Convenant tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw De Brusselse Organisatie voor de Emancipatie van Jongeren

Transcriptie

1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr BIJLAGE Bijlage nr. 1 Convenant tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw De Brusselse Organisatie voor de Emancipatie van Jongeren Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Pascal SMET, Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport en Stedelijk Beleid, enerzijds, en de vzw De Brusselse Organisatie voor de Emancipatie van Jongeren ( ), Henegouwenkaai 29 te 1080 Brussel (Sint-Jans-Molenbeek), vertegenwoordigd door Katleen VANLERBERGHE, voorzitter, hierna vermeld als vzw D BROEJ, anderzijds, wordt overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1.- Opdrachten en doelstellingen Artikel 1.- Relatie met de doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Vzw D BROEJ verbindt zich ertoe om een bijdrage te leveren aan de realisatie van de volgende doelstellingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie: - SD1.2 Kinderen en jongeren zijn onze prioriteit door een transversale aanpak en innovatieve, participatieve methodes; - SD2.2 Kinderen en jongeren krijgen, met respect voor hun eigenheid en autonomie, meer toegang tot een gevarieerde vrijetijdsbesteding; - SD2.4 Mensen, groepen en verenigingen van etnisch-cultureel diverse afkomst worden beter ondersteund in hun jeugd-, cultuur- en sportactiviteiten; - SD3.3 Jeugdverenigingen en hun vrijwilligers worden uitgebreid én divers ondersteund, ze werken meer complementair als kernspelers in het vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren; De algemene en specifieke opdrachten van vzw D BROEJ situeren zich op het vlak van: - het ontplooien van een werking in de vrijetijd met maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren als doelgroep op het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest; - mede-eigenaarschap van kinderen en jongeren hanteren als basisprincipe via een vrijwilligersvriendelijk klimaat; - een coherente en integrale benadering van kinderen en jongeren via een teamgerichte aanpak en in samenwerking met relevante partnerorganisaties, dat bijdraagt tot de ontwikkeling van talenten, competenties en maatschappelijke weerbaarheid van kinderen en jongeren; - realiseren van een kwaliteitsvol aanbod door visieontwikkeling en ondersteuning op organisatieniveau; 1

2 - het bevorderen van de betrokkenheid van kinderen en jongeren via burgerschapsvorming in verschillende wijken in het Brussels hoofdstedelijk gewest, uitgaande van de superdiversiteit in de stad; - delen van expertise op het vlak van werken met maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren. De begunstigde organisatie verbindt zich ertoe om met zijn initiatief een bijdrage te leveren aan de realisatie van de volgende doelstellingen van het Stedenfonds: - strategische doelstelling 2. De VGC verhoogt de leefkwaliteit van kinderen, jongeren en jonge gezinnen in de stad door het uitbouwen van een breed aanbod van Nederlandstalige gemeenschapsvoorzieningen; - OD 2.3. De VGC zet zich in voor een verdere uitbouw van een gedifferentieerd en kwaliteitsvol Nederlandstalig vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren met als doel hun talenten te ontwikkelen en keuzemogelijkheden en zelfredzaamheid te versterken. Artikel 2.- Te bereiken resultaten De te bereiken resultaten m.b.t. de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december 2021 kunnen als volgt worden omschreven: Aanbod - het realiseren van kwalitatief hoogstaande lokale wijkgerichte werkingen, gericht op kinderen en jongeren in maatschappelijk kwetsbare situaties, die via vrijetijdsactiviteiten kinderen en jongeren holistisch benaderen en werken aan de emancipatie van jongeren aan de hand van collectieve en individuele activiteiten in een duurzaam proces; - vanuit de lokale werkingen wordt een structureel jaaraanbod gerealiseerd met wekelijkse activiteiten, projectwerkingen en in de vakantieperiode een aanbod via dagactiviteiten en kampdagen voor kinderen en jongeren; - de jaarwerking wordt gerealiseerd via een participatief traject met de kinderen en jongeren uit de werkingen; - vrijwilligers worden gecoacht, gevormd, begeleid en ondersteund op basis van een vrijwilligersbeleid; - signaalfunctie vervullen naar betrokken overheden waarbij het belang van de doelgroep centraal staat; - participatief werken aan burgerschap vertrekkende vanuit de eigen leefwereld van kinderen en jongeren; - leden worden integraal begeleid en ondersteund waarbij ook andere actoren worden betrokken; - mee realiseren van wijkgerichte en stedelijke initiatieven; - vanuit elke werking worden jaarlijks extern gerichte activiteiten gerealiseerd in partnership. Organisatie - de werking wordt via een participatief traject regelmatig geregeld geëvalueerd en bijgestuurd in functie van de verbetering van de kwaliteit. Het VTO-beleid wordt hierop afgestemd; - het besteden van maximaal 85% van de totale kosten in het kader van dit convenant voor personeel, waardoor minstens 15% van de totale kosten in het kader van dit convenant voor werkingsmiddelen kunnen aangewend worden; - opmaken van een meerjarenplan september 2016 juni 2021 waarbij inspraak van stakeholders wordt georganiseerd; - het voeren van een diversiteitsbeleid en het ontwikkelen van een lange termijnvisie inzake nieuwkomers; - een beroep doen op gespecialiseerde organisaties op het vlak van trajectbegeleiding en expertise inzake het werken met kinderen en jongeren met een functiebeperking; - zichtbaar maken van de eigen werking via een communicatiebeleid. 2

3 Samenwerking - expertise met betrekking tot de doelgroep en de leefwereld delen met sector-overschrijdende partners en/of een breed publiek; - oplossingsgericht meewerken in diverse overlegstructuren waarbij het belang van de doelgroep centraal staat. Artikel 3.- Meetindicatoren De mate waarin de beoogde resultaten gerealiseerd zijn en de vereiste verantwoording indien deze niet gerealiseerd zijn, zullen blijken uit: - aantal deelwerkingen, aantal leden, het bereik en het aantal jongeren die doorstromen naar een vrijwilligersengagement; - meerjarenplan, programma s, de planning en de evaluatie van de verschillende activiteiten; - de registratie van de deelnemers aan de verschillende activiteiten, opgesplitst naar leeftijd en geslacht; - verslaggeving van het bereik op het vlak van de sociaal economische situatie en de etnisch culturele achtergrond van de leden; - het aantal en de aard van de activiteiten, werkingen en methodieken, waarbij zowel de kwantitatieve als kwalitatieve aspecten van de werking in rekening worden gebracht; - de beschrijving van de samenwerkingsverbanden, de betrokken partners en de projecten. Artikel 4.- Derden Vzw D BROEJ kan overeenkomsten sluiten met of opdrachten uitvoeren voor derden, voor zover ze de realisatie van de in artikel 1 omschreven opdrachten en doelstellingen niet in het gedrang brengen. Hoofdstuk 2.- Subsidie Artikel 5.- Bedrag De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt voor de duur van dit convenant, binnen de perken van de goedgekeurde begroting en de middelen van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd en Sport, en onder voorbehoud van de stedenfondsmiddelen die de Vlaamse Gemeenschapscommissie ter beschikking krijgt van de Vlaamse Gemeenschap, jaarlijks EUR ter beschikking van vzw D BROEJ voor de realisatie van de in hoofdstuk 1 omschreven opdracht. De toekenning van het subsidiebedrag gebeurt jaarlijks bij afzonderlijk collegebesluit. Een aanpassing van het subsidiebedrag is mogelijk mits aanpassing van de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen. De organisatie verbindt zich ertoe de financiële richtlijnen voor het gebruik van Stedenfondsmiddelen, als bijlage gevoegd bij dit convenant, na te leven. Artikel 6.- Betaling De subsidie wordt uitbetaald in vier schijven aan de begunstigde organisatie door overschrijving op BE Artikel 7.- Verbintenis Vzw D BROEJ wendt de ontvangen subsidie uitsluitend aan om de in hoofdstuk 1 omschreven opdrachten en doelstellingen te realiseren. 3

4 Artikel 8.- Infrastructuur Indien de Vlaamse Gemeenschapscommissie infrastructuur ter beschikking stelt, wordt hierover een afzonderlijke overeenkomst opgesteld. Hoofdstuk 3.- Inhoudelijke en financiële verantwoording Artikel 9.- Verantwoordingsstukken De verantwoording over de aanwending en besteding van de toegekende subsidie en het gebruik van middelen en diensten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording. De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen en opdrachten bepaald in hoofdstuk 1. De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van de activiteit waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van de activiteit zelf of uit andere bronnen werden verworven. De administratie stelt voor de financiële verantwoording formulieren ter beschikking. Deze formulieren worden als bijlage aan de convenant gevoegd en dienen verplicht gebruikt te worden. Voor de middelen ontvangen uit het Stedenfonds wordt een aparte afrekening ingevuld, met een duidelijke weergave van de aanwending van de Stedenfondsmiddelen en van de eventueel nietgebruikte Stedenfondsmiddelen. De inhoudelijke en financiële verantwoording wordt uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie is toegekend, ingediend. Vzw D BROEJ zendt tevens de volgende documenten naar de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor 15 juni van het jaar volgende op het jaar waarin de subsidie is toegekend: - de jaarrekening van het voorbije jaar; - de begroting van het lopende jaar Artikel 10.- Boekhouding Vzw D BROEJ verbindt zich ertoe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften ter zake. Indien uit de jaarrekening blijkt dat de subsidietrekker een bedrag groter dan EUR ontvangt van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, is de controle van een bedrijfsrevisor die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of van een extern accountant die lid is van het Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten die geen andere opdracht vervult voor de vereniging, vereist. Het verslag van de bedrijfsrevisor of accountant wordt toegevoegd aan de verantwoording. In de jaarlijkse algemene resultatenrekening die de begunstigde organisatie opstelt (of volgens het vastgelegd model van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen en internationale verenigingen zonder winstoogmerk), dient de begunstigde organisatie duidelijk en afgescheiden (via een aparte code) van de andere opbrengsten en subsidies, de inkomsten vanuit het Vlaams Stedenfonds aan te geven. Voorbeeld: Subsidie VGC Vlaams Stedenfonds (jaartal): EUR. 4

5 Artikel 11.- Reserves Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat er een financiële reserve wordt gevormd, zal deze reserve het voorwerp uitmaken van een evaluatie. Excessieve reserves kunnen in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Indien uit het financieel verslag vermeld in artikel 9 blijkt dat niet alle Stedenfondsmiddelen werden besteed, zullen deze teruggevorderd worden. Het is niet toegestaan om reserves aan te leggen met Stedenfondsmiddelen. Hoofdstuk 4.- Toezicht en sancties Artikel 12.- Toezicht De administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie oefent toezicht uit over de aanwending van de subsidie. Dit toezicht brengt het recht met zich mee om de begunstigde organisatie te bezoeken en om kennis te nemen van alle stukken en bescheiden die met de uitoefening van dit toezicht verband houden. De begunstigde organisatie verleent haar volle medewerking aan de uitoefening van dit toezicht en bezorgt, op eenvoudig verzoek, aan de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de stukken en bescheiden vermeld in dit artikel. Artikel 13.- Sancties De subsidie kan ambtshalve worden geschorst wanneer: 1. de subsidie wordt aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in deze overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of financiële verantwoording bedoeld in artikel 9 als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. onjuiste of bedrieglijke informatie werd verstrekt; 5. het toezicht bedoeld in artikel 12 werd verhinderd. In deze gevallen kan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie de toegekende en uitbetaalde subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de begunstigde organisatie van verdere subsidiëring uitsluiten, onverminderd de toepassing van wettelijke bepalingen inzake het afleggen van onjuiste verklaringen. De gemotiveerde beslissing van het College(lid) of van de gemachtigde ambtenaar tot schorsing of tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie wordt aan de begunstigde organisatie meegedeeld met een aangetekend schrijven, waarin de mogelijkheid en de voorwaarden om een bezwaarschrift in te dienen worden vermeld. Op straffe van niet-ontvankelijkheid kan de begunstigde organisatie binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de beslissing, tegen die beslissing een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De begunstigde organisatie kan daarin uitdrukkelijk verzoeken om gehoord te worden. Het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar zal binnen een termijn van zestig kalenderdagen na ontvangst van dit bezwaarschrift de eerdere beslissing intrekken of bevestigen. Als de begunstigde organisatie geen bezwaarschrift binnen de gestelde termijn heeft ingediend of als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing bevestigt, blijft de subsidie geschorst of geheel of gedeeltelijk teruggevorderd. 5

6 Als het College(lid) of de gemachtigde ambtenaar de eerdere beslissing intrekt of als de eerdere beslissing binnen de gestelde termijn niet wordt bevestigd, blijft de subsidie behouden. Hoofdstuk 5.- Overige bepalingen Artikel 14.- Overleg Minstens jaarlijks vindt een overleg plaats tussen een afvaardiging van vzw D BROEJ en de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de uitvoering van dit convenant. Naar aanleiding van dit overleg kan het College(lid) een bijsturing van het convenant overeenkomen met vzw D BROEJ en/of specifieke en andere opdrachten toekennen. Voor bijkomende algemene of specifieke opdrachten kan vzw D BROEJ bijkomende middelen verwerven van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 15.- Waarnemerschap In de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van vzw D BROEJ wordt een vertegenwoordiger van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie aanvaard als waarnemer zonder stemrecht. Dit waarnemerschap verhindert of beperkt op generlei wijze de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie om verantwoording te vragen aan de Raad van Bestuur indien zou blijken dat de werking van vzw D BROEJ in belangrijke mate afwijkt van de aangegane afspraken in het kader van de subsidiëring. Artikel 16.- Kennisgevingen Vzw D BROEJ stelt de administratie van het College schriftelijk in kennis van iedere wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de samenstelling van de algemene vergadering en raad van bestuur. Deze gegevens worden samen met de inhoudelijke en financiële verantwoording bezorgd. Het niet naleven van deze verplichting kan aanleiding geven tot de sancties vermeld in artikel 13. Artikel 17.- Vrijwaring Het feit dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie subsidies verstrekt, houdt geen enkele aansprakelijkheid in voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten in het kader van de uitvoering van dit convenant. Vzw D BROEJ vrijwaart de Vlaamse Gemeenschapscommissie tegen elke vordering door derden tot schadevergoeding. Artikel 18.- Communicatie De organisatie vermeldt in haar communicatie de steun van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 19.- Taalbeleid De begunstigde organisatie engageert zich om de richtlijnen van de visietekst Taalbeleid in VGCinitiatieven en initiatieven die door de VGC ondersteund worden, toe te passen in de door de VGC gesubsidieerde opdrachten/werking. De visietekst staat op de website 6

7 Artikel 20.- Rapportering Vzw D BROEJ verbindt zich ertoe gegevens te registreren in de registratietool van de meet- en weetcel zodra deze toepassing operationeel wordt. In een addendum aan deze overeenkomst zullen de modaliteiten van deze registratie en de concreet gevraagde gegevens vastgelegd worden. Artikel 21.- Betwisting Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de interpretatie, de uitvoering of de beëindiging van dit convenant behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Brussel. Dit convenant wordt beheerst door het Belgisch recht. Artikel 22.- Duur van het convenant Dit convenant gaat in op 1 januari 2016 en eindigt op 31 december Dit convenant kan vroeger beëindigd worden in de volgende gevallen: - van rechtswege, indien vzw D BROEJ wordt ontbonden; - bij wijziging van de doelstellingen van vzw D BROEJ; - in onderling akkoord tussen vzw D BROEJ en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Opgemaakt in twee exemplaren te Brussel op Elke partij bevestigt een exemplaar ontvangen te hebben. Namens het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Namens D BROEJ Pascal SMET Het Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport en Stedelijk Beleid Katleen VANLERBERGHE Voorzitter Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het convenant met en de subsidiëring van vzw De Brusselse Organisatie voor de Emancipatie van Jongeren nr van De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL 7