Hogeschool voor de Kunsten Utrecht. <Leverancier> Kenmerk:

Transcriptie

1 Overeenkomst voor Multifunctionals en bijbehorende diensten tussen Hogeschool voor de Kunsten Utrecht en <Leverancier> Kenmerk:

2 DE ONDERTEKENDEN 1. Hogeschool voor de Kunsten Utrecht gevestigd en kantoorhoudend te 3511 RV Utrecht aan de Nieuwekade 1, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door zijn <COLLEGE VAN BESTUUR>, de <HEER/MEVROUW> <NAAM>, hierna te noemen Opdrachtgever ; 2. <OPDRACHTNEMER>, gevestigd en kantoorhoudend te <PLAATS>, te dezen vertegenwoordigd door haar algemeen directeur, de <HEER/MEVROUW> hierna te noemen Opdrachtnemer ; Ondergetekenden, hierna gezamenlijk te noemen Partijen. IN AANMERKING NEMENDE DAT: A. Opdrachtgever ten behoeve van HKU een Overeenkomst wenst af te sluiten voor de huur Multifunctionals en bijbehorende diensten; B. Opdrachtgever op 8 mei 2017 in het kader van een Europese aanbesteding de Aanbestedingsstukken met bijbehorend Programma van Eisen ter beschikking heeft gesteld ter zake van de huur Multifunctionals en bijbehorende diensten; C. Opdrachtnemer naar aanleiding van de Europese aanbesteding; huur Multifunctionals en bijbehorende dienstenop <DATUM> een Inschrijving heeft gedaan; D. Opdrachtgever in de beoordelingsprocedure op basis van de Inschrijving op <DATUM> de Dienstverlening van de aanbestede diensten aan Opdrachtnemer heeft gegund, onder voorbehoud van contractafstemming; E. Tussen Partijen overeenstemming is bereikt en Partijen thans, ter concretisering en uitwerking van de bereikte overeenstemming, een Overeenkomst willen aangaan. F. Opdrachtgever heeft ten allen tijde de intentie het kwaliteitsniveau te contracteren dat voldoet aan de verwachtingen van HKU, hiervoor zijn in alle zorgvuldigheid het Programma van Eisen en bijbehorende Bijlagen opgesteld. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 2 van 10

3 Komen als volgt overeen: Artikel 1 - Begrippen Aanbesteding De openbare Aanbestedingsprocedure overeenkomstig Aanbestedingswet, welke strekt tot verstrekking van de Opdracht en waarvan het verloop en het voorwerp nader is omschreven in de Aanbestedingsstukken. Aanbestedingsstukken Alle documenten (in schriftelijke of elektronische vorm) die door de Opdrachtgever gedurende de Aanbesteding worden ingebracht, o.a. het Beschrijvend Document, het concept van de Overeenkomst, het Programma van Eisen en de Nota s van Inlichtingen. Aanbestedingswet Wet van 1 juli 2016, houdende herziene regels omtrent Aanbestedingen (gewijzigde Aanbestedingswet 2012), Stb. 2016, 241, inclusief wijzigingen daarvan. Beschrijvend document De offerteaanvraag inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in de Aanbestedingswet, die door Opdrachtgever aan de Deelnemers is verstrekt en welke een (nadere) omschrijving inhoudt van het voorwerp van Aanbesteding. Begrippenlijst (na gunning) Deze lijst met gedefinieerde begrippen die met een beginhoofdletter worden gebruikt in de Overeenkomst en Bijlagen. Bijlage Een Bijlage bij een van de Aanbestedingsstukken. Een Bijlage maakt integraal deel uit van de Aanbestedingsstukken. Opdrachtnemer Degene waaraan Opdrachtgever de opdracht verstrekt. Dienst(en)/Dienstverlening De door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties, een en ander zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Het gebruik van de termen Diensten en Dienstverlening heeft mede betrekking op eventuele leveringen die in het kader van die Diensten (dienen te) worden gedaan. Follow-Me Printing Er wordt gebruik gemaakt van één enkele printerserver voor alle gebruikers. Deze printerserver stuurt de printopdracht naar een centrale server waar de printopdracht wordt bewaard (centraal instelbare bewaartijd) tot de gebruiker zichzelf identificeert bij een willekeurig apparaat binnen het betreffende netwerk en na het kiezen van de betreffende Opdracht pas wordt afgedrukt. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 3 van 10

4 Inschrijving Jaar Multifunctionals Nota van Inlichtingen Het aanbod dat Deelnemer volgens de Aanbestedingsstukken doet aan Opdrachtgever en dat strekt tot het uitvoeren van de Opdracht. Aaneengesloten periode van twaalf (12) maanden. Een apparaat waarmee kan worden geprint, gekopieerd en gescand. Document dat de antwoorden op vragen van Deelnemers bevat, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsstukken. De Nota s van Inlichtingen maakt (maken) onderdeel uit van het Beschrijvend Document en prevaleert (prevaleren) boven het overige deel van het Beschrijvend Document en de daarbij behorende Bijlagen. Bij een Nota van Inlichtingen beschikbaar gestelde Herziene Documentatie van de Aanbestedingstukken prevaleert boven eerdere versies van het betreffende document. Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst Partijen Programma van Eisen (PvE) Jaar De Opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het leveren van de Diensten die zijn beschreven in de Overeenkomst of nader zijn overeengekomen in een Nadere Overeenkomst. Degene die de Opdracht verstrekt (Opdrachtgever), zijnde Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. De leverancier met wie Opdrachtgever de Overeenkomst afsluit in het kader van de Aanbesteding. De Overeenkomst waarvan het concept is opgenomen in Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. inclusief Appendices tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de voorwaarden die gelden voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Het Programma van Eisen dat is opgenomen in de Bijlagen van de Aanbestedingsstukken, waarin de specificaties ten aanzien van het uitvoeren van de Overeenkomst zijn opgenomen. Aaneengesloten periode van twaalf (12) maanden. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 4 van 10

5 Artikel 2 Algemene bepaling 1. Deze Overeenkomst heeft betrekking op het, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, huren van Multifunctionals en de bijbehorende diensten in de gespecificeerde locaties van Opdrachtgever, een en ander zoals nader omschreven in de Aanbestedingsdocumenten (in het bijzonder in het Programma van Eisen). 2. Opdrachtnemer moet bij zijn werkzaamheden de zorgen van een goed opdrachtnemer in acht nemen en is verplicht de Dienstverlening uit te voeren overeenkomstig de Overeenkomst, de Aanbestedingsdocumenten en de Inschrijving. 3. De volgende rangorde geldt indien de genoemde voorwaarden met elkaar in tegenspraak zijn: a. Onderhavige Overeenkomst; b. Aanbestedingsdocumenten (Bijlage 1). Ten aanzien van de aanbestedingsdocumenten geldt de volgende rangorde: i. Nota s van Inlichtingen 2 d.d. <DATUM>; ii. Nota s van Inlichtingen 1 d.d. <DATUM>; iii. Programma van Eisen; iv. Bijlagen bij het Programma van Eisen. v. Beschrijvend document; vi. Bijlagen bij het Beschrijvend document; (nieuwe documenten prevaleren boven oudere documenten van dezelfde soort); c. Algemene voorwaarden Opdrachtgever (Bijlage 2); d. Inschrijving Opdrachtnemer (Bijlage 3). 4. De in het vorige lid genoemde documenten worden als Bijlagen bij deze Overeenkomst gevoegd en maken daarvan integraal onderdeel uit. 5. Als blijkt dat in documenten die lager in de rangorde staan van artikel 2.3 hogere eisen worden gesteld aan Opdrachtnemer, dan gelden deze hogere eisen voor Opdrachtnemer, tenzij anders is aangegeven in documenten die hoger in de rangorde staan dan het betreffende document. 6. Opdrachtgever heeft in het Beschrijvend Document een aantal Diensten optioneel uitgevraagd. Het is niet zeker of de optionele diensten daadwerkelijk worden afgenomen bij Opdrachtnemer. Opdrachtgever is daarnaast gerechtigd, om welke reden dan ook, deze diensten bij een andere partij af te nemen. 7. Indien er wijzigingen worden doorgevoerd aan de Overeenkomst dan zijn deze slechts rechtsgeldig indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en geaccordeerd door zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer. Artikel 3 - Betaling 1. De Aanneemsom exclusief btw bedraagt [bedrag],- per maand, hetgeen neerkomt op een bedrag van [bedrag],- per jaar. Opdrachtnemer kan geen andere kosten dan de Aanneemsom in rekening brengen. 2. Opdrachtnemer factureert Opdrachtgever maandelijks achteraf. Deze facturen stuurt Opdrachtnemer naar het adres van de afdeling financiën: financien@hku.nl 3. De te offreren prijzen kunnen alleen gewijzigd worden op 1 november van de jaren 2019, 2021, 2023 en Uitgangspunt voor de berekening van deze wijziging is het CPI van de CBS indexcijfer door middel van de vaste noemermethode. Maximaal 30% van het Tellertiktarief komt in aanmerking voor een aanpassing. Voor de overige 70% zijn geen termen aanwezig die een wijziging rechtvaardigen. Deze regeling geldt zowel voor monochroom als kleuren Tellertikprijzen. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 5 van 10

6 Eventuele prijsaanpassingen dienen minimaal twee maanden vóór 1 november van het daaropvolgende jaar onderbouwd voorgelegd te worden aan Opdrachtgever. Indien er geen verzoek tot prijswijziging is ontvangen door Opdrachtgever blijven de prijzen ongewijzigd tot en met de eerst mogelijke tariefswijziging. 4. Tijdelijke en/of extra werkzaamheden en leveranties die niet zijn opgenomen in de Dienstverlening (zie het Programma van Eisen) en die het Opdrachtnemer op afroep van de Opdrachtgever verricht, worden afzonderlijk in rekening gebracht en gefactureerd nadat de werkzaamheden zijn verricht of goederen zijn geleverd. Artikel 4 - Aansprakelijkheid en vrijwaring 1. Opdrachtnemer aanvaardt, in verband met de door haar ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden, de aansprakelijkheid voor kosten en schade geleden door Opdrachtgever en/of personen in dienst of werkzaam bij of voor de Opdrachtgever en/of derden als gevolg van schuld, nalatigheid of opzet van de medewerkers waarvan Opdrachtnemer zich bedient. Deze aansprakelijkheid beperkt zich tot de hoogte van het verzekerde bedrag zijnde ,- per aanspraak met een maximum van ,- per verzekeringsjaar. Iedere vordering op Opdrachtnemer, tenzij deze door Opdrachtnemer is erkend, vervalt door het verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering. 2. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanslagen loonbelasting en premies sociale verzekeringswetten in verband met de inzet van medewerker(s) van Opdrachtnemer bij Opdrachtgever. Artikel 5 - Wet- en regelgeving 1. Opdrachtnemer dient op de hoogte te zijn en de Dienstverlening te verrichten in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. 2. Indien de Dienstverlening niet wordt verricht conform het bepaalde in lid 1 en Opdrachtgever ten gevolge hiervan boetes opgelegd krijgt en/of andere schade lijdt, zullen die boetes en/of zal die schade voor rekening van de Opdrachtnemer komen, tenzij de betreffende boete en/of schade het gevolg is van het verstrekken van onjuiste informatie door Opdrachtgever of van opzet of grove schuld van Opdrachtgever. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever ter zake. Artikel 6 - Duur en beëindiging 1. De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier (4) jaar en vangt aan op 1 november 2017 en loopt af op 1 november Op initiatief van de Opdrachtgever kan deze termijn driemaal worden verlengd onder gelijkblijvende voorwaarden, voor een periode van twaalf (12) kalendermaanden. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer uiterlijk drie (3) kalendermaanden voor afloop van de betreffende termijn in kennis stellen of zij al dan niet tot verlenging overgaat. Indien Opdrachtgever tot verlenging wenst over te gaan, zal Opdrachtnemer hieraan zijn medewerking verlenen. 2. Eerst na een proefperiode van zeven (7) kalendermaanden en tot en met twaalf (12) kalendermaanden na de aanvang van de Overeenkomst, heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. De opzegtermijn is in dit geval één (1) kalendermaand. In voorkomend geval zal Opdrachtnemer recht hebben op betaling van de Aanneemsom voor de reeds verrichte Dienstverlening. Opdrachtnemer heeft in dit geval geen recht op vergoeding van het restant van de Aanneemsom, en eventuele overige gemaakte kosten. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 6 van 10

7 3. Indien Opdrachtgever gedurende de looptijd van de overeenkomst vanwege bedrijfsmatige overwegingen een of meer (delen) van de panden waar Opdrachtnemer Dienstverlening levert sluit of er is om een andere reden een of meer (delen van de) panden geen Multifuntionals meer nodig heeft, dan heeft Opdrachtgever het recht dit gedeelte van de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. De opzegtermijn is in dit geval drie (3) kalendermaanden. In voorkomend geval zal Opdrachtnemer recht hebben op betaling van de Aanneemsom voor de reeds verrichte Dienstverlening. Opdrachtnemer heeft in dit geval geen recht op vergoeding van het restant van de Aanneemsom, en eventuele overige gemaakte kosten. 4. Opdrachtnemer maakt inzichtelijk welk aandeel van de Aanneemsom door de opzegging komt te vervallen op basis van de geoffreerde Aanneemsom in zijn Inschrijving en eventuele indexering van prijzen. 5. Indien Opdrachtgever gedurende de looptijd van de overeenkomst vanwege bedrijfsmatige overwegingen of andere redenen met een of meer (delen van) panden uitbreidt en er is op het betreffende pand Multifunctionals benodigd, dan zal Opdrachtgever dit zo snel mogelijk kenbaar maken aan Opdrachtnemer. Opdrachtnemer zal in dit geval de Dienstverlening op het betreffende (deel van het) pand verzorgen. De implementatietermijn voorafgaand aan het leveren van de Dienstverlening zal in overleg worden bepaald. Opdrachtnemer maakt inzichtelijk welke kosten aan de Aanneemsom zullen worden toegevoegd op basis van de geoffreerde Aanneemsom in zijn Inschrijving en eventuele indexering van prijzen. Artikel 7 - Geschil 1. Elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van de Overeenkomst, alsmede elk ander geschil ter zake van of in verband met de Overeenkomst, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal ter beslechting aan de bevoegde rechter te Utrecht worden voorgelegd. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen echter niet eerder een beroep op der echter doen dan nadat zij zich naar het oordeel van Opdrachtgever tot het uiterste hebben ingespannen om dit geschil in onderling overleg te beslechten; 2. Partijen kunnen overeenkomen dat een geschil, als in het voorgaande lid bedoeld, wordt onderworpen aan arbitrage volgens een op te maken akte van compromis of dat daarover een bindend advies wordt gevraagd; 3. Een geschil is aanwezig indien één der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt. Artikel 8 - Wijziging voorwaarden 1. Indien één of meer bepalingen van deze Overeenkomst nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, zullen de overige bepalingen van deze Overeenkomst nog van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen, in dier voege dat in zijn geheel de strekking van deze Overeenkomst behouden blijft; 2. Wijzigingen van deze Overeenkomst, inclusief Bijlagen, of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen; 3. Wijzigingen van deze Overeenkomst, inclusief Bijlagen, of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 7 van 10

8 Artikel 9 - Overdracht rechten en verplichtingen 1. Opdrachtnemer zal de rechten en de verplichtingen die voor hem uit deze Overeenkomst voortvloeien noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. 2. Toestemming van Opdrachtgever, zoals hiervoor bedoeld, ontslaat Opdrachtnemer niet van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst. Artikel 10 Beëindiging 1. In afwijking van het hiervoor bepaalde kunnen partijen deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien: a. de Wederpartij zijn faillissement aanvraagt, dan wel in staat van faillissement wordt verklaard; b. de Wederpartij (voorlopig) surseance van betaling wordt verleend; c. de onderneming van de Wederpartij wordt geliquideerd; d. conservatoir of executoriaal beslag wordt gelegd op een substantieel gedeelte van de roerende en/of onroerende goederen van de Wederpartij, welk beslag niet binnen twee weken wordt opgeheven; 2. Ieder der partijen heeft het recht deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen, indien de Wederpartij toerekenbaar tekortkomt in de nakoming van de uit deze Overeenkomst voortvloeiende verbintenissen, of op een andere manier in verzuim is, en niet, na daartoe schriftelijk te zijn aangemaand, zijn verplichtingen binnen veertien (14) dagen na een dergelijke aanmaning alsnog nakomt. 3. Bij beëindiging van deze Overeenkomst vanwege omstandigheden als genoemd in artikel 10.1 a t/m d is de beëindigende partij jegens de Wederpartij niet tot enige schadevergoeding gehouden. Artikel 11 - Escalatiemodel en toepasselijk recht 1. Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst, zal in eerste instantie worden verwezen naar de vertegenwoordigers van Partijen voor discussie en oplossing op, of tegen het tijdstip van de volgende voortgangsvergadering, of op een eerdere datum indien daartoe verzocht door één van beide Partijen (Niveau 1 van de tabel in lid 3 van dit artikel). 2. Indien het geschil in die vergadering niet is opgelost, zal het geschil worden verwezen naar Niveau 2 van de tabel in lid 3 van dit artikel en dient de vergadering bijeen te komen binnen 5 werkdagen na verwijzing om te trachten het geschil op te lossen. Indien het geschil niet wordt opgelost bij die vergadering, zal de verwijzing naar een hoger niveau doorgaan, met dezelfde maximale tussentermijn, naar uiteindelijk Niveau 3 van de tabel in lid 3 van dit artikel. 3. Indien het onopgeloste geschil invloed heeft op de uitvoering van de Overeenkomst, zullen Partijen zich beiden tot het uiterste inspannen om de verstreken tijd tot een minimum te beperken door een oplossing voor het geschil te bereiken. De verwijzingsniveaus zijn: Niveau Opdrachtnemer Opdrachtgever 1 <Naam functionaris> Contractmanager 2 <Naam functionaris> Inkoper 3 <Naam functionaris> Pakketeigenaar Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 8 van 10

9 4. Indien één van bovenstaande functionarissen niet in staat is de vergadering bij te wonen, mag een vervanger deze bijwonen, op voorwaarde dat die vervanger tenminste dezelfde anciënniteit zal bezitten en bevoegd is het onopgeloste geschil op te lossen. 5. Elk der Partijen zal zich naar redelijkheid inspannen om een oplossing door onderhandeling te bereiken door middel van bovenstaande escalatieprocedure. De specifieke vorm van een dergelijke oplossing wordt overgelaten aan het redelijke goeddunken van het relevante managementniveau, maar mag de voorbereiding en overlegging van verklaringen van feiten of van stellingname omvatten. 6. Partijen zullen ter bespreking die in het kader van deze procedure wordt gehouden, overeenkomen welke Partij het schriftelijk verslag van die bespreking maakt, waarbij de andere Partij het recht heeft op- en aanmerkingen op het verslag te leveren alvorens het door beide Partijen goedgekeurd wordt. Goedgekeurde verslagen dienen in tweevoud door beide Partijen getekend te worden, waarna elke Partij één exemplaar van het verslag krijgt. 7. Op deze Overeenkomst is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Indien de bovenstaande escalatieregeling niet tot een oplossing van het geschil leidt, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht, onverlet het recht van elk der Partijen om tijdens de loop van de regeling een rechtsprocedure te beginnen tot behoud van enig wettelijk recht of verhaal, of ter bescherming van enig intellectueel eigendomsrecht of recht op bedrijfsgeheim. Artikel 12 - Slotbepalingen 1. De aan deze Overeenkomst aangehechte Bijlagen, vormen een integraal bestanddeel van deze Overeenkomst. 2. Het niet uitoefenen van enig recht door Opdrachtgever zal niet worden geacht een afstand van dat recht in te houden. 3. Elk der Partijen draagt haar eigen kosten gemoeid met de totstandkoming van de Overeenkomst. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 9 van 10

10 Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op:... <DATUM> Handtekening Opdrachtgever: Opdrachtnemer: <NAAM> <NAAM> Bijlagen: 1. <NAAM> 2. <NAAM> 3. Conceptovereenkomst Multifunctionals HKU Pagina 10 van 10