Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Tz6 Onroerende transacties en kredietverlening aan particulieren Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Rapport fase 1 25 juni 2012 Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 1

2 1. Wettelijk kader De afdeling Toezicht moet erover waken dat aan kandidaat-kopers een sociale of een middelgrote koopwoning of kavel wordt toegewezen overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Het wettelijk kader werd uitgetekend in het Besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode. 2. Wat voorafging In 2007 werd een eerste systematisch onderzoek gevoerd met betrekking tot de sociale koopwoningen. In 2006 werd de wetgeving in verband onder meer met de structuur van de registers 1 sterk gewijzigd. Bijgevolg lag de focus hierop. Er werd gepeild naar de indeling in registers, de inhoud ervan, de implementatie van de overgangsmaatregelen, de informatieverstrekking aan de kandidaat-kopers en de mate waarin bij de betekening van de toewijzingen van woningen de in het ODB gestelde termijnen werden gerespecteerd. Dit onderzoek werd gevoerd bij de 18 sociale huisvestingsmaatschappijen die de overdracht van koopwoningen als hoofdactiviteit hebben. Er werden heel wat opmerkingen gemaakt met betrekking tot de structuur en de naamgeving (o.m. territoriale omschrijving) van de registers. Sommige sociale huisvestingsmaatschappijen werkten ook met subregisters. Deze moesten uitdoven of via een herstructurering opgeheven worden. Een aantal van de vaststellingen leidden ook tot opmerkingen met betrekking tot de wettelijke bepalingen. Deze wettelijke bepalingen werden mede als gevolg van de vaststellingen van Inspectie RWO ondertussen (meermaals) gewijzigd en bijgestuurd. Vervolgens werden in 2009 een aantal sociale huisvestingsmaatschappijen die naast huurook koopactiviteiten hebben aan een onderzoek onderworpen. Dit onderzoek spitste zich toe op de structuur van de inschrijvingsregisters, en de conformiteit tussen het register en het parallel register. De meeste opmerkingen hier betroffen eerder het ontbreken van bepaalde wettelijk verplichte vermeldingen. Benevens deze beide onderzoeksprojecten met betrekking tot de koopwoningen en kavels, werd er ook op permanente basis informatie verworven en verwerkt met betrekking tot deze controledomeinen. Zo werd er informatie vergaard over het al dan niet beschikken over een intern reglement en eventuele geplande projecten en/of de opening van registers. Zowel de informatie met betrekking tot de onderzoeksprojecten als deze uit de permanente informatiestroom wordt door de afdeling Toezicht gestructureerd bijgehouden. 1 Het besluit van 11 mei 1999 voorzag in (tijdelijke) registers per project. Met het besluit van 29 september 2006 werden permanent geopende registers ingevoerd die samen bovendien het gehele werkgebied van de SHM moeten bestrijken. Het minimale niveau is een projectzone. Dit besluit bevatte ook een rist overgangsbepalingen. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 2

3 3. Onderzoeksprojecten 2011 In 2011 werden 2 onderzoeksprojecten opgestart, namelijk één met de focus op de verkoop van sociale koopwoningen en één met betrekking tot de verkoop van sociale kavels. Beide projecten lopen over meerdere jaren. Omdat ze deels verschillend werden aangepakt, worden ze hierna apart besproken. a. Sociale koopwoningen i. Algemene aanpak en omvang van het onderzoeksproject In 2011 werd het onderzoeksproject opgestart en beperkt tot 10 sociale huisvestingsmaatschappijen die sociale koopwoningen verkopen. Het ging zowel om gemengde maatschappijen (met zowel huur- als koopactiviteit) als om zuivere koopmaatschappijen. Bij de selectie van de 10 actoren werd de gestructureerde informatie met betrekking tot deze activiteit als uitgangspunt genomen. ii. Werkwijze van het onderzoek per sociale huisvestingsmaatschappij en opvolging van de bevindingen Controle vooraf De interne cel heeft volgende documenten opgevraagd bij de sociale huisvestingsmaatschappijen: Inschrijvingsregisters en parallelle registers; Model inschrijvingsformulier, Model ontvangstbewijs. De sociale huisvestingsmaatschappijen werden ook gevraagd om volgende vragen te beantwoorden: Over hoeveel inschrijvingsregisters sociale koopwoningen beschikt de SHM? Geef de benaming met exacte territoriale omschrijving van alle registers sociale koopwoningen. Dekken deze territoriale registers sociale koopwoningen het volledige werkgebied van de SHM? Op welke wijze (via welke media) werd het project/de opening van de registers bekend gemaakt naar de kandidaat-kopers toe? Toon aan (vb kopie, krantenartikel, ). Op basis van de vaststellingen gedaan bij de controle van de ingediende documenten en de antwoorden van de sociale huisvestingsmaatschappijen op de gestelde vragen, werd door de interne cel een verslag opgemaakt. Na overleg werd het verslag bezorgd aan de betrokken toezichthouder. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 3

4 Controle ter plaatse De toezichthouder maakte een afspraak met de SHM om ter plaatse een controle uit te voeren en bracht de SHM op de hoogte van de documenten die ter beschikking moesten worden gesteld. De opmerkingen en bevindingen uit de controle vooraf, werden ter plaatse afgetoetst en besproken met de SHM. Verder controleerde de toezichthouder ook nog: de inschrijvingsvoorwaarden en dossiers van kandidaat-kopers; de eigendomsvoorwaarde; de actualisatie van de inschrijvingsregisters; de schrappingsgronden, de toewijzingen. Van de diverse vastgestelde inbreuken maakten de toezichthouders aandachtspunten aan in de databank van de afdeling Toezicht, zodat deze aspecten nauwgezet kunnen opgevolgd worden. De sociale huisvestingsmaatschappijen kregen telkens een bepaalde periode de tijd om de nodige aanpassingen te doen. De duur van deze periode is afhankelijk van de ernst van de feiten en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren, maar wordt normaliter op één maand vastgesteld.. iii. Vaststellingen De hieronder weergegeven vaststellingen golden op het moment van de controle ter plaatse. Met betrekking tot een groot deel van de hieronder aangegeven inbreuken (zoals verplichte vermeldingen register) heeft de sociale huisvestingsmaatschappij zich ondertussen geconformeerd aan de regelgeving. Een aantal andere inbreuken (waaronder informatieverstrekking bij nieuwe projecten) vergen een verdere zorg voor de actor en een opvolging door de toezichthouder bij bijvoorbeeld de aankondiging van een volgend nieuw project. Structuur van de inschrijvingsregisters sociale koopwoningen Bij acht van de tien huisvestingsmaatschappijen bleken de registers gestructureerd volgens de bepalingen van het ODB. Bij twee maatschappijen werd het volledige werkgebied niet gedekt door het register. Bij de ene maatschappij was het gehele werkgebied schijnbaar gedekt, maar de kandidaat-koper kon zich enkel inschrijven indien hij een keuze maakte voor één van de twee lopende projecten. Bij een andere SHM werden nog twee projectregisters gebruikt binnen één gemeente (die verder niet werd afgedekt door een ander register), hoewel de wetgeving een projectzone als minimaal niveau voorschrijft. Informatieverstrekking in verband met de structuur van de registers en de projecten Bij alle sociale huisvestingsmaatschappijen werden ter zake opmerkingen gemaakt: er werd onvolledige en/of onvoldoende informatie verstrekt naar de mogelijke kandidaat-kopers toe omtrent de registers / projecten / voorwaarden of de informatie was onnauwkeurig of fout onder meer betrekking tot inkomensgrenzen. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 4

5 Registers (en parallelle registers 2 ) en inschrijving De meeste sociale huisvestingsmaatschappijen werken met het programma Regilena. Door het wijzigen van de wetgeving onder meer met betrekking tot de registers, in verscheidene gevallen tussen het moment van de controle door de binnendienst en het controlebezoek ter plaatse, waarbij wel al de nieuwe wetgeving van toepassing was, doch het softwareprogramma nog niet aangepast aan de vernieuwde regelgeving, werd vastgesteld dat er verplichte vermeldingen ontbraken. Bij het controlebezoek konden slechts twee SHM s de op dat moment van toepassing zijnde registers met alle verplichte vermeldingen voorleggen. Ondertussen werd het softwareprogramma Regilena aangepast. Bij twee sociale huisvestingsmaatschappijen werden inbreuken op de chronologie vastgesteld. Inschrijvingsformulier en ontvangstbewijs Een inschrijvingsformulier is niet verplicht. Alle 10 gecontroleerde sociale huisvestingsmaatschappijen maken echter wel gebruik van één of ander vorm van inschrijvingsformulier. Bij zes ervan was de informatie niet accuraat en moest het formulier dus aangepast worden. Het ontvangstbewijs, dat wel verplicht is, beperkte zich bij één SHM tot een bewijs van betaling zonder vermelding van de inschrijvingsdatum. De andere 9 ontvangstbewijzen bevatten deze verplichte vermelding wel, doch vaak werd ook nog andere info verstrekt op het ontvangstbewijs, zoals bijvoorbeeld de redenen van schrapping, het verhaalrecht, Bij vier SHM s was deze informatie echter niet correct en moest het ontvangstbewijs aangepast worden. Eén SHM die met een correct ontvangstbewijs werkte, bezorgde dit niet systematisch aan de kandidaat-kopers en moest deze alsnog bezorgen. Documenten dossier Wat het formulier B (verklaring op eer met betrekking tot de eigendom) betreft, werden bij vier sociale huisvestingsmaatschappijen inbreuken vastgesteld, gaande van het niet consequent ter verificatie doorsturen naar FOD Financiën, tot het ontbreken van enig formulier aangaande de eigendom in het kandidatendossier. Bij drie sociale huisvestingsmaatschappijen wordt niet systematisch het laatst gekende aanslagbiljet opgevraagd. Andere, minder frequent vastgestelde inbreuken, gewoonlijk op het niveau van een kandidatendossier, dus geen eerder systematische inbreuk van de SHM, betreffen het ontbreken van de staving van de gezinssamenstelling, een kopie van een brief met betrekking tot de actualisatie, het schriftelijk verzoek tot schrapping van de kandidaatkoper,... Actualisatie van de registers en schrappingen Bij schrapping omwille van adreswijziging is het aangewezen om systematisch de KSZ te raadplegen; niet alle SHM s bleken dat te doen. Toewijzingen Niet alle gecontroleerde SHM s hebben voorgaande jaren woningen toegewezen. Naargelang de situatie werd bekeken of er al enige controle mogelijk was, zoals bijvoorbeeld indien er al een toewijzingsprocedure voorhanden was. Er werden op basis van de beschikbare of naar aanleiding van het onderzoek bijkomend gevraagde gegevens geen manifeste inbreuken vastgesteld met betrekking tot de 2 Vanaf 7 december 2011 werd het parallel register afgeschaft. Het eigenlijke register moet dan meer verplichte vermeldingen bevatten. Bij de vaststellingen werd rekening gehouden met de geldende wetgeving op het moment van de controle ter plaatse. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 5

6 toewijzingsregels, zoals inbreuken op de toewijzingsvoorwaarden (inkomen, eigendom, chronologie, voorrangsregels). Het onderzoek leidde echter wel onder meer tot een aantal bemerkingen. Ingevolge de gewijzigde wetgeving moet de prioriteit lokale binding pas nagegaan en geregistreerd worden op het moment van de toewijzing. In bepaalde gevallen moest de SHM erop gewezen worden dat de toewijzingsprocedure moet besproken en goedgekeurd worden door de raad van bestuur. b. Sociale kavels i. Algemene aanpak en omvang van het onderzoeksproject Per kwartaal wordt (minstens) één SHM onderworpen aan een toezichtactie met betrekking tot de sociale kavels. De focus komt hierbij te liggen op sociale huisvestingsmaatschappijen uit de sociale huursector met recentelijk verkochte sociale kavels (op basis van de trimestriële rapportering in het voorbije kwartaal). Indien in het voorbije kwartaal meerdere sociale huisvestingsmaatschappijen de verkoop van sociale kavels hebben gemeld, dan wordt als volgt een selectie gemaakt van de te controleren SHM( s): 1. De sociale huisvestingsmaatschappijen die reeds onderworpen werden aan een controle binnen dit controleproject worden uitgesloten voor het lopende project, tenzij na opvolging van de actiepunten van de uitgevoerde controle omwille van de ernst van de inbreuken werd bepaald dat bij een volgende toewijzingsronde deze SHM opnieuw moet gescreend worden. 2. Indien meerdere sociale huisvestingsmaatschappijen overblijven worden volgende elementen in aanmerking genomen als basis voor de selectie 2.1. Het risicoprofiel van deze SHM op vlak van overdrachten 2.2. Het algemeen risicoprofiel van deze SHM 2.3. Het niet deel uitmaken van deze SHM van het controleproject sociale koopwoningen, (tenzij bij controle sociale koopwoningen zware inbreuken worden vastgesteld, die het risicoprofiel inzake overdrachten zullen doen stijgen). Indien de geselecteerde sociale huisvestingsmaatschappij in datzelfde kwartaal ook middelgrote kavels heeft toegewezen, dan wordt zij aan het onderzoeksproject toegevoegd. Dat project loopt over meerdere kalenderjaren. In 2011 werden vijf sociale huisvestingsmaatschappijen gescreend met betrekking tot de sociale kavels. Eén van deze maatschappijen had tegelijk middelgrote kavels toegewezen. Deze werden toegevoegd aan het onderzoek. De controle behelsde zowel de registers als de kandidatendossiers, met inbegrip van de schrappingen en de toewijzingen. ii. Werkwijze van het onderzoek per sociale huisvestingsmaatschappij en opvolging van de bevindingen Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 6

7 De interne cel voerde een vooronderzoek uit. Hiertoe bevroeg zij schriftelijk de sociale huisvestingsmaatschappij met betrekking tot: - Het aantal registers; - De benaming en de exacte territoriale omschrijving van alle registers sociale kavels (dekking werkgebied?); - De bekendmaking van een project (de opening van de registers). Ook werden volgende documenten opgevraagd : - Drie tot vijf volledige kandidatendossiers van toewijzingen; - Het inschrijvingsregister en parallelle register waaruit deze kandidaten werden toegewezen; - Een kopie van de persberichten waarbij het project werd bekend gemaakt - Het model inschrijvingsformulier (niet verplicht enkel te bezorgen indien de sociale huisvestingsmaatschappij ervan gebruikt maakt); - Het model ontvangstbewijs (verplicht). De interne cel heeft de ingediende stukken onderzocht. Op basis van de vaststellingen gedaan bij de controle van die documenten en de antwoorden van de sociale huisvestingsmaatschappijen op de gestelde vragen, maakte de interne cel een (voorbereidend) verslag op. De cel bezorgde het verslag aan de betrokken toezichthouder. Indien er na dat onderzoek onduidelijkheden bleven of indien er inbreuken werden vastgesteld, werd het intern onderzoek gevolgd door een controlebezoek ter plaatse door de toezichthouder, al dan niet bijgestaan door een personeelslid van de interne cel. De opmerkingen en bevindingen uit de controle vooraf, werden ter plaatse afgetoetst en besproken. Ter plaatse controleerde de toezichthouder onder meer ook dossiers van geschrapte kandidaten. Door de toezichthouder werd een globaal rapport geschreven over het onderzoek. Van de diverse vastgestelde inbreuken hebben de toezichthouders aandachtspunten aangemaakt in de databank van de afdeling Toezicht, zodat deze nauwgezet kunnen opgevolgd worden. De sociale huisvestingsmaatschappijen kregen een bepaalde periode de tijd om de nodige aanpassingen te doen, afhankelijk van de ernst van de feiten en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren. iii. Voornaamste vaststellingen Bij vier van de vijf onderzochte sociale huisvestingsmaatschappijen was een controle ter plaatse nodig. De hieronder weergegeven vaststellingen gelden op het moment van de controle ter plaatse. Met betrekking tot een groot deel van de hieronder aangegeven inbreuken (zoals verplichte vermeldingen register) heeft de sociale huisvestingsmaatschappij zich ondertussen geconformeerd aan de regelgeving. Een aantal andere inbreuken (waaronder informatieverstrekking bij nieuwe projecten) vergen een verdere en eventueel permanente zorg. Structuur van de inschrijvingsregisters Bij alle onderzochte huisvestingsmaatschappijen bleken de registers gestructureerd volgens de bepalingen van het ODB. Bij één SHM werd voorbehoud gemaakt met betrekking tot de vraag of de kandidaat-kopers zich kunnen inschrijven voor een sociale kavel binnen het volledige werkgebied (er kon niet eenduidig worden aangetoond dat een kandidaat-koper kon kiezen voor elke gemeente uit het werkgebied, het tegendeel kon echter ook niet bewezen worden). Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 7

8 Informatieverstrekking met betrekking tot de structuur van de registers en de projecten Bij vier sociale huisvestingsmaatschappijen was de informatieverstrekking naar eventuele kandidaat-kopers toe onvoldoende (inhoudelijk en/of verspreiding) of bevatte ze onnauwkeurige of foute informatie (onder meer in verband met inkomensgrenzen). Registers (en parallelle registers 3 ) Bij vier sociale huisvestingsmaatschappij bevatte het register niet alle verplichte vermeldingen. Inschrijvingen Bij één actor werden kandidaat-kopers voorlopig ingeschreven vooraleer duidelijk was of ze voldeden aan alle voorwaarden en / of hun dossier volledig was. Deze praktijk is niet conform de wetgeving. Er werden bij dezelfde sociale huisvestingsmaatschappij ook inbreuken vastgesteld op de chronologie van de inschrijving. Documenten dossier Het formulier B (verklaring op eer met betrekking tot de eigendom) werd bij twee sociale huisvestingsmaatschappijen niet in alle gevallen ter verificatie doorgestuurd naar FOD Financiën. Het inschrijvingsformulier (niet verplicht) en / of de informatiedocumenten voor kandidaatkopers vermeldden bij twee sociale huisvestingsmaatschappijen incorrecte informatie. Het verplichte ontvangstbewijs was in drie gevallen niet conform de wetgeving en werd door één actor niet steeds aan de kandidaat-koper bezorgd. Bij twee sociale huisvestingsmaatschappijen werd niet altijd het laatst gekende aanslagbiljet opgevraagd, vooral bij toewijzing (bijvoorbeeld indien recent ingeschreven of geactualiseerd). Bij één SHM is vastgesteld dat de lokale binding onvoldoende afgetoetst en geregistreerd werd bij de toewijzing. Actualisatie van de registers en schrappingen Bij schrapping omwille van adreswijziging is het aangewezen om systematisch de KSZ te raadplegen, wat niet in alle gevallen gebeurde. Toewijzingen Bij de steekproefsgewijze controle werd vastgesteld dat één kandidaat-koper op het moment van de toewijzing niet voldeed aan de inkomensvoorwaarde en bijgevolg onterecht een sociale kavel werd toegewezen. De maatschappij werd verzocht de verworven subsidie met betrekking tot deze kavel terugbetalen. Deze werd inmiddels terugbetaald. 4. (Voorlopige) Algemene conclusie Er werd aan één kandidaat-koper die niet aan de voorwaarden voldeed, een woning toegewezen. De SHM diende in casu de verworven subsidie terug te betalen. Verder werden een aantal fouten vastgesteld in de structuur van de registers. Ook waren zowel de registers als de kandidatendossiers soms onvolledig bijgehouden. Dit alles zou ertoe kunnen leiden dat een SHM één of andere woning of kavel zou toewijzen aan de kandidaat-koper die, rekening houdend met de chronologie, voorrangsregels, prioriteit gemeente en keuze, niet batig gerangschikt zou staan. De SHM s moesten dan ook de registers bijsturen en zowel de dossiers als de registers aanvullen. 3 Vanaf 7 december 2011 werd het parallel register afgeschaft. Het eigenlijke register moet dan meer verplichte vermeldingen bevatten. Bij de vaststellingen werd rekening gehouden met de toepasselijke wetgeving op het moment van de controle ter plaatse. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 8

9 De vastgestelde inbreuken wijzen niet op een bewuste miskenning van de reglementering, maar zouden eerder het gevolg kunnen zijn van de complexiteit van de regelgeving en een onvoldoende inzicht in de snelle opeenvolging van wijzigingen ervan. 5. Onderzoeksprojecten 2012 Deze 2 in 2011 opgestarte onderzoeksprojecten lopen over meerdere jaren en worden in 2012 verdergezet. Het onderzoeksproject sociale kavels wordt uitgebreid met een controle van de verkoopprijzen van de toegewezen kavels. Toezichtactie op de registers, de inschrijving en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels Pagina 9