Resultaat van drie controleprojecten inzake interne controle bij de sociale huisvestingsmaatschappijen

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Directie Actoren Resultaat van drie controleprojecten inzake interne controle bij de sociale huisvestingsmaatschappijen 10 december 2013 Philip Dingemans Adjunct van de directeur Paul Michel Afdelingshoofd/toezichthouder

2 1. Inleiding De interne controle van sociale woonactoren, waaronder de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM s), is steeds een bijzonder aandachtspunt geweest van het agentschap Inspectie RWO. De SHM s moeten namelijk beschikken over een behoorlijk werkend systeem van interne controle, aldus artikel 40, 7 van de Vlaamse Wooncode en artikel 3 van het Erkenningsbesluit 1 en de bij dit besluit vastgestelde modelstatuten. Tevens is de realisatie ervan voorzien als operationele doelstelling in het systeem van prestatiebeoordeling, zoals opgenomen in datzelfde erkenningsbesluit. In dit rapport is het resultaat terug te vinden van drie toezichtprojecten inzake interne controle bij de SHM s. In het eerste toezichtproject werd aan hen gevraagd zelf na te gaan of hun huishoudelijk reglement in overeenstemming is met de nieuwe (model)statuten. Met een tweede toezichtproject werd gepeild naar de ontbrekende financiële procedures, deontologische code voor bestuurders, deontologische code voor personeelsleden en klachtenprocedure. In een derde toezichtproject werd nagegaan of de bestaande klachtenprocedure in overeenstemming was met het Vlaams klachtendecreet. In de drie toezichtprojecten werden de SHM s die niet beschikten over de nodige procedures verzocht er alsnog één op te stellen. 1 Besluit van de Vlaamse Regering dd. 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van de sociale huisvestingsmaatschappijen 2

3 2. Huishoudelijk reglement 2.1. Onderzoek In de periode hebben de SHM s hun statuten geconformeerd aan de modelstatuten. De SHM s zouden simultaan het bestaande huishoudelijk reglement bekijken en desgevallend aanpassen/aanvullen. Om na te gaan of de 99 2 SHM s hiertoe zijn overgegaan werd begin 2013 een toezichtproject opgestart dat twee luiken bevat. In een eerste luik werden 72 van de 83 SHM s die al over een huishoudelijk reglement beschikten aangeschreven met de vraag zelf na te gaan of dit reglement in overeenstemming is met hun nieuwe (model)statuten. De overige 11 SHM s werden niet aangeschreven omdat zij dit reglement eerder al hadden gewijzigd. Artikel 9 van de modelstatuten 3 bepaalt dat een huishoudelijk reglement moet worden opgesteld dat onder meer een nadere regeling bevat in verband met de toepassing van de statuten en de regeling van de zaken van de vennootschap in het algemeen. Concreet dient het (bestaande) huishoudelijk reglement onder meer volgende elementen te bevatten: een overzicht van de verschillende bestuursorganen, hun werking, de samenstelling en bevoegdheden; een delegatieregeling die in overeenstemming dient te zijn met de statutaire bepalingen; een regeling betreffende het additioneel toevoegen van agendapunten van de raad van bestuur; in geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend, bij geheime stemming wordt de beslissing bij staking van stemmen verworpen. Ook mag het huishoudelijke reglement geen zaken bevatten die strijdig zijn met de wetten, decreten, de uitvoeringsbesluiten of de statuten. In een tweede luik werd aan de 16 SHM s die nog niet beschikten over een huishoudelijk reglement gevraagd er één op te stellen rekening houdend met de elementen opgesomd in de vorige paragraaf. Het hebben van een dergelijk reglement is immers een verplichting volgens het voornoemde artikel 9 van de modelstatuten. 2 Op het moment van de bevraging zijn er 99 erkende SHM s: de SHM Elk Zijn Dak was al gefuseerd met de SHM de Meetjeslandse Bouwmaatschappij voor Volkswoningen. 3 Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen, wat betreft vervanging van de modelstatuten. 3

4 2.2. Resultaat Van de 72 aangeschreven SHM s hebben er 21 verklaard dat hun huishoudelijk reglement in overstemming is met de (model)statuten. 39 SHM s hebben naar aanleiding van onze vraag hun reglement aangepast. 5 SHM s hebben gemeld dat zij hiermee bezig zijn. Van 7 SHM s hebben we nog geen antwoord mogen ontvangen. Zij werden hieraan herinnerd in november Van de 16 SHM s die werden gevraagd een huishoudelijk reglement op te stellen zijn er op vandaag al 14 die hierover beschikken. De overige 2 SHM s hebben gemeld dat zij zijn gestart met de opmaak van dit reglement Conclusie 2 SHM s beschikken nog niet over een huishoudelijk reglement, maar zijn gestart met de opmaak hiervan. 7 SHM s werden herinnerd aan de vraag zelf na te gaan of hun huishoudelijk reglement eventueel moet worden aangepast aan haar (model) statuten. Dit project zal verder worden opgevolgd door het agentschap Inspectie RWO. 4

5 3. Bevraging financiële procedures, deontologische code bestuurders, deontologische code personeel en klachtenprocedure 3.1. Voorafgaand De interne controle van alle sociale woonactoren, waaronder de SHM s, is altijd al een bijzonder aandachtspunt geweest van het agentschap Inspectie RWO. In het bijzonder wordt daarbij gefocust op de interne controleprocedures voor financiële verrichtingen omwille van de fraudegevoeligheid: de inkomende facturen en betalingen, het kas- en liquiditeitenbeheer, het voorraad- en materialenbeheer, de loonadministratie en het debiteurenbeheer. Een behoorlijk werkend systeem van interne controle vereist eveneens een deontologische code voor bestuurders en een deontologische code voor personeel met het oog op het vermijden van belangenvermenging. Tevens dienen beide codes maatregelen te bevatten om de professionalisering van de SHM te garanderen en de werking ervan niet te laten beïnvloeden door filosofische, politieke of religieuze overtuigingen of private en/of persoonlijke belangen. De SHM s moeten ook een klachtenprocedure hebben. Voor de klachtenprocedure wordt verwezen naar luik 4 van dit rapport. Het agentschap Inspectie RWO beschikte al over de nodige gegevens inzake de financiële procedures en dit als resultaat van financiële inspecties. Eind 2011 werd daarenboven met een bevraging nagegaan welke andere interne controleprocedures, bestuursdocumenten en controleorganen voorhanden waren en welke ontbraken. Aan de hand van de resultaten van de inspecties en de bevraging van eind 2011 beschikt het agentschap Inspectie RWO over een overzicht van het bestaande systeem van interne controle van de SHM s. Het resultaat hiervan vindt u terug in een rapport van januari 2012 dat werd gepubliceerd op de website van het agentschap Inspectie RWO. In navolging van deze bevraging van eind 2011 werd eind 2012 een nieuw toezichtproject opgestart. Daarin werd bij 99 4 SHM s gepeild naar een deel van het intern controlesysteem met name de ontbrekende financiële procedures, de deontologische code bestuurders, de deontologische code personeel en de klachtenprocedure. Indien deze procedures en codes niet aanwezig waren werd de SHM s gevraagd om deze op te stellen Resultaat Op basis van de bekomen informatie beschikt het agentschap Inspectie RWO over het volgende overzicht. 4 Op het moment van de bevraging waren er 100 erkende SHM s waaronder de SHM Elk Zijn Dak, maar deze SHM werd niet meer aangeschreven omwille van de op til zijnde fusie met de SHM de Meetjeslandse Bouwmaatschappij voor Volkswoningen. 5

6 Bestelprocedure In de bestelprocedure die zich situeert binnen de aankoopcyclus van een onderneming wordt onder meer bepaald wie bevoegd is voor bestellingen van goederen en diensten en tot welk bedrag. 91 SHM s beschikken over een bestelprocedure Inkomende facturen en betalingen Deze procedure voorziet in de noodzakelijke functiescheidingen tussen registratie (facturen, rekeninguittreksels) en autorisatie (goedkeuring facturen, effectieve betalingen). 98 SHM s hebben een procedure inkomende facturen en betalingen aangenomen Debiteurenbeheer De procedure vermeldt welke acties de SHM onderneemt ten aanzien van de achterstallige huurders en wanneer deze plaatsvinden. Deze procedure is uiteraard niet van toepassing op de 10 koopmaatschappijen. Alle SHM s beschikken over een procedure debiteurenbeheer Kas- en liquiditeitenbeheer Deze procedure bepaalt wie verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de kas, wie voor de kastelling en wie voor de boekhoudkundige verwerking van de kasbladen/kasstukken. Alle SHM s beschikken over een procedure inzake kas- en liquiditeitenbeheer Loonadministratie en andere vergoedingen In deze procedure wordt bepaald hoe de lonen en andere vergoedingen worden uitbetaald, al dan niet via een sociaal secretariaat. 98 SHM s hebben een procedure inzake loonadministratie en andere vergoedingen aangenomen. 6

7 Voorraad- en materiaalbeheer Deze procedure bevat regels inzake controle op de voorraad en het gereedschap nodig voor de werken en herstellingen aan het patrimonium. Ook deze procedure is niet van toepassing op de 10 koopmaatschappijen. 69 van de 89 SHM s beschikken over een procedure voorraad- en materiaalbeheer. Van de overige 20 SHM s hebben er 11 verklaard dat deze procedure niet op hen van toepassing is. Opgemerkt moet worden dat niet alle SHM s arbeiders in dienst hebben en er een eigen voorraad op nahouden Beveiliging gegevens en activa Deze procedure handelt over de toegang tot kantoor en tot vertrouwelijke gegevens en over de beveiliging van informaticabestanden en - indien aanwezig - van het kasgeld en de goederen van het magazijn. 94 SHM s beschikken over een procedure inzake de beveiliging van gegevens en activa Deontologische code bestuurders en personeel In een deontologische code kan de SHM bepalingen opnemen met het oog op het vermijden van belangenvermenging, maatregelen om de professionalisering van de maatschappij te garanderen of om de werking niet te laten beïnvloeden door filosofische, politieke of religieuze overtuigingen of private en/of persoonlijke belangen. 86 SHM S hebben een deontologische code voor bestuurders, 82 hebben een code voor de personeelsleden en 74 SHM s hebben beide. Wat de deontologische code bestuurders betreft blijkt uit de bevraging 2012 dat er SHM s zijn die verwijzen naar een beperkt aantal deontologische regels voor de bestuurders in het huishoudelijk reglement. Dit is onvoldoende om te kunnen spreken van een deontologische code voor bestuurders. Deontologische regels mogen worden opgenomen in het huishoudelijk reglement, maar moeten substantieel en voldoende uitgeschreven zijn. Ook zijn er SHM s die refereren naar het arbeidsreglement voor wat betreft de deontologische regels voor de personeelsleden, maar waarbij in dit reglement nagenoeg niets terug te vinden is over deontologie. Gelet op het feit dat er eigenlijk geen verband is tussen een deontologische code personeel en het arbeidsreglement wordt dan ook aan die SHM s voorgesteld om een aparte code op te maken. 7

8 Een deontologische code kan bovendien met goedkeuring van de raad van bestuur te allen tijde opgesteld en gewijzigd worden terwijl dit niet het geval is voor de wijziging van een arbeidsreglement waarvoor een specifieke procedure moet gevolgd worden Klachtenprocedure Tijdens deze bevraging werd ook gepeild naar de ontbrekende klachtenprocedures. Voor resultaten hiervan wordt verwezen naar het derde onderzoeksproject inzake de klachtenprocedure dat hiermee samenhangt. Dit derde onderzoeksproject wordt besproken in luik 4 van het rapport Conclusie In een samenvattende tabel worden de resultaten van de bevraging 2011 (stand van zaken januari 2012) en de bevraging 2012 (stand van zaken november 2013) tegenover elkaar geplaatst. Procedure - document - code Stand van zaken januari Stand van zaken november Bestelprocedure 64/100 91/99 Inkomende facturen en betalingen 99/100 98/99 Debiteurenbeheer 90/90 89/89 Kas- en liquiditeitenbeheer 88/100 99/99 Loonadministratie en andere vergoedingen 81/100 98/99 Voorraad- en materiaalbeheer 50/90 69/89 Beveiliging gegevens en activa 73/100 94/99 Deontologische code bestuurders 26/100 86/99 Deontologische code personeel 32/100 82/99 Uit de tabel blijkt alvast dat de SHM s naar aanleiding van de bevraging 2012 een inhaalbeweging hebben uitgevoerd. 5 Op het moment van deze bevraging waren er 100 erkende SHM s inclusief de SHM Elk Zijn Dak. 6 Op het moment van deze bevraging waren er 100 erkende SHM s waaronder de SHM Elk Zijn Dak, maar deze SHM werd niet meer aangeschreven omwille van de op til zijnde fusie met de SHM de Meetjeslandse Bouwmaatschappij voor Volkswoningen. 8

9 4. Klachtenprocedure 4.1. Onderzoek Met betrekking tot de klachtenprocedure bepaalt het Vlaams Klachtendecreet 7 dat elke bestuursinstelling zorg draagt voor een behoorlijke behandeling van de mondelinge en schriftelijke klachten over haar handelingen en werking. De bestuursinstelling dient daartoe een klachtenvoorziening op te maken. Volgens de omzendbrief n 20 van de Vlaamse Regering moet deze klachtenvoorziening schriftelijk zijn. In het kader van de voornoemde bevraging van eind 2012 (zie punt 3 van dit rapport) werd aan de SHM s die nog niet beschikten over onder meer een klachtenprocedure gevraagd er alsnog één op te maken. In juli 2013 werd in het kader van een toezichtproject per SHM nagegaan of haar klachtenprocedure in overeenstemming was met het klachtendecreet. De klachtenprocedure van 92 SHM s die beschikken over een dergelijke procedure werd nagelezen door het agentschap Inspectie RWO. Indien deze procedure niet in overeenstemming was met het klachtendecreet werd de SHM gevraagd haar procedure aan te passen rekening houdend met de bemerkingen van het agentschap. Deze vraag werd gesteld aan 90 van de 92 SHM s. Tegelijk werden 7 SHM s die nog niet over een klachtenprocedure beschikten, opnieuw aangeschreven met de vraag er alsnog één op te stellen Resultaat Ondertussen beschikken 5 van de 7 SHM s die in juli 2013 nog geen klachtenprocedure hadden over deze procedure. Stand van zaken januari Stand van zaken juli Stand van zaken november 2013 Klachtenprocedure 74/100 92/99 97/99 Naast de 90 SHM s die in juli 2013 werden aangeschreven met de vraag hun klachtenprocedure in overeenstemming te brengen met het klachtendecreet werden in een latere fase ook deze 5 SHM s aangeschreven. 7 Op 1 januari 2002 trad het Vlaams decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen in werking (het klachtendecreet). 8 Op het moment van deze bevraging waren er 100 erkende SHM s inclusief de SHM Elk Zijn Dak. 9 Start van de bevraging of de klachtenprocedure in overeenstemming is met het klachtendecreet. Op het moment van deze bevraging waren er 99 erkende SHM s. De SHM Elk Zijn Dak was reeds gefuseerd met de SHM de Meetjeslandse Bouwmaatschappij voor Volkswoningen. 9

10 Vooreerst moet worden opgemerkt dat het aanpassen van de klachtenprocedure, evenals alle andere processen die verband houden met interne controle, tijd in beslag neemt vermits elke wijziging moet worden voorgelegd aan en goedgekeurd worden door de raad van bestuur van de betrokken SHM. De vaakst voorkomende inbreuk ten opzichte van het klachtendecreet, met name bij 74 SHM s, was tegen artikel 12. In voornoemd artikel wordt verduidelijkt dat de klachtenrapportage van de maatschappij dient gerapporteerd te worden aan de Vlaamse Ombudsdienst en opgenomen dient te worden in het jaarverslag. De SHM s respecteerden de inhoud van dit artikel maar vermeldden dit niet in hun klachtenprocedure. Bij een aantal SHM s was de datum waarop de klachtenrapportage diende ingediend te zijn bij de Vlaamse Ombudsdienst nog afgestemd op de vorige versie van het klachtendecreet. De onafhankelijkheid van het onderzoek naar de klacht door de behandelaar zoals beschreven in artikel 8 van het klachtendecreet leidde tot een wijziging bij 65 klachtenprocedures. Bij 36 klachtenprocedures was de termijn of de manier waarop de ontvangst van de klacht werd bevestigd aan de klager niet in regel met de geldende wetgeving. De termijn voor het afhandelen van klachten was in 22 klachtenprocedures ook een aandachtspunt waar een wijziging diende voor te gebeuren. Voor artikel 11 dienden 36 klachtenprocedures aangepast te worden, omdat er geen doorverwijzing was naar de Vlaamse Ombudsdienst. Bij 18 SHM s was er enkel de mogelijkheid om schriftelijk een klacht in te dienen terwijl dit volgens artikel 4 ook mondeling moet kunnen Conclusie Op vandaag geeft het nalezen van deze 97 klachtenprocedures het volgende resultaat: 2 SHM s beschikten al over een klachtenprocedure die in overeenstemming is met het klachtendecreet en bijgevolg moesten deze niet meer worden aangeschreven; 65 SHM s hebben op vraag van het agentschap Inspectie RWO hun procedure aangepast en opgesteld conform het klachtendecreet; 24 SHM s hebben aanpassingen doorgevoerd, maar aangezien deze niet correct zijn werden deze daarom nogmaals aangeschreven met de vraag zich te conformeren; 6 SHM s hebben geen gevolg gegeven aan de vraag tot aanpassing en werden er aan herinnerd vooralsnog het nodige te willen doen. Het nalezen van de klachtenprocedure van de SHM s is een blijvend aandachtspunt voor het agentschap Inspectie RWO. Dit project zal dan ook verder worden opgevolgd tot alle procedures conform het klachtendecreet zijn. 10

11 5. Slotbeschouwing Uit de resultaten van de drie toezichtprojecten blijkt op vandaag dat nagenoeg alle SHM s beschikken over een huishoudelijk reglement. Tevens beschikken in 2013 (stand van zaken november 2013) beduidend meer SHM s over financiële procedures, deontologische codes bestuurders, deontologische codes personeel en klachtenprocedures ten opzichte van de bevraging van 2011 (stand van zaken januari 2012). Deze gunstige evolutie leidt tot een verdere uitbouw van het systeem van interne controle bij de SHM s. Op die manier kunnen zij hun doelstellingen op een zo efficiënt, effectief en behoorlijk mogelijke wijze realiseren. Met het oog op een degelijke opvolging van het systeem van interne controle is het bovendien van groot belang dat de raad van bestuur hieromtrent periodiek wordt geïnformeerd. Voor het agentschap Inspectie RWO zal de opvolging van het systeem van interne controle van de SHM s alvast steeds een prioritair aandachtspunt blijven. Tot slot worden de SHM s er op gewezen dat elke wijziging aan het systeem van interne controle systematisch moet worden gerapporteerd aan het agentschap Inspectie RWO (artikel 5, 2 van het Toezichtbesluit 10 ) Besluit van de Vlaamse Regering houdende de organisatie van het toezicht, vermeld in artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode 11 NL/Home/AgentschapInspectieRWO/AfdelingToezicht/Infovoorwoonactoren/Rapportering/Rapporterin gdoorshms (zie 3.e.) 11