Projectaanvraag Digitale duurzaamheid voor mini- organisaties

Transcriptie

1 Projectaanvraag Digitale duurzaamheid voor mini- organisaties BNA- BBOT AMVB Lakensestraat 119 Arduinkaai Brussel 1000 Brussel 02/ / Verantwoordelijke: Sara Geets bbot.be Verantwoordelijke: Patricia Quintens

2 Inhoudstafel 1. Doelstelling en draagvlak van het project Noden van de initiatief nemende instellingen... 3 BBOT ( bbot.be)... 3 AMVB vzw ( Termijn van het project... 4 Dirk Derom... 4 Stephanie Aertsen Rol instellingen Valorisatie van het project... 5 Bijlage 1: mogelijke systemen en partners... 6 Integrale software systemen... 6 Overige systemen... 6 Potentiële partners... 6 Bestaande voorbeelden... 7 Bijlage 2: beknopte evaluatie van 'Stories Matter'... 8 Wat volgt is een beknopt verslag van het voorstel zoals het door AMVB en BBOT naar voren wordt geschoven. Dit gezamenlijke voorstel is een reactie op de noden en uitdagingen voor het digitaal bewaren en ontsluiten van data zoals die zich vandaag aandienen. Dit project richt zich met name op het in kaart brengen van de noden en het zoeken naar mogelijke oplossingen voor archieven met een beperkt personeelsbestand en/of beperkte middelen. Ook andere datacentra, vb. sociaal- artistieke en sociaal- culturele organisaties, vallen binnen de reikwijdte van het project. 1. Doelstelling en draagvlak van het project De commerciële pakketten beantwoorden onvoldoende aan de eisen van kleine organisaties. Budgettaire redenen verhinderen vaak de deelname in de groots opgezette projecten. Bovendien zijn te weinig projecten gericht op de specifieke eisen van kleinere organisaties (vb. een eenvoudig aan te passen systeem, een 'content management system', beschikbare data storage, automatische of semi- automatische data backups). Tijdens deze samenwerking zal er een functionele analyse uitgevoerd worden, waarbij de noden van kleine organisaties op het vlak van digitaal archiveren en het online ontsluiten van collecties in kaart gebracht worden en vertaald worden naar technische fiches. Concreet voorzien we de volgende stappen: Er wordt op zoek gegaan naar gelijkaardige instellingen, die de noodzaak inzien van een oplossing op lange termijn voor digitale bewaring van een statisch archief en zich willen engageren om hiervoor een low- budget, praktische oplossing uit te werken.

3 We omschrijven de wetenschappelijke / inhoudelijke voorwaarden voor een digitaal duurzaam beleid en digitaal archiveren. We vertalen de noden van kleine organisaties en koppelen ze aan open source systemen. We stellen een technische fiche op om deze standaarden en principes op te nemen in bestaande open source software. Er is binnen de erfgoedsector voldoende draagvlak voor dit onderzoek, gesteld dat deze vertaald wordt in een technisch verhaal. 2. Noden van de initiatief nemende instellingen BBOT ( bbot.be) In 2009 startte BBOT vzw met het project 'Stories Matter'. Dit project had de ambitie software te ontwikkelen die kleine erfgoedcellen de kans biedt om op een eenvoudige manier data te bewaren en te ontsluiten. Een immer veranderend landschap noopt tot een herdenken van het voorgenoemde softwarepakket. De evaluatie van 'Stories Matter' (zie "Bijlage 2 beknopte evaluatie van 'Stories Matter'" voor een samenvatting van deze evaluatie) leert ons dat de ontwikkeling van het pakket geen garantie biedt op een langetermijnoplossing. De kosten voor de verdere ontwikkeling, het standaardiseren van het software pakket (cf. de implementatie van metadatastandaarden en exportfunctie) impliceert een hoge meerkost. Het implementeren van een mobiele applicatie en geolocatie, zoals oorspronkelijk voorzien in MEE- KAARTEN, is bovendien reeds geïmplementeerd in bestaande populaire systemen (cf. geolocatie in CollectiveAccess) of staan in de steigers (o.a. de mobiele browser 'woonsocket' voor CollectiveAccess). Een lange termijn oplossing voor het bewaren en ontsluiten van multimedia binnen de erfgoedsector is op dit moment niet voorhanden. Tevens blijkt dat voorgenoemd project onvoldoende antwoord biedt op de snel veranderende noden. BBOT heeft dan ook de ambitie een functionele analyse te maken van de noden van kleine organisaties wat betreft software systemen. Op die manier kan er klaarheid gebracht worden in de veelheid aan systemen specifiek geënt op de noden van deze organisaties. Anderzijds blijkt uit gesprekken met geïnteresseerde partners (vb. de deelwerking YOTA binnen JES in Brussel, Globe Aroma Brussel, Erfgoedcel Brugge) dat niet enkel erfgoedcellen, maar tevens sociaal- artistieke organisaties en sociaal- culturele organisaties nood hebben aan een betaalbare oplossing om hun resultaten te ontsluiten. Het verbreden van de analyse en de bijhorende technische vertaling, zowel wat het doelpubliek betreft als technisch, beschouwen wij als een meer duurzame investering van het project MEE- KAARTEN. AMVB vzw ( Het Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel vzw verzekert als pluralistische instelling in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de verwerving, het beheer, het onderzoek en de ontsluiting van archieven van Nederlandstalige Brusselse organisaties, personen en families. Het AMVB wil het verdwijnend collectief geheugen van de Brusselse Vlaming in de grootstedelijke samenleving (her- )ontdekken als onuitputtelijke bron van genoegen en educatie.

4 Begin 2010 startte het AMVB een digitalisering- en archiveringsproject in samenwerking met de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Hierbij werden ca. 500 verslagboeken, statuten, reglementen en ledenbladen van 52 Brusselse vrijwilligersverenigingen gescand en online ontsloten, alles samen goed voor zo n bestanden. Dankzij subsidies en premies voor de personeelskosten kan het Digitaal Project met 6 maanden verlengd worden tot eind juni 2011, waarbij de nadruk zal liggen op duurzame bewaring. Enerzijds heeft het AMVB behoefte aan een duurzame oplossing voor het bewaren van de resultaten van dit digitaliseringproject en toekomstige projecten. In de loop van het project bleek immers dat het noodzakelijk is een digitaal beleid uit te werken, waarbij rekening wordt gehouden met de aangroei van digitale bestanden in verscheidene formaten door nieuwe digitaliseringprojecten, het permanent onderhouden van software en hardware en het opvolgen van de evoluties op het vlak van duurzame bewaring en archivering. Anderzijds moeten er richtlijnen uitgewerkt worden voor het beheer van digital- born archive. Niet alleen voor het archief van het AMVB zelf, maar ook voor digitaal archief dat archiefvormers in de (nabije) toekomst zullen overdragen. Het AMVB heeft nood aan een digitaal depot, waarin digitale objecten gecontroleerd bewaard kunnen worden met de bijbehorende beschrijvende en technische metadata. Hierbij moeten de originelen bewaard kunnen worden, maar moet ook de omzetting naar gestandaardiseerde formaten mogelijk zijn. De integriteit van de bestanden en de toegang tot het depot dienen voortdurend gecontroleerd te worden om de volledigheid en authenticiteit van de bestanden te garanderen. Het depot moet betaalbaar zijn op jaarlijkse basis, schaalbaar en de mogelijkheid bieden de data gestandaardiseerd te extraheren om in de toekomst naar een ander initiatief te kunnen overstappen. 3. Termijn van het project Dirk Derom Dirk Derom, projectcoördinator voor het project 'MEE- KAARTEN', heeft een contract tot eind september Hierbij zal hij zich toespitsen op de vertaling van de theoretische vereisten zoals geformuleerd door Stephanie Aertsen naar technische specificaties. Daarboven zal hij de noden van derden (cf. erfgoedcellen, sociaal- artistieke organisaties...) in kaart brengen. Stephanie Aertsen Stephanie Aertsen, projectcoördinator voor het Digitaal Project op het AMVB, heeft een contract tot 30 juni 2011 om de mogelijkheden van een digitaal depot te verkennen en een digitaal beleid uit te werken voor het AMVB, gebaseerd op de huidige standaarden. Eind januari 2011 wordt een nieuwe projectaanvraag ingediend bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie om dit project met minimum 6 maanden te verlengen.

5 4. Rol instellingen Zowel AMVB en BBOT werken samen om een technische matrix en documentatie van het project uit te bouwen het uitbouwen van een constructief netwerk van organisaties van gelijkaardige omvang BBOT (Dirk Derom) zal instaan voor het vertalen van de archiveringsvereisten van het AMVB naar de verschillende software systemen het vertalen van de behoeftes van de potentiële partners van BBOT, waardoor het draagvlak verbreedt Het AMVB (Stephanie Aertsen) zal onderzoek verrichten naar de standaarden waaraan dergelijke lange termijnopslag moet voldoen onderzoek verrichten naar het uitwerken van een duurzaam digitaal beleid onderzoek verrichten naar praktische handleidingen voor digitaal archiveren in het kader van mini- organisaties 5. Valorisatie van het project Dit onderzoek zal leiden tot een publiek toegankelijke website waar tussentijdse resultaten en documentatie worden ontsloten een publieksmoment waar de resultaten van het project worden voorgesteld het publiceren van een artikel in Arduin en eventueel andere vaktijdschriften

6 Bijlage 1: mogelijke systemen en partners Integrale software systemen - Archipel project.be Archipel vertrekt vanuit de vaststelling dat in Vlaanderen een duurzame digitale archiefinfrastructuur nodig is om de problematiek van digitale archivering structureel aan te pakken. Het onderzoeksproject gaat na wat de mogelijkheden zijn om binnen een gedecentraliseerde Vlaamse digitale archiefinfrastructuur een duurzaam digitaal archief van diverse (complexe) digitale en multimediale objecten te implementeren. Hiervoor wordt voortgebouwd op de onderzoeksresultaten van Bom- Vl dat in 2009 ten einde liep. Alle resultaten van het project zullen publiekelijk ter beschikking worden gesteld door seminaries en handboeken. Archipel test de mogelijkheden van een digitaal depot uit (het AMVB levert hiervoor content), maar kan geen garanties bieden dat de theorie binnen afzienbare tijd omgezet zal worden in een digitale archiefstructuur, beschikbaar en betaalbaar voor (kleine) Vlaamse instellingen. - LIAS LIAS staat voor Leuvens Integraal Archiveringssysteem. Het gesloten systeem werd ontwikkeld door KADOC, de faculteit Godgeleerdheid, Universiteitsbibliotheek, Universiteitsarchief, ICTS en LIBIS. Lias is een archiefbeheerssysteem met digitaal depot, geschikt voor het beschrijven en beheren van papieren en digitale archieven en het veilig en duurzaam bewaren van digitale objecten. Hoewel de prijs om mee in dit project te stappen nog bespreekbaar is, komt een schatting van de jaarlijkse kostprijs op dit moment neer op ca EUR per jaar enkel voor het AMVB. Bovendien is LIAS enkel uitgerust voor archief- en bibliotheekbeheer en is het niet mogelijk museumobjecten te beschrijven. Overige systemen - DISSCO Op 12 januari 2011 had het AMVB een bespreking met prof. F. Scheelings, voorzitter van de opleiding Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer en archivaris van het universiteitsarchief van de Vrije Universiteit Brussel. Prof. Scheelings zag mogelijkheden in dit project en bekijkt momenteel hoe de VUB hierin kan bijdragen, bijvoorbeeld door (delen van) DISSCO te laten integreren in een digitaal depot. DISSCO staat voor "Document Management: Integrated System for Scientific Organisations". Momenteel wordt bekeken welke mogelijkheden dit systeem biedt voor duurzame bewaring. Potentiële partners - Pure Sign Dit bedrijf in het Gentse is gespecialiseerd in het ontwikkelen van digitale media, websites en printmedia. Met hen werd bekeken (13/01/2011) wat de mogelijkheden zijn van de programma s CollectiveAccess ( en Drupal ( CollectiveAccess is gratis en open source web- based software om (museum)collecties te

7 - Dough catalogiseren en ontsluiten. Er dient te worden nagegaan of het programma ook voldoet aan de eisen voor digitale duurzaamheid. Ook Drupal is vrij te gebruiken als open source onder een GLP- licentie. Het is een innovatief platform om een sociale en semantische website uit te bouwen, dat informatie kan opvragen in de databank van CollectiveAccess. Ook hier zal moeten worden nagegaan welke eisen er worden gesteld aan online ontsluiting door beide organisaties en of deze gerealiseerd kunnen worden binnen Drupal. Dough is een webdesign bedrijf met een nadruk op sociale media en een goede expertise in het content management systeem Drupal. Als webdesign experten met een goede kennis van metadata standaarden en de implementatie van deze standaarden in data management systemen, is Dough een interessante partner voor dit project. Dough heeft een langlopende samenwerking met BBOT en verzorgde de website component van 'Stories Matter'. - Universität Köln Itinera Nova, het digitaliseringproject van het Stadsarchief Leuven werkt samen met de Universiteit van Keulen. Inge Moris, projectcoördinator van Itinera Nova liet begin oktober weten dat prof. Manfred Thaller wilde overwegen het AMVB onder dezelfde voorwaarden digitale opslag aan te bieden. - PACKED Packed vzw is van een kennisplatform voor audiovisuele kunsten uitgegroeid tot een expertisecentrum voor digitaal cultureel erfgoed. Er zal beroep gedaan worden op hun expertise voor het bewaren en ontsluiten van audiovisueel erfgoed, zoals de objecten beheerd door BBOT. Daarnaast zal aan PACKED gevraagd worden een coördinerende rol op te nemen mochten meer partners in dit project stappen. Een eerste bijeenkomst is gepland op 21 januari Bestaande voorbeelden - Erfgoedbanken Waasland, Meetjesland, Kempens Karakter en Noorderkempen Deze vier erfgoedcellen gingen in het najaar van 2009 op zoek naar een gezamenlijke oplossing voor het beheer en online ontsluiten van hun erfgoedcollecties. Er werden vier gescheiden erfgoedbanken en websites opgericht, opgebouwd volgens dezelfde structuur, waarin internationale standaarden voor het beschrijven van erfgoed werden geïntegreerd. Het systeem maakt gebruik van de software CollectiveAccess. Er zal contact opgenomen worden met de erfgoedcellen om te bekijken in hoeverre het systeem dat door hen werd uitgebouwd voldoet aan de eisen van BBOT voor ontsluiting en die van het AMVB voor digitale duurzaamheid. Mogelijk kan ook hier een samenwerking tot stand komen.

8 Bijlage 2: beknopte evaluatie van 'Stories Matter' Het project 'Stories Matter' had als doel software te ontwikkelen die door kleine erfgoedcellen gebruikt kan worden om audio- en videofragmenten te bewaren en online te ontsluiten. De evaluatie van dit project leidde binnen BBOT tot de conclusie dat deze ontwikkeling onvoldoende draagvlak bezit en op lange termijn niet gegarandeerd kan worden. Het opvolgproject 'MEE- KAARTEN' dient daarom herzien te worden. Hieronder worden de redenen voor deze conclusie kort beschreven. Het design van 'Stories Matter' bestaat uit drie onderdelen: een desktop applicatie (met name een Adobe Air applicatie), een website (een Drupal installatie) en een centrale databank (het zogenaamde 'e- depot'). De ruggengraat van het systeem is hierbij het 'e- depot', waar zowel de Adobe Air applicatie (cf. desktop applicatie) als de Drupal installatie (cf. de website) op inhaken. De Concordia University (Canada, verzorgde grotendeels de Adobe Air applicatie die werd uitbesteed en ontwikkeld door Kamicode ( BBOT ondersteunde zowel logistiek als financieel alledrie componenten, waar weliswaar de nadruk lag op de ontwikkeling van de Drupal installatie. Het financieel model omvatte met andere woorden grosso modo een gedeelde kost voor de Adobe Air applicatie, met de ontwikkeling van de website en toehoren als bijkomende kost voor BBOT. In concreto betekende dit dat BBOT enerzijds in overleg met de Concordia University het design van de Adobe Air applicatie verzorgde. Anderzijds nam BBOT de kosten voor de Drupal website volledig op zich. Dat betekende dat het web development bedrijf 'Dough' ( een Drupal module schreef die, gebruik makend van de API zoals ontwikkeld door Kamicode, de data in het e- depot ontsluit. Deze module is eveneens in staat om data ingevoerd in de Drupal installatie te exporteren naar het e- depot opdat deze op haar beurt kan worden ingevoerd in de Adobe Air applicatie. Het resultaat is een bidirectionele uitwisseling van data. De andere belangrijke kenmerken van het systeem zijn de mogelijkheid om data te 'editen' (clips aan te maken rechtstreeks in het systeem), een offline versie van de data te bezitten (via de Adobe Air applicatie), het installeren van verscheidene 'clients' voor zowel de Drupal als de Adobe Air component en het regelen van permissies voor gebruikers en bezoekers. Dit interessant pakket is het design zoals door BBOT en Concordia University werd bedacht. Deze constructie was, gezien de technologische ontwikkelingen toen beschikbaar, een goede beslissing. Het systeem 'Stories Matter' heeft echter ook aanzienlijke beperkingen, dewelke hieronder worden besproken: Desktop applicatie Ten eerste blijkt er, na tal van gesprekken met partners (vb. erfgoedcel Brugge) en potentiële partners (vb. YOTA), geen expliciete nood te zijn voor een desktop applicatie. Wat de organisaties wél bindt is een systeem dat toelaat om resultaten van de organisatie eenvoudig te ontsluiten. In die zin was het een correcte beslissing van BBOT om het accent te leggen op de website component. Het inzetten op een desktop applicatie is echter niet langer te rechtvaardigen. Bovendien is er de evolutie naar een 'always- on' gebruik van het internet. Deze always- on betekent dat men altijd in verbinding staat met het internet, waarbij verbindingen steeds sneller worden. Een desktop applicatie met als voornaamste voordeel dat men offline kan werken, is dan ook niet langer noodzakelijk.

9 Schaalbaar Het design is niet gegarandeerd schaalbaar, wat betekent dat het systeem niet getest is om een grote data instroom te beheren. Waar tal van organisaties de eindgebruiker thuis willen stimuleren zelf data aan te voeren, is dit systeem niet gebouwd om bijzonder veel data te verwerken. Zulke grote data centra, wat niet onrealistisch is gezien er video en audio toegevoegd worden, vereisen een weldoordacht back- up systeem net als een aanzienlijke serverruimte. Hoewel dit technisch mogelijk is, is het op dit moment niet geïmplementeerd noch gedocumenteerd. Het voorzien van back- ups zou bijgevolg planning en personeelskosten impliceren. Andere systemen hebben dit wél voorzien (vb. CollectiveAccess, LIAS, Archipel...). Bovendien betekent elke toevoeging van functionaliteit een aanzienlijke meerkost voor de ontwikkeling. Dit betekent in concreto dat het toevoegen van vb. een geolocatie aan het systeem vertaald moet worden in het bijwerken van zowel de desktop applicatie, de Drupal installatie als het e- depot. Afhankelijk van de grootorde, kunnen de kosten erg oplopen. Het is duidelijk dat dit moeilijk gedragen kan worden zonder sterke financiële mogelijkheden binnen BBOT. 'Plug &Play' Hoewel de desktop applicatie (cf. de Adobe Air component) makkelijk te installeren is, vergt de Drupal installatie enige voorkennis (weliswaar beperkt). Bovendien vraagt een website serverruimte, wat vaak een verborgen kost blijkt van het systeem. Dit is in contrast met de stelling dat het systeem een 'plug&play' systeem is met nauwelijks enige meerkost. Metadata standaarden Metadata standaarden ontbreken in 'Stories Matter'. Dit niet omwille van technologische redenen (gezien deze theoretisch kunnen toegevoegd worden indien gewenst), maar omwille van het feit dat deze niet in de planning van 'Stories Matter' voorzien waren. Andere software systemen (vb. CollectiveAccess) beschouwen deze standaarden als kern van het design en ook hier steken deze systemen 'Stories Matter' inmiddels voorbij. Kostenplaatje en timing De ervaring leert ons dat het ontwikkelen van dit systeem niet enkel veel geld heeft gekost, maar evenzeer geld zal blijven kosten. Het ontwikkelen van een software systeem is in weze nooit klaar en dient voortdurend aangepast te worden aan steeds veranderende eisen, applicaties en ontwikkelingen. We stellen ons de vraag of het opportuun is om met projectsubsidies een planning op lange termijn te maken. Na een grondige evaluatie zijn wij van mening dat 'Stories Matter' op dit moment onvoldoende stabiel is om op grote schaal gepromoot te worden. Het systeem kan best beschouwd worden als een eerste 'release candidate'. De planning van de ontwikkeling van het systeem is dus veel langer uitgevallen dan initieel voorzien. Dit is een risico bij ontwikkelingsgerichte projecten, waarvan iedereen had gehoopt het te kunnen vermijden, maar dat zeker bij software development een moeilijke inschatting is. Waar software een erg snel evoluerend landschap is, wordt dit doorgaans opgevangen door grote bedrijven met stabiele financiële structuren. Deze kunnen binnen de omkadering van 'Stories Matter' niet voorzien worden. De ontwikkeling verloor haar momentum en is op dit moment de facto, in de feiten voorbij gestoken door systemen als CollectiveAccess.

10 Geolocatie & mobiele applicaties Waar zowel geolocatie als mobiele applicaties erg gewaardeerd worden door de partners en initieel de kerntaak waren van het project 'MEE- KAARTEN', is het duidelijk dat andere platformen dit ook op de agenda hebben staan. Zo is het in CollectiveAccess reeds mogelijk om geolocaties in te voeren en staat een mobiele applicatie op de roadmap voor maart Het implementeren van geolocatie en het ontwikkelen van een mobiele applicatie van 'Stories Matter' beschouwen wij, omwille van deze en bovenstaande redenen, niet opportuun. Flexibiliteit en data structuur De data structuur zoals aanwezig in 'Stories Matter' is deels een gevolg van de samenwerking met de Concordia University en gebaseerd op een welbepaald idee hoe deze data structuur georganiseerd moet worden. Het systeem 'Stories Matter' is niet in staat om op een eenvoudige manier deze structuur aan te passen voor zowel de website component als de desktop component. Dit betekent dat deze data structuur als het ware 'hard- coded' is in het systeem. Een organisatie met een afwijkende data structuur (vb. een organisatie die niet werkt met interviews of geïnterviewden) is bijgevolg beperkt in het gebruik van 'Stories Matter'. Nazorg van software ontwikkeling Partnerorganisaties zien het opvolgen en verbeteren van het systeem als een verantwoordelijkheid van BBOT. De projectsubsidie van MEE- KAARTEN dekt echter enkel de verdere ontwikkeling en debugging van het project. Er is meer nazorg en begeleiding bij het gebruiken en installeren van het project nodig dan oorspronkelijk voorzien, en deze is niet gebudgetteerd. Het opnemen van die nazorg, zoals impliciet verwacht door organisaties, kan bijgevolg niet opgevangen worden en toont nogmaals de onvoorziene kosten voor de ontwikkeling en onderhoud van 'Stories Matter'. Gebrek aan community Tot heden is 'Stories Matter' er niet in geslaagd om een grote poel aan ontwikkelaars (vb. zoals het geval is voor Drupal) aan zich te binden. Er is geen aanzienlijke financiële ondersteuning noch een groot aantal gebruikers dat aantoont dat het systeem nuttig is. Voor geen enkele van deze drie types 'communities' is 'Stories Matter' erin gelukt groepen mensen te motiveren. Elk van deze gevolgen van het design en strategie van 'Stories Matter' toont aan dat het opvolgproject 'MEE- KAARTEN' herdacht moet worden. Hierbij veranderen we het geweer van schouder en willen we ons, in samenspraak met de AMVB, terug richten op duurzame en robuuste systemen voor kleine organisaties, het oorspronkelijke doel zoals gedefinieerd zowel in 'Stories Matter' als 'MEE- KAARTEN'.