mei 2012 Jaardocument 2011 Maatschappelijke Verantwoording Stichting Pleyade

Transcriptie

1 mei 2012 Jaardocument 2011 Maatschappelijke Verantwoording

2 Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag i

3 Inhoudsopgave Voorwoord Uitgangspunten voor de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraden Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid...31 Bijlage - Organisatieschema per 31 december Jaarrekening Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag ii

4 Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag iii

5 Voorwoord Het maken van het jaarverslag is altijd een goed moment om even terug te kijken op onze doelen en wat we hebben bereikt. Het jaar 2011 was zonder meer een bewogen jaar. Het verscherpte toezicht op onze locatie Altenova staat nog helder op ons netvlies. Zeker niet vanwege de maatregel op zich, maar vanwege alle gevolgen die dit voor iedereen heeft gehad en nog heeft. Natuurlijk willen we het met zijn allen goed doen voor onze cliënten, goede kwaliteit van zorg leveren en ervoor zorgen dat we hen een veilige omgeving bieden. Het was dan ook voor iedereen een enorme teleurstelling dat de Inspectie voor de Gezondheidszorg oordeelde dat we onze kwaliteit en veiligheid niet op orde hadden. Het verscherpt toezicht is echter opgepakt om heel hard aan de slag te gaan met verbeteringen en zo aan de Inspectie te laten zien dat we zeker in staat zijn om in alle onderdelen van Pleyade goede zorg te leveren. Het feit dat het hele bedrijf, alle medewerkers, maar ook de cliëntenraad en de ondernemingsraad, het beleidsteam en de Raad van Toezicht actief meedachten en meewerkten is voor mij een teken dat er grote kracht in de organisatie zit. Er is niet naar elkaar gewezen, we hebben als eenheid geopereerd en de schouders eronder gezet. Ook het externe vertrouwen in Pleyade, door collega instellingen en financiers uitgesproken, was een belangrijke ondersteuning in het verbeterproces. Ik ben dan ook erg blij dat de Inspectie begin 2012 oordeelde dat we op orde zijn. Het viel niet altijd mee om ons te blijven focussen op de verbeteringen, doordat de negatieve aandacht in de media aan bleef houden. Gelukkig zijn we er goed in geslaagd om ons niet af te laten leiden en te blijven focussen op datgene waar het om draait: goede zorg onze cliënten. Dit is en blijft onze belangrijkste drijfveer. Terwijl op Altenova alle aandacht gericht was op de onder toezichtstelling, ging op de andere locaties de zorg en dienstverlening uiteraard gewoon door. Sterker nog, de afgesproken vernieuwingen en verbeteringen op het gebied van zorg, dienstverlening en behandeling zijn allemaal uitgevoerd. Ik ben me ervan bewust dat er in de tweede helft van het jaar minder aandacht is geweest voor de overige locaties en teams. Mijn constatering is dat dit op een prima manier is opgevangen, omdat er begrip voor was. Er is zelfs ruimte gemaakt vanuit de teams om extra ondersteuning te leveren aan Altenova. Chapeau! Tijdens de zeer geslaagde strategiebijeenkomst in februari hebben we met sleutelfiguren uit de organisatie gesproken over de koers die we willen uitzetten voor de komende jaren. Tijdens deze bijeenkomst is de basis gelegd voor het strategisch beleidsplan Als uitwerking van de strategie zijn vier programma s gemaakt, die onze agenda bepalen voor de komende vier jaar. Het meerjarenbeleidsplan legt de lat hoog voor Pleyade als geheel en voor alle medewerkers. We willen immers excelleren voor onze cliënten. Centraal staat dat we ervoor zorg willen dragen dat cliënten in waardevol contact kunnen zijn en blijven met hun omgeving. Dit is de kern van onze missie en we hebben als motto gekozen Koester het contact. Voor de komende jaren zal dit de rode draad zijn in ons doen en laten. Meer hierover in hoofdstuk 4. Voor alle cliënten (en hun familie) en medewerkers is 2011 een bewogen, spannend en inspannend jaar geweest. Dankzij de enorme inzet van iedereen, van cliënten en medewerkers, tot vrijwilligers en mantelzorgers, zijn we er met zijn allen in geslaagd om begin 2012 onder het verscherpt toezicht uit te komen. We hebben bewezen dat we enorme veerkracht in de organisatie hebben en bovenal dat we er zijn voor onze cliënten. Bij deze wil ik iedereen binnen en buiten Pleyade bedanken voor de geweldige inzet en steun in het afgelopen jaar. Drs. P.H. Jonkergouw, Raad van Bestuur Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 1

6 Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 2

7 1 Uitgangspunten voor de verslaglegging Met het Jaardocument Maatschappelijke verantwoording 2011 legt openbaar verantwoording af over het gevoerde beleid, de inspanningen en resultaten en beleidsbijstellingen in het kalenderjaar (tevens boekjaar) Hiermee verantwoorden we ons richting cliënten, medewerkers, overheid(sdiensten) en de samenleving als geheel. Wettelijk kader Dit jaardocument is gebaseerd op de voorschriften van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport: artikelen 15 en 16 van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi), artikel 7.1 tot en met 7.4 van het Uitvoeringsbesluit WTZi en de daaruit afgeleide artikelen 8, 8a en 9 van de Regeling verslaglegging WTZi. In dit document worden alle verantwoordings- en informatieverplichtingen, waaraan de zorgorganisaties jaarlijks moeten voldoen, in een integrale jaarverantwoording samengevoegd. De informatie wordt gepresenteerd op stichtingniveau. Indien relevant, bijvoorbeeld bij de scores op het gebied van verantwoorde zorg, is een verbijzondering naar locatie toegepast. Hierbij is in het verslag en de rapportage de eindsituatie van 2011 genomen. In het financiële deel is een segmentatie toegepast naar soort zorg: verpleeghuiszorg (verblijf met behandeling), verzorgingshuiszorg (verblijf) of extramurale zorg. De jaarrekening 2011 is opgesteld overeenkomstig de voorschriften ingevolge de regeling Verslaglegging WTZi, de richtlijnen voor de jaarverslaglegging. Publicatiewijze Het jaardocument bestaat uit drie delen: het maatschappelijk verslag, de jaarrekening en DigiMV. In deze versie zijn het maatschappelijk verslag en de jaarrekening opgenomen. Het maatschappelijk verslag en de jaarrekening zijn tevens te raadplegen op en op de website van Pleyade: Verantwoording De wettelijk verplichte bijlagen van het jaardocument maatschappelijke verantwoording zijn aangeleverd via de webapplicatie DigiMV. Via de webpagina van het CIBG is de aanvullende verantwoordingsinformatie, die geen deel uitmaakt van het jaardocument, beschikbaar. Het betreft de informatie- en verantwoordingsplichten die voortkomen uit: Kwaliteitswet zorginstellingen; Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen; Wet Klachtrecht Cliënten Zorginstellingen; Wet op het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS); Wet op de Publiek gefinancierde Topinkomens (WOPT); Lidmaatschap Actiz voor aanlevering van branche specifieke gegevens. Indeling Het Jaardocument is ingedeeld in vier hoofdstukken: In hoofdstuk 2 worden kort de uitgangspunten van de verslaggeving toegelicht; In hoofdstuk 3 wordt aandacht besteed aan het profiel van de organisatie en een aantal kerngegevens van Pleyade; In hoofdstuk 4 komen onderwerpen aan de orde die te maken hebben met de besturing van Pleyade, de bedrijfsvoering en de wijze waarop Pleyade voldoet aan de principes van de Zorgbrede Governancecode Een belangrijk onderdeel hiervan is het functioneren van de Raad van Toezicht, dat in dit hoofdstuk is beschreven; In hoofdstuk 5 gaan we in op de prestaties, gekoppeld aan de doelen die we ons hebben gesteld; Daarna volgen de verplichte bijlagen en de Jaarrekening Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 3

8 Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 4

9 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postbus 4020 Postcode 6803 EA Plaats Arnhem Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Juridische structuur Pleyade is onder de statutaire naam Pleyade mensen zorgen voor mensen op 9 januari 2002 als stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer De datering van de akte van oprichting is 31 december Organisatie is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en welzijn in Arnhem. Wij hebben de maatschappelijke opdracht om goede en toegankelijke gezondheidszorg en dienstverlening te realiseren. In de wijken en dorpen waar we werken hebben we een aanbod, dat in samenhang en samenwerking met anderen wordt geleverd, op basis van de vraag van de samenleving. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat we het zelfzorgend vermogen van een wijk versterken en dat iedereen moet kunnen deelnemen aan de samenleving. We leveren zorg aan zowel intramurale als extramurale cliënten. De zorg betreft de AWBZfuncties verblijf, persoonlijke verzorging, verpleging, behandeling en ondersteunende begeleiding of een combinatie van deze functies, al naar gelang de indicatie van de cliënt. De extramurale zorg die we bieden betreft zowel huishoudelijke verzorging (WMO-zorg; Wet Maatschappelijke Ondersteuning) als persoonlijke verzorging en verpleging (AWBZ-zorg; Algemene Wet Bijzondere Ziektenkosten). Onze intramurale locaties zijn: Verpleeghuis Altenova (gericht op ouderen met een lichamelijke aandoening) voor revalidatie en chronische somatiek; verpleegunit Tertzio in Elst voor chronisch somatische cliënten; woonzorgcentra Eilandstaete, Malburgstaete en Waalstaete; kleinschalig wonen voor psycho geriatrische (PG) ouderen in De Akkerwinde, Eldenstaete en Polderhof. In 2011 is de nieuwe locatie Eimersstaete gekocht, welke in de loop van 2012 in gebruik zal worden genomen voor PG-cliënten als gedeeltelijke vervangende huisvesting voor De Akkerwinde. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 5

10 2.2.3 Besturingsmodel In het vierde kwartaal van 2011 is het besturingsmodel geëvalueerd en bijgesteld. Pleyade hanteert als besturingsmodel het Raad van Toezicht-model. De bestuurlijke inrichting van Pleyade moet het realiseren van onze visie en missie (zie hoofdstuk 4.1) maximaal faciliteren. De (be)sturing van Pleyade is gebaseerd op de regels van de Zorgbrede Governancecode 2010, volgens het pas toe of leg uit -beginsel. Dit beginsel geldt niet alleen voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, maar ook voor alle leidinggevenden binnen Pleyade. De (be)sturing van de organisatie is ingericht volgens de principes van integraal management. Dat wil zeggen dat voor die dienstverlening waarvoor de manager verantwoordelijk is, deze verantwoordelijkheid integraal is. De managers zijn verantwoordelijk en bevoegd voor de kwaliteit en kwantiteit van die dienstverlening, de kosten van die dienstverlening, de verbetering en vernieuwing ervan en de kwaliteit van het werk en de arbeidssituatie in relatie tot die dienstverlening. Onder de Raad van Bestuur zijn maximaal twee managementlagen. Direct onder de Raad van Bestuur zijn drie regiomanagers verantwoordelijk voor zorg en dienstverlening op één of meer locaties en is de arts-manager als manager van het Advies- en Behandelcentrum (ABC), eindverantwoordelijk voor de behandeling en het behandelbeleid op de locaties. Op de locaties/het gebouw zijn er, afhankelijk van de grootte, fysieke structuur en complexiteit van de doelgroep, één of meer afdelingsmanagers zorg & wonen. Verder zijn er coördinatoren op de locaties, als hulpstructuur voor extra coachend, coördinerend en sturend vermogen direct t.b.v. de cliënt. De (kleine) thuiszorgorganisatie wordt apart aangestuurd door een manager, die ook klantenservice in haar portefeuille heeft. Er zijn drie stafdiensten; Personeel & Organisatie en Communicatie (P&O en Com.), Financiën & Bedrijfsvoering en Secretariaat. Op het niveau van Pleyade en het niveau van de regio zijn er respectievelijk het beleidsteam en managementteams. Om duidelijkheid te verschaffen over wie waar verantwoordelijk voor is hebben wij de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op elk niveau duidelijk vastgelegd. Op hoofdlijnen komt het neer op de volgende verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur: De Raad van Toezicht: Houdt toezicht op de wijze waarop de Raad van Bestuur haar eindverantwoordelijkheidvoor kwaliteit en veiligheid aantoonbaar waarmaakt vanuit het belang van de cliënt; Werkt met betrekking tot haar verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid volgens de Zorgbrede Governancecode, volgens het pas toe of leg uit -principe; Hanteert als leidend principe het belang van de cliënt; Grijpt in indien dat voor de borging van de kwaliteit of veiligheid van de zorg noodzakelijk is; Heeft zicht op de risico s in de cliëntenzorg en op klachten, incidenten en calamiteiten; Is geïnformeerd over wat speelt in de organisatie onder leidinggevenden, professionals en cliënten; Agendeert periodiek Kwaliteit en Veiligheid op de agenda van de Raad van Toezicht; Voert jaarlijks gesprekken met de Raad van Bestuur over het functioneren met betrekking tot kwaliteit en veiligheid; Legt extern verantwoording af over haar functioneren in het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording, inclusief haar eigen rol met betrekking tot kwaliteit en veiligheid. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 6

11 De Raad van Bestuur: Is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg; Is eindverantwoordelijk voor de veiligheid van de zorg en de Raad van Bestuur kent en beheerst de risico s van de cliëntenzorg; Werkt met betrekking tot haar verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid volgens de Zorgbrede Governancecode, volgens het pas toe of leg uit -principe; Hanteert als leidend principe het belang van de cliënt. Hiertoe wordt informatie van in ieder geval de klachtencommissie en de cliëntenraad gebruikt; Hanteert een helder besturings- en besluitvormingsmodel waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd; Is ervoor verantwoordelijk dat na zorgvuldig intern overleg tot stand gekomen instellingsbesluiten ook bindend zijn voor alle professionals en medewerkers; Vraagt, ontvangt en analyseert de resultaten van de cliëntenzorg en stuurt zichtbaar op (kwaliteits)verbeteringen; Is verantwoordelijk voor de opzet en het functioneren van het interne kwaliteits- en veiligheidssysteem en de deelname hieraan door alle professionals en medewerkers; Grijpt tijdig in als dat voor de borging van de kwaliteit of veiligheid van de zorg noodzakelijk is; Heeft zicht op het functioneren en mogelijk disfunctioneren van de professionals; Legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht en maakt afspraken met de Raad van Toezicht over de inhoud van een informatieprotocol en zorgt voor tijdige informatie. Het organisatieschema van Pleyade per 31 december 2011 is opgenomen in bijlage Toelatingen Pleyade beschikt over de wettelijk vereiste toelatingen Medezeggenschapsstructuur Pleyade beschikt over één centrale Ondernemingsraad. Zie voor meer informatie hoofdstuk 3.6. De cliëntinspraak is zo dicht mogelijk bij de cliënt georganiseerd op afdelings- of locatieniveau. De cliënten gaan direct met de zorgmedewerkers en het management in gesprek over de dagelijkse gang van zaken rondom de zorg en dienstverlening. Daarnaast is in elk van de drie regio s een cliëntenraad actief, waar de regiomanager met de afvaardiging van cliënten en/of familie spreekt over regionale aangelegenheden. Op dit niveau is ook de formele cliëntinspraak geregeld, volgens de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Tenslotte is er een Platform cliëntenraden die het Pleyade-brede beleid bespreekt en de cliëntenraden van de regio s adviseert. In hoofdstuk 3.5 zijn de in 2011 met de cliëntvertegenwoordiging besproken onderwerpen beschreven. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Pleyade biedt zorg aan zowel intramurale als extramurale cliënten. De zorg betreft de AWBZfuncties verblijf, persoonlijke verzorging, verpleging, behandeling en ondersteunende begeleiding of een combinatie van deze functies, al naar gelang de indicatie van de cliënt volgens de zorgzwaartebekostiging (ZZB). We leveren zorgzwaartepakketten (ZZP) 1 tot en met 10. Ook bieden we zorg aan extramurale cliënten, zowel WMO-zorg (huishoudelijke verzorging) als AWBZ-zorg (persoonlijke verzorging en verpleging). De doelgroep bestaat uit Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 7

12 mensen van 55 jaar en ouder Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Verpleging en verzorging Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 633 Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 633 Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 71 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per 108 einde verslagjaar Capaciteit Aantal Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde 722 verslagjaar Productie Aantal Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal vrijwilligers per einde verslagjaar 462 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 694,58 Kosten ingehuurd personeel en zelfstandigen Bedrijfsopbrengsten Bedrag Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden valt onder zorgkantoor regio Arnhem. We leveren WMO-zorg in de gemeenten Arnhem en Renkum. 2.4 Samenwerkingsrelaties Pleyade heeft in 2011 met diverse stakeholders op verschillende manieren samengewerkt. Proeftuinproject revalidatie In 2011 heeft het proeftuinproject van ActiZ, dat is gestart in mei 2010, een vervolg gehad. Pleyade was als een van de achttien projecten geselecteerd als proeftuin voor de overheveling van de revalidatiezorg van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet (ZVW). Samen met Ziekenhuis Rijnstate, Groot Klimmendaal, Siza Dorpgroep en Stichting Thuiszorg Midden-Gelderland (STMG) is het project uitgevoerd. Ook de leverancier van de software, Databalk (Cegeka), is betrokken en verzorgt tijdige aanpassing van de software. ActiZ heeft ondersteuning geleverd in de vorm van procesbegeleiding. De deelname aan het Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 8

13 proeftuinproject is beëindigd per 1 januari De partijen in Arnhem gaan in dezelfde lijn verder met het ontwikkelen van een vernieuwend aanbod van revalidatiezorg. Ketenzorg dementie Net als in 2010 is het project Ketenzorg dementie samen met ketenpartners in opdracht van het zorgkantoor uitgevoerd. Doel van dit project is het opzetten van casemanagement dementie in Arnhem en omstreken, teneinde (beginnend) dementerenden en hun familie/mantelzorgers te ondersteunen. Pleyade heeft al eerder positieve ervaringen opgedaan met de inzet van casemanagers in het samenwerkingsproject met de STMG. Het uiteindelijke doel van het ketenzorgproject van het zorgkantoor is om opname te voorkomen of uit te stellen. Het project voorziet in het ontwikkelen van protocollen en het maken van afspraken in de keten. De financiering van dit project is net als in 2010 uit de intramurale middelen gekomen. Ketenzorg palliatieve zorg Pleyade neemt sinds 2004 deel aan het Ketenzorg netwerk palliatieve zorg. Doel van de samenwerking is om kennis en expertise te delen, om zodoende mensen in de terminale fase beter te kunnen ondersteunen. Het zorgkantoor heeft dit project gefinancierd. In 2011 is vooral ingezet op de ontwikkeling van scholing om medewerkers te scholen in deze specifieke zorgverlening. Inrichting cliëntinspraak De cliëntenorganisatie LOC Zeggenschap in de zorg heeft de cliëntenraden van Pleyade in 2011 ondersteund bij en geadviseerd over de evaluatie van de nieuwe vorm van cliëntinspraak. Zorgkantoor/Zorgverzekeraars/Gemeenten Met het zorgkantoor is periodiek overleg gevoerd, onder meer over productie, ketenprojecten en zorginkoop. Volgens de afspraken in het contract is periodiek gerapporteerd. Met betrekking tot de extramurale zorg zijn er afspraken gemaakt met een aantal zorgverzekeraars voor extramurale behandeling (fysiotherapie en ergotherapie). De gemeente Arnhem en de gemeente Renkum financieren de WMO-zorg voor Thuiszorg Arnhem. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 9

14 Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 10

15 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur De principes, zoals verwoord in de BoZ-brochure van januari 2010 Zorgbrede Governancecode 2010, zijn toegepast. De statuten zijn aangepast aan de eisen van de WTZi en zijn op 28 juni 2007 voor wijziging gepasseerd bij de notaris. De vereiste besluiten zijn in 2008 door de Raad van Toezicht genomen. De Raad van Toezicht heeft gefunctioneerd conform de wettelijke eisen. 3.2 Raad van Bestuur Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Raad van Bestuur Nevenfuncties Drs. P.H.G.J.M. Jonkergouw Raad van Bestuur in dienst Lid gemeenteraad gemeente Landerd Voorzitter Vereniging Zorgcoöperatie Schaijk m.i.v. 28 september 2011 De Raad van Bestuur heeft gefunctioneerd conform de uitgangspunten. Er heeft geen belangenverstrengeling plaatsgevonden. Deze mening wordt gedeeld door de Raad van Toezicht. De verhouding tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht is geregeld via reglementen, die voldoen aan de wettelijke eisen. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is conform de adviesregeling van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en de Nederlandse Vereniging van zorgdirecteuren (NVZD). De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht volgens de in de statuten, reglementen en informatieprotocol vastgelegde afspraken. 3.3 Raad van Toezicht Algemeen Het jaar 2011 was in meerdere opzichten een bijzonder jaar. Het is een jaar geweest waarin door de medewerkers, de medezeggenschapsorganen, de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Inspectie voor de Gezondheidszorg hard is gewerkt om uitvoering te geven aan een verbetertraject dat noodzakelijk bleek om Pleyade als instelling beter toekomstbestendig te maken. Vanuit het perspectief van de Raad van Toezicht stond het eerste half jaar in het teken van de vernieuwing van de Raad zelf. Op 1 januari 2011 traden drie nieuwe leden aan. Op 1 juli 2011 nog eens twee. Op dezelfde datum traden de twee nog resterende leden van de vorige Raad af. Op 4 juli 2011 werd afscheid genomen en dank uitgesproken voor het vele werk dat zij in de afgelopen jaren voor Pleyade hebben verzet. Al met al betekende dit dat vanaf 1 juli de Raad van Toezicht geheel was vernieuwd. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 11

16 In deze eerste zes maanden van het verslagjaar werd verder aandacht gegeven aan met name de ontwikkeling van het strategisch beleid. In Papendal werd door de Raad van Bestuur een bijeenkomst belegd, waaraan door alle geledingen van de organisatie inclusief de leden van de Raad van Toezicht werd deelgenomen. Tijdens deze bijeenkomst werden de contouren vastgelegd voor het nieuwe strategisch meerjarenbeleidplan, dat in de tweede helft van 2011 uiteindelijk kon worden vastgesteld onder de aansprekende titel 'Koester het contact'. De Raad waardeerde het om op deze wijze te worden betrokken bij de planontwikkeling en ondersteunde de keuze voor de kernwaarden, die daarin door de organisatie worden omarmd. Verder vond in deze eerste zes maanden een hernieuwde oriëntatie plaats op de toekomstige positionering van Pleyade in een bredere maatschappelijke context. Met name het zoeken naar mogelijkheden om te komen tot een intensievere samenwerking tussen de intramurale en extramurale zorg voor (kwetsbare) ouderen stond daarin centraal. Overwegingen die daarbij naar voren werden gebracht betroffen schaalgrootte, de keuze voor samenwerking of voor een eigenstandige ontwikkeling en met name de vraag welke vernieuwingen zich voordoen in de vraag en behoefte van de ouderen in onze samenleving. Door de Raad van Toezicht werd tijdens zijn eerste vergadering in de nieuwe samenstelling besloten dat een intensief inwerkprogramma gewenst was. In dat programma - zo was de bedoeling - zouden de diverse aspecten van de bedrijfsvoering geleidelijk aan extra worden belicht. Op 19 juli 2011 kwam echter het bericht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg dat de locatie Altenova met onmiddellijke ingang onder verscherpt toezicht werd gesteld. Voor de Raad van Toezicht betekende dit - eveneens met onmiddellijke ingang - een verscherpte betrokkenheid bij de organisatie. Hierdoor werd het inwerkprogramma in een onvoorzien hoog tempo gerealiseerd. Hierover meer in paragraaf Op 14 juni 2011 werd door de nieuw samengestelde Raad van Toezicht een constituerende vergadering gehouden. Deze vergadering was specifiek gericht op het uitlijnen van de nieuwe Raad van Toezicht in het kader van de Zorgbrede Governancecode voor zorginstellingen. Door de Raad van Toezicht werden afspraken gemaakt over alle aspecten die in deze code aan bod komen en wel zodanig dat daarmee werd geborgd dat de nieuwe Raad zal functioneren in overeenstemming met de letter en bedoeling van deze code. In concreto werden tijdens deze vergadering onder meer afspraken gemaakt over: de informatievoorziening tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en de wijze waarop de leden van de Raad van Toezicht in de gelegenheid worden gesteld om zicht te houden op het (werk)klimaat binnen de organisatie en op de contacten met de stakeholders. Besloten werd onder meer dat er maandelijks door de Raad van Bestuur een algemeen voortgangsbericht zal worden uitgebracht en dat er eenmaal per kwartaal een specifieke financiële rapportage zal plaatsvinden. Verder is afgesproken dat de Raad van Toezicht met enige regelmaat leden van het beleidsteam kan ontmoeten, onder meer in het kader van een werkbezoek aan de diverse locaties; de contacten die er door de Raad van Toezicht worden ondergehouden met de medezeggenschapsorganen van Pleyade. Besloten werd dat er tweemaal per jaar een open gesprek zal plaatsvinden over de algemene gang van zaken tussen (een delegatie van) de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad respectievelijk het Platform Cliëntenraden; de besluiten welke vooraf ter goedkeuring door de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht behoren te worden voorgelegd; de samenstelling van de Raad van Toezicht zelf en over de noodzaak om te komen tot een betere differentiatie in het rooster van aftreden; Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 12

17 het al dan niet toepassen van een portefeuilleverdeling binnen de Raad van Toezicht. Besloten werd niet te kiezen voor afzonderlijke portefeuilles en evenmin te kiezen voor het instellen van commissies vanuit de Raad. Gekozen werd wel voor het uitgangspunt dat de Raad van Toezicht collectief en ieder lid afzonderlijk verantwoordelijk is voor alle aspecten van het toezicht; de procedure van zelfevaluatie door de Raad Toezicht en over de beoordeling van de Raad van Bestuur. Het functioneren van de Raad van Bestuur wordt in een jaargesprek tussen voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur besproken. Voorafgaand aan dit gesprek bespreekt de Raad van Toezicht, buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur, de eigen inbreng voor deze evaluatie. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag gemaakt. In het jaargesprek komen ook de arbeidsvoorwaarden ter sprake. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is conform de adviesregeling van de NVTZ/NVZD. De bestaande situatie is getoetst aan de per 1 januari 2010 van kracht geworden Beloningscode Bestuurders in de Zorg en is met de Raad van Bestuur besproken; het aantal vergaderingen, waaronder de vergadering waarbij de externe accountant aanwezig zal zijn. De Raad van Toezicht heeft in 2011 zesmaal regulier vergaderd, steeds in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. De agenda s zijn opgesteld in overleg tussen de voorzitter van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. In dat overleg zijn tevens ervaringen uitgewisseld over de verstreken periode. Deze tussentijdse uitwisseling vond verder naar behoefte plaats, doorgaans ten minste maandelijks. Nadat Altenova onder verscherpt toezicht van de Inspectie werd gesteld heeft de Raad van Toezicht vanaf september een viertal extra vergaderingen ingelast. Dit om de voorgang te bespreken en extra toezicht te kunnen houden op de stappen die door de Raad van Bestuur werden ondernomen om te kunnen gaan voldoen aan de eisen van de Inspectie. Gedurende deze laatste maanden van 2011 is er daarnaast frequent contact geweest tussen de Raad van Bestuur, de voorzitter en andere leden van de Raad van Toezicht. Vaste agendapunten op de agenda gedurende het gehele jaar waren de thema s ziekteverzuim, de ontwikkeling van het strategisch beleidsplan, de financiële tussenrapportages, de vastgoedontwikkeling en gedurende de tweede helft van het jaar de uit te voeren kwaliteitsslag in het kader van het verscherpt toezicht Specifieke aandachtspunten Raad van Toezicht Ziekteverzuim, Medewerker Tevredenheidsonderzoek (MTO) Met name het ziekteverzuim dat onverminderd (te) hoog is vormde een punt van bespreking tijdens elke vergadering van zowel de vorige als de huidige Raad van Toezicht. Met de Raad van Bestuur werd besproken op welke wijze dit verzuim kan worden teruggedrongen en welke targets daarbij worden gesteld. Ultimo 2011 zijn deze targets (nog) niet gerealiseerd en zij zullen dus onverminderd aandacht blijven vragen. Strategisch beleid Zoals aangegeven, vond in het voorjaar de kick-of plaats van de ontwikkeling van een nieuw meerjarenbeleidsplan. In de loop van het verslagjaar heeft dit plan verder gestalte gekregen. In het plan wordt de vraag van cliënten centraal gesteld. De titel Koester het contact geeft dit ook aan. Echter, papier is geduldig en de volgende uitdaging die voor de organisatie als geheel nu van toepassing is, is deze kernwaarden en de visie zoals die in het plan zijn neergelegd ook daadwerkelijk in de praktijk van alledag tot uitdrukking te laten komen. De wijze waarop hieraan aandacht wordt gegeven en de borging van de gemaakte afspraken zal een van de speerpunten zijn in het toezicht van de Raad van Toezicht. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 13

18 Financieel beleid In het kader van het inwerken van de nieuwe leden van de Raad van Toezicht is tijdens de vergadering op 19 september 2011 door de manager Financiën & Bedrijfsvoering een uitvoerige toelichting gegeven. Hierbij kwam zowel de wijze waarop de financiering van de Pleyade gestalte krijgt, als de ontwikkelingen die zich daarin voor gaan doen, zoals onder meer de geleidelijke invoering van de normatieve huisvestingscomponent, aan de orde. Eens per kwartaal vindt een rapportage aan de Raad van Toezicht plaats. Vastgoedontwikkeling In de afgelopen jaren is het vastgoed van Pleyade in hoge mate vernieuwd en voor de meeste locaties geldt dat deze huisvesting modern is en ruimschoots voldoet aan de eisen die daaraan anno 2012 mogen worden gesteld. Maar, dat is niet overal het geval. Met name de huisvesting in het gebouw De Akkerwinde baart zorgen en zal op korte termijn moeten worden vervangen. De crisis en als gevolg daarvan de terughoudendheid bij ontwikkelaars en banken heeft tot vertraging geleid bij de realisatie van vervangende huisvesting. In 2012 zal dit terugkomen op de agenda. Tijdens de vergadering op 19 september 2011 werd door de Raad besloten goedkeuring te verlenen aan het besluit van de Raad van Bestuur om de locatie Eimersstaete aan te kopen en aan te passen aan moderne vereisten. Verscherpt toezicht op de locatie Altenova Per aangetekend schrijven aan de Raad van Bestuur en aan de Voorzitter van de Raad van Toezicht werd door de Inspectie voor de Gezondheidszorg op 19 juli 2011 medegedeeld dat met onmiddellijke ingang verscherpt toezicht van toepassing werd voor de locatie Altenova. Als aanleiding hiervoor werd door de Inspectie aangegeven dat er op dat moment om verschillende redenen onvoldoende vertrouwen was in de cliëntveiligheid en de kwaliteit van de zorg. Dit bericht van de Inspectie vormde voor de Raad van Toezicht aanleiding tot het laten plaatsvinden van een gesprek door een delegatie van de Raad van Toezicht met mevrouw Van Beuge-Norel en mevrouw Grul, beiden inspecteur van de Inspectie. In dit gesprek werd van de zijde van de Inspectie een toelichting gegeven op het genomen besluit en werd van de zijde van de Raad van Toezicht aangegeven op welke wijze de Raad van Toezicht hiermee om zou gaan. Een en ander leidde tot een intensief toezicht van de Raad van Toezicht op de ontwikkeling van de verbeterplannen van de Raad van Bestuur en op de uitrol daarvan. Dit toezicht bestond uit extra vergaderingen om de voortgang te bespreken en frequente periodieke rapportages van de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht over die voortgang. Ook werden diverse leden van de Raad van Toezicht door de Raad van Bestuur geconsulteerd op specifieke onderwerpen. Hierbij was de aandacht vooral gericht op de borging van de ingezette veranderingen en op de vraag of Altenova al dan niet een uitzondering vormde binnen het geheel van de Pleyade organisatie. Andere aandachtspunten voor de Raad van Toezicht vormden de thema's cliëntveiligheid en de match tussen het doelgroepenbeleid, de daarvoor benodigde deskundigheid en de wijze waarop inhoud en uitvoering wordt gegeven aan het besturing- en besluitvormingsmodel op diverse besturingsniveaus. In het vervolg, mede naar aanleiding van het besluit van de Inspectie om na afloop van de periode van vier maanden het verscherpt toezicht met nog twee maanden te verlengen, heeft er in 2011 nog een tweede overleg tussen de Inspecteurs en (een delegatie van) de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Tevens heeft de Raad van Toezicht tot twee maal toe een overleg gevoerd met de Raad van Bestuur en het beleidsteam. Ultimo 2011 was het verscherpt toezicht nog van toepassing. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 14

19 Overig In 2011 zijn in de vergaderingen van de Raad van Toezicht naast bovengenoemde thema s ook nog de volgende zaken aan de orde geweest: uitkomsten Medewerker Tevredenheids Onderzoek (MTO); uitkomsten Cliënt Tevredenheids Onderzoek (CTO); volgen van het cultuurtraject; vaststelling jaarrekening 2010 en decharge Raad van Bestuur; jaardocument care 2010 en managementletter van en met de accountant; bespreking kaderbrief 2012; goedkeuring begroting 2012; benoeming van een nieuwe accountant Interne functioneren, samenstelling en evaluatie Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestaat ultimo 2011 uit vijf leden. Gezamenlijk brengen zij expertise in op het vlak van openbaar bestuur, (gezondheids)zorg, wetenschap en bedrijfsleven. De Raad van Toezicht functioneert zonder commissies en specifieke portefeuilles, maar zorgt wel dat de verschillende aandachtsgebieden zoals zorginhoud, onroerend goed, financiën, wettelijke en maatschappelijke veranderingen en Human resource management gedekt zijn. De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren en betrekt daarbij de bevindingen van de Raad van Bestuur. Het functioneren van de voorzitter wordt specifiek geëvalueerd. Voor zijn bezoldiging volgt de Raad van Toezicht de landelijke regeling van de NVTZ. Af en toe volgen leden van de Raad van Toezicht landelijke bijscholingsbijeenkomsten, met name inhoudspecifieke symposia die de NVTZ organiseert. In 2011 is de Raad van Toezicht hier terughoudend in geweest, omdat enkele leden op het einde van hun benoemingstermijn zaten en van de nieuwe leden direct na hun aantreden veel werd gevraagd in de tweede helft van het verslagjaar. Conform de Zorgbrede Governancecode is maximaal voor één zittingsperiode herbenoeming mogelijk. De Raad van Toezicht werkt met een rooster van aftreden. Deze is in de constituerende vergadering van 14 juni 2011 opnieuw vastgesteld en zal in 2012 zodanig worden gewijzigd dat een betere continuïteit in de samenstelling van de Raad van Toezicht kan worden geborgd. Samenstelling Raad van Toezicht vanaf Naam Functie in de Raad van Toezicht Relevante nevenfunctie(s) Drs. L.H.J. de Turck voorzitter vanaf mei 2008 (lid sinds 2002) afgetreden met ingang van Drs. B.F.M. Kuijf vicevoorzitter met ingang van voorzitter met ingang van Geen relevante Directeur GGD Regio Nijmegen Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Vrijwillige Inzet Arnhem Vicevoorzitter Stichting OlmenEs Vicevoorzitter Stichting Welzijn Lingewaard Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 15

20 Naam Functie in de Raad van Toezicht Relevante nevenfunctie(s) Drs. M.H. Hanemaaijer-Hulshof Lid (lid sinds 2002) afgetreden met ingang van A.G.M. Leenaarts Lid met ingang van Vicevoorzitter met ingang van J. Joon Lid met ingang van Dr. ing J.A. Jurriëns Lid met ingang van Lid bestuur Stichting Beheer&Administratie Cliëntgelden IrisZorg Voorzitter Landelijke begeleidingscommissie DIMS (Drugs Informatie Monitoring System) Geen relevante Geen relevante Fractievoorzitter en gemeenteraadslid VVD Overbetuwe Commissievoorzitter Politieke Avonden gemeente Overbetuwe Voorzitter Stichting Platform Maatschappelijk Verantwoord Verenigen Lid van de Raad van Commissarissen van Site Wonen in Doetinchem Lid van de Raad van Toezicht van het SKB ziekenhuis in Winterswijk. Lid van de raad van Toezicht van Jarabee jeugdzorg in Hengelo. R.H.H. Klarenbeek Lid met ingang van Directeur/bestuurder van de JP van den Bent stichting 3.4 Bedrijfsvoering Algemene ontwikkelingen Het jaar 2011 is het tweede jaar geweest met de nieuwe bekostigingssystematiek, de Zorg Zwaarte Bekostiging, die per 1 januari 2010 is ingevoerd. De invoering van de ZZP s heeft voor Pleyade, ook nog in 2011, de nodige aandacht gehad. Enerzijds doordat de hoogte van de financiering volledig afhankelijk is geworden van de bezetting. Anderzijds door de verschillende zorgzwaarte-niveaus met verschillende tarieven, waardoor bij verandering van de populatie dit ook direct gevolgen heeft voor de in te zetten formatie. De managementinformatie is aangepast aan de ZZP-systematiek, evenals de werkwijze op de afdelingen. Hierdoor heeft Pleyade kunnen inspelen op deze veranderingen. Zoals al eerder vermeld is op onze locatie Altenova verscherpt toezicht gesteld door de Inspectie van de Gezondheidszorg. Begin 2012 is het verscherpte toezicht opgeheven. Alle aandacht was hierdoor gefocust op deze locatie waardoor de goede prestaties van de overige locaties enigszins op de achtergrond zijn gebleven. Tevens is gestart met de ontwikkeling van een dashboard voor de resultaten van de diverse metingen voor verantwoorde zorg. Aan de hand van een integraal dashboard, waarin op alle Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 16

21 managementniveaus alle informatie met betrekking tot kwaliteit en veiligheid van de zorg beschikbaar is, kan dan sturing plaatsvinden. In 2011 is veel aandacht uitgegaan naar de geautomatiseerde verwerking van personeelsmutaties, die zullen leiden tot het verbeteren van een aantal administratieve processen op het gebied van ziekteverzuim, opleidingen, werving & selectie en overige personeelmutaties Planning-en-controlcyclus Om cyclisch te kunnen sturen en grip te houden op onze organisatie hebben wij een planning-en-controlcyclus (P&C-cyclus) ingericht. Jaarlijks worden telkens op basis van evaluatie van het beleid en beoordeling van de (gewijzigde) context de kaders voor het komend jaar vastgesteld in de kaderbrief. Op basis daarvan worden de doelen op het niveau van de regio en stafdiensten en de locaties geformuleerd, de middelen daaraan gekoppeld en afspraken gemaakt over de te behalen resultaten op de vier gebieden in de jaarplannen. Vervolgens wordt in de cyclus gestuurd op basis van deze afspraken op de vier verantwoordelijkheidsgebieden: 1. kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening; 2. de kosten daarvan; 3. de afgesproken vernieuwingen en verbeteringen van de dienstverlening; 4. de kwaliteit van de arbeid en arbeidssituatie (waaronder scholing, ziekteverzuim, afspraken op basis van MTO etc.). In de kwartaalrapportages zijn de voortgang en de consequenties hiervan voor de uitvoering voor het jaarplan vastgelegd Financiën In 2011 is de geautomatiseerde verwerking van facturen geïmplementeerd, om de productiviteit en de betrouwbaarheid van het factureringsproces verder te kunnen verhogen. Voorts is de projectadministratie aangepast, met een directe koppeling aan het administratieve systeem. Dit ter voorbereiding van de nieuwbouwtrajecten, die naar alle waarschijnlijkheid in eigen regie zullen worden uitgevoerd. Daarnaast is het geïntegreerde Management Informatie Systeem (verder) aangepast aan de eisen van de budgethouders Risico s en risicoafdekking Voor onze branche, zoals is geformuleerd door onze brancheorganisatie ActiZ, is geïntegreerd veiligheidsmanagement nadrukkelijk onderdeel van het kwaliteitsbeleid. Zorgondernemers richten zich, gestuurd door de vraag, op een goede kwaliteit van leven voor de cliënt. De cliënt mag zorg verwachten die bij hem past, terwijl hij er tegelijkertijd blind op kan vertrouwen dat deze zorg ook veilig is. Hiervoor zijn aandacht, alertheid en effectieve preventieve maatregelen nodig. De aandacht voor veiligheid is gericht op maximale risicoreductie en is geïntegreerd in de reguliere bedrijfsvoering en in het gedrag van mensen. De Zorgbrede Governancecode geeft over risicomanagement aan dat vooral de introductie van gereguleerde marktwerking en de daarmee samenhangende introductie van risico s in de bedrijfsvoering nieuwe besturingsvragen oproept. Dit hangt mede samen met het feit dat een aantal incidenten in de zorg het vertrouwen in het bestuur onder druk heeft gezet. Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 17

22 Risicomanagement, kwaliteit en veiligheid van zorg vragen meer dan ooit de aandacht van bestuur en toezicht. De Inspectie voor de Gezondheidszorg is op zoek naar nieuwe vormen van toezicht onder de noemer high trust, high penalty. Zorgorganisaties krijgen het vertrouwen als blijkt dat bestuurders in control zijn. Het is aan zorgorganisaties om hun verantwoordelijkheid voor kwaliteit en veiligheid op samenhangende wijze op te pikken en zo aan dit vertrouwen te beantwoorden. In 2011 is een inventarisatie uitgevoerd van de risico s die we lopen, waarbij we de indeling in veiligheidsgebieden van Actiz hebben overgenomen. Deze vier gebieden zijn: zorg, werk, gebouwen en bedrijfsvoering. Op basis van de uitgevoerde inventarisatie en de waardering (kans en impact) zal in 2012 de focus liggen op de kwaliteit van zorg, het verzuim en de cultuur. In 2011 zijn binnen deze gebieden de volgende maatregelen genomen om de risico s te beperken en te kunnen managen: Veiligheid van zorg In het laatste kwartaal van 2011 is een dashboard kwaliteit ontwikkeld, hierover meer in hoofdstuk 4.1. Veiligheid van werk Gedurende het jaar 2011 is gestructureerd en planmatig aandacht besteed aan het verzuim en hoe het verzuimpercentage te verlagen. Daarnaast is het thema cultuur periodiek besproken in de teamoverleggen en managementvergaderingen. Meer hierover in hoofdstuk 4.5. Veiligheid van de gebouwen In 2011 is een calamiteitenplan, met de bijbehorende draaiboeken, gemaakt inzake wat te doen bij calamiteiten. Met het management zijn oefeningen gehouden, welke jaarlijks worden herhaald. Tevens worden de BHV ers geschoold en vinden er regelmatig oefeningen plaats. We hebben samen met de brandweer een masterplan brandveiligheid gemaakt en ondertekend. Veiligheid van de bedrijfsvoering Door de veranderde AWBZ-financiering is de continuïteit van de organisatie gevoeliger voor fluctuaties in productie dan voorheen. Daarnaast is de toegenomen marktwerking in de zorg een belangrijk aandachtspunt. Voorts zullen nieuwe ontwikkelingen, zoals de uitbreiding van de WMO, de beëindiging van de contracteerplicht voor intramurale voorzieningen, de invoering van de Diagnose Behandeling Combinatie (DBC-systematiek) voor revalidatie en financiering van de AWBZ door de zorgverzekeringen een flexibele houding vragen aan de zorgaanbieders. Om dit risico te beperken monitoren we continu de wet- en regelgeving en nemen direct maatregelen als er veranderingen zijn. Ook een belangrijk aandachtspunt zijn de tarieven, die constant onder druk staan, waardoor processen steeds efficiënter vorm moeten worden gegeven. Pleyade heeft de nodige aandacht voor de vernieuwing van de gebouwen. In 2008 en 2009 zijn vier nieuwbouwlocaties in gebruik genomen, in 2011 één nieuwbouwlocatie en een tweetal nieuwbouwprojecten worden gerealiseerd of zijn in planning. Daarnaast heeft Pleyade ook aandacht voor de afnemende vraag van specifieke zorgproducten, zoals verzorgingshuisplaatsen. In de nieuwbouwplannen is rekening gehouden met een vermindering van de verzorgingshuisplaatsen en een toenemende vraag naar verpleeghuisplaatsen. Met name de financiële gevolgen bij niet-tijdige aanlevering van cliëntgegevens, één procent korting op het tarief, heeft Pleyade genoodzaakt tot een formatie-uitbreiding bij de Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 18

23 administratie. Daarnaast zijn diverse procedures over de productieverantwoording aangescherpt. 3.5 Cliëntenraden Algemeen De woonzorgvoorzieningen van Pleyade worden sinds de ver- en nieuwbouw van haar accommodaties gespreid aangeboden over de stad, waarbij de nadruk ligt op kleinschaligheid en differentiatie en expertise in zorg. Visie en uitgangspunten daarbij zijn: Het leven kunnen voortzetten, zoals je gewend bent. In de buurt, waar je woont, met een aanbod van kleinschalige huisvesting en zorg op menselijke maat, waar je je geborgen en veilig thuis kunt voelen en deskundig wordt verzorgd met aandacht en respect voor wie je bent. Opdracht voor de cliëntvertegenwoordigers is, met een warm hart en een kritisch oog, te volgen, hoe het praktiseren van deze uitgangspunten voor de cliënten/bewoners in hun regio wordt ervaren. Hieronder treft u samengevat hoe dit georganiseerd is en op welke wijze we daar per regio - waar mogelijk samen - in 2011 uitvoering aan hebben gegeven Organisatie van de cliëntvertegenwoordiging De cliëntparticipatie volgt de organisatie: de taken en vormgeving van de traditionele cliëntenraad zijn sinds mei 2010 verdeeld naar drie niveaus: 1. Woon- en leefniveau van bewoners/cliënten: overleg met cliënten, familie, hun vertegenwoordigers vindt plaats op groepsniveau met een vast contactpersoon van de organisatie (manager zorg & wonen en coördinator horeca & welzijn); 2. Regioniveau: formele adviesbevoegdheid conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, vaste contactpersoon: regiomanager; 3. Centraal niveau: platform cliëntenraden, behartigt het gemeenschappelijk cliëntenbelang voor heel Pleyade bij bespreking strategisch beleid, jaarplannen, begrotingen etc. Gesprekspartner is de Raad van Bestuur. Daarnaast gaat het platform cliëntenraden twee keer per jaar in gesprek met een afvaardiging van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. Ook in 2011 heeft dit gesprek twee maal plaatsgevonden. De cliëntvertegenwoordigers gebruiken de hiervoor beschreven uitgangspunten om de beleidsplannen, programma s, jaarplannen, begrotingen te beoordelen, maar ook en vooral de ervaringen van de cliënten met wat geboden wordt aan huisvesting, zorg, veiligheid, geborgenheid en bejegening. Het instrumentarium daarbij is: cliëntencontact, groepsgesprekken (bijvoorbeeld huiskamercontacten), themabijeenkomsten, enquêtes (zoals het cliënttevredenheidsonderzoek), commissies met bijzondere opdracht (bijvoorbeeld nieuwbouw) en vergaderingen, waar de resultaten van deze cliëntencontacten kunenn worden besproken. Met de aldus verkregen kennis worden adviesaanvragen aangevat en van beoordeling voorzien. Met ingang van 6 juli 2011 is een externe voorzitter van het platform cliëntenraden benoemd Besproken onderwerpen cliëntvertegenwoordiging In 2011 zijn de structuur en werkwijze van de cliëntinspraak met behulp van een enquête en een bespreking op regio- en centraal niveau (platform + regioraden) geëvalueerd met steun van het LOC. De conclusies zijn: Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 19

24 - Er is herbezinning gewenst op regio-indeling en relatie cliëntniveau centraal niveau. In 2012 zal een tweelaagsstructuur worden ingevoerd met een centrale cliëntenraad en cliëntenoverleg op locatie/afdelingsniveau; - Taak- en bevoegdheidsverdeling regio platform. De leden van de cliëntenraden van de regio s moeten te veel tijd besteden aan algemene en beleidsvraagstukken, ten koste van cliëntencontact ten behoeve van de kwaliteitsbeoordeling van woon- zorgen welzijnsvoorzieningen; - Beoordelingsinstrumentarium met betrekking tot kwaliteit, veiligheid wonen, zorg en welzijn en bejegening vraagt om meer tijd en vaardigheid. In 2012 zal de verdere uitwerking van de aanpassing van de structuur, taakverdeling van de cliëntenraden regio s en het platform cliëntenraden en de omvorming naar een tweelaagsstructuur met een centrale cliëntenraad worden opgepakt Besproken adviezen in 2011 in het platform cliëntenraden en de cliëntenraden van de regio s Over de volgende onderwerpen zijn gevraagd en ongevraagd adviezen uitgebracht: - begroting 2011; - levenseinde beleid; - beleid sociale veiligheid; - AWBZ verstrekkingen; - jaardocument maatschappelijke verantwoording 2010; - strategisch beleidsplan : Koester het contact ; - kaderbrief Daarnaast zijn in de drie regio s de volgende onderwerpen aan bod geweest: Regio 1 (De Akkerwinde, Waalstaete, Malburgstaete, Eilandstaete, Polderhof): - personele mutaties cliëntenraad; - deelname benoemingscommissie onafhankelijk voorzitter platform; - evaluatie cliëntenparticipatie eigen regio en geheel Pleyade; - deelname vertrouwenscommissie geestelijke verzorging; - brandbeveiliging De Akkerwinde; - adviesaanvraag aankoop Eimersstaete en voorbereiding inrichting daarvan. Regio 2 (Eldenstaete, Tertzio): - normen voor verantwoorde zorg; - personele bezetting; - herdenking overleden bewoners; - informatieverzameling voor cliëntparticipatie op afdelingsniveau, regionaal niveau en centraal niveau; - familiebijeenkomsten (eenmaal per kwartaal); - promotie cliëntenraad; - nieuwsbrief voor contactpersonen; - website jaarplan 2; - cliënttevredenheidsonderzoek (CTO); - deelname sollicitatieprocedures regiomanager, geestelijk verzorgende en afdelingsmanager; - deelname vertrouwenscommissie geestelijke verzorging; - besteding extra middelen Elderhoeve-Extra, inrichting pleintjes en kunstproject. Regio 3 (Altenova, ABC): - deelname huiskamergesprekken somatiek; - vormgeving huiskamergesprekken revalidatie en dagbehandeling; Jaardocument 2011, maatschappelijk verslag 20