Integrale beleidsbrief cultuur, taal, onderwijs en sport

Transcriptie

1 Integrale beleidsbrief cultuur, taal, onderwijs en sport Projectplan - 12 oktober Inleiding De huidige integrale beleidsnota cultuur, taal en onderwijs Grinzen er heeft een looptijd tot m met ingang van dat jaar opnieuw voor 4 jaren afgewogen en integraal beleid te kunnen voeren, wordt een nieuwe beleidslijn opgesteld. Deze zal niet alleen de onderdelen taal, cultuur en onderwijs bevatten, maar ook het onderdeel sport. Door de vele inhoudelijke raakvlakken (Friese cultuur en identiteit, borging in het onderwijs, talentontwikkeling, participatie etc.) en de link met ambitie 4 ( Voor een vitaal Frysk eigene ) uit het coalitieakkoord, ligt een verdere integratie voor de hand. De nieuwe integrale beleidslijn krijgt de vorm van een beleidsbrief. Daarmee kan de strategie op hoofdlijnen stevig en afgewogen worden neergezet. Een jaarlijks bij te stellen uitvoeringsprogramma geeft de nodige flexibiliteit in focus, inspanning en instrumentkeuze. Dit is in het algemeen passend bij de huidige tijd die snel schakelen nodig maakt, maar zeker in en rond 2018 is deze flexibiliteit van groot belang. 1.1 Doel De opdracht (en daarmee het doel van het project) is het samenstellen van een integrale beleidsbrief cultuur, taal, onderwijs en sport voor de jaren Een breed gedragen strategisch kader voor het opstellen van uitvoeringsprogramma s, concreet genoeg om benodigde budgetten te kunnen vaststellen. De beleidsbrief moet in juni 2016 door PS bij behandeling van de Kadernota kunnen worden behandeld. 1.2 Uitgangspunten Uitgangspunten voor proces en inhoud zijn: - Coalitieakkoord Voor een vitaal Frysk eigene is een belangrijke ambitie van het College van GS. Dit moet leiden tot een verankering en versteviging van de Friese identiteit/cultuur, die in binnen- en buitenland te zien is. Het moet ook zorgen voor een actieve en passieve deelname van de Mienskip aan activiteiten op het gebied van cultuur, taal, onderwijs en sport. - Grinzen er p basis van evaluatie van de nota wordt gekeken naar wat wel en wat niet moet worden meegenomen in de beleidsbrief. - KH2018 De activiteiten die in het kader van de KH worden uitgevoerd zijn medebepalend voor de culturele dynamiek van nu en in ieder geval de komende jaren. mgekeerd zijn de keuzes die in de beleidsbrief worden gemaakt van invloed op de uitvoering en impact van de KH.

2 - Interne processen pgavegestuurd werken, beleid van deze tijd, allemaal digitaal. Hiermee wordt invulling gegeven aan de overheidsrol in een veranderende samenleving. - Modern provinciaal bestuur Ambitie 6 uit het coalitieakkoord brengt een andere rol van de provincie met zich mee: een uitdagende, stimulerende, inspirerende en verbindende overheid. 2. Aanpak De provincie Fryslân heeft er voor gekozen om voorafgaand aan beleidsvorming een door PS vast te stellen startnota op te stellen. Dat betekent dat het project uit 2 fasen bestaat: het opstellen van een startnotitie waarin de opgave wordt geconcretiseerd en het daadwerkelijke beleid in de beleidsbrief. Ten behoeve van het draagvlak en uiteindelijk maatschappelijke verankering van het beleid zal in beide fasen expliciet aandacht worden besteed aan in- en externe communicatie. 2.1 Startnota Beleid van deze tijd zegt over startnota s: De startnota heeft de functie om een concrete opgave aan te geven. Aan de hand hiervan stemmen de Staten in met het voornemen om, als provincie, een rol te spelen in het maatschappelijk vraagstuk. Daarnaast wordt (globaal) ingestemd met de hoeveelheid geld en tijd die beschikbaar is. Tot slot schetst de startnota de bestuurlijke ruimte (o.a. de beleidskeuzes die er zijn om het probleem aan te pakken). Afwijken van de startnota betekent per definitie een bestuurlijke terugkoppeling. Daaraan wordt de context van het project toegevoegd: - Waar staan we na 4 jaar Grinzen er? - Waar liggen wettelijke en bestuurlijke verplichtingen? - Coalitieakkoord - Ander provinciaal beleid - Beleid of activiteiten van andere organisaties op hetzelfde beleidsterrein - Trends en ontwikkelingen - Het veld in kaart brengen - Aanzet integrale thema s Uitvoering en planning Het opstellen van de startnotitie (in de periode oktober medio november) is hoofdzakelijk een intern proces. Gesprekken en bijeenkomsten met de betrokken bestuurders, beleidsmedewerkers (K&M, K&E en S&P) en directie zorgen voor de input. mdat het hele project een korte doorlooptijd heeft en er vrijwel geen tijd is om onderdelen over te doen, is het belangrijk de leden van PS tijdig te betrekken bij de ontwikkelingen. Daarom wordt al tijdens de eerste fase fractievoorzitters en/of woordvoerders van de partijen geïnformeerd Besluitvorming PS besluit eind februari 2016 over de startnota. Dat betekent dat GS eind november/begin december haar akkoord moet geven. Eerder, medio november, wordt de startnota voorgelegd aan de directie. 2.2 Beleidsbrief projectplan - BELEIDSBRIEF TCS 12 oktober

3 De beleidsbrief schetst de (integrale) hoofdlijnen voor het (provinciale) taal, cultuur, onderwijs en sportbeleid voor de jaren Het is een strategisch kader op hoofdlijnen met een doorkijk naar de uitvoering (financiële middelen en instrumenten) en biedt het kader voor een uitvoeringsplan Uitvoering en planning De vorming van de beleidsbrief in de periode december 2015 tot begin maart 2016 is grotendeels een extern proces. In bijeenkomsten met instellingen, organisaties, overige betrokken professionals en burgers wordt de inhoud van de startnota getoetst en verder uitgewerkt. ok in deze fase is het belangrijk om uiteraard naast de bestuurlijke lijn contact te houden met PS. Tussen het PS-besluit over de startnota en het op route gaan van de beleidsbrief zit maar een paar weken. Een hapering in de vaststelling van de startnota (inhoudelijk of procedureel) brengt het behalen van de uiteindelijke deadline (vaststelling beleidsbrief in juni 2016) in gevaar Besluitvorming Besluitvorming over de beleidsbrief volgt dezelfde route als de startnota. Begin maart zal de beleidsbrief aan de directie worden voorgelegd, vervolgens aan GS (eind maart) en eind juni 2016 ter vaststelling aan PS. 3. Planning en besluitvormingsmomenten p hoofdlijnen ziet de planning er als volgt uit: Startnota Voorbereiden Intern bevragen Samenstellen nota Besluit directie Besluit GS Besluit PS Evt aanpassen startnota okt nov dec jan feb mrt jun jul aug Beleidsbrief Voorbereiden Externe bijeenkomsten Verwerken, analyseren, doorrekenen Samenstellen beleidsbrief Besluit directie Besluit GS Besluit PS 4. rganisatie 4.1 Interne organisatie Kerngroep - Elly van der Goot (van der goot advies, projectleider) - Stefan Bergsma (trainee K&M, projectsecretaris) - Geeske Kraak (K&M, afdelingshoofd) projectplan - BELEIDSBRIEF TCS 12 oktober

4 - Mark Stuijt (K&M, teamleider) - Tsjerk Bottema (K&M, taal en onderwijs) - Edith Nobel (K&M, cultuur, sociaal beleid) - Klasina Jepma (K&M, sport) - Jacob Kooistra (K&M, bedrijfsvoering en financiën) - Karin Vaartjes (communicatie) Kern betrokken medewerkers, afhankelijk van fase en/of voorliggende vragen, schuiven aan bij het tweewekelijkse projectgroepoverleg. Genoemde medewerkers zijn voor de betreffende onderdelen de eerst aan te spreken personen. Daarnaast zal gedurende het hele proces intern en inhoudelijk worden afgestemd met: - Betrokken gedeputeerden - Nienk Hoepman (KH) - Afdeling K&E (m.n. recreatie en toerisme) - Afdeling S&P (m.n. erfgoed en monumenten) - Pauline Schuurman (afdelingsjurist K&M) Vanaf de tweede fase (het vormen van de beleidsbrief) worden betrokken: - Afdeling BGI (monitoring/evaluatie beleidsbrief) - Subsidiezaken - Syta Nieuwhof (BKA) Interne processen worden gedurende het hele proces afgestemd met: - Gerwin van Dijk (BvdT) - Theo Soeten (opgavenontwikkelaar Vitaal Frysk eigene) - Milou Dubois (opgavenontwikkelaar Krachtige gemeenschappen) - André van Toly (opgavenontwikkelaar Toekomstbestendige economie) Verder intern informeren: Fractievoorzitters en woordvoerders PS 4.2 Externe betrokkenheid In de eerste fase, waarin vooral wordt gekeken naar het vertrekpunt van de beleidsbrief, externe betrokkenheid door (evt aanvullend aan interne info) gesprekken die nodig zijn om tot een goede beschrijving van het kader te komen. In de 2 e fase is het betrekken van het veld de kern van de werkzaamheden. In januari 2016 worden bijeenkomsten georganiseerd met gemeenten, instellingen en andere organisaties, andere betrokkenen uit de 4 beleidsvelden en geïnteresseerde burgers. Deze bijeenkomsten zullen waar mogelijk openbaar zijn. 4.3 Taken, rollen en verantwoordelijkheid (Gedelegeerd) opdrachtgever: - beoordeelt en accordeert het projectplan - verantwoordelijk voor beschikbaarheid middelen (mensen, geld) - creëert en bewaakt intern draagvlak voor het project - ontvangt en accordeert resultaten Projectleider: - verantwoordelijk voor het management van het project projectplan - BELEIDSBRIEF TCS 12 oktober

5 - verantwoordelijk voor de te behalen resultaten - aansturing projectteam - bewaking voortgang en rapporteert daar over aan de opdrachtgever - neemt beslissingen en geeft opdrachten binnen het in het projectplan vastgestelde mandaat - organiseert projectoverleg, levert agenda en stukken en betrekt de juiste personen op het juiste moment Projectsecretaris: Als rechterhand van de projectleider betrokken en ondersteunend bij alle taken van de projectleider Projectgroepleden en andere interne betrokkenen: - als specialist betrokken bij de uitvoering van het project - actief deelnemend aan en meedenkend in het proces - beschikbaar voor deelname aan projectgroepoverleggen - tijdig aanleveren van deelproducten - betrokken (en waar nodig aanwezig) bij de (interne en externe) bijeenkomsten 5. Risico s Dit project herbergt een aantal risico s: - Tijdsdruk: Er zit een forse tijdsdruk op dit project. Dat maakt dat er in de strakke planning geen ruimte zit voor missers of (grote) bijstellingen van het proces. Tussen het vaststellen van de startnota en het op route brengen van de beleidsbrief zit slechts twee weken tijd. Dat houdt in dat ruimschoots voor het besluit van PS activiteiten voor het samenstellen van de beleidsbrief moeten worden uitgevoerd. m al in een vroeg stadium van elkaar te weten welke richting en inhoud gewenst is en gekozen wordt, zal vanaf de eerste fase gesproken worden met op zijn minst de fractievoorzitters en/of woordvoerders van de partijen. - Bestuurlijke afstemming Gedeputeerde Poepjes en Schrier zijn inhoudelijk verreweg het meest betrokken bij vorming het beleid voor TCS. Zijdelings (Thialf, ruimtelijke kwaliteit/erfgoed en onderwijsinstellingen) raakt het ook de portefeuilles van de andere drie gedeputeerden. Waar nodig en mogelijk zal in een strategisch P breed worden geïnformeerd en afgestemd. - Externe betrokkenen Vier grote beleidsvelden, diep ingevoerd in de Friese gemeenschap, maakt dat er heel veel partijen en individuen als betrokkene kunnen worden aangemerkt. m het bereiken van de inhoud behapbaar te houden, tegelijkertijd recht te doen aan betrokkenheid én te voorkomen dat er aan het eind van het traject (onnodige) bezwaren worden ingediend, wordt ingezet op een zorgvuldige communicatie rond de bijeenkomsten. 6. Projectbegroting Kosten en dekking: PM projectplan - BELEIDSBRIEF TCS 12 oktober