categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA B 3 04/833

Transcriptie

1 Raadsvoorstel jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA B 3 04/833 Onderwerp: Stand van zaken en opvolging aanbevelingen rekenkamer jaarrekening 2000 t/m 2002 Portefeuillehouder: J. Kuper Dienst: BSTF Afdeling: CCL Steller: J. Hendriks ((0591) ) Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit De rapportage over de stand van zaken en opvolging aanbevelingen rekenkamer jaarrekeningen 2000 t/m 2002 ter kennisgeving aan te nemen. Samenvatting Uw raad heeft ons college bij de behandeling van het jaarverslag en rekening 2002 verzocht de uitvoering van de aanbevelingen van de commissie rekenkamer over de jaarrekening 2000, 2001 en 2002 uit te werken in een actieplan. In de raadsvergadering van 29 januari 2004 is dit actieplan, waarin de toen actuele situatie is weergegeven, aan de orde geweest. Bij de behandeling van de jaarrekening 2003 heeft de commissie rekenkamer aan Deloitte Accountants gevraagd om aan te geven wat er gedaan is met de aanbevelingen en wat de effecten daarvan zijn geweest voor de jaarrekening Aan de hand van het voornoemde actieplan heeft Deloitte Accountants hun opmerkingen en conclusies puntsgewijs toegevoegd. Dit rapport treft u hierbij aan. Overigens merken wij wel op dat er op onderdelen sprake is van nieuwe ontwikkelingen dan wel gewijzigde omstandigheden In het kader van de aan u toegezegde rapportage van ons college over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen van de Rekenkamer over de periode lijkt het ons het meest praktisch en doelmatig dit te doen door in te gaan op de bevindingen waarmee de accountant het oneens dan wel deels eens is. Waar nodig zullen we nog aanvullende opmerkingen maken. Overigens zijn veel onderwerpen ook al aan de orde geweest in het u reeds toegezonden accountantsrapport inzake verslag van bevindingen controle jaarrekening 2003 en de reactie hierop van ons college. Dit wordt alsdan aangegeven. Bijlagen: Rapport Deloitte d.d. 17 juni 2004 Stukken ter inzage: De op het onderwerp betrekking hebbende stukken

2 -2- jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA B 3 04/ Aanleiding voor het voorstel Het raadsbesluit van 29 januari 2004 inzake stand van zaken en opvolging aanbevelingen rekenkamer jaarrekening 2000 t/m Argumentatie/beoogd effect Inzicht verkrijgen in de stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer 2000 t/m Per onderdeel wordt dit aangegeven. Punt 1 Het volgen van een consistente gedragslijn voor wat betreft resultaatbepaling, met inachtneming van de comptabiliteitsvoorschriften. De gedragslijn van waardering en resultaatbepaling zal in het kader van de BBV worden herzien in de rekeningsrichtlijnen De organisatie is thans nog niet ingesteld op een echte centrale toetsing van dit soort zaken in detail. Dit is een integrale managementverantwoordelijkheid. In de nieuwe organisatiestructuur wordt overigens een centrale controllingunit ingesteld, waardoor op centraal niveau meer aandacht aan dit soort zaken kan worden besteed. Al aan de orde geweest in het accountantsrapport. Wij merken op dat de door de accountant vermelde 4,2 miljoen aan doorgeschoven budgetten een schatting is op basis van een steekproef. De naar mening van de accountant werkelijk doorgeschoven budgetten bedragen 2,4 miljoen, waarvan 2,0 miljoen is onderbouwd met raads- en of / collegestukken. Overigens zal de richtlijn inzake het opnemen van verplichtingen in de jaarrekening worden aangescherpt. Alleen juridische verplichtingen waar harde afspraken/ overeenkomsten (incl. raads- en of / collegestukken) onderliggen mogen in de jaarrekening worden opgenomen. Punt 2 Het komen tot heldere definities voor het rubriceren van ontvangen bedragen waar een verplichting tegenover staat. Al aan de orde geweest in het accountantsrapport. Onder de kortlopende schulden is een saldo Fonds Werk en Inkomen opgenomen van Hier ligt geen directe terugbetalingsverplichting aan het Rijk ten grondslag. In het verslagjaar 2004 wordt voor het FWI-saldo een bestemmingsreserve gevormd en als zodanig in de jaarrekening 2004 verantwoord. Overigens betreft het nieuwe ontwikkelingen die in de jaarrekening 2004 zullen worden gecorrigeerd. Ieder jaar zal er kritisch gekeken worden of dit onder de reserves dan wel voorzieningen gerubriceerd moet worden.

3 -3- Punt 3 Bij de interne resultatenanalyse aandacht besteden of afwijkingen ten opzichte van de begroting een structureel danwel incidenteel karakter vertonen. Al aan de orde geweest in het accountantsrapport. Met name uit efficiency overwegingen zijn de verschillen niet in detail geanalyseerd naar incidenteel en structureel. Op hoofdlijnen zijn bij de interne resultaatanalyse de afwijkingen ten opzichte van de begroting met een structureel danwel incidenteel karakter naar aard en oorzaak vermeld in het jaarverslag Op blz. 39 van het jaarverslag is namelijk een reëler beeld geschetst van de exploitatie 2003 door de voornamelijk verstorende factoren uit te zuiveren. In de begroting 2004 en de Kadernota is cq. wordt aan de voornaamste structurele oorzaken van de (geprognosticeerde) tekorten de nodige aandacht besteed. Dit zal waar nodig op basis van de meest actuele gegevens zijn vervolg krijgen. De richtlijnen voor de jaarrekening 2004 worden aangescherpt en in de instructies zal duidelijk worden aangegeven dat een analyse van de structurele en incidentele afwijkingen tussen rekening en begroting onontbeerlijk is voor de kwaliteit van de programmarekening en de productverantwoording. Punt 6 Op korte termijn dient een intern controleprogramma en een structuur voor een adequate managementrapportage te worden opgesteld voor de afdeling belastingen. De stand van zaken op dit moment is in principe nog onveranderd, hetgeen concreet betekent dat: De ontwikkelingen van de tools ten behoeve van het interne controleprogramma en de managementrapportages in overleg met de vorige accountant zijn afgerond. Er is een inventarisatie gemaakt van de risico s en er is adequaat voorzien in interne controlemaatregelen. De overige nog openstaande te nemen maatregelen worden betrokken bij de beschrijving van de werkprocessen. Deze activiteit wordt uitgevoerd in Voor de goede orde willen we nog melden dat de nog openstaande risico s een laag afbreukrisico kennen. Met ingang van 1 mei 2004 is inmiddels een bedrijfskundig medewerker aangesteld bij de afdeling belastingen die onder andere belast is met het beschrijven van de werkprocessen inclusief interne controle aspecten. Conform planning implementatie organisatieontwikkelingstraject afdeling belastingen, zal dit eind 2004 gereed zijn. Vervolgens zal eind 2005 de situatie bereikt zijn dat de afdeling belastingen volledig werkt conform de beschreven werkprocessen inclusief interne controle maatregelen. Punt 6 Op zo kort mogelijke termijn dient de afdeling belastingen tot invordering te komen op de waterschappen van de aan de gemeente te betalen bedragen incl. rente over de verstreken jaren. Onze reactie Met betrekking tot de openstaande vordering ad ,-- kan worden medegedeeld dat op dit moment (24/6/04) nog ,-- open staat.

4 -4- Punt 8 Het realiseren van een procesmatig model teneinde doelmatigheid en outcome van het grotestedenbeleid te beheersen. Onze reactie Met betrekking tot de periode tot en met 2004 zijn er afspraken gemaakt en richtlijnen opgesteld met betrekking tot: het besluitvormingsproces, het projectplan, de inrichting van een projectadministratie en de projectverantwoording. Voor de nieuwe planperiode wordt, zoals ook is opmerkt door de accountant, momenteel nagedacht over een nieuwe opzet en inrichting van de administratie om een adequate verantwoording in het kader van het GSB te kunnen realiseren. Punt 9 Het sociaal jaarverslag is teveel een opsomming van constateringen. Zoals de accountant opmerkt, wordt in het sociaal jaarverslag 2003 de stand van zaken weergegeven van diverse onderwerpen en van in gang gezette processen. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van cijfermateriaal. Volgens de accountant is op het vlak van analyses (bijv. ziekteverzuim) nog verbetering mogelijk. Daar waar mogelijk binnen de gegeven tijdsperiode zullen de analyses in overleg met de accountant dan ook verder worden uitgebreid. Punt 11 In het sociaal jaarverslag ontbreekt een adequate analyse van de knelpunten. Ook hier geldt dat waar mogelijk binnen de gegeven tijdsperiode en in overleg met de accountant de in het sociaal jaarverslag behandelde knelpunten worden voorzien van een analyse. Punt 12 Uitvoering te geven aan het opstellen van een subsidieverordening. In aanvulling op de gegeven reactie in het actieplan behorende bij het raadsbesluit van 29 januari 2004 delen wij u mede dat het streven erop is gericht de bijzondere subsidieverordeningen in de maand september af te ronden. Vervolgens kunnen deze verordeningen naar verwachting in oktober a.s. ter besluitvorming aan uw raad worden voorgelegd. Punt 14 Bij interne resultatenanalyse aandacht besteden of afwijkingen ten opzichte van de begroting een structureel danwel een incidenteel karakter vertonen. Zie ad 3 van deze rapportage. Punt 15 Op korte termijn dient een intern controleprogramma en een structuur voor een adequate managementsrapportage te worden opgesteld voor de afdeling belastingen. Zie ad 6 van deze rapportage. Punt 15 Er dient een zichtbare analyse tussen de begroting en rekening per belastingsoort te worden gemaakt. Een zichtbare analyse tussen begroting en rekening per belastingsoort wordt binnen de dienst PCFO zichtbaar gemaakt. Een analyse in hoofdlijnen is ook bij hoofdfunctie 9 in de jaarrekening opgenomen alsmede in het jaarverslag (blz. 41). Als uitvloeisel van de nieuwe BBV zal bij de jaarrekening 2004 meer aandacht aan deze analyse moeten worden besteed.

5 -5- Punt 17 Het sociaal jaarverslag is teveel een opsomming van constateringen. Zie ad 9 van deze rapportage. Punt 17 Een omvang van het aantal functionerings- en beoordelingsgesprekken van 100% dient te worden nagestreefd. In het sociaal jaarverslag 2000 is opgenomen dat de doelstelling minimaal het halen van een percentage 70% was. Dit percentage wordt nog steeds als norm gehanteerd met dien verstande dat wel een percentage van 100% wordt nagestreefd. Punt 19 Bij interne resultaatanalyse aandacht besteden of afwijkingen ten opzichte van de begroting een structureel danwel een incidenteel karakter vertonen. Zie ad 3 van deze rapportage. Punt 20 De problematiek in de ICT-omgeving dient adequaat opgepakt te worden. Tevens dient hoge prioriteit te worden gegeven aan een eenduidig ICT-beleid en dient dit centraal te worden aangestuurd door de gemeentesecretaris. Tevens dient het beveiligingsplan te worden aangepast en moet hier een snelle uitvoering aan worden gegeven. In aanvulling op onze gegeven reactie in het actieplan behorende bij het raadsbesluit van 29 januari 2004 delen wij u mede dat de problematiek in de ICT omgeving adequaat is opgepakt. De migratie naar een totaal nieuwe ICT-omgeving is bijna afgerond. Alleen de raadsleden dienen nog gemigreerd te worden. In het DO is besloten het informatiebeleidsplan onderdeel uit te laten maken van de strategienota. Hiervoor is een platform digitaal gevormd waar medewerkers, afdelingschefs en directeuren in plaats nemen. Deze strategienota zal in het 3e kwartaal 2004 worden opgeleverd. Punt 20 Er is een onvoldoende functionerende logische toegangsbeveiliging van de primaire applicatie voor de financiële administratie (Fis4all). Op het moment van schrijven in de rekening 2002 was een en ander opgeschoond. Er zijn afspraken gemaakt dat de controllers verantwoordelijk zijn voor het actueel en up to date zijn van competentietabellen en autorisaties tot Fis4all. Dit is een continu proces. Voor het muteren van rechten in de financiële applicatie en de interne controle op mutaties in bevoegdheden is een adequate procedure aanwezig. De procedure zal in het vervolg strenger worden bewaakt en nageleefd. Punt 21 De raad kan de goedkeurings-en rapporteringstoleranties lager vaststellen. Bezien moet worden in hoeverre de maximale tolerantiegrens nader kan worden kan worden aangescherpt. In aanvulling op onze gegeven reactie in het actieplan behorende bij het raadsbesluit van 29 januari 2004 delen wij u mede, dat het eventueel lager vaststellen door de raad van goedkeurings- en rapporteringstoleranties in uw raadsvergadering van 27 mei 2004 aan de orde is geweest. Door uw raad is besloten de controle- en tolerantiegrens voor de jaren 2004 en 2005 te handhaven op de wettelijke minimumnorm van 1%. Daarna dient op basis van de opgedane ervaringen een eventuele aanpassing van de controle- en tolerantiegrens te worden bezien.

6 -6- Punt 22 Er dient een onderzoek plaats te vinden naar de noodzakelijke aard en omvang van de gronden. Hier dient ook het aankoopbeleid en de relatie tussen de omvang van de grondvoorraden en de beleidsnota GSB en de strategienota 2020 bij betrokken te worden. In het vierde kwartaal 2003 heeft een werkgroep bestaande uit medewerkers van de afdelingen Grondzaken, Economische zaken, Ruimtelijke ontwikkeling, Wonen en Dienstondersteuning zich gebogen over de strategische grondvoorraad. Op basis van strategienota, beleidsnota GSB en woonplan is gekeken naar het strategisch belang en verwacht moment van in ontwikkeling nemen. Ook is getoetst of er op middellange termijn behoefte was aan strategische aankopen. Op basis van de bevindingen zijn de gronden financieel gewaardeerd, waarbij kostendekkende ontwikkeling in de toekomst als uitgangspunt gold. Hierbij bleek dat de huidige boekwaarde aan strategische gronden realistisch is en dat er geen aanleiding is voor herwaardering. Binnen de werkgroep is afgesproken dat jaarlijks in dezelfde samenstelling een dergelijke beoordeling zal plaatsvinden waarbij de gehanteerde uitgangspunten ten aanzien van strategisch belang en ontwikkelmoment op geldigheid worden getoetst. Tevens wordt dan gekeken naar benodigde grotere strategische aankopen op middellange termijn. Overigens is de waarde per ultimo 2003 van de strategische (maar ook overige) grondvoorraad onderwerp van controle van de accountant geweest. Dit heeft niet geleid tot opmerkingen. Punt 23 Met voortvarendheid dienen de samenwerkingsplannen met de waterschappen te worden uitgewerkt. In aanvulling op onze gegeven reactie in het actieplan behorende bij het raadsbesluit van 29 januari 2004 delen wij u mede, dat een plan van aanpak voor het vormgeven van samenwerking met de waterschappen gereed is. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet om aan deze samenwerking uit voering te geven. Punt 25 De achterstanden inzake vaststelling van subsidies ten behoeve van gelieerde instellingen dienen dit jaar te worden ingelopen. Tevens dienen de bepalingen van de subsidieverordening strikt te worden nageleefd. Wij hebben toen geschreven dat er sprake was van een inhaalslag zonder te stellen dat alles al bij was. Overigens zijn de procedures om de tijdige en volledige ontvangst van verantwoordingsinformatie te waarborgen vastgelegd in de algemene subsidieverordening. In deze verordening is gesteld dat verantwoordingsinformatie binnen 13 weken na afloop van het boekjaar moet zijn toegestuurd aan de gemeente Emmen. In een beschikking die bij een subsidie wordt afgegeven wordt duidelijk vermeldt wanneer de verantwoordingsinformatie van de betreffende instelling aan de gemeente Emmen toegestuurd dient te zijn. De subsidievaststellingen 2002 en volgende jaren worden als inhaalslag verder ter hand genomen, waarbij de nodige zorgvuldigheid en overleg met betrokken instelling in acht dient te worden genomen. De subsidietoerekeningen 2003 zijn inmiddels afgewikkeld.

7 -7-3. Relatie met bestaand beleid/eerder genomen besluiten Genoemd raadsbesluit van 29 januari 2004 en het rapport van 17 januari 2004 van Deloitteaccountants BV inzake reactie op bevindingen en aanbevelingen rekenkamer jaarrekeningen 2000 t/m Afstemming met externe partijen/communicatie n.v.t. 5. n.v.t. 6. Financiële consequenties/voorgestelde dekking n.v.t. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 24 augustus Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl

8 -8- jaar stuknr. Raad categorie/agendanr. stuknr. B. en W RA B 3 04/833 Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 augustus 2004, nummer 04/833; b e s l u i t : de rapportage inzake de stand van zaken en opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer over de jaarrekeningen 2000 t/m 2002 voor kennisgeving aan te nemen. Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 september de griffier, de voorzitter, J.A. Hekman C. Bijl