Het beleidsverslag 2001 is nog niet vastgesteld (peildatum ).

Transcriptie

1 1. HET GEMEENTELIJK BELEID Akkoord: Ja/Nee 1.1 BELEIDSPLAN EN BELEIDSVERSLAG Het beleidsplan 2001 moet voor 1 januari 2001 door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Het beleidsplan 2001 is door de gemeenteraad vastgesteld op 12 december 2000 en is derhalve tijdig vastgesteld. Het beleidsplan moet de volgende elementen bevatten: -gegevensverstrekking en bewijsstukken (art. 66, eerste en tweede lid ABW) -verificatie van gegevens (art. 66, tweede lid ABW) -heronderzoek(art. 66, derde lid ABW)-onderzoek naar arbeidsmarktperspectief art. 66, derde lid ABW) -gegevensuitwisseling met derden (art. 122 ABW) -controle op naleving verplichting (art. 65 lid 1 art. 66, vierde lid ABW) -afdoening geconstateerde fraude -samenwerking met Arbvo-organisatie, Lisv (art. 111, tweede lid ABW) -realisatie en vormgeving van cliëntenparticipatie Het beleidsverslag 2001 is nog niet vastgesteld (peildatum ). Ja Zie fraudebeleidspl. Zie fraudebeleidspl. Zie fraudebeleidspl. en HO-plan Ja Zie fraudebeleidspl. Zie fraudebeleidspl. Zie fraudebeleidspl. Ja Ja Ja Nee (zie boven) 1.2 TOESLAGENBELEID De toeslagenverordening is per 1 januari 2001 gewijzigd. Vaststelling vond plaats op 12 december 2000 door de gemeenteraad. Geen. Ja 2. HET RECHT OP UITKERING 2.0 Het aantal personen aan wie gedurende het vergoedingsjaar 2001 een uitkering is verstrekt: 2001 Uitgaven Gem. per cliënt ABW 750 f ,00 f ,25 IOAW 68 f ,00 f ,17 IOAZ 9 f ,00 f ,00 Overzicht HET RECHT OP UITKERING ALS ZODANIG (DOELGROEP, TOEPASSING GEGEVEN AAN VOORSCHRIFTEN) Pagina 1

2 Door de afdeling SoZaWe wordt gewerkt met het zogenaamde 4-fasen model. De volgende fase-indeling wordt toegepast: Fase 1: Goed bemiddelbaar: Hiertoe behoort de werkzoekende met een grote kans op arbeidsinschakeling. Fase 2: Redelijk bemiddelbaar: Hiertoe behoort de werkzoekende met een beperkte kans op inschakeling in het arbeidsproces en voor wie arbeidsmarktinstrumenten inzetbaar zijn gericht op een zodanige verbetering van zijn mogelijkheden tot inschakeling in het arbeidsproces dat hij binnen maximaal 1 jaar als werkzoekende beter bemiddelbaar is op de arbeidsmarkt. Fase 3: Moeilijk bemiddelbaar: Hiertoe behoort de werkzoekende met een beperkte kans op inschakeling in het arbeidsproces en voor wie arbeidsmarktinstrumenten inzetbaar zijn gericht op een zodanige verbetering van zijn mogelijkheden tot inschakeling in het arbeidsproces dat hij na een tijdsbestek van een tot twee jaar als werkzoekende beter bemiddelbaar is op de arbeidsmarkt. Fase 4: Niet bemiddelbaar: Hiertoe behoort de werkzoekende met een kleine kans op inschakeling in het arbeidsproces tengevolge van zware persoonlijke werkbelemmeringen, die daardoor vooralsnog niet bemiddelbaar is op de arbeidsmarkt en in eerste instantie is aangewezen op sociale activering, hulp of zorg, maar voor wie daarnaast ook arbeidsmarktinstrumenten inzetbaar zijn. Pagina 2

3 Fasering ABW 2001 (Excl. Per. Bijz. bijstand) Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase3 Fase 4 Fase 9 TOTAAL Overzicht 2 Toelichting: Uit overzicht 2 blijkt dat fase 4 sterk vertegenwoordigd is. Fase 4 vertegenwoordigt 82,4% van het totaal aantal uitkeringsgerechtigden (excl. periodieke bijzondere bijstand). De volgende uitgangspunten vormden de basis voor het uitstroombeleid van 2001 en komende jaren: a) Iedere klant krijgt een traject aangeboden b) De één-op-één benadering blijft gehandhaafd c) Samenwerking met derden is een must Ad a. Iedere klant krijgt een traject aangeboden De afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid richt zich erop voor elke klant een trajectplan op te stellen gericht op uitstroom. De wederzijdse verplichtingen worden hierdoor benadrukt. Het opstellen van een dergelijk plan betekent maatwerk. De ene klant heeft bijvoorbeeld een traject nodig van 5 jaar en de ander van 1 jaar. Ad b. De één-op-één benadering blijft gehandhaafd De klant heeft 1 vaste contactpersoon waar hij/zij altijd op kan terugvallen. Versnippering van begeleiding leidt niet tot de gewenste effectiviteit. Fase 4 klanten zijn alleen te helpen als er 1 persoon is op wie zij altijd terug kunnen vallen.. Iemand die de klant leert zelfstandig te functioneren, maar die ook duidelijk maakt dat het niet nakomen van afspraken consequenties heeft, ook als dit betekent dat de uitkering tijdelijk geheel of gedeeltelijk geweigerd moet worden. Ad c. Samenwerking met derden is een must De consulenten van de afdeling zijn uitstekend gekwalificeerd om de diverse wetten uit te voeren en hulp te bieden en te regelen daar waar dat binnen de kaders van de wet en het eigen gemeentelijk beleid aan de orde is. De bottleneck zit m in de capaciteiten die nodig zijn om iemand naar de arbeidsmarkt toe te leiden. Dit is een heel andere tak van sport. Om die taak goed uit te voeren zijn Pagina 3

4 samenwerkingsverbanden aangegaan met derden zoals WML en Laborel. Samenwerking is noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de reïntegratietaak. Reden instroom: Totaal 2001 Totaal 2000 CBS Fase: Onbekend Studie Relatie Arbeid in dienstbetrekking 12 Additionele arbeid Zelfstandig beroep WW-uitkering Ziekte/wao uitkering Roa/Vvtv Alimentatie Ander inkomen Andere oorzaken Oorzaak bij partner Totaal Gemiddeld per maand: 14,4 15,75 Overzicht 3 Gedurende het jaar 2001 is door de afdeling SoZaWe aan 827 personen voor in totaal een bedrag aan f ,00 aan bruto-uitkeringen Abw/Ioaw/Ioaz verstrekt. Over deze periode zijn 286 waarnemingen uitgevoerd ter toetsing van de kwaliteit van de besluitvorming inzake beslissingen betreffende uitkeringen, waarmee een totaalbedrag van f ,00 werd onderzocht. Pagina 4

5 De 286 dossiers werden wat "het recht op uitkering" betreft gecontroleerd op de 10 aspecten in onderstaande tabel: Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 1. Behorend tot doelgroep ( 0%) 2. Motivatie afwijkende toekenning (0,7%) 3. Afwegingsaspecten uitkering (0,35%) 4. Krediethypotheek (0%) 5. Zelfstandigen (0%) 6. Normbedrag (1,4%) 7. Ingangsdatum (1,4%) 8. Overlijdensuitkering (0,35%) 9. Bijz.Bijstand jongeren (0,7%) 10. Middelen (3,15%) Totaal-score (0,81%) Overzicht 4 In totaal zijn in dit kader dus 286 maal 10 = 2860 relevante aspecten onderzocht. Hiervan heeft onze gemeente in 23 gevallen oftewel in totaal voor ca. 0,81% een negatieve score behaald. Door de wijze van selectie van de waarnemingen zijn deze uitkomsten representatief voor het totaal van de verstrekte uitkeringen. Aangezien de tolerantie van 5% niet wordt overschreden kan voor deze paragraaf het oordeel voldoende worden gegeven. 2.2 DE VORM, HOOGTE EN INGANGSDATUM VAN DE BIJSTAND De vorm Verdeling naar samenlevingsvorm ultimo 2001(ABW/IOAW/IOAZ): 2001 Relatief Gehuwd/samenwonend ,9% Alleenstaande ouder ,1% Alleenstaande ,4% In inrichting verblijvend 3 0,60% % Overzicht 5 Pagina 5

6 De hoogte netto bijstandsnormen: Gehuwd/samenwonend f. 2317,91 f. 2352,82 Alleenstaande ouder f. 1622,54 f. 1646,97 Alleenstaande f. 1158,96 f. 1176,41 Overzicht 6 Toelichting: dit zijn de wettelijke netto basisnormen incl. vakantiegeld. Afhankelijk van de leeftijd worden nog afwijkende normen onderscheiden. Bovenop de basisnorm kan de gemeente nog een toeslag toekennen. Deze toeslag varieert van 5% t/m 20% van de norm voor een gehuwde/samenwonende. Zie toeslagenbeleid. De ingangsdatum Als algemeen uitgangspunt geldt dat over een periode, liggend voor de meldingsdatum in beginsel geen uitkering wordt toegekend, tenzij er voldoende rechtvaardigingsgronden zijn om met terugwerkende kracht uitkering toe te kennen. Aangesloten wordt bij regelgeving en jurisprudentie.omvang cliëntenbestand: Verloop aantal actieve clienten (Excl. per. Bijz. bijstand) Overzicht 7 Zie tabel overzicht DE MIDDELEN Bij bepaling van het recht op en de hoogte van de uitkeringen wordt gekeken naar inkomen en vermogen. Met betrekking tot het vermogen worden de wettelijke voorschriften gevolgd. Indien sprake is van inkomsten dan worden deze in principe altijd in mindering gebracht op Pagina 6

7 de uitkeringen. In een aantal situaties mag echter een deel van dit inkomen worden vrijgelaten. Een deel van de inkomsten uit arbeid wordt op grond van de abw vrijgelaten indien het betreft: a. alleenstaande ouders met kinderen tot 5 jaar, b. personen van 57,5 jaar en ouder, en c. personen die alleen om redenen van medische of sociale aard op arbeid in deeltijd zijn aangewezen. De personen onder punt c. moeten in een verordening nader worden omschreven. Dit is gebeurd in de subsidieverordening Wet inschakeling werkzoekenden (WIW) en vrijlating van inkomsten Algemene bijstandswet (Abw) gemeente Heusden Per 1 juni 2001 is deze verordening herzien. Kortheidshalve wordt hierna gesproken van subsidieverordening.soorten subsidies per 1 januari 2001 De subsidieverordening kent de volgende verstrekkingen: 1. Subsidie deeltijdwerk 2. Subsidie uitstroom 3. Activiteitensubsidie 4. Inkomstenvrijlating Soorten subsidies per 1 juni 2001: 1. Subsidie deeltijdwerk 2. Werkaanvaardingssubsidie 3. Uitstroomsubsidie ID 4. Vrijwilligerssubsidie De wijzigingen per 1 juni 2001 zijn doorgevoerd om: 1. uitstroomsubsidies in overeenstemming te brengen met de landelijk geïnitieerde uitstroomsubsidies. 2. de verstrekking van subsidies nadrukkelijker af te stemmen op de doelgroepen waarvoor de gemeente een reïntegratieverplichting heeft. Daarbij is al rekening gehouden met de te verwachten uitbreiding met de doelgroepen niet uitkeringsgerechtigden en uitkeringsgerechtigden in het kader van de Algemene Nabestaandenwet.de verstrekking van subsidies nadrukkelijker te koppelen aan trajectplanafspraken. 3. de hoogte van de vrijwilligerssubsidie te koppelen aan het bedrag dat na jaarlijkse indexering op basis van de ministeriële regeling van 28 augustus 1984 m.b.t. onkostenvergoeding voor vrijwilligers van toepassing is. Invoering van de nieuwe verordening heeft niet geleid tot uitvoeringstechnische problemen. Kortheidshalve verwijzen wij naar overzicht DE ONDERZOEKSVERPLICHTING GEMEENTEN 3.1 DE VOLLEDIGHEID EN JUISTHEID VAN ONDERZOEKEN BIJ AANVRAAG EN HERONDERZOEKEN (ART.66 ABW, 14 IOAW/Z) Door de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt gebruik gemaakt van het kennissysteem "MRE". Dit programma produceert door middel van een vraag- en antwoordstructuur een rapport en beschikking. De consulent wordt a.h.w. naar een juiste beslissing gestuurd. Alle relevante aspecten bij de aanvraag komen aan de orde. Door deze manier van werken wordt kwaliteit en uniformiteit verkregen. De Pagina 7

8 consulenten hebben een ondermandaat bij het nemen van beslissingen. Hierop zijn enkele uitzonderingen die duidelijk zijn omschreven in de AO en in het interne controleplan. De bevoegdheid tot het nemen van besluiten in de uitzonderingsgevallen is verleend aan de kwaliteitsmedewerker voortraject. De 286 dossiers werden wat "de onderzoeksverplichting gemeenten " betreft gecontroleerd op de 10 aspecten in onderstaande tabel: Vraag: Juist of nvt Nee / Onjuist 1. Volledigheid formulier. Gedateerd en ondertekend? (2,8%) 2. Kwaliteit verificatie voldoende? (4,9%) 3. Vaststelling identiteit op juiste wijze? (0%) 4. Juistheid sofinummer gecontroleerd? (0,35%) 5. Onderzoekverplichting mbt arbeidsinschakeling uitgevoerd? (0,7%) 6. Samenwerking met ARBVO? (1,4%) 7. Individueel trajectplan? (0,7%) 8. Adequate rapportage en juiste beslissing? 9. Bevoegd persoon heeft besluit genomen? (7,3%) (0,35%) (Vraag 10, 11 en 12 komen hierna aan de orde) 13. Voldoet het besluit aan de daaraan te stellen eisen? (2,8%) Totaal-score (2,1%) Overzicht 8 In totaal zijn in dit kader 10 x 286 = 2860 relevante aspecten onderzocht. Hiervan heeft onze gemeente in 61 gevallen oftewel in totaal voor ca. 2,1% een negatieve score behaald. Door de wijze van selectie van de waarnemingen zijn deze uitkomsten representatief voor het totaal van de verstrekte uitkeringen. De tolerantiegrens van 5 % procent wordt hier niet overschreden en derhalve moet voor dit onderdeel de kwalificatie voldoende worden gegeven. Door signalering vooraf van de meerderheid van de 61 fouten heeft er nog tijdig een correctie plaatsgevonden. Pagina 8

9 1 Betreft het aantal te verrichten Heronderzoeken in 2001 Pagina 9 Verslag over de uitvoering 3.2 DE HANDHAVING VAN ONDERZOEKSTERMIJNEN (ART. 2 RAU) In 2001 werden 282 heronderzoeken uitgevoerd. In onderstaande afbeelding zijn deze onderzoeken uitgesplitst naar fase-indeling. Afgewerkte heronderzoeken 2001 Totaal maanden 12 maanden 15 maanden 18 maanden Ioaw Ioaz Aantal Overzicht 9 Bijzonderheden en tekortkomingen De 286 dossiers werden wat "het handhaven van de onderzoekstermijn" betreft gecontroleerd op het onderstaande: Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 10. Tijdigheid heronderzoek? (steekproef) (13,2%) Query op tijdigheid heronderzoek (23,3%) Overzicht 10 In de steekproef van 286 dossiers waren 38 heronderzoeken niet tijdig dit is 13,2% van het geheel en overstijgt de tolerantiegrens van 15% niet. Aan het tijdig afwerken van heronderzoeken zal prioriteit gegeven moeten worden. 3.3 DE VOLLEDIGHEID, TIJDIGHEID EN JUISTHEID VAN BEëINDIGINGSONDERZOEK (ART. 66 ABW, 14 IOAW/Z, ART. 3 RAU)

10 Aantal beëindigingsonderzoeken 2001 totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Reeks Overzicht 11 In totaal werden 171 beëindigingsonderzoeken uitgevoerd in In bovenstaand overzicht zijn deze uitgesplitst per maand. Bijzonderheden en tekortkomingen De 286 dossiers werden wat " de volledigheid, tijdigheid en juistheid van beëindigingsonderzoek " betreft gecontroleerd op onderstaand aspecten: Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 11. Beeindigingsonderzoek op de juiste wijze? (0,7%) 12. Beeindigingsonderzoek tijdig? (0,7%) Totaal-score (0,7%) Overzicht 12 Van de 286 dossiers werden 2 aspecten gecontroleerd = 572 aspecten waarin 4 fouten werden gevonden. Dit is 0,7% van het geheel en blijft binnen de tolerantiegrens van 5%. Pagina 10

11 3.4 DE VOLLEDIGHEID, TIJDIGHEID EN JUISTHEID VAN DEBITEURENONDERZOEK IN HET KADER VAN "TERUGVORDERING" (ART. 66 ABW, 14 IOAW/Z, ART. 4 RAU) Onderstaand overzicht geeft het aantal heronderzoeken debiteuren terugvordering weer over het jaar Totaal werden 180 onderzoeken uitgevoerd. In het Heronderzoeksplan is de frequentie van debiteurenonderzoeken vastgelegd. Aantal Heronderzoeken "Debiteuren terugvordering" 2001 totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Reeks Overzicht 13 Zie overzicht 22 in Hoofdstuk 6. Pagina 11

12 3.5 DE VOLLEDIGHEID, TIJDIGHEID EN JUISTHEID VAN DEBITEURENONDERZOEK IN HET KADER VAN "VERHAAL" (ART. 66 ABW, 14 IOAW/Z, ART. 4 RAU) 30 Aantal Heronderzoeken "Debiteuren verhaal" 2001 totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Reeks Overzicht 14 Bovenstaand overzicht geeft het aantal afgewerkte heronderzoeken debiteuren verhaal over 2001 weer. Totaal werden 111 onderzoeken verricht. In het Heronderzoeksplan is de onderzoeksfrequentie debiteuren vastgelegd. Zie overzicht 22 in Hoofdstuk 6. Pagina 12

13 4. HET OPLEGGEN VAN VERPLICHTINGEN EN DE HANDHAVING ERVAN 4.1 HET AAN ALLE DAARVOOR IN AANMERKING KOMENDE GEVALLEN VERBINDEN VAN VERPLICHTINGEN AAN DE ABW-, IOAW- EN IOAZ-UITKERINGEN. Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 1. Op juiste wijze verplichtingen opgelegd ivm arbeidsinschakeling? 2. Verplichtingen art 106, 110, 110a 112 ABW of 36 IOAW/Z? (1,7%) (0,35%) 3. Passende arbeid juist toegepast? (0%) 4. Informatieplicht opgelegd ivm onbetaalde arbeid? 5. Op juiste gronden ontheffing verleend van verplichtingen? 6. Onderzoek naar naleving verplichtingen? (0%) (0,7%) (0%) Totaal-score (0,46%) Overzicht 15 Van de 286 dossiers werden 6 aspecten = 1716 aspecten gecontroleerd waarin 8 fouten werden gevonden. Dit is 0,46% van het geheel en blijft binnen de tolerantiegrens van 5%. In het eerste halfjaar van 2001 overtrof vraag 5 "Het op juiste gronden opleggen van verplichtingen" de tolerantiegrens. Door extra aandacht hieraan te besteden is de foutscore teruggebracht naar een acceptabel percentage. Pagina 13

14 4.2 HET EROP TOEZIEN DAT DE AAN DE ABW-, IOAW- EN IOAZ-UITKERINGEN VERBONDEN VERPLICHTINGEN ZIJN NAGELEEFD (HANDHAVING GETROFFEN MAATREGEL/ OPGELEGDE BOETES) Opgelegde maatregelen in het jaar 2001 Totaal % 10% 15% 20% 25% 30% 35% 45% 50% 100% Aantal Overzicht 16 Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 7. Maatregel opgelegd of waarschuwing? (1,3%) 8. Voldoet de maatregel aan de eisen? (2,8%) 9. Afgezien van opleggen maatregel ivm aangifte? (0%) 10. Op juiste gronden afgezien van maatregel? (1,04%) 11. Boete opgelegd omdat inlichtingenplicht niet is nagekomen? (0%) 12. Is op juiste gronden afgezien van opleggen boete? (0,7) Totaal-score (%) Overzicht 17 Pagina 14

15 Van de 286 dossiers werden 6 aspecten gecontroleerd = 1716 aspecten waarin 17 fouten werden gevonden. Dit is 1 % van het geheel en blijft onder de tolerantiegrens van 5%. 5. DE TERUGVORDERING EN HET VERHAAL 5.1 IS INVULLING GEGEVEN AAN DE IN DE ABW, IOAW EN IOAZ OPGENOMEN TERUGVORDERINGSVERPLICHTING Onderstaand overzicht geeft het aantal (150) onderzoeken i.v.m. terugvordering weer uitgesplitst per maand. Aantal uitgevoerde onderzoeken ivm terugvordering in 2001 Totaal jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Reeks Overzicht 18 Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 1. Tijdigheid terugvorderingsverplichting? 2. Is in het besluit opgenomen dat terugvordering plaatsvindt na ontvangst van middelen? 3. Alle betrokken personen aangesproken? 4. Voorrangsregeling wordt correct toegepast? 5. Proceskosten rekening gemeente? Pagina 15

16 6. Is op juiste gronden afgezien van opleggen boete? 7.Op juiste gronden afgezien van terugvordering? 8. Voldoet het schriftelijk besluit aan de daaraan te stellen kwaliteitseisen? Totaal-score (0%) Overzicht 19 Van de 27 dossiers werden 8 aspecten gecontroleerd =216 aspecten waarin 0 fouten werden gevonden. Dit is 0% van het geheel en overstijgt de tolerantiegrens van 5% niet. 5.2 IS INVULLING GEGEVEN AAN DE IN DE ABW OPGENOMEN VERHAALSVERPLICHTING Aantal uitgevoerde onderzoeken ivm verhaal in het 2001 Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Reeks Overzicht 20 Bovenstaand overzicht geeft het aantal (43) onderzoeken i.v.m. verhaal weer uitgesplitst per maand. Pagina 16

17 Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 9. Tijdigheid verhaalsverplichting? 10. Juiste ingangsdatum verhaal? 11. Bijstand niet gesplitst in kind en ouderdeel? 12. Besluit verhaal op onderhoudsplichtige kwalitatief voldoende? 13. Op juiste wijze rekening gehouden met schenking? 14. Op juiste wijze verhaal op nalatenschap? 15. Bij mogelijk verhaal ook besluit hiertoe? 16. Proces en invorderingskosten rekening gemeente? 17.Op juiste gronden afgezien van verhaal (evt gedeeltelijk) 18. Voldoet besluit aan kwaliteitseisen? Totaal-score (0%) Overzicht 21 Van de 27 dossiers werden 10 aspecten gecontroleerd = 270 aspecten waarin 0 fouten werden gevonden. Dit is 0% van het geheel en overstijgt de tolerantiegrens van 5% niet. 5.3 IS VOLDAAN AAN DE KWALITEITSEISEN VAN DE SCHRIFTELIJKE BESLUITEN TOT TERUGVORDERING EN VERHAAL Voor het produceren van rapportages en besluiten wordt gebruik gemaakt van het programma MRE. Dit is een zgn. kennissysteem waarmee de consulent door middel van een vraag en antwoordstructuur wordt begeleid in het produceren van rapporten en besluiten. Dit systeem garandeert een kwalitatief goede en uniforme besluitvorming. Zie overzichten 19 en 21 (vraag 8 en 18) Pagina 17

18 6. DE DEBITEUREN 6.1 HET PASSEN VAN GEMEENTELIJK DEBITEURENBELEID BINNEN HET RIJKSBELEID/WETGEVING EN UITGEKRISTALLISEERDE STANDPUNTEN VAN DE RECHTERLIJKE MACHT. De gemeente Heusden heeft een notitie debiteurenbeleid vastgesteld waarin aangegeven is op welke wijze met de gemeentelijke beleidsvrijheid wordt omgegaan. Kort samengevat bevat de notitie richtlijnen met betrekking tot: het afzien van terugvordering van geringe terugvorderingsbedragen (art. 78b); het afzien van terugvordering of van verdere terugvordering (art. 78c Abw); de nadere invulling van de begrippen minnelijke regeling, betalingsregeling, betalingsverplichting en aflossingsvrije ruimte; het afboeken van redelijkerwijs niet inbare vorderingen; herinneren en aanmanen van debiteuren. Het berekenen van de wettelijke rente. Geen 6.2 DE NOODZAKELIJKE INCASSO-ACTIVITEITEN VANWEGE OPGELEGDE BETALINGSVERPLICHTING (INVORDERING) Op de afdeling SoZaWe wordt gebruik gemaakt van een afzonderlijk debiteurenbeheerssysteem Q&A. In Q&A is een eigen toepassing geschreven die het mogelijk maakt op een flexibele manier de debiteurenadministratie te voeren. Per 1 januari 2002 zal voortaan gebruik gemaakt worden va de module Incasso (Gidas-MI) van Roccade. Vraag: Ja / Juist Nee / Onjuist 1. Invorderingsactiviteiten voldoende gericht op instandhouding betalingsritme? 2. Besluit tot tijdelijke opschorting deugdelijk gemotiveerd? 3. Ligt aan de verwijdering van de vordering een besluit ten grondslag? 4. Voldoet de buiten invorderingstelling aan de gestelde voorwaarden? 5. Is de kwaliteit van de besluitvorming voldoende? 6. Is de kwaliteit van het schriftelijk besluit voldoende? 7. Is het debiteurenonderzoek tijdig verricht? 28 0 (0%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) Pagina 18

19 Totaal-score (0%) Overzicht 22 Van de 28 dossiers werden 7aspecten gecontroleerd = 196 aspecten waarin 0 fouten werden gevonden. Dit is 0% van het geheel en overstijgt de tolerantiegrens van 5% niet. 6.3 HET BUITEN INVORDERING STELLEN VAN VORDERINGEN Verwezen wordt naar het vermelde onder algemeen beeld van hoofdstuk 6.1 Zie overzicht 22 Pagina 19

20 7. DE ADMINISTRATIE 7.1 DE ADMINISTRATIE ALS GETROUWE WEERGAVE VAN UITVOERING EN UITVOERINGSPROCES Het uitvoeringsproces wordt gevolgd door gebruik te maken van een werkbeheersingssysteem. Dit systeem Gidas-MW registreert alle acties die plaatsvinden op de afdeling SoZaWe en ondersteunt het gehele proces van bijvoorbeeld het moment van een aanvraag tot en met archivering. In het systeem is de fase te zien waarin zich het werk zich bevindt en waar de voorgaande deelprocessen zijn afgesloten. D.m.v. autorisaties hebben de verschillende deelnemers aan de processen hun eigen bevoegdheden om acties gereed te melden of op te boeken. Hierdoor kunnen alleen degenen die gemandateerd zijn, bepaalde werkzaamheden uitvoeren (Bijvoorbeeld het nemen van besluiten). Het werkbeheersingssysteem genereert managementsinformatie ter bewaking van de processen. Deze managementsinformatie bevat o.a. overzichten omtrent : Werkvoorraad Doorlooptijden Afgewerkte acties aantal cliënten Maandelijks wordt deze informatie in een MARAP weergegeven. De uitkeringsadministratie wordt gevoerd in het programma GLNTS waarin alle gegevens van een cliënt worden vastgelegd. D.m.v. een koppeling met de financiële administratie worden journaalposten doorgeboekt naar de grootboekadministratie. Hierdoor is gewaarborgd dat er geen verschillen tussen deze administraties ontstaan. Maandelijks wordt aansluiting gezocht met het grootboek. Steekproefsgewijze controle geeft een waarheidsgetrouw beeld van de kwaliteit van de administratie.(zie onderstaand overzicht bij bijzonderheden en tekortkomingen). Alle stukken betreffende een cliënt worden centraal opgeborgen in een persoonsdossier. De manier van archiveren is beschreven in de procesbeschrijving AO. Door deze wijze van vastlegging ontstaat een zichtbare en controleerbare situatie. Pagina 20

21 Vraag: Juist of Nvt Nee / Onjuist 1. Zijn er altijd onderzoeksrapporten aanwezig? 2. Wordt de uitkeringsadministratie op een juiste wijze gevoerd? 3. Zijn de juiste stamgegevens opgevoerd in de debiteurenadministratie? 4. Is de juiste vordering opgeboekt in de debiteurenadministratie? (9%) 28 0 (0%) 28 0 (0%) Totaal-score (4,3%) Overzicht 23 In totaal zijn 628 aspecten gecontroleerd waarvan in 27 gevallen een onjuistheid is geconstateerd. Dit betreft 4,3% van het geheel en overschrijdt hiermee de tolerantiegrens van 5% niet. Het grootste deel van de fouten heeft betrekking op het verkeerd invoeren van algemene gegevens. Deze fouten hebben geen financiële gevolgen. De fouten met financiële gevolgen zijn gecorrigeerd. 7.2 DE OPZET EN WERKING VAN DE AO EN DE DAARMEE VERBONDEN IC-MAATREGELEN De opzet en werking van de AO is gebaseerd op de beschrijving van alle werkprocessen binnen de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Alle processen zijn beschreven met het programma Protos. Dit programma geeft een duidelijk beeld van de verschillende processen en de daaronder liggende bevoegdheden, instructies, applicaties, rollen, teams etc. De processtructuur kan door iedere medewerker van de afdeling worden geraadpleegd. Op deze wijze zijn de processen inzichtelijk en kan instructie op procesonderdelen eenvoudig worden geraadpleegd. Geen Pagina 21