Integriteitplan. Stichting Pensioenfonds Wonen

Transcriptie

1 Integriteitplan Stichting Pensioenfonds Wonen Juni

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding en juridisch kader Aanleiding en juridisch kader Doelstelling integriteitsbeleid Toepasselijkheid... 6 Hoofdstuk 2 Integriteitrisico en beheersmaatregelen Benadeling derden Voorwetenschap Witwassen en terrorismefinanciering Belangenverstrengeling Fraude Onoorbaar handelen Vervolgstappen

3 Hoofdstuk 1 Inleiding en juridisch kader In dit integriteitplan beschrijft PF Wonen het beleid ter beheersing van integriteitrisico's die bij het fonds (kunnen) bestaan. In hoofdstuk 1 zal kort het juridisch kader worden toegelicht. In de integriteitanalyse wordt allereerst een inventarisatie gemaakt van de (mogelijke) integriteitrisico's en vervolgens worden de genomen beheersmaatregel per subrisico weer gegeven in hoofdstuk 2. De risicoinschatting door het bestuur zal nog moeten plaatsvinden. Naar aanleiding van de inschatting van de kans dat een risico zich voordoet kan het fonds beoordelen of het netto risico acceptabel wordt geacht. 1.1 Aanleiding en juridisch kader In de pensioenwet en de Wet op het financieel toezicht (WFT) en de Wet actualisering en harmonisatie wordt aangegeven hoe pensioenfondsen om moeten gaan met integriteit. De wettelijke verplichting voor integer handelen bij een pensioenfonds is opgenomen in artikel 143 van de Pensioenwet. Dit artikel luidt als volgt: Artikel 143. Beheerste en integere bedrijfsvoering 1. Een pensioenfonds richt zijn organisatie zodanig in dat deze een beheerste en integere bedrijfsvoering waarborgt. 2. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot het eerste lid. De regels hebben in ieder geval betrekking op a. het beheersen van bedrijfsprocessen en bedrijfsrisico s; b. integriteit; c. de soliditeit van het pensioenfonds, waaronder wordt verstaan 1e het beheersen van financiële risico s; en 2e het beheersen van andere risico s die de soliditeit van het pensioenfonds kunnen aantasten d. het beheersen van de financiële positie over de lange termijn door periodiek een haalbaarheidstoets te maken. Artikel 143 is verder uitgewerkt in het Besluit financiële toetsingskader pensioenfondsen, in het bijzonder de artikelen 18 t/m 22 en 36. Met name de artikelen 18, 19 en 20 zijn relevant. In essentie gaat het erom dat een pensioenfonds voorkomt dat het betrokken raakt bij handelingen die in strijd met de wet zijn of die maatschappelijk onbetamelijk zijn. Voor het goed kunnen functioneren als fonds is vertrouwen van het publiek in het fonds een voorwaarde. Integriteit vormt een van de pijlers van dat vertrouwen. In de onderstaande paragrafen worden de artikelen uit het Besluit financiële toetsingskader pensioenfondsen kort even toegelicht. Artikel 18. Beheerste bedrijfsvoering 1. Een fonds beschikt over goede administratieve en boekhoudkundige procedures en adequate interne controlemechanismen, stelt beleid op ten aanzien van de beheersing van te lopen risico s en draagt zorg voor de uitvoering van dat beleid. 2. Een fonds legt een duidelijke organisatiestructuur vast met betrekking tot het bepalen en uitvoeren van het beleggingsbeleid. Bij deze organisatiestructuur wordt in ieder geval het risicobeheer vorm gegeven en waarborgt het fonds een zorgvuldig en transparant besluitvormingsproces. Het risicobeheer is adequaat en onafhankelijk. 3

4 3. Een fonds draagt er zorg voor dat er een balans is tussen omvang, aard en complexiteit van de beleggingsportefeuille enerzijds en de aanwezige kennis en ervaring en het risicobeheer anderzijds. De beheerste bedrijfsvoering ziet op een effectieve en efficiënte organisatie-inrichting en op de beheersing van risico's waaraan het fonds bloot staat. Het fonds stelt beleid, procedures en maatregelen vast die van toepassing zijn in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers. De procedures en maatregelen dienen te worden afgestemd op de aard, omvang en complexiteit van het fonds. Het fonds draagt er zorg voor dat de organisatie- inrichting en de procedure en maatregelen zodanig worden bijgesteld dat gesignaleerde tekortkomingen en gebreken worden opgeheven. Het fonds moet een duidelijke visie hebben op de risico's (zoals integriteitrisico's) die het aangaat. De beleidsuitgangspunten dienen derhalve nadere invulling te geven aan deze visie door aan te geven op welke wijze het fonds risico's aangaat. Artikel 19. Integriteitrisico Een fonds draagt zorg voor een systematische analyse van integriteitrisico s en stelt aan de hand van deze analyse een integriteitbeleid vast en draagt zorg voor de uitvoering van dat beleid. De Pensioenfederatie definieert het integriteitsrisico als volgt: gevaar voor aantasting van de reputatie van een fonds of bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van een fonds als gevolg van een ontoereikende naleving van hetgeen bij of krachtens de wet is voorgeschreven. Het is van belang dat fondsen continu het integriteitrisico zoveel mogelijk beperken. Daartoe moet het fonds op systematische wijze een analyse maken van de integriteitrisico's, waarna het beleid wordt vastgesteld. Uit de analyse moet blijken dat het fonds zodanig is georganiseerd dat de integriteitrisico's zoveel mogelijk beperkt zijn en dat het fonds adequaat kan optreden tegen eventuele incidenten. Het fonds dient ten minste beleid, procedures en maatregelen te hebben ten aanzien van integriteitsgevoelige functies en incidenten. Artikel 20. Belangenverstrengeling 1. Een fonds beschikt over procedures en maatregelen met betrekking tot het tegengaan van verstrengeling van privé-belangen met de belangen van het fonds van personen die het beleid van het fonds bepalen, leden van het orgaan dat is belast met het toezicht op het beleid en de algemene gang van zaken van het fonds en andere werknemers of andere personen die in opdracht van het fonds op structurele basis werkzaamheden voor het fonds verrichten. 2. Een fonds voorkomt dat sprake is van personele unies op het niveau van beleidsbepalers of medebeleidsbepalers tussen het fonds en derden waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, tenzij sprake is van uitbesteding van werkzaamheden aan de werkgever. 3. Een fonds beschikt over een gedragscode die voor bestuurders en medewerkers van het fonds voorschriften geeft ter voorkoming van belangenconflicten en van misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het fonds aanwezige informatie of zaken. 4. De Nederlandsche Bank kan regels stellen met betrekking tot de inhoud van de gedragscode, bedoeld in het tweede lid. Het integriteitplan zal onder andere gericht zijn op het zoveel mogelijk voorkomen van verstrengeling van tegenstrijdige belangen. Het tegengaan van deze belangenverstrengeling 4

5 komt weliswaar ook terug in de effectentypische gedragsregels maar ziet daar slechts op situaties die zich (kunnen) voordoen wanneer het pensioenfonds actief is op de effectenmarkten. De gedragscode die wordt opgenomen in het integriteitplan is derhalve niet gelijk aan de gedragscode in het kader van effectentypische gedragstoezicht. Het fonds zal duidelijk moeten maken hoe er bijvoorbeeld dient te worden omgegaan met persoonlijke, professionele en financiële belangen in relatie tot werkgevers en andere relaties, het omgaan met (vertrouwelijke) informatie, het verrichten van transacties in de privé-sfeer en het vervullen van nevenactiviteiten. De gedragscode heeft ook betrekking op personen die niet in dienst zijn van het fonds maar wel in opdracht van het fonds werkzaamheden verrichten. Zoals uit artikel 20 Besluit Financieel Toetsingskader 1 al valt op te maken is DNB verantwoordelijk voor het toezicht op de integere bedrijfsvoering bij pensioenfondsen. FIRM 2 is een geïntegreerde methode voor de analyse van risico s bij alle typen ondernemingen waarop DNB toezicht houdt. Risicoanalyse wordt door DNB gebruikt om inzicht te krijgen in de risico s die samenhangen met de activiteiten die een pensioenfonds uitvoert en de mate waarin deze een potentiële bedreiging kunnen vormen voor de toezichtdoelstellingen (waaronder dus integriteit). Op basis daarvan worden door DNB prioriteiten gesteld. Het risicogebaseerd toezicht focust zich op vier kernpunten: Solvabiliteit; Liquiditeit; Organisatie en beheersing; Integere bedrijfsvoering. FIRM werkt bovenstaande kernpunten verder uit in risico s. Een van de risico's is het integriteitsrisico (naast matching-/renterisico s, marktrisico s, kredietrisico s, verzekeringstechnische risico s, omgevingsrisico s, operationele risico s, uitbestedingsrisico s, juridische risico s, IT-risico s en strategie en beleid); Het integriteitrisico is nader gespecificeerd als: 1. Benadeling van derden; 2. Voorwetenschap; 3. Witwassen; 4. Terrorismefinanciering; 5. Belangenverstrengeling; 6. Fraude; 7. Onoorbaar handelen. De definities van de bovenstaande subcategorieën risico s zijn opgenomen in bijlage 1. Aan de hand van de bovenstaan FIRM-indeling zal de integriteitsanalyse in hoofdstuk 2 plaatsvinden. 1 Besluit financieel toetsingskader pensioenfondsen 2 Handboek Financiële instellingen Risicoanalyse Methode, november

6 1.2 Doelstelling integriteitsbeleid Het beleid van PF Wonen is er op gericht om integriteitrisico s tot een absoluut minimum te beperken en zo snel mogelijk adequate maatregelen te nemen indien er (een kans op het ontstaan van) een integriteitrisico optreedt. Dit geldt zowel voor de eigen organisatie als voor tegenpartijen. 1.3 Toepasselijkheid Dit integriteitplan is van toepassing op alle verbonden personen van PF Wonen (zie de definitie in de gedragscode In de praktijk zullen specifieke onderdelen van het integriteitsbeleid verschillend kunnen uitwerken. Medewerkers in dienst van organisaties aan wie werkzaamheden zijn uitbesteed zullen over het algemeen onder de integriteit en gedragsregels vallen die gelden voor de betreffende externe uitvoeringsorganisatie. PF Wonen zal in dit geval moeten vaststellen dat deze regels alsmede het toezicht daarop vergelijkbaar is met de normen die PF Wonen heeft gesteld. Hoofdstuk 2 Integriteitrisico en beheersmaatregelen FIRM benoemt het integriteitsrisico en werkt dit verder uit in een aantal subrisico s/thema s: 1. Benadeling van derden; 2. Voorwetenschap; 3. Witwassen; 4. Terrorismefinanciering; 5. Belangenverstrengeling; 6. Fraude; 7. Onoorbaar handelen. In de onderstaande paragrafen zal kort per subrisico een definitie worden gegeven van het risico conform FIRM en zullen tevens de maatregelen worden beschreven die PF Wonen heeft genomen om het desbetreffende risico te mitigeren. 2.1 Benadeling derden Onder benadeling derden verstaat FIRM het risico dat reputatieschade en/of claims ontstaan als gevolg van het benadelen van derden door toedoen van het pensioenfonds. PF Wonen heeft de volgende maatregelen genomen om dit risico te adresseren: PF Wonen heeft een geschillen- en klachtenregeling opgesteld. Klachten of geschillen kunnen gemeld worden en worden daarna in behandeling genomen door de desbetreffende commissie. PF Wonen stelt eisen aan de deskundigheid en betrouwbaarheid van bestuursleden en derde partijen. Voor bestuursleden wordt eerst door PF Wonen intern de deskundigheid van het kandidaat bestuurslid getoetst. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van het CV en een gesprek met de mogelijke toekomstige bestuurder. De bestuurder wordt getoetst aan het bestuurdersprofiel waarin ook de door de DNB geformuleerde competenties staan. De competenties onafhankelijkheid en integer handelen worden bij elke nieuw bestuurslid getoetst. Daarna vindt de toetsing van de betrouwbaarheid van kandidaat-bestuurders door De Nederlandsche Bank (DNB) plaats. Bij derden wordt, voordat besloten wordt met die partij een overeenkomst aan te gaan, in een gesprek, of anderszins, vastgesteld hoe de betreffende derde zorg draagt voor de inzet van de deskundige en professionele medewerkers bij PF Wonen. 6

7 Eén van de belangrijke activiteiten van PF Wonen is het handhaven van de verplichtstelling. Door onderzoek te doen naar bedrijven die zich niet vrijwillig aanmelden bij PF Wonen maar volgens PF Wonen wel onder de verplichtstelling vallen loopt PF Wonen het risico dat ze in een juridische procedure belandt met een werkgever en vervolgens reputatieschade zou kunnen leiden doordat PF Wonen geen gelijk krijgt bij de rechter. Om dit te voorkomen heeft PF Wonen de volgende maatregelen genomen: PF Wonen start alleen rechtszaken die aan alle criteria van PF Wonen voldoen om in aanmerking te komen voor een procedure. Hierbij wordt vooraf door het fonds getoetst of de kwaliteit van het dossier voldoende is. PF Wonen kan claims ontvangen van deelnemers die eigenlijk onder PF Wonen hadden moeten vallen maar waarvan de werkgever bewust of onbewust geen premie heeft afgedragen. Om dit risico te voorkomen heeft PF Wonen de volgende maatregelen genomen: PF Wonen ontvangt nieuwe afgegeven loonheffingsnummers wekelijks van het UWV. Het bestand wordt ingelezen in het systeem Inschrijven Nieuwe Werkgevers. Het aanmeld formulier wordt verzonden naar de werkgever. Indien binnen 3 weken geen reactie van de werkgever is ontvangen dan volgt een eerste rappel. Drie weken later wordt de 2e rappel gestuurd. Indien na 3 weken niets ontvangen is dan worden werkgevers beoordeeld op basis van KVK en ambtshalve ingeschreven. PF Wonen herinnert de werkgevers die zijn aangesloten maar niet tijdig aanleveren 2 keer. Op het moment dat een werkgever door PF Wonen wordt ingeschreven wordt deze uitgenodigd en aangesloten voor Pensioenaangifte. PF Wonen rappelleert ongeveer een week voor de deadline dat de aangifte ingezonden dient te worden. Vervolgens wordt één dag na de deadline gerappelleerd. Elke volgende aangifteperiode volgt het zelfde traject. Iedere maand/vierweken periode wordt de werkgever twee keer gerappelleerd. PF Wonen heeft buitendienstmedewerkers die bezoeken bij de werkgevers afleggen om vast te stellen of ze onder de verplichtstelling vallen. Deze werkingssfeeronderzoeken vinden alleen plaats als er onduidelijkheid is of een werkgever wel of niet binnen de verplichtstelling valt. 2.2 Voorwetenschap Onder voorwetenschap verstaat FIRM het risico voor het pensioenfonds dat door (werknemers dan wel de leiding van) het pensioenfonds misbruik wordt gemaakt van voorkennis over ontwikkelingen dan wel rechtspersonen. Onder misbruik vallen ook effectentransacties waarbij gebruik wordt gemaakt van verkregen voorkennis. PF Wonen heeft de volgende maatregelen genomen om dit risico te mitigeren: PF Wonen heeft een gedragscode waaraan de bestuursleden zich moeten houden en ook moeten ondertekenen. In deze gedragscode is opgenomen dat het verboden is een transactie te verrichten of te bewerkstelligen met voorwetenschap. Deze gedragscode wordt jaarlijks getoetst door de compliance officer. De partijen waaraan PF Wonen activiteiten heeft uitbesteed beschikken over hun eigen gedragscode die minimaal gelijk moet zijn aan die van PF Wonen. Dit wordt getoetst door de DVO/IRM commissie. PF Wonen heeft in haar gedragscode beperkende mogelijkheden opgenomen tav insiders: Insiders mogen geen privébeleggingen doen bij leveranciers van PF Wonen. Het is verboden voor insiders te handelen in financiële instrumenten waarin PF Wonen belegd. 7

8 PF Wonen heeft haar vermogensbeheer uitbesteed aan Syntrus Achmea Vermogensbeheer (hierna SAVB) waarbij PF Wonen zelf niet direct betrokken is bij het selecteren van de managers en het analyseren van informatie van de managers. PF Wonen bepaalt de strategische asset allocatie maar de selectie van de managers wordt geheel door SAVB gedaan op basis waarvan PF Wonen een besluit neemt. De daadwerkelijke beleggingen worden door de externe managers gedaan. 2.3 Witwassen en terrorismefinanciering FIRM verstaat onder witwassen het risico dat schade ontstaat met betrekking tot de reputatie, financiële schade en/of schade door preventief dan wel repressief optreden door de bevoegde autoriteiten als gevolg van (ongewilde) betrokkenheid bij witwassen door klanten, tussenpersonen dan wel eigen personeel. Specifiek van belang: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. FIRM verstaat onder terrorismefinanciering het risico dat de reputatie (van het pensioenfonds en de toezichthouder) wordt beïnvloed als gevolg van het verrichten van handelingen door het pensioenfonds met natuurlijke en/of rechtspersonen die betrokken zijn bij (het financieren van) terrorisme of criminaliteit. Specifiek van belang: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. PF Wonen heeft haar vermogensbeheer uitbesteed aan fiduciair manager SAVB. Zij hebben een know your customer procedure om te voorkomen dat zij zaken doen met partijen die geld willen witwassen. SAVB screent organisaties aan nationale en internationale sanctielijsten. SAVB vraagt zoveel mogelijk referentiechecks in hun netwerk over te selecteren partijen. De partijen die worden geselecteerd staan nagenoeg altijd onder toezicht van betreffende jurisdicties zoals de AFM en de FSA. SAVB heeft een beleid voor de acceptatie van cliënten (Customer Due Diligence) waarin de vereisten vanuit de Wwft (wet ter voorkoming witwassen en tegengaan terrorismefinanciering) zijn neergeslagen. Dat ziet echter op screening van de cliënten waar SAVB een relatie mee aangaat. Dit gebeurt tevens voor de selectie van brokers. Als blijkt dat partijen waarin is geïnvesteerd aan witwassen of terrorismefinanciering doen dan zal het bestuur hier niet meer in beleggen. 2.4 Belangenverstrengeling Belangenverstrengeling duidt volgens FIRM op een situatie waarbij een persoon meerdere belangen dient die een zodanige invloed op elkaar kunnen uitoefenen dat de integriteit van het een of het andere belang in het geding komt. Het bestuur van PF Wonen dient te voorkomen dat bestuurders, medewerkers en personen die in opdracht van het fonds werkzaamheden verrichten betrokken raken bij belangenconflicten. En tevens dat deze personen geen misbruik en oneigenlijk gebruik maken van informatie of zaken die aanwezig zijn bij het fonds, waardoor de stabiliteit en de integriteit van de financiële markten gewaarborgd blijft. Om belangenverstrengeling te voorkomen heeft PF Wonen de volgende maatregelen genomen: Het bestuur is samengesteld uit werknemers- en werkgeversleden en een vertegenwoordiger namens gepensioneerden waardoor bij de besluitvorming zowel de belangen van de werkgevers, de werknemers en gepensioneerden vertegenwoordigd zijn. Bestuurdersleden spreken elkaar aan op mogelijke ongewenste loyaliteit; 8

9 Het bestuur is verplicht eventuele potentiële belangenconflicten te melden bij de compliance officer conform de gedragscode, Bestuursleden moeten voor nevenfuncties het bestuur om goedkeuring vragen. Er mogen geen nevenfuncties worden vervuld door de bestuursleden bij bedrijven die zaken doen met PF Wonen mits er toestemming is gegeven door het bestuur. In de gedragscode is een regeling opgenomen over het aanvaarden en geven van relatiegeschenken. Tevens dienen de bestuursleden tijdens de bestuursvergadering te melden of ze relatiegeschenken hebben ontvangen of seminars hebben bezocht. PF Wonen vraagt de verbonden personen jaarlijks te verklaren dat hij of zij zich in de voorgaande periode heeft gehouden aan de principes uit de Gedragscode. PF Wonen heeft een compliance officer aangesteld om controle uit te oefenen op naleving gedragscode. Het bestuur controleert bovendien periodiek of de gedragscode van de externe partijen verbonden aan het pensioenfonds minimaal gelijk is aan de gedragscode van het pensioenfonds zelf. Jaarlijks wordt het functioneren van het bestuur en de commissies meerdere keren besproken. Bijvoorbeeld naar aanleiding van de zelfevaluatie en de rapportage van het verantwoordingsorgaan. Hierbij wordt ook op transparante wijze gesproken over mogelijke belangenverstrengeling. Het bestuur streeft naar een beheerst beloningsbeleid en vraagt aan de externe partijen waaraan is uitbesteed hoe deze partijen verantwoording afleggen over hun beloningsbeleid. Dit om handelen naar aanleiding van financiële prikkels te voorkomen. Indien er een onderwerp besproken wordt waarbij een van de bestuursleden tegenstrijdige belangen heeft, wordt afgesproken dat dit bestuurslid niet deelneemt aan de discussie en/of stemming In de statuten is geregeld dat bij disfunctioneren een bestuurslid geschorst kan worden danwel kan worden ontslagen. PF Wonen heeft een Raad van Toezicht ingesteld die toezicht houdt op het functioneren van het fonds en daarmee ook het bestuur. PF Wonen heeft een incidenten- en klokkenluidersregeling. 2.5 Fraude Fraude is volgens FIRM een vorm van bedrog; de zaken worden anders voorgesteld dan ze zijn, door op papier of digitaal een onjuiste weergave te geven van de werkelijkheid. Het wetboek van strafrecht kent een aantal artikelen dat op allerlei vormen van bedrog betrekking heeft. Eén ervan is het misdrijf oplichting, dat het meest algemeen van karakter is en (enigszins verkort) als volgt wordt omschreven: Met het oogmerk om zichzelf of een ander wederrechtelijk te bevoordelen, hetzij door het aannemen van een valse naam of een valse hoedanigheid, hetzij door listige kunstgrepen, hetzij door een samenweefsel van verdichtsels, iets of iemand bewegen tot de afgifte van een (financieel) goed, tot het ter beschikking stellen van gegevens van geldswaarde in het handelsverkeer, tot het aangaan of teniet doen van een schuld. Om fraude te voorkomen heeft het fonds de volgende maatregelen genomen: Er wordt altijd een screening gedaan van nieuwe bestuursleden conform de opgelegde regels door DNB. Hierbij worden gegevens opgevraagd over vorige werkgevers DNB voert een antecedentenonderzoek uit voordat de bestuursleden worden goedgekeurd. De bestuursleden zijn verplicht om fraude te melden bij de compliance officer Mandatering van het bestuur is vastgelegd. 9

10 De interne governance structuur van PF Wonen geeft voldoende waarborgen voor een betrouwbare besluitvorming door meerdere personen (gedragscode, bevoegdheden, rol commissies, etc.). PF Wonen heeft een incidenten- en klokkenluidersregeling zodat er een lage drempel is gecreëerd om fraude te melden. Een mogelijk frauderisico is dat er inadequate betalingen worden gedaan. Om dit risico te adresseren zijn de volgende maatregelen genomen: Maandelijks controleert Syntrus de betalingsrun op afwijkingen ten opzichte van de vorige maand. Syntrus voert een aansluiting uit op de bruto netto berekening van de netto betaalgegevens en de loonsom. De bankbrieven moeten door de daarvoor geautoriseerde persoon ondertekend worden. Ten aanzien van alle andere uitgaande betalingen zijn de volgens maatregelen genomen door Syntrus: Facturen van PF Wonen worden uitsluitend betaalbaar gesteld zolang ze binnen de begroting vallen. De bestuursadviseur ziet hierop toe en accordeert de factuur. De afdeling Financiële Zaken controleert vervolgens of de boeking juist is en of degene die getekend heeft hiervoor is geautoriseerd. Ten aanzien van de betalingen die gedaan worden in het kader van de afkoop zijn de volgende maatregelen genomen: Het afkooptraject is uitbesteed aan Cendris. Cendris is in het bezit van een ISAE 3402-verklaring en is verantwoordelijk is voor de aanlevering van de bankgegevens van deelnemers die voor afkoop hebben gekozen. SA voert daarnaast, in het kader van ISAE 3402, ook zelf nog controles uit op deze gegevens. Voor handmatige uitbetalingen voor afkoop, die buiten de termijn vallen, vindt altijd een collegiale controle plaats. De antwoordkaarten met de rekeningnummers komen digitaal binnen in Apeldoorn en worden ingescand. Er vindt geen inhoudelijke beoordeling van de poststukken plaats Dus het rekeningnummer met opzet wijzigen is geen risico in Apeldoorn. Voor de gedetailleerde controles kan het ISAE 3402-rapport geraadpleegd worden. Een ander mogelijk frauderisico is dat er inadequate premies berekend worden. Om dit risico te mitigeren zijn de volgende maatregelen genomen: De berekening van de premie wordt door het systeem gemaakt en deze worden tijdens de ISAE 3402-audit gecontroleerd. De berekening van de pensioenaanspraken door het pensioenadministratiesysteem wordt steeksproefsgewijs gecontroleerd. De rekenregels die zijn ingeprogrammeerd om de premie te berekenen zijn beveiligd en kunnen slechts door geautoriseerde personen gewijzigd worden. Als de rekenregels ten onrechte gewijzigd worden dan worden deze wijzigingen altijd gelogd. 2.6 Onoorbaar handelen FIRM verstaat onder onoorbaar handelen het risico dat de reputatie (en mogelijk ook de financiële positie) van het pensioenfonds wordt beïnvloed als gevolg van het door het pensioenfonds bewust of onbewust faciliteren van, of betrokkenheid hebben bij, overtredingen. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende subrisico s: Reputatierisico als gevolg van een door deelnemers, de toezichthouder, of algemene publieke opinie als niet of onvoldoende ervaren van het ethische beleggingsbeleid. 10

11 Risico van benadeling van derden door (het nalaten van) handelingen van verbonden personen en het daaraan verbonden reputatierisico. Risico dat gebeurtenissen en/of handelingen (Incidenten/misstanden) niet aan de kaak gesteld (kunnen) worden, waardoor de belangen van het fonds of een aan het fonds verbonden persoon geschaad kunnen worden. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan: strafbare feiten schending wet-en regelgeving bewust onjuist informeren van publieke organen ongewenst gedrag/(seksuele) intimidatie Om onoorbaar handelen te voorkomen heeft het fonds de volgende maatregelen genomen: PF Wonen heeft een incidenten- en klokkenluidersregeling zodat er een lage drempel is gecreëerd om fraude te melden. PF Wonen heeft een geschillen-en klachtenregeling opgesteld. Klachten of geschillen kunnen gemeld worden en worden daarna in behandeling genomen door de desbetreffende commissie. PF Wonen stelt eisen gesteld aan de deskundigheid en betrouwbaarheid van bestuursleden en derde partijen. Het bestuur heeft een procedure waarbij de voorgedragen kandidaat wordt getoetst aan de profielschets. Het bestuur beoordeeld dus vooraf de kandidaat. Daarna vindt de toetsing van de betrouwbaarheid van kandidaat-bestuurders plaats door De Nederlandsche Bank (DNB). Het is niet toegestaan om eigendommen van het fonds te gebruiken voor privégebruik buiten de in bruikleen gegeven Ipads die nodig zijn voor de vergaderingen Aan het fonds verbonden personen mogen niet gebruik maken van leveranciers van PF Wonen tenzij ze daarvoor toestemming hebben gekregen van het bestuur. PF Wonen stelt zich tot doel een goed rendement te halen voor de deelnemers, maar vindt het ook belangrijk dat dit op een maatschappelijk verantwoorde manier gebeurt. SAVB voert in opdracht van PF Wonen een ESG-beleid (Environment, Social and Governance) waarin milieu-, sociale -, en governancevraagstukken een belangrijke rol spelen. 2.7 Vervolgstappen Dit document is op basis van bestaande documentatie opgesteld. De risico s en maatregelen dienen te worden afgestemd met het bestuur en de partijen waaraan is uitbesteed. 11

12 Bijlage 1 definities integriteitsrisico Onder benadeling van derden wordt verstaan: het verrichten van handelingen met bedrieglijke benadeling van de rechten van derden tot gevolg. Onder voorwetenschap wordt verstaan: bekendheid met informatie die concreet is en rechtstreeks of indirect betrekking heeft op een uitgevende instelling waarop financiële instrumenten betrekking hebben of omtrent de handel in deze financiële instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten of op de koers van de daarvan afgeleide financiële instrumenten. Onder witwassen wordt verstaan: a. het verbergen of verhullen van de werkelijke aard, herkomst, vindplaats, vervreemding of verplaatsing van een zaak of vermogensrecht; b. het verbergen of verhullen wie het recht op een zaak of rechthebbende is, dan wel een zaak of vermogensrecht voorhanden heeft, wetende dat de zaak of vermogensrecht direct of indirect afkomstig is uit enig misdrijf; c. het verwerven, voorhanden hebben, overdragen, omzet of gebruikmaken van een zaak of vermogensrecht, wetende dat de zaak of vermogensrecht direct of indirect afkomstig is uit enig misdrijf. Onder terrorismefinanciering wordt verstaan: a. het opzettelijk verwerven of voorhanden hebben van voorwerpen met geldswaarde, bestemd tot het plegen van terrorisme zoals bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht; b. Het opzettelijk verschaffen van middelen met geldwaarde tot het plegen van terrorisme zoals bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht; c. Het verlenen van geldelijke steun, alsmede het opzettelijk werven van geld ten behoeve van een organisatie die tot oogmerk heeft het plegen van terrorisme zoals bedoeld in artikel 83 van het Wetboek van Strafrecht. Onder fraude wordt verstaan: met het oogmerk om zichzelf of een ander wederrechtelijk te bevoordelen, hetzij door het aannemen van een valse naam of een valse hoedanigheid, hetzij door listige kunstgrepen, hetzij door een samenweefsel van verdichtsels, iets of iemand bewegen tot de afgifte van een (financieel) goed, tot het ter beschikking stellen van gegevens van geldswaarde in het handelsverkeer, tot het aangaan van een schuld. Van interne fraude is sprake als de fraude plaatsvindt bij het fonds. Van externe fraude is sprake als de fraude plaatsvindt bij een derde. Onder onoorbaar handelen wordt verstaan: alle andere handelingen welke anderszins ontoelaatbaar en/of onbetamelijk zijn en welke een gevaar voor aantasting van de reputatie of bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van het fonds kunnen opleveren. 12