CO 2 Organisatie plan managementprogramma

Transcriptie

1 CO 2 Organisatie plan managementprogramma auteur L.J.H. Poortvliet d.d Inleiding In dit plan wordt inzicht gegeven in de organisatie van de milieueffectbeheersing van Ooms Civiel, met in het bijzonder de uitstoot van CO 2 die gepaard gaat met onze activiteiten. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de sleutelfunctionarissen zijn in dit plan vastgelegd alsmede welke overlegstructuren er zijn ingesteld. Dit organisatie plan is een deel van het managementprogramma dat per bedrijf wordt opgesteld. Het managementprogramma bestaat verder uit de CO 2 bedrijfsdoelstellingen. Per bedrijf worden deze periodiek getoetst. De bedrijfsdirecteur is verantwoordelijk voor het toetsen, actualiseren en alloceren van de middelen voor het behalen van deze doelstellingen. 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 1/7

2 Inhoud 1 Inleiding Organisatie Projectteam Duurzaamheid Algemeen Leden Taken projectteam Verantwoordelijkheden projectteam Bevoegdheden projectteam Stuurgroep Duurzaamheid Algemeen Leden Taken stuurgroep Verantwoordelijkheden stuurgroep Bevoegdheden stuurgroep Taken Marketing Manager Ooms Civiel Taken Verantwoordelijkheden Overlegstructuren Projectteam overleg Stuurgroep overleg b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 2/7

3 2 Organisatie De Directie van de nieuwe organisatie Ooms Civiel heeft in 2012 een aantal acties ondernomen om structureel duurzaamheid te verbeteren, met in het bijzonder de CO 2 uitstoot te reduceren. Hiervoor is binnen de organisatie een sturingsmechanisme ontwikkeld door een Projectteam duurzaamheid en een Stuurgroep duurzaamheid op te richten. In het onderstaande organogram is de organisatie en begrenzing verder schematisch toegelicht. 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 3/7

4 2.1 Projectteam Duurzaamheid Algemeen De leden van het projectteam moeten bovengemiddelde affiniteit hebben met de term Duurzaamheid. In hun doen en laten alsmede op basis van ervaring moet dit dan ook blijken Leden Duurzaamheidscoördinator KAM-coördinator Ooms Civiel Bedrijfsleider Ooms Materieel Financial Controller Ooms Civiel Marketing Manager dhr. H. Poortvliet (voorzitter) dhr. G.J. van Rijswijk dhr. S. Jong dhr. S. Verkade mevr. I. Groot Het Projectteam duurzaamheid heeft een coördinerende en informerende taak. Hierbij gaat het voornamelijk om het coördineren dat de informatie over de CO 2 prestaties op de juiste manier wordt aangeleverd en wordt gerapporteerd op de website en op de insitewebapplicatie. De taken en verantwoordelijkheden zijn hieronder puntsgewijs weergegeven Taken projectteam Het bijhouden van (overheids)beleid, richtlijnen en normen Het geven van voorlichtingen over de van toepassing zijnde normen Het coördineren van het aanleveren van verbruiksinformatie Het toetsen van de aangeleverde informatie Het organiseren en bijwonen van diverse overlegvormen Het beantwoorden van vragen vanuit de organisatie Het uitdragen van beleid en doelstellingen Het houden van interne audits Het begeleiden van certificerende instellingen Het geven van besparingssuggesties op alle niveaus Het actueel houden van dit organisatie plan Verantwoordelijkheden projectteam De actualiteit van de gepubliceerde informatie De juistheid van de gepubliceerde informatie Het zorg dragen voor het behalen en behouden van het certificaat Het beheren van de toepasselijke normen en richtlijnen Bevoegdheden projectteam Het fiatteren van de te publiceren informatie Het verwijderen van gepubliceerde informatie Het aanspreken van medewerkers op energieverspillend gedrag De bovenstaande omschrijving is een basis waarop het projectteam zijn werkzaamheden verricht. 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 4/7

5 2.2 Stuurgroep Duurzaamheid Algemeen De Stuurgroep Duurzaamheid bestaat uit het Projectteam aangevuld met de directie van Ooms Civiel alsmede de vijf verschillende bedrijfsdirecteuren. De Stuurgroep heeft als hoofdtaak het opstellen en uitdragen van het CO 2 reductiebeleid Leden Het Projectteam duurzaamheid uitgebreid met Directeur dhr. A.H. de Bondt Directeur dhr. R.H. Smallegange Directeur dhr. K. Terpstra Directeur dhr. W. Hulshof Directeur dhr. A. van Papeveld Taken stuurgroep Het opstellen van beleid m.b.t. duurzaamheid Het bijwonen van overleggen Het opstellen van doelstellingen Het uitdragen van beleid en doelstellingen Het controleren van naleving van beleid en doelstellingen Opstellen van corrigerende en preventieve maatregelen Het zorgen dat 4 maal per jaar verbruikinformatie wordt aangeleverd aan het projectteam duurzaamheid Het publiceren van het beleid en doelstellingen Het stimuleren van duurzaam gedrag Het voorkomen van verspillingen Verantwoordelijkheden stuurgroep Het actueel houden van het beleid Het periodiek toetsen van de doelstellingen Het sturen van de organisatie De juistheid van de aangeleverde informatie Bevoegdheden stuurgroep De Stuurgroep heeft als orgaan en vanuit de interne functies volledige bevoegdheid. 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 5/7

6 2.3 Taken Marketing Manager Ooms Civiel De Marketing Manager van Ooms Civiel heeft een centrale rol als het gaat om de interne en externe communicatie op het gebied van duurzaamheid. Om deze reden zijn er een aantal aanvullende taken vastgelegd Taken Het opstellen en actueel houden van het duurzaamheids communicatieplan Het opstellen en actueel houden van de communicatie kalender Het actueel houden van de Ooms website op het gebied van duurzaamheid Het actueel houden van de Intrawebsite op het gebied van duurzaamheid Het proactief vergaren van externe communicaties op het gebied van duurzaamheid Het proactief communiceren naar de stuurgroep over externe communicaties Verantwoordelijkheden De actualiteit en de bereikbaarheid van de website Het naleven van het communicatie plan en de kalender 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 6/7

7 3 Overlegstructuren 3.1 Projectteam overleg Deelnemers : het Projectteam duurzaamheid, andere Stuurgroepleden (op uitnodiging) Voorzitter : Duurzaamheids coördinator Notulist : Duurzaamheids coördinator Frequentie : 6 wekelijks Onderwerpen : Evaluatie gevoerd CO 2 beleid; Actualiteit / toepasbaarheid / beheersgebied CO 2 beleid; Kwaliteit rapportages; Resultaten interne en externe audits; Effectiviteit corrigerende en preventieve maatregelen; Normenbeheer; (Kwaliteits-)doelstellingen voor komende periode. 3.2 Stuurgroep overleg Deelnemers : Projectteam duurzaamheid directie Ooms Civiel, directeuren, Marketing Manager Voorzitter : Duurzaamheids coördinator Notulist : Medewerker KAM-bureau secretaresse Frequentie : 4 maal per jaar, direct na afsluiting periode Onderwerpen : Beoordeling van de werking van en implementatie van het CO 2 reductie beleid; Beoordeling verbruiksgetallen Vaststelling corrigerende en preventieve maatregelen; Toetsing van het effect van deze maatregelen; Status CO 2 doelstellingen; Naleving communicatieplan; status communicatie kalender. 3b2_2c2_organisatieplan_ _rev1 Pagina 7/7