Handleiding database Brandweervereniging Vlaanderen Online

Transcriptie

1 Handleiding database Brandweervereniging Vlaanderen Online Via de link kan u gegevens in de ledendatabank online raadplegen en corrigeren. Dit raadplegen kan vanuit twee perspectieven. ofwel controleert u als lid uw eigen gegevens ofwel controleert u als dienstchef of een korpssecretaris de ledenlijst van het volledige korps. Consulteren ledendatabank Surf naar Daar hebt u de volgende keuzes: 1. Controleren persoonlijke gegevens 2. Controleren korpsgegevens 3. Aanvragen ledenlijst via 4. Bijkomend woordje uitleg De werkwijze is voor de twee eerste gevallen identiek. Het verschil zit in het mailadres (gebruiker). Met een persoonlijk mailadres kan u slechts uw persoonlijke gegevens controleren en zo nodig aanpassen. Met het mailadres van het korps, van de commandant of bijv. van de korpssecretaris kan u de volledige korps- en ledengegevens controleren en aanpassen waar nodig. Opgelet! Om te kunnen inloggen heeft u mailadres nodig. Heeft u er nog geen, vraag er dan één aan bij de webmaster (marc.coen@brandweervlaanderen.be) Alle BVV leden kunnen gratis een persoonlijk mailadres aanvragen.

2 1. Controleren persoonlijke gegevens: U voert uw persoonlijk mailadres (voornaam.naam@brandweervlaanderen.be) in, in het veld gebruiker. In het veld paswoord geeft u de combinatie karakters in die het paswoord vormen voor uw mailadres. Door op login te klikken, wordt de invoer gecontroleerd en krijgt u toegang tot de volgende pagina. Op deze pagina krijgt u de keuze om ofwel uw eigen gegevens te controleren ofwel een kijkje te gaan nemen naar de korpsadressen (geen ledengegevens!) in de verschillende provincies. Om uw eigen gegevens te controleren, klik op de link Klik hier om de eigen gegevens aan te passen. U krijgt uw eigen gegevens te zien en kan deze aanpassen waar nodig. Hieronder een voorbeeld van een fictief lid.

3 Opgelet! Wijzigen van de postcode heeft tot gevolg dat ook het veld provincie een waarde krijgt. Controleer deze of hierin de juiste provincie wordt weggeschreven. U krijgt hiervoor ook een melding. Soortgelijk verhaal wanneer u het korps kiest. Afhankelijk van het korps wordt ook het veld provinciale katern aangepast. Het eerste veld is belangrijk voor de posterijen, het tweede veld bepaalt welke provinciekatern in uw vakblad komt te zitten. Bewaar uw gegevens door op verzend te klikken. Wil u een invoer ongedaan maken, klik op herstellen gegevens. Indien u over een foto beschikt in het JPG-formaat, kan u deze uploaden. 2. Controleren korpsgegevens Dit is gelijkaardig met het controleren van eigen gegevens, met dit verschil dat u met het mailadres van het korps meer rechten verkrijgt in de toegang tot de database. Voer het korpsmailadres (korps@brandweervlaanderen.be) in, in het veld gebruiker. In het veld paswoord geeft u de combinatie karakters in die het paswoord vormen voor dit mailadres. Door op login te klikken, wordt de invoer gecontroleerd en krijgt u toegang tot de volgende pagina. Ga naar uw korps door de juiste provincie aan te klikken en daarin uw korps te selecteren. Wanneer u uw korpsgegevens op het scherm krijgt, dan kan u daar de ledengegevens opvragen. En enkel deze van uw eigen korps.

4 Door onderaan op de link Klik hier om de ledengegevens te bekijken te selecteren, krijgt u inzage in de ledengegevens van uw korps. Dit ziet er ongeveer uit als volgt: Bovenaan krijgt u de korpsgegevens opgesomd en onderaan staan al de leden onder elkaar Weergegeven.

5 Wil u de gegevens van een lid aanpassen, selecteer dan het Lid-ID van deze persoon. Dit nummer is een uniek nummer. Door dit nummer te selecteren opent u de gegevens van deze persoon en kan u deze aanpassen. Deze werkwijze is identiek aan het aanpassen van individuele gegevens. 3. Aanvragen ledenlijst via Uiteraard is het nog steeds mogelijk om uw ledenlijst op te vragen bij database@brandweervlaanderen.be. Maar aangezien de database via het internet toegankelijk is, is het voor alle gebruikers met login mogelijk om zonder veel problemen hun eigen gegevens of die van het korps aan te passen. Het is ook mogelijk om een ledenlijst te downloaden in csv-formaat. Dit formaat is zonder problemen via Excel om te zetten naar een excel-bestand. Deze ledenlijst is voor intern gebruik in het korps en kan NIET gebruikt worden voor het updaten van de gegevens via het database mailadres. Indien u de lijst voor deze doelstelling wil gebruiken, moet u eerst een lijst opvragen via het database-adres. 4. Bijkomend woordje uitleg De database is door diverse personen en ook op verschillende platforms getest. Er zijn geen speciale systeemspecificaties vereist om aan de slag te kunnen met deze toepassing. Deze zaken werd uitgetest op verschillende besturingssystemen (PC en MAC) en met verschillende providers (EDP, Telenet) met goed gevolg. Een probleem zou echter kunnen zitten bij de firewalls van gemeentelijke netwerken, als de systeembeheerder dergelijke beveiligingen installeert, is hier niet veel tegen te doen. Indien elk korps een verantwoordelijke aanduidt die, met een korpsmailadres, de gegevens van zijn korps controleert en waar nodig aanpast, zal onze database een zeer actuele waarde krijgen.