Communicatieplan St. Anna en ouders.

Transcriptie

1 Communicatieplan St. Anna en ouders. School en ouders horen bij elkaar, met als gezamenlijk belang zich in te zetten voor het optimaal leren en ontwikkelen van kinderen. Het samenwerken dient een pedagogisch doel: zorgen voor afstemming in het denken en handelen voor wat betreft de opvoeding van kinderen, thuis en op school. Binnen deze samenwerking is communicatie van groot belang. Zo lang er scholen zijn, is er sprake van behoefte aan ouderbetrokkenheid. Onder ouderbetrokkenheid verstaan we de interesse voor en betrokkenheid bij de ontwikkeling van het kind en de school waar het kind zit. Onder invloed van de veranderende maatschappij, waarbij vaak beide ouders werken en de manier waarop ouders bij school betrokken willen en kunnen zijn, verandert ook de communicatie met betrokken ouders. Bovendien zijn ouders tegenwoordig vaak kritischer over de invloed van de school op de ontwikkeling van hun kind. Het is dan ook niet vreemd dat de communicatie tussen ouders en school in belangrijkheid aan het toenemen is. Aanleiding voor een communicatieplan: Binnen het onderwijs op onze school is er sprake van een behoorlijk veranderingsproces. Als school willen we ouders hierbij betrekken en op de hoogte houden. Daarvoor zijn er verschillende kanalen, groeperingen en communicatiemiddelen die gebruikt kunnen worden. Op dit moment is er behoefte aan het kanaliseren en verduidelijken van die verschillende vormen van betrokkenheid en communicatie. Tevens willen we taken en verantwoordelijkheden van verschillende overlegstructuren goed vastleggen. Op deze wijze willen we komen tot een effectieve manier van communiceren met ouders. Wij vinden de mening van ouders van belang, maar deze kan niet altijd richtinggevend zijn! Bovendien willen we toegroeien naar meer interactie met ouders. We zien een omslag van eenrichtingsverkeer van school naar ouders, naar meer dialoog. Maar dat is gebonden aan goede afspraken over de manier van communiceren en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokken overlegorganen. We willen met dit plan duidelijkheid scheppen voor alle ouders, zodat zij weten bij wie ze terecht kunnen voor informatie of vragen. Algemene uitgangspunten mbt oudercommunicatie: 1. Ouders worden gezien als klant (willen het beste voor hun kind) en specialist (weten zelf veel over hun kind).

2 2. Het contact tussen ouders en school is belangrijk vanuit pedagogische, onderwijskundige, organisatorische en maatschappelijke motieven. 3. Het contact tussen ouders en school is transparant. 4. De school respecteert het feit dat ouders rechten en verwachtingen hebben, maar wijst ouders ook op hun plichten en de verwachtingen van school. 5. De medewerkers van de school zijn zich bewust van de preventieve werking van positieve communicatie met ouders. Zij zien hun eigen rol in de communicatie met ouders. 6. De school gebruikt de gesprekken met ouders en hun feedback om de kwaliteit van de school en het onderwijs te verbeteren. Hoe willen we met elkaar omgaan? Het succes van goede communicatie zit in kleine dingen! Een samenwerking is gedoemd te mislukken in een afrekencultuur. Hierbij is niemand gebaat. We vinden het daarom heel belangrijk dat we in een open dialoog met elkaar kunnen omgaan. GRONDHOUDING 1) Zowel ouders als leerkracht nemen elkaar serieus. We luisteren naar elkaar, tonen inlevingsvermogen, gaan respectvol en vriendelijk met elkaar om. 2) Kritiek van ouders wordt niet gezien als een bedreiging maar als een kans voor een verbeterslag. Het is gratis feedback. Ouders geven op een respectvolle manier feedback op het proces, de inhoud of het gedrag van de leerkracht en NIET op de persoon. 3) Ouders en leerkrachten gaan met elkaar om op basis van gelijkwaardigheid. Beiden hebben een rol in de opvoeding van hun kind / de leerling. Samenwerking vindt dan ook plaats op basis van acceptatie van ieders rol / expertise. Informatiebronnen basisschool St. Anna Onze school heeft een aantal informatiebronnen voor ouders en andere geïnteresseerden beschikbaar, te weten: A. Website school ( Onze website bevat informatie over onze school. De site wordt regelmatig bijgewerkt. Actuele zaken en foto's van activiteiten worden op de site geplaatst, evenals de nieuwsbrief. B: Schoolplan Dit beleidsplan van de school geeft de voorgestelde schoolontwikkeling voor de periode weer. Dit plan is goedgekeurd door de MR en het bestuur. U kunt het plan op school opvragen. C. Schoolgids In deze gids staat met name de algemene informatie. Hierbij valt te denken aan missie, visie, organisatiestructuur, protocol doubleren, enz. De schoolgids wordt eens in de twee jaar gemaakt en is te vinden op de website.

3 D. Schoolkalender Aan het begin van het schooljaar ontvangen alle ouders van basisschool St. Anna een kalender. Hierin staat, naast de data van de activiteiten, praktische informatie voor het betreffende schooljaar. In deze kalender staan ook de adressen en telefoonnummers van o.a. vertrouwenspersonen, jeugdgezondheidszorg en voor- en naschoolse opvang. E. Nieuwsbrief Zes keer per jaar sturen wij digitaal een nieuwsbrief die ook op de website te vinden is. Belangrijke gebeurtenissen worden hierin aangekondigd of beschreven. De nieuwsbrief gaat over de school en haar directe omgeving. Ook staan hierin specifieke zaken, zoals informatie over speciale activiteiten of informatie bijvoorbeeld vanuit Centrum voor Jeugd en Gezin. De nieuwsbrief is ook bedoeld om informatie vanuit MR, de ouderverenging of andere betrokkenen aan ouders te verstrekken. Wij zullen geen artikelen opnemen die niet direct aan de school en de opvoeding van de leerlingen zijn gerelateerd. F. Berichten via de mail De school wil heel graag dat ouders goed op de hoogte zijn van alle zaken die met school te maken hebben. Daarom wordt aan alle ouders gevraagd om een adres te verstrekken aan de school. De school zal dit gebruiken voor de communicatie met de ouders en zal het meegeven van brieven met kinderen tot een minimum beperken. Ouders die wel graag geïnformeerd worden met een brief kunnen dit aan het begin van het schooljaar kenbaar maken. Leerkrachten hebben een adres dat hoort bij de school. Ouders kunnen leerkrachten op die manier bereiken, maar ook leerkrachten kunnen ouders zo op de hoogte brengen van informatie. We willen wel duidelijk stellen dat de mail een medium is om zakelijke informatie, kort, aan elkaar door te spelen. Als er werkelijk iets aan de hand is, blijven we gewoon met elkaar in gesprek. Bepaalde informatie willen we niet per mail versturen of verstuurd hebben: - afmelding bij ziekte - aanmelding van leerlingen ( wel om een afspraak te maken voor aanmelding) - informatie over vorderingen of welzijn van kinderen - meningen over wat er in de groep gebeurt G. Inspectie op onderwijs De onderwijsinspectie test de kwaliteit van de school en geeft tips/adviezen om punten te verbeteren. De rapportages van de onderwijsinspecteurs zijn openbaar. Ze zijn te vinden op H. Website Nuwelijn Onze school is aangesloten bij de stichting Nuwelijn. Op deze website is informatie over o.a. het strategisch beleidsplan, de diverse scholen en de organisatie te lezen.

4 Informatiecontacten basisschool St. Anna Een goed contact is voor ouders en de school van groot belang. We hebben een aantal contacten structureel in onze organisatie opgenomen. Het gaat hierbij om voortgangsgesprekken, algemene ouderavonden, enz. De volgende contactmomenten zijn op onze school structureel: A Intakegesprek Wanneer u uw kind op onze school aanmeldt maakt de directie met u een afspraak voor het intakegesprek. Tijdens het intakegesprek ontvangt u informatie over de school en wordt u rondgeleid door de school. U kunt de sfeer op school proeven en heeft de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Het intakegesprek is ook bedoeld om informatie van u te krijgen. Hierbij kunt u denken aan: Is uw kind ergens allergisch voor? Hoe verloopt de ontwikkeling van uw kind? Is er iets in het medische dossier van uw kind waar wij rekening mee dienen te houden? Wat verwacht u van een school? Aan het eind van het intakegesprek kunt u uw kind aanmelden. Op dat moment vragen we of we informatie over uw kind mogen opvragen bij de peuterspeelzaal, de school van afkomst of het kinderdagverblijf. Binnen 6 weken na aanmelding is er een tweede gesprek, waarbij uw kind ingeschreven kan worden als er geen verdere bijzonderheden zijn. Zijn er wel zaken die een rol kunnen spelen bij de ontwikkeling van uw kind, dan gaan we in gesprek over de mogelijkheden en wederzijdse verwachtingen. Het opvragen van informatie is bedoeld om samen een goede start te kunnen maken met een helder beeld over de mogelijkheden en onmogelijkheden, zowel van het kind als van de school. B. Informatieve ouderavonden Naast de gesprekken die ouders voeren met de leerkrachten over het welbevinden en de prestaties van hun kinderen, geeft de school ook algemene informatie over bepaalde onderwerpen in de vorm van algemene ouderavonden. Deze avonden hebben meestal één thema dat besproken wordt. Soms wordt er iemand van buitenaf gevraagd om informatie te verstrekken. De avonden zijn niet alleen bedoeld om informatie te geven, maar vooral ook om met ouders van gedachten te wisselen over onderwerpen. Het team en de ouders zullen zoveel mogelijk samen in gesprek gaan. De afgelopen jaren is er aandacht geweest voor: pestprotocol, alcohol gebruik bij kinderen, lentekriebels, uitleg over het innovatieproject SLIM FIT, informatie over de nieuwe manier van werken, informatie over de overgang naar het voortgezet onderwijs, informatie over het schoolklimaat. Alle ouders worden op de hoogte gebracht en uitgenodigd voor deze avonden. Soms is er sprake van het uitnodigen van de doelgroep. Aan het begin van het schooljaar wordt voor elke groep een klassikale ouderavond gehouden. Deze avond is bedoeld als kennismakingsavond. Er wordt door de leerkracht verteld, wat er zoal aan de orde zal komen in het betreffende leerjaar. Ook de afspraken van de

5 groep en de specifieke leeftijdactiviteiten worden algemeen besproken. Eventuele vragen van ouders worden dan door ons beantwoord. C. Unitoverleg met ouders Driemaal per jaar is er een unitoverleg met ouders. De ouders van de unit worden uitgenodigd voor het uitwisselen van informatie over zaken die aan de orde zijn in de unit. Dit kan ingebracht zijn door de leerkracht, maar ook door ouders. U kunt dan denken aan: meehelpen bij het huiswerk, de sfeer in de groep, specifieke vakgebieden zoals het cijferen. D. De voortgangsgesprekken (rapportgesprekken) Drie maal per jaar ontvangen de leerlingen een rapport. Bij het eerste en het tweede rapport ontvangen ouders een uitnodiging voor een voortgangsgesprek. Bij het derde rapport worden alleen gesprekken gevoerd op verzoek van ouders of leerkracht. Wij stellen het op prijs wanneer beide ouders bij deze gesprekken aanwezig zijn. Tijdens de voortgangsgesprekken zal er gesproken worden over de ontwikkeling en vorderingen van uw kind. Het gesprek vindt plaats met de mentor van de groep. Dit is de leerkracht die het meest met de groep verbonden is. Alle activiteiten met de basisgroep worden door hem of haar uitgevoerd en hij of zij is verantwoordelijk voor de communicatie met ouders. Mocht het zijn, dat er vakspecifieke vragen zijn, dan kan er altijd een gesprek gepland worden tussen de ouders en de vakleerkracht. Ouders worden nadrukkelijk bij elk voortgangsgesprek gevraagd of zij ook een gesprek willen met een vakleerkracht. Dat kan ook op basis van het voortgangsgesprek met de mentor aangevraagd worden. Het kan zijn, dat het van belang is om tussen de rapportgesprekken door de voortgang van een leerling met ouders te bespreken, of samen het handelingsplan te bekijken. De leerkracht nodigt de ouders dan uit voor zo n gesprek. Indien nodig zal de Ib-er bij dit gesprek aansluiten. Uiteraard kan een ouder zelf ook een dergelijk gesprek aanvragen. D. Ouderavond voor schoolverlaters Bij de eerste rapportbespreking voor groep 8 wordt gekeken naar de mogelijkheden van leerlingen en de wens van ouders richting het voortgezet onderwijs. De informatie en uitleg over het schoolverlaten en de verschillende vormen van voortgezet onderwijs, over de CITOeindtoets, procedure aanmelding en onderwijskundige rapporten wordt begin januari gegeven. Ouders ontvangen alle informatie die de school heeft over het voortgezet onderwijs en kunnen de open dagen bezoeken. In januari is het adviesgesprek. E. Adviesgesprekken Het geven van een advies bestaat niet uit een enkele stap. Er zijn een aantal stappen die gezet worden om een advies tot stand te brengen. Ouders krijgen tijdens de eerste rapportgesprekken, in het najaar, uitleg over de opbouw van het advies. Ouders krijgen in het najaar de verwachte CITO eindscore. CITO baseert zich hierbij op de score van de entreetoets. Let wel; het is een verwachte score. In januari volgt nog een verwachte score op basis van de drempeltoets. Eind januari volgt het adviesgesprek. Dit gesprek voeren de ouders en de leerlingen met de leerkracht. Er wordt door de leerkracht een onderwijskundig rapport vervaardigd dat bestemd is voor het voortgezet onderwijs. Hierin wordt ook vermeld of ouders het eens zijn met het advies. Het onderwijskundig rapport wordt getekend door de directeur. Ouders tekenen dit rapport ook. Een week na het gesprek

6 ontvangen de ouders een envelop met alle documenten die nodig zijn voor de aanmelding. F. Incidentele gesprekken Ouders kunnen altijd een afspraak maken met alle leerkrachten van onze basisschool. Wel vragen wij ouders om flexibiliteit in de planning. De gesprekken vinden plaats na schooltijd tot max uur. In zeer incidentele gevallen maken wij hierop een uitzondering. G. Algemene ledenvergadering Oudervereniging Eenmaal per jaar organiseert de oudervereniging de algemene ledenvergadering. Deze vergadering is voor alle ouders bestemd. Op deze vergadering wordt o.a. gepraat over de werkgroepen, de kas wordt opgemaakt en het jaarverslag. Verschillende overlegorganen tussen school en ouders, hun taken en bevoegdheden en de manier van communiceren: MR: De MR bestaat uit ouders en personeelsleden. De ouders worden voor 3 jaar gekozen door alle ouders van de school. Personeelsleden, worden voor 3 jaar gekozen door alle teamleden van de school. Bevoegdheden: De medezeggenschapsraad (MR) heeft twee soorten rechten: het instemmingsrecht en het adviesrecht. Deze rechten zijn beschreven in het reglement van de medezeggenschapsraad. Naast gezamenlijke bevoegdheden, hebben ouders een eigen instemmingsrecht bij beslissingen die voor ouders belangrijk zijn, zoals de ouderbijdrage, de vaststelling van de schooltijden of de regeling van het overblijven. De totale MR heeft instemming bij beslissingen over onder meer het schoolplan,de onderwijskundige doelstellingen of plannen om samen te gaan met een andere school of schoolbestuur (fusieplannen). Soms moeten de directie en het bestuur advies vragen aan de medezeggenschapsraad. Bijvoorbeeld over het voorgenomen beleid op het gebied van financiën, aanmelding en toelating van nieuwe leerlingen, of het ontslaan of aannemen van de schoolleiding. Over deze zaken heeft de medezeggenschapsraad adviesrecht. Dit betekent dat de MR-leden advies geven aan het bestuur en de directie. De oudergeleding van de MR kan ouders of het ouderforum vragen om advies over relevante zaken. Manier van communiceren: - De MR beschikt over een eigen adres: mrstannamolenschot@gmail.com - Iedereen kan onderwerpen aandragen, die binnen de MR besproken zouden moeten worden. - Alle ouders zijn welkom bij de MR-vergaderingen, nadat ze hebben aangegeven aanwezig te willen zijn. - Bij de ingang van de school hangt een publicatiebord met de agenda en de notulen van de vergaderingen. Zolang de school in de tijdelijke huisvesting zit zal er in de nieuwsbrief een stuk van de MR opgenomen worden en kunnen ouders de MR verzoeken om notulen van een

7 vergadering. - Eenmaal per jaar komt er een jaarverslag voor alle gezinnen. Oudervereniging: Ouders kunnen aangeven dat zij deel willen uitmaken van de oudervereniging. Er vindt elk jaar een verkiezing plaats en leden worden gekozen door alle aanwezige ouders op de jaarvergadering van de oudervereniging. De oudervereniging bestaat uitsluitend uit ouders en zorgt vaak voor de organisatie van activiteiten, zoals sinterklaas of kerst. Op deze manier verrichten zijn hand- en spandiensten voor de school. Zij kunnen ook advies geven aan de medezeggenschapsraad. Onderwijsinhoudelijk zijn er geen taken of verantwoordelijkheden bij de oudervereniging. Zij zullen altijd werken onder de verantwoordelijkheid van een medewerker van de school. Alle ouders worden uitgenodigd voor de algemene ledenvergadering, elk najaar. Voor elke activiteit is er een lid van de oudervereniging die communiceert met de teamleden die deze taak in het taakbeleid heeft staan. Voor de algemene communicatie met school is er een contactpersoon binnen het team. De oudervereniging kan via de mail of een brief communiceren met alle ouders indien dit nodig mocht zijn. Hiervan wordt de locatiedirecteur altijd vooraf op de hoogte gesteld. De oudervereniging publiceert niet namens de school naar externen, zonder toestemming van de directie. Ouderforum: Binnen onze school is er behoefte aan een klankbordgroep van ouders. Daarom heeft het team gevraagd of enkele ouders deel willen nemen aan een ouderforum. Ouders konden zich, met motivatie opgeven. De selectie is gemaakt door het team, waarbij gekeken is naar een goede verdeling van ouders (onderbouwleerlingen / bovenbouwleerlingen, enthousiast / kritisch, vader / moeder, wel / geen andere rol binnen ouderbetrokkenheid). Het ouderforum komt minimaal drie keer per jaar bijeen, samen met een lid van het team en de directie. Alle ouders worden op de hoogte gehouden van de onderwerpen en acties die besproken worden. Ouders kunnen ook zelf in gesprek gaan met forumleden en onderwerpen aandragen. De taak van deze ouders is vooral het meekijken en meedenken over de ouderbetrokkenheid en het adviseren op het gebied van de communicatie tussen school en de ouders. Klassenouders: Aan het begin van elk schooljaar wordt aan alle ouders gevraagd of zij klassenouder willen worden. Ouders kunnen zich opgeven en de betreffende leerkracht kiest uit daarna de klassenouder. De directie zorgt dat alle ouders weten wie de klassenouder is en door wie ouders dus eventueel benaderd kunnen worden met een hulpvraag. Taken van de klassenouder: - Het beheren van een telefoonlijst en lijst van alle ouders van de groep, waarvan men klassenouder is. - Bij organisatorische zaken assisteren of deze uit handen nemen van de leerkracht. Hierbij denken we aan: het regelen van vervoer voor excursies, BISK-uitvoeringen, bezoekjes buiten de school, enz. - Indien gewenst, andere ouders betrekken bij activiteiten (knutselen, versieren van de klas, materialen rondom een klassenthema verzamelen, enz,)

8 Afspraken: - de hulp wordt gegeven op basis van vrijwilligheid en enthousiasme. - indien een klassenouder een schrijven rond wil laten gaan naar de ouders van de groep, dan wordt de klassenleerkracht of de directie hiervan vooraf in kennis gesteld. - indien een klassenouder aangesproken wordt door ouders rond een probleem op school, dan zal de klassenouder deze ouders doorverwijzen naar de leerkracht of directie. Regels voor ouderhulp De leerkrachten maken in de meeste gevallen met ouders die hulp aanbieden enkele afspraken. Het is gebleken dat alle ouders graag van deze afspraken op de hoogte zijn. Zo weten alle betrokkenen wat van hen verwacht wordt. Daarbij geldt in alle gevallen dat de leerkracht de verantwoordelijke persoon is en blijft over wat er gebeurt in de les, ook als een hulpouder hierbij de helpende hand toesteekt. Verder spreken we van werkgroepen op het moment dat een aantal ouders met een leerkracht een activiteit voorbereid of uitvoert. Vaak zijn dit jaarlijkse activiteiten, zoals sinterklaas, kerst, musical, enz. Bij ouderhulp denken we ook aan een TSO medewerker. Om de samenwerking in de voorwaardelijke sfeer goed te laten verlopen, maken we de volgende afspraken: de leerkracht draagt altijd de verantwoording over de groep; de hulpouder werkt altijd onder leiding, bescherming, toezicht en in opdracht van de leerkracht; de leerkracht bewaakt het proces. De leerkracht draagt zorg over de organisatie, vorm, inhoud en evaluatie van het onderwijsleerproces; de hulpouder kan een leerling niet (be)straffen, vermanen, enz. Als pedagoog en didacticus is en blijft de leerkracht, die beroepsmatig is verbonden aan de school, altijd verantwoordelijk voor het klassenklimaat. De hulpouder kan wel wenselijk gedrag stimuleren en waarschuwen. De hulpouder koppelt niet-acceptabel gedrag van leerlingen altijd terug aan de desbetreffende leerkrachten; de hulpouder heeft een zeker beroepsgeheim en mag schoolinterne zaken of zaken die een leerling betreffen nooit openbaar maken of hierover informatie verstrekken aan anderen dan de leerkracht. De hulpouder werkt immers vanuit schoolbelang en niet vanuit persoonlijk belang; de leerkracht informeert de hulpouder(s) en de leerlingen vooraf zo precies mogelijk over de uit te voeren taak, de organisatie hiervan en de te hanteren gedragsregels; als een hulpouder zich heeft opgegeven voor een schoolorganisatorische activiteit en hij/zij kan aan de uitvoering niet deelnemen, dan dient de hulpouder dit het liefst zodra hij/zij dit weet aan te geven bij de desbetreffende leerkracht; de leerkracht zal altijd bij activiteiten van zijn/haar hulpouders op school aanwezig zijn. Wanneer de leerkracht is verhinderd, regelt hij/zij zelf een vervangende leerkracht. Dit wordt doorgegeven aan de directeur. De werkgroep / leerkracht zorgt voor verslaglegging van de bijeenkomsten. De leerkracht zorgt voor tijdige verspreiding. Notulen e.d. zijn voorzien van het schoollogo. De leerkracht stuurt tevens een exemplaar via de mail aan alle teamleden. Daarnaast brengt de leerkracht verslag van de (geplande) activiteiten uit aan het team. Bij onoverkomelijke verschillen zal de leerkracht namens het team wijzigingen in de organisatie aanbrengen. Dit gebeurt in overleg met de werkgroep. De leerkracht is hiervoor verantwoordelijk. Een werkgroep wordt altijd, na afloop van de activiteit, ontbonden. Dit gebeurt nadat de activiteit is geëvalueerd. De evaluatie is expliciet bedoeld om op een constructieve

9 wijze feedback op het proces en het product te geven. Iedere werkgroep raadpleegt bij aanvang, de evaluaties van de vorige werkgroep.