Controle op de registers, de inschrijvingen en de toewijzingen van sociale koopwoningen

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Tz6 Onroerende transacties en kredietverlening aan particulieren Controle op de registers, de inschrijvingen en de toewijzingen van sociale koopwoningen Rapport fase 2 (2012) 4 januari 2013 Paul MICHEL Afdelingshoofd/toezichthouder Anke THUY Toezichthouder Pagina 1

2 1. Aanleiding en omvang van het onderzoek 1.1. Aanleiding In 2011 werd het project toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM s opgestart. Jaarlijks wordt in het kader van dat project een aantal SHM s onderworpen aan een controle. Op basis van de risicoanalyse per actor worden SHM s geselecteerd met een verhoogd risicoprofiel. Bij hen wordt het onderzoek prioritair uitgevoerd. Op lange termijn (meerjarenplanning) wordt bij alle actoren die koopwoningen verkopen een dergelijk onderzoek uitgevoerd Omvang Na afstemming van de inschatting van het risicoprofiel door de toezichthouder met de interne cel werd besloten om in 2012 zestien actoren in het controleproject te betrekken. Het ging zowel om gemengde maatschappijen (met zowel huur- als koopactiviteiten) als om zuivere koopmaatschappijen. Voor één van de geselecteerde actoren zal de controle pas kunnen plaatsvinden begin 2013 aangezien er zich voor deze actor andere, meer prioritaire, toezichtacties opdrongen. 2. Doelstelling van het onderzoek De afdeling Toezicht moet erover waken dat aan kandidaat-kopers een sociale koopwoning wordt toegewezen overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Het wettelijk kader werd uitgetekend in het Besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode. Het controleproject werd bijgevolg aangevat met de volgende doelstellingen: een zicht krijgen op de wijze waarop de woonactoren de wettelijke bepalingen m.b.t. de inschrijving van kandidaat-kopers en de toewijzing van sociale koopwoningen naleven; corrigerend optreden bij de vaststelling van inbreuken/onvolkomenheden. 3. Aanpak van het onderzoek Bij iedere controle werden de volgende toezichtacties ondernomen: Controle vooraf Een eerste luik van het onderzoek werd uitgevoerd door de interne cel en betrof een uitgebreide bevraging van de SHM ter voorbereiding van de inspectie door de toezichthouder. Controle ter plaatse De toezichthouder voerde vervolgens een inspectie uit: ter plaatse werd het inschrijvings- en toewijzingsproces doorgelicht, met inbegrip van een controle van een selectie van kandidaten- en toewijzingsdossiers. Pagina 2

3 3.1. Controle vooraf Ter voorbereiding van de inspectie door de toezichthouder bevroeg de interne cel de SHM over de volgende zaken: structuur van de registers; informatieverstrekking aan kandidaat-kopers rond opening registers en nieuwe projecten; gebruik van modeldocumenten (inschrijvingsformulier en ontvangstbewijs). Daarnaast controleerde de interne cel per SHM minstens één register. Op basis van haar vaststellingen en de antwoorden van de SHM op de gestelde vragen, maakte de interne cel een verslag op. Dit verslag werd vervolgens bezorgd aan de betrokken toezichthouder Controle ter plaatse De toezichthouder maakte een afspraak met de SHM om ter plaatse een controle uit te voeren en bracht de SHM op de hoogte van de documenten die ter beschikking moesten worden gesteld. De opmerkingen en bevindingen uit de controle vooraf werden ter plaatse afgetoetst en besproken met de SHM. Daarnaast bepaalde de toezichthouder op basis van de rapportering en de notulering van de SHM het afgelopen jaar een toegewezen project dat vervolgens gecontroleerd werd op de volgende zaken: inschrijvingsvoorwaarden 1 ; actualisatie van de inschrijvingsregisters; volgorde bij toewijzing; toewijzingsvoorwaarden; schrappingsgronden. De bevindingen van de toezichthouder en de vastgestelde inbreuken tijdens de controle werden tenslotte opgelijst in een verslag dat vervolgens aan de actor bezorgd werd. Ter opvolging van de diverse vastgestelde inbreuken maakten de toezichthouders aandachtspunten aan in de databank van de afdeling Toezicht. De SHM kreeg telkens een bepaalde periode de tijd om uitvoering te geven aan de door de toezichthouder gevraagde aanpassingen. De duur van deze periode is afhankelijk van de ernst van de feiten en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren, maar werd normaliter op twee maanden vastgesteld. 4. Vaststellingen De hieronder weergegeven vaststellingen golden op het moment van de controle ter plaatse. Voor een aantal van de inbreuken (zoals verplichte vermeldingen register) hebben de meeste SHM s zich ondertussen geconformeerd aan de regelgeving. Een aantal andere inbreuken (waaronder informatieverstrekking bij nieuwe projecten) vergen een bijkomende actie en/of verdere zorg voor de actor en een opvolging door de toezichthouder (bij bv. de aankondiging van een volgend nieuw project). 1 De inschrijvingsvoorwaarden werden enkel nagegaan voor kandidaat-kopers ingeschreven vanaf Voor oudere inschrijvingen werd enkel het inkomen nagegaan vanaf de actualisatie Pagina 3

4 4.1. Structuur van de inschrijvingsregisters Bij 13 van de 15 huisvestingsmaatschappijen bleken de registers gestructureerd volgens de bepalingen van het Overdrachtenbesluit 2. Bij 2 maatschappijen werden er opmerkingen gemaakt: Bij één maatschappij was het volledige werkgebied schijnbaar gedekt 3 maar de kandidaat-kopers werden enkel ingeschreven voor het register waar de SHM projecten lopende heeft 4. Bij een andere maatschappij was het volledige werkgebied niet gedekt door de aanwezige registers Informatieverstrekking i.v.m. de opening van de registers en/of publicatie van projecten Bij 11 van de 15 huisvestingsmaatschappijen werden ter zake opmerkingen gemaakt: er werd onvolledige en/of onvoldoende informatie verstrekt aan de mogelijke kandidaat-kopers omtrent de registers / projecten / voorwaarden of de meegedeelde informatie was onnauwkeurig of fout geformuleerd Inschrijvingsformulier Het gebruik van een inschrijvingsformulier is niet wettelijk verplicht. 10 van de 15 huisvestingsmaatschappijen maken echter wel gebruik van één of andere vorm van inschrijvingsformulier. Bij 6 ervan was de informatie niet accuraat en diende het formulier aangepast te worden Ontvangstbewijs Het gebruik van een ontvangstbewijs, verplicht op basis van art. 4, bijlage I ODB, werd door 13 van de 15 huisvestingsmaatschappijen correct toegepast. Bij 2 maatschappijen werden er opmerkingen gemaakt: Bij één maatschappij bevatte de achterzijde van het ontvangstbewijs een uittreksel uit het ODB met een opsomming van de belangrijkste wetsartikels maar de tekst van dit uittreksel stemde niet overeen met de meest recente versie van het ODB. Bij een andere maatschappij bevatte de achterzijde van het ontvangstbewijs een uittreksel uit het ODB maar bevatte dit uittreksel enkel de algemene artikels en niet de specifieke bepalingen voor de inschrijving, toewijzing, van sociale koopwoningen Verplichte vermeldingen register 14 van de 15 huisvestingsmaatschappijen werken met het programma Regilena voor het beheer van de kandidaat-kopers, één maatschappij gebruikt hiervoor het programma Prometheus van Cipal. 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode, hierna afgekort: ODB. 3 Art. 2, lid 1 bijlage I ODB 4 Art. 6 bijlage I ODB 5 Art. 6 bijlage I ODB Pagina 4

5 Tijdens de eerste inspecties werd vastgesteld dat het programma Regilena nog niet aangepast was aan de meest recente wetgeving. Hierdoor was het onmogelijk voor een maatschappij om een rapport van het register af te drukken dat alle wettelijk verplichte vermeldingen bevat 6. Opdat Regilena een dergelijk rapport beschikbaar zou stellen, stelde de afdeling Toezicht de vraag aan VMSW om in Regilena de nodige aanpassingen te doen. Ondertussen werd een nieuwe versie van Regilena geleverd aan de maatschappijen die van dit programma gebruik maken. Op de afdruk van het register uit Prometheus ontbraken de volgende verplichte vermeldingen: volledig adres, telefoonnummer, geboortedatum en plaats, rijksregisternummer, toewijzingen en schrappingen van het lopende en voorgaande kalenderjaar Chronologie register Bij 13 van de 15 huisvestingsmaatschappijen werden de kandidaat-kopers in het gecontroleerde register chronologisch ingeschreven 7. Bij 2 maatschappijen werden er opmerkingen gemaakt: Bij één maatschappij werden de kandidaat-kopers chronologisch ingeschreven, maar ontbrak één inschrijvingsnummer in het gecontroleerde register. Volgens de SHM stemt dit inschrijvingsnummer in feite overeen met een ander inschrijvingsnummer en is het ontbreken van dit nummer te wijten aan de samenvoeging van de registers van twee maatschappijen (de kandidaten van de ene SHM werden overgenomen door de andere SHM). Bij een andere maatschappij werd vastgesteld dat een groot aantal kandidaat-kopers werd ingeschreven op eenzelfde datum, nl. de datum van de opening van de registers. Nochtans bleek uit de dossiers dat hun dossier op die datum nog niet volledig was. Meestal ontbraken de nodige attesten m.b.t. de inkomensvoorwaarde 8. De inschrijvingsdatum is bijgevolg foutief waardoor de chronologie van inschrijvingen verstoord wordt Schrappingen De afdeling Toezicht werd door de VMSW geïnformeerd dat bepaalde schrappingsgronden standaard voorzien zijn in het softwareprogramma Regilena en dat elk van deze redenen kan gerelateerd worden aan een schrappingsgrond vermeld in het ODB. Aangezien deze gestandaardiseerde lijst van schrappingsgronden daarnaast ook betekenis heeft voor de aansluiting met de boekhouding van de maatschappij werd intern beslist om op dit vlak geen aanpassing van Regilena te vragen. De controle op de schrappingen bleef daarom beperkt tot het nazicht of de schrapping terecht gebeurde en of er een stavingstuk voor de schrapping aanwezig was. Bij 12 van de 15 huisvestingsmaatschappijen werden ter zake opmerkingen gemaakt. De vaakst voorkomende inbreuken zijn de volgende: de SHM registreerde niet de correcte schrappingsgrond 9 ; het dossier bevatte geen stavingstuk voor de schrapping (vooral het geval bij schrappingen op eigen vraag); 6 Art. 2, lid 4 bijlage I ODB 7 Art. 2, lid 3 bijlage I ODB 8 Art. 3, 1, lid 1 ODB 9 Art. 2, lid 5 bijlage I ODB Pagina 5

6 het programma Regilena duidde in een aantal gevallen bij het onderdeel toewijzing in het register nee aan terwijl het register daarentegen als schrappingsgrond toewijzing aanduidde; indien bij de actualisatie bleek dat het laatst gekende inkomen van de kandidaatkoper te laag is, gaf de maatschappij alvorens over te gaan tot de schrapping niet steeds de mogelijkheid aan de kandidaat om op basis van zijn huidig inkomen aan te tonen dat hij binnen de inkomensgrenzen valt 10 ; wanneer een kandidaat-koper niet (tijdig) reageerde op de aanbodbrief (en de beveiligde zending) werd hij niet meteen geschrapt uit het register 11 ; geschrapte dossiers van kandidaat-kopers werden niet altijd bewaard Actualisatie Bij 12 van de 15 huisvestingsmaatschappijen werden ter zake opmerkingen gemaakt. Het betrof vooral de opmerking dat de schrapping van een kandidaat wegens niet reageren op de actualisatie vóór de aangeduide datum niet langer mogelijk is 13 sinds het BVR van 07/10/ Vaststellingen m.b.t. de gecontroleerde dossiers Bij alle 15 huisvestingsmaatschappijen werden m.b.t. de inschrijvings- en toewijzingsvoorwaarden en de volgorde bij toewijzing (meer of minder ernstige) inbreuken vastgesteld en/of opmerkingen gemaakt. De vaakst voorkomende inbreuken worden hieronder opgesomd. Verschillende maatschappijen volgden niet de aanbodprocedure zoals voorzien in art. 5, 1 bijlage I ODB. Verschillende maatschappijen pasten de voorrangsregeling lokale binding conform art. 2/1 ODB niet correct toe of toetsten ze niet aan de hand van bewijskrachtige attesten af. De inkomensvoorwaarde werd niet steeds geattesteerd en afgetoetst op basis van officiële stavingstukken van het laatst gekende inkomen. Verschillende maatschappijen hielden de naar aanleiding van de inschrijving of actualisatie ingediende aanslagbiljetten ter staving van de inkomensvoorwaarde niet bij. Enkel het laatst opgevraagde stavingstuk werd bijgehouden. 10 Art. 3, 1, lid 4 ODB 11 Art. 5, 1, lid 3, 5 bijlage I ODB 12 Daar het ODB geen bepaling bevat die een regeling inzake bewaring van documenten uitwerkt en bij gebrek aan een bijzondere, afwijkende regeling hieromtrent dienen SHM s inzake bewaring van documenten terug te vallen op de algemene rechtsregel. Art. 2262bis, 1 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. Een SHM dient bijgevolg geschrapte kandidatendossiers 10 jaar te bewaren. 13 Art. 5, 1, lid 3 bijlage I ODB 14 Besluit van de Vlaamse Regering van 7 oktober 2011 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 2006 betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode en van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 juli 2008 houdende de procedure voor de planning, de vaststelling en de goedkeuring van de uitvoeringsprogramma s in het kader van de planmatige realisatie van sociale woonprojecten en houdende de financiering van verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten Pagina 6

7 Een aantal kandidaat-kopers werd ingeschreven als alleenstaande, terwijl ze nog gehuwd waren en samen met hun partner een onroerend goed bezaten. Art. 3, 1 ODB bepaalt dat dit enkel kan indien wordt aangetoond dat een vordering tot echtscheiding werd ingeleid. Dergelijke staving ontbrak in deze dossiers. Bij verschillende maatschappijen werd de eigendomsvoorwaarde niet conform de bepalingen van het ODB 15 afgetoetst: - de verschillende controles van de eigendomsvoorwaarde werden beperkt tot het moment van toewijzing terwijl de controles ook moeten gebeuren bij inschrijving 16 ; - het formulier B de verklaring op eer ter staving van de eigendomsvoorwaarde m.b.t. eigendom in het binnenland werd bij inschrijving niet ter bevestiging doorgestuurd aan de FOD Financiën 17 ; - voor de eigendomsvoorwaarde in het buitenland werd niet steeds een afzonderlijke verklaring op erewoord opgesteld conform art. 3, 5 ODB; - sinds het BVR van 07/10/2011 moet aan de hand van een verklaring op erewoord nagegaan worden of de kandidaat-koper geen zaakvoerder, bestuurder of aandeelhouder is van een vennootschap waarin hij een woning of een perceel dat bestemd is voor woningbouw heeft ingebracht. Deze controle werd door de meeste maatschappijen niet uitgevoerd. Uit de inschrijvingsdossiers bleek niet steeds dat de gezinssamenstelling werd gecontroleerd (bv. door een afdruk vanuit het KSZ aan het dossier toe te voegen). 15 Art. 3 ODB 16 Art. 3, 1, lid 1, 2 ODB 17 Het Overdrachtenbesluit bepaalt in art. 3, 5 ODB enkel voor eigendommen in het buitenland of eigendommen ingebracht in een vennootschap expliciet dat de eigendomsvoorwaarde kan worden bewezen met een verklaring op eer. M.b.t. eigendommen in het binnenland wordt geen uitspraak gedaan over de wijze van aftoetsing. Bijgevolg kan voor deze eigendommen pas met zekerheid uitspraak gedaan worden over het beantwoorden aan de eigendomsvoorwaarde op de referentiedatum (naargelang van het geval de datum van inschrijving of de eenzijdige belofte van aankoop) wanneer de verklaring op eer afgelegd door de kandidaat-koper werd afgetoetst bij de FOD Financiën. Pagina 7

8 5. Conclusie Bij geen van de 15 huisvestingsmaatschappijen werden m.b.t. de volgorde bij toewijzing of de toewijzingsvoorwaarden op basis van de beschikbare gegevens dergelijk manifeste inbreuken vastgesteld dat kon besloten worden dat de eventuele toewijzing onterecht was. Uit de controle van de kandidatendossiers bleek vooral dat de dossiers vaak onvolledig bijgehouden worden. Dit brengt het risico mee dat een maatschappij een woning zou toewijzen aan een kandidaat-koper die, rekening houdend met de chronologie, voorrangsregels, prioriteit gemeente en keuze, niet batig gerangschikt zou staan. Verder dient vooral te worden vastgesteld dat bij de meeste maatschappijen op het vlak van informatieverstrekking aan kandidaat-kopers nog verbetering mogelijk is. Hierbij dient echter wel de kanttekening te worden gemaakt dat de wetgeving op dit vlak niet in duidelijke instructies voorziet. Art. 6 bijlage I ODB blijft immers beperkt tot de bepaling dat het creëren van nieuwe registers net als het opstarten van nieuwe bouwprojecten op een zo actief mogelijke wijze moet worden bekendgemaakt Tenslotte dient nog gemeld te worden dat niet alle inbreuken wijzen op een bewuste miskenning van de reglementering. Volgens verklaringen van medewerkers van de SHM s zouden sommige inbreuken eerder het gevolg zijn van de complexiteit van de regelgeving en een onvoldoende inzicht in de snelle opeenvolging van wijzigingen ervan, bv. de invoering van een nieuwe eigendomsvoorwaarde door het BVR van 07/10/2011 en het ontbreken van de mogelijkheid tot schrapping van de kandidaat bij het niet (tijdig) reageren op de actualisatie. Pagina 8