Dienstverleningsovereenkomst Werk en Inkomen gemeente Leiden en gemeente Leiderdorp

Transcriptie

1 Dienstverleningsovereenkomst Werk en Inkomen gemeente Leiden en gemeente Leiderdorp Ondergetekenden: De gemeente Leiderdorp, opdrachtgever, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer P.A. Glasbeek, handelende ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. 18 december 2007 en de gemeente Leiden, opdrachtnemer, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, handelende ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. Gelet op: - het bepaalde in artikel 5 van de Gemeenschappelijke Regeling sociale diensten gemeenten Leiden en Leiderdorp. Overwegende dat: - dat de gemeente Leiden en de gemeente Leiderdorp willen samenwerken op het terrein van sociale zaken. - dat de gemeente Leiden en de gemeente Leiderdorp via deze samenwerking gemeenschappelijke doelstellingen willen realiseren, namelijk 1. reduceren van de kwetsbaarheid c.q. versterken van de eigen organisatie; 2. verhogen van de efficiency en effectiviteit van met name meer specialistische taken; 3. verhogen van de output- en proceskwaliteit; 4. versterken van de kwaliteit van de dienstverlening; 5. versterken van de potentie van de organisaties om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen (werk boven inkomen, deregulering, CWI/UWV inhoud geven aan regionaal arbeidsmarktbeleid, versterken van de regiefunctie); 6. verminderen van de kosten; 7. verkrijgen van een flexibele en gevarieerde personeelsinzet. 1

2 Komen het volgende overeen: Artikel 1. De dienstverlening 1. De gemeente Leiderdorp laat de in deze overeenkomst genoemde werkzaamheden en dienstverlening door de gemeente Leiden verzorgen, waarbij de gemeente Leiden de uitvoering van alle voorkomende werkzaamheden en de dienstverlening op uitvoering van bepaalde taken op zich zal nemen in het kader van de Wet werk en bijstand (WWB), het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (Bbz), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ), de regeling scholing en activering ingevolge de Wet inschakeling werkzoekenden (WIW), de Wet sociale werkvoorziening (WSW), de Regeling instroom en doorstroombanen (ID), de Wet inburgering nieuwkomers (WIN), de Wet inburgering (Wi), de Pardonregeling, de huisvestingtaakstelling van vluchtelingen, de schuldhulpverlening, de sociale recherche, dan wel enige andere in de toekomst voor deze wetten en regelingen eventueel in de plaats komende regelingen. 2. De gemeente Leiden draagt zorg voor het uitkeringensysteem en uitkeringsadministratie, waaronder het applicatiebeheer van dit systeem. De gemeente Leiden verschaft de gemeente Leiderdorp tijdig alle benodigde gegevens om zorg te kunnen dragen voor een adequate en functionele aansluiting van de gemeentelijke bestanden op het uitkeringensysteem. 3. De gemeente Leiden zal met betrekking tot de door haar ingevolge deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, tijdig die informatie aan de gemeente Leiderdorp leveren die de gemeente Leiderdorp nodig heeft om te voldoen aan haar planning en control cyclus en aan haar wettelijke verplichting(en) waaronder een verantwoordingsverslag ten aanzien van de uitvoering van de door de gemeente Leiderdorp verstrekte sociale voorzieningen. De aanlevering van de informatie dient te geschieden door de gemeente Leiden conform artikel De gemeente Leiden draagt zorg voor een goede communicatie naar de Leiderdorpse klanten op het gebied van voorlichting over wet- en regelgeving, gemeentelijk minimabeleid en de voorwaarden waaronder bijstand en aanverwante regelingen kunnen worden aangevraagd. Uitgangspunt hierbij zijn de huidige communicatiekanalen, zoals de nieuwsbrief, van de Leidse organisatie. Deze krijgen een gezamenlijke uitstraling, waarbij het voor klanten duidelijk is als er sprake is van afwijkend beleid. In werkafspraken wordt uitgewerkt hoe de communicatie vorm krijgt. 5. De Gemeente Leiden draagt zorg voor de behandeling van klachten conform de Leidse klachtenregeling, voor zover dit de Leidse uitvoeringsorganisatie betreft. 6. De gemeente Leiden draagt zorg voor de aanlevering van de volgende management en planning & control gegevens volgens een door beide partijen overeen te komen format. 2

3 a) Maandelijks overzicht van: de aantallen klanten, zowel absoluut als in grafiek weergegeven; de in- en uitstroom van klanten; de aanvragen levensonderhoud, bijzondere bijstand en minimabeleid; de doorlooptijden van de aanvragen; de eventuele achterstanden in afhandeling van de aanvragen; de kosten van het inkomensdeel, het werkdeel, de bijzondere bijstand en het minimabeleid; het aantal afgesloten en nog openstaande trajecten; de afgesloten gesubsidieerde banen; de verstrekte premies; de werkvoorraad per cluster; de journaalpost voor de verwerking van de uitkeringskosten in Coda, alsmede de aansluiting tussen Soleil en Coda. b) Kwartaal overzicht van: de gegevens zoals opgenomen in artikel 6b; de samenstelling van het klantenbestand Wwb en bijzondere bijstand; samenstelling van het klantenbestand naar fase van afstand tot de arbeidsmarkt; samenstelling van het klantenbestand naar in- en uitstroom; het aantal inkomstenkortingen; de ontwikkeling in het percentage bijstand als aanvulling op andere inkomsten het aantal binnengekomen aanvragen per regeling; overzicht van het aantal debiteuren; de hoogte van de vorderingen; de ontvangsten op de vorderingen; het inzicht in de toeleiding naar werk, gesubsidieerde arbeid en sociale activering; een actuele stand van zaken van het totaal aan trajecten dat in beheer is; het aantal ingediende bezwaarschriften; het aantal ingediende en afgehandelde klachten ingedeeld naar gegrond en ongegrond; het aantal maatregelen dat is getroffen; het aantal verhaalzaken; stand van zaken met betrekking tot de inlevering van de inkomstenbriefjes; het aantal zaken in behandeling bij de sociale recherche; Inzicht in de aanvragen en afhandeling van schuldhulpverlening. c) De kwartaalrapportage bevat tevens een beleidsanalyse op hoofdlijnen indien nodig specifiek gericht op Leiderdorp, waarbij in ieder geval wordt gerapporteerd over: het aantal klanten; het aantal afgesproken trajecten; het aantal gerealiseerde trajecten en de in- en de uitstroom; het in het oog springende afwijkende cijfers van de overige onderdelen; 3

4 waargenomen trends; nieuwe ontwikkelingen. d) De gegevens onder b, c en d dienen uiterlijk 6 weken na het verstrijken van de maand en het kwartaal te worden aangeleverd. e) Per kwartaal het kringrapport van de WWB-benchmark f) Met betrekking tot de jaarrekening dient uiterlijk op 15 februari van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft het volgende te worden aangeleverd: de journaalpost te balansen posten met de mutaties reserves en voorzieningen en een onderbouwing hiervan; de aansluiting tussen Soleil en Coda; de waardering van de openstaande debiteuren; een analyse op het jaarresultaat; de aanlevering voor de SISA informatieplicht. g) Met betrekking tot de begroting dient uiterlijk op 1 april van het lopende jaar de volgende stukken te worden aangeleverd: de input voor de uitkeringsbegroting Leiderdorp; de gehanteerde index; een overzicht van de te verwachten aantallen; een analyse op de begroting. h) Met betrekking tot de interne controle worden de volgende stukken aangeleverd: het jaarlijkse interne-controleplan; voor 15 oktober de rapportage over het eerste halfjaar; voor 28 februari de rapportage over het tweede halfjaar; i) Conform het format van het ministerie wordt verantwoording richting het ministerie afgelegd. Artikel 2. Afstemmen van het beleid 1. Beide gemeenten stellen zich ten doel het afstemmen van het beleid van de in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling genoemde wet- en regelgeving. 2. De gemeente Leiden draagt zorg voor het ontwikkelen van beleid, beleidregels en verordeningen en contracten met derden die voortkomen uit de in lid 1 genoemde wet- en regelgeving. 3. De gemeente Leiden is bij de totstandkoming van beleid verantwoordelijk voor de analyse cq cijfermatige onderbouwing van budgetten en/of klanten van de gemeente Leiderdorp. 4. De gemeente Leiderdorp treedt bij de totstandkoming van nieuw beleid op als opdrachtgever en de gemeente Leiden als opdrachtnemer. 5. Bij de totstandkoming van nieuw en/of extra beleid wordt er vanuit gegaan dat beleidsvoorstellen aan beide gemeenten ter besluitvorming worden voorgelegd, tenzij vooraf anders wordt overeengekomen. 6. De gemeente Leiderdorp wordt in staat gesteld de beleidvoornemens te beïnvloeden en de concept beleidsvoorstellen te beoordelen en is verantwoordelijk voor de uiteindelijke bestuurlijke routing in Leiderdorp. 4

5 7. Indien beide gemeenten ten aanzien van nieuw te ontwikkelen beleid ambtelijk geen overeenstemming kunnen bereiken, wordt het te ontwikkelen beleid voorgelegd aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling 8. Indien de gemeente Leiderdorp wenst af te wijken van de door de gemeente Leiden aangereikte conceptbeleidsvoorstellen, is de gemeente Leiderdorp zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van het bestuursvoorstel en de verdere besluitvorming in haar eigen gemeente. Artikel 3. Mandatering en facilitering. 1. De gemeente Leiderdorp draagt er zorg voor dat alle bevoegdheden die in het kader van de uit te voeren wetten en regelingen opgedragen zijn aan Burgemeester en Wethouders of aan de Burgemeester, met uitzondering van de bevoegdheid te beslissen op bezwaarschriften, worden gemandateerd, dan wel bij machtiging worden verleend, aan de afdelingsmanager Backoffice Dienstverlening, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht. In het werkproces van de gemeente Leiderdorp zal worden opgenomen dat als het advies van de bezwaarschriftencommissie aan het College, inzake een bezwaarschrift in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst, ongegrond of niet ontvankelijk wordt verklaard, het bezwaarschrift rechtstreeks wordt doorgeleid naar het College, zonder ambtelijk advies, tenzij het advies van het bezwaarschrift luidt dat de motivering van het besluit dient te worden aangepast. 2. De gemeente Leiderdorp draagt zorg voor de inrichting van een lokaal loket gedurende vijf (5) ochtenden per week. De bemensing van dit loket gedurende vijf (5) ochtenden per week maakt deel uit van deze dienstverleningsovereenkomst. Het lokale loket in Leiderdorp is aangesloten op de uitkeringenadministratie van de gemeente Leiden. In een aparte overeenkomst zijn afspraken vastgelegd over het gebruik van gegevens uit het GBA van Leiderdorp door de gemeente Leiden ten behoeve van de werkzaamheden. 3. Infrastructurele voorzieningen in de gemeente Leiderdorp, noodzakelijk voor de in lid 2 genoemde dienstverlening, zoals pc s en netwerkverbindingen, worden door en voor rekening van de gemeente Leiderdorp verzorgd. Artikel 4. Wederzijdse informatieplicht en periodiek overleg. 1. Beide partijen informeren elkaar actief over gewijzigde wet- en regelgeving en over beleidsvoornemens en te ontwikkelen beleid in eigen organisatie 2. Beide partijen hebben maandelijks ambtelijk overleg over de beleidsvoornemens en de totstandkoming van het beleid. Dit overleg wordt gevoerd door de accountmanager van de gemeente Leiden en de senior beleidsmedewerker van de gemeente Leiderdorp 5

6 3. Beide partijen hebben maandelijks ambtelijk overleg over de uitvoering van alle ter zake doende wet/ en regelgeving en de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Dit overleg wordt gevoerd door het hoofd uitvoering van de gemeente Leiden en de senior beleidsmedewerker van de gemeente Leiderdorp 4. Beide partijen dragen zorg voor een bestuurlijk overleg per kwartaal van het gemeenschappelijk orgaan. 5. Het secretariaat van het bestuurlijk overleg wordt geleverd door de gemeente Leiden 6. De beleidsmedewerkers van de gemeente Leiderdorp kunnen deelnemen aan het wekelijkse vakinhoudelijke beleidsoverleg van de gemeente Leiden 7. De gemeente Leiderdorp ontvangt vooraf de agenda en besluitvormingsstukken van het verantwoordelijk managementteam van de gemeente Leiden voor zover deze betrekking hebben op de uitvoering van de werkzaamheden en dienstverlening zoals in lid 1 van artikel 1 genoemd. Artikel 5. Kwaliteitseisen De kwaliteitseisen van de door de uitvoeringsorganisatie geleverde producten en diensten gelden gelijkelijk voor partijen, liggen verankerd in werkprocessen en voldoen aan de eisen zoals verwoord in het Leidse controleprotocol voor de accountantscontrole. Partijen kunnen hierover aanvullende afspraken maken. Artikel 6 Prestatieafspraken en planning beleidsproducten 1. Beide partijen concretiseren jaarlijks voor 1 november de wederzijdse verwachtingen voor het komende jaar in de vorm van prestatieafspraken.deze prestatieafspraken worden door beide partijen ondertekend en maken als bijlage onderdeel uit van deze dienstverleningsovereenkomst. In deze bijlage worden in ieder geval afspraken gemaakt over het percentage van de daling van het aantal uitkeringsgerechtigden, het minimaal in te zetten aantal trajecten en de te verwachten beleidsonderwerpen die ter besluitvorming zullen worden voorgelegd. 2. Na vaststelling in het bestuurlijk overleg (GR) van de in lid 1 gemaakte afspraken wordt ten aanzien van de op te leveren beleidsproducten in gezamenlijkheid een bestuurlijke planning gemaakt die recht doet aan de inspraak, beïnvloeding, advisering en besluitvorming van klanten, portefeuillehouders, de colleges, de commissies en de raden. Artikel 7. Kosten uitvoering 1. Het door de gemeente Leiderdorp voor de dienstverlening verschuldigde bedrag bestaat in 2008 uit een bijdrage in de kosten ad ex BTW conform de geaccepteerde offerte (bijlage 2)over de begrote uitvoeringskosten. 2. Beide partijen komen overeen dat er jaarlijks ten aanzien van de uitvoeringskosten voor de sociale dienst, zoals opgenomen in de begroting, een nacalculatie plaats vindt van de werkelijke uitvoeringskosten. Bij meer dan 2% afwijking in het voordeel en/of nadeel van een van de partijen vindt verrekening plaats. Bovenstaande nacalculatie vindt uiterlijk plaats voor 31 maart van het volgende jaar op basis van de kostprijsberekening en systematiek zoals opgenomen in de offerte 6

7 3. De opdrachtnemer factureert op basis van de volgende onderverdeling: a) Sociale recherche b) Wsw c) Werk en Inkomen (overig) 4. Implementatiebudgetten en/of uitvoeringskosten die met het doel en oogmerk verstrekt zijn om nieuw beleid te ontwikkelen en te stimuleren worden in de regel ter beschikking gesteld aan de uitvoeringsorganisatie. Over de inzet van dit budget stelt de uitvoeringsorganisatie een projectplan op waarin rekening wordt gehouden met de benodigde beleidscapaciteit in beide gemeenten. Na accordering van dit projectplan door Leiderdorp kan de uitvoeringsorganisatie de middelen inzetten. Leiderdorp verplicht zich om binnen redelijke termijnen te reageren op voorgestelde projectplannen. Artikel 8. Overige afspraken 1. Partijen achten zich jegens elkaar verbonden, waarvoor deze meerjarige dienstverleningsovereenkomst model staat. 2. Om partijen informatie te verschaffen welke door partijen mede relevant wordt geacht ter voorbereiding van een volgende dienstverleningsovereenkomst, sluiten beide gemeenten in gezamenlijkheid, dat wil zeggen als één uitvoeringsorganisatie, aan bij de benchmark van de SGBO. Op deze wijze kan de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie het beste worden vergeleken met organisaties van dezelfde omvang. De benodigde gegevens worden door de Leidse organisatie aangeleverd. De kosten van de benchmark komen voor rekening van de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie en zijn verdisconteerd in bijgaande offerte. Artikel 9. Geschillen 1. Geschillen, betreffende de kwaliteit van de uitvoering, daaronder mede begrepen die welke slechts door een van de deelnemende gemeenten als zodanig worden beschouwd en die ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst, zullen met uitsluiting van de gewone rechter op verzoek van een van de deelnemende gemeenten worden beslecht middels door beide partijen gezamenlijk te benoemen adviseurs of, bij het ontbreken van overeenstemming daarover binnen vier weken, door de door de partijen aangewezen derde te benoemen adviseurs. 2. Iedere gemeente neemt het honorarium van de door haar aangewezen scheidspersoon, voor haar rekening. De overige kosten van het advies worden door partijen gelijkelijk gedragen. 3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9.2 is de gemeente die toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen tegenover de andere gemeente aansprakelijk voor vergoeding van de door haar geleden c.q. te lijden schade. 4. De in artikel 9.3 bedoelde aansprakelijkheid voor schade wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de regeling zal op jaarbasis in geen geval meer bedragen dan de netto aan de gemeente Leiden toekomende maximale jaarvergoeding. 7

8 Artikel 10. Overmacht 1. De tekortschietende gemeente stelt de andere gemeente onverwijld op de hoogte van de ontstane overmachtsituatie. Indien één van de deelnemende gemeenten gedurende een periode van meer dan 10 werkdagen ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. tekort schiet in haar verplichtingen op grond van deze overeenkomst, heeft de andere gemeente het recht na overleg met onmiddellijke ingang maatregelen te treffen in verband met de continuïteit. 2. Indien een gemeente van het recht zoals bedoeld in artikel 10.1 gebruik maakt, zullen de aantoonbare meerkosten die daaruit voortvloeien, verrekend worden met de in rekening gebrachte vergoeding. Indien de gemaakte kosten uitstijgen boven de vergoeding worden deze gelijkelijk door de gemeenten gedragen. Artikel 11. Wet bescherming persoonsgegevens Voor alle werkzaamheden en het treffen van infrastructurele voorzieningen geldt dat deze voldoen aan de wettelijke eisen en in het bijzonder de Wet bescherming persoonsgegevens en de daaruit voortvloeiende voorschriften. Artikel 12. Onvoorziene omstandigheden Indien binnen het kader van deze overeenkomst zich omstandigheden voordoen waarin deze overeenkomst niet voorziet, treden deelnemende gemeenten met elkaar in overleg en komen zij tot een oplossing. Artikel 13. Ingangsdatum en duur en beëindiging van de overeenkomst 1. De dienstverleningsovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2008 onder gelijktijdige intrekking van de Dienstverleningovereenkomst Werk en Inkomen gemeente Leiden en gemeente Leiderdorp. 2. De overeenkomst wordt aangegaan voor 3 jaar. 3. Beide partijen treden ten minste eenmaal per jaar ambtelijk en bestuurlijk in overleg om te bezien of er een noodzaak is tot aanpassing van de dienstverleningsovereenkomst (evaluatie). 4. Deze overeenkomst kan worden gewijzigd of aangevuld bij eensluidend besluit van de deelnemende gemeenten in een aanvullingsregeling. 5. De overeenkomst eindigt indien één van de in deze overeenkomst genoemde gemeenten uit de Gemeenschappelijke regeling sociale diensten gemeenten Leiden en Leiderdorp 8

9 treedt dan wel als de Gemeenschappelijke regeling sociale diensten gemeenten Leiden en Leiderdorp wordt opgeheven. Artikel 14 Voor zover niet anders geregeld is het gestelde in het Burgerlijk Wetboek van toepassing op deze overeenkomst. Artikel 15. Citeertitel Deze overeenkomst kan worden aangehaald als Dienstverleningsovereenkomst Werk en Inkomen Leiden en Leiderdorp Aldus in drievoud opgemaakt en ondertekend, onder voorbehoud goedkeuring gemeenteraad Leiderdorp op 11 februari 2008, Datum, Datum, Burgemeester Burgemeester gemeente gemeente 9