NOTITIE. 1. Inleiding. 2. Achtergrond, aanleiding en probleem

Transcriptie

1 NOTITIE Betreft : project "Linnaeus: modernisering VBN-coderingen" Van : H. van Rijnberk Datum : 25 oktober 2006 Kenmerk : /HvR/evz 1. Inleiding In de afzetketen van sierteeltproducten zijn codes van groot belang voor een vlekkeloze transactievorming, informatieoverdracht en distributie. Het huidige codesysteem 1 van de VBN vormt hierin een belangrijke factor. Het systeem voorziet in een uitgebreide set van productidentificerende codes die breed wordt toegepast door de diverse deelnemers in de afzetketen, zowel nationaal als internationaal. De codes, die voor een ieder vrij bruikbaar zijn, dienen daarmee als instrument en input voor tal van processen en systemen en zijn daarmee cruciaal voor ondermeer de logistieke afhandeling, de financiële administratie, de afhandeling van exportformaliteiten, tracing & tracking, barcodering enz. Het VBN-codesysteem loopt echter al enige jaren tegen zijn grenzen aan, met alle beperkende en nadelige gevolgen van dien. Om dit het hoofd te bieden zijn de VBN veilingen samen met VGB en HBAG een project gestart om het coderingsysteem te vernieuwen. Dit project wordt uitgevoerd onder de naam Linnaeus. Het project wordt gesubsidieerd door het Productschap Tuinbouw. Het project wordt gefaseerd uitgevoerd. Na een uitgebreide planning en voorbereiding en de realisatie van fase 1 in 2004 met de inrichting van een centraal distributiepunt voor codes, heeft in 2005 en 2006 met fase 2 de daadwerkelijke vernieuwing van de codesystemen plaatsgevonden. Bouw en inrichting resulteren er in dat met ingang van 1 januari 2007 het vernieuwde codesysteem in de dagelijkse praktijk ketenbreed kan worden toegepast. Daarmee is vervolgens de tijd rijp om te starten met de laatste fase van het project: fase 3. Na een korte samenvatting van de achtergrond van het project geeft deze notitie een overzicht van de tot nu toe in fase 1 en 2 behaalde resultaten. Vervolgens worden de planning, beoogde resultaten en de begroting van de benodigde investeringen voor fase 3 beschreven. 2. Achtergrond, aanleiding en probleem In grote lijnen maakten structurele problemen op drie gebieden modernisering van het codesysteem noodzakelijk. 1 Onder codesysteem wordt verstaan de productgroep, productcode, sorteringskenmerken, productkenmerken en de negatieve en positieve keurkenmerken. 1

2 2.1 Markt De ontwikkelingen van elektronische verkoop en uitbreiding van het productassortiment vereisen een unieke en volledige beschrijving van producten. Bij de veilingen is zowel in de oriëntatiefase (aanbodsbanken als LAB, AIS) en in de transactiefase (verkoopwijzen, beeldveilen, KOA) als ook in de verantwoordingsfase (transactieberichten (EKT), statistieken) meer detailinformatie nodig om processen te ondersteunen. Voor andere bedrijven in de afzetketen speelt een soortgelijke materie. Verruiming van kenmerken om zaken als plantvorm, mengsamenstelling, logistieke hoogte of het toevoegen van productfoto s mogelijk te maken, is van essentieel belang voor de loskoppeling van het commerciële en fysieke proces. Ook ontstaan bij het gebruik van coderingen door aanvoerders en handelaren (met name in het buitenland) problemen met vertalingen, afkortingen en codes met de aanduiding overige. Het geschikt maken van het coderingssysteem voor internationaal gebruik verbetert de concurrentiepositie van onze exporteurs in het buitenland. Individuele exporteurs hanteren nu vaak noodzakelijkerwijs eigen vertalingen. Buitenlandse klanten hebben bij verschillende leveranciers uit verschillende landen al snel te maken met verschillende coderingen. Internationale standaardisatie van het codesysteem, waarbij de beheerrol wel in eigen handen blijft, draagt daarmee bij aan een verbetering van de concurrentiepositie van onze handel. 2.2 Beschikbaarheid en beheer De beschikbaarheid van productcodes vormt een bottle neck. De uitgifte van productcodes per jaar is in de loop van 10 jaar met 400% toegenomen (500 nieuwe codes in 1993 en ruim in 2003)! Dit heeft zijn weerslag op de capaciteit. Het opraken van de codes binnen de VBN-range vormt een enorm risico voor het dagelijkse verkoopproces en de bijbehorende productvernieuwing en daarmee een urgent probleem. Uitbreiding van de productcode van 5 naar 7 posities voor 1 januari 2007 is een must voor de afzet van sierteelt. Voor het beheer speelt er nog een ander probleem. Er bestaat een grote behoefte aan het verstrekken van extra, vaak aankoopbepalende informatie, waarvoor de bestaande codering geen plaats biedt. Veelal wordt dan een uitvlucht gezocht in de productcodes. Dit legt een extra druk op de beschikbaarheid van die codes en op het beheer (zuiverheid, consistentie, enz.). De vraag naar productcodes op dit soort kenmerken is zeer fors en wordt maar zeer terughoudend positief beantwoord. Het aantal aanvragen stijgt echter, hetgeen het probleem nijpender maakt. Dit vergt een uitbreiding van de coderingssystematiek. Kenmerkuitbreiding is dé oplossing om beheer flexibel, snel én tegen lage kosten uit te voeren en toch invulling te geven aan de informatiebehoefte en het gewenste, onderscheidend vermogen van alle partijen en producten in de keten. 2.3 Ketenintegratie Het toegenomen belang van automatiseringsprocessen in de verkoop en logistiek stelt eisen aan de informatie-uitwisseling in de keten (EAB, EKT, etc.). Ondanks het breed onderkennen van het belang van standaardisatie van de informatie-uitwisseling is op dit moment toch nog sprake van een versnipperde structuur met verschil in gegevens en geen duidelijke beheerstructuur ketenbreed. Deze onduidelijkheid en het niet actueel zijn van gebruikte gegevens zorgt voor veel miscommunicatie, extra handelingen en fouten in het elektronisch verkeer /HvR 2

3 De beschikbaarheid van een actuele (dagelijkse!!) en uniforme set aan referentiegegevens 2 is een must voor foutloos en efficiënt zaken doen. Het elektronisch aanbieden van alle referentiegegevens door één loket in de totale sector moet verankerd worden in systemen en procedures bij alle ketenpartijen. 3. Project Linnaeus Het voorgaande vormde voor de VBN veilingen, VGB en HBAG aanleiding om uitvoering te geven aan het project Linnaeus; modernisering VBN coderingen. Het project resulteert in een modern coderingssysteem, dat de verhandeling en distributie van sierteeltproducten in de afzetketen optimaal faciliteert met: 1. een centraal punt voor de distributie van codes; 2. een in de toekomst gewaarborgde beschikbaarheid van productcodes; 3. extra mogelijkheden voor aanvullende codering van verkoopbepalende informatie (kenmerken); 4. meertalige informatie voor een internationale markt; 5. een codering voor samengesteld product. Na in 2004 veel zorg te hebben besteed aan voorbereiding en planning is gestart met een gefaseerde implementatieaanpak. In overzicht 1 is de fasering met bijbehorende beoogde resultaten in de tijd opgenomen. Inmiddels zijn fase 1 en 2 afgerond en worden voorbereidingen getroffen voor de start van fase Resultaat fase 1 en Distributie vanuit 1 loket In fase 1 is een centraal distributiepunt voor in de afzetketen gebruikte code ingericht. De Stichting FlorEcom heeft dit op zich genomen. Dagelijks zijn alle relevante codes (actueel) beschikbaar bij FlorEcom. Door middel van eenvoudige downloads worden de bestanden beschikbaar gesteld voor gebruik door ketenpartners. Een duidelijke scheiding tussen beheersrol en distributierol is aangebracht. De relatie tussen beheerder (VBN) en distributeur (FlorEcom) en de daaruit voortvloeiende onderlinge rechten en plichten, zijn in overeenkomsten (GLO s) vastgelegd. Evenzo zijn overeenkomsten opgesteld tussen de distributeur en de gebruikers. Hiermee is beschikbaarheid van een dagelijks actuele en uniforme set aan referentiegegevens, verankerd in procedures en systemen, voor alle deelnemende ketenpartijen gerealiseerd Uitbreiding lengte productcode van 5 naar 7 cijfers In fase 2 is de uitbreiding van de productcode van 5 naar 7 cijfers gerealiseerd. In januari 2007 start de VBN met de uitgifte van productcodes van meer dan 5 cijfers. Systemen en ketenberichten op veilingen en bij handelspartners zijn aangepast op het kunnen verwerken van de grotere codes. Uitgebreide communicatie activiteiten en een zorgvuldige begeleiding en monitoring van businesspartners maken een soepele introductie ketenbreed mogelijk. Hiermee is het toekomstige gebruik van productcode als instrument voor identificatie in de afzetketen van sierteeltproducten veiliggesteld. 2 Referentiegegevens zijn de verzameling aan codes die wordt bijgehouden om producten te beschrijven. Zo kennen we ook de referentiegegevens van aanvoerders en kopers /HvR 3

4 3.1.3 Uitbreiding extra verkoopinformatie tot 20 kenmerken Naast het uitbreiden van de productcode is de mogelijkheid gecreëerd om informatie over specifieke, vaak verkoopbepalende aspecten van een product in aparte kenmerkencodes te coderen. Hiervoor is de gehele coderingssystematiek en ketenberichtstructuur heringericht aan de hand van een conceptuele en een technische blauwdruk. De blauwdrukken zijn gepubliceerd via het internet (een aparte deel van de VBN site gewijd aan het Linnaeusproject). Ze worden door alle partijen in de afzetketen gebruikt als leidraad voor het technisch maken van programmatuur. Alle ketenberichtstructuren zijn aangepast opdat met ingang van 1 januari extra kenmerken gecodeerd en in de partij-informatie meegegeven kunnen worden. Via de veilingregelgeving (productspecificaties) wordt in 2007 gestart met het actief gebruiken van de mogelijkheden voor extra kenmerken. Hiermee is tevens de gelegenheid gecreëerd om daar waar productcodes nu vervuild zijn met dit soort informatie, deze op te schonen Meertaligheid: van 1 naar 4 talen In fase 2 is alle code-informatie beschikbaar gesteld in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. 3.2 Beoogd resultaat fase 3 In 2007 en 2008 wordt uitvoering gegeven aan de derde en laatste fase van het project. Hierin zijn de volgende veranderingen voorzien: 1. Nazorg fase 2; 2. Uitbreiding kenmerken (tot maximaal 99); 3. Uitbreiding kenmerken met business gerelateerde informatie; 4. Meertaligheid in codering ondersteunen (van 4 naar 10 talen); 5. Een codering voor samengesteld product en toegevoegde waarde Nazorg fase 2; In fase 2 zijn coderingssystemen en infrastructuren aangepast opdat vanaf 1 januari 2007 gewerkt kan worden met de nieuwe codestructuur zoals ontworpen binnen Linnaeus. Ondanks het uitgebreide testen daarbij is het te verwachten dat het daadwerkelijk toepassen in de praktijk van de nieuwe systemen zal leiden tot aanvullende wensen. Om hierin tegemoet te kunnen komen, wordt een (extra) nazorgfase voorzien tot medio Uitbreiding kenmerken In fase 2 is de technische mogelijkheid gecreëerd om maximaal 20 extra kenmerkcodes aan het product mee te geven. In fase 3 vindt opschaling plaats van de ruimte opdat in de toekomst ketenpartijen ongehinderd in staat zullen zijn alle informatie met het product mee te geven die zij wenselijk achten Uitbreiding kenmerken met business gerelateerde informatie De huidige administratieve vereisten bij met name de export van producten veroorzaken dagelijks veel werk en kosten. Efficiencywinst voor de keten kan worden gerealiseerd door binnen de Linnaeusstructuur kenmerkcodes in te richten voor Cites-codes, PD-beschrijvingen en Goederencodes /HvR 4

5 Cites-informatie Het internationale Cites verdrag en de aanvullende EU regels op het terrein van de handel in beschermd en verboden dier- en plantensoorten schrijven voor dat bij de internationale handel in die producten ofwel een vergunning noodzakelijk is, ofwel een certificaat van oorsprong moet worden meegeleverd, ofwel een extra PD bijschrijvingsregel op het PD certificaat dient te worden vermeld. Het is dus van belang dat handelaren van producten weten of deze tot beschermd product horen. Daartoe is het wenselijk om de Citesstatus als vast productkenmerk op te nemen binnen de codering. PD/fytosanitaire informatie Een soortgelijke situatie doet zich op fytosanitair vlak voor wanneer bepaalde producten naar bepaalde bestemmingen worden geëxporteerd. Het ontvangende land kan eisen dat producten vergezeld worden van een fytosanitair certificaat, dat namens de overheid van het verzendende land verklaart, dat dit specifieke product fytosanitair gezien voldoet aan de eisen van het ontvangende land. Voor internationale handelaren is het van groot belang te kunnen nakijken of zulks voor het te exporteren product/land van toepassing is. Nu wordt bovenstaande informatie nog vanuit een sierteeltexport handboek van de PD gehaald. De Linnaeus systematiek biedt de mogelijkheid de informatie gestandaardiseerd beschikbaar te stellen per product, land en/of toepassing. In de realisatie hiervan wordt aansluiting gezocht bij het project Cliëntexport van de PD. Goederencode Elke exporteur heeft krachtens Europese wetgeving (verordening (EG) nr. 638/2004) de plicht om al zijn uitvoer naar landen binnen de EU aan het CBS te melden. Daarnaast geldt een verplichting tot aangifte bij de douane van export naar landen buiten de EU. In beide gevallen worden de gemelde/ aangegeven goederen geclassificeerd en aangeduid met een zgn. goederencode (voorheen CBS statistieknummer ). Van elke product dient de individuele exporteur nu zelf vast te stellen tot welke goederencode een product behoort. De inrichting van een vast productkenmerk binnen de Linnaeus systematiek vereenvoudigt dit Meertaligheid in codering ondersteunen (van 4 naar 10 talen); Naast de nu beschikbare coderingsinformatie in het Nederlands, Duits, Engels en Frans worden andere vertalingen beschikbaar gesteld tot een maximum van 10 talen. Hoeveel en in welke talen de informatie beschikbaar komt, wordt in fase 3 vastgesteld na verkenning van behoefte en een afweging van kosten en baten Een codering voor samengesteld product en toegevoegde waarde. De afzet van samengestelde sierteeltproducten (zoals mengsels en producten met extra toegevoegde waarde in de vorm van hardware, labels of verpakking) neemt inmiddels 15% van de omzet voor zijn rekening. De verwachting is dat dit aandeel verder zal groeien. Ook voor deze producten is een goede identificatie noodzakelijk om een optimale afzet mogelijk te maken. De huidige coderingssystemen voorzien onvoldoende in een beschrijving van de samenstelling. In fase 3 worden alternatieven onderzocht die kunnen voorzien in een goede codering voor samengestelde producten. De alternatieven worden uitgewerkt, middels pilots in de praktijk getoetst en vervolgens ter beschikking gesteld voor toepassing in de sector. Alhoewel generieke toepassing van een codering voor samengestelde producten niet verwacht wordt, en hiervoor ook nog geen behoefte lijkt te bestaan, komen hiermee wel alternatieven ter beschikking voor nu en in de toekomst, waarvan individuele ondernemers in de afzetketen gebruik zullen kunnen maken /HvR 5

6 3.3 Investeringen De fasen 1 en 2 zijn binnen de geplande tijd en de beschikbare budgetten gerealiseerd. Een begroting van de benodigde investeringen voor fase 3 is opgenomen in overzicht 2. Ziende het resultaat in de fase 1 en 2 is deze begroting ongewijzigd ten opzichte van de eerder ingediende begroting. De begroting is gesplitst naar een begroting voor de zogenaamde out-of-pocket kosten (kosten ten behoeve van de inhuur van derden of diensten) en een begroting voor kosten voor personele inzet die voor eigen rekening van de participerende organisaties komen (in de vorm van gekapitaliseerde inzet). In de begroting zijn een aantal posten onderscheiden. De post programmamanagement voorziet in de kosten voor de verzorging van de landelijke coördinatie en afstemming tussen de deelnemende partijen en voor de centrale managing van het project. Het programmamanagement richt zich op het behalen van de gezamenlijke mijlpalen en het oplossen van mogelijke gezamenlijke ICT technische en coderingsvraagstukken. De post heeft hiermee een aanzienlijk overall en keten accent. Een dergelijk accent ligt ook op de post communicatie, waarin kosten zijn opgenomen om door goede informatievoorziening een soepele introductie bij de vele gebruikers van codes te realiseren. De posten implementatie-/projectmanagement en automatisering, tenslotte, bevatten de kosten voor de daadwerkelijke ontwikkeling en implementatie van het nieuwe codesysteem bij en door de deelnemende partijen. De aard van een aantal van de beoogde resultaten, waaronder de codering voor samengestelde producten, maakt dat gekozen wordt voor een ontwikkelende en toetsende manier van werken middels pilots. De uitkomsten daarvan zijn bepalend voor de aanpak en daarmee voor de hoogte van de investeringen. In de begroting is om die reden uitgegaan van maximale investeringen; de werkelijk benodigde inspanning kan lager uitvallen /HvR 6

7 Overzicht 1: fasering, planning en beoogde resultaten Verandering Fase 1 1/1/2005 Verandering 1: beheer codes via VBN en elektronische distributie via FlorEcom. Verandering 2: uitbreiding productcode tot 7 numerieke posities. Verandering 3: uitbreiding kenmerken in ketenberichten Verandering 3a: nazorg fase 2 Verandering 4: uitbreiding kenmerken in eigen systemen. Verandering 4a: businessgerelateerde kenmerken geïmplementeerd Verandering 5: samengesteld product. Verandering 6: aanbieden meertaligheid. Verandering 7: harmonisatie tabellen naar formaat Blauwdruk. Fase 2 1/1/2007 Fase 3 1/1/2009 maximaal 20 maximaal 99 4 talen beschikbaar 10 talen beschikbaar opschoning kan nu geleidelijk plaatsvinden /HvR 7

8 Overzicht 2: begroting Linnaeus Begroting kosten out-of-pocket ( excl. BTW) fase 2 fase programmamanagement* implementatie/projectmanagement automatisering /codering communicatie* reis/verblijf overige onvoorzien totaal *) PT gesubsidieerd Begroting kosten personele inzet voor eigen rekening ( excl. BTW)** fase 2 fase programmamanagement implementatie/projectmanagement automatisering / codering communicatie overige onvoorzien totaal **) gekapitaliseerde personele inzet /HvR 8