Handleiding voor de AttachingIT Outlook oplossing. AMachingIT B.V.

Transcriptie

1 Handleiding voor de AttachingIT Outlook oplossing AMachingIT B.V.

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...1 AMachingIT voor Outlook...2 Bijlages selecteren met AMachingIT voor Outlook...2 Worden al mijn bijlagen verzonden?...4 Wachtwoord beveiliging...5 Hoe worden mijn bijlagen verzonden?...5 Bijlages voor de ontvanger...6 Uploadverzoek...7 Uploadverzoek voor de ontvanger...8 Uploadverzoek ingevuld...9 SupporKnformaKe

3 AMachingIT voor Outlook Met AMachingIT voor Outlook kunt u bestanden van elke omvang veilig en vertrouwd versturen en ontvangen. Wanneer u Microso: Outlook hee: opgestart kunt u AMachingIT voor Outlook herkennen aan de twee knoppen die zijn toegevoegd aan de knoppenbalk in het hoofdvenster. Wanneer u deze knoppen niet ziet, hee: u mogelijk AMachingIT voor Outlook nog niet geïnstalleerd of is deze niet ingeschakeld door uw systeembeheerder. A;achingIT voor Outlook Bijlagen selecteren met AttachingIT voor Outlook Voor het veilig en vertrouwd verzenden van bijlagen kunt u uw normale werkwijze aanhouden. Allereerst kiest u ervoor om in Microso: Outlook een nieuw venster te openen. In dit venster kunt u zoals gewoonlijk uw ontvangers toevoegen, onderwerp invullen en bericht opmaken. Hierna kunt u uw bijlagen toevoegen. U doet dit door op de Bestanden selecteren knop te klikken in de knoppenbalk bovenaanuw venster. A;achingIT voor Outlook Wanneer u op deze knop klikt verschijnt er een dialoog waarmee u een bestand kunt selecteren. Selecteer een bestand om toe te voegen als bijlage 2

4 Zodra u een bijlage toevoegt aan een verschijnt er een zijpaneel met de Ktel "AMachingIT voor Outlook". Dit zij paneel komt ook tevoorschijn indien onze so:ware zo is ingesteld dat het ook bestanden meeneemt die via de paperclip, of door ze te slepen, zijn toegevoegd. Indien u AttachingIT uit wenst te schakelen,dan bevindt zich onderaan het zijpaneel een check box genaamd Schakel AttachingIT uit. Wanneer de check box wordt aangevinkt, worden de bestanden die met de Bestanden selecteren knop zijn geselecteerd niet verstuurd. Alle overige geselecteerde bijlagen worden op de tradikonele, onveilige wijze verstuurd. A;achingIT voor Outlook zijpaneel wanneer deze is uitgeschakeld 3

5 Worden al mijn bijlagen met AttachingIT verzonden? Hoe bijlagen met AMachingIT voor Outlook worden verzonden hangt af van hoe de so:ware is geconfigureerd. Standaard worden alle bijlagen verzonden met AMachingIT voor Outlook. Bijlagen kunnen op een aantal manieren worden toegevoegd aan een nieuwe . Bijlagen kunnen op de volgende manieren worden toegevoegd: 1. De welbekende paperclip. 2. Een mogelijk door uw organisake geïntegreerd document managementsysteem. 3. De Bestanden selecteren knop in de knoppenbalk van een A;achingIT voor Outlook nieuw venster. Bijlagen die zijn geselecteerd met de Bestanden selecteren knop worden alkjd via AMachingIT voor Outlook verzonden. Bijlagen die op een andere manier zijn geselecteerd worden alleen via AMachingIT voor Outlook verstuurd wanneer deze zo is ingesteld door uw IT-afdeling. U weet dat uw bijlage met AMachingIT voor Outlook wordt verzonden wanneer het onderstaande zijpaneel tevoorschijn komt in uw Outlook venster. A;achingIT voor Outlook via "Bestanden selecteren" A;achingIT voor Outlook via de standaard "Paperclip" 4

6 Wachtwoord beveiliging U kunt, indien gewenst, elke verzending beveiligen met een wachtwoord. Door het toepassen van een wachtwoord wordt de pagina waar de ontvanger de bestanden kan downloaden vergrendeld. Deze kan alleen ontgrendeld worden wanneer het juiste wachtwoord in ingevoerd. Hiervoor klikt u in het zijpaneel op de knop Wachtwoord beveiliging. De wachtwoorden worden automatisch voor u gegenereerd waarna u kunt kiezen uit de twee volgende mogelijkheden om dit met de ontvanger te delen. U kunt aangeven het wachtwoord apart te laten verzenden naar de ontvanger middels Send in seperate Zend via aparte of u kunt het via een eigen kanaal communiceren, selecteer dan Don't send Wachtwoord niet verzenden. Vergrendel de bestanden met een wachtwoord Indien u wachtwoord beveiliging gebruikt, dan krijgt de ontvanger de afbeelding hiernaast te zien. Als het wachtwoord juist is ingevoerd krijgt de ontvanger toegang tot de downloadpagina. Hoe worden mijn bijlagen verzonden? Voor toegang tot de bestanden is een wachtwoord vereist Wanneer u bijlagen met AMachingIT voor Outlook verstuurt worden deze apart van de verstuurd. Wanneer u op de verzendknop klikt zal AMachingIT voor Outlook een link aan de toevoegen die de ontvanger in staat stelt om de bijlagen te downloaden. Een download link wordt in de geplaatst :jdens het verzenden 5

7 Bijlagen voor de ontvanger Wanneer u bijlagen met AMachingIT voor Outlook stuurt, ontvangt de ontvanger uw met daarin de voormelde downloadlink. Wanneer de ontvanger op de link klikt, wordt de downloadpagina in een webbrowser weergegeven. Een download link is toegevoegd aan de Wanneer de is beveiligd met een wachtwoord, dient de ontvanger het wachtwoord in te voeren alvorens de onderstaande downloadpagina wordt weergegeven. Klik op de download knop om het bestand te downloaded Om het document op te slaan dient de ontvanger op de Download knop te klikken. Hierna kan de ontvanger het bestand op zijn/haar computer opslaan. Indien u meerdere bestanden in één keer verstuurt dan kan de ontvanger op de knop "Download alle bijlagen" klikken om alles in een keer te downloaden. 6

8 Uploadverzoek Wanneer u bestanden wilt ontvangen van een cliënt of andere relake, dan kunt u een uploadverzoek sturen. Met een uploadverzoek stelt u de ontvanger in staat om via een uploadlink bestanden direct naar u te uploaden Om een uploadverzoek te versturen maakt u een nieuw bericht aan en klikt u op de knop Uploadverzoek. A;achingIT voor Outlook Zodra u op deze knop klikt, dan komt er aan de linkerzijde een zijpaneel tevoorschijn waarin zich een invoerveld bevindt. In dit invoerveld kunt u opkoneel een bericht plaatsen dat op de uploadpagina wordt weergegeven. Dit bericht staat los van de inhoud van de ; daar worden geen wijzigingen in aangebracht. Vervolgens kunt u de opmaken en versturen, zoals u dat normaal gesproken ook doet. Let op! Wanneer een meerdere ontvangers bevat, zal de opsplitsen in aparte s aangezien elke ontvanger een unieke link dient te ontvangen. Voeg een op:oneel bericht toe aan het uploadverzoek 7

9 Uploadverzoek voor de ontvanger Wanneer u een met een uploadverzoek stuurt naar een ontvanger wordt er net als bij het verzenden van bijlagen een link aan de toegevoegd. Om de bestanden te uploaden klikt de ontvanger op de Upload gevraagde bestanden link in de . Een uploadlink is toegevoegd aan de 8

10 Een uploadpagina opent in de webbrowser nadat de ontvanger op de uploadlink hee: geklikt. Op deze uploadpagina wordt het opkonele bericht weergegeven. Door op de knop Voeg bestanden toe te klikken kan een bestand worden geselecteerd. Wanneer het bestand is geselecteerd, wordt deze automaksch geüpload. Om de bestanden vervolgens naar de verzender van het verzoek te sturen klikt u op Verzend bestanden. Klik op de knop "Verzend bestanden" om de bestanden te versturen Uploadverzoek ingevuld Wanneer een uploadverzoek is ingevuld, wordt de verzender van het verzoek op de hoogte gesteld middels een . Om de bestanden te downloaden klikt u op de Download knop. Door op de download knop te klikken wordt de downloadpagina voor de ingestuurde bestanden weergegeven in een webbrowser. Om het document op te slaan klikt u op de Download knop. Hierna kunt u het bestand op uw computer opslaan. Klik op de download knop om het bestand op te slaan 9

11 SupporKnformaKe Wanneer u vragen hee: over de werking van AMachingIT voor Outlook, dan kunt u contact op nemen met onze support desk door een te sturen naar support@amachingit.com. 10