Beschrijvend document

Transcriptie

1 Beschrijvend document UBR HIS Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg AN Den Haag Postbus EA Den Haag Europese openbare aanbesteding Adviesdiensten installatietechniek ten behoeve van het ministerie van Buitenlandse Zaken directie 3W (WereldWijd Werken) Contactpersoon H. Suliman-Lalmahomed Datum Kenmerk Versie 1.0 Status definitief

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Bijlagen in TenderNed... 4 Begrippenlijst Inleiding De Aanbestedende dienst Beknopte beschrijving van de Opdracht Het doel van de Aanbesteding Perceelindeling Voorbehouden Aanbestedende dienst DigiInkoop De Aanbesteding De openbare procedure CPV codes TenderNed aanbestedingstool Contactpersoon De planning van de Aanbesteding Inlichtingen Tegenstrijdigheden en bezwaren Indienen Inschrijving in TenderNed Formele eisen ten aanzien van de Inschrijving Opening Inschrijvingen Gunningsbeslissing Mededeling Gunningsbeslissing Verificatie gegevens Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Opschortende termijn/bezwaren Sluiting Raamovereenkomst Klachtenregeling Contractvoorwaarden en inkoopbeleidsdoelstellingen Raamovereenkomst en ARVODI Sociale voorwaarden Veiligheidsonderzoek Uitsluitingsgronden en Geschiktheideisen Algemeen Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Algemene gegevens, Uitsluitingsgronden, Geschiktheideisen en technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden Algemene gegevens en Uitsluitingsgronden Facultatieve uitsluitingsgronden Geschiktheideisen (selectiecriteria) Combinatie Beroep op een derde/derden Holding of moedermaatschappij Verificatie gegevens Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Opdrachtbeschrijving en Programma van eisen Opdrachtbeschrijving Programma van eisen Eisen - Profielschets in te zetten adviseurs Eisen - Werkwijze Opdrachtgever - Opdrachtnemer Eisen - Reizen Eisen - Opdrachtverstrekking Eisen - Contractmanagement en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Gunningscriteria Gunningscriterium Subgunningscriteria Subgunningscriteria kwaliteit Wens 1.1- Kwaliteit medewerkers (W1) Wens Kwaliteit van de dienstverlening (W2) Wens Case Europese aanbesteding - adviseur gebouw gebonden installaties(w3) Subgunningscriterium prijs Manipulatieve Inschrijving en Inschrijving met abnormaal lage prijzen d.d. 2 december van 40

3 7. Beoordelingssystematiek Algemeen Beoordelingssystematiek kwaliteit Beoordelingssystematiek prijs Vaststelling Inschrijving met de beste prijs kwaliteit verhouding d.d. 2 december van 40

4 Bijlagen in TenderNed Elektronisch invullen en indienen bij Inschrijving Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Verklaring Onderaanneming Holdingverklaring Referentieverklaring Programma van Eisen en akkoordverklaring Reizen naar risicogebieden Antwoord op de Subgunningcriteria (bestand in PDF) Format CV s Prijsopgave formulier (tarieven) middels Worddocument en PDF Elektronisch invullen en indienen bij verificatie van de Inschrijving Uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel Gedragsverklaring aanbesteden Verklaring van de Belastingdienst Achtergrondinformatie voor de Inschrijver Bijlage A Concept Raamovereenkomst Bijlage B Concept Nadere Overeenkomst Bijlage C ARVODI 2016 Bijlage D Checklist Inschrijving Bijlage E TenderNed In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed Bijlage F Reiskostenvergoeding externe adviseurs 2013 Bijlage G Verklaring sociale voorwaarden Bijlage H DigiInkoop Bijlage I Format Nota van Inlichtingen d.d. 2 december van 40

5 Begrippenlijst In dit Beschrijvend document en de bijgevoegde concept Raamovereenkomst wordt het volgende verstaan onder: Aanbestedende dienst Aanbesteding Aanbestedingswet 2012 Beoordelingscommissie Beschrijvend document Bijlage Combinant Combinatie Contactpersoon Deelnemer DigiInkoop Eisen Format Gedragsverklaring aanbesteden Geschiktheideisen De Staat der Nederlanden, in casu het ministerie van Buitenlandse Zaken ten behoeve waarvan deze Aanbesteding wordt doorlopen. Deze inkoopprocedure waarbij de openbare procedure als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012 wordt toegepast. Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Staatsblad 2012/542). De personen die namens de Aanbestedende dienst de ontvangen Inschrijvingen beoordelen en advies uitbrengen aan het tot de Gunningsbeslissing bevoegde gezag. Dit document (inclusief Bijlagen), waarin de gevraagde dienstverlening, de Opdrachtgever, de te volgen aanbestedingsprocedure, de geschiktheid- en gunningscriteria en de wijze van beoordeling van Inschrijvingen wordt beschreven en toegelicht. Eventuele Nota( s) van Inlichtingen maken integraal onderdeel uit van het Beschrijvend document. Een document dat is aangemerkt als Bijlage in het Beschrijvend document en/of in het elektronisch aanbestedingsplatform dat voor de Aanbesteding wordt gebruikt. Elke Bijlage is onderdeel van het Beschrijvend document. Lid van een Combinatie. Een samenwerkingsverband tussen twee of meer rechtspersonen waarbij de leden zich zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de nakoming van de verbintenis(sen) jegens de Aanbestedende dienst voortvloeiende uit/samenhangende met de Opdracht. UBR HIS Mw. Henna Suliman- Lalmahomed, projectsecretaris. adres: [email protected] Een overheidsorganisatie namens wie de Aanbesteding wordt uitgevoerd en de Raamovereenkomst wordt gesloten. De voorziening voor elektronisch bestellen en factureren van de Rijksoverheid. Geschiktheideisen, eisen opgenomen in het Programma van eisen en Voorschriften waaraan Inschrijver en Inschrijving moeten voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. Een Bijlage die als sjabloon dient en die door de Inschrijver, voorzien van gevraagde informatie en/of ondertekening, als onderdeel van zijn Inschrijving dient te worden ingediend. De verklaring zoals bedoeld in artikel 4.1 Aanbestedingswet Eisen met betrekking tot technische bekwaamheid, beroepsbekwaamheid en/of beroepsbevoegdheid, waaraan de Inschrijver moet voldoen om voor gunning van de Raamovereenkomst in aanmerking te kunnen komen (zie hoofdstuk 4). d.d. 2 december van 40

6 Gunningscriterium Gunningsbeslissing Inschrijver Inschrijving Nadere overeenkomst Nota van Inlichtingen Onderaannemer Het door de Aanbestedende dienst gestelde criterium dat in deze Aanbesteding wordt toegepast om te beoordelen welke Inschrijving de economisch meest voordelige inschrijving is, in deze de beste prijskwaliteitverhouding. De keuze van de Aanbestedende dienst voor de Ondernemer met wie hij voornemens is de Overeenkomst waarop de Aanbesteding betrekking heeft te sluiten, waaronder mede wordt verstaan de keuze om geen Raamovereenkomst te sluiten. Een Ondernemer die op basis van de Eisen en wensen vermeld in het Beschrijvend document een Inschrijving heeft ingediend (art.1.1 Aanbestedingswet 2012). Een door Inschrijver op basis van het Beschrijvend document in deze Aanbesteding uitgebracht aanbod. Een schriftelijke Overeenkomst, volgens het bij de Raamovereenkomst gevoegde model, die in aanvulling op de bepalingen van de Raamovereenkomst tussen de Opdrachtgever enerzijds en de Opdrachtnemer anderzijds wordt gesloten met betrekking tot een nadere Opdracht. Het document waarin de door Potentiële Inschrijvers gestelde vragen geanonimiseerd samen met de door de Aanbestedende dienst daarop gegeven antwoorden zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van en/of aanvullingen op het Beschrijvend document. De Nota van Inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van het Beschrijvend document. Een Ondernemer die in Opdracht van de Opdrachtnemer en onder diens verantwoordelijkheid een deel van de Opdracht uitvoert. Ondernemer Een aannemer, leverancier of dienstverlener als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Potentiële Inschrijver Programma van eisen Raamovereenkomst De overheidsopdracht als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012 die het object is van deze Aanbesteding. De rechtspersoon waarmee de Raamovereenkomst wordt gesloten, zijnde de Staat der Nederlanden in casu het ministerie van Buitenlandse Zaken. De Inschrijver met wie de Opdrachtgever in het kader van deze Aanbesteding een Raamovereenkomst sluit voor Adviesdiensten werktuigbouw en installatietechniek. Een Ondernemer die zich heeft aangemeld op TenderNed en het Beschrijvend document heeft gedownload. Eisen met betrekking tot de Opdracht waaraan de Inschrijving moet voldoen om voor gunning van de Raamovereenkomst in aanmerking te kunnen komen (zie hoofdstuk 5). De Overeenkomst als bedoeld in art.1.1 Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot de Opdracht die zal worden gesloten op basis van de onderhavige Aanbesteding conform het model dat als Bijlage A bij het Beschrijvend document is gevoegd. Subgunningscriteria TenderNed De nadere criteria die door de Aanbestedende dienst worden gehanteerd bij de toepassing van het gehanteerde Gunningscriterium. Het elektronische aanbestedingsplatform waarin deze Europese Aanbesteding wordt uitgevoerd. d.d. 2 december van 40

7 UBR HIS Uitsluitingsgronden Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Voorschriften Shared service organisatie die onderdeel is van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk en die voor de Aanbestedende dienst de Aanbesteding begeleidt. Zie voor meer informatie De dwingende en facultatieve gronden voor uitsluiting van deelname aan de Aanbesteding als bedoeld in respectievelijk artikel 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet Door Inschrijver bij zijn Inschrijving in te dienen ingevulde en ondertekende verklaring volgens het standaardformulier als bedoeld in Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 van de Europese Commissie van 5 januari Alle andere vereisten dan Geschiktheideisen en Eisen opgenomen in het Programma van eisen, zoals de formele Eisen zoals bedoeld in paragraaf 2.9, waaraan Inschrijver en Inschrijving moeten voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. d.d. 2 december van 40

8 1. Inleiding De Aanbestedende dienst nodigt Potentiële Inschrijvers uit een Inschrijving in te dienen voor de Europese openbare aanbesteding Adviesdiensten - advisering op het gebied van installatietechniek voor gebouwgebonden installaties. De in deze Aanbesteding toepasselijke Uitsluitingsgronden, Eisen, het Gunningscriterium en de Subgunningscriteria worden in dit document toegelicht. In opdracht van de Aanbestedende dienst wordt deze Aanbesteding door UBR HIS uitgevoerd. UBR HIS heeft in samenwerking met de departementen waarvoor UBR HIS werkt, een Business Etiquette Zo doen we zaken vastgesteld ten behoeve van Inschrijvers en (potentiële) Opdrachtnemers. De Business Etiquette staat op de website van UBR HIS, zie: /06/23/business-etiquette-zo-doen-we-zaken. De opbouw van dit Beschrijvend document is als volgt. Hoofdstuk 1 geeft een beknopte beschrijving van de Opdracht en het doel van de Aanbesteding. Hoofdstuk 2 vermeldt de van toepassing zijnde CPV codes, de contactgegevens en zet de aanbestedingsprocedure uiteen. In hoofdstuk 3 worden de contractvoorwaarden en bijzondere uitvoeringsvoorwaarden benoemd. Hoofdstuk 4 bevat de Uitsluitingsgronden en Geschiktheideisen. Een uitgebreide omschrijving van de Opdracht is opgenomen in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 zijn de Subgunningscriteria opgenomen en in hoofdstuk 7 wordt de beoordelingssystematiek nader toegelicht. Het Programma van eisen is opgenomen in een aparte Bijlage De Aanbestedende dienst Opdrachtgever 3W (WereldWijd Werken) De afdeling Dienstverlening en Relatiemanagement (DRM) verzamelt en bundelt vragen van en verleent service aan externe afnemers en monitort de dienstverlening. De afdeling DRM en haar onderdelen staan onder leiding en personele verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd, tevens plaatsvervangend directeur 3W. Het type advieswerkzaamheden dat 3W uitbesteedt, wisselt naar gelang de vakinhoud en het abstractieniveau van de opgave. d.d. 2 december van 40

9 De afdeling Huisvesting Buitenland van 3W hecht belang aan multidisciplinaire samenwerking en de organisatie is daarop ook ingericht. In het projectteam van 3W zijn (indien nodig) de disciplines procesmanagement, interieurarchitectuur, kunstzaken, installatietechniek en beveiliging vertegenwoordigd. Deze disciplines werken op basis van gelijkwaardigheid met elkaar om zo tot een integrale formulering van de projectopdracht te komen. Op dezelfde wijze vindt de toetsing en aansturing van de processen plaats Beknopte beschrijving van de Opdracht Aard van de Opdracht De Opdracht betreft een veelvoud aan onderwerpen welke direct of indirect te maken heeft met het in stand houden van een betrouwbare en veilige functie van de technische infrastructuur en afgeleide zaken van een pand. Binnen de 3W organisatie bekwaamt de afdeling Techniek /Onderhoud / Veiligheid (TOV) zich in deze taak. De uiteindelijke opdrachtformulering /werkomschrijving voor een project is van 3W afkomstig. Het gebeurt echter regelmatig dat voor het opstellen van een PvE ten behoeve van een project op een buitenlandse locatie specialistische kennis nodig is, waarbij de nodige inbreng wordt verwacht van de Opdrachtnemer/adviseur. Van de Opdrachtnemer wordt een vergelijkbare inzet en werkwijze verwacht. Naast de specifieke technische vaardigheden worden ook goede communicatieve vaardigheden verlangd. Dit betekent een goede inleving in het proces. Samenwerking vindt plaats op basis van vertrouwen en openheid. Vaak worden naar de Opdrachtnemer bevoegdheden gedelegeerd die hij zelfstandig, uit naam van de Opdrachtgever, moet uitvoeren. Dat kunnen onderzoeksopdrachten zijn of het opzetten van een integraal adviseurs of projectorganisatie om de werkzaamheden van het begin tot de oplevering uit te voeren. Veelal moet de Opdrachtnemer zich laten bijstaan door het zelf selecteren en contracteren van, met name buitenlandse, partners. Service staat bij 3W hoog in het vaandel. De Opdrachtnemer is een verlengstuk van de organisatie van 3W. De Opdrachtnemer zal zich ook als zodanig moeten opstellen bij het in contact treden met de medewerkers van 3W en de posten in het buitenland. Het betreft een samenwerkingsverband dat als een geoliede machine in elkaar moet grijpen. Doel van de Opdracht Met de Raamovereenkomst beoogt 3W een maximale flexibiliteit in te bouwen door zowel diensten af te kunnen nemen in Nederland als in het buitenland; dit laatste mogelijk door inzet van medewerkers van lokale vestigingen of partners. De Raamovereenkomst moet de ruimte bieden om adviseurs zowel op regiebasis (per uur op basis van nacalculatie) als op basis van detachering in te kunnen zetten. Omvang van de Opdracht De verwachte omvang van de Opdracht gebaseerd op 48 maanden is ,- exclusief BTW. Attentie! De gegevens met betrekking tot de omvang van de Opdracht zijn een indicatie en een momentopname. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Zie voor een uitgebreide beschrijving van de Opdracht hoofdstuk 5. d.d. 2 december van 40

10 1.3. Het doel van de Aanbesteding Doel van de Aanbesteding is het sluiten van een Raamovereenkomst met twee (2) Opdrachtnemers. De Raamovereenkomst zal worden gesloten met de twee (2) Inschrijvers die een Inschrijving hebben ingediend met de beste prijs-kwaliteitverhouding. De intentie is om de Raamovereenkomst begin april 2017 van kracht te laten worden. De Raamovereenkomst zal een looptijd hebben van één (1) jaar met driemaal een optie tot verlenging met telkens maximaal twaalf (12) maanden. Met het oog op politieke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische ontwikkelingen binnen de Aanbestedende dienst en de hiermee samenhangende krimp of groei van het ministerie van Buitenlandse Zaken, de politieke strategie van de Nederlandse overheid met betrekking tot het openen en/of sluiten van posten dan wel de positie van de Opdrachtgever binnen de Rijksoverheid of taakstellingen, is het mogelijk dat de dienstverlening binnen de Raamovereenkomst wijzigt Perceelindeling De Aanbesteding zal niet worden opgedeeld in percelen. Voor deze Opdracht wordt dat niet passend geacht, omdat de verschillende disciplines die nodig zijn voor het uitvoeren van de Opdracht vrijwel altijd met elkaar verbonden zijn. Daarnaast is bij een verdeling in percelen de opdrachtwaarde per perceel niet in te schatten maar aannemelijk is dat deze hoogstwaarschijnlijk te klein is in relatie tot de benodigde inspanningen van potentiële Inschrijvers om op de Aanbesteding in te schrijven Voorbehouden Aanbestedende dienst De onderstaande voorbehouden zijn van toepassing op deze Europese Aanbesteding: De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor in elk stadium van de Aanbesteding, dus ook na bekendmaking van de Gunningsbeslissing, te besluiten om niet tot gunning over te gaan en de aanbestedingsprocedure tussentijds eenzijdig geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. De (Potentiële) Inschrijvers ontvangen hierover bericht van de Aanbestedende dienst via TenderNed. De (Potentiële) Inschrijvers kunnen in voorkomend geval geen aanspraak maken op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze Aanbesteding. De Aanbestedende dienst zal geen kosten vergoeden voor het opstellen en indienen van een Inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen. Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan de Inschrijver) zijn voor risico van de Inschrijver. Door het indienen van een Inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met de bovenstaande voorbehouden DigiInkoop De Rijksoverheid gaat steeds meer gebruik maken van DigiInkoop als elektronisch bestel- en facturatiesysteem. Voor de door de Opdrachtgever verlangde aansluiting op DigiInkoop geldt een aantal vereisten. De betreffende vereisten zijn opgenomen bij de informatie omtrent DigiInkoop en de aansluiting daarop in Bijlage H bij dit Beschrijvend document. De Opdrachtnemers dienen na ondertekening van de Raamovereenkomst op verzoek van Opdrachtgever te voldoen aan deze vereisten. De winnende Inschrijvers krijgen voor de inwerkingtreding van de Raamovereenkomst een bedrijfsklare aansluiting op het leveranciersportaal van het inkoopsysteem DigiInkoop 1. Inschrijvers ontvangen voor het toepassen van het leveranciersportaal een gebruikerinstructie en inloggegevens om stamgegevens van hun bedrijf in te voeren en transacties uit te voeren. 1 Alle inkoopcontracten voor bedrijfsmatige inkopen worden in principe in DigiInkoop opgenomen. d.d. 2 december van 40

11 2. De Aanbesteding In dit hoofdstuk is de planning van de aanbestedingsprocedure opgenomen. De gehele aanbestedingsprocedure wordt nader toegelicht, waarbij onder andere ingegaan wordt op de contactpersoon, het stellen van vragen, het indienen van de Inschrijving en het moment waarop de Gunningsbeslissing bekend gemaakt wordt De openbare procedure De Opdracht wordt in de markt geplaatst middels een Europese openbare procedure. De openbare procedure houdt in dat alle belangstellende Ondernemers na de publicatie van de aankondiging van Opdracht een Inschrijving kunnen indienen. Hierdoor is het voor MKB- bedrijven laagdrempelig om deel te nemen aan de Aanbesteding. Door deze werkwijze wordt een groot aantal potentiële gegadigden verwacht. Voor meer informatie over Europees aanbesteden zie: CPV codes Deze Europese Aanbesteding betreft een dienst en heeft de volgende CPV- codes: Dienstverlening door ingenieurs; Diensten voor technische testen, analyse en adviezen TenderNed aanbestedingstool Deze Aanbesteding wordt geheel digitaal uitgevoerd in de TenderNed aanbestedingstool. Zie Dat betekent dat de publicatie via TenderNed openbaar wordt gemaakt en dat de Inschrijvingen digitaal worden ingediend via TenderNed. Let op: Sinds 27 juni 2015 kunnen Potentiële Nederlandse Inschrijvers op TenderNed alleen nog inloggen via e- Herkenning. Zonder e- Herkenning heeft Potentiële Inschrijver geen toegang (meer) tot de gegevens van zijn/haar onderneming en kan niet worden deelgenomen aan digitale aanbestedingen via TenderNed. Schaf daarom tijdig een persoonsgebonden e- Herkenningsmiddel met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 aan bij een erkende leverancier (doorlooptijd 1-5 werkdagen). Zie voor een toelichting op de wijze waarop een Inschrijving ingediend kan worden via TenderNed de onderstaande link. Hierin staat stapsgewijs beschreven hoe het digitale proces in zijn werk gaat. Daarnaast kunnen potentiële inschrijvers de e- Gids raadplegen via: Tenslotte is bijgevoegd als bijlage bij dit document, bijlage E, In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed. Nb: Indien een Inschrijver van alle berichten en communicatie met betrekking tot deze Aanbesteding op de hoogte wil worden gehouden, dan dient deze de groene knop houd mij op de hoogte in TenderNed aan te vinken Contactpersoon Vanuit UBR HIS zal tijdens de Aanbesteding één contactpersoon optreden met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure, te weten mevrouw H. Suliman- Lalmahomed, projectsecretaris. Alle communicatie met betrekking tot de Aanbesteding verloopt via TenderNed gericht aan de Contactpersoon. Het is niet toegestaan andere functionarissen van de Aanbestedende dienst (rechtstreeks) te benaderen met betrekking tot deze Aanbesteding. Elke poging tot positieve of d.d. 2 december van 40

12 negatieve beïnvloeding, op welke manier dan ook, van de bij de Aanbesteding betrokken medewerk(st)ers, kan leiden tot uitsluiting van deelname aan de Aanbesteding De planning van de Aanbesteding Hieronder is een globale weergave van de planning van de aanbestedingsprocedure opgenomen. Aan deze planning kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. Op vrijdag 2 december 2016 heeft de Aanbestedende dienst een aankondiging van Opdracht voor deze Europese aanbesteding verzonden via TenderNed op ter publicatie in het supplement op het publicatieblad van de Europese Unie. Met het verzenden van de aankondiging van Opdracht is de Aanbesteding formeel van start gegaan. Activiteit Uiterste datum Indienen vragen, tekstsuggesties voor contractvoorwaarden en melden tegenstrijdigheden in en/of bezwaren tegen Aanbestedingsdocumenten tot uiterlijk maandag 12 december uur Publiceren Nota van Inlichtingen Vrijdag 23 december 2016 Indienen Inschrijving tot uiterlijk maandag 23 januari uur Bekendmaking Gunningsbeslissing Vrijdag 3 maart 2017 Opschortende termijn 20 kalenderdagen na verzending van de Gunningsbeslissing Verificatie Uniform Europees Aanbestedingsdocument vanaf 6 maart 2017 Verwachte ingangsdatum Raamovereenkomst Maandag 3 april Inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze Aanbesteding dienen via de berichtenmodule in TenderNed te geschieden. Ten aanzien van de informatie-uitwisseling geldt expliciet dat telefonische vragen door de Aanbestedende dienst niet in behandeling worden genomen. Vragen kunnen uitsluitend via TenderNed worden gesteld d.m.v. bijlage I Format Nota van Inlichtingen en dienen op maandag 12 december uur in het bezit te zijn van de contactpersoon van deze aanbesteding. De Potentiële Inschrijver mag in de vraagstelling geen gebruik maken van bedrijfsnamen, productnamen en andere aan het bedrijf gerelateerde namen. U dient Bijlage I met uw vragen te zenden naar de contactpersoon door middel van aanmaak mail in TenderNed en toevoeging van bijlage I bij de mail in TenderNed. Van vragen die na maandag 12 december uur binnenkomen, kan niet worden gegarandeerd dat deze beantwoord worden. De vragen zullen met bijbehorende antwoorden geanonimiseerd in een Nota van Inlichtingen via de berichtenmodule in TenderNed worden gepubliceerd. De Nota van Inlichtingen wordt uiterlijk op vrijdag 23 december 2016 aan alle Potentiële Inschrijvers ter beschikking gesteld. Alle Potentiële Inschrijvers ontvangen een notificatie per dat de Nota van Inlichtingen beschikbaar is via TenderNed. Deze Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het Beschrijvend document. De Aanbestedende dienst ontvangt vragen bij voorkeur zo spoedig mogelijk. N.B.: In TenderNed is het termijn voor het stellen van vragen ingesteld op 2 december 2016, teneinde systeemtechnisch ervoor te zorgen dat u de vragen indient via Bijlage I via de TenderNed berichtenmodule. Een Potentiële Inschrijver kan naar aanleiding van de contractvoorwaarden gemotiveerd vragen stellen en/of tekstsuggesties indienen. Het staat de Aanbestedende dienst vrij om al dan niet op deze tekstsuggesties in te gaan. De Aanbestedende dienst zal bij de Nota van Inlichtingen aangeven of de tekstsuggesties worden geaccepteerd en in de concept Raamovereenkomst worden verwerkt. Op eventueel door andere medewerkers/vertegenwoordigers van de Aanbestedende dienst gegeven informatie kan een Potentiële Inschrijver zich niet beroepen. Hetzelfde geldt voor informatie die op een andere wijze dan hiervoor beschreven is verstrekt. d.d. 2 december van 40

13 NB: Na publicatie van de Nota van Inlichtingen wordt verondersteld dat de aanbestedingsdocumenten voor alle Potentiële Inschrijvers duidelijk zijn en dat alle Potentiële Inschrijvers, mits zij aan de gestelde Eisen voldoen, in staat zijn om een Inschrijving in te dienen conform de gestelde Eisen en vormvereisten van de Aanbestedende dienst Tegenstrijdigheden en bezwaren Het Beschrijvend document met de bijbehorende Bijlagen is met de grootste zorg samengesteld. Mocht u als Potentiële Inschrijver desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de Contactpersoon (zie paragraaf 2.4) via TenderNed berichtenmodule schriftelijk door middel van bijlage I format Nota van Inlichtingen hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte te brengen, doch uiterlijk op de datum en het tijdstip waarop de schriftelijk gestelde vragen uiterlijk moeten zijn ingediend (zie paragraaf 2.6 Inlichtingen) Ook als een Potentiële Inschrijver bezwaren heeft tegen (onderdelen van) het gepubliceerde Beschrijvend document, tegen (onderdelen van) de verstrekte informatie en/of tegen andere aspecten die verband houden met het Beschrijvend document, dient hij die bezwaren op de kortst mogelijke termijn ter kennis te brengen van UBR HIS. Van een (Potentiële) Inschrijver wordt dan ook een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat indien na gunning blijkt dat er tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden waren, een Inschrijver dan geen beroep kan doen op de tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden die door hem niet binnen de hiervoor genoemde termijn aan de orde zijn gesteld. Ten aanzien van deze tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden, heeft de Inschrijver zijn rechten verwerkt. Tijdens deze Aanbesteding geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in opgestelde Nota( s) van Inlichtingen en het Beschrijvend document, de Nota( s) van Inlichtingen in rangorde vóór gaan op het Beschrijvend document. Indien Nota s van Inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, dan prevaleert een later opgestelde Nota van Inlichtingen boven de eerder opgestelde Nota van Inlichtingen Indienen Inschrijving in TenderNed De Inschrijving dient tijdig, d.w.z. uiterlijk maandag 23 januari uur in TenderNed te worden aangeboden. Inschrijvingen die na het verstrijken van de uiterste datum en tijd worden aangeboden, zullen niet beoordeeld worden. Het risico van vertraging is voor de Inschrijver. Ook Inschrijvingen die niet via TenderNed aangeboden zijn, worden niet beoordeeld. De Inschrijving kan alleen via TenderNed aangeboden worden! Ten aanzien van het toevoegen van Bijlagen in TenderNed is het volgende van belang: Locatie Gevraagde ingevulde Bijlagen dienen separaat te worden opgenomen bij de betreffende Eis c.q. wens in TenderNed voorzien van een duidelijke naamsverwijzing naar de vraag of Bijlage (in Word, PDF of Excel formaat). Volledigheid en juistheid De Potentiële Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van zijn Inschrijving en de aanwezigheid van alle gevraagde stukken in TenderNed. Tijdigheid De Potentiële Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig beginnen met het uploaden van de gevraagde Bijlagen in TenderNed. Indien Potentiële Inschrijver technische problemen in TenderNed ervaart (bijv. het lukt niet om in te loggen of uw Inschrijving in te dienen of documenten te uploaden), dan dient Potentiële Inschrijver ruim (minimaal 1 uur) vóór de sluitingsdatum van de indiening van de Inschrijving een te zenden aan de Contactpersoon van deze Aanbesteding. Daarnaast neemt de Potentiële Inschrijver meteen contact op met de (help) servicedesk van TenderNed. Op werkdagen te bereiken via: Telefoon: ( ); [email protected] d.d. 2 december van 40

14 Eventuele vertragingen te wijten aan bijvoorbeeld de internetverbinding van de Potentiële Inschrijver zijn voor rekening en risico van de Potentiële Inschrijver. In geval van een algemene storing van TenderNed behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om het moment van indienen van de Inschrijvingen uit te stellen. De Aanbestedende dienst en UBR HIS zijn echter niet aansprakelijk voor storingen in TenderNed. Nb: Uw Inschrijving is pas geldig nadat de transactiecode in TenderNed is ingevuld. Daarmee wordt de Inschrijving in de kluis geplaatst. Mocht het nodig zijn, dan kunt u tot het moment dat de kluis met Inschrijvingen sluit de Inschrijving terugtrekken en wijzigen. Inschrijver ontvangt een bevestiging van het indienen van de Inschrijving Formele eisen ten aanzien van de Inschrijving Met het doen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver kennis te hebben genomen van en uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de uitgangspunten, Eisen en voorbehouden opgenomen in dit Beschrijvend document inclusief de bijbehorende Bijlagen. Elke Inschrijving wordt kort na ontvangst hiervan getoetst aan de volgende formele eisen: De Inschrijving dient tijdig te zijn ingediend en volledig te zijn; De Inschrijver dient de in TenderNed aangeboden formats van het Beschrijvend document met bijbehorende Bijlagen te gebruiken. Indien een Inschrijver wijzigingen aanbrengt in de vaste tekst, wordt de Inschrijving als ongeldig terzijde gelegd; Het is een Inschrijver niet toegestaan om voorwaarden en voorbehouden te verbinden aan zijn Inschrijving. Een Inschrijving die dergelijke voorwaarden of voorbehouden wel bevat, kan ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd; De Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn. De rechtsgeldige ondertekening geschiedt door ondertekening van Bijlage 5 Programma van Eisen en akkoordverklaring. De rechtsgeldigheid wordt gecontroleerd aan de hand van het bij de verificatie (zie paragraaf 4.7) door de Inschrijver te verstrekken uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel (niet ouder dan zes maanden teruggerekend vanaf de sluitingsdatum indiening Inschrijvingen). Uit dit uittreksel moet de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar duidelijk blijken; De Inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van 120 dagen na de sluiting van de Inschrijvingstermijn, met een verlenging tot en met 45 dagen na het wijzen van een vonnis in een eventueel kort geding. De Inschrijving is onherroepelijk gedurende deze termijn. Door het indienen van een Inschrijving gaat de Inschrijver hiermee akkoord; De Inschrijving en alle verdere correspondentie en communicatie, met inbegrip van de correspondentie en communicatie die gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst plaatsvinden, dienen te geschieden in de Nederlandse taal; De Inschrijving dient te worden opgebouwd conform de structuur in Bijlage D. In Bijlage D Checklist Inschrijving worden de onderdelen genoemd die de Inschrijving minimaal dient te bevatten. De Inschrijver dient alle Bijlagen in dit Beschrijvend document naar waarheid en zonder voorbehoud in te vullen en te ondertekenen door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Inschrijver. Voor het geval een Inschrijving niet voldoet aan de formele eisen, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor om deze als ongeldig terzijde te leggen. De informatie, die in de Inschrijving wordt verstrekt, zal door de Aanbestedende dienst als strikt vertrouwelijk worden behandeld, gewaarborgd en niet aan derden worden verstrekt, tenzij het informatie betreft die als gevolg van een wettelijke verplichting of op last van de rechter openbaar moet worden gemaakt of reeds openbaar is. De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer de Inschrijving niet tot de totstandkoming van een Raamovereenkomst zal leiden Opening Inschrijvingen Opening van de digitale kluis in TenderNed met daarin de binnengekomen Inschrijvingen zal zo spoedig mogelijk na de sluitingstermijn elektronisch plaatsvinden. Alle Inschrijvers ontvangen automatisch het bericht dat de digitale kluis met Inschrijvingen is geopend via TenderNed. Er wordt een proces verbaal van opening opgemaakt dat naar alle Inschrijvers wordt verzonden via TenderNed. d.d. 2 december van 40

15 2.11. Gunningsbeslissing Mededeling Gunningsbeslissing Het streven is om uiterlijk op vrijdag 3 maart 2017 de Gunningsbeslissing kenbaar te maken. De Inschrijvers ontvangen middels een notificatie een melding dat de Gunningsbeslissing via TenderNed beschikbaar is. De Gunningsbeslissing bevat de naam van de Inschrijvers aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, de relevante redenen van de Gunningsbeslissing en een omschrijving van de opschortende termijn. De mededeling door de Aanbestedende dienst van de beoordelingsresultaten en de Gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6.217, eerste lid, Burgerlijk Wetboek, van het aanbod van de Inschrijver tot wie de mededeling is gericht. Aan de Gunningsbeslissing kunnen geen rechten worden ontleend. De Aanbestedende dienst kan derhalve, zolang de Raamovereenkomst niet door alle partijen is ondertekend, uit eigener beweging terugkomen op de Gunningsbeslissing, zonder dat de Inschrijvers aan wie hij voornemens was te gunnen, aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. De mededeling van de Gunningsbeslissing bevat de motiveringen en scores op de Subgunningscriteria. Met betrekking tot de kwaliteit worden tevens de scores van de winnende Inschrijvers op de subgunningcriteria medegedeeld. Met betrekking tot de prijs worden alleen de totaalscores op prijs van de winnende Inschrijvers benoemd. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver hiermee akkoord. In de mededeling van de Gunningsbeslissing maakt de Aanbestedende dienst bepaalde gegevens betreffende de gunning niet openbaar indien openbaarmaking van die gegevens: de toepassing van de wet in de weg zou staan, of met het openbaar belang in strijd zou zijn, of de rechtmatige commerciële belangen van de Inschrijvers zou kunnen schaden, of afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen hen zou doen Verificatie gegevens Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Na het publiceren van de Gunningsbeslissing zal de Aanbestedende dienst overgaan tot het verifiëren van de gegevens in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna te noemen: UEA) van de Inschrijvers aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen. In paragraaf 4.7 wordt aangegeven welke documenten benodigd zijn voor de verificatie Opschortende termijn/bezwaren De Aanbestedende dienst sluit de Raamovereenkomst niet eerder dan nadat de opschortende termijn zoals bedoeld in artikel van de Aanbestedingswet 2012 is verstreken. De opschortende termijn bedraagt bij deze aanbesteding twintig (20) kalenderdagen (zie paragraaf 2.5). Indien een Inschrijver rechtsmaatregelen wil treffen tegen de Gunningsbeslissing, dan dient de Inschrijver binnen de opschortende termijn door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig te hebben gemaakt tegen de Gunningsbeslissing van de Aanbestedende dienst bij de Rechtbank in Den Haag. De Inschrijvers worden verzocht om van een dergelijke dagvaarding in ieder geval een kopie aan de Contactpersoon (zie paragraaf 2.4) van deze aanbestedingsprocedure te doen toekomen. Indien Inschrijver bezwaren heeft tegen de Gunningsbeslissing, dan wordt Inschrijver verzocht alvorens het eventueel aanhangig maken van een kort geding, contact op te nemen met de Contactpersoon van deze aanbestedingsprocedure via het TenderNed communicatieplatform. Indien tijdens de opschortende termijn door betekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig is gemaakt zal de Aanbestedende dienst niet overgaan tot sluiting van de Raamovereenkomst, voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. De opschortende termijn geldt als een fatale termijn. d.d. 2 december van 40

16 Indien niet binnen de opschortende termijn een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaar meer maken naar aanleiding van de Gunningsbeslissing en hebben zij hun rechten terzake verwerkt. De Aanbestedende dienst is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite Gunningsbeslissing. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Door het indienen van een Inschrijving gaat de Inschrijver hiermee akkoord. In het geval de Aanbestedende dienst beslist om de Raamovereenkomst niet te gunnen en eventueel de Aanbesteding opnieuw te beginnen, stelt hij alle Inschrijvers zo spoedig mogelijk gelijktijdig in kennis van de redenen daartoe Sluiting Raamovereenkomst Na het verstrijken van de opschortende termijn zonder dat een kort geding tegen de Gunningsbeslissing aanhangig is gemaakt neemt de Aanbestedende dienst een besluit om al dan niet tot sluiting van de Raamovereenkomst over te gaan. De Aanbestedende dienst streeft ernaar om dit maandag 27 maart 2017 de Inschrijvers mee te delen. Alle Inschrijvers ontvangen door middel van een notificatie een melding via TenderNed. Ondertekening van de Raamovereenkomst zal op of rond 28 maart 2017 plaatsvinden opdat de Raamovereenkomst per maandag 3 april 2017 van kracht wordt. d.d. 2 december van 40

17 2.13. Klachtenregeling Indien een Ondernemer een klacht heeft over deze aanbestedingsstukken en/of de aanbestedingsprocedure, dan kan de Ondernemer hierover gemotiveerd een klacht indienen bij het klachtenmeldpunt van UBR HIS: Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming, die belang heeft bij deze Aanbesteding. In de klacht geeft de Ondernemer gemotiveerd aan op welke punten hij het niet eens is met de Aanbesteding of een onderdeel daarvan. Een klacht moet duidelijk als zodanig worden benoemd. Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de Aanbestedende dienst in een concrete Aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die Aanbesteding gelden. Ook kan worden geklaagd over optreden dat inbreuk maakt op de één of meer voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling, en proportionaliteit. Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de Aanbestedende dienst. Een klacht is geen verzoek tot het verkrijgen van inlichtingen over de aanbestedingsprocedure. Een verzoek om inlichtingen heeft een neutraal karakter en is gericht op verduidelijking. Vragen en verzoeken gericht op verduidelijking van de aanbestedingsprocedure dienen tijdig ingebracht te worden. Hierop wordt in de Nota van Inlichtingen ingegaan. Het indienen van een klacht door een Ondernemer zet een Aanbesteding niet stil. De Aanbestedende dienst is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de Aanbesteding. Voor de afhandeling van klachten wordt de standaard voor klachtafhandeling gebruikt zie: d.d. 2 december van 40

18 3. Contractvoorwaarden en inkoopbeleidsdoelstellingen 3.1. Raamovereenkomst en ARVODI 2016 De wederzijdse rechten en plichten van partijen zullen uitsluitend worden geregeld door de definitieve Raamovereenkomst inclusief de ARVODI De ARVODI 2016 maken integraal onderdeel uit van het Beschrijvend document en moeten door de Inschrijvers worden geaccepteerd. Levering-/betalingsvoorwaarden en andere algemene voorwaarden van de zijde van de Inschrijver worden nadrukkelijk van de hand gewezen. Een Inschrijver accepteert de concept Raamovereenkomst, de concept Nadere overeenkomst en de ARVODI 2016 inclusief de bij de Nota van Inlichtingen geaccepteerde tekstwijzigingen onvoorwaardelijk door ondertekening van Bijlage 5, Programma van eisen en akkoordverklaring. Instemming met de tekst uit de concept Raamovereenkomst, de concept Nadere overeenkomst en de ARVODI 2016 geldt als eis. Een Inschrijving die enige vorm van voorbehoud betreffende de contractvoorwaarden bevat, zal worden beschouwd als een Inschrijving onder voorwaarden en kan terzijde worden gelegd. Raamovereenkomst Bij een Raamovereenkomst wordt geen zekerheid gegeven over de afname van de producten en/of dienstverlening. Er is geen sprake van een afnameverplichting. Wel legt de Opdrachtgever zich vast gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst gebruik te maken van de Raamovereenkomst indien bij de Opdrachtgever behoefte bestaat aan producten/diensten. Indien de offerteaanvraag niet leidt tot invulling van de behoefte, is de Opdrachtgever gerechtigd andere partijen dan de raamcontractant(en) te benaderen Sociale voorwaarden Door bij aanbestedingen zogeheten bijzondere uitvoeringsvoorwaarden in te zetten wordt de Opdrachtnemer verplicht actie te ondernemen vanwege internationale sociale normen. Als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden bij deze Aanbesteding worden de sociale voorwaarden opgenomen. Voor deze Aanbesteding zijn de generieke sociale voorwaarden van toepassing. Deze generieke voorwaarden bevatten verplichtingen gericht op het respecteren van de algemene mensenrechten en meer specifiek de vier (4) fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO): o Vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen; o afschaffing van dwangarbeid en slavernij; o effectieve afschaffing van kinderarbeid; o vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep. De sociale voorwaarden, die voor deze Aanbesteding van toepassing zijn, worden in de Raamovereenkomst opgenomen en zullen van toepassing zijn in de uitvoeringsfase van de Raamovereenkomst. De Bijlage (G) is als achtergrondinformatie bijgevoegd en wordt door de Inschrijvers aan wie gegund is, ondertekend op het moment van ondertekening van de Raamovereenkomst en als Bijlage bij die Raamovereenkomst opgenomen. Meer informatie over sociale voorwaarden is te vinden op Veiligheidsonderzoek De Inschrijver committeert zich door het indienen van een Inschrijving aan het feit dat zij medewerkers in dienst heeft die naast het voldoen aan de gestelde Eisen volledige medewerking moeten verlenen aan een eventueel specifiek veiligheidsonderzoek, dat wil zeggen een screening, namens de Opdrachtgever. Indien de Opdrachtgever een veiligheidsonderzoek wenst, zal de Opdrachtnemer hierover tijdig worden geïnformeerd. Hieraan zijn voor een Inschrijver geen kosten verbonden. Als het veiligheidsonderzoek geen positief resultaat oplevert, mogen de desbetreffende medewerkers niet voor deze Opdracht worden ingezet. Dit wordt opgenomen in de definitieve Raamovereenkomst. d.d. 2 december van 40

19 4. Uitsluitingsgronden en Geschiktheideisen 4.1. Algemeen Deze fase heeft bij een openbare Europese aanbesteding tot doel de Inschrijver te controleren op Uitsluitingsgronden. Daarnaast wordt de geschiktheid van de Inschrijver voor de uitvoering van de Opdracht vastgesteld. Om de geschiktheid te kunnen bepalen is een aantal eisen vastgesteld die betrekking hebben op de technische bekwaamheid, beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid. Uitsluiting Elke Inschrijver die door zijn handelen een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht (zoals het gelijkheidsbeginsel) schendt, wordt uitgesloten van de Aanbesteding wanneer deze schending heeft geleid of heeft kunnen leiden tot het beperken van de eerlijke mededinging. Dit is ook het geval wanneer het schenden of het beperken van de eerlijke mededinging zich pas openbaart na het versturen van de mededeling van de Gunningsbeslissing aan alle Inschrijvers. Voordat de Aanbestedende dienst om die reden beslist tot uitsluiting van een Inschrijver, stelt hij de desbetreffende Inschrijver in kennis van zijn voornemen, waarna de Inschrijver de gelegenheid krijgt om aan de Aanbestedende dienst aan te tonen dat geen sprake is van schending van een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht of een beperking van de eerlijke mededinging. Door in te schrijven op deze Aanbesteding verklaart de Inschrijver zich er van bewust te zijn dat in strijd handelen met een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht bovengenoemde gevolgen kan hebben. Onder handelen in strijd met een fundamenteel beginsel van het aanbestedingsrecht wordt mede verstaan een overtreding van op deze Aanbesteding van toepassing zijnde (dwingende) wet- en regelgeving. De Aanbestedende dienst kan het schenden van de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht of het beperken van de eerlijke mededinging vaststellen met alle middelen die hem ter beschikking staan. Een onherroepelijke (rechterlijke) beslissing is hiervoor geen noodzakelijke vereiste. Alle Geschiktheideisen betreffen minimumeisen. Dit betekent dat voor iedere Geschiktheideis afzonderlijk een op onderhavige Opdracht afgestemd minimum is vastgesteld waaraan de Inschrijver moet voldoen. De Inschrijving van een Inschrijver die niet voldoet aan deze Geschiktheideisen wordt als ongeldig terzijde gelegd en komt niet in aanmerking voor verdere (inhoudelijke) beoordeling Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Om de regeldruk en daarmee de lasten voor Ondernemers te verminderen wordt in heel de Europese Unie (EU) gewerkt met het UEA. Het UEA is een door een Ondernemer in te vullen eigen verklaring waarmee hij verklaart in welke hoedanigheid hij inschrijft (zelfstandig, als hoofdaannemer, als Combinant of als onderaannemer) en waarmee hij informatie verstrekt over eventueel op hem van toepassing zijnde uitsluitingsgronden en andere Geschiktheideisen. Het UEA wordt in het eerste stadium van de aanbestedingsprocedure als voorlopig bewijs gebruikt dat aan de vereiste voorwaarden van aanbestedingsprocedures in de hele EU wordt voldaan. Door gebruik van het UEA hoeven de Inschrijvers in het eerste stadium van een Aanbesteding niet langer het volledige bewijsmateriaal aan te leveren. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging voor het indienen van een geldige Inschrijving. Voor meer informatie over het UEA op de site van Pianoo klik hier. In deze Aanbesteding wordt het UEA gebuikt als Nederlandstalig invulbaar pdf bestand (Bijlage 1 bij dit Beschrijvend document). LET OP: Voor het invullen dient het UEA te zijn geopend met Acrobat Reader. Invullen van dit PDF formulier met gebruik van een ander programma dan Acrobat Reader kan leiden tot onjuiste weergave van de ingevulde gegevens na het digitaal versturen van het document, waardoor de inhoud van het UEA een andere kan worden dan bedoeld. De Aanbestedende dienst heeft het PDF bestand reeds gevuld met een aantal relevante gegevens. De indeling van het pdf bestand is als volgt. d.d. 2 december van 40

20 Deel I: Gegevens over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit. Dit deel is reeds door de Aanbestedende dienst ingevuld Deel II: Gegevens met betrekking tot de ondernemer. Dit deel bestaat uit 4 met hoofdletter gemarkeerde secties: A: Gegevens over de ondernemer in te vullen door de Inschrijver B: Informatie over de vertegenwoordigers van de ondernemer in te vullen door de Inschrijver C Informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten Indien van toepassing ja aan te vinken door de Inschrijver. Gevolg daarvan: Elke betrokken entiteit dient afzonderlijk een UEA in te vullen, door Inschrijver bij zijn Inschrijving te voegen. D: Informatie betreffende onderaannemer op wier draagkracht de ondernemer geen beroep doet. in te vullen door de Inschrijver Deel III: Uitsluitingsgronden. Dit deel bestaat uit 3 met hoofdletter gemarkeerde secties: A: Gronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen niet van toepassing B: Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies niet van toepassing C Gronden met betrekking tot insolventie, belangenconflicten of beroepsfouten in te vullen door de Inschrijver Indien van toepassing ja aan te vinken door de Inschrijver. Gevolg daarvan: Elke betrokken entiteit dient afzonderlijk een UEA in te vullen, door Inschrijver bij zijn Inschrijving te voegen. Deel IV: Selectiecriteria. Hier verklaart de Inschrijver door aanvinken van IVa dat door hem voldaan wordt aan alle Geschiktheideisen zoals deze zijn opgenomen in dit Beschrijvend document; Deel V: Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden. Dit deel is voor deze openbare aanbesteding niet van belang. Het betreft de criteria die in o.a. een niet openbare Aanbesteding gebruikt worden om uit een groter aantal geschikte gegadigden de meest geschikte te selecteren. Deel VI: Slotopmerkingen Inschrijver is verplicht het UEA te ondertekenen. Dit is alleen fysiek mogelijk, derhalve door het formulier uit te printen en daarna te ondertekenen. Een scan van de rechtsgeldig ondertekende versie dient te worden ingediend als Bijlage 1 bij de Inschrijving. Door het indienen van het ondertekende UEA verklaart de Inschrijver dat hij voldoet aan de in dit Beschrijvend document gestelde Geschiktheideisen, technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden. Eventueel voegt de Inschrijver eventuele toelichting toe bij het door hem niet voldoen aan Uitsluitingsgronden. Indien Inschrijver voor Geschiktheideisen een beroep doet op een onderneming binnen een samenwerkingsverband of derden, verwijzen wij u naar paragraaf 4.4 en 4.5 van dit Beschrijvend document. Inschrijvers kunnen van de procedure worden uitgesloten of worden vervolgd, indien zij zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het invullen van het UEA, indien zij informatie hebben achtergehouden of indien zij niet in staat zijn de ondersteunende documenten te verstrekken. De Aanbestedende dienst is zich ervan bewust dat het werken met het UEA nieuw is. Om te voorkomen dat Inschrijvingen die technische of administratieve fouten bevatten ten aanzien van het UEA onmiddellijk terzijde moeten worden gelegd, zal de Aanbestedende dienst in voorkomende gevallen eenmalig gelegenheid tot herstel bieden. d.d. 2 december van 40

21 4.3. Algemene gegevens, Uitsluitingsgronden, Geschiktheideisen en technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden Zowel de Uitsluitingsgronden als de Geschiktheideisen staan vermeld in deze paragraaf. Nr Uitsluitingsgronden en Bewijs bij te voegen bij de Inschrijving Geschiktheideisen 1. Algemene gegevens en Uitsluitingsgronden Bijlage 1 UEA 2. Geschiktheideisen Bijlage 1 UEA Technische bekwaamheid en Verklaring onderaanneming Bijlage 2 beroepsbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Referentieverklaringen, zie Bijlage 4 3. Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden Bijlage 1 UEA Algemene gegevens en Uitsluitingsgronden In Deel II van het UEA dient Inschrijver gegevens met betrekking tot de eigen onderneming in te vullen. Verplichte uitsluitingsgronden In Deel III geeft de Inschrijver antwoord op de vragen die gaan over de Uitsluitingsgronden. Een Inschrijver op wie een Uitsluitingsgrond van toepassing is, wordt waar dit wettelijk is vereist in de gelegenheid gesteld te bewijzen dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Indien de Aanbestedende dienst dat bewijs toereikend acht, wordt de Inschrijver niet uitgesloten. Specifiek voor de Uitsluitingsgrond van artikel 2.86 lid 4 Aanbestedingswet 2012 (niet voldaan hebben aan verplichting om belastingen of sociale verzekeringspremies te voldoen) kan de Aanbestedende dienst besluiten dat uitsluiting achterwege blijft in verband met eventuele kennelijke onredelijkheid daarvan. Facultatieve uitsluitingsgronden De Aanbestedende dienst verklaart in deze Aanbesteding de volgende facultatieve Uitsluitingsgronden van toepassing: Schending van verplichtingen op het gebied van milieu-, sociaal of arbeidsrecht; Faillissement, insolventie of gelijksoortig; vervalsing door mededinging; belangenconflict als gevolg van deelname aan de aanbestedingsprocedure; directe of indirecte betrokkenheid bij de voorbereiding van deze aanbestedingsprocedure; valse verklaringen, achterhouden van informatie; onrechtmatige beïnvloeding. Onderdeel C van Deel III van het UEA dient door de Inschrijver aangaande deze Uitsluitingsgronden te worden beantwoord. Is een van deze Uitsluitingsgronden van toepassing op Inschrijver, dan betekent dit dat op de Inschrijver een Uitsluitingsgrond van toepassing is en wordt de Inschrijving van Inschrijver in beginsel als ongeldig terzijde gelegd en komt de Inschrijving niet in aanmerking voor verdere (inhoudelijke) beoordeling. Een Inschrijver op wie een Uitsluitingsgrond van toepassing is, wordt indien wettelijke vereist in de gelegenheid gesteld te bewijzen dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Indien de Aanbestedende dienst dat bewijs toereikend acht, wordt de Inschrijver niet uitgesloten. d.d. 2 december van 40

22 Geschiktheideisen (selectiecriteria) Door het aanvinken van Ja in onderdeel α in hoofdstuk vier (IV) van het UEA ( Algemene aanwijzing voor alle selectiecriteria ) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan alle hierna volgende Geschiktheideisen Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid De volgende Geschiktheideisen met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid zijn van toepassing: Lijst van voornaamste leveringen of diensten (referentieopdrachten) Als Geschiktheideis geldt dat de Inschrijver al dan niet in combinatie/onderaanneming maximaal 3 verschillende referentieopdrachten dient bij te voegen (zie Bijlage 4) bij de Inschrijving die voldoen aan het volgende: 1. Uit de gezamenlijke ingediende referentieopdrachten dient te blijken dat de Inschrijver ervaring heeft met: 1. Relevante adviesopdrachten installatietechniek in het buitenland; 2. Aantoonbaar netwerk voor het uitvoeren van de werkzaamheden in het buitenland; 3. De realisatie van een project dat is uitgevoerd samen met een, door de Inschrijver geselecteerde en gecontracteerde, buitenlandse partner. Met andere woorden: bovengenoemde drie (3) kerncompetenties dienen ten minste één maal voor te komen binnen het totaal (maximaal 3 stuks) van de aangeleverde referentieopdrachten. Indien een Inschrijver echter met 1 of 2 referentieopdrachten alle kerncompetenties kan aantonen is het indienen van 1 of 2 referentieopdrachten voldoende. 4. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet geheel afgeronde Opdracht, gelden alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende Opdracht. 5. De einddatum van de referenties mag niet ouder zijn dan drie jaar teruggerekend vanaf de sluiting van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding. Een Opdracht mag dus meer dan drie jaar geleden zijn gestart. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bij de verificatie van het UEA bij de referenten nadere informatie over de uitvoering van de dienstverlening op te vragen. Beschrijving technische uitrusting en kwaliteitsmaatregelen Als Geschiktheideis geldt dat de Inschrijver beschikt over maatregelen om de kwaliteit te waarborgen. Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001:2008 of gelijkwaardig Als Geschiktheideis geldt dat de Inschrijver: op het moment van Inschrijving beschikt over een geldig ISO 9001:2008 gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem (of gelijkwaardig) waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals de Europese normenreeks EN Of op het moment van Inschrijving beschikt over een kwaliteitszorgsysteem dat minimaal gelijkwaardig is aan een ISO 9001:2008 gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem. Onder gelijkwaardig wordt verstaan het voldoen aan de volgende kenmerken: o kwaliteitszorg is organisatiebreed verankerd (in beleid), geadopteerd door de verantwoordelijke directie en uitgedragen door deze directie (b.v. middels kwaliteitshandboek). De directie draagt ook de verantwoordelijkheid voor correcte opzet, uitvoering en beheersing van het kwaliteitsbeleid; o aanwezigheid en organisatiebrede uitvoering van relevante procedures met betrekking tot dienstverlening/eindproducten en beheer van middelen en documenten, waarbij continue verbetering een belangrijk aandachtspunt is; o aanwezigheid van de interne kwaliteitscyclus: meting, analyse en verbetering van kwaliteitsniveaus; d.d. 2 december van 40

23 o o aanwezigheid van een periodieke onafhankelijke, deskundige audit op naleving van de kwaliteitsprocedures; klant gerelateerde processen: er is een systeem om ervoor te zorgen dat (vanuit het perspectief van de klant) helder wordt gemaakt wat de behoefte van de klant is en dat deze behoefte verwerkt wordt in uw bedrijfsprocessen Combinatie Indien de Inschrijver inschrijft in een Combinatie dient de Inschrijver de vraag Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure? in deel twee (II) onderdeel A van het UEA (zie Bijlage 1) met ja te beantwoorden en dient ieder lid van de combinatie afzonderlijk een UEA in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen. In het UEA dient in het daarvoor bestemde invulveld voor elke Combinant de rol binnen de Combinatie te worden omschreven. Één (1) Combinant MOET als penvoerder worden aangemerkt. Door een Inschrijving inclusief de vereiste UEA s in te dienen verklaren de Combinanten: 1. dat de penvoerder voor (namens) elke Combinant bevoegd contactpersoon is; 2. dat de in de Inschrijving en UEA s verstrekte informatie correct en rechtsgeldig is, en 3. dat zij gezamenlijk, volledig en hoofdelijk instaan voor de juiste en tijdige nakoming van alle verplichtingen voortvloeiend uit en samenhangend met de onderhavige overheidsopdracht. Na Inschrijving en gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst mag zonder toestemming van Opdrachtgever de samenstelling van de Combinatie niet wijzigen. Bij deelname aan een Combinatie is het niet toegestaan om ook zelfstandig een Inschrijving in te dienen of als onderdeel van een andere Combinatie een Inschrijving in te dienen. Het is voor Combinanten niet toegestaan om als Onderaannemer bij een andere Inschrijving betrokken te zijn Beroep op een derde/derden Een Inschrijver kan zich om te voldoen aan de gestelde Geschiktheideisen bij een aanbestedingsprocedure ook beroepen op de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van derden. Hierbij gaat het om de situatie dat een Inschrijver een beroep doet op (een) andere Ondernemer(s) voor het voldoen aan de Geschiktheideisen, maar die andere Ondernemer(s) niet mede inschrijft/inschrijven. Een voorwaarde bij het beroep doen op een derde/derden is dat de Inschrijver kan aantonen dat hij daadwerkelijk kan beschikken over en gebruik zal maken van de voor die Opdracht noodzakelijke middelen van die ander. Ten aanzien van deze derden geldt voorts dat op hen geen in deze Aanbesteding gehanteerde uitsluitingsgrond van toepassing mag zijn en dat zij (voor het door hun uit te voeren deel van de Opdracht) dienen te voldoen aan de desbetreffende Geschiktheideisen. Bijlage 1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Indien de Inschrijver gebruik maakt van een derde om te voldoen aan bepaalde Geschiktheideisen dient de Inschrijver dit aan te geven in deel twee (II) onderdeel C van het UEA (Bijlage 1). Nota bene: Inschrijver dient bij zijn Inschrijving ook een UEA te verstrekken ingevuld en rechtsgeldig ondertekend door de (elke) derde waarop hij (Inschrijver) een beroep doet om te voldoen aan een Geschiktheideis. Bijlage 2 Verklaring onderaanneming Indien de Inschrijver gebruik maakt van een derde om te voldoen aan bepaalde Geschiktheidseisen dient Inschrijver ook Bijlage 2 (Verklaring onderaanneming) in te vullen, waarin Inschrijver aangeeft: 1. Voor welke geschiktheideis (en) een beroep op (een) derde/derden wordt gedaan; 2. welke derde(n) dit betreft; 3. beschrijving welk deel van de Opdracht door wie uitgevoerd wordt*. *Ingeval van beroep op de ervaring en/of middelen van een derde dient de betreffende derde gedurende de gehele looptijd van de Opdracht dienovereenkomstig te worden ingezet bij de uitvoering van de Opdracht. d.d. 2 december van 40

24 Derde/derden waarop de Inschrijver geen beroep doet om te voldoen aan de gestelde Geschiktheideisen, hoeven niet benoemd te worden in Bijlage 2. Ook indien de Inschrijver bij de uitvoering van zijn werkzaamheden geen gebruik maakt van derde(n), verklaart de Inschrijver dit door het rechtsgeldig ondertekenen van Bijlage 2 en deze toe te voegen aan de Inschrijving. Het is niet toegestaan dat een Ondernemer voor een Opdracht zelfstandig inschrijft en voor dezelfde Opdracht ook inschrijft als Onderaannemer van een andere Inschrijver. Indien de Opdrachtnemer in een later stadium, tijdens de daadwerkelijke uitvoering van de Opdracht, alsnog gebruik wenst te maken van een Onderaannemer/derde voor de uitvoering van werkzaamheden, dan kan dit slechts met voorafgaande toestemming van de Opdrachtgever. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van het totaal van de werkzaamheden blijven te allen tijde berusten bij de Opdrachtnemer(s) aan wie de Opdracht is gegund Holding of moedermaatschappij Bij Inschrijving door een dochteronderneming of werkmaatschappij dient een schriftelijke verklaring van de holding of moedermaatschappij (Bijlage 3) te worden gegeven dat deze zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de uit rechtshandelingen van de Inschrijver/ dochteronderneming/werkmaatschappij voortvloeiende schulden (artikel BW). Indien wordt ingeschreven door een dochteronderneming of werkmaatschappij ondertekenen zowel de Inschrijver als de holding Bijlage 3 bij dit Beschrijvend document en voegt Inschrijver deze als Bijlage aan de Inschrijving toe. Indien de Inschrijver/dochteronderneming geen gebruik maakt van artikel 2:403 BW en zelfstandig voldoet aan alle aan de Inschrijver gestelde Eisen dient Inschrijver dit te verklaren door het rechtsgeldig ondertekenen van Bijlage 3 en deze toe te voegen aan de Inschrijving. Van een holding mogen slechts meerdere dienstverleners onafhankelijk van elkaar inschrijven, indien zij ieder de Inschrijving zelfstandig en onafhankelijk van de andere Inschrijvers die deel uitmaken van dezelfde holding hebben opgesteld, daarbij de eerlijke mededinging aantoonbaar volledig hebben geëerbiedigd en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Door het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde Verificatie gegevens Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Zoals in paragraaf is aangegeven, zal de Aanbestedende dienst (uiterlijk) na het publiceren van de Gunningsbeslissing overgaan tot het verifiëren van de gegevens in het UEA van de Inschrijvers aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen. Deze Inschrijvers moeten binnen 5 werkdagen de volgende gegevens en originele bewijsstukken aanleveren bij de Contactpersoon via TenderNed: Uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel (mag op het moment van de Inschrijving niet ouder zijn dan zes maanden teruggerekend vanaf de sluitingsdatum indiening Inschrijvingen); Gedragsverklaring aanbesteden (Let op: tijdig aanvragen in verband met de verwerkingstermijn. Zie voor meer informatie: De gedragsverklaring aanbesteden mag op het moment van de Inschrijving niet ouder dan 2 jaar zijn teruggerekend vanaf de sluitingsdatum indiening Inschrijvingen); Verklaring van de Belastingdienst, waaruit blijkt dat de Inschrijver heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen (mag op het moment van de Inschrijving niet ouder zijn dan zes maanden teruggerekend vanaf de sluitingsdatum indiening Inschrijvingen); Een ISO 9001:2008 certificaat of gelijkwaardig kwaliteitszorgsysteem. Indien een winnende Inschrijving ingediend is door een Combinatie, dienen alle Combinanten afzonderlijk bovenstaande documenten in te dienen. Indien de hierboven genoemde door de Inschrijver aangeleverde bewijsstukken onjuistheden bevatten, of indien onvolkomenheden worden geconstateerd in deze bewijsstukken, dan wel deze d.d. 2 december van 40

25 gegevens niet, niet tijdig of niet volledig worden aangeleverd, dan kan de Aanbestedende dienst besluiten betreffende Inschrijver uit te sluiten en de Gunningsbeslissing in te trekken. Het staat de Aanbestedende dienst in een dergelijk geval vrij om een nieuwe Gunningsbeslissing op te stellen waarin aan een andere Inschrijver die oorspronkelijk lager in de rangorde van Inschrijvingen was geëindigd, wordt gegund. d.d. 2 december van 40

26 5. Opdrachtbeschrijving en Programma van eisen In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de Opdrachtbeschrijving en het Programma van eisen Opdrachtbeschrijving De opdracht betreft een veelzijdigheid aan onderwerpen welke direct of indirect te maken heeft met het in stand houden van een betrouwbare en /of veilige functie van de technische infrastructuur en afgeleide zaken van een pand. Binnen de 3W organisatie bekwaamt de afdeling Techniek /Onderhoud / Veiligheid (TOV) zich met deze taak. Om adequaat te kunnen inspelen op de dynamiek van huisvestingvraagstukken beschikt de directie 3W van het ministerie van Buitenlandse Zaken momenteel over een Raamovereenkomst op het gebied van diverse vakdisciplines, te weten: 1. klimaatinstallatietechniek; 2. werktuigbouwkundige installatietechniek; 3. lifttechniek, 4. sanitaire installatietechniek; 5. elektrotechniek; 6. bouwfysica; 7. akoestiek; 8. milieutechnologie. Deze worden geclusterd onder de naam: advisering en eventueel implementatie van een programma op het gebied van installatietechniek voor gebouwgebonden installaties. De afname van de dienstverlening geschiedt zowel in Nederland als in het buitenland, dit laatste door het inzetten van medewerkers van lokale vestigingen of partners. Het aanbestedingsproject onderkent de volgende doelstellingen: 1. Het aanbesteden van dienstverlening op het gebied van architectuur, ingenieurs- en adviesdiensten waardoor 3W de beschikking krijgt over dienstverlening met de juiste kwaliteit tegen overeengekomen voorwaarden waarbij de Total Cost of Ownership (totale integrale kosten) gedurende de contractperiode zo gunstig mogelijk zijn; 2. het correct volgens de geldende (EU-) regelgeving aanbesteden van de Opdracht; 3. eenduidige contractering; 4. eenduidige en transparante wijze van het aanvragen van een offerte. De Inschrijver dient het potentieel te bezitten om van alle genoemde disciplines de benodigde kennis voorhanden te hebben en hierop inzetbaar te zijn. Hoofdbestanddelen van de functie: 1. Het eventueel op locatie uitwerken van de door 3W vervaardigde vraagstukken en/of programma s conform de aangegeven Eisen en randvoorwaarden; 2. het vervaardigen van alle gevraagde rapportages en documenten, in de Engelse taal, (tenzij anders wordt aangegeven); 3. het uitvoeren van gedelegeerde opdrachten uit naam van de Opdrachtgever van initiële onderzoeken door middel van het samenstellen van een team van adviseurs zowel van binnen als buiten de organisatie van Opdrachtnemer. Voor de Inschrijver moet het vanzelfsprekend zijn voor sommige opdrachten in het buitenland zelf partners te zoeken, te selecteren en te contracteren. De werkzaamheden vinden plaats in opdracht van één van de vakspecialisten installatietechniek van 3W en onder aansturing van de Opdrachtgever. d.d. 2 december van 40

27 5.2. Programma van eisen In Bijlage 5 (Programma van Eisen en akkoordverklaring) is het Programma van eisen opgenomen. Alle eisen worden geïdentificeerd met een hoofdletter E. Inschrijver verklaart onvoorwaardelijk te voldoen aan alle in het Programma van eisen gestelde eisen. Indien een Inschrijver niet voldoet aan een eis welke is opgenomen in het Programma van eisen, wordt de Inschrijver uitgesloten en wordt de Inschrijving ter zijde gelegd. Er vindt dan geen verdere inhoudelijke beoordeling plaats. Het gestelde in de Inschrijving mag niet conflicteren met de Opdrachtbeschrijving of de gestelde Eisen in het Programma van eisen. Bij constatering van een dergelijke tegenspraak, wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Deze Bijlage 5 dient rechtsgeldig ondertekend te worden Eisen - Profielschets in te zetten adviseurs Voor de uitvoering van de werkzaamheden dienen de medewerkers die door de Opdrachtnemer worden ingezet op onderhavige opdracht te passen op basis van de onderstaande profielschets. TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN Omschrijving taken: Bruikbare en vaktechnisch hoogwaardige adviezen aan de Opdrachtgever; efficiënte coördinatie en adequate aansturing van projecten; projectplan gerealiseerd binnen de gestelde kaders (tijd, geld, kwaliteit). Omschrijving resultaatgebieden: - Professionele en hoogwaardige adviezen; - communicatie realistisch, gestructureerd en helder, rekening houdend met verschillende Eisen, belangen, culturen, middelen en mogelijkheden en met inhoudelijke kaders; - een succesvolle aanbesteding van werken en/of diensten; - controleert, beoordeelt en inspecteert bij projecten het ontwerp en de correcte uitvoering en toepassing van Nederlandse, EU-, lokale en internationale normen en kaders op het eigen vakgebied; - maakt in het kader van projecten studie van specialistische werken in relatie tot situationele randvoorwaarden (omgevingsfactoren), financiële haalbaarheid, veiligheid, duurzaamheid en exploitatiekosten en levert alternatieven gericht op het nemen van beslissingen; - inventariseert en analyseert complexe technische vraagstukken en voorziet deze van een oplossing met inachtneming van Nederlandse, EU-, lokale en internationale normen en kaders. SPEELRUIMTE De Opdrachtnemer is verantwoording schuldig aan de Opdrachtgever over de bruikbaarheid en de kwaliteit van de adviezen en / of het behaalde eindresultaat van het project; het kader wordt gevormd door een samenhangend geheel aan afspraken welke, al naar gelang de aard van de opdracht, van toepassing worden verklaard. de Opdrachtnemer neemt beslissingen bij het adviseren van de Opdrachtgever over vraagstukken op het vakgebied en bij de aansturing van complexe projecten op het vakgebied. VEREISTEN VOOR DE FUNCTIE In staat zijn om, gebruikmakend van zijn professionele netwerken in het buitenland, de vereiste kennis in te winnen. Daarnaast ook de juiste partijen te selecteren en te contracteren die voor een efficiënt proces noodzakelijk zijn. Kennis en ervaringsvelden: - HBO werk- en denkniveau, kennis op het gebied van installatietechniek; - gebruikmakend van een gecertificeerde projectmanagement werkwijze zoals bijvoorbeeld Prince 2 of gelijkwaardig; - kennis van en ervaring met projecten in het buitenland; - goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels (niveau B2). d.d. 2 december van 40

28 Opleidingsniveau HBO (junior) HBO (medior) HBO (senior) Aantal jaren relevante ervaring < 3 jaar 3 8 jaar > 8 jaar Voor de verschillende fases van de opdrachten wordt verwacht dat de Opdrachtnemer de kennis en ervaring kan verschaffen voor het tot tevredenheid van de Opdrachtgever uitvoeren van de opdrachten. Voor de diverse functies worden de diverse kennis en ervaringseisen verwacht: Verantwoordelijk projectleider: Een Senior medewerker die bekend is en ervaring heeft met projectmanagement en relevante opleidingen en cursussen heeft gevolgd zodat er een systematiek aanwezig is om een installatieproject te leiden. Voor die opleiding wordt gedacht aan Prince2 projectmanagement of andere, in de bouw, geaccepteerde projectmanagement opleidingen. Daarnaast dient de projectleider als sparringpartner te kunnen optreden op verschillende niveau`s, van uitvoering tot management ook in het buitenland. Tevens moet de projectleider om kunnen gaan met diverse culturen op de verschillende continenten. Ontwerper: Ter assistentie van het projectteam wordt gedacht aan Medior of Junior+ medewerkers die op diverse onderdelen in detail het project op zijn vakspecialistische expertise kan beschouwen en uitwerken. Naast de sterke theoretisch kant wordt van die medewerker verwacht dat hij zich kan verplaatsen naar de praktische toepassing en kan beredeneren naar de lokale, ruimtelijke randvoorwaarden. Onderzoeker: De onderzoeker moet voor Opdrachtgevers de afgelopen vijf jaar onderzoeken uitgevoerd hebben voor opdrachtgevers waar hij toetsingen heeft gedaan op de: 1. haalbaarheid voor toepassing van een techniek of concept; 2. identificeren van een oorzaak of een gebrek. Bij bijvoorbeeld frequente technische storingen. Kennis wordt verwacht op HBO senior niveau en een ruim professioneel netwerk op de diverse gebieden van de installatietechniek. Medewerker inventarisatie: Voor het doen van de eerste opname op locatie. Deze medewerker moet affiniteit hebben als ontwerper om op locatie de inpassing van de installaties mogelijk te maken. Deze medewerker moet in staat zijn het project visueel te definiëren en geschikt te maken voor het ontwerp en specificatie. Er wordt gedacht aan Senior of Medior+ die in staat is in een ontwerp team, op locatie, mee te discussiëren met andere disciplines van het team, zoals architecten. Kostendeskundige: Een senior medewerker op HBO niveau die alle onderdelen van het proces in zijn carrière heeft doorlopen van tekenaar, ontwerper als in de uitvoering en in staat is een realistische kostenraming te maken. Deze raming kan dan ingepast worden in de kostenramingen van de andere disciplines. Een toepasselijke Post HBO opleiding, opleiding Installatie Kosten voor Installatie Technici (IKIT) of een gelijkwaardige opleiding waarbij een structurele ramingsstructuur voor de installaties, bekendheid met kostentrajecten van de installaties en de exploitatie kosten onderdeel van uitmaken. Autocad tekenaar: Een junior installatie technicus, die bekend is en ervaring heeft met de nieuwste versie van het Autocad systeem of een Tekensysteem, die de laatste versies van tekeningen kan maken en bewerken. HBO Junior kwalificatie. d.d. 2 december van 40

29 5.4. Eisen - Werkwijze Opdrachtgever - Opdrachtnemer De werkwijze tussen 3W als Opdrachtgever en de Opdrachtnemer is als volgt: 1. Opdrachtgever verwacht dat het personeel van Opdrachtnemer, in voorkomende gevallen, zijn werk op locatie in het buitenland (meerdaagse internationale dienstreizen) verricht mits op locatie personeel aanwezig is van het ministerie van Buitenlandse Zaken en hen kan begeleiden; 2. bereid te zijn meerdaagse internationale dienstreizen te ondernemen; 3. Tijdens het verrichten van werkzaamheden in het buitenland kunnen er gezondheidsrisico s ontstaan voor betrokkenen. Inschrijver dient de gezondheidsadviezen van de WHO voor betrokkene(n) op te volgen (o.a. vaccinaties en het gebruik van medicijnen). De opvolging hiervan is en blijft de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer; 4. De Nederlandse taal is de voertaal, het in te zetten personeel van de Inschrijver dient deze taal uitstekend te beheersen in woord en geschrift. Het in te zetten personeel van de Inschrijver beheerst tevens de Engelse taal goed in woord en geschrift en heeft ervaring met communiceren en het rapporteren in het Engels. Voor Engels geldt als minimum een B2- taalniveau en voor Nederlands geldt als minimum een A1- taalniveau Eisen - Reizen Reizen vinden plaats op basis van de Reiskostenvergoeding externe adviseurs 2013 (REA). Het reisschema wordt opgesteld in overleg met de Opdrachtgever. Reizen naar risicogebieden In geval dat de medewerkers van Opdrachtnemer moeten reizen naar en verblijven in het buitenland, is de reisclassificatie 1 t/m 5 van toepassing. Dit is dezelfde regeling die geldt voor de BZ- medewerkers. Opdrachtgever verwacht dus dat het personeel van Opdrachtnemer zijn werk op locatie verricht mits op locatie personeel aanwezig is van Opdrachtgever en hen derhalve kan begeleiden. Opdrachtnemer is gehouden aan de veiligheidsinstructie die Opdrachtgever zijn op locatie aanwezig personeel geeft. Opdrachtgever zorgt voor zodanige omstandigheden opdat Opdrachtnemer op locatie zijn werkzaamheden verantwoord uit kan voeren. Classificaties risico gebieden: 1. Geen bijzondere veiligheidsrisico's: de meeste bezoeken kunnen probleemloos worden afgelegd. 2. waakzaamheid betrachten: veiligheidsrisico s zijn weliswaar aanwezig, maar er zijn geen concrete aanwijzingen dat de reiziger hiervan hinder zal ondervinden. 3. er zijn onveilige gebieden: indien er bepaalde gebieden in een land als onveilig worden aangemerkt, kan dit tot gevolg hebben dat er voor deze gebieden een zwaarder reisadvies wordt afgegeven dan voor de rest van het land. 4. niet-essentiële reizen naar bepaalde gebieden worden ontraden: de reden van dit advies is een verhoogd veiligheidsrisico in een bepaald gebied. 5. niet-essentiële reizen worden ontraden: er geldt een verhoogd veiligheidsrisico voor het hele land. 6. alle reizen worden ontraden: dit advies wordt gegeven als er sprake is van aanwijsbare veiligheidsrisico s in een land, waardoor voor de reiziger een acute levensbedreigende situatie bestaat Eisen - Opdrachtverstrekking Opdrachtverstrekkingen binnen de Raamovereenkomst Opdrachten welke verstrekt zijn vóór ondertekening van de onderhavige Raamovereenkomst (en doorlopen tijdens de contractperiode van de Opdrachtnemer) zullen door de, in het verleden, gecontracteerde dienstverlener worden uitgevoerd. d.d. 2 december van 40

30 Gunning van uitvoeringsovereenkomsten zal altijd geschieden nadat voorafgaand aan de Opdracht een offerte is aangevraagd. Per project zal voorafgaand aan de werkzaamheden een (schriftelijk) offerte worden aangevraagd, waarna Opdrachtnemer binnen de overeengekomen termijn offerte uitbrengt. De volgende werkwijze wordt hierbij gehanteerd: * Opdrachten met een waarde van < ,= aan advieskosten Nadere overeenkomsten (uitvoeringsovereenkomst: UVO s) zullen gelijkelijk over de twee raamcontracthouders worden verdeeld op basis van de in de Raamovereenkomst bepaalde voorwaarden; * Opdrachten met een waarde van > ,= aan advieskosten Nadere overeenkomsten (UVO s) worden middels een minicompetitie (in concurrentie) onder de twee raamcontracthouders uitgezet en gegund. 3W werkt projectmatig. Per project wordt een aparte (financiële) administratie bijgehouden. Verzamelfacturen voor verschillende projecten zullen door 3W niet worden geaccepteerd. De Opdrachtnemer zal voor iedere Nadere overeenkomst/uitvoeringsovereenkomst (UVO) apart factureren op basis van de aanwijzingen in de UVO. Facturen van Onderaannemers worden niet geaccepteerd en zullen retour gezonden worden. Hoe gaat 3W te werk? Op het moment dat 3W een Opdracht wil uitbesteden binnen de Raamovereenkomsten zal door 3W schriftelijk een offerte opgevraagd worden bij één of twee contractpartijen (afhankelijk van de geschatte opdrachtwaarde zoals boven omschreven). Binnen de overeengekomen termijn brengt de Opdrachtnemer een offerte uit. Deze offerte is gebaseerd op de voorwaarden in de Raamovereenkomst. Als gevolg van art. 1.1 van de Raamovereenkomst is Opdrachtnemer verplicht een offerte uit te brengen die niet minder gunstig is dan de door Opdrachtnemer ingediende Inschrijving. In het geval een medewerker met de gevraagde tariefgroep niet beschikbaar is dan zal door Opdrachtnemer een medewerker aangeboden worden uit een hogere tariefgroep, dit voor een maximum uurtarief van de gevraagde tariefgroep. Gunning van de Nadere overeenkomst (uitvoeringsovereenkomst) geschiedt aan de hand van de in de offerteaanvraag vastgestelde gunningscriteria. Voor alle soorten opdrachten geldt dat zoveel mogelijk gebruik zal worden gemaakt van bij de Opdrachtnemer aanwezige lokale kennis door middel van medewerkers die ter plekke bekend zijn, medewerkers die op een lokale vestiging werken of ter plaatse gevestigde bureaus waarmee relaties bestaan. 3W zal de Opdracht per geval echter altijd zo nauwkeurig mogelijk omschrijven en zoveel mogelijk informatie verschaffen, waaronder minimaal een beschrijving van de beoogde taken en verantwoordelijkheden van de Opdrachtnemer, de planning en het benoemen van het aanspreekpunt bij 3W. De bottom line hierbij is altijd dat de Opdrachtnemer die informatie zal krijgen die hem in staat stelt om een betrouwbare offerte uit te brengen Eisen - Contractmanagement en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Contract management In het kader van transparante dienstverlening met duidelijke communicatie- en rapportagelijnen, wordt van de Inschrijvers verwacht dat zij inzage verschaffen in de door hen gehanteerde organisatorische opzet om de Opdracht optimaal ten uitvoer te brengen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gedurende de gehele contractduur invloed uit te kunnen oefenen op het contractmanagement van de Opdrachtnemer, waarbij in het ergste geval vervanging van medewerker(s) van Opdrachtnemer kan worden geëist. Om contractmanagement goed te kunnen invullen zijn de navolgende uitgangspunten geformuleerd. d.d. 2 december van 40

31 Algemeen Partijen zullen ieder een vaste contractmanager/accountmanager benoemen voor deze Raamovereenkomst. Bij vervanging van een contractmanager, contractbeheerder en coördinatoren zullen de partijen elkaar schriftelijk z.s.m. op de hoogte brengen waarbij het streven is om zo min mogelijk functionarissen te vervangen. Opdrachtnemer dient tevens een cv van de nieuwe contactpersoon te overleggen en deze dient tenminste van hetzelfde niveau te zijn als de eerste contactpersoon. Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden van de contractmanager van Opdrachtgever is: - Het oplossen van problemen en waar nodig het inroepen van de escalatieregeling; - het namens de Opdrachtgever voorbereiden van en reageren op afwijkingen in de overeenkomst; - het bespreken van afgesproken rapportages; - het bespreken van KPI s; - het bespreken van urgente thema s. De verantwoordelijkheid van de contractmanager/accountmanager van Opdrachtnemer is: - Het oplossen van problemen en waar nodig het inroepen van de escalatieregeling; - Het namens de Opdrachtnemer voorbereiden en reageren op afwijkingen in de Raamovereenkomst; - Het bespreken van de afgesproken rapportages; - Het bespreken van de KPI s; - Het bespreken van urgente thema s. Communicatie Alle communicatie tussen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever zal volgens onderstaande communicatie afspraken gaan verlopen. Op basis van deze afspraken heeft de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer op verschillende niveaus overlegmomenten gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst. De Opdrachtnemer wordt geacht zich aan deze communicatie afspraken te houden. Voor alle formeel gehouden besprekingen (strategische en tactische) zal schriftelijke vastlegging plaatsvinden welke opgesteld wordt door de Opdrachtnemer en ter vaststelling geaccordeerd wordt door de Opdrachtgever. Een concept verslag dient uiterlijk binnen 1 week ter goedkeuring worden aangeboden en door de Opdrachtgever binnen 2 weken geaccordeerd retour te worden gezonden. Voor deze Raamovereenkomst zijn er twee overleg niveaus vastgesteld namelijk, strategisch- en tactisch overleg. Strategisch overleg Eenmaal per jaar zal er een strategisch overleg plaatsvinden op directie niveau tussen de accountmanager van de Opdrachtnemer en de leveranciersmanager, de contracteigenaar en de contractmanager van de Opdrachtgever. De navolgende zaken zullen minimaal besproken worden: Op basis van de rapportage betreffende de score van de vastgestelde KPI s geeft de contractmanager / accountmanager van de Opdrachtnemer zijn perceptie; verlenging van de Raamovereenkomst; bespreken van de aangeleverde rapportage door de Opdrachtnemer; financiële rapportage; lessons learned en toegepaste verbeteringen van afgelopen twaalf (12) maanden; bespreken (terugblik) van het verslag van het vorige strategisch overleg. d.d. 2 december van 40

32 Tactisch overleg Naar behoefte, waarschijnlijk per kwartaal, zal er een tactisch overleg plaats vinden tussen de accountmanager van de Opdrachtnemer en door de contracteigenaar en/of interne projectleider en de contractmanager van de Opdrachtgever. De navolgende zaken zullen minimaal besproken worden: Projectrapportages; de prestatie-indicatoren (KPI s); mogelijke knelpunten; verbeterpunten; bespreken van het verslag van het vorige tactisch overleg; voortgang lopende opdrachten; bespreken en vaststellen van de actiepuntenlijst en oplossingen bespreken. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) De duur van de Raamovereenkomst is één (1) jaar. Na een (1) jaar kan de Opdrachtgever de Raamovereenkomst driemaal (3) verlengen met een periode van telkens maximaal twaalf (12) maanden. De besluitvorming omtrent het verlengen van de Raamovereenkomst vindt onder meer plaats aan de hand van de beoordeling van de dienstverlening op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). De weging in onderstaand schema wordt gebruikt om de KPI s te beoordelen gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst. De beoordeling van de KPI s geschiedt op basis van onderstaand overzicht met weging: Kritische Prestatie Indicatoren Beoordeling in punten 1. Evaluatie en beoordeling contractuele afspraken Kwaliteit van de dienstverlening Service Accountmanagement 10 Totaal score Max. 100 punten 1. Evaluatie en beoordeling contractuele afspraken Mate waarin de contractuele afspraken nageleefd worden. 2. Kwaliteit van de dienstverlening Onder te verdelen in: - Functioneren van de contactpersoon; - rapportages - kwaliteit van de geleverde diensten; - functioneren van de in te zetten medewerkers; - continuïteit: aanwezige beschikbaarheid van personeel en capaciteit; - duurzaamheid; - het aantal klachten, de ernst van de klachten, de wijze van klachtenafhandeling en de termijn waarbinnen klachten zijn opgelost. 3. Service De mate van tevredenheid betreffende service, onder meer: - Bereikbaarheid; - klantgerichtheid; - flexibiliteit; - nazorg; - facturatie. d.d. 2 december van 40

33 4. Accountmanagement De tevredenheid over het accountmanagement. Voor de uitvoering van de Opdracht dient Opdrachtnemer een vaste accountmanager aan te wijzen en een vaste plaatsvervanger, die daadwerkelijk op deze Opdracht ingezet worden. Deze accountmanager heeft een sleutelfunctie in de uitvoering van de Raamovereenkomst en deze moet beschikken over leidinggevende capaciteiten en coördinatievaardigheden. Deze persoon moet de Opdrachtnemer niet alleen vertegenwoordigen, maar moet deze ook kunnen binden. De contactpersoon en de plaatsvervanger moeten aan de volgende competenties voldoen: - De eigen organisatie van de Opdrachtnemer grondig kennen zowel binnen Nederland als internationaal zodat hieruit de meest geschikte kandidaten voor een bepaalde Opdracht geselecteerd kunnen worden en zodat hiermee op doeltreffende wijze kan worden gecommuniceerd tijdens de uitvoering van de Opdracht; - Uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift in minimaal de Nederlandse en de Engelse taal; - Opleiding c.q. werk- en denkniveau op HBO of WO niveau; - Senioriteit en positie binnen de organisatie van de Opdrachtnemer moet zodanig zijn dat deze de Opdrachtnemer kan vertegenwoordigen en binden. Meting van de KPI s Bij een score van > 75 punten Tussentijdse evaluatie Opdrachtnemer voldoet goed. Verlenging Raamovereenkomst Opdrachtnemer komt voor verlenging in aanmerking. Bij een score van < 75 punten Tussentijdse evaluatie Opdrachtnemer wordt uitgenodigd voor een evaluatiegesprek om de resultaten te bespreken en verbeteringen voor te stellen. Bij een herhaalde score van minder dan 75 punten wordt de samenwerking tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer ter discussie gesteld. Verlenging Raamovereenkomst Opdrachtnemer komt voor verlenging in aanmerking mits er voldaan wordt aan de navolgende randvoorwaarden: Indien er sprake is van een slechte prestatie (minder dan 75 punten), kan ervoor worden gekozen om Opdrachtnemer de mogelijkheid te geven de prestatie te verbeteren. Hiertoe dient door Opdrachtnemer dan een verbeterplan te worden opgesteld, welke door Opdrachtgever dient te worden goedgekeurd. Na vaststelling van het verbeterplan dienen er door Opdrachtnemer binnen een periode van twee maanden aantoonbare stappen te zijn gemaakt om de dienstverlening te verbeteren. Indien Opdrachtnemer geen verbeterplan wenst op te stellen of indien Opdrachtnemer naar het oordeel van Opdrachtgever ondanks het verbeterplan alsnog slecht blijft presteren zal de Raamovereenkomst niet worden verlengd. d.d. 2 december van 40

34 6. Gunningscriteria 6.1. Gunningscriterium Deze aanbesteding wordt gegund op basis van het gunningscriterium beste prijskwaliteitverhouding. Dit houdt in dat zowel de kwaliteit als de prijs beoordeeld worden. De Subgunningscriteria worden in dit hoofdstuk verder uitgewerkt Subgunningscriteria In het onderstaande overzicht staan alle Subgunningscriteria vermeld. Het aantal punten dat een Inschrijver maximaal kan scoren is te zien in de onderstaande tabel. Nr. Criteria Maximale cijfer per wens Weging in % Gunnings criteria Weging in % Sub criteria Maximaal aantal punten Kwaliteit 60 % Wens 1 - Kwaliteit medewerkers 10% e CV 10 5% e CV 10 5% 1.2 Wens 2 Kwaliteit dienstverlening 20 % Communicatie 10 5% Dienstverlening 10 5% Zelfstandigheid 10 5% Continuïteit 10 5% 1.3 Wens 3 - Case 30 % Fases opbouw project 10 10% Planning, verdeling werkzaamheden 10 10% Communicatie tijdens de uitvoering 10 10% Prijs 40 % 400 Uurtarieven 2.1 -senior projectleider HBO 15 % medior ontwerper HBO 4 % senior onderzoeker HBO 4 % senior medewerker inventarisatie HBO 4 % senior kostendeskundige HBO 4 % junior autocad tekenaar HBO 4 % Uurtarief bureaucoördinatie projecten 5 % 50 Totaal 100 % 100 % 1000 Om in aanmerking te komen voor gunning van de Raamovereenkomst dient de Inschrijver tenminste 60% van het maximaal aantal te scoren punten op het gunningcriterium Kwaliteit te behalen. Pas als een Inschrijver tenminste 60% van die punten heeft gescoord, wordt de Inschrijving beoordeeld op de prijs. Een Inschrijver dient met andere woorden minimaal 60% x 600 punten = 360 punten te scoren om in aanmerking te komen voor gunning van de Raamovereenkomst. Indien de Inschrijving niet voldoet aan deze minimumgrens, wordt de d.d. 2 december van 40

35 Inschrijving terzijde gelegd en komt de Inschrijving niet voor gunning van de Raamovereenkomst in aanmerking Subgunningscriteria kwaliteit Wens 1.1- Kwaliteit medewerkers (W1) Kwaliteit medewerkers Inschrijver levert 2 CV s (W1.1.1 en W1.1.2) aan van de verantwoordelijke projectleiders welke de Inschrijver daadwerkelijk op deze opdracht wil inzetten bij de uitvoering van onderhavige opdracht. Korte typering van de gezochte medewerker (profielschets): 1. Hij kan zich inleven in zowel de belangen van de gebruiker als de belangen van 3W. 2. heeft begrip en respect voor andere culturen en kan verschillen overbruggen zonder de (gemeenschappelijke) doelstelling uit het oog te verliezen; 3. goede communicatieve eigenschappen. Beoordeling De 2 CV s worden beoordeeld op de volgende onderdelen: Opleidingsniveau; aantal jaren relevante werkervaring; buitenlandervaring (te denken aan cultuurverschillen, specifieke aan de locatie verbonden omstandigheden, bouwmethoden etc.); allround ervaring op het vakgebied, met een specialisatie op één van de deelgebieden; het voldoen aan de profielschets vermeld in hoofdstuk 5.3. Beoordeling: Per onderdeel wordt zoals vermeld in H. 7.2 Beoordelingssystematiek kwaliteit een rapportcijfer gegeven variërend van 0 tot 10. Vervolgens wordt per CV, na consensus, een eindcijfer bepaald. Deze score wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor en hier uit volgt de totaalscore voor dit subgunningcriterium. De CV s dienen verstrekt te worden conform bijlage Wens Kwaliteit van de dienstverlening (W2) Inschrijver verstrekt informatie (in bijlage 7) zodat de kwaliteit van de dienstverlening kan worden bepaald. Veel van de werkzaamheden vragen om zelfstandigheid van de medewerkers van de inschrijver. Zelfstandig werken in het buitenland brengt met zich mee dat er veel partijen (ook lokale) betrokken zijn. Communicatie is hierbij een sleutelwoord. De Inschrijver is bereid om op een constructieve wijze samen te werken en naar oplossingen te zoeken. Tevens vragen de werkzaamheden om eigenschappen als kennis, vakmanschap en brede ervaring in het vakgebied en bereidheid tot meerdaags verblijf in het buitenland. Vanwege lokale omstandigheden (andere gebruiken) en onvoorziene situaties zal improvisatievermogen vereist zijn. De volgende 4 onderdelen dienen opgenomen te worden in uw beschrijving van de kwaliteit van de dienstverlening: Communicatie: - Hoe garandeert de Inschrijver een goede communicatie met de diverse niveaus van de Opdrachtgever; - hoe en wanneer informeert Inschrijver Opdrachtgever over afwijkingen in de Raamovereenkomst zoals meerwerk of overschrijding van kosten; - hoe wordt verschil van inzicht over een case of specifieke wens van een ambassade gecommuniceerd; d.d. 2 december van 40

36 - hoe wordt een aanvraag binnen de organisatie in behandeling genomen en op welke momenten wordt de Opdrachtgever daarover geïnformeerd; Dienstverlening: - Hoe zorgt de Inschrijver voor een goede analyse van (technische) problemen; - hoe garandeert de Inschrijver de integriteit; - hoe waarborgt u dat u de beste adviseur op de juiste plek aanbiedt; - hoe blijft de Inschrijver op de hoogte van ontwikkelingen in zijn vakgebied en op welke wijze wordt de Opdrachtgever daarover geïnformeerd; - hoe worden regels procedures en richtlijnen gewaarborgd naar de Opdrachtgever; - hoe gaat u een aanvraag binnen de organisatie in behandeling nemen; - hoe garandeert de Inschrijver het tijdig aanleveren van stukken; - hoe gaat de Inschrijver om met lokale en Nederlandse wet- en regelgeving en eventuele tegenstrijdigheden Zelfstandigheid: - Hoe komt zelfstandig werken tot uitdrukking en op welke manier worden initiatieven getoond binnen de gestelde kaders; - hoe zorgt de Inschrijver voor een goed zelfstandig advies; hier onder wordt verstaan dat er geen verwijs zaken in het advies staan maar dat de oplossingen goed onderbouwd zijn; - hoe zorgt de Inschrijver voor oplossingsgerichtheid en creativiteit; - hoe wordt met nieuwe of onverwachte situaties omgegaan; - wat doet de Inschrijver na constatering van een mogelijk onveilige situatie Continuïteit: Geef in bijlage 7 aan op welke wijze u garandeert dat er bij de uitvoering van de Raamovereenkomst capaciteit / personeel beschikbaar is dat voldoet aan de verschillende gevraagde competenties. En op welke wijze u de continuïteit zal waarborgen in het geval van uitval, zowel voor in Nederland uit te voeren werkzaamheden als in het buitenland. Beoordeling: Het doel van dit criterium is om de Opdrachtgever ervan te overtuigen dat de Inschrijver bij uitstek de beste partij is en meer dan andere partijen in staat is de juiste kwaliteit te leveren. De uitwerking dient volgens de SMART methodiek plaats te vinden. In de beoordeling wordt onder meer gelet op: dat de genoemde aspecten aan de orde komen; de wijze waarop deze uitgewerkt zijn, waarbij in ieder geval zal worden gelet op de doelmatigheid, kwaliteit en inventiviteit. Per onderdeel wordt zoals vermeld in H. 7.2 Beoordelingssystematiek kwaliteit een rapportcijfer gegeven variërend van 0 tot 10. Vervolgens wordt per onderdeel, na consensus, een eindcijfer bepaald. Deze score wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor en hier uit volgt de totaalscore voor dit subgunningscriterium. Inschrijver dient voor de kwaliteit van de dienstverlening een uitwerking van maximaal 5 pagina s A4 in Verdana lettergrootte 9 aan te leveren. Het is toegestaan maximaal 2 bijlagen A4 aan het antwoord toe te voegen. d.d. 2 december van 40

37 Wens Case Europese aanbesteding - adviseur gebouw gebonden installaties(w3) Afdeling Huisvesting en Beheer bij 3W van het ministerie van Buitenlandse Zaken moet volgens de onderhoudsplanning in 2017 een klimaat installatie en databekabeling vervangen in het ambassadegebouw San Jose in Costa Rica dat valt onder de klimaat klasse van Köppen Geiger Af. Het betreft een gebouw met een netto vloer oppervlak van 1500 m 2. Er zijn geen etages. Dit klimaat wordt in Köppen als volgt omschreven: Tropische klimaat met maandelijkse Temp >=18 C en een extreem hoge luchtvochtigheid over het gehele jaar, jaarlijks> 2000 mm neerslag (maandelijks > 60 mm regen). De adviseur (Opdrachtnemer) van de gebouwgebonden installatie krijgt van het ministerie als de Opdrachtgever de volgende Opdracht: De Opdrachtgever geeft uit naam van het ministerie van Buitenlandse Zaken, opdracht aan de adviseur, om op 1 december 2019 een vernieuwde klimaatinstallatie en databekabeling op te leveren in de Nederlandse Ambassade in Costa Rica. Bij deze Opdracht wordt een Programma van eisen overhandigd met de volgende eisen: 1. Gedurende het project, moeten het aantal reisbewegingen begrensd zijn tot maximaal tien reisbeweging combinaties (heen en terug) Nederland - Costa Rica; 2. voor meer dan 90 %, wordt gebruik gemaakt van de expertise uit de regio; 3. de feitelijke uitvoering van het werk komt bij een lokale aannemer te liggen; 4. de adviseur informeert de Opdrachtgever op cruciale momenten; 5. de advieskosten zijn inmiddels gebudgetteerd en bepaald. Zo vroeg mogelijk dient de adviseur de Opdrachtgever te informeren over de totale uitvoeringsbegroting. In deze case wordt er van uitgegaan dat de adviseur een plan van aanpak maakt om het project voor de Opdrachtgever uit te voeren. De volgende 3 wensen dienen in de inschrijving in het plan van aanpak te worden beantwoord : W De adviseur geeft in het kort aan uit welke fases het project opgebouwd is; W de adviseur geeft per fase een schatting van de doorlooptijd, het percentage van het werk dat gedaan wordt door de eigen organisatie en/of de voor dat project te contracteren, externe organisaties; W op welke tijdstippen denkt de adviseur de Opdrachtgever te informeren of overleg te hebben over de voortgang van het project. Beoordeling: Bij de beantwoording van de drie wensen worden de volgende aandachtsgebieden beoordeeld: 1. De vakdisciplines die de adviseur bij de betreffende fase wil betrekken; 2. de wijze van delegeren en de middelen die de adviseur denkt te gebruiken om onderdelen van hun werk onder te brengen bij externe partijen buiten hun organisatie; 3. aandachtspunten die de adviseur met de Opdrachtgever moet delen; 4. hoe denkt de adviseur de bovengenoemde vijf eisen in te willigen; 5. hulpmiddelen, zoals programma s en informatiebronnen; 6. opzet van de communicatielijnen in de projectorganisatie; 7. doorkijk van de betrokkenheid van de adviseur na de oplevering en overdracht aan de opdrachtgever (nazorg). Per wens wordt zoals vermeld in H. 7.2 Beoordelingssystematiek kwaliteit een rapportcijfer gegeven variërend van 0 tot 10. Vervolgens wordt per onderdeel, na consensus, een eindcijfer bepaald. Deze score wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor en hier uit volgt de totaalscore voor dit subgunningcriterium. Per wens mag het antwoord uit maximaal één A4 beslaan in lettertype Verdana lettergrootte 9. Het is toegestaan per antwoord een bijlage van maximaal 1 A4 (dus in totaal maximaal 3 bijlagen) aan het antwoord toe te voegen. d.d. 2 december van 40

38 6.4. Subgunningscriterium prijs Alle opgegeven tarieven zijn in Euros en zijn exclusief BTW. Maximum uurtarieven zijn all-in tarieven, dat wil zeggen dat hierin in ieder geval de volgende kosten zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse reis- en verblijfkosten, reiskosten woonen werkverkeer, parkeerkosten, opleidingskosten, wervings- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremie, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten, zoals de kosten voor voorbereiding op de uitvoering. NB: De voor deze Opdracht benodigde buitenlandse reis- en verblijfkosten zullen per Opdracht worden opgenomen in de Nadere overeenkomst. De door Inschrijver in te vullen Bijlage 9, prijsopgavenformulier, wordt geacht door Inschrijver te zijn ingediend in overeenstemming met alle gestelde Eisen. Met informatie, gegevens, prijzen, kortingen, voorwaarden, etc. die Inschrijver bij zijn Inschrijving voegt maar die niet door de Aanbestedende dienst zijn gevraagd of vereist, wordt bij de beoordeling van de Inschrijving geen rekening gehouden. In TenderNed is een verplicht veld gedefinieerd waarin de Inschrijver een prijs dient op te geven. Inschrijver dient hier een fictieve prijs van bijvoorbeeld 0,- of 1,- in te vullen. Deze fictieve prijs wordt niet beoordeeld. De beoordeling vindt plaats op basis van het ingevulde prijsopgavenformulier, Bijlage 9. Bij het invullen van het prijsopgavenformulier is Inschrijver verplicht een bedrag in te vullen. In het prijsopgavenformulier is het niet toegestaan om een nul (0) of een negatieve waarde in te vullen. Dergelijke Inschrijvingen zullen worden aangemerkt als ongeldig en worden terzijde gelegd Manipulatieve Inschrijving en Inschrijving met abnormaal lage prijzen Bij het vermoeden dat sprake is van een manipulatieve Inschrijving kan de Aanbestedende dienst een onderzoek uitvoeren. Een combinatie van zeer lage prijzen (bij hoge wegingsfactoren) en zeer hoge prijzen (bij lage wegingsfactoren) kan het vermoeden van een manipulatieve Inschrijving opleveren. Indien een Inschrijving wordt gedaan die in verhouding tot de te verrichten diensten abnormaal laag lijkt, verzoekt de Aanbestedende dienst conform het bepaalde in artikel 2:116 Aanbestedingswet om een toelichting op de voorgestelde prijs of kosten. De Aanbestedende dienst kan een Inschrijving uitsluitend afwijzen indien zou blijken dat het lage niveau van de voorgestelde prijzen of kosten niet genoegzaam wordt gestaafd door het verstrekte bewijsmateriaal. De Aanbestedende dienst wijst een Inschrijving af indien hij heeft vastgesteld dat de Inschrijving abnormaal laag is omdat zij niet voldoet aan de verplichtingen op het gebied van het milieusociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage G van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal- en arbeidsrecht. d.d. 2 december van 40

39 7. Beoordelingssystematiek 7.1. Algemeen De Inschrijving van die Inschrijvers op wie geen Uitsluitingsgronden van toepassing zijn en die voldoen aan de formele- en Geschiktheideisen wordt inhoudelijk beoordeeld. Eerst wordt gecontroleerd of de Inschrijving voldoet aan het Programma van eisen. Vervolgens wordt de Inschrijving inhoudelijk beoordeeld op de Subgunningscriteria. Het niet volledig voldoen aan het Programma van eisen betekent dat de Inschrijving niet verder inhoudelijk beoordeeld wordt en terzijde wordt gelegd. Alle Eisen zijn dus zogenaamd knock-out criteria. De beoordeling van de Subgunningscriteria vindt per Inschrijving plaats door een Beoordelingscommissie die is samengesteld uit minimaal drie materiedeskundigen. De beoordeling van de antwoorden is geheel en uitsluitend naar het oordeel van de Aanbestedende dienst en de individuele beoordelaars. De Beoordelingscommissie beschikt over de benodigde materiedeskundigheid om de Inschrijvingen te kunnen beoordelen. De namen van de beoordelaars worden door de Aanbestedende dienst vastgelegd in een intern beoordelingsprotocol en niet extern bekend gemaakt. Het beoordelingsprotocol wordt door de Beoordelingscommissie definitief vastgesteld voor de uiterste datum voor het indienen van een Inschrijving. De Opdrachtgever heeft het recht de samenstelling van de Beoordelingscommissie te wijzigen, ook in aantal. De Beoordelingscommissie zal niet uit minder dan drie personen bestaan Beoordelingssystematiek kwaliteit Voor de beoordeling van de antwoorden wordt een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van cijfers. Per Subgunningscriterium worden cijfers door de Beoordelingscommissie toegekend. Bij het beoordelen van de Inschrijvingen worden de uitwerkingen van de Subgunningscriteria van de Inschrijvers niet onderling vergeleken. De volgende cijfers kunnen toegekend worden. Deze opsomming is uitputtend en zal door de Beoordelingscommissie worden toegepast. Door de Beoordelingscommissie kunnen uitsluitend deze genoemde hele even getallen worden toegekend. Oneven getallen en getallen achter de komma worden niet toegekend door de Beoordelingscommissie. 10 Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een uitstekend antwoord gegeven gelet op de gegeven beoordelingscriteria, de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding, het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 8 Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een goed antwoord gegeven gelet op de gegeven beoordelingscriteria, de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding, het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 6 Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een voldoende antwoord gegeven gelet op de gestelde beoordelingscriteria, de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding, het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 4 Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een onvoldoende antwoord gegeven gelet op de gestelde beoordelingscriteria, de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding, het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 2 Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de Inschrijver een slecht antwoord gegeven gelet op de gestelde beoordelingscriteria, de uitgangspunten van deze Europese aanbesteding, het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. 0 Geen score, naar het oordeel van de beoordelaar gaat Inschrijver niet in op het (onderdeel van het) Subgunningscriterium of heeft het (onderdeel van het) Subgunningscriterium in zijn geheel overgeslagen. Bij het toekennen van bovengenoemd cijfer moet de Beoordelingscommissie een inhoudelijke beoordeling van het antwoord in de score tot uitdrukking laten komen. Welke score wordt toegekend aan de uitwerking van een Subgunningscriterium is geheel naar het oordeel van de Beoordelingscommissie en de Aanbestedende dienst. d.d. 2 december van 40

40 Ieder lid van de Beoordelingscommissie beoordeelt de ontvangen Inschrijvingen individueel en kent individueel een cijfer toe aan de uitwerking van het Subgunningscriterium uit de Inschrijvingen. Na de individuele beoordeling vindt er een plenaire sessie plaats waar de toegekende cijfers worden besproken en waar de Beoordelingscommissie op basis van consensus tot één cijfer per Subgunningscriterium dient te komen. De consensus cijfers van de Beoordelingscommissie worden per Subgunningscriterium afgezet tegen de weegfactor (cijfer x weegfactor) van dat Subgunningscriterium en dit resulteert in een gewogen score. Deze gewogen score is het aantal punten dat een Inschrijver ontvangt voor dat Subgunningscriterium. Om te komen tot de totaalscore van de betreffende Inschrijving worden alle gewogen scores opgeteld. Omwille van de objectiviteit worden de kwalitatieve Subgunningscriteria beoordeeld op het moment dat de beoordelaars nog geen kennis hebben van de prijzen Beoordelingssystematiek prijs De beoordelingsprijs wordt gebruikt ten behoeve van de bepaling en beoordeling van het gunningcriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. De Inschrijver met het laagste uurtarief per functie ontvangt het maximale aantal punten. De andere Inschrijvers zullen naar rato scoren volgens de formule: maximaal aantal punten functie x (prijs inschrijving met laagste prijs / prijs inschrijver) = aantal punten Voorbeeld met maximum aantal van 40 punten: De laagst aangeboden prijs is 200, de aangeboden prijs is 400. De laagst aangeboden prijs scoort dus 40 punten. De aangeboden prijs van 400 scoort dus: 40 x (200/400) = 20 punten Vaststelling Inschrijving met de beste prijs kwaliteit verhouding De Raamovereenkomst wordt gegund aan de Inschrijvers met de beste prijs kwaliteit verhouding (in deze de Inschrijvers met het hoogste totaal aantal punten voor de Subgunningscriteria kwaliteit en prijs samen). De Raamovereenkomst wordt gegund aan maximaal twee Inschrijvers. De Inschrijving met de hoogste score krijgt rangnummer 1. De Inschrijving met de een na hoogste score krijgt rangnummer 2. De Raamovereenkomst wordt voorlopig gegund aan de Inschrijvers wiens Inschrijvingen rangnummer 1 en 2 hebben gekregen. De Inschrijvers die voldoen aan de formele- en Geschiktheideisen, waarop geen Uitsluitingsgronden van toepassing zijn en waarvan de Inschrijving voldoet aan het Programma van eisen en die tenminste 60% van het maximaal aantal te scoren punten op de kwalitatieve Subgunningscriteria heeft behaald en de hoogste totaalscore inclusief het Subgunningscriterium prijs heeft behaald, komen voor gunning van de Raamovereenkomst in aanmerking. Het kan voorkomen dat meerdere Inschrijvingen met een gelijk aantal totaalpunten eindigen, waardoor meerdere Inschrijvingen als economisch meest voordelige inschrijving in aanmerking komen voor gunning van de Raamovereenkomst. In dat geval zal van die betreffende Inschrijvingen, de Inschrijving met de hoogste score op de kwalitatieve Subgunningscriteria de Raamovereenkomst gegund krijgen. Mochten ook hier van die betreffende Inschrijvingen, de scores op de kwalitatieve Subgunningscriteria gelijk zijn afgerond, dan zal loting plaatsvinden onder notarieel toezicht. Uitsluitend de behaalde totaalscore van de gehele Inschrijving over alle Subgunningscriteria tezamen wordt afgerond en wel op twee (2) decimalen achter de komma. Deze totaalscore is de score die een Inschrijver behaald heeft voor zijn Inschrijving. Dit is ook de totaalscore die uitmaakt op welke plaats een Inschrijver geëindigd is en deze totaalscore wordt gecommuniceerd naar de Inschrijvers als zijnde de behaalde score voor de Inschrijving. De score per Subgunningcriterium wordt voor de leesbaarheid met een afronding van twee (2) decimalen bekend gesteld aan de Inschrijver. Er is echter niet gerekend met afrondingen om tot de totaalscore te komen. d.d. 2 december van 40