Maandrapportage de Groenzoom per 29 februari 2016

Transcriptie

1 Foto van Nonna de Bruijn Maandrapportage de Groenzoom per 29 februari 2016 Kenmerk: GZ-U4351 d.d

2 Inhoudsopgave 0. Aanleiding Samenvatting Inleiding Realisatie Risico s Voldoen aan subsidievoorwaarden Liquiditeit... 5 Bijlage 1. Specificatie budget en geactualiseerde prognose per onderdeel per Bijlage 2. Totstandkoming totaal prognose bijlage 1 per Bijlage 3. Risicoanalyse Groenzoom per 29 februari Bijlage 4. Totstandkoming budget per januari Bijlage 5. Stand van zaken subsidies per Pagina 2 van 10

3 0. Aanleiding Het Algemeen Bestuur van de Groenzoom heeft in de vergadering van 23 maart 2015 het Projectbureau gevraagd maandelijks te rapporteren over de financiële voortgang van het project, met name de budget- en risicobeheersing. Voor u ligt de maandrapportage van februari Samenvatting Samenvattend kan het volgende over de maand februari worden gemeld: - De totale prognose laat nu een overschot zien van Ten opzichte van januari is er een nadeel van Ten opzichte van januari is de risicoreservering verlaagd. - Meevallers en tegenvallers: Ten opzichte van de vorige maandrapportage is er per saldo een tegenvaller van , waarvan wordt gecompenseerd door verlaging van de risicoreservering. - Subsidies: er worden geen problemen verwacht bij de afrekening van de subsidies. Er wordt voldaan aan de subsidievoorwaarden. - Liquiditeit: De huidige liquiditeitsprognose geeft aan dat er geen problemen worden verwacht. 2. Inleiding Een korte samenvatting van de cijfers is als volgt: def vorige rpprtg februari 2016 mutatie 2016 Totaal toegekende subsidie Af: reeds uitgegeven Nog beschikbaar Af: openstaande verplichtingen Af: nog te verwachten kosten Af: nog te bestemmen (gereserveerd) Af: risicoreserve Nog te bestemmen (beschikbaar) In bijlage 1 is een specificatie van het budget en de geactualiseerde prognose per onderdeel opgenomen. In bijlage 4 is de totstandkoming van het budget 2016 toegelicht. Het verwachte eindsaldo zal in 2016 worden ingezet om eventuele tegenvallers op de lopende projecten op te vangen. Voor het dan nog resterende bedrag is een wensenlijst opgesteld waarover besluitvorming zal plaatsvinden. De Groenzoom streeft ernaar een positief eindsaldo zoveel mogelijk te investeren binnen de Groenzoom. Wanneer dat niet gebeurt, zal het bedrag moeten worden terugbetaald aan de Provincie Zuid-Holland. Er wordt nu een positief eindsaldo verwacht van , wat een tegenvaller is van ten opzichte van begin Dit wordt enerzijds veroorzaakt door tegenvallers in de realisatie en de prognose voor een bedrag van (zie paragraaf 3), maar anderzijds een verlaging van de risicoreservering met (zie paragraaf 4). Pagina 3 van 10

4 3. Realisatie 2016 Per 29 februari 2016 is van het resterende budget van inmiddels (14%) besteed. Dit bedrag is relatief klein, maar dat wordt vertekend doordat hierin een opbrengst van is gesaldeerd. Daarnaast zullen de budgetten voor Kruising Molenlaan en Bazuin (4.3 à ) en Nog te bestemmen (9.1), dat is gereserveerd voor fietspad Reesloot à conform liquidatieplan worden overgedragen aan gemeente Pijnacker-Nootdorp. Deze bedragen vertegenwoordigen een aandeel van 31% in het budget In bijlage 1 is per onderdeel te zien wat de huidige prognose is en wat de afwijking is. In totaal is het saldo van alle mee- en tegenvallers nadelig (zie meest rechtse kolom in bijlage 1, mutatie op regel 9.2), waarvan een bedrag van al in de vorige maandrapportage is verklaard, en in februari is ontstaan. De volgende posten zorgen voor de tegenvaller in de maand februari: Beplanting (0.1) à : De vorige maand voorziene risico s vanwege de weersomstandigheden en de noodzakelijke fasering naar het najaar hebben zich voorgedaan Hierdoor is er een stijging van de verwachte kosten door meerwerk voor directievoering en toezicht ( ), extra kosten voor handmatig planten ( ) en meerwerk voor de aannemer ( 3.000). De risicoreservering kon hierdoor met verlaagd worden. Overdrachtswerkzaamheden (0.3) à : Deze kosten zijn met name toegenomen doordat het inzaaien van de bermen langs de fietspaden nog niet in de prognose was opgenomen ( 8.000) en doordat er drangers op enkele klaphekken moeten worden geplaatst ( 3.000). Basisinrichting deelgebied 3 (3.2) à : Hier worden we bij de locatie Huige geconfronteerd met extra kosten als gevolg van de noodzakelijke saneringen ( ), afvoer van grond ( 6.000) en milieukundige begeleiding ( 4.000). Met een deel van deze kosten was rekening gehouden in de risicoreservering, die met verlaagd kan worden. Asfalt (3.3) à : Hier is een stijging van de verwachte kosten door de inhuur van een asfaltadviseur ( 5.000) en wat kleine werkzaamheden ( 6.000) om een soepele afronding van het asfalteren in april mogelijk te maken. Een deel van deze kosten was voorzien in de risicoreservering, die hierdoor met kan worden verlaagd. Wateromleiding Molenlaan West (4.2c) à : Dit wordt met name veroorzaakt doordat het noodzakelijk bleek om een extra palenrij te plaatsen ( 8.500). De in de vorige maandrapportage verklaarde tegenvallers betreffen: Beplanting (0.1) à 6.822: dit wordt veroorzaakt doordat het door de natte weersomstandigheden niet mogelijk bleek om alle beplanting in dit plantseizoen aan te brengen. Doordat een deel van de beplanting naar het najaar verplaatst moet worden ontstaan extra kosten. Gebiedsmeubilair (0.2) à 3.055: de opgenomen reservering voor verkeersborden en de vormgeving van de informatiepanelen was iets te laag. Overdrachtswerkzaamheden (0.3) à : Dit wordt voor een bedrag van veroorzaakt door het verhelpen van wateroverlast, waarover via de mail apart besluitvorming door het DB heeft plaatsgevonden. De eerder verwachte werkzaamheden zijn nu in opdracht gegeven voor een hoger bedrag ( 3.518) dan geraamd. Uit een beoordeling van de werkzaamheden door de gemeentes en het waterschap is een bedrag aan extra benodigde werkzaamheden gekomen voor een bedrag van Molenstomp (4.2a) à : De verwachte hovenierswerkzaamheden komen hoger uit dan eerder geraamd doordat de herbouw van de schuur niet goed geraamd was in het bestek. Duoduct (4.2b) à : Er is sprake van meerwerk door fouten in het bestek. Het grootste probleem betreft een fout in de grondbalans, waardoor veel meer grond moet worden ontgraven dan voorzien, en bovendien bestaat die grond voor een groter deel uit zand. We zijn gestart met een procedure om (een deel van) de schade te verhalen op Arcadis, de opsteller van het bestek. Pagina 4 van 10

5 4. Risico s De risicoanalyse is opgenomen in bijlage 3. Ten opzichte van de vorige maand is de risicoreservering verlaagd van naar , een verlaging van Bij de onderdelen 0.1, 3.2 en 3.3 is de risicoreservering in totaal met verlaagd, zoals toegelicht in paragraaf 3 bij de toelichting op de gestegen kosten. Daarnaast zijn er nog kleine wijzigingen geweest bij onderdelen 4.2b en 4.2c (beiden verlaagd met 1.500) door de voortgang van de werkzaamheden. Bij het duoduct (4.2b) zijn wij van mening dat een deel van de tegenvallers wordt veroorzaakt door fouten in het bestek dat door Arcadis is opgesteld. Wij hebben een bedrag van geclaimd als schadevergoeding. Arcadis erkent dat er fouten zijn gemaakt, maar heeft nog geen toezegging gedaan over de hoogte van de schadevergoeding. In de prognose is nog geen rekening gehouden met een mogelijke schadevergoeding. 5. Voldoen aan subsidievoorwaarden De financiële verantwoording voor de EFRO subsidie is door de accountant gecontroleerd, evenals de inhoudelijke verantwoording. De accountant heeft een concept rapport van bevindingen opgesteld dat in maart wordt besproken met de subsidieverstrekker. Ten aanzien van de ILG-subsidie zijn de voorwaarden minder stringent. Voorwaarden zijn dat de subsidies worden besteed aan het project en dat daarbij aan de randvoorwaarden wordt voldaan, de zogenaamde VO Casco+. Bij het uitvoeren van de besparingen wordt dit constant bewaakt en er worden geen afwijkingen verwacht. Ten aanzien van de FES-subsidies is bekend dat de Groenzoom de gelden gedeeltelijk anders gaat besteden dan aanvankelijk gedacht. De omschrijving van de subsidievoorwaarden is echter zodanig dat de Groenzoom voldoende uitgaven gaat realiseren die binnen deze randvoorwaarden vallen. Er is een formeel verzoek ingediend bij de provincie over de mogelijkheid om een deel van de subsidie in een later stadium te besteden (Molenlaan, fietspad Reesloot). 6. Liquiditeit Wij verwachten geen liquiditeitsproblemen tot het einde van de Groenzoom. Er wordt momenteel gewerkt aan de afrekening van de subsidies, zodat de laatste termijnen kunnen worden overgemaakt aan de Groenzoom. Pagina 5 van 10

6 Bijlage 1. Specificatie budget en geactualiseerde prognose per onderdeel per Budget 2016 Totaal prognose Verschil budget en prognose Door wijziging risicoreservering Door realisatie of wijziging prognose 0.0 Deelgebied overstijgend - algemeen Beplanting (inclusief laanbomen) Gebiedsmeubilair Overdrachtswerkzaamheden Deelgebied 1 - algemeen Verhardingen en asfalt,inclusief plandeel b Basisinrichting brug Basisinrichting Randparken N Deelgebied 2 - algemeen Deelgebied 3 - algemeen Basisinrichting dg Asfalt incl deelplan Deelgebied 4 - algemeen a Molenstomp b Duoduct c Wateromleiding Molenlaan west Kruising Molenlaan en Bazuin Deelgebied 5 - algemeen a Basisinrichting dg5 (westelijk deel) Deelgebied 6 - algemeen Basisinrichting dg Fietspad Reesloot Apparaatskosten Nog te bestemmen (gereserveerd) Nog te bestemmen (beschikbaar) Beheer totaal De bovenstaande nummering is als volgt opgebouwd: Het cijfer voor de punt betreft het deelgebied (1 t/m 6), waarbij 0 op alle deelgebieden betrekking heeft en de cijfers boven 6 de overige posten omvatten. Het cijfer na de punt heeft een verdere onderverdeling binnen het deelgebied aan. De onderbouwing van de bedragen in de kolom budget 2016 is in bijlage 4 nader uitgewerkt. De bedragen in de kolom totaal prognose betreffen de verwachte kosten vanaf 1 januari 2016 tot het einde van de Groenzoom: realisatie openstaande verplichtingen + nog te verstrekken opdrachten (voor een specificatie zie bijlage 2). Pagina 6 van 10

7 Bijlage 2. Totstandkoming totaal prognose bijlage 1 per Realisatie 2016 Resterende verplichtingen nog te verwachten kosten risicoreserve Totaal prognose 0.0 Deelgebied overstijgend - algemeen Beplanting (inclusief laanbomen) nov Gebiedsmeubilair Overdrachtswerkzaamheden jun Deelgebied 1 - algemeen Verhardingen en asfalt,inclusief plandeel b Basisinrichting brug Basisinrichting Randparken N Deelgebied 2 - algemeen Deelgebied 3 - algemeen Basisinrichting dg apr Asfalt incl deelplan apr Deelgebied 4 - algemeen a Molenstomp sep b Duoduct apr c Wateromleiding Molenlaan west mrt Kruising Molenlaan en Bazuin Deelgebied 5 - algemeen a Basisinrichting dg5 (westelijk deel) Deelgebied 6 - algemeen Basisinrichting dg Fietspad Reesloot Apparaatskosten Nog te bestemmen (gereserveerd) Nog te bestemmen (beschikbaar) Beheer Fase totaal nog te verwachten kosten nog te bestemmen (geoormerkt Reesloot) nog te bestemmen (overschot) De kolom fase geeft aan in welke fase een activiteit zich bevindt. De genoemde maand geeft aan wanneer de overgang naar de volgende fase wordt verwacht. De volgende fases worden onderkend: SSK raming besteksraming aanbesteding uitvoering oplevering Pagina 7 van 10

8 organisatorisch juridisch contractueel technisch ruimtelijk financieel sociaalpolitiek-bestuurlijk overig Kans (K) Tijdklasse (T) Geldklasse (G) Risicoprofiel Tijd Risicoprofiel geld Risicoprofiel Tijd + voorstel risicoreserve Bijlage 3. Risicoanalyse Groenzoom per 29 februari 2016 Risicoanalyse Groenzoom datum: totaal risicoreserv Opstellers: J.A. de Wilde / M. Koppelaar WBS nr werkpakket 0.1 Beplanting bosplantsoen kan niet binnen plantseizoen 2015/2016 worden uitgevoerd Beplanting Laanbomen plandeel 3 en 4 kunnen niet worden geplant Mogelijk incident oorzaak gevolg Slechte weer- en terreinomstandigheden (neerslag en strenge vorst) bermen zijn niet tijdig aangevuld en afgewerkt Sturingsmaatregel (naast risicoreservering ) Uitloop planning najaar planning aanpassen en scherp onderhandelen Loef mbt offerte meerkosten Uitloop planning en te weinig budget agv meerkosten fasering planning aanpassen en scherp onderhandelen Loef mbt offerte meerkosten 0.1 Beplanting Meerwerk directievoering en toezicht gefaseerde uitvoering door uitloop Te weinig budget mogelijk zelf uitvoeren directievoering andere werken 0.1 Beplanting onvoorzien meerwerk en/of bijwerk ommissie bestek; slechte weersomstandigheden Te weinig budget scherp toezicht en onderhandelen 0.3 Overdrachtswerkzaamheden Gemeente kan/wil afgerond werk niet Opleverdossier voldoet niet aan Te weinig budget punten gemeente (mail 14-01) weerleggen overnemen eisen gemeente e/o bij veroorzakers verhalen 0.3 Overdrachtswerkzaamheden Delfland kan/wil afgerond werk niet overnemen Opleverdossier voldoet niet aan eisen Delfland Te weinig budget Z.s.m duidelijkheid acceptatiecriteria Delfland 3.2b Sloop en inrichting perceel Aantreffen bodemverontreiniging in te I.v.m. onteigening nu pas Kosten bodemonderzoek en sanering Druk op PZH houden en zoveel mogelijk op Huige Noordersingel 169 ontgraven zone bodemonderzoek mogelijk conto PZH brengen 3.3 Asfalt incl deelplan 4 onvoorzien meerwerk en/of bijwerk ommissie in gesloten contract Te weinig budget scherp toezicht en onderhandelen 4.2a Inrichting rondom Molenstomp Kwaliteit fietspad kan niet binnen uitvoeringstermijn gehaald worden onvoldoende zetting en rijping ondergrond (ervaring asfaltbestek Uitloop planning uitvoering uitstellen na zomer 2016 of technische aanpassingen fundering 4.2a Inrichting rondom asfalteren kan niet gebeuren conform onvoldoende zetting en rijping Te weinig budget extra technische oplossingen (EPS) Molenstomp bestek vanwege versneld uitvoeren ondergrond (ervaring asfaltbestek 4.2b Duoduct onvoorzien meerwerk en/of bijwerk omissies bestek Te weinig budget overwegen aansprakelijk stellen Arcadis voor slecht bestek 4.2c Wateromleiding dp4 onvoorzien meerwerk en/of bijwerk omissies bestek Te weinig budget scherp toezicht en onderhandelen 8.0 Apparaatskosten langer in stand houden projectbureau + inzet medewerkers uitloop planning te weinig budget Blijvende aandacht efficiency Kans en gevolgklassen Kans van optreden (K) kansfactor risicoreserve (Kf) Gevolg in Geld (G) geldfactor risicoreserve( Gf) Gevolg in Tijd (T) Gevolg in Kwaliteit/scope (Q) 1 klein 0,2 <K < 1 week nihil 2 aanwezig 0,4 K5 - K week - 1 maand klein maar binnen scope 3 gemiddeld 0,6 K10- K maand - 1 kwartaal aanzienlijk maar binnen casco+ 4 groot 0,8 K50 - K kwartaal - 1 half jaar kleine wijziging t.o.v. casco+ 5 zeer groot 1 >K > 1 half jaar > grote wijziging t.o.v. casco+ Pagina 8 van 10

9 Bijlage 4. Totstandkoming budget per januari 2016 Nog te Verplichtingen verwachten eind per eind Risico analyse eind 2015 Budget Deelgebied overstijgend - algemeen Beplanting (inclusief laanbomen) Gebiedsmeubilair Overdrachtswerkzaamheden Deelgebied 1 - algemeen Verhardingen en asfalt,inclusief plandeel b Basisinrichting brug Basisinrichting Randparken N Deelgebied 2 - algemeen Deelgebied 3 - algemeen Basisinrichting dg Asfalt incl deelplan Deelgebied 4 - algemeen a Molenstomp b Duoduct c Wateromleiding Molenlaan west Kruising Molenlaan en Bazuin Deelgebied 5 - algemeen a Basisinrichting dg5 (westelijk deel) Deelgebied 6 - algemeen Basisinrichting dg Fietspad Reesloot Apparaatskosten Nog te bestemmen (gereserveerd) Nog te bestemmen (beschikbaar) Beheer totaal Pagina 9 van 10

10 Bijlage 5. Stand van zaken subsidies per A. Apparaatskosten toegezegd ontvangen te ontvangen nog af te rekenen? gemeentes Lansingerland nee en Pijnacker-Nootdorp B. Uitvoering provincie / ILG ja provincie / ILG extra nee EFRO ja gemeente Lansingerland nee stadsregio Rotterdam nee stadsgewest Haaglanden nee stadsgewest Haaglanden nee provincie / FES ja provincie / FES Klapw.Knoop nee C. Overig BBL / sanering Middelweg nee provincie / fietsbrug nee HH van Delfland / Ringvaart nee Pagina 10 van 10