Technische Voorwaarden

Transcriptie

1 Technische Voorwaarden Technische Voorwaarden versie 1.5 Neopost 1

2 TECHNISCHE VOORWAARDEN Product versie 1.5 Document versie 1.5 Release datum december 2016 NEOPOST Bij eventuele vragen, opmerkingen of suggesties, neemt u dan gerust contact met ons op via helpdesk@neopost.nl. Dit document bevat informatie dat wordt bestempeld als Openbaar. COPYRIGHT De informatie in dit document kan technische onjuistheden of typografische fouten bevatten. Veranderingen zullen periodiek worden toegevoegd en wijzigingen zullen daarop worden doorgevoerd zonder voorafgaande kennisgeving. Neopost aanvaart geen verplichtingen of verantwoordelijkheden met betrekking tot de inhoud van dit document en heeft geen wettelijke aansprakelijkheid - noch expliciet of impliciet - voor de juistheid, volledigheid en/of bruikbaarheid. Kopiëren van de software of de handleiding op de gegevens opslagmedium of op een andere manier, met uitzondering van de expliciete bedrijf intern gebruik, is strikt verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Neopost. Het niet naleven van deze beperkingen is strafbaar. TRADEMARKS Neopost en haar logo s zijn trademarks en service marks van Neopost S.A., 113 rue Jean Marin Naudin, Bagneux, France, # R.C.S. Nanterre Neopost. Alle rechten voorbehouden. Neopost 2

3 Inhoudopgave Inhoudopgave 3 1. Wat is 4 2. Technische voorwaarden Opmaak van documenten Eisen Envelop C5 (verplicht) 6 4. Eisen Envelop C4 (verplicht) 7 5. Eisen ACHTERGROND (Optioneel) 8 6. Eisen ACHTERZIJDE (Optioneel) 9 7. Tijden aanlevering en bezorging Standaard Express Annuleren van een opdracht Aanleveren documenten Via UPLOADEN Via VIRTUELE PRINTER Neopost 3

4 1. Wat is is een online softwareprogramma dat u in staat stelt om in enkele muisklikken uw papieren post vanaf een computer te verzenden. Via het online platform kunt u de instellingen van de documenten bepalen en het type envelop selecteren dat u wenst te gebruiken. De rest wordt helemaal door ons operationele centrum afgehandeld: printen, couverteren, adresseren, frankeren en verzenden. Gevarieerde documenten Verzendt u geregeld documenten, bijv. facturen waarvan het aantal pagina s kan verschillen afhankelijk van de geadresseerde? is gebruiksvriendelijke software om de automatisering van de verzending te vereenvoudigen. Door het toevoegen van een kleine barcode op uw documenten zijn wij in staat om na te gaan of elke envelop inderdaad het juiste aantal pagina s bevat. In kleur en gepersonaliseerd Uw documenten worden verzonden in een C4 of C5 envelop. De layout van deze envelop kunt u zelf bepalen. Uw logo en het retouradres kunt u daardoor in kleur laten afdrukken. Eigen huisstijl Tijdens het uploaden van uw documenten naar het platform kiest u welke layout u bij deze zending wilt gebruiken. Ons operationele centrum houdt zich vervolgens bezig met het afdrukken van uw documenten in kleur. Daarbij kunt u ook kiezen of u een afdruk op de achterzijde, bijv. Algemene Verkoopvoorwaarden, wilt. Neopost 4

5 2. Technische voorwaarden De documenten worden geüpload naar de applicatie. In deze applicatie dient minimaal aangegeven worden in welke envelop de documenten verzonden moeten worden. Daarnaast kan gekozen worden voor een achtergrond (overlay) op elke pagina en een achterzijde op elke pagina. De achtergrond kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het toevoegen van een header of footer. De achterzijde kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor het toevoegen van (betalings)voorwaarden. Het gebruik van een achtergrond of achterzijde is optioneel, maar indien deze wordt gebruikt dan zal dit voor elke pagina gelden die in deze opdracht wordt verwerkt. Voor het gebruik van dient minimaal de lay-out van de envelop aangeleverd te worden bij Neopost. Indien er ook een achtergrond of achterzijde gebruik moet worden, dan dienen deze van te voren aangeleverd te worden bij Neopost. Neopost zal er vervolgens ervoor zorgen dat de envelop, achtergrond en achterzijde beschikbaar komen in de applicatie. Er mogen meerdere lay-outs voor een envelop, achtergrond of achterzijde worden aangeleverd. Het aanleveren van de lay-outs dient te gebeuren op het mailadres: De volgende onderdelen worden beschreven in deze technische voorwaarden: Eisen ENVELOP (verplicht) Eisen ACHTERGROND (optioneel) Eisen ACHTERZIJDE (optioneel) Tijden voor aanlevering en bezorging van documenten Annuleren van een opdracht Aanleveren documenten via UPLOADEN Aanleveren documenten via VIRTUELE PRINTER 2.1 Opmaak van documenten Er wordt aangeraden om ook de opmaak van de brieven zelf in CMYK te doen om kleurverschillen tijdens printen te voorkomen. Wanneer afwijkende kleurcoderingen gebruikt worden, zoals RGB, dan kan de juiste kleur toepassing op papier niet gegarandeerd worden. Neopost 5

6 3. Eisen Envelop C5 (verplicht) Bij voorkeur aanleveren als PDF-bestand dat voldoet aan de eisen o Geen transparantie o Om kleurverschillen te voorkomen dient u opmaak aan te leveren in CMYK Indien er toch transparante afbeeldingen nodig zijn, dan worden deze alleen geaccepteerd als de afbeelding(en) samengevoegd zijn tot 1 afbeelding van png of jpg formaat. Losse vectoren, samengestelde afbeeldingen uit verschillende lagen en andere varianten worden niet geaccepteerd. Indien een PDF-bestand niet mogelijk is, dan kunt u de bronbestanden van het programma waarmee de lay-out is gemaakt, aanleveren. Voorbeeld hiervan is.ai (adobe illustrator). Formaat 229mm breed en 162mm hoog In het bestand mogen GEEN snijranden voorkomen, exacte formaat moet 229x162mm zijn De envelop kan niet aflopend geprint worden. Voor het ontwerp dient u rekening te houden met een witrand van 2mm rondom de envelop. Voor het ontwerp dient u rekening te houden met een witrand van 5mm rondom het venster Op de voorzijde van de envelop dient te allen tijde een retouradres te staan. Wij adviseren u om bij het retouradres de postcode en de plaatsnaam om te draaien. Dit voorkomt eventuele verkeerde bezorging. Bijvoorbeeld Almere-Stad 1327 CA. zal automatisch op elke envelop een drietal elementen toevoegen: 1. Port betaald stempel 2. 2D code om de documenten en de envelop te matchen 3. Cijfercode om de documenten en de envelop te matchen Opmaak C5 venster links Opmaak C5 venster rechts Neopost 6

7 4. Eisen Envelop C4 (verplicht) Bij voorkeur aanleveren als PDF-bestand dat voldoet aan de eisen o Geen transparantie o Om kleurverschillen te voorkomen dient u opmaak aan te leveren in CMYK Indien er toch transparante afbeeldingen nodig zijn, dan worden deze alleen geaccepteerd als de afbeelding(en) samengevoegd zijn tot 1 afbeelding van png of jpg formaat. Losse vectoren, samengestelde afbeeldingen uit verschillende lagen en andere varianten worden niet geaccepteerd. Indien een PDF-bestand niet mogelijk is, dan kunt u de bronbestanden van het programma waarmee de lay-out is gemaakt, aanleveren. Voorbeeld hiervan is.ai (adobe illustrator). Formaat 229mm breed en 324mm hoog In het bestand mogen GEEN snijranden voorkomen, exacte formaat moet 229x324mm zijn De envelop kan niet aflopend geprint worden. Voor het ontwerp dient u rekening te houden met een witrand van 2mm rondom de envelop. Voor het ontwerp dient u rekening te houden met een witrand van 5mm rondom het venster Op de voorzijde van de envelop dient te allen tijde een retouradres te staan. Wij adviseren u om bij het retouradres de postcode en de plaatsnaam om te draaien. Dit voorkomt eventuele verkeerde bezorging. Bijvoorbeeld Almere-Stad 1327 CA. zal automatisch op elke envelop een drietal elementen toevoegen: 1. Port betaald stempel 2. 2D code om de documenten en de envelop te matchen 3. Cijfercode om de documenten en de envelop te matchen Opmaak C4 venster links Opmaak C4 venster rechts Neopost 7

8 5. Eisen ACHTERGROND (Optioneel) Bij voorkeur aanleveren als PDF-bestand dat voldoet aan de eisen o Geen transparantie o Om kleurverschillen te voorkomen dient u opmaak aan te leveren in CMYK Indien er toch transparante afbeeldingen nodig zijn, dan worden deze alleen geaccepteerd als de afbeelding(en) samengevoegd zijn tot 1 afbeelding van png of jpg formaat. Losse vectoren, samengestelde afbeeldingen uit verschillende lagen en andere varianten worden niet geaccepteerd. Indien een PDF-bestand niet mogelijk is, dan kunt u de bronbestanden van het programma waarmee de lay-out is gemaakt, aanleveren. Voorbeeld hiervan is.ai (adobe illustrator). Formaat 210mm breed en 297mm hoog In het bestand mogen snijranden voorkomen, maar het exacte formaat van de achtergrond moet 210x297mm zijn De brief (A4 formaat) kan aflopend geprint worden. Aflopende items op de achtergrond of in het geüploade bestand worden geprint zoals ze worden aangeleverd Op de eerste pagina van een document dient te allen tijde een adres te staan. Via de applicatie Neo- Send kunt u aangeven waar het adres zich bevindt. Indien nodig zal de applicatie het adres verplaatsen, zodat deze achter het linker of rechtervenster komt te staan. Dit zal alleen op de eerste pagina van een document gebeuren zal automatisch op elk document een drietal elementen toevoegen: 1. Sandd-code of PostNL kix-code onder het adres voor een soepele verzending (alleen op de eerste pagina van een document) 2. 2D code om de documenten en de envelop te matchen 3. Cijfercode om de documenten en de envelop te matchen De klant kan meerdere achtergrond aanleveren Bij elke batch met documenten kan een achtergrond wel of niet gebruikt worden. De klant bepaalt zelf of en welke achtergrond bij deze documenten wordt gebruikt De achtergrond wordt vervolgens op elke pagina van een A4 afgedrukt in de documenten van deze batch. Ook bij het dubbelzijdig printen wordt de achtergrond gebruikt op elke pagina. Opmaak A4 met vensterenvelop links Opmaak A4 met vensterenvelop rechts Neopost 8

9 6. Eisen ACHTERZIJDE (Optioneel) Bij voorkeur aanleveren als PDF-bestand dat voldoet aan de eisen o Geen transparantie o Om kleurverschillen te voorkomen dient u opmaak aan te leveren in CMYK Indien er toch transparante afbeeldingen nodig zijn, dan worden deze alleen geaccepteerd als de afbeelding(en) samengevoegd zijn tot 1 afbeelding van png of jpg formaat. Losse vectoren, samengestelde afbeeldingen uit verschillende lagen en andere varianten worden niet geaccepteerd. Indien een PDF-bestand niet mogelijk is, dan kunt u de bronbestanden van het programma waarmee de lay-out is gemaakt, aanleveren. Voorbeeld hiervan is.ai (adobe illustrator). Formaat 210mm breed en 297mm hoog In het bestand mogen snijranden voorkomen, maar het exacte formaat van de achterzijde moet 210x297mm zijn De brief (A4 formaat) kan aflopend geprint worden. Aflopende items op de achterzijde worden geprint zoals ze zijn aangeleverd De klant kan meerdere achterzijden aanleveren Bij elke batch met documenten kan een achterzijde wel of niet gebruikt worden. De klant bepaalt zelf of en welke achterzijde bij deze documenten wordt gebruikt De achterzijde wordt vervolgens op elke achterzijde van een A4 afgedrukt in de documenten van deze batch. Hierdoor is het niet mogelijk om dubbelzijdig af te drukken Neopost 9

10 7. Tijden aanlevering en bezorging Op elk gewenst moment kan een opdracht worden doorgegeven tot het verwerken, printen en verzenden van documenten via de applicatie. Er zijn twee opties bij het verzenden: Standaard: met een bezorgmoment op dinsdag of vrijdag Express: met een bezorgmoment op de volgende dag (di-za) 7.1 Standaard Sandd bezorgdag dinsdag, dan opdrachten doorgeven tot donderdagochtend uur in de week ervoor. Annuleren kan tot de woensdag uur, de dag ervoor. Sandd bezorgdag vrijdag, dan opdrachten doorgeven tot dinsdagochtend uur in de dezelfde week. Annuleren kan tot maandag uur, de dag ervoor. 7.2 Express PostNL bezorgdag X, dan opdrachten X-1 vóór uur doorgeven. Annuleren is niet mogelijk bij express verzending. 7.3 Annuleren van een opdracht Een mailingsopdracht (verwerken en verzenden van documenten) kan worden geannuleerd. Hiervoor dient vóór de geldende termijnen contact opgenomen te worden met de helpdesk van Neopost door een te sturen naar In de verzoekt u om de annulering van een verzendopdracht. Bij dit verzoek vermeldt u minimaal het Mailing ID/ordernummer van de opdracht dat geannuleerd moet worden. Voor het annuleren van een opdracht kunnen kosten in rekening worden gebracht. Neopost 10

11 8. Aanleveren documenten 8.1 Via UPLOADEN Voor het aanleveren van de te verwerken documenten (bijv. facturen) kunt u ervoor kiezen om deze documenten up te loaden via de applicatie. Dit kan via de volgende stappen 1. Ga naar 2. Log in met uw inloggegevens van. 3. Klik op de knop bladeren om het bestand te selecteren dat u wilt versturen. Let op. Dit bestand mag alleen een PDF-bestand zijn. Vervolgens klikt u op verwerken. kan bestanden verwerken die maximaal 500 pagina s bevatten en niet groter zijn dan 20MB. In dat geval dient u het bestand op te delen in meerdere bestanden. 8.2 Via VIRTUELE PRINTER Voor het aanleveren van de te verwerken documenten (bijv. facturen) kunt u ervoor kiezen om deze documenten via een virtuele printer te sturen naar de applicatie. De virtuele printer dient vooraf en eenmalig door uzelf te worden geïnstalleerd. De virtuele printer kan via het FAQ gedeelte van de website ( van Neopost worden gedownload. Nadat deze succesvol is geïnstalleerd kunnen de betreffende gebruikers in hun softwarepakket via de normale printoptie een bestand virtueel printen. Hiervoor kiest de medewerker in de lijst met beschikbare printers de printer. Vervolgens wordt de standaard browser opgestart en het bestand geüpload. Afhankelijk van uw instellingen dient u eerst in te loggen bij voordat u het bestand kunt verwerken. Meer informatie over het verwerken van documenten is terug te vinden in de handleiding van. kan bestanden verwerken die maximaal 500 pagina s bevatten en niet groter zijn dan 20MB. In dat geval dient u het bestand op te delen in meerdere bestanden. Neopost 11