Oss. Datum. Achtergrond. ln 2OL4 is in samenwerking met alle gebruikers van de 6 Horizonscholen in Oss een document. GTnnEENTE

Transcriptie

1 GTnnEENTE Oss Vastgoedmanagement Aan het bestuur van de stichting OOG T.a.v. mevrouw Beuving Postbus AA Veghel Raadhu slaan 2, Oss Telefoon Fax [0412] gemeente@oss.nl Postbus BA Oss W lt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden? Datum Ons kenmerk 24 november Behandeld door D. Meulenbroek 5893 Doorkiesnummer Onderwerp Overdracht beheer Horizonscholen Geachte mevrouw Beuving, Op 10 november heeft een gesprek plaatsgevonden op het gemeentehuis over het project Overdracht Beheer Horizonscholen. Het gesprek was gebaseerd op een document Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen van 10 november Tijdens het gesprek zijn een aantal zaken toegezegd en afgesproken. Deze zijn opgenomen in de 2d" versie van het hierboven genoemde document. (zie bijlage). Achtergrond ln 2OL4 is in samenwerking met alle gebruikers van de 6 Horizonscholen in Oss een document opgesteld hoe in 2015 gewerkt zou worden aan de overdracht van het beheer van de Horizonscholen van gemeente aan de stichtingen SKBO en OOG. Dit document, getiteld Overdrachtsdocument Beheer Horizonscholen, is door de gemeenteraad aangenomen. Afgelopen jaar is door een gemandateerde werkgroep, waarin gemeente, IBN en de stichtingen SKBO en OOG zitting hadden, gewerkt aan de stappen zoals beschreven in het Overdrachtsdocument. In het laatste kwartaal van 2015 zijn de werkgroep en de stuurgroep, waarin zitting hebben de verantwoordelijke wethouder en de besturen van Stichting OOG en SKBO, tot de conclusie gekomen dat 2016 een overgangsjaar zal worden. Gedurende 2076 zal een definitief besluit

2

3 Volgvel 2 Ons kenmerk -_Loss -- genomen worden door de besturen en Raden van Toezicht van stichting SKBO en OOG en de gemeente. Afspraken overgangsjaar 2O16 In dit overgangsjaar gelden de volgende mandaten en taakverdeling:. Stichting OOG en SKBO gaan contracten aan voor één jaar. r Aansturing van het dagelijks beheer en het niet-planmatig onderhoud, ligt bij stichting OOG en SKBO en directie/directieteams van de Horizonscholen. Aansturing van het planmatig onderhoud ligt bij een nieuw te vormen werkgroep waarin gemeente en stichting OOG en SKBO zitting hebben. De werkgroep zal in 2016 ook verantwoordelijk zijn voor de nadere onderzoeken en voorbereiding van de besluitvorming over investeringen om de capaciteit van de gebouwen terug te brengen en/of de energielasten te verlagen. De gemeente Oss zal in 2016 waar noodzakelijk bijdragen in de kosten van de overname van de IBN-beheerders door de stichting SKBO. Op de volgende Horizonscholen zullen IBNbeheerders gaan functioneren als conciërges: de Regenboog, Noorderlicht en de Komeet. Verder is afgesproken dat de gemeente een bijdrage levert in de exploitatiekosten per gebouw, zodat de exploitatiekosten voor de diverse partijen niet (teveel) stijgen. De hoogte van de bijdragen zal gebaseerd zijn op de principes van redelijkheid en billijkheid en dient budgetneutraal te zijn. (De gebouwen mogen door de overdracht als zodanig niet meer kosten dan de budget ruimte die hiervoor structureel is opgenomen in de gemeentelijke begroting). Bij het bepalen van de bedragen in de exploitatiekosten per schoolgebouw, zal gekeken worden naar het aantal leerlingen, de bedragen die het onderwijs en huurders betaalden in 2Ot4 en de vergoeding die het onderwijs ontvangt van het rijk per m2 voor onderhoud en beheer. Gebruikers en huurders zullen zo snel mogelijk op hoofdlijnen over de inhoud van dit document op de hoogte worden gesteld, door de werkgroep Overdracht Beheer Horizonscholen na akkoord van de Stuurgroep.

4 Volgvel Ons kenmerk 3 Besluit college Aan het college van B&W zal op 9 december a.s. een advies worden voorgelegd, waarmee deze afspraken in deze geformaliseerd worden op de collegevergadering van 15 december Tot slot Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen hebben of een gesprek willen, dan ben ik daar uiteraard toe bereid. Voor inhoudelijke of technische vragen, kunt u zich wenden tot behandeld ambtenaar, mevrouw Meulenbroek. Wij zullen u schriftelijk informeren over het besluit van het college. Hoogachtend, Namens Burge rs van Oss C.P.W. van G Wethouder Jeug

5 Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen 24 november 2Ot5 Exploitatiekosten op basis van het Siriusmodel en kale huur op basis van het model uit de Beleidsregels Verhuur in Schoolgebouwen De exploitatiekosten van de Horizonscholen worden gedragen door de gebruikers op basis van het Siriusmodel. Aan dit model ligt een ruimteverdeling ten grondslag, die jaarlijks wordt herzien in een plenaire sessie waarbij alle gebruikers, gemeente en stichting SKBO en OOG aanwezig zijn. Voor 2016 hebben deze sessie in de maanden september en oktober van 2015 plaatsgevonden. Het Siriusmodel is een meer gedetailleerde variant van het model uit de Beleidsregels Verhuur in Schoolgebouwen. Het model uit de beleidsregels kent alleen mono- en multifunctionele meters. De kale huur die de gemeente Oss in rekening brengt bij kinderopvang en andere hurende partijen, is op basis van dit model. Het Siriusmodel kent naast mono- en multifunctionele meters, ook meters die door een aantal partijen worden gebruikt. Gemeente brengt de kale huur in rekening en stichting OOG en SKBO de exploitatiekosten. Hierover is overeenstemming, maar omdat de verschillen tussen het Siriusmodel en het Beleidsregelmodel gering zijn en makkelijk tot verwarring voor de gebruikers kunnen leiden, is afgesproken in 2016 nog één maal een gesprek aan de modellen te wijden. Doel van het gesprek is verkennen of er mogelijk toch voor één model gekozen kan worden. Inzicht in de exploitatiekosten De werkgroep Overdracht Beheer Horizonscholen maakt op basis van het Siriusmodel voor 2016, een overzicht van de exploitatiekosten op basis van de gemeentelijke begroting (model-o) en op basis van de begroting van stichting OOG/SKBO (model-1). Door deze modellen wordt inzichtelijk gemaakt: 1. of het Siriusmodel in combinatie met de implementatie van de Beleidsregels Verhuur in Schoolgebouwen leidt tot kostenverhoging/verlaging. 2. hoe de geldstromen wijzigen. 3. of er sprake is van kostenverhoging als stichting SKBO/OOG zorgdragen voor onderhoud en beheer, omdat het onderwijs andere standaarden en termijnen hanteert voor onderhoud Model-O wordt in november 2015 afgerond. Nadat model-0 is opgesteld, kan worden bepaald hoe groot de budgettair neutrale investeringsruimte is voor investeringen en/of vergoeding van de exploitatiekosten. Op basis hiervan zal een collegeadvies worden opgesteld, waarover op 15 december besloten zal worden. Voor model-1 zullen nieuw MOP's worden opgesteld, op basis van de standaarden van het onderwijs. Model-1 wordt in het lste kwartaal van 2016 afgerond. 24 november Inhoud akkoord stichting OOG en SKBO en gemeente

6 Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen 24 november 2015 Nadat model-0 is opgesteld, kan worden bepaald hoe groot de budgettair neutrale investeringsruimte is voor investeringen en/of vergoeding van de exploitatiekosten. Op basis hiervan zal een collegeadvies worden opgesteld, waarover op 15 december besloten zal worden. Hierover is overeenstemming. Voor het jaar 2Aß is afgesproken dat gemeente een bijdrage leve t in de exploitatiekosten per gebouw, zodat de exploitatiekosten voor de diverse part jen n et (teveel) stijgen. De hoogte van de bijdragen zal gebaseerd zijn op de principes van redelijkheid en billijkheid en budgetneutraal. Bij het bepalen van de bedragen per schoolgebouw, zal gekeken worden naar het aantal leerlingen, de bedragen die het onderwijs en huurders betaalden in 2014 en de vergoeding die het onderwijs ontvangt van het rijk per m2 voor onderhoud en beheer. IBN-beheerders Alle vijf Horizonscholen hebben aangegeven geen behoefte te hebben aan een beheerder van IBN, maar wel aan een conciërge. Een aantal IBN-ers is uitgenodigd een conciërge functie te vervullen. Dit geldt voor de Regenboog, Noorderlicht en de Komeet. De overige beheerders zullen door IBN worden herplaatst. Dit traject loopt. De directeuren van de betreffende Horizonscholen (Regenboog, Noorderlicht en Komeet) hebben aangegeven pas een besluit te kunnen nemen over het in dienst nemen van de lbn-conciërge, als zij inzicht hebben in de exploitatiekosten per 1 januari IBN heeft ondertussen offertes opgesteld voor de conciërges, die zijn toegestuurd aan stichting OOG/SKBO. Deze kosten zullen worden meegenomen in model-1. Hierover is overeenstemming. Door de bestuurlijk verantwoordelijk wethouder is toegezegd is toegezegd dat de kosten geen belemmering vormen voor het overnemen van de IBN-beheerders volgens de offerte, die is aangeboden aan stichting OOG/SKBO voor de Regenboog, Noorderlicht en de Komeet. Deze afspraken kunnen conform offefte worden gemaakt. Dit staat los van hetgeen is opgemerkt in het vorige punt over de bijdrage in de exploitatiekosten. Afspraken exploitatiekosten in het kader van de Overdracht van het Beheer Afhankelijk van de inzichten over de hierboven genoemde punten kunnen voor 2016 afspraken worden gemaakt over de verdeling van de exploitatiekosten tussen stichting OOG en SKBO en gemeente. Hierover is overeenstemming en dit zal worden opgenomen in het B&W advies waarover op 15 december wordt besloten. Tevens zal deze afspraak worden opgenomen in een brief aan stichting OOG en SKBO. 24 november Inhoud akkoord stichting OOG en SKBO en gemeente

7 Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen 24 november 2015 Investeringen op basis van de Knelpuntenlijst SORS, bouwkundig adviseur van stichting SKBO en OOG heeft een knelpuntenlijst opgesteld. Deze notitie is aangevuld met een analyse en kostenraming van de afdeling Vastgoed van de gemeente Oss. Afgesproken is dat op basis van deze gezamenlijke notitie in 2016 nader onderzoek zal worden verricht. Deze onderzoeken zullen leiden tot investeringsbesluiten, die zullen worden voorgelegd aan B&W en Gemeenteraad en het bestuur en Raden van Toezicht van stichting SKBO en OOG. Er zijn een aantal voorwaarden/principes afgesproken, waaraan investeringsbesluiten moeten voldoen: 1. Onderzocht zal worden hoe de kosten van de Horizonscholen verlaagd kunnen worden. Dit kan op drie manieren: 1. Investeren in de installaties om de energiekosten te verlagen. 2. Scholen verkleinen, door gebouwdelen weg te nemen. 3. Bouwkundige ingrepen, zoals compartimenteren, waardoor de school wordt verkleind. 2. We nemen alleen een investeringsbesluit, als deze zich op relatief korte termijn terugverdient. 3. Op basis van redelijkheid en billijkheid willen stichting SKBO en OOG mee investeren. 4. Investeringsbesluiten worden genomen door College B&W en Gemeenteraad en Raden van Toezicht. Hierover is overeenstemming en dit zal worden opgenomen in het B&W advies waarover op 15 december wordt besloten. Tevens zal deze afspraak worden opgenomen in een brief aan stichting OOG en SKBO. Wat wordt er overgedragen? Op een overleg op 1B mei 2015 is uitgesproken, dat de stichting SKBO/OOG de voorkeur hebben om niet alleen het beheer en het binnen onderhoud, maar ook het eigenaarsonderhoud (zoals beschreven in het Overdrachtsdocument) uit te voeren. M.a.w. stichting OOG en SKBO zien het liefst, dat voor de Horizonscholen in alle opzichten dezelfde taakverdeling en wet- en regelgeving van toepassing is als voor de normale scholen. T.a.v. de taken - het uitvoeren van al het onderhoud - kan de afdeling Vastgoed en Financiën van de gemeente Oss hierin onder bepaalde voorwaarden meegaan. De voorwaarden hebben betrekking op proces, kwaliteit en financiering. Zo is het van belang dat stichting OOG/SKBO per schoolgebouw een voorziening/reserve aanleggen of op een andere wijze inzicht geven aan gemeente en gebruikers en huurders, waaruit blijkt dat het onderhoud en vervangingen kunnen worden gefinancierd. Hierover moeten nog aanvullende afspraken worden gemaakt. De voorwaarden omtrent kwaliteit, proces en financiering zullen worden vastgelegd in een contract, dat op hoofdlijnen klaar is. 24 november Inhoud akkoord stichting OOG en SKBO en gemeente

8 Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen 24 november 2015 Het is echter ook mogelijk om alleen het beheer en het binnen onderhoud over te dragen en het eigenaarsonderhoud bij de eigenaar van het pand te laten (de gemeente Oss). Dit was het oorspronkelijke vertrekpunt en als zodanig opgenomen in document Overdracht Beheer Horizonscholen. Als eigenaar blijft de gemeente formeel de verhurende partij. De totale exploitatie van het gebouw, waaronder het vinden van geschikte medegebruikers en huurders en het terugbrengen van de capaciteit van de gebouwen, is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gebruikers en besturen (gemeente en stichting OOG en SKBO) Na overdracht zal een Stuurgroep worden opgericht, die vanaf het overgangsjaar de stand van zaken zal monitoren en sturen. Vaste onderwerpen op de agenda, zijn de leegstand, de jaarlijkse overleggen met gebruikers, onderhoud en financiën. Er is overeenstemming dat 2016 een overgangsjaar wordt en dat aan het einde van dit kalenderjaar stichting OOG/SKBO een besluit zullen nemen t.a.v. de overdracht van beheer en onderhoud. Vervolgstappen en planning Het is duidelijk dat de notitie en bijlages (model-0 en -1) niet gereed zullen zijn voor 23 november Op 10 november is daarom het volgende afgesproken: 1. Voor 23 november wordt een bestuurlijke brief opgesteld, op basis van dit document gericht aan stichting OOG en SKBO. 2. B&W gemeente Oss neemt op 15 december een besluit neemt op basis van twee onderleggers:. Knelpuntenlijst met raming van de investeringen van SORS en Vastgoedbedrijf Oss.. Model-O 3. Het kalenderjaar 2016 wordt een overgangsjaar en pas aan het einde van dit kalenderjaar nemen stichting OOG en SKBO een besluit over het al dan niet overnemen van het beheer en onderhoud. 4. In dit overgangsjaar gelden de volgende mandaten en taakverdeling:. Stichting OOG en SKBO gaan contracten aan voor één jaar.. Aansturing van het dagelijks beheer en het niet-planmatig onderhoud, ligt bij stichting OOG en SKBO en directie/directieteams van de Horizonscholen.. Aansturing van het planmatig onderhoud ligt bij een nieuw te vormen werkgroep waarin gemeente en stichting OOG en SKBO zitting hebben. Deze werkgroep is ook verantwoordelijk voor de nadere onderzoeken en voorbereiding van de besluitvorming over investeringen op basis van de Knelpuntenlijst.. Voor B december 2076 zal een besluit worden genomen, hoe in 2016 met de kosten en de uitvoering van het regulier binnen- en buiten onderhoud zal worden omgegaan. 5. In de loop van 2016 zal Model-l worden gevuld met de kosten voor het totale onderhoud op basis van de nieuwe MOP's conform de wensen en eisen van stichting OOG en SKBO. 24 november Inhoud akkoord stichting OOG en SKBO en gemeente

9 Stand van Zaken Overdracht Beheer Horizonscholen 24 november 2OL5 6. Op basis van nieuwe model-1 en de daaruit volgende exploitatiekosten én de voorgestelde investeringsbesluiten, zal een advies aan B&W en een besluit van de Raden van Toezicht van stichting OOG en SKBO worden opgesteld voor het einde van het kalenderjaar Gebruikers en huurders zullen zo snel mogelijk op hoofdlijnen over de inhoud van dit document op de hoogte worden gesteld. H i e rover i s ove reenstem m i ng. 24 november Inhoud akkoord stichting OOG en SKBO en gemeente

10