Dienstverleningsovereenkomst. Team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW)

Transcriptie

1 Dienstverleningsovereenkomst Team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW) (ter uitwerking van de gemeenschappelijke regeling preferent partnerschap Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel)

2 Inleiding Dienstverleningsvisie De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel gaan per 1 januari 2013 een gezamenlijk team Integrale Veiligheid starten met als werktitel Team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW). Dit om de integrale veiligheidstaken samen te gaan uitvoeren en dit op een hoger en onderscheidend niveau te brengen. Het gezamenlijke team TIVW gaat invulling geven aan het maken en uitvoeren van integrale veiligheidsbeleid/taken in de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. De gezamenlijke visie op Integraal Veiligheidsbeleid zal nog worden uitgewerkt en gestalte krijgen in een gezamenlijke beleidsnotitie. Ook worden de verschillende werkwijzen op elkaar afgestemd. De gezamenlijke en unieke ambitie De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel willen gezamenlijk werken aan een professionele uitvoering van het Integrale Veiligheidsbeleid. Om dit te bereiken wordt gewerkt aan de hand van vastgesteld beleid en strategieën welke volgens een cyclus van twee en vier jaar worden geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Uitgangspunten Bij de vorming van het team zijn de vier K s als bouwstenen gebruikt, te weten Klanttevredenheid, Kwaliteit, Kostenbesparing, Kwetsbaarheid. Door het samenvoegen van de taak Integrale veiligheid kunnen we vanuit een professionele, betrouwbare en transparante organisatie onze inwoners en partners bedienen.

3 Samenwerking gemeente Tytsjerksteradiel en gemeente Achtkarspelen Voorafgaand aan de totstandkoming van het gezamenlijke team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW) hebben de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel een implementatieprogramma opgesteld om de inrichting van het team voor te bereiden. Per 1 januari 2013 start het gezamenlijke team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW). Het Team wordt organisatorisch ondergebracht bij de gemeente Tytsjerksteradiel. De beleidsmedewerkers Integrale Veiligheid van de gemeente Achtkarspelen gaan per 1 januari 2013 werken vanuit de gemeente Tytsjerksteradiel. De medewerkers worden door de gemeente Achtkarspelen gedetacheerd.

4 Dienstverleningsovereenkomst Integrale Veiligheid De Wâlden Ondergetekenden, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, vertegenwoordigd door hun algemeen directeuren. Overwegende; dat door de bevoegde organen van beide gemeenten een overeenkomst in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen is gesloten, te weten de gemeenschappelijke regeling preferent partnerschap Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, waarin de gemeenten uitspreken dat zij op basis van het preferente partnerschap dat zij hebben op verschillende gemeentelijke deelterreinen wensen samen te werken; dat beide gemeenten nu een dienstverleningsovereenkomst vaststellen op het deelterrein Integrale Veiligheid; dat deze dienstverleningsovereenkomst de overeengekomen dienstverlening en de daarbij behorende uitgangspunten en randvoorwaarden op dit deelterrein beschrijft. Het schept daarmee een gezamenlijk overeengekomen verwachtingsen verantwoordingskader en vormt de meetlat om de resultaten van het team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW) te beoordelen; dat de gemeente Tytsjerksteradiel en de gemeente Achtkarspelen onder nader in deze overeenkomst overeen te komen voorwaarden het team Integrale Veiligheid De Wâlden (TIVW) (ondergebracht bij de gemeente Tytsjerksteradiel) opdracht geven om het Integrale Veiligheidsbeleid en daar aan verbonden taken gaan uitvoeren. Komen het volgende overeen ter uitwerking van de eerder genoemde gemeenschappelijke regeling: Artikel 1 Algemene bepalingen In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder: 1. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. Gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling preferent partnerschap Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. 3. Centrumgemeente: de gemeente Tytsjerksteradiel en opdrachtnemer. 4. Andere preferente partner: de gemeente Achtkarspelen en opdrachtgever. 5. Preferente partners: de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. 6. Calamiteit: de situatie dat er geen dienstverlening mogelijk is of dat de locatie niet operationeel kan zijn. 7. Prioriteit: in geval van een calamiteit geldt een oplossingstijd en een reactietijd voor zowel de centrumgemeente als de andere preferente partner. 8. Evaluatie: het middels bestuursrapportages vanuit de lopende verantwoordingscyclus (P&C cyclus) evalueren van deze overeenkomst waarvan de resultaten door de beide colleges bij besluit worden vastgesteld. Artikel 2 Duur en wijziging van de dienstverleningsovereenkomst 2.1 Deze dienstverleningsovereenkomst wordt aangegaan vanaf het moment van ondertekening tot 1 januari 2014, waarna deze telkens stilzwijgend voor de periode van 1 jaar wordt verlengd. 2.2 Opzegging geschiedt met inachtneming van het bepaalde in artikel 22 van de dienstverleningsovereenkomst. 2.3 Indien de gemeenschappelijke regeling wordt opgeheven eindigt deze dienstverleningsovereenkomst. 2.4 Alvorens tot beëindiging van deze dienstverleningsovereenkomst over te gaan, worden de financiële gevolgen van de beëindiging conform artikel 21 van deze dienstverleningsovereenkomst afgehandeld.

5 Artikel 3 Informatieplicht De preferente partners verplichten zich om elkaar tijdig alle nuttige en noodzakelijke informatie te verschaffen en medewerking te verlenen welke noodzakelijk is voor het uitvoeren van de afspraken in deze dienstverleningsovereenkomst. Artikel 4 Inspanningsverplichting 4.1 De preferente partners verplichten zich hierbij alle noodzakelijke inspanningen te verrichten om de afspraken in deze dienstverleningsovereenkomst na te komen. 4.2 In het geval één der preferente partners structureel toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze dienstverleningsovereenkomst, kan de andere preferente partner de nalatige preferente partner schriftelijk om passende maatregelen verzoeken. De nalatige preferente partner zal binnen 4 weken na dit verzoek een onderbouwd actieplan presenteren, waarin aangegeven wordt welke maatregelen worden genomen om het tekortschieten op te heffen en in de toekomst te voorkomen. In dit actieplan staat tenminste aangegeven: - wanneer actie wordt ondernomen; - welke actie wordt ondernomen; - wanneer de tekortkoming zal zijn verholpen; - hoe een dergelijke tekortkoming in de toekomst zal worden voorkomen; - welke preferente partner waarvoor verantwoordelijk is. Artikel 5 Geschillen 5.1 Geschillen tussen de preferente partners betreffende deze dienstverleningsovereenkomst worden te allen tijde schriftelijk bij elkaar ingediend en bevestigd. Vervolgens treden de preferente partners in overleg. 5.2 Wanneer uit overleg tussen de preferente partners blijkt dat geen overeenstemming over het geschil kan worden bereikt, wordt het geschil ter bespreking en besluitvorming geagendeerd bij het directieteam De Wâlden. 5.3 Indien blijkt dat het directieteam de Wâlden geen overeenstemming over het geschil kan bereiken, wordt het geschil behandeld overeenkomstig artikel 13 van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 6 Reikwijdte dienstverleningsovereenkomst 6.1 Deze dienstverleningsovereenkomst richt zich op het voorbereiden van en uitvoering geven aan het Integrale Veiligheidsbeleid van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Hier wordt onder andere onder verstaan de relevante wetten, verordening en regelingen ten behoeve van de veiligheidsthema s zoals genoemd in het Kernbeleid Veiligheid van Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Alsmede de onderstaande wetten (deze lijst is niet limitatief): - Gemeentewet - Wet Veiligheidsregio s - Wet Tijdelijk Huisverbod - Wet BOPZ - Politiewet Wet BIBOB - Nieuwe Drank- en Horecawet - Wet maatregelen bestrijding voetbalvandalisme en ernstige overlast 6.2 Uitzonderingen De vaststelling van beleid en verordeningen behoort niet tot de reikwijdte van deze dienstverleningsovereenkomst. Deze bevoegdheden zijn en blijven voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad van beide preferente partners. De voorbereiding hiervan valt echter wel onder deze overeenkomst.

6 Artikel 7 Activiteiten/de dienstverlening die de opdrachtnemer aan de opdrachtgever levert 7.1 Uit te voeren taken door de opdrachtnemer De opdrachtgever geeft opdracht aan de opdrachtnemer, die deze opdracht aanvaardt, de taken die voortvloeien uit het vastgestelde in artikel 6 uit te voeren 7.2 Locatie voor de uitvoering van taken a. De opdrachtnemer voert de in artikel 7.1 genoemde taken uit in en vanuit het gemeentehuis van Tytsjerksteradiel. b. In aanvulling op a van dit lid zal de opdrachtnemer ook in het gemeentehuis van Achtkarspelen dienstverlening bieden. c. De opdrachtgever stelt voor de activiteiten genoemd in b van dit lid om niet ruimte beschikbaar in het gemeentehuis van Achtkarspelen, die passend is voor de uitvoering van deze functie. 7.3 Verplichtingen van de opdrachtnemer ten aanzien van de uitvoering Ten aanzien van de uitvoering van de in artikel 7.1 genoemde werkzaamheden gelden de volgende verplichtingen voor de opdrachtnemer: a. De opdrachtnemer is verplicht om voor de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 3.1 te voldoen aan de wettelijke vereisten zoals bepaald in de Algemene wet bestuursrecht en in de betreffende bijzondere wetgeving. b. De opdrachtnemer is verplicht om op verzoek van de opdrachtgever aanvullende informatie te leveren over (delen van) het bestand of personen uit het bestand. Artikel 8 Wijziging dienstverleningsovereenkomst 8.1 Elke preferente partner kan de andere preferente partner verzoeken de dienstverleningsovereenkomst te wijzigen. 8.2 Een overeengekomen wijziging wordt verwerkt in een nieuw geconsolideerde dienstverleningsovereenkomst. Artikel 9 Verplichtingen van de opdrachtgever ten aanzien van de uitvoering De opdrachtgever voert alle voorbereidingen uit en draagt alle gegevens over die nodig zijn voor de uitvoering van de in artikel 7.1 genoemde werkzaamheden. Artikel 10 Vergoedingen 10.1 Kosten huidige bedrijfsvoering De kosten voor de huidige bedrijfsvoering worden verrekend met gesloten beurzen. Onder de kosten van de huidige bedrijfsvoering vallen: huisvestingskosten, inrichting werkplekken, ICT-ondersteuning, kantoorfaciliteiten en personele lasten (inclusief opleidingskosten) Nieuwe kosten bedrijfsvoering Voor nieuwe kosten voor de bedrijfsvoering die ontstaan na 1 januari 2013 wordt de verdeelsleutel vastgesteld op 50/ Vergoeding extra kosten voortvloeiend vanuit de integrale veiligheidstaken De extra kosten voortvloeiend uit het uitvoeren van Integrale Veiligheidstaken binnen het grondgebied van één van de preferente partners, die voortvloeien uit de in artikel 7.1 genoemde taken, worden één op één afgerekend met de betreffende partner Betaling Voor de verrekening van de in artikel 10.2 en 10.3 genoemde kosten wordt een factuur opgesteld. De preferente partners betalen verschuldigde bedragen over en weer binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factuur Meer- en minderwerk a. Er is sprake van meerwerk als één van de preferente partners afwijkend beleid

7 en regelgeving vaststelt, dat tot aantoonbaar en substantieel hogere uitvoeringskosten leidt en indien sprake is van andere taken dan genoemd in artikel 7.1. b. Er is sprake van minderwerk als één van de preferente partners afwijkend beleid en regelgeving vaststelt, dat aantoonbaar en substantieel tot lagere uitvoeringkosten leidt en indien bepaalde taken als genoemd in artikel 7.1 niet meer uitgevoerd hoeven te worden. c. De preferente partners maken in geval van meer- en minderwerk vooraf nadere afspraken over de overeen te komen vergoeding. Artikel 11 Overname en inzet personeel Ten aanzien van de overname en inzet van personeel voor de werkzaamheden die onderdeel uitmaken van deze dienstverleningsovereenkomst gelden de volgende uitgangspunten: a. De medewerkers die belast zijn met de in het kader van deze overeenkomst overgehevelde taken worden gedetacheerd bij de opdrachtnemer op basis van het uitgangspunt mens volgt functie. b. Voor hen zullen de bij de opdrachtgever toepasselijke arbeidsvoorwaarden gelden. c. Voor zover er door opdrachtgever in het kader van de overgang van personeel aanvullende afspraken gemaakt worden over arbeidsvoorwaarden zijn deze voor rekening van de opdrachtgever. d. Op de overgang van personeel is het eigen sociaal statuut en bijbehorend sociaal plan van de preferente partners van toepassing. Artikel 12 Bescherming persoonsgegevens, geheimhouding en beveiliging 12.1 Bescherming persoonsgegevens De preferente partners gaan voor het wettelijk kader omtrent de privacy uit van de toepasselijkheid op de dienstverlening van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en de daaruit voortvloeiende regelgeving. De preferente partners stellen vast dat opdrachtgever verantwoordelijke is en opdrachtnemer bewerker in de zin van de WBP Geheimhouding De opdrachtnemer zal persoonsgegevens, zoals die in het kader van de dienstverlening waarop deze dienstverleningsovereenkomst betrekking heeft, uitsluitend verwerken ter uitvoering van de opdracht zoals verstrekt in deze dienstverleningsovereenkomst en geheimhouding in acht nemen Beveiliging De opdrachtnemer zal zorg dragen voor technische en organisatorische maatregelen om een passend beveiligingsniveau te realiseren. Artikel 13 Mandaat en machtigingen 13.1 Mandaatregeling a. De opdrachtgever draagt zorg voor een adequate regeling ten aanzien van mandatering van de bevoegdheden voortvloeiend uit deze overeenkomst. b. De opdrachtnemer draagt zorg voor instemming met het onder a genoemde mandaat Gemeentelijke basisadministratie De opdrachtgever draagt zorg voor aanwijzing van het organisatieonderdeel van de opdrachtnemer, belast met uitvoering van de in artikel 7.1 genoemde taken als afnemer ingevolge de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de opdrachtgever. Artikel 14 Verantwoordelijken bij opdrachtgever en opdrachtnemer 14.1 Contactpersonen De opdrachtgever zal een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de (wijze van) uitvoering van deze dienstverleningsovereenkomst met de opdrachtnemer onderhouden.

8 14.2 Dagelijkse leiding De dagelijkse leiding van het team berust bij de manager FJZ. Artikel 15 Informatieverstrekking en rapportages 15.1 Kaders en begroting a. Conform de afspraken in de Gemeenschappelijke regeling preferent partnerschap Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel informeert de opdrachtnemer vóór 1 april de opdrachtgever over de ontwikkelingen ten behoeve van de kaderstelling voor de begroting van de preferente partners voor het daarop volgende jaar. b. Het bestuurlijk overleg stelt een jaarlijkse planning voor de planning- en controlcyclus, jaarplan en jaarverslag vast Rapportage en verantwoording a. De opdrachtnemer informeert jaarlijks vóór 15 april en vóór 1 september de opdrachtgever over de uitvoering van het lopende jaar. b. De opdrachtnemer informeert jaarlijks vóór 1 maart de opdrachtgever over de uitvoering van het voorafgaande jaar. c. De opdrachtnemer levert jaarlijks vóór 1 maart de (concept)jaarrekening gegevens van het voorgaande jaar aan Verzoek om aanvullende managementinformatie De opdrachtgever kan bij de opdrachtnemer om aanvullende managementinformatie verzoeken, waarbij de opdrachtnemer gehouden is om binnen een redelijke termijn aan dit verzoek te voldoen. Artikel 16 Wijze van afstemming Er vindt periodiek overleg plaats tussen de beleidsambtenaren Integrale Veiligheid van het team en de portefeuillehouders. Hierbij sluit indien gewenst de manager van het team aan. Artikel 17 Kwaliteitsborging 17.1 Kwaliteit dienstverlening De in artikel 7.1 genoemde werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de kwaliteitsnormen zoals vastgesteld door de preferente partners Onjuistheden dienstverlening Indien de opdrachtgever constateert dat opdrachtnemer de overeengekomen dienstverlening onjuist en onvolledig verricht en gegevens op onjuiste en onvolledige wijze verwerkt of behandelt, treedt hij in overleg met de opdrachtnemer Schriftelijke melding Indien het overleg uit artikel 17.2 niet tot een oplossing leidt, dan zal de opdrachtgever hiervan schriftelijke melding doen aan de opdrachtnemer, inclusief de aard en de omvang van de onjuistheden en/of onvolledigheden Beantwoording schriftelijke melding De opdrachtnemer is verplicht bij geconstateerde onjuistheden en/of onvolledigheden in de uitvoering direct de verleende dienstverlening aan te passen en/of te herstellen dan wel daar binnen twee weken schriftelijk over te rapporteren. Artikel 18 Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid 18.1 Schriftelijke melding schade Indien een preferente partner schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere preferente partner in de nakoming van de ingevolge deze dienstverleningsovereenkomst op laatstgenoemde preferente partner rustende verplichtingen, dan is de schadelijdende preferente partner verplicht om

9 zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen drie maanden na ontdekking van deze schade, hiervan schriftelijk mededeling te doen aan de andere preferente partner Handelen derden Indien er sprake is van schadeveroorzakend handelen van derden, ten opzichte van de opdrachtgever, dan is de opdrachtnemer aansprakelijk voor de wijze waarop uitvoering is gegeven aan het handelen en de daaruit voortvloeiende kosten, indien de opdracht aan derden door de opdrachtnemer is verstrekt Overmacht In het kader van deze dienstverleningsovereenkomst is sprake van overmacht bij: a. calamiteiten, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming) e.a.; b. ernstige schade als gevolg van kwade opzet van derden (verlies van cruciale gegevensbestanden door verduistering, braak, vernietiging) e.a.; c. ernstige netwerkstoringen, softwarecrash, wanprestatie door derden waar de preferente partners (voor de onderlinge communicatie) afhankelijk van zijn. Artikel 19 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 19.1 Toepasselijk recht Indien zich tussen de preferente partners een geschil voordoet over de inhoud of de uitvoering van deze dienstverleningsovereenkomst is het Nederlands recht van toepassing Schriftelijke kennisgeving geschil Van een geschil is sprake indien een van de preferente partners schriftelijk daarvan kennis geeft aan de andere preferente partner Arbitrage a. Een geschil zal in eerste instantie met uitsluiting van de gewone rechter op verzoek van een van beide preferente partners worden beslecht door middel van door beide preferente partners gezamenlijk te benoemen adviseurs of, bij het ontbreken van overeenstemming daarover binnen vier weken, door de door de preferente partners aangewezen derde te benoemen adviseurs. b. Iedere preferente partner neemt het honorarium van de door haar aangewezen adviseurs voor haar rekening. De overige kosten van het advies worden door de preferente partners gelijkelijk gedragen. Artikel 20 Maatregelen bij ontbinding Indien deze dienstverleningsovereenkomst wordt ontbonden, zullen de preferente partners die maatregelen nemen die ertoe leiden dat de in deze overeenkomst bedoelde dienstverlening zo spoedig als mogelijk weer door de opdrachtgever zelf dan wel door een door de opdrachtgever aangewezen derde kan worden voortgezet. Artikel 21 Opzegging 21.1 Kosten opdrachtgever bij opzegging a. Indien de opdrachtgever de dienstverleningsovereenkomst opzegt, dan zullen alle kosten die hiermee verband houden en aanwijsbaar zijn alsmede volgen uit verplichtingen die door de opdrachtnemer zijn aangegaan in het kader van deze overeenkomst, door de opdrachtgever worden vergoed aan de opdrachtnemer dan wel worden overgenomen. b. Indien de dienstverleningsovereenkomst na de ingangsdatum van deze dienstverleningsovereenkomst wordt ontbonden dan is de opdrachtgever gehouden om het personeel dat is gedetacheerd in het kader van het aangaan van deze dienstverleningsovereenkomst weer terug in dienst te nemen Kosten opdrachtnemer Indien de opdrachtnemer de dienstverleningsovereenkomst opzegt, dan zullen alle kosten die hiermee verband houden en aanwijsbaar zijn, door de opdrachtnemer worden vergoed aan de opdrachtgever.

10 Artikel 22 Tussentijdse wijzigingen Indien één van de preferente partners de overeenkomst tussentijds wenst te wijzigen geeft zij hiervan kennis aan de andere preferente partner. Tussentijdse wijziging kan alleen tot stand komen indien beide preferente partners hiermee instemmen. Wijzigingen zijn alleen van kracht voor zover zij zijn vastgesteld door beide colleges na consultatie van de gemeenteraden. Artikel 23 Citeertitel Deze overeenkomst kan worden aangehaald als Dienstverleningsovereenkomst Integrale Veiligheid De Wâlden. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen op Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Tytsjerksteradiel op secretaris, burgemeester, secretaris, burgemeester mr. E. van der Sluis G. Gerbrandy O. de Jager E.J. ter Keurs