Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen: waarom

Transcriptie

1 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen: waarom 17.0 Inleiding In Hoofdstuk 16: Grafieken en diagrammen - gids, bekeken we hoe we diagrammen invoegen, bewerken en opmaken. In dit hoofdstuk zullen we de principes over het gebruik van diagrammen bekijken en het effectief weergeven van informatie De Theorie Wat maakt een goede diagram Wanneer je intensief gaat werken met een grafische representatie van financiële gegevens, dan zal je zeker ondervinden dat het de moeite waard is de werken van Edward Tufte te bekijken. Tufte heeft verschillende prachtige boeken gepubliceerd over het onderwerp van het presenteren van informatie, specifiek, grote hoeveelheden informatie. Zijn boek "The Visual Display of Quantitative Information", is redelijk kort aangezien het maar 190 pagina's bevat. De pagina's zijn echter wel gevuld met opmerkelijke diagrammen en grafieken. Of je instemt met zijn conclusie of niet, wanneer je numerieke gegevens moet presenteren, zal dit boek je zeker anders doen denken over het presenteren van gegevens. Allereerst moet je beslissen of het nodig is verder te gaan met de presentatie dan het alleen maar weergeven van tekst en cijfers. Hoewel, het is mogelijk dat vele diagrammen die worden geproduceerd de functie hebben verwarring te zaaien, dan daadwerkelijk begripvolle informatie over te brengen, grafieken kunnen superieur zijn ten opzichte van tabellen en figuren in vele omstandigheden. Grafieken kunnen beter trends weergeven en correlaties identificeren en kunnen ook worden weergegeven met een groot aantal waarden op een beperkte ruimte, die het gemakkelijk maakt de informatie van die waarden te begrijpen. Basis Vooraleer je kijkt naar de 'grafische' kant van de diagram, is het de moeite waard de titels en labels in te stellen die duidelijk maken wat de diagram weergeeft. Het is zeker belangrijk de verschillende eenheden te specificeren voor alle waarden. Het publiek zal willen weten of je diagram voorgesteld wordt in, eenheden of ton bijvoorbeeld Excel with Business 1 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

2 Aandacht leggen Waar men zeker rekening moet mee houden, is waar de aandacht van een diagram op moet liggen. Moet de aandacht liggen op de gegevens die het weergeeft, of de technieken die gebruikt worden om de diagram te maken? Bijvoorbeeld, het is mogelijk om foto's in een diagram te gebruiken, maar hiermee riskeer je dat het publiek zich concentreert op de techniek in plaats van de informatie: De presentatie die links wordt weergegeven leidt de aandacht weg van de belangrijke gegevens. Data Ink Het is gemakkelijk om een slechte diagram te identificeren, maar wat zijn de basisregels zodat diagrammen hun werk doen, namelijk het efficiënt portretteren van gegevens? Eén van de basisprincipes van Tufte is 'data ink'. Dit is gebaseerd op het onderzoeken van de diagram en beslissen hoeveel 'ink' gebruikt is om ze te maken. Hoeveel van deze 'ink' is een weergave van de gegevens en de hoeveelheid decoratie. De ideale verhouding is dicht tegen een ratio van 1:1. In een poging om Tufte's theorie simpel te maken, laten we een 'standaard' diagram nemen en de elementen die geen gegevens zijn reduceren. Daarna kunnen we waarnemen of het resultaat duidelijker en beter is. Hier hebben we een 3D kolom grafiek gecreëerd met een simpele set figuren: 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

3 De ink die nodig is om het 3D effect te creëren is geen 'gegevens ink' en dit maakt de waarde achter de kolommen minder duidelijk, dus stap 1 zou moeten zijn, het overstappen van 3D naar 2D. De legende is niet nodig met slechts één serie, dus kunnen we de lijnen ook wegwerken: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

4 We kunnen nog verder gaan, en onze diagram waarden gemakkelijker assimileren door de Y axis te vervangen met data labels. De lijnen voor de X axis zijn niet nodig en de witte ruimte is nu ook wat overbodig, dus kunnen we de ruimte tussen onze kolommen verwijderen. We kunnen de nadruk minder leggen op de titel door de letters minder groot te maken en minder dik. Dan kunnen we onze diagram krimpen zonder het moeilijker te maken om de gegevens te begrijpen. Het is de moeite waard terug te gaan en ons eindresultaat te vergelijken met het origineel. Hieruit kunnen we besluiten welke diagram de duidelijkste is en de onderliggende data het best weergeeft. In dit geval, is de data zo simpel dat de beste weergave zou kunnen zijn: 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

5 Het belang van diagrammen Wanneer goed gebruikt, kunnen grafieken informatie niet sneller maken of gemakkelijker te laten begrijpen, maar het kan wel vitale trends, patronen en links weergeven die met tekst en nummers niet kan worden getoond. Terwijl vele mensen grafische elementen effectief en creatief gebruiken, is er een groot deel dat we kunnen bereiken met een beter begrip van grafische representatie van financiële data. Diagrammen in de praktijk Het enige diagram type dat we tot nu toe hebben bekeken is de simpele kolom diagram. Wanneer je gelooft in dingen simpel houden, zal de theorie van de simpelste diagram om gegevens weer te geven de correcte theorie zijn. De meeste onder ons hebben reeds gebruik gemaakt van de basis diagram types: lijn, kolom, spreiding. PowerPoint kan ook de volgende diagrammen produceren: Cirkel Oppervlak Hoog/laag/slot Staaf Ring Bel Radar Sommige van deze diagrammen hebben specifieke doeleinden, maar het zou handig zijn een gids te hebben, om specifieke diagrammen te vergelijken met de simpele kolommen, lijnen en spreiding diagrammen. We maken enkel gebruik van de meer geavanceerde types wanneer het een specifiek doel heeft op de boodschap, die de onderliggende gegevens beter overbrengt Excel with Business 5 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

6 Het probleem met de cirkel diagram Laten we een kijkje nemen naar specifieke diagram types. Cirkel diagrammen krijgen heel wat kritiek, toch is het één van de meest gebruikte diagrammen. De meeste kritiek op een cirkel diagram is de weergave van de waarde die de stukken op de diagram representeren. Tufte zegt dat het moeilijk is om de waarden te vergelijken omdat het een onderdeel van een geheel is, dus een kolom diagram doet beter werk: Natuurlijk is het niet nodig om te zeggen dat cirkel diagrammen nooit nuttig kunnen zijn. Wanneer je bijvoorbeeld onderdelen van een geheel met elkaar gaat vergelijken, dan doet de kolom diagram zijn werk beter, maar wanneer je een proportie van ieder deel tot het geheel wilt vergelijken, dan is de cirkel diagram een goede keuze. 3D - 50% beter? 3D diagrammen gebruiken in plaats van 2D diagrammen maakt het vaak moeilijk om de gerepresenteerde waarden uit te werken: 2012 Excel with Business 6 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

7 Bijvoorbeeld, hier hebben we een reeks verkochte waarden voor Outlook en Excel, voor dezelfde waarde. Het perspectief kan een misleidende indruk geven dat de Excel verkoop waarden hoger zijn: Wanneer ze worden gebruikt voor de omgang met een extra dimensie van data, is het perspectief opnieuw een probleem, en het kan moeilijk zijn om een correcte weergave van gegevens te bekomen: 2012 Excel with Business 7 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom

8 17.2 Andere diagram types Zoals bij vele regels, zullen er situaties zijn waar je deze regels moet breken, en dus is het de moeite waard de andere diagrammen te verkennen, met hun onderdelen en opmaak. Bijvoorbeeld, we konden een cirkel diagram gebruiken en een specifiek deel hebben uitgenomen voor analyse: 2012 Excel with Business 8 Hoofdstuk 17: Grafieken en diagrammen - waarom