Jaarverslag & Jaarrekening 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag & Jaarrekening 2013

2 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Verslag van de Raad van Toezicht Onderstaande is het verslag van der Raad van Toezicht van de Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân met haar zetel in Leeuwarden. De stichting heeft ten doel in de gemeenten Leeuwarden, Boarnsterhim en Tytsjerksteradiel openbare bibliotheken op te richten en in stand te houden voor het beschikbaar stellen van media en informatie aan een ieder, zonder onderscheid des persoons en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin van het woord (artikel 2.1 van de statuten). De stichting houdt daarvoor een aantal bibliotheekvestigingen in stand. Deze vestigingen zijn tijdens openingsuren vrij toegankelijk voor iedereen. De mediacollectie wordt jaarlijks geactualiseerd en alleen leden kunnen media lenen. Geschoold personeel is beschikbaar om te bemiddelen bij vragen naar informatie in de meeste brede zin. Er worden activiteiten uitgevoerd (soms in samenwerking met andere organisaties) om de rol van de bibliotheek actief uit te dragen. De bibliotheek streeft naar een zo hoog mogelijk bereik onder de totale bevolking van haar werkgebied. Een cijfermatig overzicht van leden, bezoekers, uitleningen en collectiebezit is verderop aan het verslag toegevoegd. Cultural Governance De Raad van Toezicht hanteert de Code Cultural Governance bij de vormgeving van het toezicht. Tijdens de jaarlijks evaluatie van de Code wordt vastgesteld aan welke punten wordt voldaan. In november 2013 is geconstateerd dat op één uitzondering na aan alle eisen wordt voldaan. De SBMF beschikt namelijk niet over een directiestatuut. Vastgesteld is dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directie voldoende zijn geregeld in de statuten van de Stichting en het Treasurystatuut. Vergaderingen De Raad van Toezicht heeft het afgelopen jaar in totaal zevenmaal vergaderd. De volgende onderwerpen kwamen daarbij aan de orde: - Op 13 februari heeft de Raad van Toezicht zich gebogen over de steeds hoger wordende tarieven die de Bibliotheekservice Fryslân in rekening brengt voor de diensten financiële administratie en salarisadministratie. De Raad heeft meegedeeld het standpunt van de directeur dat over deze problematiek een fundamentele discussie met wethouders en gedeputeerde moet plaatsvinden te ondersteunen. Ook werd het concept Visieontwikkeling op het bibliotheekwerk behandeld. - Op 19 maart heeft de Raad van Toezicht, overeenkomstig de code cultural governance, een vergadering gewijd aan het functioneren van de Raad zelf. - Op 19 maart werd de jaarrekening over 2012 door de Raad van Toezicht goedgekeurd. Tevens besloot de Raad akkoord te gaan met de herziening van het bibliotheekreglement en met het voorstel budget voor verplaatsing van de muziekbibliotheek en de inrichting van het StadsStudieCentrum te onttrekken aan de bestemmingsreserve herinrichting Centrale. - Op 18 juni heeft de Raad van Toezicht de begroting over 2014 goedgekeurd. Tevens heeft de Raad besloten akkoord te gaan met het voorstel budget voor herinrichting van Salon Elegast te onttrekken uit de bestemmingsreserve herinrichting Centrale. Ook ging de Raad akkoord met het voorstel budget voor een onderzoek naar mogelijke samenwerking met HCL en Tresoar uit dezelfde bestemmingsreserve te onttrekken. - Op 24 september werd aandacht besteed aan de evaluatie van het eerste seizoen van de Volksuniversiteit en het concept programma van Eisen voor de centrale bibliotheek. - Op 19 november heeft de Raad van Toezicht de onderwerpen rapportage jaarwerkplan 2013, jaarwerkplan 2014, de overdracht van de vestiging in Akkrum en de code cultural governance behandeld. Ter vergadering werd mw. Van der Hoek benoemd voor een nieuwe en laatste bestuursperiode. - Op 21 november vond het jaarlijkse overleg plaats tussen de Ondernemingsraad, de directeur en een afvaardiging van de Raad van Toezicht. In alle reguliere vergaderingen werd het onderwerp berichten uit de OR behandeld, welk onderwerp als vast punt op de agenda van de RvT staat. In deze vergaderingen kwamen ook de financiële kwartaalrapportages aan de orde. Daarnaast werd in algemene zin gesproken over de voortgang van werkzaamheden en projecten en werden de vooruitzichten besproken met de bestuurder. 1

3 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Financiële verantwoording De bestuurder van Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân heeft de bijgaande jaarrekening 2013 aan de Raad van Toezicht voorgelegd, evenals het verslag over de gang zaken en het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar. De jaarrekening werd gecontroleerd door KPMG. De verklaring van de accountant is in de jaarrekening opgenomen. In overeenstemming met de bepalingen in artikel 18 van de statuten heeft de Raad van Toezicht de door de bestuurder opgemaakte jaarrekening goedgekeurd en aan de bestuurder kwijting en décharge verleend voor het gevoerde beleid. De Raad van Toezicht spreekt zijn waardering uit jegens de bestuurder, de staf en de medewerkers over de in verslagjaar behaalde resultaten. Raad van Toezicht in 2013 Dhr. R.E.J. Veldhuyzen van Zanten, voorzitter Nevenfuncties: Voorzitter Districtscommissie Friesland Natuurmonumenten, Voorzitter Stichting tot behoud van Amerikaanse windmolens te Goutum en Wirdum, Voogd van de Stichting Ritske Boelema Gasthuis, Bestuurslid Stichting Tot een weldadig einde, lid Raad van Toezicht Friese Milieu Federatie, bestuurslid van het Frysk Akademie Fûns, bestuurslid Past Rotarians Club Leeuwarden. Eerste benoeming: 2011 Einde lopende termijn: 2015, herbenoembaar. De heer R.H.P. Gerssen, lid en vice-voorzitter Bestuurder Alcedonia Beheer B.V. Nevenfuncties: Voorzitter Stichting Behoud Blazer, Bestuurslid Stichting Luctor et Emergo. Eerste benoeming: 2006 Einde lopende termijn: 2015 Dhr. R.H.E.M. Uildriks, lid Nevenfuncties: Lid van het bestuur Natuurmuseum Fryslân, Voorzitter ijsclub Kurkemeer Foarût Eerste benoeming: 2010 Einde lopende termijn: 2014, herbenoembaar Mw. C.M.P.W. van den Hoek, lid Bureau STA in Onderwijs: scholing, training en advies. Nevenfuncties: Lid raad van toezicht Witova Trainingscentre, Vrijwilliger activiteiten Vijversburg, Tytsjerk Eerste benoeming: 2010 Einde lopende termijn: 2017 Dhr. F.J. Hobma, lid Oprichter/directeur van Innovicto en Client Satisfaction Manager bij Knowledge Values Nevenfuncties: geen Eerste benoeming: 2010 Einde lopende termijn: 2014, herbenoembaar Mw. S.A. van der Weij Adviseur organisatieontwikkeling en interne communicatie bij de provincie Fryslân Nevenfuncties: geen Eerste benoeming: 2011 Einde lopende termijn: 2015, herbenoembaar. Dhr. J. van der Leij, lid per 20 maart 2012, op voordracht van de OR Hoofd P & O Chronische Zorg UMCG Nevenfuncties: geen Eerste benoeming: 2012 Einde lopende termijn: 2016, herbenoembaar 2

4 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Bestuur De heer A. Tiemersma, directeur / bestuurder De heer Tiemersma is lid van de commissie Werkgeverszaken en HRM van brancheorganisatie VOB Er vond in het verslagjaar eenmaal gezamenlijk overleg plaats met de vakwethouders van drie gemeenten en verder een aantal malen met de wethouders afzonderlijk. Onderwerpen van gesprek waren de bezuinigingen op gemeentelijk en op provinciaal niveau en de mogelijke weerslag daarvan op de lokale dienstverlening. In afwachting van verdere gemeentelijke beleidsvorming is afgesproken dat de gemeente Leeuwarden in 2013 en 2014 mogelijke tekorten zal compenseren. In de gemeente Tytsjerksteradiel zal de bibliotheek de vestigingen in Gytsjerk en Hurdegaryp open houden tot minstens 1 januari Eventuele tekorten die daardoor ontstaan zullen ten laste worden gebracht van de algemene reserve. Op ambtelijk niveau heeft een aantal malen overleg plaats gevonden om verder zaken uit te werken of juist het bestuurlijk overleg voor te bereiden. 3

5 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Bestuursverslag Beleidsplan De formulering van gemeentelijk bibliotheek beleid is door de gemeenten doorgeschoven naar de nieuwe raadsperiode Mogelijk dat er door de gemeenten ingrijpende keuzes gemaakt zullen worden: de gemeente Tytsjerksteradiel heeft al laten weten dat er een nieuwe algemene bezuinigingsronde zal komen. Nog niet duidelijk is of die ook gevolgen zal hebben voor het bibliotheekwerk. En ook het nieuwe college in Leeuwarden heeft begin 2014 bezuinigingen aangekondigd. Kortom, het perspectief is te onduidelijk om een meerjarenbeleidsplan te ontwikkelen. Om toch richting te kunnen bepalen heeft de Raad van Toezicht begin 2013 een visienotitie vastgesteld. In deze notitie is een ontwikkelingslijn geschetst voor de komende vier tot vijf jaar. Deze visie zal de basis vormen voor de gesprekken met de gemeenten over het toekomstige beleid. De huisvesting van de Centrale is de afgelopen jaren meerderde malen onderwerp van discussie geweest. Om een goede afweging op dit onderwerp mogelijk te maken is specifiek voor de huisvesting van de Centrale in 2013 een Programma van Eisen geschreven. De documenten zijn te vinden op de website van de bibliotheek menu Over ons, Publicaties. Bezuinigingen In Tytsjerksteradiel zijn de laatste maatregelen getroffen om per 2014 de volledige bezuiniging van te kunnen effectueren. Via natuurlijk verloop werd de personeelsformatie verminderd. Als gevolg daarvan moest ook het aantal openingsuren in Burgum naar beneden worden bijgesteld van 37,5 naar 28 uur per week. Het grootste deel van de besparing wordt echter bereikt door het opheffen van de bibliobusroute. Voor de chauffeur zijn alternatieve werkzaamheden gevonden. De provinciale bezuiniging op de subsidie voor de BSF heeft grote gevolgen voor de bibliotheek. Voortaan moet een marktconform tarief worden betaald voor een aantal producten en diensten. Na een uitgebreid onderzoek (in samenwerking met andere bibliotheken) naar eventuele alternatieven en stevige onderhandelingen is besloten de boekhouding en de salarisadministratie de komende vier jaar door de BSF te laten uitvoeren. De verhuur van collecties, de dienstverlening aan leesgroepen en de mediaverwerking worden voortaan in eigen huis uitgevoerd. Door een goede stroomlijn van de werkprocessen levert dit nagenoeg geen extra werkbelasting op. De deelname aan het provinciale collectioneringsteam zal worden voortgezet, de kosten daarvan zullen in latere jaren ook deels voor rekening van de bibliotheek komen. De activiteiten van de Provinciale Steunfunctie Muziek (PSM) zijn afgebouwd, alleen het deel van het Frysk Muzyk Argyf blijft met provinciaal subsidie in stand. In totaal levert deze operatie uiteindelijk zo n aan meerkosten op en zijn er vanwege de afbouw van de PSM ruim minder aan inkomsten. In 2013 is een deel van de maatregelen al door de BSF ingevoerd waardoor er een tekort van ongeveer ontstaat in de exploitatie van de bibliotheek in Leeuwarden. De gemeente heeft mondeling toegezegd de bibliotheek te zullen helpen bij de dekking van dit tekort in 2013 ( ) en 2014 ( ). In Tytsjerksteradiel wordt het tekort in 2014 berekend op , mogelijk oplopend naar bijna in Met instemming van de gemeente wordt een eventueel tekort tot en met 2015 gedekt uit de algemene reserve voor Tytsjerksteradiel. De nieuwe gemeenteraad zal een besluit moeten nemen over de budgetruimte voor 2015 en volgende jaren. De bibliotheek is in het verslagjaar gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden om de kosten van de vestigingen in Gytsjerk en Hurdegaryp verder omlaag te brengen. Samen met het dorpsbelang van Gytsjerk onderzoekt de bibliotheek de mogelijkheden voor het onderdak brengen van dorpshuisvoorzieningen in het bibliotheekgebouw, hierdoor zouden de huisvestingskosten omlaag kunnen. In Hurdegaryp wordt met het bestuur van het nieuwe Multifunctionele Centrum (MFC) gesproken over het plaatsen van de collectie voor volwassenen in het MFC en met de beide scholen worden de mogelijkheden onderzocht om de jeugdboeken in het gezamenlijke schoolgebouw onder te brengen. De huidige huisvesting kan dan worden verlaten. De bedoeling is om in 2014 tot concrete afspraken te komen. Lukt dit namelijk niet, en is er ook geen uitzicht op verhoging van de gemeentelijke subsidie, dan dreigt sluiting van beide vestigingen. Niet onbelangrijk is dat het 4

6 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân bibliotheekgebouw (met garantie door de gemeente) nog tot en met 2026 gehuurd moet worden zonder mogelijkheid van tussentijdse opzegging. In deze mogelijke oplossing speelt de gemeente dus een cruciale rol met betrekking tot realiseerbaarheid. Huisvesting centrale bibliotheek Uit het Jaarverslag 2012: De huisvesting van de centrale in Leeuwarden is in het verslagjaar diverse keren aan de orde geweest. De centrale is dringend toe aan een forse upgrade; indeling, inrichting en inventaris is achterhaald. De onzekerheid over de huisvesting in het Beursgebouw duurt nu al jaren en dat is de belangrijkste reden dat benodigde investeringen achterwege blijven. Dit geldt helaas ook voor Besluitvorming over de huisvesting heeft waarschijnlijk grote (financiële) effecten, reden waarom het onderwerp over de gemeenteraadsverkiezingen heen is getild. De uitvoering van eventuele wijzingen schuift daardoor ook weer op. Helemaal niets doen is niet langer verantwoord. Daarom is met goedkeuring van de Raad van Toezicht besloten met geld uit de reserve van de bibliotheek de ruimte aan de voorzijde van het Beursgebouw een beperkte upgrade te geven. En gezien het toegenomen gebruik, is het niet voor niks geweest. Elders in dit verslag wordt dit onderwerp uitvoeriger beschreven. Veel mensen hebben een mening over modern bibliotheekwerk en de eisen waaraan de huisvesting moet voldoen. Helaas gaat het meestal om meningen die op geen enkele manier onderbouwd zijn met feiten. Om de discussie over de huisvesting te faciliteren heeft de bibliotheek daarom een programma van eisen waaraan een moderne centrale zou moeten voldoen geschreven. Dit programma is gebaseerd op de visie op de toekomst van het bibliotheekwerk die begin 2013 door de Raad van Toezicht is goedgekeurd. Beide notities zijn aangeboden aan de gemeente, maar zijn nog niet inhoudelijk besproken. Samenwerking De BSF vervult een grote rol bij het functioneren als bibliotheekorganisatie en als begeleider en coördinator van bibliotheekvernieuwingen op provinciale schaal. Afgelopen jaar zijn hiervoor een drietal medewerkers voor een aantal uren gedetacheerd geweest ten behoeve van de uitvoering van provinciale projecten. Twee van hen zijn permanent gedetacheerd bij het centraal collectioneringsteam; dit team doet de collectievorming voor alle vestigingen in de provincie. Het grote voordeel is dat de collecties goed op elkaar aansluiten en onnodige dubbele aankopen worden voorkomen. Met ingang van 2013 zijn de uren uit provinciale subsidie bekostigd, vanaf 2015 zal een deel van de kosten weer voor rekening van de bibliotheken komen. De BSF voert o.a. de boekhouding en de salarisadministratie voor de bibliotheek. Invoering van een tarief voor deze dienstverlening is aanleiding geweest om met een aantal bibliotheken ook extern een offertetraject te starten. Na stevige onderhandelingen is uiteindelijk een marktconform tarief met de BSF overeengekomen op basis van een 4-jarig contract. Vanaf 2013 betaalt de bibliotheek dus een tarief voor deze dienstverlening. Door een tijdige rapportage was het mogelijk de financiële ontwikkeling in het verslagjaar goed in de gaten te houden en op tijd te reageren op ontwikkelingen. Maandelijks wordt een uitgebreid formatieoverzicht ontvangen, de leiding kan daardoor nog beter sturen op personeelskosten. Met de andere bibliotheken in de provincie en met de (culturele) organisaties in de gemeenten wordt regelmatig op incidentele basis samengewerkt. Er wordt gestreefd naar het bestendigen van samenwerkingsrelaties die wederzijds tot voordeel leiden. Met Tresoar, De Harmonie en de Culturele Onderneming wordt op regelmatige basis samengewerkt om de literatuur en het lezen te promoten. Volksuniversiteit Fryslân maakt graag gebruik van de samenwerkingsmogelijkheden met deze partners, maar ook met andere instellingen wordt samengewerkt. Binnen biebwerkt wordt samengewerkt met commerciële en semi-commerciële organisaties om bezoekers van de bibliotheek op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met de oriëntatiemogelijkheden rondom loopbaan en studie. De eerste gesprekken zijn gratis, een eventueel vervolg vindt op tarief plaats. Coffee Central zorgt in de Centrale niet alleen voor een gastvrije ontvangst en een professionele koffievoorziening, maar heeft ook een aanzuigende werking op het gebruik van vergaderfaciliteiten. 5

7 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Landelijke ontwikkelingen Naar verwachting zal in 2015 de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorziening in werking treden. De wet regelt de verhouding tussen de verschillende spelers in de bibliotheekbranche. Bijzonder is dat de digitale bibliotheek wordt geïntegreerd in de Koninklijke Bibliotheek (KB), die daarmee een belangrijk onderdeel van het stelsel zal worden. Een andere opvallende bepaling is dat de digitale inhoud wordt aangekocht door de KB en dat die inhoud wordt betaald door een onttrekking te doen aan het gemeentefonds. Veel gemeenten zullen hierin aanleiding zien om dit te verwerken in het subsidiebedrag voor de lokale bibliotheek. De gemeente Leeuwarden heeft de mogelijkheid al aangekondigd. Bibliotheek.nl is de nu nog zelfstandige stichting die zich bezig houdt met de ontwikkeling en de exploitatie van de gezamenlijke digitale bibliotheek in Nederland. Een aantal producten staat op het punt in gebruik te worden genomen, zoals het Data Warehouse voor statistiekgegevens en de NBC+, de nationale bibliotheekcatalogus. Sinds eind 2012 maakt de bibliotheek al gebruik van een ander product, namelijk de WAAS (Website as a Service). Voor 2014 staat een volgende versie van de website op stapel die meer mogelijkheden biedt om lokaal accenten te leggen en toch te profiteren van de landelijk ontwikkelde faciliteiten. Voorlopig worden de producten van Bibliotheek.nl om niet beschikbaar gesteld, een welkom voordeel voor de bibliotheek. Bibliotheek.nl is ook verantwoordelijk voor het beschikbaar maken en uitlenen van digitale boeken. In dat kader is bijvoorbeeld de VakantieBieb ontwikkeld. Dit is een app met een selectie van populaire boeken voor in de vakantie. Nadat de app gedownload is, kan uit een aantal e-books een keuze worden gemaakt, welke beschikbaar komen via de app. De VakantieBieb is alleen tijdens vakantieperioden beschikbaar. Vanaf 2014 wordt er serieus gestart met het uitlenen van digitale boeken, dan komt een bestand van titels beschikbaar. Later volgend jaar zal voor het lenen een apart abonnement nodig zijn. Het wordt dan mogelijk om voor 20 per jaar 18 digitale titels te lenen. In het kader van de branchestrategienota De bibliotheek levert waarde wordt uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het imago van de bibliotheek minder sterk te koppelen aan de uitleenfunctie en meer inzichtelijk te maken hoe de kernfuncties lezen, leren en informeren nog meer inhoud krijgen. In dit kader wordt door medewerkers van de bibliotheek geparticipeerd in landelijke werkgroepen. Verder is de bibliotheekbranche bezig zich te oriënteren op een nieuwe certificeringsronde. Welke voorwaarden moeten worden gesteld aan een openbare bibliotheek om deel uit te mogen maken en bij te kunnen dragen aan het netwerk is de grote vraag. In de loop van 2014 zal de ledenraad zich over de nieuwe eisen moeten uitspreken. Bibliotheken Midden- Fryslân is tot november 2014 gecertificeerd. Het is de vraag of een nieuwe certificering mogelijk is als de aangekondigde bezuinigingen op deze schaal doorgang vinden. Deelname en toegang tot de landelijke bibliotheekfaciliteiten komen daarmee in gevaar. Bieb FACTORY Tientallen kinderen hebben tijdens meerdere workshops De Bonte Boekenkast hun eigen boekenkistjes versierd. In de boekenkistjes kunnen ze hun favoriete boeken tentoonstellen in de eigen wijkbibliotheek. Op deze manier raken kinderen geïnteresseerd in boeken die ze anders misschien niet zouden lezen. Actieve schrijvertjes uit Bilgaard kunnen sinds oktober terecht bij de Bieb FACTORY schrijfclub. Regelmatig oefenen ze in schrijven en lezen ze elkaar hun verhaal voor. Sommigen komen ook tussendoor hun eigen schrift pakken en gaan zelf aan de slag. Boekstart In het Boekstartproject werken bibliotheek, gemeente en consultatiebureau samen. Wanneer een baby ca. 3 maanden oud is, ontvangen de ouders een brief van de gemeente met een waardebon. Met deze bon kunnen ze een gratis BoekStartpakket met onder meer babyboekjes ophalen bij de bibliotheek en wordt de baby gratis lid van de bibliotheek. In het werkgebied van SBMF zijn nu ruim 600 baby s ingeschreven als lid van de bibliotheek. Dit is overeenkomstig de prognose, namelijk dat de helft van het aantal geboren kinderen ook daadwerkelijk lid wordt van de bibliotheek. In 2014 zal een pilot worden gestart om de kinderen ook via de kinderopvangorganisaties te benaderen. Klassikaal lenen Scholen in de nabijheid van een vaste vestiging kunnen er voor kiezen om regelmatig met een groep de bibliotheek te bezoeken om de leerlingen de gelegenheid te geven boeken te lenen en te ruilen. In 2013 maakten o.a. de scholen in Hurdegaryp en Bilgaard hier op regelmatige basis gebruik van. Bijzonder: alle 5 basisscholen uit Bilgaard en de Vrijheidswijk komen klassikaal lenen in vestiging Bilgaard. 6

8 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Het gaat in deze vestiging om 32 groepen die gemiddeld 8 keer per schooljaar een bezoek brengen aan de bibliotheek. In totaal gaat het in Bilgaard om bijna bezoeken per jaar. Taalgroep In vestiging Bilgaard is de Taalgroep actief. Wekelijks komen ruim 40 cursisten bij elkaar, vaak zijn dit allochtone vrouwen, die hier les in Nederlands krijgen. Afscheid van Akkrum Als gevolg van de opdeling van de gemeente Boarnsterhim hoort het dorp Akkrum vanaf 2014 bij de gemeente Heerenveen. Het lag daarom voor de hand om het bibliotheekwerk in het dorp vanaf 1 januari uit te laten voeren door de bibliotheek Mar en Fean uit Heerenveen. Het gebouw (inclusief onderhoudsvoorziening), inrichting, inventaris en collectie zijn overgedragen, ook de medewerker is overgegaan naar de nieuwe werkgever. Sinds de stichting van de vestigingen is er een groot aantal wijzigingen in de beheersvorm geweest die niet altijd goed zijn gedocumenteerd. Uit oogpunt van zorgvuldigheid heeft de notaris daarom besloten ook de gemeenten Heerenveen en Leeuwarden te vragen akkoord te gaan met de juridische overdracht van het onroerend goed. Deze extra stap levert wat vertraging op, maar naar verwachting zal de formele overdracht van het gebouw in het voorjaar van 2014 kunnen plaatsvinden. Afscheid Hameije in Hurdegaryp In Hurdegaryp deelde de bibliotheek en de Hameije (inloopcentrum voor ouderen) een aantal ruimten en voorzieningen. Met ingang van 1 juni is de Hameije verhuisd naar het nieuwe Multifunctioneel Centrum in Hurdegaryp. Dit betekent dat een deel van het gebouw leeg is komen te staan en dat een groter deel van de vaste (onderhouds)kosten voor rekening van de bibliotheek komen. De bibliotheek overlegt met de gemeente over de vergoeding van deze extra kosten. Afscheid van Ihlia Ihlia / Anna Blamanhuis was nog niet lang gevestigd in de Centrale. Vanwege verslechterende financiële omstandigheden heeft het bestuur echter moeten besluiten tot afstoting van de vestiging in Leeuwarden. De in tientallen jaren opgebouwde collectie is uitelkaar gevallen: een klein deel is overgedragen aan de Amsterdamse hoofdvestiging, een ander deel is opgeslagen bij de BSF. Deskundigen van Tresoar zullen dit materiaal nog beoordelen op de erfgoedkundige waarde. Met het uiteenvallen van de collectie is een tijdperk afgesloten. Afscheid van de bibliobus Als gevolg van de gemeentelijke bezuiniging op de bibliotheeksubsidie moest de bibliobusroute in Tytsjerksteradiel per 1 januari 2014 worden opgeheven. Op donderdag 19 december bezocht de bibliobus voor de laatste keer de halte in Garyp. Daarna volgde de rit naar de garage en was de dienstverlening van de bibliobus definitief verleden tijd geworden. Sinds 1965 heeft de bus onafgebroken de dorpen in de gemeente Tytsjerksteradiel bezocht, dus bijna 50 jaar. Generaties zijn opgegroeid met de rijdende bibliotheek maar de maatschappij verandert. In de kleinere dorpen waren overdag steeds minder volwassenen aanwezig die de bus konden bezoeken. Allengs richtte de dienstverlening zich daarom met medewerking van de basisscholen op de kinderen. Het is erg jammer dat het belangrijkste instrument bij de leesbevordering nu is opgeheven. Boekencollectie op school Door het opheffen van de bibliobusroute raken de meeste kinderen in de dorpen zonder vaste vestiging verstoken van een bibliotheekvoorziening. Het bestuur van het christelijk basisonderwijs Tytsjerksteradiel heeft besloten in te gaan op de aanbieding van de bibliotheek om in elke school een kast met boeken te plaatsen. Jaarlijks wordt per kast een aantal nieuwe boeken geleverd. Het beheer van de kasten berust verder geheel bij de scholen. Het contract heeft een looptijd van 4 jaren. Samenwerking met onderwijs Jaarlijks organiseert de bibliotheek een aantal acties om boeken en het lezen te promoten bij kinderen en het onderwijs. Afgelopen jaar ging het bijvoorbeeld om het promoten van jeugdboeken in de Friese taal. Hiervoor maakte de bibliotheek gebruik van de voorstelling Help in Oaljefant van het Tomkeproject. Tijdens de Nationale voorleesdagen werd het belang van voorlezen voor het voetlicht gebracht en natuurlijk zat de Kinderboekenweek weer vol activiteiten. De vraag van de scholen is in deze week vaak groter dan de capaciteit van de bibliotheek. Veel scholen maken bovendien van de mogelijkheid gebruik om incidenteel met groepen kinderen de bibliotheek te bezoeken om bepaalde thema s uit te werken. De bibliotheek heeft voor veel thema s een kant en klaar programma. In Tytsjerksteradiel wordt dit gefaciliteerd doordat met extra subsidie van de gemeente een speciale medewerker hiervoor kon 7

9 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân worden aangesteld. Deze zogenaamde combinatiefunctionaris biedt scholen een kant en klaar programma gericht op boekpromotie en mediawijsheid, inclusief uitvoering in de klas of bibliotheek. De doorgaande leeslijn is uitgangspunt bij dit aanbod en de programma s sluiten aan bij de kerndoelen. Op deze manier komen de leerlingen elk jaar in contact met lezen, leesplezier, het zoeken en verwerven van informatie. Project De bibliotheek in de les Een van de belangrijkste doelgroepen van de bibliotheek is het onderwijs. Landelijk is hiervoor een overkoepelend concept ontwikkeld: de Bibliotheek Op School (dbos). Kern in het concept is dat bibliotheken, basisscholen en gemeente een strategisch meerjarige samenwerkingsverband aangaan om een aantoonbare kwaliteitsverbetering van het onderwijs te realiseren. Het gaat hierbij om leesvaardigheid, taalvaardigheid en mediawijsheid. Bibliotheken Midden-Fryslân mist bij dbos echter inhoudelijke ondersteuning. Daarom heeft de bibliotheek het initiatief genomen om samen met de NHL onderzoek te doen op een paar basisscholen die zich voor dit project hebben aangemeld. Het project wil door middel van het aanbieden van meer informatiebronnen, passend bij de wereldoriëntatie vakken beter aansluiten bij wat leerlingen aanspreekt. Tegelijk krijgt ook het wereldoriëntatie- en het leesonderwijs een extra verdieping. Uit eerder onderzoek blijkt dat de leesmotivatie en daarmee op langere termijn de leesprestatie van de leerlingen wordt vergroot. Onderzoek vindt plaats naar welke bronnen en materialen hiervoor in het bijzonder geschikt zijn en hoe die dan bij deze vakken kunnen worden ingezet. In de informatiemaatschappij is het voor kinderen van groot belang dat ze leren omgaan met de veelheid van informatie die op meerdere manieren beschikbaar is. Kinderen moeten mediawijs worden en 21 e -eeuwse vaardigheden ontwikkelen. Het project wordt, naast een eigen bijdrage van de bibliotheek, gefinancierd uit subsidies van gemeente, provincie, de Stichting Lezen en een bijdrage van het Nieuwe Stads Weeshuis. Het onderzoek zal een groot deel van 2014 duren. Pilot social media Samen met een aantal andere bibliotheken verspreid over Nederland werkt Bibliotheken Midden-Fryslân mee in een pilot om de informatiefunctie actief in te zetten op de social media (Twitter, Facebook e.d.). Volgens rooster volgen de medewerkers 16 uur per dag, 7 dagen in de week de social media op vragen die eventueel door een bibliothecaris kunnen worden beantwoord en berichten die betrekking hebben op de bibliotheek. De bedoeling is om de bibliotheek zichtbaarder te maken in het digitale domein. De pilot duurt tot en met de eerste helft van 2014 en zal daarna als vaste dienstverlening door alle bibliotheken uitgevoerd en bekostigd moeten worden. In de pilot wordt kennis en ervaring opgedaan met het interactief en effectief inzetten van social media om klanten te vinden en te binden (en goed opgeleide social media specialisten). Kennis die binnen de lokale context ook weer heel goed kan worden benut. De pilot is ook van belang bij het uitbouwen van het imago van de bibliotheek. Muziekafdeling In het verslagjaar is in de Centrale een aantal maatregelen getroffen om beter te kunnen inspelen op de veranderende vraag vanuit het publiek. Vanwege een afnemende vraag naar het lenen van muziek is besloten om de afdeling te verplaatsen en opnieuw in te richten. Door de cd s en bladmuziek meer in het zicht van het algemene publiek op de eerste verdieping te plaatsen, is het makkelijker geworden om deze dienstverlening te promoten. Na een halfjaar is het effect echter kleiner dan gehoopt. In 2014 zal opnieuw extra worden ingezet op promotie. Mocht na dat jaar blijken dat de trend nog steeds dalend is dan zal de vraag naar het voortbestaan van de dienstverlening beantwoord moeten worden. Stadsstudiecentrum Op de oorspronkelijke plaats van de muziekafdeling is het StadsStudieCentrum ingericht. Naast de open werkplekken is ook een vijftal 1 à 2 persoonsstudiecabines en een kleine vergaderruimte voor 8 personen beschikbaar. Met deze faciliteit komt de bibliotheek tegemoet aan de toenemende vraag om werk- en studieplekken in de bibliotheek. Tegelijk is in de hal een coffeecorner ingericht en is de krantenzaal gerestyled. Met de horecavoorziening, de nieuwe inrichting en de aangepaste verlichting is de sfeer aantrekkelijker geworden voor meer doelgroepen dan voorheen. Met de plaatsing van een glazen paneelwand in de hal is het nu mogelijk om de voorste schil van het gebouw onafhankelijk te gebruiken van de rest. StadStudieCentrum, koffiecorner en de krantenzaal zijn sinds september 6 dagen geopend van 8.30 tot sluitingstijd van de biblio- 8

10 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân theek. Het publiek weet de vernieuwingen te waarderen: vanaf het begin zit de loop er goed in, met in januari 2014 zelfs meer dan bezoekers van het StadStudieCentrum. De herinrichting en restyling is met inzet van velen tegen zo laag mogelijke kosten tot stand gekomen. Vaste leveranciers zoals Ewald, Dijkstra, Kimsma en Lippe Lap leverden soms tegen kostprijs of kwamen met kostenbesparende oplossingen. De externe adviseur en de medewerkers hanteerden in hun vrije tijd de schilderskwast of zorgden voor interne verhuizing en ook de eigenaar van Coffee Central stak de handen uit de mouwen. De kosten van de hele operatie worden ten laste gebracht van de bestemmingsreserve Herinrichting Centrale en in 10 jaar afgeschreven. Gratis Wifi Afgelopen jaar is in alle vestigingen een robuust Wifi-netwerk aangelegd. Alle gasten kunnen daarmee met hun eigen apparatuur draadloos gratis van het internet gebruik maken. Gebruik maken van de apparatuur in de bibliotheken is natuurlijk ook altijd nog mogelijk. Daarvoor is wel vereist om in te loggen maar het tarief voor internetgebruik is met ingang van 2013 vervallen. Pressdisplay Het is steeds moeilijker om echte papieren dagbladen uit het buitenland geleverd te krijgen en de abonnementsprijzen stijgen voortdurend. Daarom heeft de bibliotheek licenties gekocht van Pressdisplay. Meer dan kranten uit alle hoeken en gaten van de wereld kunnen via deze site worden gelezen. Voorlopig wordt deze dienstverlening in de Centrale en in de vestiging Bilgaard aangeboden. FMA Het Frysk Muzyk Argyf (FMA) is het enige onderdeel dat bij de bibliotheek overbleef na een bezuiniging op de Provinciale Steunfunctie Muziek. Het FMA houdt zich bezig met het collectioneren, digitaliseren en ontsluiten van het werk van Friese componisten. Daarmee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan de conservering en de beschikbaarheid van deze werken. In 2013 kon met 18 componisten een licentiecontract worden afgesloten en werden 204 partituren verworven. Er werden 338 audiowerken gedigitaliseerd. Om de muziek nog beter onder de aandacht te brengen werden 2 concerten georganiseerd met in totaal 120 toehoorders. Van beide concerten is een cdopname gemaakt. BiebWerkt Via onze partner Sociaal Steunpunt Boarnsterhim konden we 4 á 5 personen per week bereiken op de spreekuren in Grou en Akkrum. Twee keer werd in samenwerking met Fries Samenwerkingsverband Uitkeringsgerechtigden (FSU) een bijeenkomst belegd over de wijzigingen in de sociale wetgeving met totaal zo n 150 bezoekers. Partner Boizca presenteerde de mogelijkheden van coaching voor ca. 120 bezoekers. In samenwerking met het Bondgenootschap laaggeletterden en Stichting Lezen en Schrijven is o.a. een masterclass gegeven in het signaleren ven begeleiden van laaggeletterden. Een 15 tal deelnemers van diverse gemeentelijke hulporganisaties maakten hier gebruik van. Cura Advocaten is een nieuwe partner die met ingang van 2014 wekelijks een juridisch spreekuur houdt in de Centrale. Volksuniversiteit Fryslân Nadat Bibliotheken Midden-Fryslân twee jaar geleden het initiatief nam om de Volksuniversiteit nieuw leven in te blazen kon midden 2013 het eerste volledige seizoen van Volksuniversiteit Fryslân succesvol worden afgesloten. Het aantal cursussen dat doorging en het aantal cursisten lag boven de prognose. Financieel vielen de inkomsten nog enigszins tegen, maar gelukkig waren de kosten uiteindelijk ook lager. De cursussen van de Volksuniversiteit vallen onder de kernactiviteit leren van de bibliotheek en zijn daarom waardevol in een moderne positionering van de openbare bibliotheek. Bibliotheken Midden-Fryslân heeft het voornemen om de activiteiten van de Volksuniversiteit binnen enkele jaren kostendekkend te maken. De tekorten worden gedekt uit de bestemmingsreserve voor innovatie en uit fonds Boersma. Een zeer succesvol onderdeel is de serie Spraakmakende Boeken. Dit programma loopt al een flink aantal jaren in de stad Groningen en wordt daar altijd druk bezocht. In samenwerking met De Culturele Onderneming is het programma in het najaar ook naar Leeuwarden gehaald Herstart Europe Direct Vanaf 2013 wordt door de bibliotheek weer invulling gegeven aan de voorlichtingstaak over de mogelijkheden van studeren, wonen en werken in de Europese Unie. De bibliotheek ontvangt hiervoor een speciale subsidie van de EU, voorlopig voor een tijdvak van 4 jaar. In september werd het steunpunt officieel geopend door de Vertegenwoordiger van de Euro- 9

11 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân pese Commissie in Nederland, de heer Andy Klomp. Biebpanel Om zelf regelmatig aan marktonderzoek te doen, ontbreekt het de bibliotheek aan voldoende expertise. Om toch meer marketinggegevens te verkrijgen is de bibliotheek aangesloten bij Biebpanel, een initiatief van een aantal bibliotheken in Noord Holland. Vier keer per jaar wordt een vragenlijst over een bepaald onderdeel van de bedrijfsvoering van de bibliotheek uitgezet bij een bestand aan respondenten die zich hiervoor hebben opgegeven. In het verslagjaar werd onderzoek gedaan naar de waardering voor de activiteiten van de bibliotheek, het oordeel over de medewerkers van de bibliotheek, de gedachten over de toekomst en het imago van de bibliotheek. De resultaten van de onderzoeken worden op de site van de bibliotheek gepubliceerd. Doordat steeds meer bibliotheken gebruik maken van Biebpanel ontstaat een benchmark waarmee de lokale gegevens goed kunnen worden vergeleken. De uitkomsten worden gebruikt om de dienstverlening te verbeteren en het beleid aan te passen of te ontwikkelen. Ledenacties De bibliotheek heeft in Friesland samen met de BSF het initiatief genomen om aansluiting te zoeken bij de landelijke actie Voordeel met je Biebpas. Bibliotheekleden kunnen bij tal van winkels en (culturele) organisaties in het hele land op vertoon van hun bibliotheekpas korting krijgen op toegang, huur of aankoop. De bibliotheek zorgt in Friesland voor werving van de acties van deelnemende bedrijven. Na een voorzichtig begin doen nu ook andere bibliotheken in de provincie mee. In het najaar is een telefonische terugwinactie van leden uitgevoerd. De resultaten waren niet overtuigend genoeg om dit middel binnenkort opnieuw in te zetten. De kosten en de opbrengsten waren niet in de juiste verhouding. Een van de problemen was dat de beschikbare telefoonnummers uit het ledenbestand vaak niet meer werkten. Samen met de andere bibliotheken in de provincie wordt nu nagedacht over alternatieve methoden om zoveel mogelijk leden te behouden. Sinds vorig jaar kent de bibliotheek 14 Bieb- Stipers. Uit BiebPanelonderzoek is gebleken dat er leden zijn die jaarlijks wel meer dan de normale contributie willen betalen. Voor hen is het BiebStipersprogramma in het leven geroepen. Met een minimum extra betaling van 60 per jaar kan zo n lid de bibliotheek wat financiele speelruimte bieden om iets extra s te uit te voeren. In 2013 is het bedrag van bijna 900 gebruikt om de verhuurcollectie grote letterboeken uit te breiden, in 2014 zal het geld worden aangewend voor het project Bibliotheek in de Les. Als tegenprestatie worden de BiebStipers tijdens een gezellig samenzijn een keer per jaar bijgepraat over de ontwikkelingen bij de bibliotheek. Bovendien ontvangt de BiebStiper een korting op de activiteiten van de Volksuniversiteit en is de toegang tot een literaire activiteit geheel gratis. De werving zal in 2014 worden voortgezet. Leden In vrijwel alle vestigingen is sprake van stabilisatie van het ledental, slechts een daling van 0,2% op het totaal. Daarbij moet wel de kanttekening worden gemaakt dat het aantal betalende leden in de centrale met 10% daalde, de contributieopbrengst bleef daardoor achter bij de begroting. Wel worden in de centrale meer tariefpasjes verkocht, de daling van het aantal gebruikers wordt daardoor gedempt. In de andere vestigingen bleef het aandeel betalende leden op peil. Uitleningen Het tal uitleningen daalde overal met 4,1%, in de centrale met 7,6%. In de vestiging in Grou steeg het aantal uitleningen met bijna 8%. Dit effect is rechtstreeks toe te schrijven aan de vernieuwde inrichting volgens het landelijk retailconcept. Meer aandacht voor de vormgeving van de bibliotheek als ruimte om te verblijven en een aantrekkelijke presentatie van de media hebben dus echt een gunstige uitwerking op de resultaten. Collectie De omvang van het mediabezit is grotendeels gekoppeld aan het aantal uitleningen. In 2013 daalde het bezit met 3,4% ten opzichte van De komende jaren zal er nog scherper worden geselecteerd op de actualiteit van het bezit. Hierbij houdt de bibliotheek natuurlijk rekening met de verplichtingen binnen het netwerk van bibliotheken. Met name de brede en diepe collectie van de centrale vervult een belangrijke rol in het interbibliothecaire leenverkeer. Website De gebruikerscijfers van de website laten een daling zien. Dit vindt zijn oorzaak met name in het gebruiken van weer een andere telmethode. Het is waarschijnlijk dat daardoor appels met peren worden vergeleken. Halverwege 2014 zal een nieuwe versie van de website in gebruik worden genomen en de leverancier 10

12 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân heeft al aangekondigd dat er ook dan weer andere statistiektellers worden ingebouwd. In het jaarverslag over 2014 zal dit ongetwijfeld opnieuw leiden tot niet vergelijkbare cijfers. Dit aantal geeft dus slechts een indruk van het gebruik, maar is niet te gebruiken ter vergelijking met andere jaren. Bezoekers Het aantal bezoekers nam toe met bijna , een stijging van 7,6%. Hoewel het aantal uitleningen gestaag daalt, trekt de bibliotheek met de andere activiteiten en dienstverlening dus een steeds groter publiek. Een bewijs te meer dat de bibliotheek een relevante instelling is met een aantrekkelijke aanbod voor veel mensen. De tabellen met jaarstatistieken over de laatste 5 jaren staan op de volgende bladzijden. 11

13 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân JAARSTATISTIEKEN Ledenaantallen Boarnsterhim Grou Akkrum Bibliobus Leeuwarden Centrale Bilgaard Aldlân Camminghaburen Dorpen Pilot Oud Oost Tytsjerksteradiel Burgum Hurdegaryp Gytsjerk Bibliobus Totaal Uitleningen inclusief verlengingen Boarnsterhim Grou Akkrum Bibliobus Leeuwarden Centrale Bilgaard Aldlân Camminghaburen Dorpen Leesbus Tytsjerksteradiel Burgum Hurdegaryp Gytsjerk Bibliobus Totaal Mediabezit Boarnsterhim Grou Akkrum Bibliobus Leeuwarden Centrale Bilgaard Aldlân Camminghaburen Dorpen (Opm. 1) Pilot Oud-Oost Tytsjerksteradiel Burgum Hurdegaryp Gytsjerk Bibliobus Totaal Bezoekersaantallen Boarnsterhim Grou Akkrum Leeuwarden Centrale Bilgaard nb Aldlân Tytsjerksteradiel Burgum Hurdegaryp Gytsjerk Totaal Website Website (Opm. 2) Opm. 1: De collectie van Dorpsvoorzieningen van en van Pilot Oud-Oost zijn in 2011 samengevoegd Opm. 2: Vanaf november 2012 wordt een andere bezoekersteller voor de website gebruikt, dit verklaart deels het verschil 12

14 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Activiteiten Algemeen Aantal Deelnemers Aantal Deelnemers Aantal Deelnemers Aantal Deelnemers Aantal Deelnemers Cultureel (dagdelen) Informatief (dagdelen) Volksuniversiteit Fryslân Exposities Onderwijs en educatie Instellingen in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal Basisonderwijs Voortgezet onderwijs Vroeg en voorschoolse educatie Overig Totaal Groepen in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal Basisonderwijs Voortgezet onderwijs Vroeg en voorschoolse educatie Overig Totaal Deelnemers in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal in bibliotheek bij instelling totaal Basisonderwijs Voortgezet onderwijs Vroeg en voorschoolse educatie Overig Totaal

15 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Personeel De personeelsformatie van de bibliotheek was eind 2013 als volgt samengesteld: 2012 Uren FTE Aantal 2013 Uren FTE Aantal Mannen ,5 15 Mannen ,4 15 Vrouwen ,6 45 Vrouwen ,4 35 Totaal Totaal ,8 50 Soort contract Personen Uren p/w Vaste contracten Urenuitbreiding bij vaste contracten 3 15 Tijdelijke contracten Vacatures 58 Totaal Begroting 2013, incl. vervanging Personeelsuren per afdeling Afdeling Uren p/w Centrale 421 Aldlân 60 Bilgaard 74 Facilitair 188 I en O 69 Burgum 116 Hurdegryp 30 Gytsjerk 30 Schoolbibliotheekwerk Tytsjerskteradiel 39 Bibliobus Tytsjerksteradiel 26 Grou 55 Akkrum 24 Overhead 134 Overige diensten 93 Vacatures 58 Totaal Tijdelijke urenuitbreidingen en contracten helpen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Met de beschikbare formatie ( uren op jaarbasis = 39,4 FTE) en met forse inhuur via het uitzendbureau (totaal uren = 5,4 FTE) is het net mogelijk om tijdens openingsuren voldoende medewerkers in te zetten. Capaciteit wordt vooral gemist om in te zetten op innovatie, marketing en communicatie. Hiervoor is zeker 140 uur per week voor nodig. Samenstelling personeelsbestand: Leeftijd Uren p/w Aantal med. VMBO MBO HBO vacature t/m 29 jaar t/m 39 jaar t/m 49 jaar t/m 54 jaar t/m 59 jaar t/m 67 jaar Totaal

16 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Dienstjaren Aantal med. 0 tot tot tot tot tot tot tot en meer 3 Andere bijzonderheden in de personeelsvoorziening: Mutaties (in aantallen personen) Gratificatie 6 0 Ouderschapsverlof 2 1 Zorgverlof 3 Jubileum 1 3 Detacheringen 3 3 Tijdelijk in dienst 4 5 Verlenging tijdelijk contract 3 7 Tijdelijke urenuitbreiding 6 7 Vast in dienst 1 0 Uit dienst met regeling 1 0 PrePensioen 1 0 Pensioen 2 0 Uit dienst wegens andere baan 5 3 Uit dienst 3 Het ziekteverzuim daalde naar 3,3% (2012: 6,4%, 2011: 3,2%, 2010: 4,4% en 2009: 5,9%). Gelukkig is het percentage weer op een normaler peil beland. Een drietal langdurige ziektegevallen dragen evenwel nog flink bij aan dit percentage. Geen van de ziektegevallen is werkgerelateerd. Doordat een tweetal sleutelfuncties vanwege ziekte langdurig onbezet dreigden te zijn, moest de bibliotheek extern vervanging zoeken. De kosten voor inhuur van personeel zijn ook mede daardoor hoger uitgevallen dan voorgaande jaren. Als aanvulling op de eigen formatie werken er in de diverse vestigingen medewerkers via bijzondere regelingen. Het kan dan gaan om een werkstage (2 personen), werkervaringsplaats (1 persoon), cliënten van de Noorderbrug (2 personen), jeugdzakgeldproject (1 persoon) of op vrijwillige basis (4 personen). De bibliotheek is blij een betekenisvolle rol in hun leven te kunnen spelen en daarmee vaak zeer gemotiveerde collega s binnen te halen. De bibliotheek is hen zeer erkentelijk voor de bijdrage die ze leveren aan het resultaat! De verlofregistratie in Profit werd door veel medewerkers als ingewikkeld ervaren. Het gevolg was dat er vaak herstelboekingen nodig waren. Daarom is besloten om met ingang van 2014 voor de registratie van verlof het programma HR manager te gebruiken. De eerste ervaringen zijn positief. Ook in 2013 is geen voortgang geboekt met de invoering van competentiemanagement met behulp van Profit. Het project is stilgezet in afwachting van structurele veranderingen in de opzet van het rechtenbeheer van Profit. De bibliotheek kent geen systeem met periodieke beoordelingsgesprekken. Jaarlijks wordt wel met alle medewerkers een functioneringsgesprek gevoerd. Aan de hand van een standaardformulier gaat het gesprek over een terugblik op het afgelopen jaar en de wensen en mogelijkheden van zowel medewerker als organisatie voor de toekomst. Er kunnen afspraken worden gemaakt voor ontwikkeling, coaching en scholing. Deze afspraken zijn mede de basis voor het jaarlijkse scholingsplan van de bibliotheek. In 2013 is voor het eerst de gelegenheid gegeven om vrijwillig mee te doen aan een Preventief Medisch Onderzoek. In totaal hebben 14 medewerkers hiervan gebruik gemaakt. Het onderzoek zal voortaan eenmaal in de 4 jaren worden aangeboden, tevens mogen nieuwe 15

17 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân medewerkers bij indiensttreding gebruik maken van het standaard onderzoek. In 2013 heeft niemand gebruik gemaakt van de klachten- of de klokkenluidersregeling. Ook de vertrouwenspersoon (deze functie is ondergebracht bij de Arbodienst) meldde over het afgelopen jaar geen contacten te hebben gehad. In een tweetal gevallen heeft het bedrijfsmaatschappelijk werk hulp aan een medewerker geboden. Scholing Cursus Aantal Aantal Waardering deelnemers dagdelen Feedbackgesprekken 31 0,25 p.d. Goed Muziek, stromingen en stijlen 23 6 Goed Medewerker informatiedienstverlening 4 10 Voldoende Bibliotheek vd 100 talenten 10 2 Voldoende BHV herhaling 37 2 Goed BHV basis 4 4 Goed Zoekstrategieën 26 8 Goed Koers op de klant 41 4 Voldoende Correct en helder Nederlands 11 3 Goed Sinds 2011 worden met informatiemedewerkers jaarlijks Feedbackgesprekken klantencontacten gevoerd. In 2013 legde met name de training Koers op de klant zoveel druk op de organisatie dat het noodzakelijk bleek de geplande gesprekken te verplaatsen naar januari Uit de feedbackgesprekken 2012 kwamen verschillende leemtes in kennis bij de medewerkers in de frontoffice naar voren. Een training Zoekstrategieën kwam aan de verschillende behoeften tegemoet door een modulaire indeling, bestaande uit vier onderwerpen: Basiskennis ontsluiting, Doorvragen, Zoektermen, Kennis van bronnen en eigen diensten. De samenvoeging van de muziekafdeling met de afdeling volwassenen heeft tot gevolg dat alle informatiemedewerkers geconfronteerd kunnen worden met muziekvragen. Om te voorzien in de benodigde kennis werd een cursus aangeboden waarin de verschillende stijlen en stromingen in zowel klassieke muziek als popmuziek werden behandeld. Het concept van De Bibliotheek van de 100 talenten is gebaseerd op de theorieën van Howard Gardner. De doelgroep wordt niet alleen aangesproken op talige (verbaallinguïstische) intelligentie, maar ook op andere talenten, met als doel ook die talenten te ontwikkelen en tevens mensen te bereiken die niet zo talig zijn. Daarnaast wordt de doelgroep intensief betrokken bij het vormgeven van onderdelen van de bibliotheek, of het nu om specifieke activiteiten gaat, om de gehele programmering of zelfs om de inrichting van de bibliotheek. De training die werd aangeboden werd matig gewaardeerd; vooralsnog is besloten hier verder geen vervolg aan te geven. Geheel anders was de waardering van Koers op de klant, een training rond het inzetten van retailtechnieken in de bibliotheek. De aanpak van opleider Ter Sprake zorgde voor positieve reacties van de cursisten. In een talige omgeving als de bibliotheek is het van wezenlijk belang dat de communicatie foutloos, helder en zo aansprekend mogelijk is. In de praktijk blijkt echter dat er veel spellingen stijlfouten worden gemaakt en dat er nogal eens sprake is van wollig of onduidelijk taalgebruik. Om daarin te voorzien werd de medewerkers Klantenservice een korte training Correct en helder Nederlands aangeboden Evenals voorgaande jaren werden een basiscursus en enkele herhalingscursussen BHV georganiseerd. Vrijwel alle frontofficemedewerkers zijn in het bezit van een officiële NIBHV-licentie. Twee medewerkers zouden in 2013 de opleiding Mediacoach voor bibliotheekprofessionals (SIOB) volgen. Als gevolg van een te gering aantal inschrijvingen werd deze opleiding geannuleerd en verplaatst naar

18 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Overleg met de Ondernemingsraad De Ondernemingsraad bestaat uit vijf personen. De verkiezingen die in de loop van het jaar plaatsvonden leverden niet voldoende kandidaten op om alle plaatsen te kunnen bezetten. Bovendien hebben twee nieuwe leden een tijdelijke aanstelling. Dit maakt het werk van de ondernemingsraad onevenredig belastend voor de leden. Aan het eind van het jaar is een nieuwe wervingsronde gestart. Er vonden vijf overleggen plaats met de directeur/ bestuurder. Volgens afspraak is eenmaal per jaar ook een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht bij de overlegvergadering aanwezig om de algemene situatie van de bibliotheek te bespreken. De standaard onderwerpen als jaarstukken, arbozaken en het scholingsplan (instemming) werden besproken. Daarnaast kwamen andere zaken aan de orde zoals ICTperikelen, overdracht vestiging Akkrum (positief advies) aan Bibliotheken Mar en Fean, regeling wet arbeid en zorg (instemming), regeling vrijwilligersbeleid (positief advies), jubileumregeling (instemming), omvang en samenstelling personeelsformatie, ontruimingsplannen, organisatie en regeling Preventief Medisch Onderzoek (instemming), het personeelsbeleid in algemene zin en de dreigende bezuinigingen. De Ondernemingsraad publiceert een eigen jaarverslag. 17

19 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân Financieel jaarverslag 2013 De jaarrekening 2013 laat een negatief bedrijfsresultaat zien van Aan de bestemmingsreserve werd een bedrag van onttrokken. Aan de bestemmingsreserves en de fondsen werd toegevoegd. De resultaten in Boarnsterhim ( ), Leeuwarden ( ), Tytsjerksteradiel ( ) en de Overige activiteiten ( ) werden aan de algemene reserves onttrokken dan wel toegevoegd. Na de mutaties in de reserves en fondsen kan worden vastgesteld dat het eindresultaat van het verslagjaar daardoor uiteindelijk op een negatief saldo van uitkomt. In de herziene begroting voor 2013 was nog uitgegaan van een negatief saldo van ruim Dit tekort kwam door een niet sluitende exploitatieopzet in de gemeente Leeuwarden. De gemeente heeft mondeling toegezegd dit tekort te helpen dekken. Boarnsterhim In Boarnsterhim werd een negatief resultaat van geboekt. Door de onttrekking van het saldo aan de algemene reserve bereikt deze een stand van Als gevolg van de gemeentelijke herindeling zal het saldo met ingang van 2014 worden toegevoegd aan de algemene reserve van Leeuwarden. Leeuwarden In Leeuwarden wordt het tekort van in eerste instantie ten laste gebracht van de algemene reserve. Op basis van de mondelinge toezegging zal dit bedrag bij de gemeente worden geclaimd. Zodra het bedrag aan de bibliotheek is overgemaakt zal het aan de algemene reserve worden toegevoegd. Na deze voorlopige onttrekking en de toevoeging door de vrijval van de bestemmingsreserve voor de Jonge Jury ad bereikt de algemene reserve een stand van (= 2,4% van de omzet) Hiermee blijft deze algemene reserve ver achter bij de wenselijke omvang van 10%. Tytsjerksteradiel Op basis van de hoge stand van de algemene reserve heeft de gemeente Tytsjerksteradiel in de loop van het jaar aan subsidie teruggevorderd. Gesaldeerd met het positieve resultaat van leverde dit een toevoeging op aan de algemene reserve van Met name de huisvestingskosten dragen bij aan het positieve saldo: die vallen bijna lager uit dan geraamd. Dit wordt vooral veroorzaakt door de eindafrekening met de Hameije in Hurdegaryp (wegens vertrek uit het gemeenschappelijk gebouw) en de afschrijving op het gebouw in Gytsjerk die achterwege kon blijven. Ook de personeelskosten ( ) en de mediakosten ( ) werden onderbesteed. De bestemmingsreserves voor RFID ( ) en Vernieuwing bus ( 9.099) werden overgeheveld naar de algemene reserve. Na alle mutaties bereikt deze een stand van (=19.8 % van de omzet). Met de gemeente is afgesproken de tegenvaller als gevolg van de hogere kosten door de provinciale bezuinigingen voorlopig te dekken uit de algemene reserve. Frysk Muzyk Argyf Vanwege de provinciale bezuiniging op de BSF is de Provinciale Steunfunctie Muziek (PSM) opgeheven. Alleen het onderdeel Frysk Muzyk Argyf (FMA) wordt nog bekostigd. Door het inzetten van een deel ( ) van de algemene reseve van de PSM was het mogelijk extra in te zetten op de werving van componisten en het collectioneren en digitaliseren van werken. De algemene reserve voor het FMA bedraagt nu In 2014 wordt de algemene reserve opnieuw aanvullend ingezet op de normale exploitatie voor de verder uitbouw van het FMA. Naar verwachting zal de algemene reserve eind 2014 ongeveer bedragen. Algemeen Hoewel geen onderdeel uitmakend van de jaarrekening is het goed om te vermelden dat er allerlei diensten om niet van de Bibliotheek Service Fryslân (BSF) worden verkregen. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld de kosten en ondersteuning van bibliotheeksoftwarepakket, de begeleiding bij de invoering van landelijke innovaties en de dagelijkse expeditieritten. Het kostenvoordeel wordt op basis van inwoneraantal geraamd op ongeveer ,-. In de jaarrekening is een toelichting op de exploitatierekening opgenomen waar de grootste afwijkingen ten opzichte van de begroting worden verklaard. Een paar bijzondere zaken worden hieronder toegelicht. Een aantal jaren geleden heeft de bibliotheek in noordelijke verband gebruik gemaakt van een ESF-subsidieregeling om extra scholing 18

20 Jaarverslag 2013 Stichting Bibliotheken Midden-Fryslân mogelijk te maken. De uitkering van deze subsidie, ongeveer zal in het jaar 2014 plaatsvinden. Het bedrag wordt ten gunste geboekt van de scholingskosten. De ruimte die hierdoor ontstaat op deze post zal in dat jaar worden ingezet voor extra scholing. In de kortlopende schulden is een post opgenomen voor nog op te nemen verlofuren. In 2013 kon deze post met worden verlaagd. Het saldo van de nog op te nemen uren is daardoor afgenomen tot bijna uur. Het uiteindelijke doel is om het aantal uren te verminderen tot uur. In alle drie gemeenten bestaan bestemmingsreserves ter dekking van afschrijfkosten van activa. De aard en bestemming van deze specifieke reserves zijn dus niet vrij te wijzigen. Bij de beoordeling van de financiële positie van de bibliotheken moet hier rekening mee worden gehouden. In aansluiting op de onderverdeling naar gemeenten is een onderdeel Bovenlokale diensten opgenomen. In dit onderdeel worden de resultaten beschreven die niet specifiek gerelateerd zijn aan activiteiten in een gemeente. De bovenlokale activiteiten zoals de provinciale steunfunctie muziek, de overhead en de dienstverlening aan de Marwei, maar ook eventuele projecten worden in dit onderdeel gegroepeerd. Bibliotheken in de gemeente Boarnsterhim Het negatieve saldo van deze deelrekening komt uit op nadat het exploitatiesaldo van vermeerderd is met de onttrekkingen ten laste van de volgende bestemmingsreserves: is onttrokken aan de reserve Promotie en Publiciteit, is onttrokken aan de bestemmingsreserve t.b.v. activa Inrichting en is onttrokken uit de bestemmingsreserve t.b.v. activa Afschrijving automatisering. Het resultaat van alles is een saldo van dat wordt onttrokken aan de algemene reserve. In de toelichting op de jaarrekening wordt vermeld waardoor de belangrijkste verschillen tussen de begroting en de jaarrekening zijn ontstaan. Per 1 januari 2014 wordt de gemeente Boarnsterhim opgedeeld. De bibliotheek in Grou wordt toegevoegd aan de gemeente Leeuwarden. De bibliotheek van Akkrum valt vanaf die datum onder de gemeente Heerenveen. Het gebouw, dat voor 0 op de balans staat, zal om niet worden overgedragen met als voorwaarde dat bij verkoop binnen 5 jaar de helft van de opbrengst ten goede komt aan Bibliotheken Midden-Fryslân. Naast het gebouw worden ook inrichting, inventaris, collectie en formatie zonder verrekening overgedragen aan Bibliotheek Mar en Fean in Heerenveen. Reserves en bestemmingsreserves De algemene reserve heeft een stand van nadat het exploitatiesaldo van is onttrokken. Een bedrag van is onttrokken aan de bestemmingsreserve Promotie en publiciteit om de kosten van de introductie van nieuwe lenerspassen te dekken. Deze reserve is bedoeld om eenmalige promotie- en publiciteitsacties te kunnen houden. De bestemmingsreserve Inrichting dient ter dekking van een deel van de activeringskosten van de inrichting in Grou; hierop werd een bedrag van in mindering gebracht. De bestemmingsreserve Afschrijving automatisering dekt de afschrijvingslasten van de betaalautomaten in Akkrum en Grou. Het saldo werd met een bedrag van verminderd. Na de opdeling van Boarnsterhim per 1 januari 2014 zullen de saldi van de reserves worden toegevoegd aan die van Leeuwarden. Voorzieningen Voor bibliotheek Grou wordt een voorziening voor groot onderhoud in stand gehouden. Op grond van het meerjarenonderhoudsplan bepaalt de Stichting Beheer Gebouw hoe groot de jaarlijkse toevoeging moet zijn. Tegelijkertijd wordt ook onttrokken ter dekking van de in rekening gebrachte kosten. Aan de voorziening voor onderhoud gebouw in Akkrum is geen toevoeging gedaan. De voorziening wordt op het huidige niveau in stand gehouden om bij eventuele calamiteiten dekkingsmiddelen te hebben. Per 1 januari 2014 wordt bibliotheek Akkrum overgedragen aan Bibliotheek Mar en Fean; de voorziening voor onderhoud gebouw ad wordt mee overgedragen. Bibliotheken in de gemeente Leeuwarden Het negatieve saldo van de deelrekening voor Leeuwarden komt uit op nadat op het exploitatiesaldo van een bedrag van in mindering is gebracht vanwege onttrekkingen aan bestemmingsreserves. Ook werd 497 aan rente-inkomsten toegevoegd aan het saldo Fonds Boersma. 19