Kwalitatieve gunningscriteria

Transcriptie

1 Kwalitatieve gunningscriteria Communicatie, uitvoeringsaspecten en werkplanning

2 A1 Communicatie met derden en afhandeling van klachten Tijdens de werkzaamheden kunnen er van derden klachten komen. Op basis van ervaring kan Eendracht Zeeland B.V. constateren dat de volgende klachten de meest voorkomende zijn. - Perceeleigenaren voelen zich onvoldoende geïnformeerd over de planning van de werkzaamheden - Perceeleigenaren voelen zich onvoldoende geïnformeerd over de uitvoering van de werkzaamheden. Om deze klachten te voorkomen, wordt het te baggeren gebied twee weken voor de werkzaamheden gepubliceerd in een huis aan huis blad met gegevens van de verantwoordelijke personen en zal er een week voorafgaand aan de werkzaamheden contact gelegd worden met de perceeleigenaren c.q. pachters en zullen de afspraken en de wensen worden besproken. De betreffende grondgebruikers worden voorgelicht over het ontvangen en verwerken van de baggerspecie, dan wel de afvoer daarvan als het moet worden afgevoerd. De bagger wordt zo goed als mogelijk verdeeld op de werkstrook, zodat de perceeleigenaar het gemakkelijk kan bewerken. De bagger dei wordt afgevoerd naar een weiland depot dat Eendracht Zeeland B.V. aan gaat leggen op een perceel landbouwgrond. Deze wordt tijdelijk aangelegd op een laag gelegen perceel, dat wordt opgehoogd met de vrijkomende bagger. Zodat na rijping een vruchtbaar perceel overblijft, dat tevens op de goede hoogte wordt afgewerkt. De bagger krijgt hiermee een dubbele functie. Indien er toch klachten komen zal zo mogelijk direct, doch binnen drie dagen na ontvangst van de klacht, degene die de klacht heeft geuit geïnformeerd worden over de stand van zaken m.b.t. zijn/haar klacht en wat voor maatregelen er zijn genomen om de klacht op te lossen en te voorkomen. Op basis van de klachten die geuit worden, wordt door Eendracht een klachtenanalyse uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken welke klachten in de toekomst van het project kunnen worden voorkomen door een verbeterde uitvoeringstechniek en/of verbeterde communicatie. Maandelijks zal een kopie van dit schade- en klachtenregister worden verstrekt aan het Waterschap. De opdrachtgever zal tijdens de werkzaamheden geen last hebben van de klachten doordat Eendracht Zeeland B.V. deze taak geheel op zich neemt. Door het professionele personeel zal Eendracht Zeeland B.V. eventuele klachten ook direct verwerken en ook afhandelen met de omstanders, zodat deze tevreden blijven. Hierdoor zal het imago van het Waterschap niet geschaad worden. In tegenstelling tot het klachtenregister houdt Eendracht ook een complimentenregister bij. Deze positieve insteek wordt gehanteerd om vast te leggen op welke punten de buurtbewoners onze uitvoeringsmethodiek of anderszins op prijs stellen. In de toekomst worden deze gegevens meegenomen bij het bepalen van de uitvoeringsmethode waardoor van tevoren nog beter kan worden ingespeeld op de omgeving 1

3 Landelijk Baggeren De opdrachten die Eendracht Zeeland voor verschillende Waterschappen heeft uitgevoerd, hebben zij naar volkomen tevredenheid van de Waterschappen uitgevoerd. Onder andere door een goed omgevingsmanagement te voeren. Door netjes voor te komen en de omgeving zo weinig mogelijk overlast te bezorgen, maar ook voldoende voorlichting te geven aan de omwonenden en/of betrokkenen. Hierdoor heeft Waterschap Scheldestromen geen klachten binnen gekregen. De zorg van het Waterschap is de zorg van Eendracht Zeeland. Tijdens de werkzaamheden zal de uitvoerder ook regelmatig de perceeleigenaar bezoeken om te vragen of alles nog naar wens loopt. A2 Communicatie met de Opdrachtgever/directie. De klachten die binnen komen van omstanders zullen worden verwerkt in een schade- en klachtenregister en deze zal maandelijks worden bijgewerkt en worden doorgegeven aan de opdrachtgever. In dit klachtenregister worden de volgende onderdelen opgenomen: Melddatum klacht Klachtomschrijving Locatie waar de klacht vandaan komt Evt. huisnummer, postcode en plaats Aangever met contactgegevens Verbetermaatregelen per klacht Reactie aangever op verbetermaatregel Klachtafhandeling Eendracht Zeeland B.V. beschikt over een projectteam dat altijd bereikbaar is voor opdrachtgevers en derden. De opdrachtgever en derden hebben bij Eendracht Zeeland één aanspreekpunt die wordt vervangen door een collega in zijn afwezigheid. Als er tijdens de werkzaamheden eventuele klachten komen, zal de uitvoerder deze verwerken in een schade- en klachtenregister. Dit schade- en klachtenregister zal elke maand worden meegezonden met de maandstaten naar de opdrachtgever. Hierdoor wordt de opdrachtgever op de hoogte gehouden van de klachten, maar zal hier verder geen last van hebben doordat Eendracht Zeeland B.V. de klachten direct zal afhandelen. Mochten er nog klachten zijn van omwonenden kunnen zij deze melden aan de uitvoerder, die dan als mogelijk direct zal ingrijpen of binnen 24 uur verandering aan de situatie zal aanbrengen. De uitvoerder zal deze klachten verwerken in het klachtenregister waar de datum en de tijd van de klacht bij komt te staan. Nadat de klacht is afgehandeld wordt dit ook opgenomen in het klachtenregister. De communicatie met de belanghebbende zal minimaal een week voorafgaand aan de werkzaamheden gebeuren. De uitvoerder zal dan de werkzaamheden doornemen met belanghebbende en deze heeft dan de mogelijkheid om toe te lichten waar er rekening moet worden gehouden met drainage en dergelijke en hoe de percelen te bereiken zijn. Als er werkzaamheden lopen kan de bevoegde persoon van de opdrachtgever altijd contact opnemen met de uitvoerder. Deze zal dan de wijziging of andere zaken direct melden aan de medewerkers die op het werk aanwezig zijn. De opzichters van het Waterschap krijgen ook altijd de directe telefoonnummers van de mensen die het 2

4 werk uitvoeren. Indien de werkzaamheden vereisen dat er nog een extra dienst bij moet komen, zal Eendracht Zeeland op verzoek van de opdrachtgever het gevraagde aantal machines, materialen en medewerkers beschikbaar stellen. De opdrachten die Eendracht Zeeland in regie voor Waterschap Scheldestromen heeft uitgevoerd, hebben zij naar volkomen tevredenheid van Waterschap Scheldestromen uitgevoerd. Onder andere door een goed omgevingsmanagement te voeren. Door netjes voor te komen en de omgeving zo weinig mogelijk overlast te bezorgen, maar ook voldoende voorlichting te geven aan de omwonenden en/of betrokkenen. Hierdoor heeft Waterschap Scheldestromen geen klachten binnen gekregen. De zorg van Waterschap Scheldestromen is de zorg van Eendracht Zeeland. Voor het gehele werk zal er een overall planning gemaakt worden. De opdrachtgever zal aan het eind van iedere week worden voorzien van een detailplanning voor de komende week. Hierin zullen de verwachte hoeveelheden in worden verwerkt, zodat de opdrachtgever kan inzien wat Eendracht Zeeland B.V. de volgende werkweek van plan is en welke hoeveelheden er gebaggerd gaan worden. Na het einde van de week wordt een weekrapport gemaakt die s maandags na de afgelopen week voor 16:00 uur aan de opdrachtgever aangeleverd wordt. In deze weekrapporten staat vermeld welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd op welke plaats en de daarbij horende hoeveelheden. Op tekening wordt per week aangegeven in kleur wat er is uitgevoerd. Ook wordt hierin vermeld welke materialen er aan- en afgevoerd zijn. Ook hoeveelheden baggerspecie die komt te vervallen aan de aannemer zal Eendracht Zeeland een hoeveelhedenlijst bijhouden. Dit wordt gedaan aan de hand van rittenregistraties naar de stortlocatie met de juiste hoeveelheden baggerspecie. 3. Na elke 4 weken zal er een termijn worden opgemaakt met daarin de verwerkte gegevens van de betreffende weekstaten. Hierin zullen de hoeveelheden en uren worden verwerkt die gemaakt zijn volgens de weekstaten. Eendracht Zeeland werkt hiermee met GWW programma Bakker & Spees, waar de gegevens direct uit het bestek worden gehaald, zodat het wordt verrekend via de bestekposten. B1 Werkwijze van het baggeren van moeilijk bereikbare en moeilijk te baggeren watergangen. 1. Voorafgaand aan de baggerwerkzaamheden zal de uitvoerder een opneming doen van het gehele werk. Dit doet hij door vooraf het gehele werk langs te rijden en aantekeningen te maken bij de moeilijk bereikbare plaatsen. Deze notities worden overlegd met de werkvoorbereider en deze gaat dan samen met de uitvoerder een plan maken hoe ze deze watergangen gaan baggeren. Dat plan zal dan worden aangetoond bij de opdrachtgever en bij de betreffende omstanders. 2. Twee reële risico s - Wanneer watergangen moeilijk bereikbaar zijn en dus ook moeilijk te baggeren zijn, zal dit veelal moeten gebeuren met kleiner en aangepast materieel. Door dit andere materieel bestaat het risico dat de werkzaamheden langer zullen duren dan gepland. 3

5 - Wanneer een watergang moeilijk te baggeren is bestaat er het risico dat de kwaliteit van de baggerwerkzaamheden achteruitgaat en dat de oplevering niet van voldoende kwaliteit is. 3. Om deze risico s te beheersen wordt aan de hand van het plan, wat vooraf door de uitvoerder wordt gemaakt, een planning gemaakt van de werkzaamheden en zal als nodig extra materieel worden ingezet, zodat de planning op schema blijft. Om de kwaliteit te borgen wordt er door Eendracht Zeeland juist materieel ingezet met vakbekwaam personeel, zoals bijvoorbeeld een schuifboot of een kraan op ponton. Alle materieel heeft Eendracht in haar eigen materieelvloot. B2 Duurzame wijze van vervoer en verwerking van de baggerspecie die komt te vervallen aan de Opdrachtnemer. 1. Contact met de perceeleigenaren: Voorafgaand aan het verwerken zullen er eerst goede afspraken worden gemaakt met de eigenaren van de verwerkingslocaties. Dit zal gebeuren door de projectleider van Eendracht Zeeland B.V. De projectleider zal vooraf een vooroverleg plegen met de omgevingsdienst. Vervolgens zal de projectleider contact zoeken met eigenaren van verwerkingslocaties. Met de perceeleigenaren zal de projectleider afspraken maken met betrekking tot de hoeveelheden baggerspecie die op het perceel verwerkt zal worden en op welke manier dit zal gebeuren. Na deze afspraken gemaakt te hebben zal de projectleider een projectplan opstellen en deze aan de perceeleigenaren en omgevingsdienst ter inzage en ondertekening aanbieden. In dit projectplan zullen alle stappen worden omschreven van het contact zoeken met de perceeleigenaren, het overleggen met de omgevingsdienst, het transport en de registratie van de baggerspecie en het duurzaam verwerken van de baggerspecie. Na overeengekomen te zijn zal de projectleider dit schriftelijk bevestigen per eigenaar en per verwerkingslocatie, zodat ook zij alles duidelijk inzichtelijk hebben. Dit zal minimaal een maand voorafgaand aan de werkzaamheden gebeuren om de eigenaren van de verwerkingslocaties ook de mogelijkheid te bieden om er goed over na te denken en ook met elkaar te overleggen. 2. Afspraken met de omgevingsdienst en bevoegd gezag: Voordat de baggerspecie verwerkt zal worden, zal de omgevingsdienst worden ingelicht over de locaties van de te verwerken baggerspecie en de hoeveelheden toe te passen baggerspecie. Per verwerkingslocatie zal vooraf een melding worden gedaan bij het Meldpunt Bodemkwaliteit. Eendracht Zeeland B.V. zal dezelfde kwaliteiten baggerspecie in hetzelfde depot laten drogen zodat niet alle verschillende soorten baggerspecie kwaliteit door elkaar komt. De bodemfunctieklassen ter plaatse van de toepassing zullen te allen tijde met het bevoegd gezag overlegd worden. Om de partij baggerspecie binnen het generieke toetsingskader toe te passen op of in de landbodem zal de partij worden getoetst aan: 1. de bodemkwaliteitsklasse van de ontvangende bodem; 2. de bodemfunctieklasse van de ontvangende bodem. 3. Transport en registratie van de baggerspecie: Voor het verwerken van de vrijgekomen baggerspecie zal er een duidelijke grondstroom worden opgesteld. Hierin staat overzichtelijk waar de baggerspecie vrijkomt en waar het verwerkt zal 4

6 5 Landelijk Baggeren worden. Deze zal gemaakt worden aan de hand van de vooraf gemaakte afspraken met de eigenaren van de verwerkingslocaties. Hierbij worden ook, wanneer dit van toeppassing is, transportroutes bepaald om de omgeving zo min mogelijk last te bezorgen. Al deze transporten zullen worden aangetoond in rittenregistratieformulieren en daarna worden verwerkt in een duidelijk overzicht. Per verwerkingslocatie zal er digitaal een melding worden gedaan bij het meldpunt bodemkwaliteit. De meeste baggerspecie zal eerst moeten drogen of rijpen, zodat het goed verwerkt kan worden. Wanneer het droog genoeg is zal het direct verwerkt worden in het perceel. 4. Het duurzaam toepassen van de baggerspecie: Eendracht Zeeland B.V. zal minimaal een maand vooraf afspraken maken met de perceeleigenaren. De vrijkomende baggerspecie zal duurzaam verwerkt worden. De vrijkomende baggerspecie zal worden verwerkt in de percelen als nieuwe teelaarde. Door de baggerspecie te verwerken in de bestaande teelaarde krijg je een nieuwe structuur in de grond die heel vruchtbaar is. Ook kan de vrijkomende baggerspecie worden verwerkt in een bestemmingsplan dat in de buurt gevestigd is. De vrijkomende baggerspecie die hierin verwerkt zou kunnen worden, zal eerst gemeld moeten worden bij het meldpunt bodemkwaliteit. B3 Wijze van ontgraven van baggerspecie 1. Voorafgaand aan de werkzaamheden zal er een inventarisatie rapport opgemaakt worden. Deze zal worden voorgelegd aan de machinisten die de betreffende watergangen zullen baggeren, zodat ze weten waar de oeverbescherming staat en waar er zich andere obstakels bevinden. Ook zal er aan de machinist een profieltekening worden meegegeven, die vooraf gemaakt is door de projectleider, die door het inmeten met GPS de vaste bodem bepaald heeft. Door deze werkzaamheden te laten uitvoeren door een machinist die ervaring heeft met zulke werkzaamheden en door zijn vakbekwaamheid voelt waar de vaste bodem is. Wanneer de machinist hier niet zeker van is, zal hij met de hand meten hoe diep het moet worden en het op de juiste diepte uitgraven. Na de afloop van de werkzaamheden zal de projectleider met de omgevingsdienst de aangegeven oeverbeschermingen en obstakels uit het rapport nalopen om te kijken of deze niet echt beschadigd zijn. Als er schade wordt aangetroffen zal dit binnen een week worden opgelost. 2. Eendracht Zeeland kan borgen dat er niet dieper wordt gebaggerd, doordat Eendracht Zeeland beschikt over vakbekwame machinisten en door de controle van het eigen uitgevoerde werk. 3. Het reinigen van de duikers en bruggen zal zo mogelijk direct, doch binnen één week na het baggeren van de watergang worden uitgevoerd. De gereinigde duikers zullen ook gemeld worden in de weekstaten, zodat de opdrachtgever op de hoogte blijft welke duikers en bruggen er wel en niet gereinigd zijn. C1 Wijze waarop de Opdrachtnemer stuurt op de planning. 1. Na de gunning van het werk zal Eendracht Zeeland direct beginnen met het voorbereiden van het project. Dan zal ook de planning worden gemaakt van het project en deze zal dan ter goedkeuring worden toegezonden aan de opdrachtgever.

7 Deze planning zal moeten worden afgestemd op de terreinomstandigheden. De werkzaamheden zullen door een ervaren uitvoerder perfect georganiseerd worden door op de juiste momenten het juiste materieel in te zetten om de werkzaamheden zo spoedig mogelijk te laten verlopen. 2. Door het juiste materieel in te zetten, wordt ook voorkomen dat er schade ontstaat aan de percelen. Als de terreinomstandigheden niet gunstig zijn, zal er worden gekeken naar een oplossing om het werk door te laten lopen. Maar als dit niet mogelijk is doordat er dan teveel schade komt aan te percelen, zal Eendracht Zeeland genoodzaakt zijn om de werkzaamheden te stoppen en op een gunstig moment een inhaalslag te maken om de planning op orde te houden. Als de terreindomstandingheden gunstig zijn, zal er veel materieel ingezet worden en zal er op meerdere plaatsen tegelijk gebaggerd worden zodat de planning op orde zal blijven. C2 Top 2 risico s en risicobeheersing. 1. De twee grootste risico s van het project en hoe Eendracht Zeeland B.V. deze beheerst: - Uitloop op de planning; - Onvoldoende kwaliteit van het uitgevoerde werk. 2. De uitloop op de planning kan worden voorkomen door bij de juiste omstandigheden het juiste materieel op de juiste plaatsen in te zetten. Dit kan worden geborgd door een ervaren uitvoerder, die rekening houdt met de terreinomstandigheden en weet wat er gebeurt als je werkt in geen gunstige terreinomstandigheden. Het onvoldoende leveren van de kwaliteit op het werk wordt bij Eendracht Zeeland B.V. voorkomen door het uitvoeren van: startwerkoverleg, werkoverleggen met de uitvoerder, werkplaatsinspecties, toolboxen, interne audits, het VCA certificaat van het bedrijf en de werknemers en het ISO 9001 certificaat waarmee Eendracht Zeeland borgt dat het bedrijf kwaliteit levert aan haar opdrachtgevers. C3 Wijze van controle van eigenwerk. 1. Tijdens de baggerwerkzaamheden zal er een dagelijks controle gehouden worden op de uitgevoerde werkzaamheden. Deze controle zal worden uitgevoerd door de uitvoerder en door de machinisten. Door hun vakkundigheid kunnen ze direct zien of er voldoende gebaggerd is. Door de interne controle zal de uitvoerder of de machinist bij onvoldoende gebaggerde watergangen, deze opnieuw maar dan correct worden uitgevoerd. Dit levert als resultaat dat het Waterschap bij de oplevering geen afkeuring is van gebaggerde watergangen. 2. Tijdens de werkzaamheden wordt er op de weekstaten bijgehouden welke watergangen er uitgebaggerd en gemaaid zijn. De opdrachtgever kan dan precies volgen waar en hoeveel er gebaggerd is. Als er de mogelijkheid is dat er tekeningen aangeleverd kunnen worden die Eendracht Zeeland kan bewerken, zal de uitvoerder elke week een tekening met de weekstaten meesturen, waarop duidelijk aangegeven staat welke werkzaamheden er uitgevoerd zijn. 6