gegeven. Deze kleurcode kan door het kantoor zelf worden ingesteld. Hoe de tijdbalk verder gebruikt kan worden zie verderop in de handleiding waar de persoonlijke dagagenda wordt toegelicht. Dagagenda - afsprakenoverzicht Het afsprakenoverzicht toont de dag van vandaag, tenzij bewust een andere dag gekozen is. De dag die getoond wordt staat boven het overzicht. Daarnaast wordt eventueel getoond de naam van een feestdag of een bijzondere dag. Het blijft wel mogelijk om op die dagen een afspraak te maken. Het overzicht toont de afspraken die er zijn, de soort afspraak, start- en eindtijd van de afspraak, of er een notitie bij een afspraak zit en of er collega s aan een afspraak gekoppeld zijn.

5 Relatie, onder relatie wordt getoond de naam van de persoon/personen of het bedrijf waarmee je een afspraak hebt. Bij een bedrijf is dat over het algemeen met een contactpersoon (accountmanager) of een bevoegd persoon. Elk soort relatie heeft ook een eigen kleurcode, zodat daaraan direct gezien kan worden wat voor een soort relatie/afspraak dat is. Je kunt een afspraak hebben met één persoon alleen, met één of twee personen vanuit een particulier dossier, met één of meerdere personen namens een zakelijke relatie of met één of meerdere personen vanuit een zakelijk dossier. Als voorbeeld zijn alle verschillende soorten afspraken hieronder te zien. Als je bij relatie klikt, dan worden de namen van de afspraken onzichtbaar gemaakt. Dat kan ook standaard worden ingesteld door de beheerder van Invice. Indien je dat kiest wordt bij het openen van de agenda geen namen getoond. Indien je ze dan wel wilt zien klik je hier. Als je dan nog een keer klikt zijn ze weer onzichtbaar. Vanuit de agenda kan je direct in het dossier van de afspraak komen. Je klikt hier en het betreffende onderdeel wordt dan geopend. Je verlaat dan het hoofdmenu. Afspraakbevestiging als je hier op dit printertje klikt, wordt de brievenmodule geopend en kan je een afspraakbevestiging maken of een al gemaakte afspraakbevestiging bekijken. Zie voor uitleg hierover de handleiding communicatie, onderdeel brieven. Afspraak Onder afspraak wordt getoond de soort afspraak. Naast de afspraak kunnen twee iconen zichtbaar zijn. Indin dit Icoon zichtbaar is, dan betekend het dat de afspraak buiten kantoor is. Dat kan bij de klant thuis zijn of op een andere lokatie. Deze lokatie kan dan worden bekeken in de agenda notitie. Als je het icoon aanklikt wordt een routeplanner geopend en de route berekend. Standaard is de routeplanner van Google.com/maps gekoppeld, inclusief Satelliet foto s. Het andere icoon toont of er aan die afspraak nog andere collega s aan die afspraak gekoppeld zitten. Tip! indien je een kort tijdje de cursor op de afspraak houdt, wordt zichtbaar wie de afspraak gemaakt heeft. Houdt je de cursor een kort tijdje op, zie je welke collega( s) aan de afspraak gekoppeld zijn. Van is de begintijd van de afspraak en tot is de eindtijd van de afspraak. Als extra wordt daarnaast de duur van de afspraak getoond.

6 Agenda notitie, als je deze button aanklikt kom je in de Notitie Agenda. Als het notitiebklokje gekleurd is betekend dat dat er een notitie geplaatst is. In de Notitie Agenda kan je verschillende informatie kwijt: Agenda Notitie, een notitie die van belang is voor de afspraak ( na het openen het witte vlak aanklikken en je kan de notitie typen) Datum/tijd als je deze button aanklikt wordt de datum en tijd dat je de notitie gemaakt hebt onder de notitie gezet.. Locatie hier is zichtbaar het adres waar de afspraak is, indien deze buiten het kantoor is. Als er andere locatie is gekozen dan kan hier het adres worden ingetypt. ( de volgorde is adres,plaats,postcode met spatie tussen cijffers en letters) Kilometerregistratie. In dit veld kan het aantal kilometers worden getypt die de afspraak heeft gekost. SLUIT WINDOW, na het bewerken van de Notitie agenda sluit de je handleing af met het aanklikken van deze button. Afspraak bewerken Als je deze button, met het uiterlijk van een potloodje met een gummetje, kan de gemaakte afspraak weer bewerkt worden. Een kopie van de afspraak wordt in de afspraakkaart geplaatst. De afspraak zelf blijft nog in de aspraakoverzicht zitten. Je kan alle variabelen van de afspraak aanpassen. Door bijvoorbeld een andere dag in de kalender aan te klikken wordt de afspraak aan een andere dag gekoppeld. Of door het aankliken van de button soort kan je een andere soort afspraak kiezen. Zodra je in de afspraakkaart de knop bewerk aanklikt wordt de afspraak pas daadwerkelijk aangepast. Als laatste is de knop zekerheid wordt eerst (vuilnisvat) waarmee de afspraak verwijderd kan worden. Voor alle nog gevraagd of de afspraak daadwerkelijk verwijderd moet worden.

7 Navigatieknoppen Met deze knoppen navigeer je in de agenda tussen de dag- week- maand- en teamagenda (Grid). Weekagenda Deze toont de persoonlijke weekagenda. Klik je daar een afspraak op een bepaalde dag aan, dan kom je direct in die afspraak. Maandagenda Deze toont de persoonlijke maandagenda. Zo heb je snel zicht hoeveel afspraken die maand zijn (geweest). Met het aanklikken van een dag kom je in die dag agenda. Grid (Teamagenda) Als je teamagenda aanklikt kom je in het overzicht waar alle agenda s van de gebruikers van Invice worden getoond. Hierin staan alle geactiveerde gebruikers op volgorde. Daar wordt ook met kleuren de diverse afspraken getoond. Als je een kleur aanklikt wordt in dit venster een samenvatting van de afspraak getoond. Als je naar het dossier van de afspraak wilt, klik je deze knop aan. Je komt dan direct in dat onderdeel. Een persoonskaart, een particulierdossier, een zakelijke relatie of een zakelijk dossier. De knoppen die daarnaast staan zijn al eerder uitgelegd.. Tijdbalk onderaan de dagagenda is een balk zichtbaar. Deze tijdbalk geeft per kwartier de afspraken weer. Elk soort afspraak heeft een kleur. Deze kleuren en soorten afspraken zijn door de beheerder aan te passen in variabelen. De tijdbalk is een extra fisueel hulpmiddel om snel overzicht hebben waneer er afspraken zijn en van welke soort. In de teamagenda heeft iedere gebruiker een eigen tijdbalk.