Van Riel kiest voor zekerheid en continuïteit

Transcriptie

1 Hét vakblad voor SAP-gebruikend Nederland magazine mei 2010 jaargang 14 nummer 2 Van Riel kiest voor zekerheid en continuïteit pagina 8 SOA en beheer in 10 vragen SAP NetWeaver MDM bij TNT Post Tips & Tricks Novoferm maakt precies de deur die de klant bestelt Fotoreportage bij Aldipress VNSG Magazine mei/10 1

2 SAP Business All-in-One ProTrade brengt groothandelsbedrijven in balans Bij breakdance draait alles om flexibiliteit, kracht en balans. Voor groothandelsbedrijven is dat niet anders. Daarom ontwikkelde Ctac-dochter myuice SAP Business All-in-One ProTrade, een krachtige, flexibele oplossing voor de groothandel op basis van standaard SAP software. Met deze geïntegreerde oplossing slaat myuice de brug tussen Mens en Techniek. Deze software wordt algemeen beschouwd als de meest innovatieve groothandelspecifieke standaard ERP-oplossing in de markt. Sinds kort werkt ook Van Riel Distripet met SAP Business All-in-One ProTrade. Van Riel is nu op elk gebied in balans. Van administratie, logistiek en warehouse management, tot personeel, RF-scanning, EDI en spaarpuntensystemen. Meer weten? Lees het interview met de heer van Riel en mevrouw Zijlmans in dit blad of kijk voor meer informatie op GOUDSBLOEMVALLEI MJ S-HERTOGENBOSCH POSTBUS AT S-HERTOGENBOSCH T. +31 (0) F. +31 (0) E. 2 VNSG MAGAZINE 06/07

3 COLOFON. VNSG Magazine is het magazine van de Vereniging Nederlandstalige SAP- Gebruikers. Het blad biedt een platform voor meningen en ervaringen van SAPgebruikers. Hoofdredactie Rob van der Marck Eindredactie Sharon Tijssen Redactieraad Martin Putters, Capgemini Willy Koppens, CTAC Dirk-Jan Schenk, HES Maurice de Feijter, hmb Claire Monen, NorthgateArinso Monique van Haeren, Perfect for People Djoekie Klein, SAP Nederland Ton Siebelink, SAP Nederland Frank van Heel, SAP Nederland Ron Apeldoorn, Sogeti Bas van der Poel, Uphantis Hans de Labije, VNSG Vragen over adverteren? Kijk op of neem contact op met het VNSG Bureau. Tel: (073) Fax: (073) Vormgeving HSP Reclame & Communicatie, Rosmalen Planning en coördinatie Sharon Tijssen Druk Drukkerij Delabie, Moeskroen Oplage exemplaren Coverfoto Frank van Dam Artikelen geven niet noodzakelijkerwijs de mening van het bestuur weer. De redactie behoudt zich het recht voor ingezonden stukken niet te plaatsen of in te korten. Artikelen, of gedeelten daarvan, mogen alleen worden overgenomen na toestemming van de redactie en met bronvermelding. SAP + Voor u ligt alweer de mei-editie van het VNSG Magazine. Ditmaal met als thema SAP +.. Een thema dat mede aandacht schenkt aan de periferie van de ons zo vertrouwde SAP-omgevingen. SAP heeft een aantal jaren geleden het roer omgegooid door niet langer als leverancier van bedrijfseigen proprietary software te boek te willen staan, maar eerst en vooral als platformleverancier. Waar tot zo ongeveer rond de eeuwwisseling koortsachtig door SAP werd geprobeerd om functionaliteit toch maar vooral zelf te bouwen en daarmee ontegenzeglijk te incorporeren binnen de geïntegreerde omgeving van SAP zelf is dat beleid met de komst van het NetWeaver-platform terzijde gezet. Daarmee werd de weg geopend voor het mogelijk maken van de ommezwaai naar SOA-denken. Derde partijen worden nadrukkelijk uitgenodigd om additionele Services te ontwikkelen en deze via de Service Marketplace aan te bieden. Voor het SAP Ecosysteem (waarbinnen klant, SAP en derde partijen samenkomen) is hierbij een cruciale rol weggelegd. Kort gezegd: de oester SAP opende zich! Hierdoor wordt er meer dan voorheen aan derde partij leveranciers de mogelijkheid geboden om aanvullingen op het standaard SAP-aanbod te ontwikkelen. Deze aanvullingen verruimen het keuzeaanbod voor de klanten. Dat wordt overigens niet door alle klanten als positief ervaren; kiezen is nou eenmaal in essentie moeilijk en dat geldt zeker voor klanten die nog maar aan het begin van de leercurve staan. Maar per saldo kunnen wij stellen dat deze benadering gunstige effecten heeft. Zeker in een wereld waarin zaken als time-to-market e.d. nou eenmaal hogere snelheden en meer beweeglijkheid van ons verlangen dan wij in het verleden gewend waren. In dit nummer leest u o.a. over enkele concrete klantervaringen met een aantal van deze aanvullende producten van derde partijen. Daarnaast komen er een aantal andere wetenswaardige onderwerpen aan de orde. Deze reiken van relatief kleine tot omvangrijke omgevingen en liggen buiten de kern van de grote transactiegebaseerde SAP-systemen welke deel uitmaken van de SAP Business Suite. Het volgende nummer van VNSG Magazine verschijnt eind augustus en zal aandacht schenken aan het thema Alles buiten de deur. Rest mij u namens de VNSG alvast een prettige zomervakantie toe te wensen en voor nu: veel leesplezier met het voor u liggende VNSG Magazine. Henny Claessens Bestuurslid Internationale Contacten en Belangenbehartiging VNSG Magazine mei/10 3

4 ict opent de deur naar perfectie Novoferm maakt enkele tienduizenden industriële producten per jaar, allemaal volgens specifi caties die door de klant zijn opgegeven. Met zoveel verschillende confi guraties wil er wel eens wat misgaan. Bij Novoferm gebeurt dat niet meer. Er is geen betere factuur Miele Nederland heeft succesvol een geïntegreerde totaaloplossing ingevoerd voor het elektronisch verzenden van de verkoopfacturen. daarbij is niet alleen aandacht besteed aan het digitaliseren van de documenten en het elektronisch verzenden daarvan, maar bovenal is het gehele proces geoptimaliseerd Spiekbriefje voor SAP Rubrieken Het Project 8 Met All-in-one kiest Van Riel Distripet voor zekerheid en continuïteit column Paul ostendorf 13 focus 14 Dashboards zijn hot! Zoom 19 Dockwise tips & tricks vragen over 28 SOA en Beheer VNSG.nl 31 reportage bij Aldipress 34 Vandaag ingepakt, morgen in de winkel Voor u Gelezen 38 Gratis 4 VNSG Magazine mei/10

5 Ook als de lichten uitgaan, draait de SAP-fabriek door Gebruikers kennen het SAP-systeem vaak alleen van de schermen en rapportages die op de werkplek worden opgeroepen. Als de lichten bij een bedrijf uitgaan, draait de SAP-fabriek echter vaak gewoon door. We spraken met Henk Wiersema, dé specialist bij het Kadaster op het gebied van job scheduling ofwel batchverwerking. 26 En verder Spiekbriefje voor SAP 6 DSM NeoResins+ vertrouwt op instant ondersteuning van SAP Productivity Pak Haal meer uit SAP s Ecosysteem 22 Masterdata essentieel bij TNT Post Masterdatamanagement (MDM) is niet echt een onderwerp waar men in de organisatie snel enthousiast van wordt. De verwachting is dat masterdata gewoonweg op orde is. En daarbij komt dat een businesscase moeilijk te maken is, ook al zijn er in de praktijk genoeg voordelen. 32 Volgende keer in het 39 VNSG Magazine Augustus/september 2010 INHOUD. VNSG Magazine mei/10 5

6 Bedrijven die hun personeel eenvoudig en gebruiksvriendelijk willen ondersteunen bij het dagelijks gebruik van SAP, kunnen daarvoor vertrouwen op SAP Productivity Pak by RWD (ook bekend als RWD uperform.) DSM NeoResins+ gebruikt dit pakket sinds enkele maanden. En naar grote tevredenheid. Meer dan 550 gebruikers krijgen met één druk op de knop meertalige ondersteuning in de vorm van filmpjes, show-me s, documentatie en e-learnings om ze door processen te loodsen of gestrande gebruikers weer vlot te trekken. INterVIew en fotografie djoekie Klein tekst Gertjan Harberink DSM NeOreSINS+ VertrOUwt OP INStaNt ONDerSteUNING VaN SaP PrODUctIVItY Pak Spiekbriefje voor SAP Michiel Zandbergen dsm Neoresins+ is een wereldwijd leider in de technologie voor acryl- en polyurethaanharsen op waterbasis voor verven, coatings, lijmen en inkten. Het in Waalwijk gevestigde dochterbedrijf van dsm maakt industriële coatings, verven en inkten die terug te vinden zijn op tal van producten, variërend van boten en chipszakken tot mobiele telefoons, auto s en zonnecellen. daarnaast komen er ook producten als lijmen en toners uit de productielocaties van het bedrijf. dsm Neoresins+ heeft vestigingen overal ter wereld, van Zwolle en Barcelona tot Wilmington (US) en Shanghai. Michiel Zandbergen, Global It Manager bij dsm Neoresins+, werkt al bijna twintig jaar voor dsm. Hij doorliep een groot aantal functies binnen het chemiebedrijf, van logistiek en business development tot sales en It. Inmiddels werkt hij ruim vier jaar in zijn huidige rol als Global It Manager voor het veertig jaar oude dsm Neoresins+. Zandbergen is het type It Manager dat niet lijdzaam afwacht tot de business met vragen komt. Je moet altijd maar hopen dat de business je weet te vinden als ze met een probleem rondlopen. daarom moet It ook uit eigen beweging oplossingen aandragen. ik ben blij dat we RWD tegengekomen zijn SAP PRODuCTiViTy PAk de inzet van SAP Productivity Pak is daar een goed voorbeeld van. Ik werd getriggerd door een belronde van SAP Education, vertelt Zandbergen. Ik was niet geïnteresseerd in hun trainingen. Wat ik wel wilde zien, waren SAP s oplossingen op het gebied van e-learning en productiviteitsverbetering. Er moeten bij ons vaak mensen getraind worden. daar nemen we over het algemeen veel te weinig tijd voor. daarnaast kost het opstellen en up-to-date houden van instructiemateriaal zeeën van tijd. Verder zijn Business Process Experts bij elk groot project veel tijd kwijt met het trainen van mensen. daar moest verandering in komen. Inmiddels beschikt dsm Neoresins+ ook over een productielocatie in china. daar moeten mensen over exact dezelfde informatie en ondersteuning kunnen beschikken als hun collega s in het hoofdkantoor in Waalwijk en alle andere locaties van dsm Neoresins+. We hadden goed trainingsmateriaal nodig dat behalve accuraat en up-to-date ook appealing is. Het gesprek met de vertegenwoordiger van SAP ging daarom al snel over SAP Productivity Pak (SPP) by rwd. rwd 6 VNSG Magazine mei/10

7 verkoopt SPP zelf onder de naam RWD uperform. Hoewel de namen anders doen vermoeden, zijn beide pakketten hetzelfde. Praktische oplossing SPP is een praktische oplossing waarmee gebruikers van een SAP-systeem (of om het even welk soort omgeving) op elk gewenst moment ondersteuning kunnen krijgen als ze hulp nodig hebben. Die ondersteuning varieert van eenvoudige tekstuele uitleg tot uitgebreide filmpjes en handleidingen die bepaalde handelingen, schermen of processen stap-voor-stap uitleggen aan de gebruiker. Het mooie aan SAP Productivity Pak is dat de software weet in welk scherm de gebruiker zich bevindt op het moment dat er om hulp gevraagd wordt. Afhankelijk van de context biedt het systeem de juiste ondersteuning. Hierdoor kan zelfs de meest ongeoefende gebruiker rustig aan de hand genomen worden, om vervolgens doelgericht door het systeem gedirigeerd te worden. Maar ook geoefende gebruikers die even snel iets op willen zoeken, krijgen van de software een advies op maat. Je biedt gebruikers als het ware een spiekbriefje aan waarop ze snel even iets kunnen opzoeken. De voordelen en de productiviteitswinst van dit soort ondersteuning voor de gebruiker zijn behoorlijk. Maar zeker zo groot is de winst aan de kant van degene die al het trainingsmateriaal schrijft. Bij DSM NeoResins+ werd het opstellen van gebruikersdocumentatie tot voor kort nog volledig handmatig gedaan. Zandbergen duikelt ter illustratie een paar voorbeelden op. Het betreft lange handgeschreven instructies, boordevol screenshots. Zandbergen: De kwaliteit van zo n instructie hangt in belangrijke mate af van wie hem maakt. Intelligente revolutie SPP brengt daar op intelligente wijze verandering in. Het systeem maakt het genereren en oproepen van helpdocumentatie kinderlijk eenvoudig. De oplossing werkt met een centrale server waar al het trainingsmateriaal opgeslagen is. Wie, waar ook ter wereld, een vraag stelt en het systeem aanroept, krijgt antwoord van die centrale server. Als een auteur van het trainingsmateriaal een punt of een komma wijzigt, wordt dat centraal veranderd. Er hoeven verder geen documenten aangepast te worden. Met RWD Productivity Pak zijn verschillende soorten help te ontwikkelen. Denk aan geschreven documentatie, filmpjes of zogenaamde show-me s. Daarnaast leent de software zich ook voor het bouwen van e-learnings en bijbehorende tests. DSM gebruikt het allemaal. Wij leveren alles op wat deze tool kan maken, lacht Zandbergen. Het is heel eenvoudig. Eerst is het zaak de transactie die je wilt uitleggen, met het systeem op te nemen. Als je dat wilt doen, zet je recording aan en voert de transactie uit. Als je klaar bent, stop je de opname. De software maakt automatisch screenshots van elke verandering die je aangebracht hebt. Een deel van de teksten wordt ook automatisch gegenereerd. Vervolgens kun je het materiaal naar eigen inzicht editen. De software genereert zelf alle generieke instructieteksten. Zandbergen: SAP Productivity Pak by RWD bood uit de doos de functionaliteit die wij zochten In principe hoef je alleen de verbindende teksten tussen de verschillende passages te schrijven die specifiek zijn voor jouw proces of jouw organisatie. Vervolgens bewaar je het document op de e-learning server. Daarna worden automatisch de verschillende documenten aangemaakt. Al deze informatie is in principe meteen beschikbaar. Vanuit je SAP-scherm kan iedereen overal ter wereld alle beschikbare hulpmiddelen opstarten door binnen de interface op help te klikken. De instructies die door het systeem aangemaakt worden, zijn meteen in meerdere talen beschikbaar. Onze mensen in China zouden de instructies in hun eigen taal kunnen lezen, aldus Zandbergen. We hebben echter besloten alles in het Engels te doen. Als hij het uitlegt, klinkt het genereren van documentatie kinderlijk eenvoudig. Als hij het vervolgens laat zien aan de hand van een korte demo, blijkt dat hij niet overdrijft. Dat effect sorteert de tool van RWD vaker. Toen we dit aan onze groep van Business Proces Experts voorlegden, hebben we tijdens de demo een van de BPE s achter het systeem gezet. Er was meteen een klik. SAP Productivity Pak by RWD bood uit de doos de functionaliteit die wij zochten. Voor Zandbergen in zee ging met RWD, onderzocht hij voor de zekerheid nog wel of binnen DSM al ervaring met de software opgedaan was. Ik maak graag gebruik van ervaring die er al is. In Zwitserland was RWD voor een groot project gebruikt. De rollout ging niet door, maar men was wel content met de software. De tool heeft een extra bijkomend voordeel. Omdat de software nauwkeurig vastlegt waar en wanneer een gebruiker op help drukt, wordt heel inzichtelijk waar bepaalde bottlenecks zitten in het systeem. Je ziet precies bij welke functies om hulp wordt gevraagd en waar mensen de meeste ondersteuning nodig hebben. Meerwaarde Zandbergen startte een pilotproject dat uit drie onderdelen bestond: een e-learning, het documenteren van een nog ongedocumenteerd proces en het omzetten van bestaande documentatie naar SAP Productivity Pak. Tijdens de pilot letten we vooral op de snelheid waarmee we nieuw materiaal konden genereren en updaten. Daarnaast keken we naar het trainingseffect en de kwaliteit van het materiaal. Over alle aspecten van de pilot is de Global IT Manager van DSM Resins+ zeer te spreken. Dat blijkt ook wel uit de snelheid waarmee de software is geïmplementeerd. De pilot vond plaats in september 2009, vertelt Zandbergen. In december, nog geen drie maanden later, was alles in full swing. De verantwoordelijkheid voor het genereren van de content ligt bij de al eerder genoemde BPE ers (Business Process Experts), die gegroepeerd zijn in acht functionele gebieden (bijv. Order-to-Cash, Finance-to-Manage, Demand-to-Supply). Elke groep kon BPE ers voordragen, die daarna twee dagen training en vijf dagen aanvullende support kregen. Na een kick-off per stream hebben we iedereen zijn gang laten gaan. We controleerden de resultaten centraal. Zandbergen steekt zijn enthousiasme niet onder stoelen of banken. Het is gewoon heel makkelijk om met deze software te werken. Ik zie absoluut meerwaarde. Daarom ben ik blij dat we RWD zijn tegengekomen. VNSG Magazine mei/10 7

8 Met All-in-One kiest Van Riel Distripet voor zekerheid en continuïteit Showroom Van Riel Distripet Interview Monique van Haeren en Willy Koppens Tekst Jos Fluitsma fotografie Frank van Dam Efficiency verhogen? Nee, bij Van Riel Distripet verliepen de bedrijfsprocessen al efficiënt. Functionaliteit uitbreiden? Nee, met haar oude pakket kon Van Riel Distripet alles wat het wilde. Stabiliteit verbeteren? Nee, het oude pakket gaf nooit problemen. Wat was dan de reden van Van Riel om over te stappen op een nieuw softwarepakket? Ons oude pakket had nog maar weinig gebruikers, vertelt directeur Job van Riel. We wilden problemen met updaten en onderhoud voor zijn en in alle rust een nieuw pakket kunnen installeren. Hoewel het oude pakket nog goed functioneerde, werd het wel steeds moeilijker om er extra informatie uit te halen. We wilden overstappen op een ERP-pakket om de verwerking van onze bedrijfsprocessen voor de toekomst veilig te stellen, vertelt Germa Zijlmans, IT-manager bij Van Riel Distripet. Bovendien, we zijn een innovatief bedrijf, ook als het gaat om ons informatiesysteem. Business als uitgangspunt Dus ging Van Riel Distripet op zoek naar een nieuw pakket. In 2007 bezochten Job en Germa met de financieel directeur een workshop over selectie en implementatie van een ERP-pakket. Voor ons was het logisch dat Job erbij was, zegt Germa. Want voor onze IT nemen wij de business als uitgangspunt. Na de workshop zocht Van Riel Distripet contact met de grote softwareleveranciers Microsoft en SAP. Na onder meer een demo en enkele referentiebezoeken viel de keuze op SAP Business All-in-One. SAP kwam met haar sterk ERP-gerichte product degelijk op ons over, vertelt Job. Als implementatiepartner scoorde myuice goed. Hun aanpak paste bij ons. Geen dikke boekwerken, maar een puntsgewijze uitleg in PowerPoint. We hadden meteen een klik. In de knoop Met het oude pakket had Van Riel Distripet twintig jaar naar volle tevredenheid gewerkt. Voor elke vraag kon Germa een query maken. Bijvoorbeeld om een vergelijking te maken op artikelniveau per 8 VNSG Magazine mei/10

9 klant tussen het vorige en het huidige jaar. Een nieuw systeem moest zeker hetzelfde kunnen doen. Met All-in-One lukt dat ons, zegt Job. Bij ons oude pakket knoopten we met Excel de verschillende onderdelen aan elkaar. Dat had het risico dat alles in de knoop kwam. In SAP is alles geïntegreerd, waardoor we nu dat risico kwijt zijn. Bovendien is de kans op fouten veel kleiner en werkt All-in-One sneller. Van Riel Distripet implementeerde de MKB-template van All-in-One, in een variant die specifiek is afgestemd op haar eigen bedrijfsvoering. Onze processen waren uitgekristalliseerd en we zijn er tevreden mee. Bij de inrichting van All-in-One bleven we dicht bij die processen. Dat heeft twee voordelen: het geeft rust in het ontwikkelproces en zorgt voor een groot draagvlak bij medewerkers. Alle waardes ingevuld? Bij de implementatie liepen Germa en Job tegen de vraag aan hoe ze zeker konden weten of alle waardes in All-in-One goed waren ingevuld. Hebben we de tabellen goed aan elkaar geknoopt? Voor het antwoord op die vraag had Every Angle Software Solutions een oplossing. Germa was daarmee in contact gekomen tijdens een bijeenkomst van de focusgroep MKB van de VNSG. Met de add-on van Every Angle kunnen we velden controleren. Dat werkt perfect. Bij onze laatste conversie hadden we nul fouten. Every Angle voegde nog een aantal andere slimme dingen aan ons systeem toe, vooral op het gebied van Marktleider in huisdierbenodigdheden Van Riel Distripet is marktleider op het gebied van huisdierbenodigdheden in de Benelux. De groothandelsonderneming werd in 1969 opgericht door Frank van Riel. Het bedrijf levert 4500 producten en 1500 private labelproducten aan 1700 dierenspeciaalzaken in Nederland, België en Duitsland. En via dochteronderneming International Pet Trade Service (IPTS) aan grootwinkelbedrijven, warenhuizen en supermarkten in de hele wereld. In 2006 namen Job en Guusje van Riel het bedrijf over van hun vader. Guusje neemt de productontwikkeling voor haar rekening, Job zorgt ervoor dat de organisatie goed, snel en efficiënt werkt. Bij Van Riel Distripet werken bijna 100 medewerkers. procescontrole. We gaan die nog verder uitbouwen om te zorgen dat we operationeel helemaal in control zijn. Alles moest samenwerken All-in-One ging op 1 januari van dit jaar live. Job: Januari was een van de drukste maanden, maar we hebben zonder achterstand uitgeleverd. Dat hadden we niet durven hopen. Behalve Job waren Richard, Pascal en René als key-users betrokken bij de modules MM, WM, SD, FICO en Germa deed de techniek en interfaces. Dat moest in december opeens allemaal samenwerken. We wisten pas of dat goed ging toen we live gingen. Alles werkte perfect. Het project was een forse operatie binnen Van Riel. Want tegelijk met de implementatie van All-in- One kwamen er nieuwe UTP6-bekabeling en een nieuwe wireless-aansluiting op SAP en werden de scanners vervangen en de servers geoutsourced. Job, Germa en de key-users zijn er twee jaar intensief mee bezig geweest. Vooral de conversie gaf veel werk. De implementatie kostte ook wat meer inspanning omdat we onze eigen Van Riel doos wilden. Voor onze bestellingen per container hebben we bijvoorbeeld zelf een bestelmonitor ontwikkeld. Die zorgt ervoor dat de containers altijd optimaal gevuld zijn. De juiste mensen De implementatie is succesvol verlopen. Volgens Germa is dat te danken aan het implementatieteam van myuice en het projectteam van Van Riel. Voor zo n V.l.n.r: Richard Rynja, Pascal vd Ven, Job van Riel, Germa Zijlmans, René Leijtens implementatie heb je de juiste mensen nodig en die hadden we. Ook de acceptatie door de eindgebruikers heeft gezorgd voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem. De betrokkenheid van de directie heeft zeker ook bijgedragen aan het succes. Job ziet het flexibel omgaan met de livedatum als een vierde succesfactor. We hebben kwaliteit boven tijd gesteld. Een verstandige beslissing, want we hebben gemerkt dat een goede voorbereiding onmisbaar is. Je kunt beter vooraf wat meer tijd nemen dan achteraf met problemen worden geconfronteerd. We zorgen er nu voor dat het systeem volledig stabiel is en iedereen er goed mee kan werken. Nieuwe wensen van gebruikers verzamelen we voor fase twee van het project. Want we blijven innoveren. Ook als het gaat om kleine dingen kunnen we nog een efficiencyslag maken. We willen de meest toonaangevende groothandel in de branche zijn, op het gebied van verkoop, product én organisatie. Daarbij moet SAP ons ondersteunen. HETProject. VNSG Magazine mei/10 9

10 Henk Speksnijder, Gerard ten Dam en Kenny van Sleuwen (vlnr) ICT opent de naar perfectie Interview Bas van der Poel Tekst Jos Fluitsma fotografie Hans van Asch Sectionaaldeuren. Roldeuren. Kanteldeuren. Deuren met glaspaneel. Deuren zonder glaspaneel. Elektrisch bedienbare deuren. Handmatig bedienbare deuren. Deuren die zijn geschakeld met andere deuren. Dockshelters. Docklevellers. Snelroldeuren. Novoferm maakt enkele tienduizenden industriële producten per jaar, allemaal volgens specificaties die door de klant zijn opgegeven. Met zoveel verschillende configuraties wil er wel eens wat misgaan. Bij Novoferm gebeurt dat niet meer sinds het bedrijf software van Sofon en integratieoplossingen van Uphantis gebruikt. We voeren nu vijf keer zo snel een order in het systeem in Voor de ondersteuning van haar productieproces gebruikte Novoferm sinds begin jaren tachtig een zelfgemaakte productconfigurator. Die was alleen van toepassing op de producten uit de fabriek in 10 VNSG Magazine mei/10

11 Waardenburg, andere vestigingen hadden een oplossing voor hun productieproces die gekoppeld was aan het ERP-systeem. Verder gebruikte Novoferm een verouderd, losstaand CRM-systeem. Één systeem We wilden af van die complexe, verouderde situatie, vertelt Gerard ten Dam, financieel manager bij Novoferm. Er moest een geïntegreerd systeem komen voor alle producten, alle vestigingen en alle medewerkers. Eén systeem voor CRM, prijsbepaling, productconfiguratie, offerte, productie en machineaansturing. Novoferm kwam in contact met Sofon, een softwarebedrijf dat verkoopondersteunende systemen levert. Inmiddels heeft Sofon bij Novoferm de Proposal Organizer en Sales Organizer geïmplementeerd ter ondersteuning van het verkoop-, offerte- en orderproces. Wij maken altijd een product op maat voor de klant, vertelt Ten Dam. Toepassing, hoogte, lengte en breedte van onze deuren zijn altijd anders. Alle mogelijkheden zitten nu in het systeem waardoor altijd de juiste configuratie eruit rolt. Sofon zorgt ook voor logica in ons productieproces. Bij elke configuratie geeft het systeem onder meer aan in welke kleuren de deur beschikbaar is en of hij wel of niet met loopdeur leverbaar is. Voor bijvoorbeeld een Duitse klant stuurt het systeem automatisch algemene voorwaarden in het Duits mee. Eigen kennis ingebracht Met zoveel verschillende configuraties is het nodig dat kennis snel en gemakkelijk in een systeem kan worden ondergebracht. Onze software heeft daarvoor een oplossing, vertelt Henk Speksnijder, directeur Sales bij Sofon. Wij bieden medewerkers van het bedrijf de mogelijkheid hun eigen kennis in het systeem in te brengen. Een ander pluspunt is de visuele ondersteuning. Medewerkers zien op hun scherm welke deur ze bestellen. Door deze toepassing kan ook de klant vooraf zien hoe zijn deur er uit komt te zien. Sofon verzorgde de automatiseringsoplossing voor de frontoffice. De integratie via interfaces met achterliggende systemen werd verzorgd door ICT-dienstverlener Uphantis. Samen met Sofon implementeerden we een uitgebreide interface om het offerteproces vanuit Sofon te koppelen met de SAPbackbone, vertelt Kenny van Sleuwen, senior integratieconsultant bij Uphantis. Daarnaast kunnen medewerkers van Novoferm vanuit de SAP-omgeving een uitstap maken naar Sofon voor de klantspecifieke productconfiguratie om vervolgens de rest van het orderproces weer in SAP uit te voeren. We gebruiken standaard SAP-interfaces op basis van SAP NetWeaver Proces Integration. Onze interface voor de koppeling tussen SAP en Sofon is gecertificeerd door SAP op basis van een grondige kwaliteitsaudit. Alles wat we nodig hebben De implementatie van de nieuwe oplossing heeft tot heel wat veranderingen geleid bij Novoferm. Ons proces van orderinvoer duurde altijd lang, omdat er geen optimale koppeling was, vertelt Ten Dam. We maakten de calculatie met Excel en de offerte in Word, waarna de offerte werd ingevoerd in het oude CRM-systeem om deze op te volgen. Nu is dat één geïntegreerd geheel. We maken offertes met calculatie in het Sofon-model, met teksten die in Sofon per product of productuitvoering zijn voorgedefinieerd en met klantdata die direct uit SAP komen. In het systeem zit alles wat onze medewerkers nodig hebben om snel een klantspecifieke offerte te maken. We voeren nu vijf keer zo snel een order in het systeem in. De manier van werken binnen Novoferm is veranderd. Procedures zijn strakker geworden. Informatie zit niet meer in het geheugen van medewerkers, maar in het systeem. In een volgende fase wordt een webconfigurator geïmplementeerd waarmee dealers van Novoferm - in overleg met Verkoop Binnendienst van Novoferm - hun eigen specificaties kunnen opgeven. Die worden tot en met de machineaansturing uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst. De klant krijgt dan precies wat hij heeft besteld, zegt Ten Dam. Dat voorkomt veel ellende en klachten. Denk vanuit de klant Novoferm werkt nog maar kort met Sofon en kan daarom nog niet exact aangeven wat de ROI is. We zien nu wel al wat bijkomende voordelen zijn, vertelt Ten Dam. Het systeem is erg gebruiksvriendelijk en kent veel mogelijkheden. Van Sleuwen: De kwaliteit van de ICT is verbeterd. Daardoor heeft Novoferm meer inzicht in de aansturing en uitvoering van het productieproces en kan het snel bijsturen als dat nodig is. Novoferm beschikt nu over een betrouwbaar integratieplatform en is hiermee nog beter voorbereid op de toekomst. Voor bedrijven die ook overwegen hun productieproces (verder) te automatiseren, hebben Ten Dam, Speksnijder en Van Sleuwen wat tips. Betrek de verkoopafdeling erbij om te horen hoe zij met de klant willen communiceren, adviseert Speksnijder. Denk niet vanuit het product, maar vanuit de klant. Dan haal je meer rendement, want de klant betaalt graag als hij krijgt wat hij wil hebben. Van Sleuwen: Andere bedrijven kunnen met een beperkte investering en korte doorlooptijd hun ERP-omgeving optimaliseren met de geïntegreerde standaardoplossing die we hebben gemaakt. En Ten Dam ten slotte: Kijk bij het zoeken van een softwarepartner vooral of het klikt met de mensen in die organisatie. Bij het proces van implementatie werk je namelijk lang met elkaar samen. Beoordeel een partner daarom niet alleen op technische productkennis, maar kijk ook of je met de manier van werken van die partner samen een oplossing kunt vinden. Novoferm Nederland BV is fabrikant en leverancier van kwaliteitsdeuren voor de industriële en particuliere markt. Vanuit vestigingen in Waardenburg, Roermond en Almelo realiseert Novoferm de ontwikkeling, productie en verkoop van sectionaaldeuren, roldeuren, dockshelters en docklevellers, garagedeuren, multifunctionele loopdeuren, deurkozijnen en vlieringtrappen. Klanten van Novoferm zijn te vinden in bijna alle Europese landen. Bij Novoferm werken ongeveer 300 medewerkers. Novoferm is onderdeel van Sanwa Shutter Corporation, wereldwijd dé leidende producent van deuren, garagedeuren en andere producten voor uitrusting van gebouwen. VNSG Magazine mei/10 11

12 Heeft u ons gemist op het VNSG Congres? Bel dan het SAP Expertisecentrum. Voor vragen bel naar of kijk op Herculesplein 80, 3584 AA Utrecht, , info@xtensional.nl 12 VNSG Magazine mei/10