Verslag werkbezoek 8-16 maart 2012

Transcriptie

1 Verslag werkbezoek 8-16 maart 2012 koerswijziging en monitoren van projecten René Drost en Christiaan Eckhart Verslag werkbezoek René Drost en Christiaan Eckhart Wat er aan vooraf ging: In het jaar 2011 zijn in totaal drie werkbezoeken afgelegd. Daarbij is een groot aantal activiteiten

2 opgestart. Het kalenderjaar 2012 is een belangrijk jaar voor ons omdat sprake was van een change of course en de wens een aantal projecten te monitoren, ook in financiële zin en dan met name ook het Educatiecentrum. Beide hoofdpunten waren voldoende aanleiding om op relatief korte termijn weer een werkbezoek te plannen. De inhoud van de change of course is uiteraard uitvoerig beschreven in de schriftelijke communicatie met de leiding van THBC; nu was het de bedoeling om een en ander ook mondeling te verduidelijken. Woensdag 7 maart aan het einde van de dag vertrokken we van Schiphol om via Londen-Heathrow s nachts door te vliegen naar Johannesburg. Om uur stond de gereserveerde huurauto klaar om naar Thembalethu te rijden, een afstand van ca. 500 km. Vroeg in de avond van donderdag 8 maart kwamen we aan en werden hartelijk verwelkomd door Sally en Welcome, een van de jongens die bij Sally woont. En dan even bijkomen van de reis met een drankje op het terras van ons verblijf. René en Christiaan voor het BBC house en werken in het BBC-house Vrijdag 9 maart Deze vrijdag begon ons werkbezoek. Bij de voorbereiding van het werkbezoek van een week (maandag 12 t/m vrijdag 16 maart) zijn we ervan uitgegaan dat het zinvol is om als het ware een dag voor aanvang aanwezig te zijn; en dat bleek ook het geval! We hebben met iedereen weer kennis gemaakt, de werkruimten van mensen gezien, kort toegelicht wanneer we met wie allemaal wilden spreken op Thembalethu zelf, maar ook bij de kidsclubs in Jeppes Reef en Buffelspruit. Een goede greep, omdat we als het ware met de mensen zelf onze agenda voor de komende week, concreet konden maken. Bijvoorbeeld: *iedere ochtend werkoverleg met Cleopas en Sally; *drie keer een werkoverleg met het management team van het Educatie Centrum; *twee maal met studenten; *apart overleg met mentor van studenten (Sipihwe) en de coördinator van de kidsclubs (Thulisile); *een kleine opvoering door kinderen van zang en dans in de Kidsclub Buffelspruit; *vrijdagmiddag inkopen doen en koken voor de kinderen van Sally, een gezelschap van bijna twintig kinderen; *de avonden konden we vrijhouden voor terugblik op de dag en voorbereiding op de volgende dag. Zaterdag 10 maart Op deze tweede dag wilden we een bezoek brengen aan de weduwe van Laurens van Vuren in Komatipoort. Laurens was eigenaar van het bouwbedrijf dat al een heel aantal huisjes voor Thembalethu heeft gebouwd, de Kidsclub in Jeppes Reef en het vorige jaar het Educatie Centrum op 2

3 THBC zelf. Door deze vele contacten zijn naast een zakelijke werkrelatie, ook vriendschap en waardering gegroeid. Laurens was kort voor ons bezoek, op 18 februari, overleden. Bij de begrafenisplechtigheid zou heel Komatipoort zijn uitgelopen; vele honderden mensen waren aanwezig. Laurens was typisch een mensen-mens en heeft veel voor Thembalethu gedaan. Op de terugweg naar Thembalethu, een afstand van ca. 80 km, weer genoten van het prachtige landschap, licht glooiend met bossen en laagstruikgewas. Zondag 11 maart De gehele zondag is in voorbereidende zin besteed aan het uitwerken van onze werkagenda. Het was een hele puzzel om alle vragen die we vanuit Nederland hadden meegekregen en onze indrukken van vrijdag 9 maart, met elkaar zodanig te combineren dat het zou passen in een week. En dat bleek mogelijk. Zin gekregen in een hapje eten, zijn we rond uur vertrokken naar Pestana lodge, een leuk restaurant in de buurt van Malelane met uitzicht op de grensrivier met het Krugerpark. Letterlijk als toetje zagen we tot onze grote verbazing tegen de avondschemering, het wordt rond uur al snel donker, een kudde 25 olifanten op een afstand van 60 meter. Onhoorbaar en fantastisch! Van maandag tot en met vrijdag, naar onderwerp samengevat: 1.Change of Course Het bespreken van deze koersverandering was een van de hoofdpunten van onze agenda. Daarmee zijn we maandagochtend ook begonnen in het overleg met Cleopas en Sally. Hoewel wellicht niet prettig en onverwacht, was er ook begrip voor onze nieuwe aanpak. Duidelijk is ook geworden dat deze aangescherpte aanpak niet het gevolg is van een afname van motivatie of interesse van THNL voor THBC, in tegendeel. Het biedt juist een meer solide basis om de samenwerking voort te zetten. Concreet: a.thnl beperkt zich vooralsnog tot die projecten en activiteiten waartoe zij zich heeft verplicht, bijvoorbeeld: huisjes, kidsclubs, studenten en Educatie Centrum. Het Sustainability Plan is losgelaten; b.de samenwerking moet zakelijker en worden ingebed in overeenkomsten met een duidelijke planning, planomschrijving, organisatie en budgettering; 3

4 Nieuwe verzoeken vanuit THBC aan THNL zijn zeker welkom, als zij maar passen in die meer zakelijke aanpak, inclusief inzicht in de financiële verantwoording daarvan. Toevoeging: Omdat THNL heeft besloten het Sustainability Plan los te laten, was dit geen thema meer om specifiek over te spreken. Wel was het goed te horen dat eind 2011 een gesprek heeft plaats gevonden met een zekere Deborah, een Zuid-Afrikaanse vrouw met veel ervaring op het gebied van het begeleiden van Ngo s. Dit contact heeft geleid tot een eerste opzet van een plan voor organisatie versterking van THBC. Twee belangrijke onderdelen in dat plan zijn een versterking van het bestuur van THBC en de overdracht van de dagelijkse leiding naar Cleopas. En doordat De Verre Naasten voor twee jaar het salaris van Cleopas hebben gegarandeerd(2012/2013), kon dit laatste punt al met het begin van 2012 in gang worden gezet. Dat was merkbaar uit het gegeven dat Cleapas al met verve een voorsprong nam op zijn nieuwe rol als directeur van THBC en Sally zich terugtrekt uit de dagelijkse gang van zaken. Zij zal zich meer toeleggen op het werven van sponsoren en specifieke projecten. Cleopas voerde ook als voorzitter het woord tijdens de besprekingen en Sally vertelde dat zij van plan was ook haar huidige kantoor te ontruimen ten gunste van Cleopas. Dit zijn natuurlijk zeer hoopvolle berichten en ontwikkelingen. Wat ook opvallend was is om te merken dat na ons werkbezoek, Cleopas degene is die rapportages verzorgt over besproken onderwerpen met THNL en zo een nieuwe invulling geeft aan het proces van communicatie. 2.Huisjes In ieder geval voor de duur van realisatie van het Education Centre was, mede op verzoek van THBC, besloten dat THNL deze periode slechts een paar huisjes zou bouwen. Als het EC geheel klaar is en de officiële opening achter de rug, moeten we dit opnieuw bezien. Concreet gaat het nu om drie huisjes, alle drie gesponserd door Bierens Advocaten Group uit Veghel: a.het eerste huisje is in 2011 gebouwd in Jeppes Reef en helaas door een wervelstorm begin 2012 behoorlijk beschadigd. Het wordt bewoond door de zussen Nonduduzo en Nozipho( beiden studenten) en hun broertje. THNL heeft offerte gevraagd aan THBC voor herstelkosten: 700,- euro. Het geld is direct overgemaakt en het herstel is inmiddels uitgevoerd. We hebben het huisje gezien en het moet inderdaad een behoorlijke storm zijn geweest. Maar los daarvan is door ons bij THBC aangedrongen om nog eens naar de wijze van afwerking te kijken en met de kosten daarvan rekening te houden bij het bepalen van het totale bouwbudget. Het ziet er niet af uit: pleisterwerk ontbreekt, niet geschilderd, geen inbraak beveiliging, stopverf laat los en achteraf moest alsnog uit een aanvullend budget, de aanleg van water en elektriciteit worden gefinancierd. Omdat het huisje wat groter is uitgevallen dan begroot, is er teveel geld uitgegeven aan stenen en bleef er te weinig geld over voor de afwerking. b.het tweede huisje stond gepland voor realisatie eind 2011/begin Het overleg met de lokale autoriteiten heeft veel langer geduurd dan verwacht en het ontvangen van de benodigde gegevens van THBC voor de definitieve start, liet op zich wachten. Nu deze gegevens er zijn en het geld is overgemaakt, kan met de bouw worden begonnen. Verwacht wordt dat dit klaar is eind mei. Het huisje wordt gebouwd in Buffelspruit voor een alleenstaande jonge vrouw met een tweeling. Het vervangt haar huidige behuizing dat niet veel meer is dan wat planken, een stuk plastic en golfplaat. (FOTO??, misschien in plaats van olifantenfoto) c.het derde huisje is gepland voor 2012 en zal ook worden gebouwd in Buffelspruit zodra van de 4

5 sponsor een definitief bericht is ontvangen. De bestemming is voor een grootmoeder die de zorg van de opvoeding van een klein kind op zich heeft genomen, omdat haar dochter onlangs is overleden. tweede huisje aan de rand van Buffelspruit Samenvattend: voor alle drie de huisjes stond een bedrag van de sponsor ter beschikking van Echter, omdat er bijna altijd sprake is van tegenvallende factoren, van zaken waaraan vooraf onvoldoende is gedacht, wordt gesproken over een bouwbudget van 5.000, - en 1.000, - voor onvoorzien, zoals afwerking, water, elektriciteit of inbraakbeveiliging. Met een bedrag van 6.000, - is het goed mogelijk een twee-kamer huisje te bouwen, met wc, wateraansluiting en elektriciteit. 3. Kidsclubs Wil je kinderen zien spelen, horen zingen of zien dansen, dan moet je naar een Kidsclub gaan. Het zijn de plekken waar zij na schooltijd worden opgevangen, een warme maaltijd krijgen, kunnen spelen en indien nodig geholpen met hun huiswerk. Iedere dag komen er ca. 120 kinderen in de Kidsclub van Jeppes Reef en Buffelspruit, omdat zij weten dat er een warme maaltijd is te krijgen. Het weerzien was meer dan hartverwarmend, dankbaar met iedere verdere stap in de ontwikkeling van hun kidsclub, zoals met een voetbal, een schommel of binnen met papier en tekenmateriaal. Zij willen ook graag wat laten zien van hun cultuur. Zo konden we op donderdagmiddag genieten van een kleine opvoering met zang en dans. Werkelijk geweldig. 5

6 kinderen in kidsclub Buffelspruit Bij navraag hoe nu een en ander loopt, kregen we het te horen dat: * er iedere dag een goede warme maaltijd is voor de kinderen; * de beide koks per kidsclub, zoals afgesproken, een bedrag van SAR 400,- ( = 40) ieder per maand ontvangen; * de tafels en stoelen die waren begroot, zijn gekocht; * de moestuinen voor eigen behoefte, in maart/april weer worden beplant(in de winterperiode is het te droog); * de schommels zo intensief gebruikt worden dat vervanging door steviger materiaal nodig is. Het vorige jaar is er dus echt wat ingang gezet en financieel mogelijk gemaakt door een sponsor uit Nederland. Natuurlijk is er ook nog een wensenlijstje, zoals: * Voor Jeppes Reef: - oplossen van probleem met aansluiting van de elektriciteit; - aansluiten van aanwezige grote JoJo watercontainer; (wacht op beschikbaar budget/sponsor); - speeltoestellen: het ziet ernaar uit dat aanschaf daarvan lukt via het Peace Corps uit VS; *Voor Buffelspruit: - herbestrating van stoep en terras omdat dit nu afbrokkelt ; - speeltoestellen: bestaande schommel repareren en aantal uitbreiden; - afdakje voor vuurplaats buiten, zodat er ook daar kan worden gekookt; - een reserve gastank. Inzage in de boekhouding maakte duidelijk dat de bouw van een kidsclub voor een bedrag van , - goed mogelijk is. Voor de exploitatie, dat wil zeggen, 5 dagen per week een warme maaltijd voor ca. 120 kinderen, een bescheiden vergoeding voor de koks, kosten van transport en een klein bedrag voor uitbreiding en onderhoud van speelmateriaal, is een budget van 7.500,- per kidsclub toereikend. 6

7 kidscub Jeppes Reef Interessant was te horen dat Cleopas en Sally van plan zijn het aantal kidsclubs uit te breiden. Zo wordt gedacht aan een Kidsclub op het terrein van THBC zelf waarbij gebruik wordt gemaakt van bestaande gebouwen. Voor de exploitatie zijn contacten gelegd met een Amerikaanse sponsor: BAT( American Tobacco). Ook wordt gedacht aan de start van een Kidsclub in Block B. Een aanvraag voor de exploitatie loopt al bij Starfish. Voor de bouw zelf moet nog een sponsor worden gevonden. Cleopas en Sally hopen dat THNL daarbij zou kunnen helpen. Deze vraag is in de bestuursvergadering van THNL van 12 april jl. aan de orde geweest. Nu de voltooiing van het Educatie Centrum nadert, zou aan een volgend project kunnen worden gedacht, namelijk het realiseren van een of meerdere Kidsclubs, ervan uitgaande dat bouw en exploitatie beiden kunnen worden gefinancierd. 4. Educatiecentrum Een tweede belangrijk doel van ons werkbezoek was om aan de verdere voltooiing van het Educatiecentrum een flinke zet in de goede richting te geven. Eind december 2011 is het gebouw opgeleverd, gebouwd binnen het budget van ,- en begin 2012 is begonnen met de inrichting daarvan. Wat al snel duidelijk werd was dat de functie van coördinator van het Centrum nog steeds vacant was en dat de leiding van THBC niet instaat was dat gat op te vullen. Resultaat: de vaart was er uit en veel is blijven liggen. Een bevestiging dat dit werkbezoek meer dan noodzakelijk was! De eerste stap moest zijn, zo dachten we, dat die functie van coördinator zo snel als mogelijk zou worden ingevuld. Dat is gelukt, met een kandidaat die al eerder de goedkeuring en het vertrouwen van de leiding van THBC had gekregen; zij zat als het ware nog in de wachtkamer. vlnr: Patrick, Siphiwe, Nhlanhla, René, Christiaan, Cleopas, Busisiwe 7

8 De staf van het centrum ziet er nu alsvolgt uit: 1.Coordinator van het EC : Busisiwe 2.Operator internet-café : vacant 3.Mentor studenten : Siphiwe 4.Assistent operator-1 : Patric 5.assistent operator-2 : Nhlanhla De coördinator heeft de taak gekregen om samen met de collega s zo spoedig mogelijk een invoeringsplan op te stellen dat duidelijk moet maken wanneer het Educatiecentrum haar deuren zou kunnen openen. Rond 1 april zou dat plan er zodanig concreet uit moeten zien dat op dat moment kan worden besloten, dat het Educatiecentrum per 1 mei daadwerkelijk kan beginnen. Elementen uit dat plan zijn bijvoorbeeld: * de verdere inrichting van het centrum en dan met name van het internet café gedeelte; * opstellen van een lijst van apparatuur die nodig is om alle diensten die aan klanten worden geleverd, ook te kunnen leveren; hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan: internet verbinding; computers en software; printer/copier en foto-printer; laminator; bureaustoelen; beamer en projectiescherm. * aan het gebouw zelf zouden nog bepaalde zaken moeten worden toegevoegd, zoals: extra ventilatoren in verband met tropische temperaturen; pleisterwerk en/of schilderwerk aan de buitenkant van het gebouw; omgeving van het gebouw, beplanting, e.d. * een plan voor de capaciteitsontwikkeling van de staf, bestaande uit twee onderdelen, a-deel: per medewerker een overzicht van trainingen die zo snel als mogelijk zou moeten worden uitgevoerd en een b-deel: ondersteuning coaching van het team gedurende de eerste paar jaar; * een update van het overzicht uit het business plan van alle kosten en uitgaven om te komen tot een verantwoorde begroting. Voor de inrichting is een budget beschikbaar van ca ; voor beide delen van het capaciteitsplan een totaalbedrag van ,- Het ziet ernaar uit dat dit realistische bedragen zijn. Onze bijdrage bij dit alles betrof ervoor te zorgen dat deze onderwerpen werden besproken, dat er afspraken werden gemaakt, een planning en goed gekeken naar de financiële consequenties van een en ander. Immers, de change of course betekent ook dat het een herbevestiging is van het uitgangspunt dat THBC en niet THNL bepalen wat en hoe er allemaal gebeurt. Een complicerende factor was dat de penningmeester van THBC, Margy, niet bij deze besprekingen aanwezig kon zijn, hetgeen betekent dat op onderdelen nog een nacalculatie moet plaatsvinden. Een apart punt dat vermeld moet worden is het realiseren van goede toiletten voor bezoekers van het Educatiecentrum. In een van de eerste besprekingen over het Educatiecentrum is gesproken over 8

9 de noodzaak van het hebben van goede sanitaire voorzieningen, zeker als het de bedoeling is dat ruimten van het Educatiecentrum ook worden verhuurd. Dit zelfde geldt overigens ook voor het plan om in het gebouw van Wildly African een restaurant te maken. Afgesproken is dat het totale budget voor de bouw van deze toiletruimten, ca. SAR , - (rand), voor de helft ten laste komt van het Educatiecentrum en voor de andere helft voor het restaurant. Het gebouw zelf staat er al, de afwerking moet nog gebeuren alsook de afvoer van wc en toevoer van water. 5. Studenten Met het gereedkomen van het Educatiecentrum, hebben de studenten hun intrek genomen in hun studieruimte. Computers zijn aanwezig, stoelen en een grote boekenkast. Het geheel maakt al een beetje een bewoonde indruk. Ook de mentor, Siphiwe, heeft hier haar vaste plak gevonden. Alle zes studenten vervolgen nu hun studie: dat kan zijn door de gekozen studie voort te zetten of na intern beraad, een nieuwe meer passende studie te zijn begonnen. Voor allemaal geldt dat zij binnen een studietijd van vier jaar, een voor hen geschikte opleiding kunnen afronden. Omdat het studeren zelf en zeker het zelfstandig studeren niet een vanzelfsprekende zaak is, blijft intensieve begeleiding nodig. Studenten, mentor en leiding van THBC zijn daarvan doordrongen. De evaluatie van dit project, door THBC, heeft geleid tot een aantal aanbevelingen, zoals: *selectie van studenten moet strenger en eerder: strenger omdat het moet gaan om veel belovende studenten die hebben aangetoond over de vereiste vaardigheden te beschikken en eerder, bijvoorbeeld al in grade 11; *tussen de middelbare school, matric en de studie, moet een bridging course worden gevolgd; Afgesproken is dat deze aanbevelingen in de loop van 2012 worden geïmplementeerd; met een nieuwe groep studenten zou dan in januari 2013 eventueel kunnen worden begonnen. Het huidige bedrag dat via sponsoring ter beschikking wordt gesteld, namelijk 2.250, - per student per jaar, is voldoende om alle kosten te dekken. overleg met studenten in hun eigen ruimte 6. Extra punten Op de laatste werkdag, vrijdag 16 maart, zijn ook een paar zaken aan de orde geweest die niet direct op onze agenda stonden, maar die wel relevant zijn om aandacht aan te besteden. Het gaat dan om: a.communicatie Zuid Afrika en Nederland: *gevraagd is of THBC bijvoorbeeld een bijdrage zou kunnen leveren aan ons jaarverslag; *er zijn plannen voor het maken van een newsletter en die zou bij ons op de website kunnen worden gezet; 9

10 *er zijn plannen dat het Dramateam weer een bezoek brengt aan Engeland(dat doen zij iedere 2 jaar) en dan ook aan Nederland; gedacht wordt aan eind mei b.restaurant: Er bestaan ver gevorderde plannen om in het voormalig gebouw van Wildly African, een Restaurant/winkel te beginnen; een investeringsverzoek is ingediend bij een trustfund. De beoogde manager is Bruce Williams, de echtgenoot van Margy. Het team zal verder bestaan uit Thaby, Golden en Mary. Het is de bedoeling dat dit project wordt ondergebracht in een eigen/aparte rechtsvorm. 10