Beschrijving verificatie vooropleiding. Versie 1.0 Status Definitief

Transcriptie

1 Beschrijving verificatie Versie 1.0 Status Definitief

2 Revisies Datum Versie Omschrijving Auteur ste concept Désirée Schipper e concept, na raadpleging EA model Désirée Schipper Aanpassingen naar aanleiding van vragen aan en antwoorden van Gerard Bouma (IB-Groep). Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle toegevoegd Aanpassingen n.a.v. verificatie document door Chronotech (Renate van der Schaaf) ,0 Aanpassingen n.a.v. review door Rene van den Berg (HU) Désirée Schipper Désirée Schipper Désirée Schipper Distributie Versie Datum Aan Bedrijf 0.1 NVT 0.2 NVT Renate van der Schaaf Gerard Bouma Teamleiders overleg Studielink Renate van der Schaaf Gerard Bouma René van den Berg Definitief gemaakt en op geplaatst Chronotech IB-Groep Studielink Chronotech IB-Groep Hogeschool Utrecht 2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Invoer van de door de student Algemene procesbeschrijving controle Verificatie van de Centrale verificatie via BRON/ERR De betreffende is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR De betreffende is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog niet behaald De betreffende is wel aanwezig en het diploma is behaald Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle Decentrale verificatie door de onderwijsinstelling Decentraal door de IB-Groep Onderhouden / aanpassen door student na verificatie Verificatiestatussen en accountantscontrole...27 Overzicht schema s Figuur 1 Invoer door de student... 6 Figuur 2 Globaal processchema verwerken en controle... 7 Figuur 3 procesbeschrijving controle... 8 Figuur 4 Ontvangen verificatie BRON/ERR...13 Figuur 5 Ontvangst resultaat BRON/ERR controle...15 Figuur 6 Schematische weergave IB-Groep controle proces...21 Figuur 7 Decentrale verificatie door onderwijsinstelling...22 Figuur 8 Verwerken decentrale verificatie onderwijsinstelling...24 Figuur 9 Toevoegen decentraal geverifieerde door IBG-Balie...25 Overzicht tabellen Tabel 1 Rangvolgorde status verificatie

4 Verificatie 1 Inleiding In dit document worden de processen en controles rond de verificatie van en beschreven. Het document begint met een korte beschrijving van het invoeren van de gegevens door de student via de Studielink applicatie (Front-end). Vervolgens worden de algemene processtappen beschreven en wordt steeds dieper ingezoomd op de processen en controles bij Studielink, IB-Groep en onderwijsinstellingen. Tenslotte wordt ook ingegaan op geldigheid van verificaties en de mate waarin verificaties die door anderen zijn gedaan eventueel kunnen worden overgenomen. Dit document is bedoeld als ondersteuning voor administrateurs en functioneel beheerders bij onderwijsinstellingen en overige betrokkenen binnen de Studielink keten om meer inzicht te verkrijgen in het proces van verificatie van en de mogelijkheden die elke keten partij op een bepaald moment hierbij heeft. In dit document is geprobeerd zo goed mogelijk alle processen, procedures en uitzonderingen weer te geven. Het is echter nadrukkelijk geen specificatie document en er kunnen derhalve geen rechten aan ontleend worden. Bij geconstateerde afwijkingen met werkelijke bevindingen geldt dat de daadwerkelijke specificaties / requirements leidend zijn. Indien er afwijkingen worden geconstateerd met hetgeen in dit document beschreven is dan kan dit worden gemeld bij de Service Desk Chronotech en zal de melding worden gebruikt om het document bij een volgende versie te verbeteren. 2 Invoer van de door de student Een student kan op 2 plaatsen een gegeven. Via mijn gegevens, op elk willekeurig moment, en tijdens het invullen van de wizard nieuw inschrijfverzoek. Indien de student nog geen enkele heeft ingevoerd in Studielink is de student verplicht om minimaal 1 in te voeren tijdens het doen van een inschrijfverzoek. Heeft de student al wel een ingevoerd dan heeft de student de mogelijkheid om tijdens het doen van een inschrijfverzoek eventueel en toe te voegen. Het opvoeren van de start altijd met het kiezen van het land waar de is behaald. De student moet bij het opvoeren van de aangeven of het diploma behaald is en wat de verwachte (bij behaald Nee) of daadwerkelijke (bij behaald Ja) diplomadatum is. Tevens dient de student aan te geven door welke onderwijsinstantie het diploma is uitgegeven. 1 Bij HAVO / VWO (met of zonder profiel) kan de student tevens vakken en cijfers toevoegen, dit is echter niet verplicht. (zie figuur 1). De lijst met selecteerbare vakken toont alleen de vakken die voor de gekozen geldend zijn. De vakkenlijst wordt opgebouwd aan de hand van tabel 'Vooropleiding vak'. Daarnaast diende/dient het vak geldig te zijn op 'Datum behalen diploma'. 'Datum ingang' in de vakkentabel dient kleiner of gelijk te zijn aan 'Datum behalen diploma' en 'Datum einde' in de vakkentabel dient groter of gelijk te zijn aan 'Datum behalen diploma'. Resultaten bij vakken worden niet uit een lijst geselecteerd, maar dienen door de student middels een invulrubriek ingegeven te worden. Een resultaat mag een van de volgende waarden bevatten: - een geheel cijfer - één van de letters G, V, O of X (respectievelijk Goed, Voldoende, Onvoldoende en Vrijstelling vak) De student kan dus middels de letter 'X' aangeven voor welke vakken hij/zij vrijstelling heeft. De reeds toegevoegde vakken worden niet meer in de lijst met selecteerbare vakken getoond. Indien een vak door de student verwijderd wordt, wordt deze weer toegevoegd aan de lijst met selecteerbare vakken. Zodra de student de invoer van de heeft afgerond (via mijn gegevens) 2 of het inschrijfverzoek heeft afgerond (via de wizard nieuwe inschrijving) wordt de 1 Let op: dit hoeft niet de school te zijn waar de student het onderwijs heeft gevolgd, bijvoorbeeld bij een staatsexamen kan dit afwijken. 2 Mits de student al inschrijfverzoeken heeft gedaan. Heeft de student nog geen inschrijfverzoeken gedaan dan wordt de meegestuurd met inschrijfverzoeken die de student later doet. 4

5 verzonden naar de onderwijsinstelling. Tevens wordt bepaald of het om een HAVO/VWO/MBO gaat. Indien dit het geval is dan wordt een verzoek tot controle in het BRON/ERR verstuurd naar de IB-Groep. (zie paragraaf verificatie ). Daarnaast wordt de ook naar de IB-Groep meegestuurd met het verzoek tot aanmelding (AMS20). Het globale proces rond invoer en controle van en is grafisch weergegeven in figuur 2. De onderwijsinstelling ontvangt de (en) via msg03 zodra de student een inschrijfverzoek bij de betreffende instellingen doet. Indien een student later een toevoegt of wijzigt ontvangt de instelling een via een msg07. De student kan alle en die hij / zij heeft behaald of op korte termijn denkt te gaan halen in Studielink invoeren. Dit kunnen dus ook en zijn die geen toelating geven tot de opleiding die de student wil gaan volgen. Dit is ook noodzakelijk omdat een student eventueel voor diverse opleidingen met diverse seisen een verzoek tot inschrijving kan doen. Bij de opzet van Studielink is ervoor gekozen om geen business logica m.b.t. toelating in Studielink zelf in te bouwen maar uitsluitend de door de student ingevoerde gegevens door te geven en de beslissingen over toelating aan de onderwijsinstellingen / IB-Groep over te laten. 5

6 Figuur 1 Invoer door de student 6

7 analysis Proces Name: Proces Author: stefan Version: 1.0 Created: :38:28 Updated: :57:21 Onderhouden sgegev ens Student (from Actors) Verzoek tot inschrijven door student - fixus opleiding Verzoek tot inschrijv en door student - zonder fixus (from Process-diagrams - Persoonsregistratie (from...) Process-diagrams - Persoonsregistratie...) Studielinkmsg03inschrijving (from Berichten KvA) Verwerken v ooropleiding Studielinkmsg07onderhoudenen (from Berichten KvA) [1e voorkeur + decentrale selectie] Proces Centrale persoonsverificatie Proces Decentrale verificatie student (from Process-diagrams - Persoonsregistratie (from...) Process-diagrams - Persoonsregistratie...) Verwerken nieuwe VO-S-40 (from Berichten KvI) [student geverifieerd] [student geverifieerd] Proces Samenv oegen (from Process-diagrams - Persoonsregistratie...) Verwerken gewijzigde Verwerken v erwijderde v ooropleiding VO-S-43 (from Berichten KvI) VO-S-44 (from Berichten KvI) VO-I-41 (from Berichten KvI) Met goedkeur op vos40 Ontvangen terugkoppeling v ooropleidingregistratie door IBG-ERR Verwerken verzoek tot inschrijving AM-S-20 (from Berichten KvI) Verwerken centrale verificatie VO-I-42 (from Berichten KvI) Ontvangen verificatie door IBG-ERR Verwerken terugkoppeling bericht v ooropleiding VO-S-46 (from Berichten KvI) [1e voorkeur + decentrale selectie] Verwerken Studielinkmsg07onderhoudenen «Informatie object» 'Vooropleiding niet geverifieerd IBG' [Status N] (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Vooropleiding andere instelling' [Status N signaal 401] (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Vooropleiding toegevoegd/gewijzigd instelling' [Status N signaal 402] (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Vooropleiding geverifieerd' [Status GD] (from Informatie objecten) Verwerken decentrale v erificatie Studielinkmsg10verifierenen Ontvangen v ooropleidingv erificatie door instelling (from Berichten KvA) Verwerken nieuwe VO-S-40 Verwerken gewijzigde VO-S-43 Verwerken Studielinkmsg07onderhoudenen [1e voorkeur + decentrale selectie] Intrekken v erificatie Studielinkmsg10verifierenen Ontvangen ingetrokken verificatie door instelling Verwerken ingetrokken v ooropleidingv erificatie VO-S-43 «Informatie object» 'Ingetrokken verificatie door instelling' (from Informatie objecten) VO-I-45 (from Berichten KvI) Ontvangen nieuwe door IBG-balie IBG-balie (from Actors) VO-I-47 (from Berichten KvI) VO-I-48 (from Berichten KvI) Ontv angen gewijzigde door IBG-balie Ontvangen v erwijderde door IBG-balie Verwerken terugkoppeling bericht v ooropleiding VO-S-46 Verwerken v ooropleiding Studielinkmsg07onderhoudenen [1e voorkeur + decentrale selectie] «Informatie object» 'Vooropleiding ingetrokken door de IB-Groep' (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Vooropleiding gewijzigd door de IB-Groep' (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Buitenlandse controle instelling' (from Informatie objecten) «Informatie object» 'Vooropleiding opgevoerd door de IB-Groep' (from Informatie objecten) Figuur 2 Globaal processchema verwerken en controle 7

8 3 Algemene procesbeschrijving controle Onderstaande globale procesbeschrijving van alle processen rond de is overgenomen uit het document Impact Studielink 3 op het SIS. Bij afwijkingen tussen het huidige document en het document Impact SL3 op het SIS is laatstgenoemd document leidend. Studielink SIS Overig relevante IB-Groep SIS Student Centrale studenten administratie IBG-balie seq Onderhouden v ooropleidingen [door student] Functie: Opvoeren/wijzigen/verwijderen en() Vooropleidingen (msg07) [student bekend bij IB-Groep]: Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Vooropleiding geregistreerd (VOI41) [student heeft verzoeken geplaatst]: Verzoek tot inschrijving (AMS20) Bevestiging verzoek ontvangen (AMI21) Status aanmelding IB-Groep() [student bekend bij IBG]: Verwijderde (VOS44) [door instelling] Functie: Opvoeren/wijzigen/verwijderen en() Vooropleidingen (msg10 of msg34 Vooropleiding toegevoegd/gewijzigd() [student bekend bij IB-Groep]: Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Vooropleiding geregistreerd (VOI41) Verzoek tot inschrijving (AMS20) Bevestiging verzoek ontvangen (AMI21) Status aanmelding IB-Groep() [student bekend bij IBG]: Verwijderde (VOS44) [door IBG-balie] Gevalideerde en (VOI45 / VOI47 / VOI48) Functie: Opvoeren/wijzigen/verwijderen en() [decentraal geverifieerd]: Vooropleiding opgevoerd/gewijzigd/verwijderd door IB-Groep() [niet decentraal geverifieerd]: Controle instelling() Vooropleidingen (msg07) seq Centrale v ooropleiding v erificatie [toestemmingsverklaring van de student]: Resultaat centrale verificatie (VOI42) Vooropleiding geverifieerd() [match = positief]: Centrale verificatie (msg07) seq Dcentrale v ooropleiding v erificatie door instelling Functie: Valideren en() Gevalideerde en (msg10 of msg34) Statusinfo en() [ERR geverifieerd]:retour en (msg07) [niet ERR geverifieerd]: Vooropleidingen (msg07) [niet ERR geverifieerd; student bekend bij IB-Groep]: Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) (from Actors) (from Actors) Figuur 3 procesbeschrijving controle (from Actors) 8

9 De en kunnen door de student tijdens het verzoek tot inschrijving worden ingevuld of als afzonderlijke optie binnen Studielink. Zolang er geen positieve match is tussen de door de student ingevulde en en de en zoals geregistreerd in ERR/BRON of de gegevens zijn niet geverifieerd door een instelling, heeft de student de mogelijkheid om de en te onderhouden of aan te vullen. De en worden naar alle relevante instellingen gestuurd en tegelijkertijd worden de en uit ERR/BRON opgevraagd t.b.v. de match. Een instelling mag ook de en van de student muteren, mits deze eerder door de betreffende instelling zijn geverifieerd of nog helemaal niet geverifieerd zijn. En zolang er nog geen positieve match is. De en worden naar Studielink gestuurd die vervolgens de gemuteerde en doorstuurt naar de overige relevante instellingen en tegelijkertijd worden de en uit ERR/BRON opgevraagd t.b.v. de match. Er wordt niet aan de instellingen doorgegeven dat een andere instelling de verificatie heeft uitgevoerd. Alleen als er een positieve match met ERR/BRON is worden de instellingen van de verificatie door ERR/BRON op de hoogte gebracht. Bericht Van Naar Omschrijving Functie: Opvoeren/wijzigen/ver wijderen en Vooropleidingen (msg07) Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Vooropleiding geregistreerd (VOI41) Student Studielink De student vult zijn en in via Studielink. De student moet minimaal 1 hebben. Studielink SIS De en worden naar alle relevante instellingen gestuurd Studielink IB-Groep Indien de student bekend is bij de IB- Groep stuurt Studielink de (en) naar de IB-Groep. IB-Groep Studielink Terugkoppeling van de IB-Groep dat de bij de IB-Groep is geregistreerd. Nadat de is geregistreerd start bij de IB-Groep, als de student hiervoor toestemming heeft gegeven, het proces om de te controleren in ERR/BRON Verzoek tot inschrijving (AMS20) Studielink IB-Groep Het systeem stuurt alle CBAP-plichtige verzoeken tot inschrijving van de student naar de IB-Groep. Wanneer alle onderstaande condities van toepassing zijn wordt het verzoek tot inschrijving naar de IB-Groep verstuurd: - Er is een opleiding gekozen die centraal aangemeld moet worden (in SSG tabel is bij de opleiding in rubriek 'Aanmelding indicatie' de waarde 'centraal' vastgelegd); - De student heeft bij zijn verzoek gekozen voor 'Eerste-jaars'; - De student heeft bij zijn verzoek gekozen voor inschrijvingsvorm 'student'; - De student bekend is bij de IB-Groep; 9

10 Bericht Van Naar Omschrijving - Er is minimaal één van de student bij de IB-Groep geregistreerd; - De student heeft voor deze opleiding nog niet eerder een verzoek geplaatst (met een andere alternatieve opleidingscode) bij dezelfde instelling, in hetzelfde studiejaar en met dezelfde opleidingsvorm Bevestiging verzoek ontvangen (AMI21) Status aanmelding IB-Groep IB-Groep Studielink De IB-Groep stuurt een bevestiging als het verzoek tot inschrijving in behandeling is genomen, zodat de student geïnformeerd wordt dat de IB- Groep de gegevens heeft ontvangen. Studielink Student De student wordt geïnformeerd over het van de IB-Groep ontvangen resultaat betreffende zijn verzoek tot inschrijving. De mededeling kan een van de volgende varianten betreffen: - IBG heeft uw verzoek tot inschrijving goedgekeurd - IBG heeft uw verzoek tot inschrijving afgekeurd - IBG heeft uw verzoek tot inschrijving afgekeurd; bij bezwaar kunt u zich melden tot de IBG Verwijderde (VOS44) Studielink IB-Groep Indien de student bekend is bij de IB- Groep stuurt Studielink de verwijderde naar de IB-Groep Functie: Opvoeren/wijzigen/ver wijderen en Centrale studenten administratie SIS De instelling geeft in het SIS aan welke (en) de student heeft gevolgd Vooropleidingen (msg10 of msg Vooropleiding toegevoegd/gewijzigd Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Vooropleiding geregistreerd (VOI41) SIS Studielink Via het SIS wordt de (al dan niet in combinatie met een (verzoek tot) inschrijving) aan Studielink gestuurd. Studielink Student De student wordt geïnformeerd dat de instelling een heeft toegevoegd of gewijzigd. Studielink IB-Groep Indien de student bekend is bij de IB- Groep stuurt Studielink de (en) naar de IB-Groep. IB-Groep Studielink Terugkoppeling van de IB-Groep dat de bij de IB-Groep is geregistreerd. Nadat de is geregistreerd start bij de IB-Groep, als de student hiervoor toestemming heeft gegeven, het 10

11 Bericht Van Naar Omschrijving proces om de te controleren in ERR/BRON Gevalideerde en (VOI45 / VOI47 / VOI48) Vooropleiding opgevoerd/gewijzigd/v erwijderd door IB- Groep Controle instelling Vooropleidingen (msg07) Resultaat centrale verificatie (VOI42) Centrale verificatie (msg07) Vooropleiding geverifieerd IB-Groep Studielink De door de IB-Groep gevalideerde en worden aan Studielink doorgegeven. Studielink Student Indien de IB-Groep zijn en heeft gevalideerd en/of gemuteerd wordt de student hiervan op de hoogte gebracht. Studielink Student Indien de en niet door de IBG-balie zijn geverifieerd wordt de student geïnformeerd dat de controle door de instelling moet plaats vinden. Studielink SIS Studielink stuurt de door de IB-Groep nieuw toegevoegde, gewijzigde of verwijderde en door aan alle relevante instellingen IB-Groep Studielink Aan Studielink wordt geretourneerd dat de ontvangen overeenkomt met de registratie in ERR/BRON. Op basis van de geretourneerde gegevens en de aanwezige gegevens in Studielink wordt bepaald of de diplomagegevens inclusief vakken overeenkomen of dat ook de bijbehorende cijferlijst overeenkomt. Studielink SIS Bij een positieve match zijn de en geverifieerd door ERR/BRON en wordt de centrale verificatiestatus doorgestuurd naar alle relevante instellingen. Het niveau van de verificatie wordt aangegeven; diploma/vakken of cijferlijst. (cijferlijst verificatie impliceert dat ook diploma/vakken een match heeft). Studielink Student De student wordt op de hoogte gebracht van het resultaat van de match. Indien de match op cijferlijstniveau is gelegd kunnen de gegevens van de betreffende niet meer gemuteerd worden, met uitzondering van vakken cijfers waarvan is teruggemeld dat ze niet klopten. Indien de match op diploma is gelegd, kunnen de vakken en cijfers nog gemuteerd/aangevuld worden Functie: Valideren en Centrale studenten administratie SIS De instelling valideert de en, die vanuit Studielink zijn ingelezen of direct door de instelling zelf zijn ingebracht in het SIS. 11

12 Bericht Van Naar Omschrijving Gevalideerde en (msg10 of msg34) SIS Studielink De door de instelling gevalideerde en worden aan Studielink doorgegeven. De gevalideerde en kunnen ook gelijk worden meegestuurd (bericht 34) wanneer de student zich via de instelling heeft ingeschreven Statusinfo en Retour en (msg07) Studielink Student Indien de instelling zijn en heeft gevalideerd en/of gemuteerd wordt de student hiervan op de hoogte gebracht. Studielink SIS Wanneer het diploma al (geheel of gedeeltelijk) door de IB-Groep positief was geverifieerd stuurt Studielink de gegevens zoals deze n.a.v. deze verificatie in Studielink bekend zijn terug naar de instelling Vooropleidingen (msg07) Studielink Overig relevante SIS De en die nog niet in Studielink bestonden of die een wijziging hebben ondergaan worden naar alle relevante instellingen gestuurd Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Studielink IB-Groep De en van de student worden vergeleken met de en van de student zoals die in ERR/BRON geregistreerd staan. De student moet bekend zijn bij de IB-Groep. 4 Verificatie van de Voordat een student aan een opleiding kan beginnen moet altijd de van de student worden gecontroleerd. Studielink kent hierbij meerdere mogelijkheden: - De wordt centraal gecontroleerd in het zogenaamde BRON/ERR, een centraal register bij de IB-Groep waarin alle HAVO, VWO en de meeste MBO en met bijbehorende gegevens zijn opgenomen. - Decentraal door de onderwijsinstelling. - Decentraal door de IB-Groep. - Decentraal door de IB-Groep namens de (niet aangesloten) instelling. Wanneer de student een account aanmaakt in Studielink wordt gevraagd of de student toestemming verleent om de te mogen controleren in BRON/ERR. Indien de student hiervoor geen toestemming verleent wordt de student automatisch doorverwezen naar de onderwijsinstelling voor de verificatie van de. In dat geval wordt er geen verzoek gedaan voor verificatie in BRON/ERR. HBO en WO diploma s kunnen op dit moment (nog) niet gecontroleerd worden in BRON/ERR. Ook buitenlandse en worden sinds SL2.9 niet meer ter verificatie opgestuurd naar de IB- Groep. Deze diploma s moeten daarom altijd door de onderwijsinstelling worden gecontroleerd. Wanneer voor een een of meer verificaties zijn ontvangen van onderwijsinstelling(en), IBG-balie of BRON/ERR worden de verificatieresultaten bij de getoond. Getoonde informatie en het al dan niet wijzigbaar/verwijderbaar zijn van gegevens is afhankelijk van de ontvangen verificatieresultaten, zie hiervoor de betreffende subparagrafen hieronder. 12

13 4.1 Centrale verificatie via BRON/ERR De student moet toestemming verlenen voor de controle. Doet de student dit niet dan wordt er ook geen controle uitgevoerd. Een onderwijsinstelling kan in het eigen SIS zien of de student toestemming heeft verleend voor de controle en indien de student geen toestemming heeft gegeven direct beginnen met de eigen controleprocedure voor de. 3 Indien de student wel toestemming heeft gegeven en het betreft een HAVO, VWO of MBO opleiding wordt een aanvraag voor centrale verificatie (VOS46) naar de IB-Groep gestuurd (zie figuur 3). NB: en die met conversie gemarkeerd zijn aangeleverd worden niet doorgestuurd voor BRON/ERR controle. Figuur 4 Ontvangen verificatie BRON/ERR De IB-Groep controleert in haar systeem of de gegevens van de student al zijn opgenomen. 4 Hierbij kunnen zich meerdere situaties voordoen: - De betreffende is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR - De betreffende is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog niet behaald. - De betreffende is wel aanwezig en het diploma is gehaald. Vooropleidingen waarvoor de BRON/ERR verificatie in aanvraag is kunnen niet gewijzigd worden. Op het moment dat een nog niet bekend is bij de IB-Groep en de verificatie het 'spontane verificatie' traject ingaat (zie paragraaf 4.1.4), kan een wel gewijzigd worden binnen Studielink. Gedurende de periode dat een verificatie aanvraag naar de IB-Groep gestuurd is en nog geen bericht terug ontvangen is krijgt de als verificatiestatus de status "In progress". Deze status wordt niet doorgestuurd naar de instelling(en). 3 Afhankelijk van de mogelijkheden van het SIS 4 Vooropgesteld dat het bericht voldoet aan alle eisen en niet wordt afgekeurd. 13

14 Zolang de nog niet is geverifieerd (dus ook als de verificatiestatus in progress is) kan de onderwijsinstelling de gegevens nog wijzigen en decentraal verifiëren. De IB-Groep stuurt het resultaat van de controle via een bericht (VOI42) terug naar Studielink en Studielink slaat het resultaat op. Studielink stuurt het resultaat van de controle (positief of negatief) via een bericht (msg07) door naar alle onderwijsinstellingen waarmee de student een relatie heeft (in Studielink). Bij ontvangst van de reactie wordt gecontroleerd of de status die wordt verstuurd hoger of gelijk is aan de verificatiestatus die al in Studielink is vastgelegd. Hierbij wordt de volgende rangvolgorde gehanteerd. Rang Waarde Betekenis 1 GD Diploma centraal geverifieerd bij IB-Groep 2 DD Diploma decentraal geverifieerd bij instelling DC Cijferlijst decentraal geverifieerd bij instelling IC Cijferlijst decentraal geverifieerd bij IB-Groep ID Diploma decentraal geverifieerd bij IB-Groep 3 GV centraal geverifieerd bij IB-Groep. Vooropleiding is nog niet behaald 4 N Niet geverifieerd NG = Niet geverifieerd na wachtperiode NT / NX toestemming student voor verificatie / toestemming onbekend NV Verificatie niet mogelijk bij dit type Tabel 1 Rangvolgorde status verificatie Indien een lagere status wordt geretourneerd wordt het bericht afgekeurd. 14

15 Figuur 5 Ontvangst resultaat BRON/ERR controle De betreffende is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR De nummering van de paragraafindeling is niet logisch. Dit is toch hoofdstuk 4? (staat dus ook fout in de inhoudsopgave. Indien de niet is gevonden bij de student in BRON/ERR stuurt de IB-Groep een bericht (VOI42, VOI45 of VOI47) naar Studielink met status geverifieerd is N. Vervolgens krijgt de student een mededeling dat de niet geverifieerd kon worden en een gewaarmerkte kopie diploma / cijferlijst moet opsturen naar de onderwijsinstelling. De exacte inhoud van de betreffende mededeling is te vinden in het Studielink berichtenboek bij centraal afgekeurd. 15

16 De onderwijsinstelling ontvangt een msg07 met status geverifieerd is N. Indien de onderwijsinstelling de in de tussentijd al decentraal heeft geverifieerd wordt een msg07 met de status DD gestuurd. Bij de bepaling of een aanwezig is in BRON/ERR wordt ook het profiel meegenomen. Voorbeeld: de student heeft opgegeven dat hij VWO doet met profiel N+T. Indien wel een VWO wordt gevonden, maar met een ander profiel (bijvoorbeeld C+M) dan wordt de status geverifieerd = N geretourneerd. Indien de gegevens nog niet bij IB-Groep bekend zijn wordt de zogenaamde 'spontane verificatie' uitgevoerd. Dit betekent dat de vanuit Studielink aangeleverde gegevens elke dag opnieuw worden gecontroleerd, tot een half jaar na de door de student opgegeven verwachte diplomadatum. Als binnen dat half jaar alsnog gegevens door de VO-instelling (school) worden aangeleverd dan wordt alsnog het resultaat hiervan naar Studielink gestuurd. Hierbij is er verschil of de student heeft aangegeven of het diploma al dan niet is behaald. Zie voor meer informatie over de procedure verificatie in BRON/ERR in paragraaf procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle. Een student kan een niet geverifieerde altijd aanpassen. Indien de student echter het profiel en/of type wil aanpassen dan moet de student eerst opnieuw de juiste invoeren en dan de foutieve verwijderen De betreffende is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog niet behaald Aan het begin van het eindexamenjaar dienen VO scholen en MBO scholen bij het basisregister onderwijsnummer (BRON/ERR) aan te melden welke scholieren eindexamen gaan doen en voor VO scholen ook welk profiel en vakkenpakket zij hebben. Vroegtijdig is daarom al bekend voor welk diploma een aankomend student examen zal gaan doen. Studielink controleert daarom zodra de student zijn ingevoerd heeft direct bij BRON/ERR de status. In de periode voor begin juli zal de doorgaans wel gevonden worden in BRON/ERR maar heeft de student het diploma nog niet behaald. De IB-Groep stuurt een bericht (VOI42, VOI45 of VOI47) naar Studielink met daarin status geverifieerd is GV. De student ontvangt een mededeling 'Vooropleiding (centraal) geverifieerd (zie berichtenboek Studielink). Deze status wordt door de IB-Groep alleen afgegeven indien de student heeft aangegeven dat het diploma nog niet is behaald. Indien de student heeft aangegeven dat het diploma is behaald maar er worden geen diplomagegevens gevonden in BRON/ERR (wel gegevens) dan blijft de status Niet geverifieerd. 5 Studielink stuurt het resultaat via een bericht (msg07) met dezelfde status door aan de onderwijsinstelling. Dit is voor de onderwijsinstelling een teken dat de student in ieder geval bezig is met de die hij heeft opgegeven. Indien de school ook de eindexamenvakken heeft geregistreerd kan de onderwijsinstelling tevens zien welke door de student opgegeven vakken correct zijn. De instelling kan in principe gewoon wachten tot de eindexamengegevens bekend zijn en door de scholen zijn aangeleverd bij BRON/ERR. Zodra de student in Studielink aangeeft het diploma te hebben behaald start namelijk opnieuw de BRON/ERR controle. Zie de betreffende paragraaf Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle. Indien de instelling eerder over het diploma / cijferlijst beschikt dan de gegevens via BRON/ERR worden aangeleverd kan de instelling de gegevens aanvullen / aanpassen (met uitzondering van soort ) en de decentraal verifiëren. NB: de gegevens kunnen (zolang er nog geen centrale verificatie is afgegeven) worden gewijzigd. Gegevens kunnen als er nog geen 5 De wordt dus altijd in zijn geheel geverifieerd inclusief de status diploma behaald ja/nee. De reden hiervoor is dat de student diploma behaald al op Ja heeft gezet. De trigger om te controleren is dus al gegeven. De controle wordt tot een half jaar na de opgegeven datum uitgevoerd. 16

17 verificatie is afgegeven ook worden gewijzigd zonder dat er een decentrale verificatie wordt afgegeven. De student en/of de onderwijsinstelling kan de volgende gegevens nog aanpassen: Profiel [door de onderwijsinstelling als een status DD wordt afgegeven, student indien afgekeurd] Diploma behaald [student en onderwijsinstelling] Datum diploma [student en onderwijsinstelling] Vakken toevoegen Vakken die zijn afgekeurd verwijderen Cijfers toevoegen Toeleverende school [student uitsluitend wanneer signaal 401 is] NB: De IB-Groep geeft alleen controleresultaten terug op de ingevoerde/aangeboden gegevens t.a.v. diploma, vakken en resultaten. De IB-Groep voorziet Studielink niet van ontbrekende gegevens. Dit betekent o.a. dat indien de student geen gegevens over vakken / cijfers heeft ingevoerd deze ook niet door de IB-Groep worden aangeleverd. De IB-Groep stuurt tot en met een half jaar na de (verwachte) diplomadatum nog mutaties op de op. De controle aan IB-Groep zijde wordt dagelijks uitgevoerd De betreffende is wel aanwezig en het diploma is behaald Indien de bij de betreffende student wordt gevonden, de student heeft aangegeven dat het diploma is behaald en de school de gegevens heeft doorgegeven aan BRON/ERR dan wordt een positieve verificatie afgegeven door de IB-Groep. De IB-Groep stuurt een bericht (VOI42) met status behaald diploma = GD naar Studielink en Studielink slaat dit op. Indien er bij de verificatie van de is geconstateerd dat sommige gegevens die de student heeft ingevuld in Studielink afwijken van de registratie in BRON/ERR dan worden deze gegevens afgekeurd. De student ontvangt een mededeling 'Vooropleiding (centraal) geverifieerd (zie berichtenboek Studielink). Afhankelijk van de reden van afkeur van de verificatie (vak onjuist/onbekend, resultaat onjuist/onbekend, datum diploma niet correct, etc.), wordt een andere tekst geplaatst in de naar de student. De IB-Groep geeft alleen controleresultaten terug op de ingevoerde/aangeboden gegevens t.a.v. diploma, vakken en resultaten. De IB-Groep voorziet Studielink niet van ontbrekende gegevens. De volgende terugmeldingen kunnen verwacht worden: - Verificatie Diploma ERR (of BRON VO) positief - Verificatie Diploma ERR (of BRON VO) negatief (gegevens foutief of onbekend) - Verificatie individueel vak ERR (of BRON VO) waarbij aangegeven wordt of: het vak onbekend is. Het vak wordt voorafgegaan door een rode cirkel met een wit plat streepje, achter het vak staat de melding "vak niet gevonden" het vak bekend is, maar het resultaat onjuist is of onbekend is bij IBG. Het vak wordt voorafgegaan door een rode cirkel met een wit plat streepje, achter het vak staat de reden van afkeur. het vak bekend is en het resultaat juist is. Het vak wordt in dat geval voorafgegaan door een groen omkaderd vinkje. Indien er een negatief resultaat wordt geretourneerd vanuit de IB-Groep dan kan deze vergezeld gaan van een signaalcode waarmee wordt aangegeven wat er precies fout was. De volgende codes zijn hierbij mogelijk: 401 De is volgens de gegevens van de IB-Groep bij een andere school gevolgd 402 Het diploma is volgende de gegevens van de IB-Groep op een andere datum behaald Mogelijkheden student Indien na controle blijkt dat er onjuistheden in de gegevens zitten, kan de student zijn gegevens aanpassen. De gehele (gewijzigde en niet-gewijzigde gegevens) wordt dan opnieuw aan IBG aangeboden. De student kan zijn gegevens onbeperkt blijven wijzigen, echter indien hij 17

18 zijn gegevens twee keer gewijzigd heeft en de gegevens daarna nog steeds fouten bevatten, krijgt deze de mededeling dat hij/zij zich met diploma en cijferlijst moet melden bij de instelling waar hij/zij de opleiding wil gaan volgen. De student kan de volgende gegevens wijzigen: Datum diploma [uitsluitend bij signaalcode 402] Vakken die zijn afgekeurd verwijderen Vakken toevoegen Cijfers die zijn afgekeurd wijzigen Toeleverende school [uitsluitend wanneer signaal 401 is] De student kan deze items herkennen aan een rood rondje met daarin een witte balk Mogelijkheden onderwijsinstelling De verificatie die door BRON/ERR aan Studielink wordt gestuurd, wordt door Studielink naar de instelling doorgestuurd (inclusief evt. signaalcode). De verificatie die door IBG-balie of instelling naar Studielink wordt gestuurd, wordt door Studielink niet doorgestuurd naar de gerelateerde instellingen. Wel worden de wijzigingen in de gegevens doorgestuurd. Gegevens geverifieerd door BRON/ERR kunnen niet overschreven worden met gegevens afkomstig van een instelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden worden: - Indien het diploma al centraal geverifieerd is worden wijzigingen met betrekking tot het diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen eventueel wel gewijzigd worden. - Indien een vak centraal geverifieerd is wordt een wijziging op betreffend vak geweigerd, een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. - Indien een vak inclusief cijfer door BRON/ERR geverifieerd is zullen alle wijzigingen op dit vak en cijfer geweigerd worden Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle Het verificatieproces draait dagelijks en werkt in grote lijnen als volgt. Alle en met de volgende status doen mee met het verificatieproces: 1. Niet geverifieerd 2. Niet geverifieerd, wegens geen toestemming student 3. Niet geverifieerd, wegens toestemming student nog onbekend. 4. GV en de student zet diploma behaald op Ja. De status wordt in dit geval door de actie van de student teruggezet naar Niet geverifieerd door waardoor het verificatieproces weer opnieuw wordt gestart. Bij de statussen zoals genoemd onder 2 en 3 wordt gekeken of er inmiddels toestemming is. Elke dag wordt opnieuw bekeken of het verificatieproces voor de betreffende student nog moet worden uitgevoerd (geen eindstatus heeft) en of de (verwachte) diplomadatum niet langer dan een half jaar in het verleden ligt. NB: bij de allereerste controle wordt niet gekeken of het half jaar is verstreken. Dus een student die in Studielink aangeeft het diploma 5 jaar geleden behaald te hebben wordt 1 keer gecontroleerd. Wordt het diploma daarbij niet gevonden dan wordt er vanuit gegaan dat dit ook niet meer in BRON/ERR zal worden opgevoerd en wordt de controle gestaakt. Eindstatussen zijn: verificatie niet mogelijk bij dit type, geverifieerd (GV) + student heeft diploma behaald nog niet op Ja gezet en diploma geverifieerd. Processtap Van Naar Omschrijving 1.1 Student voert op Student Studielink De student vult zijn en in via Studielink. De student moet minimaal 1 hebben. 18

19 Processtap Van Naar Omschrijving Aanvraag check en in ERR (VOS40 of VOS43) Studielink IB-Groep De IB-Groep ontvangt de aanvraag voor BRON/ERR controle Initiële status is niet geverifieerd 1.4 -controle of soort voorkomt in BRON/ERR Niet geverifieerd Niet geverifieerd Verificatie niet mogelijk Start van de controle Indien het een betreft die niet in BRON/ERR wordt geregistreerd ( <> HAVO, VWO of MBO, later eventueel HBO/WO) dan is geen verificatie mogelijk en stopt het proces. Dit is bijvoorbeeld het geval bij buitenlandse en controle of de student toestemming heeft verleend Niet geverifieerd, soort komt voor Niet geverifieerd, geen toestemming student (of toestemming onbekend) Indien de student geen toestemming heeft gegeven voor controle of onbekend is of de student toestemming heeft gegeven dan blijft de status niet geverifieerd. De controle wordt de volgende dag opnieuw uitgevoerd omdat een student de toestemming status kan aanpassen Student heeft wel toestemming verleend. Controle of de student voorkomt in BRON/ERR Niet geverifieerd, wel toestemming Niet geverifieerd Indien de student? moet dit niet het DIPLOMA zijn ipv de student? niet voorkomt in BRON/ERR wordt de controle afgebroken en wordt de volgende dag opnieuw gecontroleerd, tot het moment dat de datum langer dan een half jaar na de (verwachte) diploma datum ligt Student is gevonden in BRON/ERR. Controle of geregistreerd is bij deze student Niet geverifieerd, student gevonden Niet geverifieerd Indien de betreffende niet wordt gevonden bij de student dan blijft de status Niet geverifieerd en wordt de volgende dag opnieuw gecontroleerd, tot het moment dat de datum langer dan een half jaar na de (verwachte) diploma datum ligt De is gevonden bij de betreffende student Niet geverifieerd, gevonden Indien de betreffende combinatie van student en voorleiding is gevonden wordt voor bepaling van de status nog een tweede controle uitgevoerd, namelijk of de student heeft aangegeven dat het diploma is behaald. Zie volgende stap Vooropleiding gevonden en aangegeven dat diploma nog niet is behaald. Niet geverifieerd, gevonden, diploma behaald is Nee Vooropleiding geverifieerd (GV), Verificatie voltooid. Indien de student heeft aangegeven dat het diploma nog niet is behaald en de is gevonden dan wordt aan Studielink teruggemeld dat de is geverifieerd. NB: indien het diploma wordt gevonden wordt toch GV en niet GD teruggegeven indien de student heeft aangegeven dat het diploma nog niet is behaald. Is dit logisch? Als de student aangeeft dat je 19

20 Processtap Van Naar Omschrijving mag controleren en je vindt het opgegeven diploma dan ga je toch niet wachten op de student maar dan pak je toch de info uit ERR over?? Vooropleiding gevonden en aangegeven dat diploma wel is behaald. Niet geverifieerd, gevonden, diploma behaald is Ja Niet geverifieerd De student heeft in Studielink aangegeven dat het diploma is behaald. In BRON/ERR wordt de gevonden, maar geen diplomagegevens. De status wordt Niet geverifieerd en de volgende dag wordt opnieuw gecontroleerd, tot het moment dat de datum langer dan een half jaar na de (verwachte) diploma datum ligt Diploma gevonden, student heeft aangegeven dat diploma is behaald Niet geverifieerd of GV Diploma geverifieerd (GD), verificatie afgerond De student heeft in Studielink aangegeven dat het diploma is behaald. Het diploma is bij deze student gevonden in Studielink Verificatie proces beëindigd. IB-Groep Studielink Bij het resultaat kan één of meerdere signaalcodes worden meegeleverd. Zie hiervoor de voorgaande en volgende paragrafen. Hieronder zijn de mogelijkheden nog een keer uitgeschreven: 1. Vooropleiding niet bekend in BRON en ERR (bijvoorbeeld buitenlandse ): status wordt Verificatie niet mogelijk bij dit type. Vooropleiding wordt de volgende dag dus niet meer geverifieerd 2. Geen toestemming van de student: status wordt/blijft Niet geverifieerd, wegens geen toestemming student. Volgende dag nieuwe poging 3. Geen toestemming van de student bekend: status wordt/blijft Niet geverifieerd, wegens toestemming student onbekend. Volgende dag nieuwe poging 4. Student niet bekend in BRON of ERR: status blijft Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe poging. 5. Student meldt nog niet afgeronde die niet voorkomt in BRON of ERR: status blijft Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe poging. 6. Student meldt nog niet afgeronde, er wordt echter WEL een diploma gevonden in BRON of ERR. Status wordt geverifieerd (GV). Verificatie voltooid. 7. Student meldt afgeronde, maar er zijn nog geen diplomagegevens in BRON of ERR: status blijft Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe poging. 8. Student meldt nog niet afgeronde die wél voorkomt in BRON status wordt Vooropleiding geverifieerd. Verificatie voltooid. 9. Student meldt afgeronde, diplomagegevens zijn bekend in BRON of ERR: status wordt Diploma geverifieerd. Verificatie afgerond. 10. Student meldt nog niet afgeronde en jaar diploma ligt meer dan een half jaar in het verleden: status wordt Niet geverifieerd na wachtstatus. Volgende dag dus geen nieuwe poging meer. 11. Student meldt afgeronde en datum diploma ligt meer dan een half jaar in het verleden: status wordt Niet geverifieerd na wachtstatus. Volgende dag dus geen nieuwe poging meer. Indien een student een wijziging doorgeeft op de (op nog niet geverifieerde gegevens), inclusief omzetting van diploma behaald van Nee naar Ja, dan wordt deze wijziging aan de IB-Groep doorgegeven en daar verwerk. De status verandert dan in Niet geverifieerd en het bovengeschetste proces wordt weer opnieuw uitgevoerd. 20

21 De trigger wanneer de verificatie van de de status GV heeft om opnieuw het verificatieproces uit te voeren is dus altijd een actie van de student 6 en NIET het opvoeren van diplomagegevens door de school. Het hele proces is hieronder ook schematisch weergegeven: analysis BRON/ERR controle te v erifieren v ooropleiding Idem voor toestemming onbekend, status is dan Niet geverifieerd wegens toestemming student onbekend Student Controle v ooropleiding in BRON/ERR Nee Controleer volgende dag opnieuw Zet status = Verificatie niet mogelijk bij dit type Nee soort in BRON/ERR Proces stopt Ja half jaar voorbij? Zet status = Niet gev erifieerd, geen toestemming student Nee Ja toestemming verstrekt Zet status = Niet gev erifieerd Nee Ja Student bekend in BRON/ERR LET OP: verificatie proces begint pas opnieuw zodra student aangeeft dat het diploma is behaald. Nee Nee Ja student - gevonden? Ja Student aangegeven diploma behaald? Nee Verificatie v oltooid. Zet status = Vooropleiding geverifieerd (GV) Ja Diploma gevonden? Ja Verificatie Afgerond. Zet status = Diploma geverifieerd (GD) Figuur 6 Schematische weergave IB-Groep controle proces 4.2 Decentrale verificatie door de onderwijsinstelling Indien er geen centrale verificatie uitgevoerd kan worden ( <> HAVO, VWO of MBO en/of de student heeft geen toestemming gegeven voor controle) dan dient de onderwijsinstelling zelf de decentraal te verifiëren. 6 De afgelopen twee jaar is deze actie van de student via een beheeractie gesimuleerd. Hierbij is vanuit Studielink beheer via een script diploma behaald tijdelijk op ja gezet, zodat alsnog de controle werd uitgevoerd. 21

22 uc Ontvangen v erificatie door instelling Name: Ontvangen verificatie door instelling Author: Surf Version: 1.0 Created: :24:31 Updated: :53:11 Bericht 10 Bericht VOS40 / VOS43 SIS (from Actors) Ontv angen v ooropleidingv erificatie door instelling IBG (from Actors) Bericht 07 Figuur 7 Decentrale verificatie door onderwijsinstelling Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende: Gegevens geverifieerd door BRON/ERR kunnen niet overschreven worden met gegevens afkomstig van een onderwijsinstelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden worden: - Indien het diploma al centraal geverifieerd is (status is GD) worden wijzigingen ten aanzien van het diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen eventueel wel gewijzigd worden. - Indien een vak al centraal geverifieerd is (status is VG) wordt een wijziging op betreffend vak geweigerd, een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. - Indien een vak inclusief cijfer centraal geverifieerd is (status = UG) zullen alle wijzigingen ten aanzien van dit vak en cijfer geweigerd worden. Vanuit Studielink wordt bij het verzoek tot inschrijving (msg03) de status van de toestemmingsverklaring meegestuurd. Indien deze status N is kan de instelling direct starten met de eigen verificatie procedure. Bij de decentrale verificatie dienen de gegevens correct en compleet gecontroleerd / ingevoerd te worden en diploma behaald op Ja gezet te worden. De decentrale verificatie wordt niet doorgestuurd naar andere onderwijsinstellingen maar de gegevens die tijdens de verificatie worden aangepast worden wel doorgevoerd in Studielink. Teneinde de kwaliteit van de informatie in de keten te verzekeren is het daarom van belang om goed te controleren dat geen onjuiste gegevens worden goedgekeurd. Tip: wacht niet te lang met verifiëren van de. Indien er 2 tot 3 weken na het bekend worden van de eindexamenuitslagen geen centrale verificatie van de tot stand is gekomen dan is het verstandig om te starten met de decentrale verificatieprocedure. 22

23 Indien de onderwijsinstelling de decentraal geverifieerd heeft en het resultaat doorgeeft aan Studielink ontvangt de student een mededeling dat zijn geverifieerd is door de betreffende onderwijsinstelling. Indien een onderwijsinstelling gegevens aanvult of wijzigt in de zonder dat een decentrale verificatie wordt afgegeven ontvangt de student een mededeling dat de betreffende onderwijsinstelling heeft gewijzigd c.q. toegevoegd. 23

24 act Ontv angen v ooropleidingv erificatie door instelling Name: Ontvangen verificatie door instelling Author: Minka Version: 1.0 Created: :39:18 Updated: :31:13 ActivityInitial Studielinkmsg10verifierenen Ontv angen bericht met v ooropleidingv erificatie 1. SIS (from Berichten KvA) (from Actors) 5. Controleer geldigheid bericht Studielingmsg10 Keur bericht Studielinkmsg10 af [nee] Bericht geldig [ja] Soort mutatie [Toegevoegde ] ActivityFinal [Gewijzigde ] Controleer status v ooropleiding in Studielink Leg gegev ens v ast in de database [ja] Decentrale verificatie Leg diplomagegev ens en v akken die nog niet IBG-ERR gev erifieerd zijn v ast in de database [nee] Buitenlandse [nee] Zijn er onderdelen reeds IBG-ERR geverifieerd in SL? [ja] [Ja] Verstuur bericht met v ooropleidingsgegev ens uit Studielink terug naar instelling [Nee] Leg mededeling v ast bij student 'Melden bij instelling iv m buitenlandse v ooropleiding' Student account geblokkeerd? [ja] Studielinkmsg07onderhoudenen [nee] (from Berichten KvA) Verstuur mededeling naar student 'Melden bij 'Melden bij instelling ivm instelling iv m buitenlandse ' buitenlandse v ooropleiding' (from berichten) Student Zijn er nog andere (from Actors) gerelateerde instellingen? [Ja] [Nee] 4. Verstuur bericht met v ooropleidingsgegev ens naar gerelateerde instellingen (inclusief decentrale selectie) indien aanwezig [Toegevoegde Verstuur bericht met gewijzigde ] VO-S-40 v ooropleidingsgegev ens met de v erificatie v an deze instelling naar IBG [Gewijzigde ] (from Berichten KvI) VO-S-43 (from Berichten KvI) IBG (from Actors) Leg mededeling bij de student v ast Student account geblokkeerd? Vooropleiding decentraal geverifieerd instelling Verstuur mededeling naar student (from berichten) Vooropleiding toegevoegd/gewijzigd (from berichten) ActivityFinal Figuur 8 Verwerken decentrale verificatie onderwijsinstelling 24

25 4.3 Decentraal door de IB-Groep Gegevens geverifieerd door BRON/ERR kunnen niet overschreven worden met gegevens afkomstig van een onderwijsinstelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden worden: - Indien het diploma al centraal geverifieerd is worden wijzigingen ten aanzien van het diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen eventueel wel gewijzigd worden. - Indien een vak al centraal geverifieerd is wordt een wijziging op betreffend vak geweigerd, een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. - Indien een vak inclusief cijfer centraal geverifieerd is zullen alle wijzigingen ten aanzien van dit vak en cijfer geweigerd worden. De IB-Groep voert geen losse decentrale verificaties van de uit (anders dan de reeds hiervoor genoemde verificaties namens de instelling). Decentrale verificaties door IB-Groep vinden daarom altijd plaats direct bij opvoer van de. Hierop is één uitzondering: direct voor de loting wordt in uitzonderingsgevallen een enkele keer wel een verificatie door de IB-Groep uitgevoerd op gegevens die door de student zelf zijn ingevoerd, als de student buiten de loting dreigt te vallen. uc Ontvangen nieuwe v ooropleiding door IBG-balie Name: Ontvangen nieuwe door IBG-balie Author: Surf Version: 1.0 Created: :43:05 Updated: :14:12 VOI45 bericht 07 IBG-balie (from Actors) Ontv angen nieuwe door IBG-balie SIS (from Actors) VOS46 Figuur 9 Toevoegen decentraal geverifieerde door IBG-Balie 4.4 Onderhouden / aanpassen door student na verificatie Indien na controle blijkt dat er onjuistheden in de gegevens zitten, kan de student zijn gegevens aanpassen. De gehele (gewijzigde en niet-gewijzigde gegevens) wordt dan opnieuw aan IBG aangeboden. De student kan zijn gegevens onbeperkt blijven wijzigen, echter indien hij zijn gegevens twee keer gewijzigd heeft en de gegevens daarna nog steeds fouten bevatten, krijgt deze de mededeling dat hij/zij zich met diploma en cijferlijst moet melden bij de instelling waar hij/zij de opleiding wil gaan volgen. De onderwijsinstelling kan de afgekeurde vakken / cijfers nog corrigeren. Een verificatie afgeven is hierbij niet noodzakelijk. Bij een HAVO/ VWO oud/ met profiel, mogen vakken en resultaten altijd toegevoegd worden, ongeacht een eventuele verificatie van de. 25

26 Indien een negatieve verificatie van de diplomagegevens van een instelling, IBG-balie of uit BRON/ERR ontvangen is, wordt er een rode cirkel met een wit plat streepje getoond en wordt het negatieve resultaat via een melding op het scherm getoond. De student kan zijn diplomagegevens aanpassen. Indien type en/of profiel onjuist waren ingevoerd dan kan de student dit uitsluitend wijzigen door eerst een nieuwe met het juiste profiel op te voeren en vervolgens de foutieve te verwijderen. Toeleverende school en datum diploma Indien er bij de verificatie een signaalcode 0401 is ontvangen ( bij een andere school gevolgd) wordt er een rode cirkel met een wit plat streepje getoond. In dat geval kunnen alleen de instellingsgegevens (plaats en instelling) nog gewijzigd worden. Er wordt een melding getoond 'De gegevens van de instelling waar het diploma is behaald kunnen gewijzigd worden'. Indien er bij de verificatie een signaalcode 0402 is ontvangen (Diploma op andere datum behaald), wordt een rode cirkel met wit plat streepje getoond vóór de Datum behalen diploma en kan alleen de Datum behalen diploma gewijzigd worden. Er wordt een melding getoond 'Diploma op andere datum behaald'. Indien een positieve verificatie van de diplomagegevens van een instelling, IBG-balie of van BRON/ERR is ontvangen wordt een groen omkaderd vinkje getoond en wordt een melding getoond over het positieve resultaat. De student kan vanaf dat moment de diplomagegevens niet meer wijzigen en kan de niet meer verwijderen. Indien de toeleverende school correct door de student is gekozen wordt dit aangegeven met kan de school niet meer worden gewijzigd. Indien de diplomadatum overeenkomt juist was ingevoerd wordt vóór de datum diploma een symbool getoond en kan de student de datum niet meer wijzigen. en Wanneer vanuit een BRON/ERR verificatie een positief resultaat is ontvangen overtreft dit de verificaties van alle andere partijen (instellingen en IBG-balie). Vóór het vak wordt dan een groen omkaderd vinkje getoond, gevolgd door de melding dat het vak geverifieerd is door de IB-Groep. Verificatieresultaten van andere partijen (onderwijsinstellingen) worden niet getoond. De rubriek 'resultaat' is niet meer wijzigbaar en het vak mag niet meer verwijderd worden Vakken en cijfers Wanneer voor een vak door de verschillende verifiërende partijen (instellingen, IBG-balie en BRON/ERR) dezelfde verificatieresultaten worden gestuurd, wordt achter het vak: - bij een positief resultaat een getoond en worden de verifiërende partijen opgesomd. - bij een negatief resultaat een getoond en wordt de afkeur reden gemeld met daarbij een mogelijke vervolgactie. De volgende meldingen kunnen getoond worden: Vak niet gevonden. Cijfer mogelijk onjuist, controleer het cijfer. Afhankelijk van het verificatieresultaat is de rubriek 'cijfer' al dan niet wijzigbaar en is het al dan niet mogelijk om het vak te verwijderen: - Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak is goedgekeurd, mag het vak niet meer verwijderd worden. - Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak inclusief het resultaat is goedgekeurd, is de rubriek 'cijfer' niet meer wijzigbaar en mag het vak niet meer verwijderd worden. Tegenstrijdige verificaties Wanneer voor een vak door de verschillende verifiërende partijen (instellingen, IBG-balie en BRON/ERR) verschillende verificatieresultaten worden gestuurd en er is geen positieve BRON/ERR verificatie ontvangen, wordt achter het vak een getoond. Tevens is het mogelijk om, d.m.v. het klikken op een vak, meer informatie te krijgen over de afzonderlijke verificaties van een vak. 26