BIR op de kaart. Strategische kader communicatieplan. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 1

Transcriptie

1 BIR op de kaart Strategische kader communicatieplan H092-7_S_07_24941 (2e versie) 1

2 Inhoudsopgave Inleiding en samenvatting 3 Achtergrond BIR 3 Professioneel communiceren 3 Verleiden en pushen 3 Stappenplan 4 1 BIR en BIM Achtergrond Bouw Informatie Raad (BIR) Op weg naar een Bouwwerk Informatie Model (BIM) 6 2 Speelveld ICT en bouw Barrières slechten Patstelling doorbreken 9 3 Strategische uitgangspunten BIR op de kaart zetten Voordelen aantonen Basiskennis versterken Gaandeweg naar een push strategie 13 4 Stappenplan 15 Stap 1 BIR op de kaart zetten 15 Stap 2 Grote bedrijven actief benaderen 15 Stap 3 Kennisoverdrachtprogramma ontwikkelen en uitrollen 16 Stap 4 Opdrachtgevers betrekken bij BIR 16 Stap 5 Gefaseerde implementatie BIM-producten 17 5 Begroting 18 6 Planning 21 H092-7_S_07_24941 (2e versie) 2

3 Inleiding en samenvatting Achtergrond BIR De Bouw Informatie Raad (BIR) stelt zich ten doel de samenwerking tussen bouwpartners te verbeteren door een uniforme informatiestructuur binnen de bouw te ontwikkelen, ondersteund door ICT. De ontwikkeling van een Bouwwerk Informatie Model (BIM) heeft daarbij hoge prioriteit. De behoefte aan nieuwe samenwerkingsvormen en afsprakenstelsels heeft te maken met een aantal trends in de bouwnijverheid. Zo is onder meer sprake van een verschuiving van een aanbod- naar vraaggeoriënteerde markt, nieuwe contractvormen, schaalvergroting en de toenemende behoefte aan een integrale kostprijsbenadering (beheer, onderhoud, energie, milieu). Belangrijk issue is de behoefte aan meer transparantie t.a.v. kosten en kwaliteit; een punt dat met name door de parlementaire enquête bouwnijverheid op de agenda van de bedrijfstak is gekomen. Een actuele ontwikkeling betreft tot slot de toenemende schaarste aan personeel; vanuit die optiek is een grotere efficiency in het bouwproces een must. Resultaat van betere samenwerking en uniforme afspraken is een efficiënter en meer klantgericht bouwproces, lagere (faal)kosten en daarmee een sterkere concurrentiepositie van bedrijven en de totale bouwsector, in nationaal en internationaal verband. Professioneel communiceren Om het gestelde doel te bereiken, heeft de BIR behoefte aan professionele en effectieve communicatie met de sector in de komende jaren over haar doelstellingen en hieruit voortvloeiende beleid. Vanuit het secretariaat van de BIR, is daarom aan ECORYS Rutten Communicatieadvies gevraagd een strategisch communicatieplan voor de BIR op te stellen. Rutten is een bureau dat is gespecialiseerd in communicatie en marketing op het gebied van bouwen en ruimtelijke ontwikkeling. Ten behoeve van het communicatieplan heeft Rutten een aantal interviews gehouden met deskundigen en enkele bedrijven bezocht die bezig zijn met innovatie op het gebied van ICT en BIM. Op basis van deze gesprekken en desk-research is deze strategische notitie tot stand gekomen. Na bespreking met het bestuur van de BIR en bepaling van de meest wenselijke strategie, zal het communicatieplan inclusief activiteiten, middelen, planning en begroting worden uitgewerkt. Deze strategische verkenning en het daarop volgende communicatieplan is gericht op zowel de GWW als B&U-sector. Verleiden en pushen De ambities van de BIR zijn groot, maar er zijn ook grote barrières binnen de bedrijfstak om nieuwe wegen in te slaan. Een en ander heeft onder meer te maken met de structuur van de bedrijfstak (versnipperd), de aard van de opdrachten (unieke, kortlopende projecten, op locatie gebouwd) en de belangen van partijen (geen behoefte aan transparantie). Met name het H092-7_S_07_24941 (2e versie) 3

4 MKB staat terughoudend tegenover vernieuwing en ontbeert zelfs basiskennis over ICT. Om dit soort redenen is de ICT-sector op haar beurt weer weinig actief om nieuwe, open software voor de bouw te ontwikkelen. Overwinnen van weerstanden en enthousiasme wekken voor een nieuwe manier van werken stellen hoge eisen aan de communicatie; maatwerk is het sleutelwoord. Iedere doelgroep vraagt om een eigen aanpak. In hoofdstuk 4 presenteren wij op basis van een aantal uitgangspunten een stapsgewijze communicatiestrategie om de doelen van de BIR het kunnen werken met een BIM - bij de bedrijfstak tussen de oren te krijgen, waarbij sprake is van pull- en pushelementen. Het accent ligt in eerste instantie op stimuleren en verleiden (pull). Een push-benadering (opleggen) is iets voor later orde; noch opdrachtgevers, noch opdrachtnemers zijn daaraan (op grotere schaal) toe. Bovendien ontbreken op de meeste terreinen nu nog de noodzakelijke afsprakenstelsels en bijbehorende producten. Stappenplan Stap 1 is, in onze optiek, de doelen van de BIR en de producten i.c. de afsprakenstelsels van de initiatieven binnen de bouw- en ICT sector op de kaart zetten. Met daarbij de BIR als dé regisseur van vernieuwingen op het gebied van bouwen en ICT. Dit vraagt om een stevige inzet en geen low-profile benadering. Een goede taakverdeling tussen BIR en initiatieven, evenals samenwerking met bestaande partijen in de bedrijfstak, is noodzakelijk. Stap 2 betreft het enthousiasmeren van de grote bedrijven in de sector die immers verantwoordelijk zijn voor het gros van de bouwproductie. Hun betrokkenheid bij wat de BIR wil bereiken is noodzakelijk voor het draagvlak en verdere systeem- en productontwikkeling. Ook zijn zij onmisbaar voor het verkrijgen van voldoende fondsen op lange termijn. Stap 3 is gericht op het ontwikkelen van een motivatie- en kennisoverdrachtprogramma voor de hele sector, waarbij speciale aandacht wordt gegeven aan een persoonlijke begeleiding van MKB-bedrijven. Deze groep bedrijven moeten bij het handje worden genomen; algemene communicatie werkt niet. Stap 4 betreft het vergroten van de betrokkenheid bij het werken met BIM, Bouwwerk Informatie Modellen vanuit de hoek van de grote rijks- en private opdrachtgevers. Als opdrachtgevende partij kunnen zij bij aanbestedingen harde voorwaarden stellen voor de manier van samenwerken en informatieverwerking van contractpartijen. Nader bezien moet worden of stap 4 en stap 2 gecombineerd kunnen worden. Stap 5 is de uitrol van de BIM-aanpak over de hele bedrijfstak, maar dit is voorlopig toekomstmuziek. Communicatie en kennisoverdracht spelen daarbij een centrale rol. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 4

5 1 BIR en BIM 1.1 Achtergrond Bouw Informatie Raad (BIR) De BIR bestaat uit vertegenwoordigers van aannemers, opdrachtgevers en architecten- en adviesbureaus en toeleveranciers in de bouwnijverheid. De BIR stelt zich ten doel een uniforme informatietechnische structuur binnen de bouw te ontwikkelen, ondersteund door ICT. De ontwikkeling van een open Bouwwerk Informatie Model (BIM) vormt daarvan een belangrijk onderdeel. Met een BIM wordt beter gebruik gemaakt van bouwinformatie en ontstaat een efficiënter en meer klantgericht bouwproces met hogere kwaliteit en minder faalkosten. De concurrentiepositie van bedrijven wordt hierdoor versterkt, nationaal en internationaal, en de totale sector opgeschaald. De BIR heeft een lange voorgeschiedenis. Het fundament werd 13 jaar geleden gelegd in de Strategie Bouwinformatica van de Adviesraad Technologiebeleid Bouwnijverheid (ARTB), op verzoek van het Ministerie van Economische Zaken. Volgens deze strategie moest zo n informatietechnische structuur bottom-up worden ontwikkeld door koppeling van kansrijke initiatieven op het gebied van bouwafsprakenstelsels. De initiatieven VISI, IFD Library (BAS en het STABU LexiCon), ETIM/ITI van UNETO-VNI, GS1 Nederland en CROW objectenbibliotheek voor de GWW werden aangemerkt als kansrijk. De ProRail objectenboom kwam er in 2001 bij, evenals COINS in Samen konden ze de informatietechnische structuur vormen die de bedrijfstak nodig had. Om deze structuur te bewerkstelligen moesten de afsprakenstelsels op de raakvlakken goed op elkaar worden afgestemd. De zes initiatieven tezamen noemden zich het Platform Afstemming Informatietechnische Structuur (PAIS in de bouw en infra). De samenstelling is in de tussentijd meerdere malen gewijzigd, maar de werkgroep PAIS IntegratieKader (PAIS-IK) vormt nog altijd een permanent en essentieel samenwerkingsplatform. Naast de werkgroep PAIS-IK kunnen, al dan niet tijdelijk, andere werkgroepen actief zijn op aspecten of onderwerpen die voor twee of meerdere initiatieven van gemeenschappelijk belang zijn bijv. communicatie, internationale standaarden, ICT ontwikkelingen enz. 1 Gezamenlijk ontwikkelen zij onderling afgestemde, open bouwafsprakenstelstels, een zogenaamd Bouwwerk Informatie Model. De initiatieven naast PAIS-IK zijn momenteel COINS, CROW-OB, VISI, ETIM, IFD-Library en GS1. De realisatie van een geïntegreerd bouwproces dient volgens de BIR langs drie assen tot stand te komen, die van: a. mens en organisatie, b. proces en informatie en c. implementatie (zie schema). Naast het ontwikkelen van proces- en objectmodellen (het werkterrein van PAIS) moeten de bedrijfs- en bouwprocessen waarin deze modellen worden toegepast (domein 1 Uit: Notitie Taken, positie, organisatie en werkwijze van de BIR c.a. CUR B&I_D_06_19004 (versie 3 d.d ) H092-7_S_07_24941 (2e versie) 5

6 van het bedrijfsleven) worden ontwikkeld, evenals de ICT-hulpmiddelen om binnen de bedrijfs- en bouwprocessen met de modellen te kunnen werken (domein van de softwareindustrie). De BIR stelt zich ten doel om alle initiatieven te bundelen en introductie en implementatie van een BIM een extra impuls te geven. Mens en organisatie Proces en informatie ICT Implementatie Taak van de BIR is om draagvlak te ontwikkelen in de bouwsector (B&U en GWW) om de beoogde doelen en resultaten geaccepteerd te krijgen door 2 : - Het (laten) realiseren van afsprakenstelsels die bijdragen aan een efficiënt en effectief bouwproces; - Het zorgdragen voor de onderlinge afstemming tussen ontwikkelaars van afsprakenstelsels (voorkoming van dubbel werk); - Het invoeren van afsprakenstelsels in de sector; - Het bevorderen van de totstandkoming van toepasbare ICT, passend bij de afsprakenstelsels en mens & organisatie; - Het aanzetten tot verandering van de sector; in eerste instantie door elk lid van de BIR naar zijn eigen organisatie; - Het implementeren en verankeren van de nieuwe werkwijze in de sector; - Het zorgdragen voor de noodzakelijke communicatie met de sector; - Het zorgdragen voor structurele financiering voor uitvoering van de activiteiten; - Het daadkrachtig sturing geven aan de uitvoering van de benodigde activiteiten. 1.2 Op weg naar een Bouwwerk Informatie Model (BIM) BIM is een driedimensionaal model dat de mogelijkheid biedt om alle informatie over een bouwproject centraal op te slaan: informatie over het gebouw zelf en belangrijke beslismomenten gedurende het bouwproces. De toepassing van een BIM maakt digitaal samenwerken en communiceren mogelijk, waardoor een geïntegreerd bouwproces ontstaat waarin de bouwinformatie voor iedereen beschikbaar 2 Uit: Bouw Informatie Raad, Managementplan, doelstellingen en beleid, 10 augustus 2007 H092-7_S_07_24941 (2e versie) 6

7 komt. Dit verkort de bouwtijd, reduceert faalkosten, verhoogt de kwaliteit van het bouwwerk, ondersteunt adequaat beheer en onderhoud en ten slotte demontage en hergebruik. Zoals reeds genoemd bestaat een BIM uit afsprakenstelsels. In het managementplan van de BIR staan 18 eindproducten. Naar verwachting is een BIM voor de gehele bouw, binnen enkele jaren klaar voor implementatie. Bij de ontwikkeling van een BIM wordt nauwlettend gekeken naar ontwikkelingen in het buitenland. Het proactief inspelen op internationale ontwikkelingen is belangrijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de voortgang van de International Alliance for Interoperability (werktitel BuildingSMART, zie ook factsheet op volgende pagina). Momenteel zijn 600 bedrijven actief in 40 landen die werken via de BuildingSMART-normen voor het gebruik van objecttechnologie in bouw en faciliteitenbeheer. De software in Denemarken, Amerika, Finland en Noorwegen dient al compatible te zijn met de BuildingSMART-normen. Deze normen zijn bekend als Industry Foundation Classes of IFC s. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 7

8 2 Speelveld 2.1 ICT en bouw De ontwikkeling van een BIM heeft te maken met een aantal trends in de bouwnijverheid. Zo is onder meer sprake van een verschuiving van een aanbod- naar vraaggeoriënteerde markt, andere contractvormen (BOT, prestatiecontracten), schaalvergroting, clustering van opdrachten (met name in de gww-sector), prefabricage/modulair bouwen en de behoefte aan een integrale kostprijsbenadering (beheer, onderhoud, energie, milieu e.d.) 3. Een belangrijk issue is de behoefte aan meer transparantie t.a.v. de bouwkosten; een punt dat met name door de parlementaire enquête bouwnijverheid op de agenda van de bedrijfstak is gekomen. Een actuele ontwikkeling betreft tot slot de toenemende schaarste aan personeel, een probleem waarmee de bedrijfstak al jaren wordt geconfronteerd, maar dat door de vergrijzing het komende decennium nog sterker zal spelen. Ook vanuit die optiek is een grotere efficiency in het bouwproces en het vermijden van dubbel werk een must. Bijkomend voordeel is dat (het imago van) de bedrijfstak aantrekkelijker wordt voor jongeren door het werken met ICT. Een en ander betekent dat er een toenemende behoefte bestaat aan meer samenwerking en betere proces- en productcommunicatie tussen verschillende bouwpartners. Systeem engineering, objectbenadering, 3D-modelleren, asset management, hergebruik en procesintegratie zijn sleutelwoorden. ICT kan daarbij een belangrijke rol spelen. Onderzoek en praktijk laten echter zien dat de ontwikkelingen binnen de ICT voornamelijk buiten de bedrijfstak bouw omgaan. De bouw is geen ICT-ontwikkelaar maar een ICTgebruiker. Met name de grote groep MKB-bedrijven is onvoldoende op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van automatisering en ICT. Internet wordt voornamelijk gebruikt als informatiebron en het versturen van berichten, en nog nauwelijks in het kader van e- business en e-commerce. De grote bedrijven zijn weliswaar veel verder met de toepassing van ICT binnen hun bedrijfsprocessen, maar werken ook nog niet met open systemen. Met een gesloten systeem is informatieuitwisseling met andere bouwpartners c.q. verrijking van informatie lastig dan wel onmogelijk. Wijzigingen worden door elke partij apart ingevoerd in het eigen systeem, met alle risico s van dien: fouten, tijdsverspilling en dus hogere kosten. 3 Visie ICT en bouw, Stichting Bouwresearch, no H092-7_S_07_24941 (2e versie) 8

9 2.2 Barrières slechten De indruk bestaat dat de lage automatiseringsgraad in de bouw vooral is te wijten aan de traditionele bedrijfscultuur; de bouw is een behoudende bedrijfstak, is een al decennia gehoord verhaal. Er zijn echter meer praktische oorzaken voor het relatief beperkte gebruik van ICT 4. Zo was, en is, de sector sterk projectgeoriënteerd. Omdat projecten met name in de B&Usector - vaak uniek (enkelstuksproductie op locatie) en kleinschalig zijn en kort duren, wisselen bedrijven voortdurend van partner; het gebruik van ICT moet voor alle partners nuttig én financieel aantrekkelijk zijn. Bovendien stellen verschillende projecten verschillende eisen aan deelnemende bedrijven hetgeen automatisering een complexe en kostbare aangelegenheid maakt. De meeste bedrijven zijn klein (80% van de bedrijven hoort tot het MKB) en hebben noch de expertise, noch het vermogen om daarin te investeren. De afgelopen jaren heeft hun winstgevendheid bovendien sterk onder druk gestaan. Ook hebben bedrijven vaak geen belang in transparantie van hun werkwijze en kostenstructuur die door betere communicatie mogelijk is; de winst wordt vaak gehaald in meerwerk en transparantie is dan ongewenst. Tot slot speelt een groot deel van de werkzaamheden zich af in de buitenlucht; op de bouwplaats zijn er praktische hindernissen bij het gebruik van computers. 2.3 Patstelling doorbreken Al met al lijkt er sprake van een patstelling. Automatisering is duur en vaak minder aantrekkelijk dan doorgaan op de oude voet. Daardoor investeren weinig ondernemingen, met name in het MKB, in de ontwikkeling en implementatie van ICT. Gevolg van deze geringe belangstelling is dat de leveranciers en producenten van ICT zich weer terughoudend opstellen om op hun beurt te investeren in nieuwe producten en systemen. Ook hebben zij belang bij het gesloten houden van de eigen systemen en dus geringe universele toepasbaarheid. Kortom, voor de ICT-sector is de bouwnijverheid geen markt voor innovatie en marketing. De opgave voor de bedrijfstak en daarmee van de BIR is daarom de komende jaren deze patstelling te doorbreken. Dit zal niet gemakkelijk zijn gezien de huidige status quo. Simpelweg roepen dat iedereen er beter van wordt, zal niet helpen. Dit verhaal hoort de bedrijfstak al sinds begin jaren negentig en er is nauwelijks iets veranderd in de praktijk. Maatwerk in de communicatie en spelen op een aantal borden tegelijk is zodoende noodzakelijk. 4 ICT in de bouw, negen succesvolle praktijkvoorbeelden, Stichting Bouwresearch, no H092-7_S_07_24941 (2e versie) 9

10 3 Strategische uitgangspunten In het vorige hoofdstuk is aangegeven dat er een aantal stevige barrières moeten worden geslecht om innovatie en samenwerking op het gebied van ICT binnen de bedrijfstak mogelijk te maken. Tegen die achtergrond presenteren wij enkele uitgangspunten die van belang zijn voor de communicatie-inspanningen om de doelen van de BIR te realiseren. De uitgangspunten betreffen zowel de inhoudelijke communicatie vanuit de BIR als de organisatorische inbedding van deze activiteiten. 3.1 BIR op de kaart zetten De BIR is in het leven geroepen om de afstemming tussen bestaande initiatieven (VISI, CO- INS e.d.) te versterken en vanuit haar autoriteit een nieuwe impuls te geven aan de ontwikkeling en implementatie van een BIM, van BIM gerelateerd werken. Een belangrijke vraag in dit verband is wie bij de communicatie rond BIM de trekkersrol vervult. De indruk bestaat dat de BIR vooralsnog low profile wil opereren en de trekkersrol bij de communicatie rond BIM bij de initiatieven legt. Dit vanwege de voorgeschiedenis en expertise binnen de initiatieven. Ook budgettaire redenen spelen wellicht een rol; de deelnemers in de werkgroepen van de initiatieven kunnen eigen fondsen genereren. Wij betwijfelen echter of deze low-profile benadering voldoende effectief is om de doelen van de BIR te realiseren. In onze optiek is er, juist gezien de lange voorgeschiedenis en geringe resultaten tot nu toe, sprake van veel scepsis binnen bedrijven ten aanzien van BIM-achtige activiteiten. De doelen van het managementplan kunnen alleen worden bereikt als de BIR het komende jaar zich op korte termijn ontwikkelt tot dé regisseur op het gebied van samenwerking en ICT; de BIR en haar doelen moet op de kaart. Dit niet aan de hand van opgeblazen, loze verhalen, maar door nieuwe activiteiten te ontwikkelen en praktische voorbeelden te tonen. Op strategisch niveau betekent dit dat de grote bouwbedrijven én ICT-bedrijven zich beiden daadwerkelijk committeren aan de doelen van de BIR en daadwerkelijk participeren in de pilots en andere werkgroepen. Dit impliceert een duidelijke positionering en profilering van de BIR en BIM vanuit het bestuur en een actieve rol bij het werven van deelnemende bedrijven (bijv. in een algemeen bestuur en werkgroepen). Betrokkenheid van de grote bouw- en ICT bedrijven is niet alleen noodzakelijk vanuit de ontwikkeling en implementatie van BIM, maar ook vanuit budgettaire overwegingen. De komende jaren zijn miljoenen nodig voor productontwikkeling en implementatie van afsprakenstelsels in de bedrijven binnen de bouwsector. Dit alles vraagt niet om een low-profile van de BIR, maar om een offensieve communicatiestrategie waarbij de BIR zich als autoriteit sterk neerzet en de lead, de Regie naar zich toetrekt. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 10

11 Vanuit die optiek, maar ook met het oog op efficiency en effectiviteit, is het van belang om niet alleen de productontwikkeling en de implementatie maar ook de communicatie vanuit BIR en de verschillende initiatieven goed op elkaar af te stemmen. Bijvoorbeeld VISI en COINS hebben een eigen communicatietraject 5 en budget hiervoor. Daardoor bestaat er het risico dat er onduidelijkheid ontstaat bij ontvangers over de zender dan wel verschillende boodschappen worden gecommuniceerd. Ook de positie van de BIR ten opzichte van de initiatieven, in termen van verantwoordelijkheid en taakverdeling, moet duidelijk zijn. Al met al is onze conclusie dat de initiatieven zich met name moeten richten op productontwikkeling en de communicatie in dat verband. Kennisoverdracht over initiatieven en BIM in algemene zin c.q. rol en activiteiten van de BIR zelf, zijn de verantwoordelijkheid van de BIR. De praktische afstemming tussen de communicatie vanuit de initiatieven en de BIR is de taak van het secretariaat/programmabureau. Het secretariaat heeft op dit moment een deel van de taken van de bestaande werkgroep PAIS overgenomen. De medewerkers van het secretariaat hebben bovendien ook zitting in de werkgroepen van de initiatieven. Tot slot. Los van de taakverdeling tussen BIR en initiatieven is een essentiële vraag hoe de BIR zich als organisatie wil positioneren en profileren. Moet de BIR in de communicatie accent leggen op het ontwikkelen van nieuwe samenwerkingsvormen tussen partijen en uniforme informatietechnische afspraken (doel) dan wel op het optimaliseren van ICT-gebruik en open systemen (hulpmiddel). Hierover dient nader van gedachten te worden gewisseld. In onze optiek is een focus op ICT als kapsstok voor het profileren van de eigen identiteit effectiever dan de brede doelstelling van de BIR accentueren. Bouwers willen weten waar een club voor staat; betere samenwerking en uniforme afspraken zijn uit communicatie-oogpunt dan onvoldoende scherp en wervend. De gekozen positionering kan vervolgens worden vertaald in een aansprekend motto; bijvoorbeeld Werk maken van ICT in de bouw, of. 3.2 Voordelen aantonen Er is bij bedrijven alleen bereidheid om te investeren in andere samenwerkingsvormen en ICT als zij het belang daarvan inzien voor zich zelf op afzienbare termijn; wat zijn de voordelen daarvan ten opzichte van de bestaande manier van werken? Bij het MKB is dit, zoals aangegeven, helemaal nog niet aan de orde omdat basiskennis t.a.v. automatisering ontbreekt. De adviseurs (architecten, constructeurs e.d.) en grote bouwbedrijven zijn echter al ver gevorderd met de eigen systeemontwikkeling en hebben de afgelopen jaren substantieel geïnvesteerd in ICT. De grote bouwbedrijven zijn ook een belangrijke doelgroep omdat zij als bouwer dan wel ontwikkelaar verantwoordelijk zijn voor 80 procent van de totale bouwproductie. Vanuit die positie kunnen zij ook voorwaarden stellen aan hun onderaannemers ten aanzien van werkwijze en ICT-gebruik. 5 Zie; bijvoorbeeld persplan VISI (maart 2007) H092-7_S_07_24941 (2e versie) 11

12 Het gaat overigens niet alléén om het eigenbelang, maar ook om de kracht van de gehele bouwsector. Hierbij valt te wijzen op de werkwijze in de automotive-industrie en de samenwerking van opdrachtgevers en co-makers. Hoewel de uitgangssituatie voor communicatie rond een BIM bij de grote bedrijven en adviseurs aanwezig is, is ook bij hen de bereidheid om opnieuw te investeren in een andere manier van samenwerking met bouwpartners en investeringen in nieuwe software(toepassingen) in de praktijk nog lang niet optimaal. Blijkbaar zien zij daarvan nog niet de collectieve voordelen in als ze al op de hoogte zijn van nieuwe werkwijzen en mogelijkheden. Het is dan ook zaak de voordelen de komende tijd zo scherp en concreet mogelijk te definiëren. Prijs en kwaliteit (concurrentie buitenland en catalogusbouwers), transparantie (politieke noodzaak en klantgerichtheid), productverantwoordelijkheid, imago (arbeidsmarkt), effiency (meer doen met minder mensen) en meer rendement vormen daarbij de belangrijkste communicatiethema s. Voorkomen moet worden dat afspraken en normen als keurslijf worden beleefd; in de communicatie dient het accent te worden gelegd op de ruimte en nieuwe mogelijkheden die samenwerking in de vorm van afspraken en normen opleveren. De communicatie vanuit de BIR richting grote bouwbedrijven en adviseurs dient er derhalve op te zijn gericht om de concrete voordelen van een BIM te belichten. Belangrijkste doelgroep binnen de bedrijven vormt daarbij de directie en het topmanagement. Daar moet interesse en bereidheid ontstaan om te experimenteren met systeem- en software innovaties in het eigen bedrijf dan wel te participeren in gezamenlijke pilots vanuit BIR. Qua communicatie gaat het daarbij om het versterken van het kennisniveau van het topmanagement door middel van informatie via de vakmedia (best practices) en persoonlijke contacten op bijeenkomsten die vanuit de BIR worden georganiseerd; zelfstandig dan wel met organisaties in de bouw (Bouwend Nederland, BNA, NVB e.d.) 3.3 Basiskennis versterken De crux voor een effectieve communicatie vanuit de BIR is dat partijen inzien dat zij belang hebben bij een BIMen en BIM-se werwijzen. De praktijk van alledag is echter dat bij een groot deel van de MKB-bedrijven in de bouwnijverheid de basiskennis van automatisering, en het belang daarvan, voor de eigen bedrijfsvoering ontbreekt. Gezien deze uitgangssituatie is communicatie over de voordelen van een BIM helemaal een brug te ver. Wat betekent dat de BIR zich richting de doelgroep MKB (m.n. kleine en middelgrote bouwbedrijven) primair moet richten op het wekken van interesse voor en versterken van kennis van automatisering in zijn algemeenheid. BIM kan in dit verband worden meegenomen, maar veeleer als afgeleid onderwerp dan als hoofdthema. Met de kennis- en opleidingsinstituten in de bedrijfstak evenals universiteiten en hogescholen, dient daarvoor een voorlichtings- en opleidingsprogramma te worden ontwikkeld met als doel kennis, houding en gedrag te beïnvloeden. Accent dient daarbij te liggen op persoonlijke be- H092-7_S_07_24941 (2e versie) 12

13 geleiding van zowel managers als medewerkers; mensen moeten bij de hand worden genomen door individuele coaches/consulenten die bedrijven bezoeken en een programma op maat ontwikkelen. Een integratie met bijvoorbeeld de werkzaamheden van Bouwend Nederland en Traverse behoort wellicht tot de mogelijkheden. In dit verband adviseren wij een marktonderzoek te houden teneinde een objectief beeld te krijgen van stand van zaken en de kennisbehoefte van de doelgroep ten aanzien van ICT in de bouw. De uitkomsten zijn van belang om een kennisoverdrachtsprogramma (maatwerk) te ontwikkelen en over de bedrijfstak uit te rollen. 3.4 Gaandeweg naar een push strategie Bovenstaande uitgangspunten maken allemaal deel uit van een pull-strategie, ofwel een aanpak om bedrijven vanuit de BIR te stimuleren c.q. te verleiden om mee te werken aan het ontwikkelen en implementeren van een BIM. Gezien de voorgeschiedenis en de bestaande barrières voor innovatie binnen de bedrijfstak, is het de vraag of een pull-strategie voldoende effectief is om de doelen van de BIR te realiseren. Kortom, wat werkt het best: de carrot of de stick, ofwel verleiden of dwingen? Wij zijn van mening dat de sense of urgency binnen de bedrijfstak onvoldoende is om alleen te kiezen voor een pull-strategie vanuit de BIR. Realiseren van de beoogde doelen binnen afzienbare termijn lukt alleen als de BIR parallel aan een pull-strategie een push-strategie ontwikkelt. Dit kan middels verplichtende afspraken met grote opdrachtgevers; van rijkswege (RGD, RWS, GOB e.d.) of vanuit de markt (grote ontwikkelaars, grote ontwikkelende bouwers en corporaties). Vanuit hun positie kunnen zij de norm bepalen waaraan andere zich hebben te houden. Hoewel zo n push-strategie gezien de aard van de bedrijfstak (versnippering en korte termijn oriëntatie) in theorie wellicht het meest effectief is, is het in de praktijk minder eenvoudig. Ook grote opdrachtgevers hebben lang niet altijd belang bij optimale transparantie en integrale samenwerking. Bovendien valt er ook daar op het gebied van automatisering en ICT nog een wereld te winnen. En niet te vergeten; er valt nog weinig te dwingen aangezien er nog lang geen afsprakenstelsels bestaan op de meeste deelgebieden. Vanuit die optiek zou de communicatie vanuit de BIR dan ook in eerste instantie op gericht moeten zijn om grote opdrachtgevers (publiek en privaat) te enthousiasmeren voor, en te betrekken bij, de verdere ontwikkeling van nieuwe samenwerkingsvormen en een BIM voor de bouwnijverheid. De GWW-sector kan hierbij wellicht voorop lopen, gezien de dominante positie van rijksopdrachtgevers. Verder bestaat er al een samenwerking van rijksopdrachtgevers waarop kan worden aangehaakt. Door een actieve participatie van opdrachtgevers kan de productontwikkeling (inclusief de financiering ervan) een geweldige impuls krijgen. Verplichte afspraken zijn dan een resultante van een meerjarig samenwerkingsproces en geen inzet bij voorbaat. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 13

14 In termen van communicatie vanuit de BIR impliceert dit dat het bestuur een actieve rol krijgt bij het benaderen van grote opdrachtgevers. De betrokkenheid van de opdrachtgevers bij de BIR kan gestalte krijgen binnen het bestuur zelf en/of in de vorm van een apart platform. Daarnaast kunnen zij participeren in de activiteiten van de initiatieven. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 14

15 4 Stappenplan In bovenstaande paragrafen is een aantal uitgangspunten aangeven voor de communicatiestrategie. De strategie bevat een mix van activiteiten en middelen die afhankelijk van de doelstelling en doelgroep ingezet moet worden. Maatwerk is het sleutelwoord. De voorgestelde activiteiten en middelen veronderstellen tevens een volgtijdelijkheid. Mede gezien het beperkte budget en (nog) ontbrekende financiële middelen voor de komende jaren is een gefaseerde aanpak noodzakelijk. Hieronder presenteren wij daarom een stappenplan waarbij iedere stap de basis vormt voor activiteiten in de volgende stap. Stap 1 BIR op de kaart zetten Behalve binnen een kring van opinion-leaders en sleutelpersonen binnen de bedrijfstak is de BIR naar verwachting onbekend. Dit geldt waarschijnlijk ook voor de verschillende initiatieven, ondanks het feit dat die al lang lopen. Vergroten van naamsbekendheid en kennis van BIR en initiatieven is voorwaarde voor de volgende stappen. Eerste stap is daarom doelen, taken en activiteiten van de BIR zelf evenals de initiatieven campagnematig op de kaart te zetten. Boodschap is: we gaan nu echt werk maken van ICT in de bouw. Daarbij worden de actiteiten zo goed mogelijk afgestemd op die van die initiatieven (VISI e.d.) evenals van andere kennisinstellingen en belangenorganisaties als SBR, CUR, CROW, ISSO, Bouwend Nederland, Stabu, NVB, Aedes e.d. Doelgroep is het management van de hele bouw- en ICT sector. Voor de uitvoering wordt door BIR een communicatieadviseur ingeschakeld. Planning: najaar De eerste stap vereist een beperkt budget. Activiteiten in dit verband zijn: Opzetten werkgroep communicatie met (communicatie)medewerkers kennisinstellingen en belangenorganisaties Uitwerken communicatieplan incl. keuze positionering en motto. Uitwerken huisstijl, presentaties en brochure BIR. Free-publicity middels artikelen in de vakpers en gearrangeerde interviews. Mailing over activiteiten BIR naar adressen in databases van kennisinstellingen. Opzetten van een actuele website met informatie over BIR en initiatieven. Bovenstaande activiteiten en middelen dienen ook gedurende de volgende stappen voortdurend gecontinueerd te worden. Stap 2 Grote bedrijven actief benaderen Grotere naamsbekendheid en kennis van de activiteiten van de BIR vormen het vertrekpunt voor een benadering van grote bedrijven in primair de bouwsector en secundair de ICT-sector. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 15

16 Actieve deelname van deze bedrijven aan de ontwikkeling van initiatieven en producten c.q. pilot-projecten is een noodzakelijke voorwaarde voor de realisatie van de doelen van de BIR. BIM slaagt alleen als, de grote bedrijven die verantwoordelijk zijn voor driekwart van de bouwproductie en als opdrachtgever voorwaardenscheppend zijn naar kleinere bedrijven, zich committeren en meewerken. Zij zijn ook nodig om fondsen voor de toekomst en autoriteit aan de BIR te verschaffen. Planning: voorjaar Activiteiten in dit verband zijn: Persoonlijke benadering van topmanagers van bedrijven door bestuursleden BIR. Organisatie van een besloten bijeenkomst met maximaal 25 topmanagers en topambtenaren van opdrachtgevende departementen over ICT en bouw. Samenstellen van klankbordgroep BIR met toonaangevende deelnemers aan de bijeenkomst. Presenteren actieplan en financieringsplan aan algemeen bestuur en afspraken maken over participatie aan activiteiten en projecten. Stap 3 Kennisoverdrachtprogramma ontwikkelen en uitrollen Samen met kennis- en opleidingsinstituten in de bouw en ICT-sector ontwikkelen BIR en initiatieven (VISI, COINS) een kennisoverdrachtsprogramma voor de bouw, waarbij rekening wordt gehouden met het kennisniveau van bedrijven (met name MKB). Dit op basis van gedegen (bestaand of nieuw) marktonderzoek onder doelgroepen. Afstemming is nodig met reeds ontwikkelde initiatieven van Traverse en Bouwend Nederland worden en andere communicatie- en kennistrajecten van de initiatieven. De fondsen hiervoor kunnen worden geworven bij a) grote bouw- en ICT bedrijven, b) bouwdepartementen, c) BSIK-gelden (PSIBouw) en d) Europese Commissie. Planning: voorjaar Activiteiten in dit verband zijn: Marktonderzoek naar ICT in de bouw. Ontwikkeling kennisoverdrachtsprogramma. Presentatie best practices in de vorm van artikelen in vakpers, op website en bijeenkomsten van afdelingen van belangenorganisaties. Actuele informatie over initiatieven en best practices op website BIR. Ontwikkelen van wegwijzer (procedures, adressen) voor bedrijven. Opzetten van een systeem van consulenten/coaches voor het MKB, in samenwerking met eigen kennisinstituten, HBO-instellingen en universiteit. Opzetten centraal, landelijk informatiecentrum (of aansluiten bij lopende initiatieven). Financiering via sponsoring. Symposium met alle deelnemende bedrijven, subsidiegevers en relaties. Stap 4 Opdrachtgevers betrekken bij BIR Op dit moment bestaat er reeds een platform van rijksopdrachtgevers die via personen in de BIR is vertegenwoordigd. Betrokkenheid van de grote, private opdrachtgevers (ontwikkelaars, corporaties, beleggers) is noodzakelijk omdat zij voorwaarden kunnen stellen bij aanbestedin- H092-7_S_07_24941 (2e versie) 16

17 gen. Veronderstelling is dat actief benaderen van de grote private opdrachtgevers pas zin heeft als de bouw zelf een aantal stappen heeft gezet en de BIR daadwerkelijk als dé autoriteit rond bouwen ICT heeft verworven. Dit kan echter ook in stap 2 worden meegenomen. Planning: najaar 2008/voorjaar Nader valt te bezien op welke wijze opdrachtgevers bij de BIR worden betrokken. Op strategisch niveau kan dit ofwel in het algemeen bestuur of in een aparte klankbordgroep (bijvoorbeeld uitbreiding van bestaande Platform Rijksopdrachtgevers). Op operationeel niveau (productontwikkeling) kan dit binnen de werkgroepen van de initiatieven. Samen met opdrachtgevers kan op strategische en operationeel niveau gefaseerd worden gewerkt aan een pushmodel voor de implementatie van BIM. Activiteiten in dit verband zijn: Persoonlijke benadering van topmanagers door bestuursleden BIR. Organisatie van een besloten bijeenkomst (formule stap 2). Deelname grote opdrachtgevers in de BIR dan wel in bestaande Platform opdrachtgevers. Verdere ontwikkeling van het innovatie- en communicatieprogramma met actieve opdrachtgever. Doel op termijn: verplichtende afspraken bij aanbestedingen. Stap 5 Gefaseerde implementatie BIM-producten Kennisontwikkeling en kennisoverdracht zijn de taken van de initiatieven; dit is een lopend traject. De BIR kan, naarmate er meer eindproducten gereed komen, de grote bedrijven binnen de BIR en het eigen relatienetwerk stimuleren, deze producten te implementeren. Tot slot heeft de BIR een actieve rol in het gefaseerd uitrollen van de producten over de hele sector. H092-7_S_07_24941 (2e versie) 17

18 5 Begroting Onderstaande begroting is zeer indicatief. Daarbij is uitgegaan van inschakeling van een vaste communicatieadviseur voor 1,5 dag per week gedurende de periode In de begroting zijn de tarieven en out of pocketkosten opgenomen. Kosten voor onderzoek, ontwikkelen van een kennisoverdrachtsprogramma en infocentrum zijn niet meegenomen, aangezien die sterk uiteen kunnen lopen, afhankelijk van de ambitie. Communicatieactiviteiten 2007 Grove inschatting kosten Uren: Voor de resterende weken van 2007 (10 weken): Werkzaamheden o.a.: Samenwerking andere kennisinstituten Opbouw en beheer website Uitwerken communicatieplan Ontwikkelen huisstijl en middelen PR-activiteiten zoals artikelen vakpers (freepublicity) Mailing BIR Strategisch advies directeur Rutten, ad hoc Out of pocketkosten van de werkzaamheden: BIR op de kaart Ontwikkelen huisstijl en productie basismiddelen(lcorrespondentieset, Power Point, corporate brochure) Website (ontwikkeling en productie) TOTAAL H092-7_S_07_24941 (2e versie) 18

19 Communicatieactiviteiten 2008 Grove inschatting kosten Uren: Uitgaande van 40 weken per jaar : 1,5 dag/week communicatiemedewerker Werkzaamheden o.a.: Beheer website Bewaken huisstijl en middelen PR-activiteiten zoals artikelen vakpers (freepublicity) Organiseren en coördineren bijeenkomsten en symposium Opzetten concept consulentensysteem Sponsorwerving, middelen Organiseren en coördineren bijeenkomsten en symposium Strategisch advies directeur ad hoc Out of pocket kosten Aanvulling, updating huisstijlmiddelen PR-activiteiten 2008 (artikelen en vermelding in vakbladen) Website (updates en technisch onderhoud) Persoonlijke benadering topmanagers (activiteit bestuursleden) 2 x Organiseren besloten Marktonderzoek ICT in de bouw PM Ontwikkelen en uitvoeren kennisoverdrachtsprogramma PM en wegwijzer Opzetten consulentensysteem PM Sponsorwerving centraal landelijk informatiecentrum. Plan van aanpak en prospectus Centraal landelijk informatiecentrum PM Brochure best practices Jaarsymposium Diversen TOTAAL H092-7_S_07_24941 (2e versie) 19

20 Communicatieactiviteiten 2009 Grove inschatting kosten Uren: Uitgaande van 40 weken per jaar : 1,5 dag/week communicatiemedewerker. Werkzaamheden o.a.: Beheer website Bewaken huisstijl en middelen PR-activiteiten zoals artikelen vakpers (freepublicity) Organiseren en coördineren bijeenkomsten en symposium Sponsorwerving, middelen Beheer best practices, toolkit Verdere ontwikkeling van innvoatie en communicatieprogramma met actieve opdrachtgever Strategisch advies directeur ad hoc Out of pocket kosten Aanvulling, updating PR-activiteiten 2009 (artikelen in vakbladen e.a.) Website (updates en technisch onderhoud) Persoonlijke benadering topmanagers (activiteit bestuursleden) PM 2 x Organiseren besloten bijeenkomst (25 p). (locatie, sprekers, catering, AV, aanvullend materiaal, uitnodigen, geschen ken, etc. uren) Uitvoeren kennisoverdrachtsprogramma PM Opzetten consulentensysteem PM Symposium Diversen TOTAAL H092-7_S_07_24941 (2e versie) 20

21 6 Planning Globale planning activiteiten Najaar 2007 Voorjaar 2008 Najaar 2008 / Voorjaar 2009 Vervolg BIR op de kaart Communicatieplan/draaiboek uitwerken Ontwikkelen huisstijl, presentaties en brochure BIR Free Publicity Mailing BIR Grote bedrijven actief benaderen Ontwikkelen en uitrollen kennisoverdracht Bouwen website Persoonlijke benadering topmanagers. Organiseren besloten bijeenkomst. Vormen algemeen bestuur/ klankbordgroep. Presenteren actie- en financieringsplan en afspraken maken. Presentatie best practices Inzet website BIR. Ontwikkelen kennisontwikkelingsprogramma en wegwijzer Centraal landelijk informatiecentrum. Opdrachtgevers betrekken bij BIR Op termijn: Jaarlijks symposium Persoonlijke benadering topmanagers. Organiseren besloten bijeenkomst. Deelname grote opdrachtgevers in alg. bestuur/ Platform opdrachtgevers. Verplichtende afspraken bij aanbestedingen Verdere ontwikkeling van innovatie en communicatieprogramma met actieve opdrachtgever H092-7_S_07_24941 (2e versie) 21