Release Notes Carta 15.0

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Release Notes Carta 15.0"

Alfred Hendrickx
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Release Notes Carta 15.0 Datum: Auteur: Hans Wijntjes Project: Carta 15.0 Versie: 1.1

2 Inhoud 1 Inleiding Importfunctie verbeterd Samenvoegen, mailen en export Samenvoegen naar PDF toegevoegd Sjablonen bewerken voor samenvoegen Digitale facturatie Contactmomenten verwijderd Online synchronisatie Mailing module Online portaal Zelfplannen Digitaal archief Overige aanpassingen Breaking changes... 9 Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 2

1 Inleiding Dit document beschrijft de wijzigingen die in Carta 15.0 zijn doorgevoerd. Het document is bedoeld voor gebruikers van Carta. 2 Importfunctie verbeterd In Carta 14.

3 1 Inleiding Dit document beschrijft de wijzigingen die in Carta 15.0 zijn doorgevoerd. Het document is bedoeld voor gebruikers van Carta. 2 Importfunctie verbeterd In Carta 14.1 is de importfunctie geïntroduceerd. De importfunctie is in versie 14.2 verbeterd. De import importeert data nu veel sneller, kan beter omgaan met ontbrekende gegevens en er kunnen meer velden gebruikt worden. Ook kan de import nu via een batchcommando opgestart worden. Hiervoor kan bijvoorbeeld onderstaand commando gebruikt worden: Carta /autostart import /file C:\importdefinities\personenlijst.xlsx 3 Samenvoegen, mailen en export Het samenvoegen is robuuster gemaakt door fouten die bij het samenvoegen in Word of Outlook optreden, beter af te handelen. Ook is het samenvoegen naar PDF en het snel bewerken van samenvoegsjablonen toegevoegd. 3.1 Samenvoegen naar PDF toegevoegd Bij het snel-samenvoegen is het nu ook mogelijk om het resultaat van het samenvoegen als PDF bijlage aan te maken en direct een begeleidende samen te voegen. Figuur 1 Snel samenvoegen Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 3

3.2 Sjablonen bewerken voor samenvoegen Overal waar samengevoegd kan worden is een bewerk knop toegevoegd om de sjablonen voor het samenvoegen te bewerken. Let op!

4 3.2 Sjablonen bewerken voor samenvoegen Overal waar samengevoegd kan worden is een bewerk knop toegevoegd om de sjablonen voor het samenvoegen te bewerken. Let op! Het bewerkte document wordt niet opgeslagen, en wordt maar een keer gebruikt. Bij de volgende keer dat er wordt samengevoegd, wordt weer het standaardsjabloon gebruikt. 4 Digitale facturatie Om uitgaande facturen per PDF te versturen zijn een aantal onderdelen nodig: 1. Sjabloon uitgaande PDF factuur 2. Sjabloon begeleidende 3. adres van debiteur 4. Voorkeur per bedrijf of persoon Onderdelen 1 en 2 worden via het instellingen scherm geregeld en zijn vaste sjablonen voor alle debiteuren. Figuur 2 Systeemopties PDF factuur Voor onderdeel 3, het adres van de debiteur, wordt een nieuw veld toegevoegd. Het betreft post aan de financiële afdeling dus het algemene adres kan niet zonder meer gebruikt worden. Dit adres wordt op persoon-betaalwijze en bedrijf-betaalwijze geregistreerd. Zodra er een adres in het veld Factuur is ingevuld, worden voor deze debiteur altijd PDF facturen aangemaakt die met de begeleidende verstuurd worden. Ter ondersteuning van het 4 ogen principe kan er ook een proefafdruk worden uitgevoerd. Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 4

Een proefafdruk doet hetzelfde als een gewone afdruk, alleen worden de facturen niet naar het echte e-mail adres gestuurd, maar naar een standaard e-mail adres, zoals dat bij de systeeminstellingen

5 Een proefafdruk doet hetzelfde als een gewone afdruk, alleen worden de facturen niet naar het echte adres gestuurd, maar naar een standaard adres, zoals dat bij de systeeminstellingen is opgegeven. De werking van de digitale facturatie werkt alleen voor Office versie 2010 en later. Via de bestaande knop: Meerdere facturen afdrukken kunnen de pdf facturen in bulk aangemaakt en verstuurd worden. Hierbij worden dan óf papieren facturen, óf digitale facturen verwerkt. 5 Contactmomenten verwijderd De schermen Cursus-Contact, Bedrijf-Contact en Persoon-Contact komen te vervallen. De informatie die daar gepresenteerd werd, is ook terug te vinden in het persoonlijke ToDo scherm (icoontje ). De automatische contactmomenten zijn vervangen door het digitale archief. (Zie hoofdstuk 10) 6 Online synchronisatie Figuur 3 Nieuwe synchronisatie Er is een volledige nieuwe manier ontwikkeld om de backoffice en frontoffice te synchroniseren. De synchronisatie maakt het ook mogelijk om gegevens in Carta vanuit de nieuwe portal bij te werken. Dit wordt nu alleen gebruikt voor zelfplancursussen (zie hoofdstuk 9 Zelfplannen). Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 5

6 Ook wordt in deze nieuwe synchronisatie anders omgegaan met de vinkjes e-register. Als op het hoogste niveau (Cursus, Leergang, Persoon of Bedrijf) een record Online wordt gezet, dan gaat alles wat daaronder hangt automatisch mee. Deze nieuwe synchronisatie heeft tevens als voordeel dat de systeembelasting lager is en dat de synchronisatie sneller wordt uitgevoerd. Ook het synchroniseren van verwijderde gegevens, en het bijwerken van wijzigingen is verbeterd. 7 Mailing module Figuur 4 Mailing wizard Nieuw in versie 14.2 is de mailing module. Via de knop nieuw in het scherm mailingalgemeen krijgt de gebruiker toegang tot de mailing wizard. Deze wizard leidt de gebruiker door het selectieproces voor het bepalen van de doelgroep. Als de doelgroep bepaald is kan de mailing verstuurd worden. Dit kan zowel per post, per of er kan een Excel bestand aangemaakt worden dat aan een derde partij (bijvoorbeeld drukker) kan worden aangeboden. Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 6

7 8 Online portaal In versie 15.0 is het online portaal verder uitgebreid en verbeterd. De snelheid van de schermen is uitgebreid Figuur 5 Portal dashboard Het portal is vanaf de basis volledig responsive ontworpen. Dit houdt in dat er voor elk apparaat waarmee de portal benaderd wordt een optimale weergaven van de gegevens wordt gepresenteerd. Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 7

9 Zelfplannen In versie 14.2 is ook het zelfplannen geïntroduceerd.

8 Figuur 6 Beheerfuncties portal Er zijn ook vele beheerfuncties in de portal beschikbaar. Zo houdt u controle over de mogelijkheden die cursisten, docenten en medewerkers in de portal krijgen. 9 Zelfplannen In versie 14.2 is ook het zelfplannen geïntroduceerd. Een zelfplancursus is een cursus die op verschillende momenten wordt gegeven en waarbij de deelnemer zelf de uitvoeringsdatum kan kiezen. Figuur 7 Zelfplannen Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 8

9 In het scherm hierboven is het scherm getoond waarmee de cursist zijn eigen planning kan kiezen. 10 Digitaal archief Het is vanaf versie 14.2 mogelijk om Carta automatisch een archief van alle uitgaande correspondentie bij te laten houden. Als het veld archief in de systeemopties een waarde heeft, dan worden alle uitgaande documenten die vanuit Carta gegenereerd worden, in het archief opgeslagen. Op deze manier kan eenvoudig de bevestigingsmail, materiaalbrief of het certificaat dat aan een persoon of bedrijf verstuurd is, teruggevonden en opnieuw bekeken, afgedrukt of verzonden worden. 11 Overige aanpassingen * Selecteer medewerker in dialoog contact-bedrijfsopleiding is nu gesorteerd * Meer details tonen in lijst met cursussen die verschijnt na 'zoeken' * Verplaats cursist Standaard selectie cursussen uitbreiden met filter moedercursus. * Ontdubbelen persoon met afwezigheidsregistratie gaat niet goed * Facturatie leerganginschrijvingen Automatisch een kortingsregel op factuur * Online inschrijfformulier. * Inschrijvingen op moedercursus ook vet weergeven * Autoarchief datum facturen. Factuurlijst in factuurmodule automatisch opschonen * Overizcht dochterinschrijvingen in leergang-cursus plaatsen * Dialoog kopieer cursus. Informatie locaties uitbreiden * Uitbreiding sjabloonvelden * Planbord - Automatische verwerking * Cursus-Rooster boven planning laat niet alle items zien * Knop 'vertuur welkoms ' in portal toevoegen * Veld bedrijf - Status toevoegen aan import * Accreditatieregeling en beroepsorganisaties toegevoegd * Andere manier van samenvoegen (fastmerge) * Wijzigen van profielfoto op Portal 12 Breaking changes Hieronder een lijst met wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor aansluitende processen. Vervallen tabellen: - Campagne - CampagneActie - CampagenDocument - Contact - ContactDocument - ContactType - CursusDocument Alle Documenten staan nu in de tabel: Document. De CRM functionaliteit is komen te vervallen en vervangen door de mailing functionaliteit. Release Notes Carta 15.0.docx Pagina 9

Vergelijkbare documenten

Release Notes Carta 14.2

Release Notes Carta 14.2 Datum: 23-10-2014 15:10 Auteur: Hans Wijntjes Project: Carta 14.2 Versie: 1.0 Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Importfunctie verbeterd... 3 3 Samenvoegen, mailen en export... 3 3.1 Samenvoegen