Aanbestedingsleidraad voor de Europese aanbesteding. inzake. Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten (G&D L&I)

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad voor de Europese aanbesteding inzake Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten (G&D L&I) voor Onderdeel 1 :Witte catering (kenmerk: ) en voor Onderdeel 2 Groene catering (kenmerk: ) CPV: ten behoeve van het Ministerie van Defensie Project: Datum: 12 augustus 2014 Versie: 1.0 Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 INHOUDSOPGAVE LEESWIJZER BEGRIPSBEPALINGEN EN AFKORTINGEN HOOFDSTUK 1 INLEIDING 1.1 Aanbestedende dienst 1.2 Inlichtingen en contactgegevens HOOFDSTUK 2 ALGEMENE BEPALINGEN 2.1 Publicatie en inschrijvingstermijn 2.2 Samenwerkingsverband 2.3 Onderaanneming 2.4 Eenmalige betrokkenheid (rechts)personen 2.5 Taal 2.6 Afbreken aanbesteding 2.7 Kosten inschrijving 2.8 Vertrouwelijkheid 2.9 Nederlands recht - geschillen klachtenregeling aanbesteden 2.10 Intellectueel eigendom 2.11 Ongeldige inschrijving 2.12 Planning 2.13 Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure 2.14 De onderdelen van uw digitale inschrijving 2.15 Opening van de inschrijvingen 2.16 Toepasselijke regelgeving 2.17 Bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden 2.18 Rangorde aanbestedingsstukken 2.19 Voorbehouden 2.20 Gebruik merknamen of typen 2.21 Varianten of alternatieven HOOFDSTUK 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 3.1 Omschrijving van de opdracht 3.2 Perceelverdeling 3.3 Prijzen 3.4 Contractuele voorwaarden 3.5 Technische specificaties 3.6 Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Milieucriteria Sociale voorwaarden (als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden) Social return (als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde) 2

3 HOOFDSTUK 4 SELECTIE 4.1 Beoordeling 4.2 Verplichte uitsluitingsgronden 4.3 Facultatieve uitsluitingsgronden 4.4 Beroeps- of handelsregister 4.5 Financiële en economische draagkracht 4.6 Technische bekwaamheid Ervaring Kwaliteitsborgingsysteem Milieuzorgsysteem 4.7 Uitsluiting van uw inschrijving en bewijsstukken HOOFDSTUK 5 GUNNING 5.1 Gunningscriterium EMVI en de wijze van beoordeling Het gunningscriterium EMVI: Prijs en Kwaliteit Het beoordelingsteam: beoordeling Kwaliteit Het beoordelingsteam: beoordeling Prijs Het beoordelingsteam: beoordeling locatiekeuring t.b.v. Kwaliteit 5.2 Knock-out criteria 5.3 Gunningscriterium Prijs 5.4 Gunningscriterium Kwaliteit 5.5 Mededeling gunningsbeslissing BIJLAGEN van de Aanbestedingsleidraad: Bijlage 1: Eigen Verklaring (invulbaar pdf) Bijlage 2: Verklaring onderaanneming Bijlage 3: Formulier Referentie Bijlage 4: Programma van Eisen G&D L&I (PVE) Bijlage 1 PVE: Hygiëne norm februari 2010 levensmiddelenbedrijven Bijlage 2a PVE: Assortiment levensmiddelen en ingrediënten Bijlage 2b PVE: Seizoensassortiment, Klein vers assortiment en Geloofsvoeding Bijlage 3a PVE: Bestelsysteem G&D L&I Witte catering Bijlage 3b PVE: Bestelsysteem G&D L&I Groene catering Bijlage 4a PVE: Locaties G&D L&I Witte catering Bijlage 4b PVE: Locaties G&D L&I Groene catering Bijlage 5 PVE: Technische Specificaties (TS) inzake: - Algemene en specifieke producteisen; - AGF (Aardappelen Groente en Fruit); - Belegde broodjes; - Handelsontbijt lunch componenten; - Pluimvee; - Vis en Visproducten; - Vlees; - Vleeswaren. Bijlage 6 PVE: EAN code Bijlage 7 PVE: Toegangsregeling Bijlage 8 PVE: Klachtenformulier Paresto Bijlage 9 PVE: Manco s Bijlage 4-1: Verklaring instemming PVE, Raamovereenkomst en uitvoering werkzaamheden Bijlage 4-2: Antwoord op de vragen inzake Kwaliteit Bijlage 4-2A: THT Lijst producten Bijlage 5: Prijzen Bijlage 6: Raamovereenkomst 3

4 LEESWIJZER Voor u ligt de Aanbestedingsleidraad voor de Europese openbare aanbesteding voor Groothandel en Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van : Onderdeel 1: de Witte catering; en Onderdeel 2: de Groene catering. De omschrijving van onderdeel 1 en onderdeel 2 wordt in deze Aanbestedingsleidraad ook vaker afgekort met G&D L&I Witte catering respectievelijk G&D L&I Groene catering. Doel van deze Aanbestedingsleidraad is om u dusdanig te informeren over de opdracht, dat u als potentiële inschrijver een gedegen afweging kunt maken om wel of niet in te schrijven op de opdracht. Benadrukt wordt dat er geen keuze is om in te schrijven op onderdeel 1 of onderdeel 2 maar dat iedere inschrijver inschrijft op onderdeel 1 en op onderdeel 2. In Hoofdstuk 3 van deze Aanbestedingsleidraad wordt uitgelegd waarom wij voor deze onderdelen hebben gekozen. De Aanbestedingsleidraad zal u inzicht verschaffen in de geschiktheidscriteria die worden gesteld aan uw onderneming (t.b.v. de selectie), de inhoudelijke criteria ter bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving (t.b.v. de gunning) als ook de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de opdracht en de van toepassing zijnde contractuele voorwaarden. Tevens wordt aangegeven welke documenten u dient te overleggen voor deze aanbesteding. Hoofdstuk 1: Hier treft u algemene gegevens aan over de Aanbestedende dienst en de contactgegevens voor deze aanbesteding. Hoofdstuk 2: Hier treft u algemene bepalingen aan die relevant zijn voor deze aanbesteding(s)procedure), met een aantal voorschriften waaraan uw inschrijving moet voldoen. Hoofdstuk 3: Hier treft u de omschrijving aan van de opdracht, de van toepassing zijnde contractuele voorwaarden en eventuele duurzaamheidsverplichtingen. Hoofdstuk 4: Hier treft u de geschiktheidscriteria aan die worden gesteld aan u als ondernemer, in het kader van de selectie. Hoofdstuk 5: Hier treft u de inhoudelijke criteria aan ter bepaling van de economische meest voordelige inschrijving, in het kader van de gunning. 4

5 BEGRIPSBEPALINGEN EN AFKORTINGEN De voor de aanbestedingsprocedure relevante begrippen en afkortingen staan hieronder genoemd. Het PVE als opgenomen in Bijlage 4 van deze Aanbestedingsleidraad en de Raamovereenkomst als opgenomen in Bijlage 6 van deze Aanbestedingsleidraad bevatten een begrippenlijst die tevens van belang is na gunning en dus tijdens de uitvoering van de opdracht. Aanbestedingsstukken: alle door de Aanbestedende dienst ter beschikking gestelde documenten in deze Europese aanbestedingsprocedure, waaronder de Aanbestedingsleidraad. Aanbestedingsleidraad: onderhavig document inclusief alle bijlagen. Aanbestedingswet: Aanbestedingswet Aanbestedende dienst:, Divisie Facilitair & Logistiek, Vraag en Aanbod Management Afdeling Inkoop & van het Ministerie van Defensie. ARIV-2014: Algemene Rijksinkoopvoorwaarden, uitgave 2014, vastgesteld bij besluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 26 maart 2014, nr A voor B Vandaag bestellen voor uur en levering op de eerst volgende werkdag doch binnen de Venstertijden als genoemd in het PVE. Besteller: Functionaris van Opdrachtgever (Koper) die gemachtigd is om opdrachten te verstrekken. Eigen Verklaring: Eigen verklaring t.b.v. de inschrijving zoals opgenomen in Bijlage 1 van de Aanbestedingsleidraad. Groene catering: De belevering van de twee Fysieke Distributiecentra FD Bathmen (Landmacht)en FD Den Helder (Marine). Koper: Aanbestedende dienst. Leverancier: degene aan wie de opdracht is gegund. Opdrachtgever: Aanbestedende dienst. Opdrachtnemer: degene aan wie de opdracht is gegund. Onderdeel 1: Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van de Witte catering die voldoet aan de eisen als gesteld in Bijlage 4 (PVE) en aan het gestelde in Bijlage 6 (Raamovereenkomst) van deze Aanbestedingsleidraad. Onderdeel 2: Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van de Groene catering die voldoet aan de eisen als gesteld in Bijlage 4 (PVE) en aan het gestelde in Bijlage 6 (Raamovereenkomst) van deze Aanbestedingsleidraad. Technische Specificaties: Witte catering: De eisen die gesteld worden aan de Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten en beschreven staan in bijlage 5 PVE. De belevering van de profitcentra van Opdrachtgever die verspreid zijn over heel Nederland. 5

6 AFKORTINGEN - Aw: Aanbestedingswet BO: Bestelopdracht - CDC: - EV: Eigen Verklaring - G&D: Groothandel & Distributie - ISO: International Organization for Standardization - L&I: Levensmiddelen & Ingrediënten - NEN: Nederlandse Normen - PVE: Programma van Eisen - ROK: Raamovereenkomst - TS: Technische Specificaties - VAM: Vraag en Aanbod Management 6

7 HOOFDSTUK 1 INLEIDING De Aanbestedende dienst nodigt u hierbij uit voor het indienen van een inschrijving voor Groothandel en Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van: en Onderdeel 1: de Witte catering (kenmerk: ); Onderdeel 2: de Groene catering (kenmerk: ). zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Uw inschrijving zal worden beoordeeld op basis van de voorwaarden zoals gesteld in deze Aanbestedingsleidraad, waarbij gebruik wordt gemaakt van de Europese openbare procedure conform de Aanbestedingswet Aanbestedende dienst Het (CDC) zorgt voor wereldwijde dienstverlening aan de Nederlandse krijgsmacht. Het CDC voorziet in alle randvoorwaarden en faciliteiten zodat de Operationele Commando s zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Het CDC levert voorzieningen op het gebied van: huisvesting, catering, gezondheidszorg, logistiek, transport en facilitaire dienstverlening. De divisie Facilitair & Logistiek, Vraag en Aanbod Management (VAM), Inkoop &, sectie Facilitair verzorgt de inkoop en de contracten m.b.t. de facilitaire dienstverlenging voor de gehele Defensie organisatie. 1.2 Inlichtingen en contactgegevens Mocht u vragen hebben over de Aanbestedingsstukken dan wel onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, uiterlijk 10 kalenderdagen vóór de sluitingsdatum per bij de Aanbestedende dienst kenbaar te maken. Deze termijn wordt gehanteerd om de Aanbestedende dienst in de gelegenheid te stellen vragen te beantwoorden, een bezwaar te toetsen en de potentiële inschrijvers een redelijke termijn te geven eventuele aanpassingen (rectificaties) te verwerken. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden en/of strijdigheden in de Aanbestedingsstukken zitten en deze zijn niet door de inschrijver gemeld, zal dit in het voordeel van de Aanbestedende dienst worden uitgelegd. Kennelijke fouten of omissies in de tekst van de Aanbestedingsstukken binden de Aanbestedende dienst niet. Alle vragen en opmerkingen welke de Aanbestedende dienst binnen de hier genoemde termijnen worden aangereikt, zullen schriftelijk en geanonimiseerd middels één of meerdere nota s van inlichtingen worden beantwoord. Het aantal nota s is afhankelijk van de hoeveelheid en de frequentie van binnenkomst van vragen. De (laatste) nota zal uiterlijk 6 kalenderdagen voor de sluitingsdatum aan alle inschrijvers beschikbaar worden gesteld op Tenderned ( Nota s van inlichtingen maken integraal deel uit van de Aanbestedingsleidraad. Wij verzoeken u niet te wachten tot het laatste moment voor het stellen van vragen! Indien u van mening bent dat de reactie van de Aanbestedende dienst in de nota van inlichtingen niet correct is dan dient u dit onverwijld (doch vóór de sluitingstermijn) te melden aan onderstaande contactpersoon. Tevens attenderen wij u op de Klachtenregeling aanbesteden zoals beschreven in paragraaf 2.9 van deze Aanbestedingsleidraad. 7

8 Namens de Aanbestedende dienst is de contactpersoon voor deze aanbesteding: Mw. Mr M.J.G.M. (Marjan) Beeker Inkoopmanager Graag ook alle s (in cc) aan: Dhr. T.B. (Dorus) Schräder Projectinkoper Ministerie van Defensie Kromhoutkazerne CDC F&L VAM Inkoop & Gebouw K2, 4 e verdieping Bezoekadres: Herculeslaan 1, 3584 AB Utrecht Postadres: Postbus 90004, 3509 AA Utrecht Het is binnen deze aanbesteding niet toegestaan contact op te nemen met andere defensiemedewerkers dan de hiervoor genoemde contactpersoon, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de Aanbestedingsstukken. 8

9 HOOFDSTUK 2 ALGEMENE BEPALINGEN In dit hoofdstuk treft u relevante voorwaarden aan die de Aanbestedende dienst stelt aan uw inschrijving en aan de procedure. De specifieke voorwaarden inzake selectie en gunning worden uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 2.1 Publicatie en inschrijvingstermijn De in deze Aanbestedingsleidraad vermelde behoefte is gepubliceerd via Tenderned ( in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie ( Als sluitingsdatum voor het indienen van uw digitale inschrijving (via geldt uiterlijk dinsdag 23 september 2014, uur. Voor zover u nog niet bekend bent met het digitaal inschrijven via verzoeken wij u tijdig (ruim vóór de sluitingsdatum) kennis te nemen van de werkwijze van dit portaal! Uw inschrijving dient geldig te zijn tot ten minste 4 maanden na sluitingsdatum van de inschrijving. De inschrijving dient te bestaan uit de onderdelen als beschreven in paragraaf De wijze waarop de onderdelen van uw inschrijving moeten worden ingediend staat tevens beschreven in paragraaf Samenwerkingsverband Indien een inschrijver bestaat uit een samenwerkingsverband van ondernemers - ook wel genoemd een combinatie -, dient elke deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk een Eigen Verklaring (EV) als opgenomen in Bijlage 1 Aanbestedingsleidraad in te vullen en ondertekend in te dienen, waarbij punten 1.5 en 1.6 EV worden ingevuld. Hieruit moet tevens blijken wie de leiding heeft van het samenwerkingsverband en als verantwoordelijk gemachtigde jegens de Aanbestedende dienst mag optreden. Door deel te nemen aan een samenwerkingsverband en het ondertekenen van de Eigen Verklaring, verklaart de deelnemer tevens zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de inschrijving en, in geval van gunning, voor de volledige en juiste uitvoering van de Raamovereenkomst. 2.3 Onderaanneming Indien gebruik wordt gemaakt van onderaannemers dient alleen de hoofdaannemer aan de gestelde geschiktheidscriteria in hoofdstuk 4 van deze Aanbestedingsleidraad te voldoen en de gevraagde gegevens te overleggen, tenzij een beroep wordt gedaan op de technische bekwaamheid van een andere entiteit (bijvoorbeeld een onderaannemer). De verklaring onderaanneming als opgenomen in Bijlage 2 Aanbestedingsleidraad dient op eerste verzoek van de Aanbestedende dienst - ingevuld en ondertekend te worden door: iedere onderaannemer die de hoofdaannemer voornemens is in te zetten bij de uitvoering van onderhavige opdracht; en iedere entiteit waarop de hoofdaannemer zich beroept voor wat betreft de technische bekwaamheid teneinde te kunnen voldoen aan de referentie eis (dit geldt wanneer de referentie opdracht niet of niet geheel door alleen de inschrijver is uitgevoerd, maar door een andere onderneming of in samenwerking met een andere onderneming). Deze entiteit dient in dat geval bij de uitvoering van de opdracht ingezet te kunnen worden als onderaannemer. 9

10 De ondertekening van de Verklaring onderaanneming (Bijlage 2 van de Aanbestedingsleidraad ) geldt als bewijsstuk dat de inschrijver in zijn hoedanigheid als hoofdaannemer, ingeval van gunning van de opdracht, werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de betreffende entiteit waarop een beroep is gedaan. Hetgeen betekent dat de betreffende entiteit ingezet kan worden als onderaannemer. De hoofdaannemer is ingeval van gunning de enige contractuele wederpartij van de Aanbestedende dienst. Met de onderaannemers heeft Opdrachtgever (Koper) geen enkele contractuele relatie, tenzij anders bepaald in de Raamovereenkomst. Onder een onderaannemer wordt verstaan, een derde partij die een deel van de opdracht (werkzaamheden of diensten al dan niet in combinatie met het leveren van goederen) in onderaanneming zal gaan uitvoeren. Een derde partij die alleen goederen (producten uit het assortiment levensmiddelen en ingrediënten) toelevert aan de Opdrachtnemer zonder een deel van de opdracht (werkzaamheden of diensten) uit te voeren is een toeleverancier en geen onderaannemer. Indien een holding een inschrijving doet, terwijl de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd door een werkmaatschappij is sprake van een hoedanigheid van hoofdaannemer (holding)/ onderaannemer (werkmaatschappij). 2.4 Eenmalige betrokkenheid (rechts)personen (Rechts)personen mogen slechts eenmaal Inschrijven. Voor de toepassing van deze eis worden in elk geval (rechts)personen waarop één (of meer) van de onderstaande kwalificaties van toepassing is als één (rechts)persoon beschouwd: a. (rechts)personen die aan elkaar zijn gelieerd op een wijze als bedoeld in artikel 2: 24a Burgerlijk Wetboek; of b. (rechts)personen die met elkaar zijn verbonden in een groep als bedoeld in artikel 2: 24b Burgerlijk Wetboek; of c. (rechts)personen die aan elkaar zijn gelieerd op met sub 1 of sub 2 vergelijkbare wijze naar buitenlands recht; of d. (rechts)personen die op enig andere wijze als bedoeld onder a t/m c zodanig juridisch of feitelijk met elkaar verbonden zijn dat er een redelijk vermoeden is om aan te nemen dat hun inschrijvingen niet volkomen onafhankelijk van elkaar tot stand zijn gekomen. Aanbestedende dienst zal dergelijke juridisch en/of feitelijk verbonden (rechts)personen in beginsel uitsluiten van (verdere) deelname aan de aanbestedingsprocedure, tenzij die (rechts)personen naar genoegen van aanbesteder kunnen aantonen dat er in hun geval geen sprake is van een reëel gevaar dat zich praktijken voordoen die de transparantie kunnen bedreigen en de mededinging tussen de Gegadigden kunnen vervalsen en meer in het algemeen dat deze verhouding hun respectieve gedrag in het kader van deze aanbesteding niet heeft beïnvloed of zal beïnvloeden. 2.5 Taal De voertaal tijdens de gehele aanbestedingsprocedure is Nederlands, zowel in woord als geschrift. De inschrijving dient in de Nederlandse taal te worden gedaan. Gedurende de uitvoering van de opdracht dienen alle werknemers en vertegenwoordigers, welke zorg dragen voor de uitvoering van de opdracht, in de contacten met Aanbestedende dienst de Nederlandse taal in woord en geschrift te gebruiken. Voor de uitvoering van de opdracht geldt dat alle documenten in de Nederlandse taal dienen te zijn opgesteld. 10

11 2.6 Afbreken aanbesteding De Aanbestedende dienst behoudt zich te allen tijde het recht voor niet tot gunning over te gaan en de aanbestedingsprocedure tussentijds eenzijdig te beëindigen, zonder gehouden te zijn tot enige vorm van schadevergoeding. Een reden voor afbreken kan bijvoorbeeld zijn dat politiek draagvlak en/of financieel budget komt te ontbreken. Inschrijvers ontvangen schriftelijk bericht van de Aanbestedende dienst over het afbreken van de aanbestedingsprocedure. 2.7 Kosten inschrijving Kosten die verband houden met het opstellen en indienen van de inschrijving worden niet door de Aanbestedende dienst vergoed, ook niet ingeval van het afbreken van de aanbestedingsprocedure als bedoeld in paragraaf 2.6. De Aanbestedende dienst zal geen vergoeding vorderen voor het ter beschikking stellen van de Aanbestedingstukken. 2.8 Vertrouwelijkheid Door aan deze Europese aanbesteding deel te nemen verplichten inschrijvers zich alle informatie die zij van de Aanbestedende dienst ontvangen voor zover niet beschikbaar in het publieke domein en alle informatie die zij aan de Aanbestedende dienst zullen verstrekken - voor zover niet beschikbaar in het publieke domein - dan wel in het kader van deze Europese aanbesteding zullen vervaardigen, vertrouwelijk te zullen behandelen en niet aan derden te zullen verstrekken. Zij mogen dergelijke informatie wel verstrekken aan werknemers of opdrachtnemers van de inschrijvers die bij deze Europese aanbesteding zijn betrokken, onder oplegging van dit vertrouwelijkheidbeding. Deze verplichting geldt niet indien uit de Aanbestedingsstukken dan wel uit andere mededelingen van de Aanbestedende dienst uitdrukkelijk het tegendeel voortvloeit. 2.9 Nederlands recht - geschillen klachtenregeling aanbesteden Op deze Europese aanbesteding is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen in verband met deze aanbestedingsprocedure, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissementsparket Den Haag. Mocht u een klacht hebben over de aanbesteding, dan kunt u deze indienen bij het klachtenmeldpunt, adres: aanbestedingsklachten@mindef.nl. U dient hierbij duidelijk en gemotiveerd aan te geven op welk aspect van de aanbesteding uw klacht betrekking heeft. De klacht zal zo spoedig mogelijk worden behandeld door een onafhankelijke deskundige binnen defensie. De reactie op uw klacht ontvangt u via de contactpersoon van deze aanbesteding. Voordat u een klacht indient, wordt u wel verzocht gebruik te maken van de termijn om vragen te stellen als bedoeld in paragraaf 1.2 van deze Aanbestedingsleidraad. Indien u het niet eens bent met de klachtafhandeling binnen deze aanbesteding, dan is het mogelijk de klacht voor te leggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Voor nadere informatie over de werkwijze van de Commissie kunt terecht op Intellectueel eigendom Het intellectueel eigendom van alle Aanbestedingsstukken berust bij de Aanbestedende dienst. Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de Aanbestedende dienst niets uit de Aanbestedingsstukken worden verveelvoudigd anders dan voor het doel van deze Europese aanbesteding. 11

12 2.11 Ongeldige inschrijving Een inschrijving wordt ongeldig verklaard en komt als gevolg daarvan niet meer in aanmerking voor gunning wanneer: - De inschrijving niet tijdig is ingediend (zie paragraaf 2.1); - De inschrijving niet voldoet aan de door de Aanbestedende dienst gestelde voorwaarden en eisen als opgenomen in deze Aanbestedingsleidraad; - De inschrijving onder voorwaarden of met voorbehouden is gedaan, dan wel dat de verstrekte informatie niet, niet volledig, of onjuist is. De Aanbestedende dienst informeert een inschrijver op de kortst mogelijke termijn schriftelijk (per en per post) over het besluit tot ongeldig verklaring van zijn inschrijving Planning De Aanbestedende dienst streeft ernaar om onderstaande planning aan te houden maar behoudt zich het recht voor om deze planning aan te passen. Aan deze planning kunnen op geen enkele wijze rechten ontleend worden. De wettelijke termijn zullen te allen tijde gerespecteerd worden. Datum Activiteit 12 augustus 2014 Verzending publicatie van aankondiging via 10 september 2014 Sluitdatum voor het stellen van vragen ten behoeve van de Nota van Inlichtingen 15 september 2014 Uiterste datum beschikbaar stellen van (de laatste) Nota van inlichtingen Dinsdag 23 september 2014 om uur Sluitdatum en tijdstip voor het indienen van de digitale inschrijvingen via 23 september tot en met 17 oktober 2014 Beoordeling van de inschrijvingen 17 oktober 2014 Datum voor de Voorlopige Gunningbeslissing 17 oktober tot en met 6 november 2014 Alcateltermijn (tevens vervaltermijn) 7 november 2014 Datum voor de Definitieve Gunningbeslissing Met ingang van 1 januari 2015 dan wel zo Inwerkingtreding van de Raamovereenkomst spoedig mogelijk na 1 januari Groothandel & Distributie van Levensmiddelen en Ingrediënten 12

13 2.13 Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure De Aanbestedende dienst kiest er in deze aanbesteding voor om de communicatie met alle (potentiële) inschrijvers zoveel mogelijk via digitale weg te laten plaatsvinden. Om die reden: is de Aanbestedingsleidraad digitaal beschikbaar gesteld op ; dienen verzoeken om informatie en verbetervoorstellen e.d. als bedoeld in paragraaf 1.2 per te worden ingediend; zullen Nota s van Inlichtingen digitaal beschikbaar worden gesteld op Tenderned ( dient de inschrijving digitaal via te worden ingediend; zal communicatie vanwege een eventuele toelichting op de inschrijving per plaatsvinden; en zal de Voorlopige Gunningsbeslissing als bedoeld in paragraaf 5.5 per (en per post) worden verzonden. Degene die een bericht langs elektronische weg verzendt is verantwoordelijk voor verificatie of zijn bericht de andere partij (geadresseerde) tijdig heeft bereikt De onderdelen van uw digitale inschrijving Degene die een inschrijving doet stemt onverkort in met de bepalingen, voorwaarden en procedure zoals beschreven in deze Aanbestedingsleidraad. Uw digitale inschrijving (via dient te bestaan uit de volgende onderdelen: I. Aanbiedingsbrief: Een rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief waarmee de inschrijving wordt aangeboden. Met rechtsgeldig wordt bedoeld ondertekend door de bij het handelsregister geregistreerde tekenbevoegde, of een (gelijkwaardig) document waaruit blijkt dat de ondertekenaar bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden (bijvoorbeeld een volmacht van een volgens het handelsregister bevoegde volmachtgever). Bij voorkeur is dit dezelfde tekenbevoegde als degene die de Eigen Verklaring (zie Bijlage 1 van de Aanbestedingsleidraad) ondertekent. II. Inschrijfformulieren: Een volledige beantwoording van de vragen inzake de selectie en gunning als opgenomen in hoofdstuk 4 en 5, middels het invullen en ondertekenenen van de volgende bijlagen van deze Aanbestedingsleidraad: Bijlage 1 Eigen Verklaring Bijlage 3 Referentie Bijlage 4-1 Verklaring Programma van Eisen, Raamovereenkomst en uitvoering werkzaamheden Bijlage 4-2 Antwoorden op de vragen inzake Kwaliteit Bijlage 5 Prijzen 13

14 2.15 Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen geschiedt via de digitale kluis van Tenderned. Van de opening ontvangen alle inschrijvers een proces verbaal van opening Toepasselijke regelgeving Onderhavige aanbesteding betreft een Europese openbare aanbestedingsprocedure die uitgevoerd wordt op basis van Richtlijn 2004/18/EG welke naar Nederlands recht is geïmplementeerd middels de Aanbestedingswet 2012 (Aw) Bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden (Potentiële) Inschrijvers kunnen informatie over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, als bedoeld in artikel 2.81 Aw, die gelden in Nederland en dus tijdens de uitvoering van de opdracht, verkrijgen via onder Ministeries : met betrekking tot belastingen bij het Ministerie van Financiën; met betrekking tot milieubescherming bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu; met betrekking tot arbeidsbemiddeling en arbeidsvoorwaarden bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Rangorde aanbestedingsstukken In geval van strijdigheid tussen de verschillende Aanbestedingsstukken geldt gedurende deze aanbestedingsprocedure de volgende rangorde: Nota s van Inlichtingen waarbij de meest recente versie de hoogste in de rangorde is; Aanbestedingsleidraad: onderhavig document, Hoofdstuk 1 tot en met 5 waarbij de meest recente versie de oudere versie automatisch vervangt; Rangorde van de bijlagen van de Aanbestedingsleidraad waarbij de meest recente versie van een bepaalde bijlage de oudere versie automatisch vervangt: o o o o o o Bijlagen 6 (Raamovereenkomst); Bijlage 4 (PVE); Bijlage 1 (Eigen Verklaring); Bijlage 2 (Verklaring onderaanneming); Bijlage 3 (Format Referentie); Bijlage 5 (Prijzen). In de Raamovereenkomst (zie Bijlage 6 van de Aanbestedingsleidraad, artikel 1.6) is de rangorde van de documenten opgenomen welke geldt na gunning en dus vanaf het moment van inwerkingtreding van de Raamovereenkomst (ROK). 14

15 2.19 Voorbehouden Ministerie van Defensie Naast het bepaalde in paragraaf 2.6 (Afbreken aanbesteding) behoudt de Aanbestedende dienst zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadeplichtigheid te zijn gehouden (voor bijvoorbeeld vergoeding van inschrijfkosten, vergoeding van gederfde winst of andere schade), in ieder geval het recht voor om gedurende deze aanbestedingsprocedure: de procedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten; tijdsplanningen te wijzigen (met in acht name van wettelijk vastgestelde termijnen); om de aanbestedingsprocedure op te schorten ingeval een (kortgeding) dagvaarding waarin bezwaren worden gemaakt tegen de (inhoud van) deze aanbestedingsprocedure en/of tegen de Voorlopige Gunningsbeslissing Gebruik merknamen of typen Mocht in de Aanbestedingsstukken een eis of een wens betrekking (lijken te) hebben op een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, dan dient gelezen te worden of gelijkwaardig. In de assortimentslijst die is opgenomen als bijlage van het PVE (Bijlage 4 Aanbestedingsleidraad) staat het huidige artikelassortiment van Defensie genoemd. Vaak gaat de vermelding van het huidig artikelassortiment gepaard met een merknaam, doch hier dient steeds gelezen te worden of gelijkwaardig. Het is immers niet onze intentie om al deze merken dwingend voor te schrijven, doch gelet op voorwerp van de opdracht achten wij het noemen van merken in het huidige assortiment gerechtvaardigd omdat dit een duidelijke manier is om aan te geven welk soort artikel bedoeld wordt. Dat zou bij een technische of functionele specificatie wel eens verwarrend kunnen zijn. In hoofdstuk 7 van het PVE is toegelicht wat onder gelijkwaardig wordt verstaan Varianten of alternatieven Het is niet toegestaan om varianten of alternatieven aan te bieden voor een of meerdere producten als genoemd in de assortimentslijst. 15

16 HOOFDSTUK 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT In dit hoofdstuk wordt op hoofdlijnen de opdracht omschreven die onderwerp is van deze aanbesteding. 3.1 Omschrijving van de opdracht De opdracht betreft de Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van de Witte catering (onderdeel 1) en ten behoeve van de Groene catering (onderdeel 2). Er is geen keuze om in te schrijven op onderdeel 1 of onderdeel 2 maar iedere inschrijver moet een inschrijving doen voor onderdeel 1 en onderdeel 2. De opdracht wordt gegund middels et sluiten van een Raamovereenkomst met één Opdrachtnemer (Leverancier) voor beide onderdelen, Witte catering en Groene catering. Hieronder als ook in het PVE wordt het verschil tussen Witte en Groene catering uitgelegd. Er is sprake van een Raamovereenkomst omdat de ruim 80 Profitcentra van Opdrachtgever dagelijks Bestellingen kunnen doen doch dat over het aantal Bestellingen als ook de omvang van de Bestellingen geen garanties kunnen worden gegeven. Door middel van een Raamovereenkomst kunnen de Profitcentra op eenvoudige wijze Bestellingen doen, telkens onder verwijzing naar de overeengekomen (kader)voorwaarden van de Raamovereenkomst. De verdeling van de opdracht in onderdeel 1 (Witte catering) en onderdeel 2 (Groene catering) is gedaan vanwege een belangrijke ontwikkeling inzake de uitbesteding van de witte catering, de zogenaamde UCD (Uitbesteding Catering Defensie). Deze uitbesteding zal een behoorlijke impact hebben op de omvang van onderhavige opdracht inzake Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten. Binnen Defensie worden voorbereidingen getroffen om de UCD Europees aan te besteden. Indien alles verloopt volgens de planning van deze Europese aanbesteding UCD zoals deze op de datum van onderhavige aanbesteding G&D L&I bekend is, zal de witte catering mogelijk in handen komen van marktpartijen. Voor onderhavige opdracht G&D L&I betekent dit dat met ingang van de uitbesteding UCD, welke volgens de huidige planning is voorzien begin 2016, onderdeel 1 (G&D L&I Witte catering), gedeeltelijk tot geheel en mogelijk geleidelijk komt te vervallen. Dat betekent een volumevermindering tot ongeveer 80 à 85%. Onderdeel 2 (Groene catering) van onderhavige opdracht blijft zolang als de Raamovereenkomst hiervoor door Opdrachtgever niet is opgezegd met in acht name van de minimale opzegtermijn van 6 maanden. Officiële besluitvorming over het daadwerkelijk uitbesteden van de witte catering zal naar verwachting pas plaatsvinden in het voorjaar U dient als inschrijver rekening te houden met de onzekere omstandigheid dat binnen de looptijd van de Raamovereenkomst G&D L&I - doch niet eerder dan met ingang van 1 januari Onderdeel 1 (Witte catering) gedeeltelijk tot geheel en mogelijk geleidelijk kan komen te vervallen. 16

17 Onderdeel 1 Witte catering Onderdeel 1 betreft de Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van de Witte catering bestaande uit: Bedrijfsrestaurant (lunchkantine); Bedrijfsrestaurant (WOL); Dagkantine; Avondkantine; Magazijnverkoop; Mobiele verkoop; Verstrekking warme dranken; Winkel (ToGo); Evenementenverzorging; Calamiteitencatering. De Witte catering zijn alle Profitcentra (kort gezegd, de bedrijfsrestaurants en kantines) van het Ministerie van Defensie in Nederland, zoals genoemd in een bijlage van het Programma van Eisen. Het betreft de producten als genoemd in de assortimentslijst welke als bijlage is opgenomen in het Programma van Eisen. De eisen die wij als Opdrachtgever aan de opdracht stellen en de condities waaronder deze moet worden uitgevoerd, zijn uitgewerkt in Bijlage 4 (Programma van Eisen, inclusief bijlagen) en in Bijlage 6 (Raamovereenkomst) van deze Aanbestedingsleidraad. In het bijzonder wijzen wij u op de Technische Specificaties (TS) die zijn opgenomen in een van de bijlagen van het Programma van Eisen inzake: Algemene en specifieke producteisen; dit betreft in het algemeen TS die gelden voor de producten uit het assortiment waarvoor niet de specifieke TS gelden als hierna genoemd; AGF (Aardappelen Groente en Fruit); Belegde broodjes; Pluimvee; Vis en Visproducten; Vlees; Vleeswaren. De genoemde assortimenten zijn geen onnodige samenvoeging van onderdelen van de opdracht G&D L&I Witte catering maar betreft alle noodzakelijke levensmiddelen en ingrediënten voor het verzorgen van de catering ten behoeve van de defensiemedewerkers. Levering (distributie) dient te geschieden op de locaties van Defensie verspreid over heel Nederland en als nader genoemd in de locatie lijst als opgenomen in een van de bijlagen van het Programma van Eisen. De volgende CPV-codering is van toepassing: (Voeding, dranken, tabak en aanverwante producten) en (Bezorging van levensmiddelen aan huis). De omvang van de opdracht wordt geraamd op ,00 (exclusief 6% BTW) per jaar. Dit bedrag is gebaseerd op de historische financiële informatie en de verwachtingen voor de komende jaren. Om u een indicatie te geven van de huidige afname verwijzen wij u naar de assortimentslijst en prijslijst als opgenomen in Bijlage 4 (PVE) van de Aanbestedingsleidraad. Deze lijst geeft een weergave van het afgenomen assortiment in 2013 en is representatief voor de verwachte afname 17

18 in de komende vier jaar voor zowel onderdeel 1 (Witte catering) als onderdeel 2 (Groene catering) tezamen, doch aan deze aantallen kunnen geen rechten (op afname) worden ontleend. Onderdeel 2 Groene catering Onderdeel 2 betreft de Groothandel & Distributie van Levensmiddelen & Ingrediënten ten behoeve van de Groene catering. De Groene catering is kort gezegd de operationele catering ten behoeve van het maritiem optreden (het bevoorraden van schepen) en het grondgebonden optreden (leveringen ten behoeve van oefeningen en missies) Het betreft de producten als genoemd in de assortimentslijst welke als bijlage is opgenomen in het Programma van Eisen. De eisen die wij als Opdrachtgever aan de opdracht stellen en de condities waaronder deze moet worden uitgevoerd, zijn uitgewerkt in Bijlage 4 (Programma van Eisen, inclusief bijlagen) en in Bijlage 6 (Raamovereenkomst) van deze Aanbestedingsleidraad. In het bijzonder wijzen wij u op de Technische Specificaties (TS) die zijn opgenomen in een van de bijlagen van het Programma van Eisen inzake: Algemene en specifieke producteisen; dit betreft in het algemeen TS die gelden voor de producten uit het assortiment waarvoor niet de specifieke TS gelden als hierna genoemd; AGF (Aardappelen Groente en Fruit); Handelsontbijt lunch componenten; Pluimvee; Vis en Visproducten; Vlees; Vleeswaren. De genoemde assortimenten zijn geen onnodige samenvoeging van onderdelen van de opdracht G&D L&I Groene catering maar betreft alle noodzakelijke levensmiddelen en ingrediënten voor het verzorgen van de catering ten behoeve van de defensiemedewerkers. Levering dient te geschieden in Den Helder, Vlissingen of Lettele (FD Bathmen) in Nederland. De volgende CPV-codering is van toepassing: (Voeding, dranken, tabak en aanverwante producten) en (Bezorging van levensmiddelen aan huis). De omvang van de opdracht wordt geraamd op ,00 (exclusief 6% BTW) per jaar, waarvan ,00 door FD Bathmen en ,00 door FD Den Helder. Dit bedrag is gebaseerd op de historische financiële informatie en de verwachtingen voor de komende jaren. Om u een indicatie te geven van de huidige afname verwijzen wij u naar de assortimentslijst en prijslijst als opgenomen in Bijlage 4 (PVE) van de Aanbestedingsleidraad. Deze lijst geeft een weergave van het afgenomen assortiment in 2013 en is representatief voor de verwachte afname in de komende vier jaar voor zowel Onderdeel 1 (Witte catering) als Onderdeel 2 (Groene catering) tezamen, doch aan deze aantallen kunnen geen rechten (op afname) worden ontleend. 18

19 3.2 Perceelverdeling Met in acht name van het bepaalde in artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 is beoordeeld of onderhavige opdracht verdeeld kan worden in percelen. Overwogen is een verdeling in percelen waarbij één perceel één of meerdere assortimenten omvat. Vanuit organisatorisch, administratief, financieel en logistiek oogpunt, maar ook vanuit het oogpunt van duurzaamheid wordt het echter niet efficiënt noch doelmatig geacht om een percelenverdeling in assortimenten te maken. Dat zou immers kunnen betekenen dat er dagelijks op elke afleverlocatie tenminste zeven leveranciers (er worden minimaal 7 assortimenten beschreven in de TS) komen om producten af te leveren. De organisatorische gevolgen zullen hierdoor voor Opdrachtgever enorm zijn, immers de verdeling in assortimentspercelen betekent hoge Dropkosten, dat per leverancier de KPI s beheerd moeten worden, de facturen moeten worden geverifieerd, de kwaliteitskeuringen moeten plaatsvinden, nadere werkafspraken moeten worden gemaakt etc. Dit alles terwijl de mogelijkheid bestaat dat, vanwege de UCD (Uitbesteding Catering Defensie), de duur van het grootste deel van de Raamovereenkomst, namelijk de Witte catering, beperkt is. Ook is een verdeling in geografische percelen overwogen. Een geografische percelenverdeling zou mogelijk de toegang voor het midden- en kleinbedrijf bevorderen, maar houdt ook in dat per geografisch perceel de kans bestaat op een andere leverancier en dus op andere prijzen in de eigen bedrijfsrestaurants. Ook bij een geografische percelenverdeling geldt dat dit vanuit organisatorisch, administratief, financieel en logistiek oogpunt niet efficiënt noch doelmatig wordt geacht. De organisatorische gevolgen zullen hierdoor voor Opdrachtgever enorm zijn, immers de verdeling in geografische percelen betekent dat per leverancier de KPI s beheerd moeten worden, facturen moeten worden geverifieerd, de kwaliteitskeuringen moeten worden uitgevoerd, nadere werkafspraken moeten worden gemaakt etc. Dit alles terwijl de mogelijkheid bestaat dat, vanwege de UCD (Uitbesteding Catering Defensie), de duur van het grootste deel van de Raamovereenkomst, namelijk de Witte catering, beperkt is. 19

20 3.3 Prijzen Bij onderhavige aanbesteding wordt om diverse prijzen gevraagd. Wij onderscheiden twee soorten prijzen: 1. De prijzen voor het aangeboden assortiment en de distributie. Voor het doen van deze prijsopgaaf dient u het Exel bestand Assortiment_Distributie in te vullen conform de instructies als gegeven in deze paragraaf 3.3. en Bijlage 5 (Prijzen) van deze Aanbestedingsleidraad. De prijzen voor het aangeboden assortiment en de distributie worden beoordeeld bij het (sub)gunningscriterium Prijs (P). 2. De prijzen voor het aangeboden assortiment klein vers, het assortiment seizoensgroenten en het assortiment geloofsvoeding. Voor het doen van deze prijsopgaaf dient u het Exel bestand Seizoensassortiment, Kleinversassortiment en Geloofsvoeding in te vullen conform de instructies in deze paragraaf 3.3. De geoffreerde prijzen worden NIET beoordeeld bij het (sub)gunningscriterium Prijs (P) doch alleen op de wijze als beschreven in vraag van Bijlage 4-2 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad.1 Voor het doen van uw prijsopgaaf in Bijlage 5 Prijzen van deze Aanbestedingsleidraad gelden de volgende eisen: U offreert alle prijzen in euro en exclusief BTW; U offreert uitsluitend marktconforme (handelsgebruikelijke en realistische) prijzen. Dat betekent onder meer dat u gebruikelijke prijzen offreert die gebaseerd zijn op normale kostprijzen met redelijke kortingen en winstmarges; Het offreren van negatieve prijzen leidt tot uitsluiting van gunning; Het Exel bestand (Assortiment _ Distributie) bevat twee werkbladen die alle twee ingevuld moeten worden: Werkblad Assortiment Paresto en Werkblad Distributie. Alle gevraagde onderdelen in het Exel bestand Werkblad Assortiment Paresto dienen een prijsopgaaf te bevatten. U hanteert het door de Aanbestedende dienst opgestelde formulier (in Excel) en vult: o voor ieder artikel Kolom K (Prijs per verpakking), Kolom M (BTW tarief) en kolom P t/m AC (Allergenen) in; en o indien u een gelijkwaardig artikel wenst aan te bieden, Kolom I (Bij alternatief ja invullen), Kolom N (Duurz. Kenmerken) en Kolom O (Alternatief duurzaam product) in. Kolom I, N en O dienen alleen ingevuld te worden indien u een ander artikel dan genoemd in Kolom G aanbiedt. Voor het aanbieden van een ander doch gelijkwaardig artikel geldt het bepaalde in hoofdstuk 7 PVE (Producten- en artikelbeheer). Let op! Aangeboden gelijkwaardige artikelen moeten goedgekeurd worden door Opdrachtgever voordat zij deel uitmaken van de definitieve assortimentslijst; en o In de laatste rij de betalingskorting (uitgedrukt in een percentage) in voor zover u deze hanteert bij betaling door Opdrachtgever binnen 7 werkdagen. In het Werkblad Distributie dient u distributiekosten (transport en aflevering) per Drop (t.b.v. de Witte catering) en per Laadmeter (t.b.v. de Groene catering) te offreren. De (afname)aantallen per jaar die genoemd staan in het Exel bestand (Assortiment _ Distributie) zijn representatief (afname in 2013) doch indicatief voor de komende jaren. Aan deze aantallen kan geen recht (op afname) worden ontleend; U offreert de prijzen die zonder enig voorbehoud gebaseerd te zijn op de laatste versie van de Aanbestedingsleidraad inclusief alle (eventuele) rectificaties als genoemd in de nota s van inlichtingen; De geoffreerde prijzen voor het Assortiment Paresto zijn all-in prijzen, waaronder wordt verstaan, inclusief alle kosten, maar niet beperkt tot, opslagkosten, overheadkosten, kantoorkosten, kosten voor verzekering, kosten vanwege Bijbestelling of een Afbestelling, 20

21 kosten voor het herstellen van Manco s, kosten voor het doen van een Nachtlevering, kosten voor levering bij calamiteiten, kosten voor het verstrekken van de (management) rapportages (zie artikel 10 van de Raamovereenkomst), het doen van de verslaglegging als bedoeld in artikel 11 t/m 13 van de Raamovereenkomst etc. De door u geoffreerde prijzen gelden in geval van gunning gedurende looptijd (inclusief verlengingen) van de Raamovereenkomst voor zowel onderdeel 1 (Witte catering) als voor onderdeel 2 (Groene catering), met in acht name van het doen van prijswijzigingen conform het bepaalde in artikel 7.6 en 7.7 van de Raamovereenkomst als opgenomen in Bijlage 6 van de Aanbestedingsleidraad. Ook indien als gevolg van de UCD slechts nog een gedeelte van onderdeel 1 (Witte catering) en onderdeel 2 (Groene catering) of alleen Onderdeel 2 (Groene catering) nog onder de Raamovereenkomst valt, gelden de geoffreerde prijzen. Bij het niet voldoen aan de hierboven genoemde eisen geldt het bepaalde in paragraaf 2.11 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 2. Voor het doen van uw prijsopgaaf voor het antwoord op vraag 11, 12 en 13 van Bijlage 4-2 (Antwoord op de vragen inzake Kwaliteit) van deze Aanbestedingsleidraad gelden de volgende eisen: U offreert alle prijzen in euro en exclusief BTW; U offreert uitsluitend marktconforme (handelsgebruikelijke en realistische) prijzen. Dat betekent onder meer dat u gebruikelijke prijzen offreert die gebaseerd zijn op normale kostprijzen met redelijke kortingen en winstmarges; Het offreren van negatieve prijzen leidt tot uitsluiting van gunning; Het Exel bestand (Seizoensassortiment, Kleinversassortiment en Geloofsvoeding) bevat drie werkbladen: Werkblad Ass. Klein Vers (vraag 11), Werkblad Ass. Seizoen (vraag 12) en Werkblad Ass. Geloofsvoeding (vraag 13). Voor zover u het betreffende klein vers artikel als genoemd in Kolom B kunt aanbieden dan dient u voor dat artikel de gevraagde onderdelen in het Exel bestand Werkblad Ass. Klein Vers (vraag 11) in te vullen. U hanteert het door de Aanbestedende dienst opgestelde formulier (in Excel) en vult: o voor de single portion artikelen Kolom C tot en met Kolom H in; en o voor de multi portion artikelen Kolom C tot en met H in; en o voor elk artikel (single portion en multi portion) de allergeneninformatie in Kolom J tot en met X. Voor zover u seizoensgroenten kunt aanbieden dan dient u voor elk artikel de gevraagde onderdelen in het Exel bestand Werkblad Ass. Seizoen (vraag 12) in te vullen. U hanteert het door de Aanbestedende dienst opgestelde formulier (in Excel) en vult: o voor ieder artikel Kolom J (seizoen- uitgedrukt in namen maanden), Kolom L (Prijs Verpakking tijdens seizoen), Kolom N (Prijs Verpakking buiten seizoen), Kolom P (BTW tarief) en kolom S t/m AF (Allergenen) in; en o, indien u een gelijkwaardig artikel wenst aan te bieden, Kolom I (Bij alternatief ja invullen), Kolom Q (Duurz. Kenmerken) en Kolom R (Alternatief duurzaam product) in. Kolom I, N en O dienen alleen ingevuld te worden indien u een ander artikel dan genoemd in Kolom G aanbiedt. Voor het aanbieden van een ander doch gelijkwaardig artikel geldt het bepaalde in hoofdstuk 7 PVE (Producten- en artikelbeheer). Let op! Aangeboden gelijkwaardige artikelen moeten goedgekeurd worden door Opdrachtgever voordat zij deel uitmaken van de definitieve assortimentslijst; Voor zover u Geloofsvoeding kunt aanbieden dan dient u voor elk artikel de gevraagde onderdelen in het Exel bestand Werkblad Ass. Geloofsvoeding (vraag 13) in te 21

22 vullen. U hanteert het door de Aanbestedende dienst opgestelde formulier (in Excel) en vult daarvoor alle kolommen in met uitzondering van Kolom I. 3.4 Contractuele voorwaarden De Raamovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van vier jaar, maar kan tussentijds door Opdrachtgever geheel of gedeeltelijk worden opgezegd met in acht name van een minimale opzegtermijn van 6 maanden. Onder gedeeltelijk opzegging wordt verstaan, opzegging van onderdeel 1 (Witte catering) en mogelijk geleidelijk, vanwege de UCD (zie paragraaf 3.1 van de Aanbestedingsleidraad). De Raamovereenkomst treedt op 1 januari 2015 in werking. De opdracht zal worden uitgevoerd op basis van de contractuele voorwaarden als opgenomen in Bijlage 6 van de Aanbestedingsleidraad. Inschrijvers mogen suggesties doen tot aanpassing van de Raamovereenkomst, mits deugdelijk onderbouwd en zonder dat het de wezenlijke aspecten van de opdracht aantast of een specifieke inschrijver bevoordeelt. De Aanbestedende dienst beoordeelt suggesties en zal alle potentiele inschrijvers informeren over eventuele wijzigingen van de Raamovereenkomst in de nota van inlichtingen overeenkomstig het bepaalde in paragraaf 1.2 van de Aanbestedingsleidraad. De eigen algemene (levering)voorwaarden van de inschrijver of voorwaarden van derden (waaronder onderaannemers en hulppersonen) zijn nadrukkelijk uitgesloten, zowel gedurende deze aanbestedingsprocedure alsook, ingeval van gunning, tijdens de uitvoering van de Raamovereenkomst en daaronder te sluiten bestelopdrachten. 3.5 Technische specificaties Voor de uitvoering van de opdracht geldt het bepaalde in het Programma van Eisen als opgenomen in Bijlage 4 van de Aanbestedingsleidraad. Onderdeel van het Programma van Eisen (PVE) zijn de Technische Specificaties. In hoofdstuk 5 van deze Aanbestedingsleidraad wordt als onderdeel van de gunning een verklaring gevraagd waarin u instemt met het Programma van Eisen (PVE). 3.6 Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De Aanbestedende dienst stimuleert het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Dit wordt gezien als een bedrijfsconcept waarbij naast de factor winst ook de factoren mens en milieu worden meegenomen in de ondernemingsbeslissingen en in de beoordeling van de ondernemingsresultaten. Hieronder wordt nader uitgewerkt in hoeverre voor deze Europese aanbesteding eisen en criteria zijn opgenomen op het gebied van milieu, sociale voorwaarden en social return Milieucriteria Door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) zijn duurzaamheidscriteria opgesteld in het criteriadocument voor duurzaam inkopen van Catering (versie 1.5 van november 2012). Voor zover deze criteria door de Aanbestedende dienst als relevant zijn beoordeeld voor onderhavige aanbesteding zijn deze verwerkt in de geschiktheidseisen in Hoofdstuk 4 van deze Aanbestedingsleidraad, het PVE en de TS (Bijlage 4 van deze Aanbestedingsleidraad) en de Raamovereenkomst (Bijlage 6 van deze Aanbestedingsleidraad). 22