De agenda ALV 23 februari 2017

Transcriptie

1 De agenda ALV 23 februari Opening 2. mededelingen 3. Vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering; 4. Jaarverslag van het bestuur; a. Afschrijfsysteem b. Website / Leden-gedeelte live brengen c. Verzekering d. doelen vanuit bestuur 2017 en brainstorm uit bestuur over communicatie met commissies e. Jaarplanning 2017 f. Overzicht commissies 5. Financieel jaarverslag over het afgelopen boekjaar; 6. Verslag van de kascontrolecommissie; 7. Benoeming leden kascontrolecommissie 8. Goedkeuring van de balans en van de staat van baten en lasten en de daarbij behorende toelichting; 9. Vaststelling van de contributies 2017; 10. Voorstel aanschaf C4x+ 11. Vaststelling van de begroting 2017; 12. Benoeming bestuursleden: a. vertrek Han Segaar b. voorstel benoeming Ruud Huisman c. jeugd vertegenwoordiging 13. Benoeming commissieleden; 14. commissies die willen toelichten op de vergadering a. Roeicommissie b. Materiaalcommissie i. aanschaf boten, zorgen voor goede begroting + hulp vragen hoe financiering ii. dopen Wintech in Oudegein. 15. Rondvraag

2 Concept verslag Algemene Leden Vergadering NRV De Doorslag d.d. 2 juni 2016 Aanwezig: Saskia Boer, Susan Hartman, Jos Caarls, Wim Mekke, Marc Winters, Milly Fokkema, Jacoline Zwarts, Ries Pouw, Jos Haverkort, Vincent de Bree, Gonnie van der Lee-Andree, Lilian Groenendaal, Mark Langenhorst, Trix Merkx, Maarten Uiterwijk, Herm Tuiten, Marja Elsink, Elly de Sluyter, Edith de Gier, Marion Thijssen (verslag), Afwezig met bericht: Jan van der Valk, Han Segaar, Marjolein Tjalma, Joke van Wijk, Carla van der Giessen, Anke Beisterveld, Wineke Vlek 1.Opening Welkom door Saskia op deze aanvullende ALV 2. Medelingen a. Toegangspassen ( druppels ) zijn nu te verkrijgen via de gemeente [dhr. Edelbroek op het gemeentehuis] tussen elke werkdag staat op de website en wordt nog een keer geflitst. b. Het blok op het vlot: dit wordt weggehaald er komt 2 meter lange strip, zachter materiaal, vervanging kost 1 uur werkloon, op moment dat ze in de buurt zijn. 3. Concept verslag ALV 31 maart 2016 Er zijn paar opmerkingen van Mark, worden verwerkt en daarna definitief maken. Statuten liggen inmiddels bij de notaris Karin Alting heeft geen incidenten gemeld gekregen als vertrouwenspersoon 4. Financiën 2015 Begroting 2015 Goede discussie geweest tussen penningmeester en oud-penningmeesters om verder te verbeteren hoe zaken als boten waarderen, afschrijvingen, uitgaven vanaf 2016 geboekt worden Ten opzicht van de begroting 2015 is er minder uitgegeven dan begroot: veel geld was begroot voor opruimen van de oude locatie. De locatiekosten vielen mee door bijv. vlot over name door Hateboer en containers door garage Den Oudsten. Daarnaast minder uitgaven aan bootaanschaf en bootonderhoud dan gepland, want de verhuizing kostte heel veel tijd, waardoor minder tijd overbleef voor deze 2 taken. Contributie-inkomsten zijn gestegen want penningmeester heeft alle leden achter de broek gezeten om te betalen. Compliment! Wat over is, voegen we toe aan de algemene reserve (sparen voor 3 de loods) Balans 2015 Debiteuren post bedraagt 3.829,-; hierin zit een post van 960,-. Veroorzaakt door 4 mensen die geen contributie hebben betaald over 2015 (inmiddels ex-leden). Vraag aan ALV is het akkoord dat de penningmeester hier niet verder achteraan hoef te gaan. ALV is akkoord Inventaris omvat: alle boten, botenwagen, ergometers, stellingen, keuken, gereedschappen; er is ook veel afgeschreven: bijna hele keukeninventarisatie, wedstrijdhok en stellingen, ook boten zijn stukje afgewaardeerd. De buffer op de rekeningen ( 9605, ,- op 2 rekeningen) is goed qua liquiditeit; nog wel 2/3 van de huur voor 2015 betalen (= nog een bedrag van 9.200,-). Jaarverslag 2015: reserveringen [geld opzij voor een bepaald doel] Inzichtelijk gemaakt waarvoor geld wordt gereserveerd [kan t.z.t. (moeten) worden uitbetaald].

3 Alle reserveringsposten komen uit de algemene reserve. Er is geld om in 2016 een riemenrek aan te schaffen en riemen en een boot Kascontrolecommissie Het verslag van de kascommissie leest Saskia voor: Op 31 mei 2016 te Houten hebben gecontroleerd Lillian Groenendaal-Jongen en Carla van der Giessen de boeken gecontroleerd. Er is een verschil geconstateerd van 77,- ten gunste van de vereniging. Dat acht de kascie een dermate gering dat een diepgaand onderzoek nodig niet is. Kascie adviseert tot aanschaf software-pakket voor financiële zaken. Alle uitgaven gestaafd door financiële bescheiden. De cijfers geven een betrouwbaar beeld van alle inkomsten en uitgaven. Verzekering voor brand niet aanwezig, dat is risico want ook geen reservering; daarom wel reservering of verzekering regelen is het advies van de kascie. Het bestuur stelt voor, gehoord de kascontrolecommissie, om decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer. ALV gaat er mee akkoord Lillian is aftreden, Carla blijft, wie wil zitting nemen in de kascie? Herm Tuiten wil dit op zich nemen Wakend oog van Mark Langenhorst en Johan van Houwelingen om Susan Hartman en het bestuur verder te begeleiden, ter voorkoming van liquiditeitsproblemen. Zij komen met voorstel hoe het bestuur te ondersteunen. 5. Begroting 2016 Er is meerjarenbegroting opgesteld om te komen tot ,- voor huur locatie in is dat ,- Contributie voor 2016 is vorige vergadering vastgesteld op 260,-/jaar Post Verzekeringen opgetrokken, want lijkt toch verstandig. Gaat bestuur nog naar kijken Wim Mekke: roeien elders is op 0 gezet, wat betekent dat? Degene die elders roeien, dragen ook zelf de kosten; hiermee is ALV eens, op volgende begroting niet meer vermelden als post. Dit nog wel communiceren met de leden. W/V 50,- ; kan niet op begroting staan en wordt derhalve bij botenonderhoud geboekt ,- toekennen aan aanschaf boten / riemen Kan ALV zich vinden in de begroting 2016? akkoord 6. bestuurssamenstelling Herm Tuiten treedt af als bestuurslid materiaalcommissaris en Jos Caarls neemt het stokje over. 7. Materiaalcommissie Aanschaf boten Bestuur stelt voor: eigenlijk alleen nieuwe boten aanschaffen en waar mogelijk doen we dat, maar ook zoeken naar goede tweedehands boten. De vloot moet, gezien de leden-aanwas ook in de breedte groeien. C1 In verleden is uitgesproken om een nieuwe C1 aan te schaffen: Baumgarten 6200,- vs Wiermsa 6900,- Trix Merkx: waarom een C1?

4 Mark Langenhorst: onze vereniging heeft lang behoefte gehad aan gladde 4, daarna investeren in materiaal waar iedereen in kan roeien. Onze huidige C1-en zijn oud en volgens sommigen onverantwoord, daarom is destijds voorstel gedaan om een nieuwe aan te schaffen. Marja Elsink: gewichtsklasse is belangrijk, om zo veel mogelijk leden in de boot te kunnen laten roeien. Wim Mekke: beide boten zijn bruikbaar voor alle gewichtsklassen. Marja Elsink : nieuwe leden instroom vragen om C2 of C4, ipv C1 Susan Hartman: er komt een botenplan, er is niet altijd geld voor nieuw, dus ook tussentijds goede tweede hands aanschaffen. Maarten Uiterwijk heeft inventarisatie van de boten die er zijn gedaan en aan de hand van het huidige ledenbestand gekeken waar behoefte aan is. De verdeling is op dit moment redelijk in overeen-stemming. Kijkend naar kwaliteit, dan komen we aan vervanging van de C1 s. Onder de nieuwe aanwas zijn ook mensen die al geroeid hebben en het weer snel kunnen oppakken in een C1, voor het bootgevoel. Jacoline Zwart: ook mensen die niet in huidige C1 durven zouden wel in nieuwe wel kunnen stappen. Milly Fokkema: een goed botenplan voorkomt terug komende discussie op ALV s. ALV akkoord met aanschaf van C1 tot max. 6900,-, als de materiaalcommissie met goed onderbouwd voorstel naar bestuur komt? Actie Materiaalcie Intussen aangeschaft: - tweedehands C1: de Willem met riemen voor 100,-. Nog wel onderhoud nodig - gladde 2: de Vlasbeek incl.riemen voor 550,-, moet ook nog opgeknapt worden; de vraag is of we hem houden, afhankelijk van het oordeel van deskundigen [antwoord ja buiten vergadering om] Werkgroep botenplan Botenplan gaat er komen, er was plan om enquête uitzetten met wensen die onder de leden leven Wie wil meedenken aan een botenplan? Voel je vrij om je te melden bij Jos Caarls. Aanschaf 10 sets riemen; offertes opgevraagd door Wim Mekke. Nog geen definitieve keuze gemaakt, dus zal de Materiaalcommissie een voorstel doen. Uitgangspunten: zelfde soort riemen, 1 set riemen per boot. Nu is soms 1 paar riemen voor 2 boten. ALV toestemming voor aanschaf 4500,-? akkoord Riemenrek Twee kuilen in gebouw voor riemen, om dat professioneel te doen, is een riemenrek ontworpen door Peter Kosterman. Hij gaat het ook uitvoeren. Boordriemen kunnen evt. ook nog even buiten het rek gehouden worden. Kosten circa 1.000,-, mogelijk sponsoring voor dit rek, maar dat is nog niet definitief bekend. Klussen Onderhoud moet hoognodig weer worden opgepakt. Iedere maandagavond van u en gedurende de zomer ook op woensdag. Er zijn 10 namen op de lijst. Wordt geflitst dat mensen zich weer kunnen aanmelden. Jos Haverkort: Inrichten loods is nog niet klaar, want er was geen geld. Jos en Jos gaan dit bespreken. Budget is 2.000,- [al 500,- uitgegeven aan opknappen botenwagen] Totaal uitgaven: Riemen 4.500,- C ,- Riemen rek 1.000,- is ,-

5 Betalen door 6000,- uit contributie 2016 en 6.400,- uit de reserve (spaarrekening) Mogelijk nog minder kosten als sponsoring doorgaat. Wvttk Dringend gezocht: iemand die het Flitsen en communicatie via de website wil overnemen van Saskia, is niet technisch ingewikkeld. Wie?.. Ook zoekt het bestuur iemand die de organisatie rond de roeishirts wil overnemen.. Niet alle nieuwe leden blijkt flits te ontvangen. Er gaat als iemand lid wordt een mail uit. Zij moeten zelf bevestigen dat ze flits willen ontvangen. Marja Elsink; Schermen in kantine aanzetten; hoe werkt dat? Wim Mekke: naam kunnen schilderen op de Wintech welke naam? Thema waaruit je de boten naam geeft komt op de lijst met acties RIC60 is inmiddels verkocht aan een andere vereniging Roeivereniging De Amstel wil alle houten C1 opruimen, contact bestuur-bestuur opnemen om te kijken over er boten bij zijn die de moeite waard zijn. Op pad met andermans boot, hoe verzekering regelen? gaat bestuur naar kijken. Marja: Instructeurs in groepje zetten qua belasting en leren van elkaar; instructieblokken. Opkomst ALV vergroten? Communicate via flits / schermen / instructeurs. Persoonlijke benadering werkt het beste. Sluiting 22.05u

6 Financiële stukken:

7

8

9