VORMINGSSTRATEGIE JUNIORPROGRAMMA

Transcriptie

1 VORMINGSSTRATEGIE JUNIORPROGRAMMA JUNI 2015

2 Inhoudsopgave 1 AANPAK VOOR DE VORMINGSSTRATEGIE GERICHT NAAR JUNIOR ASSISTENTEN DE VORMINGSACTIVITEITEN VAN HET JUNIORPROGRAMMA VOOR JUNIORS VERTREKKERSBRIEFING INDIVIDUEEL OPLEIDINGSPLAN JUNIORSEMINARIE COMMUNITIES OF PRACTICE

3 Inleiding Het Juniorprogramma heeft als algemene doelstelling Bijdragen aan de gerichte uitbouw van een nieuwe generatie professionals van de internationale samenwerking en tegelijkertijd ook aan de capaciteitsopbouw en duurzame ontwikkeling in de partnerlanden. Het Juniorprogramma gelooft dat o.a. via gepaste vorming en begeleiding Junior Assistenten de nodige competenties kunnen ontwikkelen die hen in staat stellen in de toekomst taken van professionals in internationale samenwerking correct uit te voeren. Om die reden formuleerde het Juniorprogramma het volgende resultaat De Juniors beschikken over een intensieve, gerichte startopleiding en gerichte opleidingen tijdens hun junioropdracht die hen helpen hun competenties verder te ontwikkelen en hun bijdrage aan het project/ programma te verhogen. De bedoeling van dit document is de vormingsstrategie uit te tekenen die bijdraagt aan het behalen van bovenvermeld resultaat en algemene doelstelling. Deze vormingsstrategie richt zich tot twee doelgroepen. Enerzijds focussen wij ons direct op de Junior Assistenten (= onderwerp van dit document) anderzijds wensen wij de noodzakelijke ondersteuning aan coaches te bieden om de kwaliteit van hun begeleiding naar Juniors toe te optimaliseren (wat kadert in een andere nota). Een belangrijk aandachtspunt in deze vormingsstrategie van het Juniorprogramma is Coherentie : - We streven enerzijds naar coherentie en complementariteit tussen de verschillende opleidings- en vormingsactiviteiten. De bedoeling is dat via verschillende activiteiten de vooropgestelde competenties verworven/versterkt worden. - Anderzijds streven we naar coherentie en uitwisseling met het vormings- en opleidingsprogramma voor Technische Assistenten binnen BTC. Het is immers belangrijk dat de inhoud van de vormingsactiviteiten mee-evolueert met nieuwe tendensen en een antwoord biedt op veranderende noden in de ontwikkelingssector. 3

4 1 Aanpak voor de vormingsstrategie gericht naar Junior Assistenten In een eerste fase werd een lijst opgesteld met mogelijke competenties die een ontwikkelingswerker vandaag de dag dient te bezitten. Deze lijst werd opgesteld op basis van verschillende documenten en gesprekken (Echos Sud, Backbone Strategy EC, Studie Acodev/NGO-federatie, ) De leden van het Juniorprogramma en Vormingsteam duidden voor elke competentie aan in welke mate deze belangrijk is om te ontwikkelen bij het Juniorprogramma en op welke manier (via vormingsactiviteit of andere methodiek) deze gestimuleerd kan worden. In een tweede fase bereikten het Juniorprogramma en Vormingsteam een akkoord over de organisatie en inhoud van de verschillende vormingsactiviteiten en tools. Hierbij werden specialisten inzake de verschillende thematieken geraadpleegd. 4

5 2 De vormingsactiviteiten van het Juniorprogramma voor Juniors 2.1 Vertrekkersbriefing Concept Voor de Juniors naar het terrein vertrekken, nemen zij deel aan een gezamenlijke vertrekkersbriefing die een 12-tal dagen duurt. De bedoeling is dat deze vertrekkersbriefing de Junior in staat stelt om zijn/haar functie als Junior op het terrein op te nemen Competentiekader / kenniskader voor de vertrekkersbriefing met bijhorende doelstellingen INTERCULTURELE GEVOELIGHEID Stressbeheer interculturele context in DOELSTELLING: Juniors leren stress te herkennen en maken kennis met methoden om hiermee om te gaan. Er wordt de nadruk gelegd op het belang van een netwerk, zaken vanop afstand te bekijken en tijdig de hulp van anderen in te roepen. Probleemoplossend vermogen in interculterele context (met aandacht voor analytisch en systemisch denken, participatieve ingesteldheid) Positie en houding van de Junior Assistent DOELSTELLING: Juniors worden zich ervan bewust dat problemen oplossen in een interculterele context verschillend kan zijn van wat ze kennen in hun thuisland en leren technieken aan om problemen in een interculturele context aan te pakken en tot resultaten te komen. Ze verwerven inzicht in systemisch (elementen rond het probleem begrijpen en in juiste context plaatsen om probleem zelf op te kunnen lossen) en analytisch denken (een op het eerste gezicht heel complex probleem kan opgelost worden door dit in verschillende onderdelen te kappen en een oplossing voor alle kleinere problemen te zoeken) en kunnen dit toepassen op concrete situaties die Juniors op het terrein beleven. Er wordt aandacht besteed aan een participatieve ingesteldheid om tot duurzame oplossingen van problemen te komen. DOELSTELLING: Juniors bestuderen welke mogelijke houdingen een expat zich kan aanmeten in verschillende situaties en hoe dit gepercipieerd kan worden door hun omgeving. Juniors bekijken welke positie/rol expats en Juniors kunnen aannemen in werk- en privé context. Juniors worden zich bewust dat hun keuze inzake de positie/houding die ze innemen gevolgen heeft. Juniors leren bewust te kiezen voor hun houding/ positie en kunnen deze 5

6 aanpassen. NOOT: Interessante piste is om hier op het einde van de dag met nabesprekingen te werken naar de houding/positie van de junior in de oefeningen tijdens die dag. Efficiënt communiceren in interculturele context DOELSTELLING: 1) Juniors worden zich bewust van het belang van duidelijk en transparant communiceren in verschillende situaties: Voorstellen takenpakket, Voorstellen hun project/programma, aankaarten verbeterpunten tijdens ontwikkelingscirkels, conflict hanteren met lokale partner, Conflicthantering interculturele context in 2) Juniors leren technieken aan om communicatie te verbeteren en krijgen inzicht in de verschillende communicatiestijlen. 3) Juniors zien het belang in van aandachtig te luisteren, te observeren alvorens diplomatisch te reageren. 4) Juniors zijn bewust van hun non-verbale communicatie en de impact die deze heeft op anderen (kleding, houding, luid spreken, ) NOOT: Tijdens de verschillende onderdelen die aan bod komen in het onderdeel intercultureel leren, wordt aandacht gegeven aan de communicatie van Junior. Hij/Zij krijgt regelmatig feed-back hierop van de begeleider en/of groep. Korte theoretische introductie in communicatiestijlen van personen met bijhorende oefeningen. Groepsoefeningen gebaseerd op realistische cases bijvoorbeeld functioneringsgesprek voorbereiden. DOELSTELLING: Juniors passen alles wat ze in het intercultureel kader leerden toe in realistische conflictsituaties voor Juniors en worden zich bewust van hun persoonlijke aandachtspunten in deze situaties (aandacht voor luistervaardigheid, observeren, eerst nadenken en dan reageren, onderhandelingsvaardigheden, diplomatisch communiceren, bewust zijn van de gevolgen van hun houding/gedrag, hulp inroepen indien nodig, dingen vanop afstand bekijken, participatieve ingesteldheid, systemisch denken, ) Change management DOELSTELLING: Juniors begrijpen dat ontwikkelingsprocessen veranderingsprocessen zijn en dus resistentie kunnen opwekken. Hoe plaats je deze weerstand? Hoe ontdek je deze weerstand? Wat zijn manieren om hiermee om te gaan? 6

7 NIEUWE WERKGEVER De waarden van BTC en het Juniorprogramma (anti-corrupt, integer, diplomatisch, sociaalvaardig vernieuwend, verantwoordelijkheidszin, respectvol, betrokken, empathisch, diplomatisch) Leerattitude (in het Juniorprogramma) DOELSTELLING: Juniors reflecteren over de waarden van BTC en het Juniorprogramma. NOOT: Mogelijk om dit te doen door op einde briefing te vragen welke op basis van hun ervaring tijdens de briefing volgens hen de waarden van BTC/ Juniorprogramma zijn. DOELSTELLING: 1) Juniors begrijpen de visie van het Juniorprogramma op leerattitude. 2) Junior kunnen tools voor het ontwikkelen van hun competenties correct hanteren (formats ontwikkelingscirkels, ontwikkelingsplan, ). Transversale thema s DOELSTELLING: 1) Juniors begrijpen de interpretatie van BTC inzake de transversale thema s en verwerven een basisinzicht aansluitend op de infocyclus. 2) Juniors integreren met begeleiding van de thematische expert 1 transversaal thema in hun functiebeschrijving en bepalen welke resultaten ze hiervoor wensen te behalen. Algemene kennis over BTC / JP/ NGO Kennis context project/ programma waarin Junior zal werken DOELSTELLING; Juniors beseffen rol en plaats van BTC (NGO) / Juniorprogramma in het ontwikkelingslandschap, begrijpen hoe BTC / Juniorprogramma (NGO) functioneert, maken kennis met de verschillende departementen, kennen de uitdagingen voor BTC/ Juniorprogramma (NGO) in de toekomst, begrijpen de plaats van hun functie in het geheel van BTC (NGO), kunnen regels en procedures toepassen. DOELSTELLING: Juniors verwerven inzicht in de context van hun project/ Programma en de verwachtingen naar hen toe als Junior voor dit project/programma. PROJECT/PROGRAMMA MANAGEMENT Kennis in project/programmabeheer zoals BTC dit nu toepast ( PCM, Outcome Mapping, budgetsupport, New project approach DOELSTELLING: 1) Juniors begrijpen de formuleringsdocumenten van hun project/programma, begrijpen de terminologie die gebruikt wordt, weten in welk stadium hun project zich bevindt. 2) Juniors verwerven een basiskennis in de systemen van 7

8 project/programmabeheer die BTC en/of hun NGO toepassen. Kennis van Monitoring en Evaluatieysteem van BTC (NGO) DOELSTELLING: 1) Juniors maken kennis met principes van M&E-systeem MoreResults van BTC (NGO) 2) Juniors begrijpen het belang van M&E 3) Juniors kunnen principes M&E toepassen voor de beoogde resultaten uit hun takenpakket (bv. zijn in staat om indicatoren voor hun eigen taken te formuleren en deze op te volgen). TECHNISCHE COMPETENTIES Technische en specifieke competenties ontwikkelen die een directe link hebben met de functiebeschrijving Junior. Kennis procedures Openbare Aanbestedingen (OA) DOELSTELLING: Via modules op maat ontwikkelen Juniors technische competenties die nodig zijn voor de uitvoering van hun takenpakket (lokale capaciteitsontwikkeling, verdiepen openbare aanbestedingen, communicatieplan opstellen, M&E, train the trainer, ) DOELSTELLING: Juniors begrijpen waarom BTC met OA werkt, weten wat een OA is, weten welke taken ze wel/niet mogen uitvoeren en zijn zich bewust van de gevaren die het niet respecteren van de regels inhouden Timing De vertrekkersbriefing voor Juniors vindt 2 keer per jaar plaats: - februari - september Elke vertrekkersbriefing duurt een 12-tal dagen Coherentie met andere vormingsonderdelen Link met individueel opleidingsplan Na de vertrekkersbriefing en voor het vertrek van de Junior, bespreken Junior en verantwoordelijke Medewerker Omkadering en Opvolging (MOO), met eventuele input van de lesgever Wonen en werken in een andere cultuur de evolutie op de beoogde competenties in de vertrekkersbriefing. Op basis hiervan worden de eerste suggesties geformuleerd voor het individueel opleidingsplan. De MOO licht Junior en coach hiervan schriftelijk in. Tijdens het planningsgesprek dat na ongeveer 1,5 maand op het terrein plaatsvindt en waarop het individuele opleidingstraject van de Junior besproken wordt, worden deze suggesties opnieuw geëvalueerd en waar nodig geïntegreerd in het individuele opleidingsplan van de Junior. 8

9 2.2 Individueel opleidingsplan Concept Junior en coach grijpen onder andere de gesprekken in het kader van de ontwikkelingscirkels aan om een individueel opleidingsplan uit te stippelen en op te volgen voor de Junior. Het individueel opleidingsplan beoogt volgende competenties bij de Junior te ontwikkelen: A/ Verplichte competenties: Dit zijn competenties waaraan alle Juniors moeten werken. Het Juniorprogramma deelt per verplichte competentie het streefdoel mee na 2 jaar terreinervaring. Junior en coach evalueren tijdens de gesprekken van de ontwikkelingscirkels de evolutie op elk van deze competenties. Indien er extra input nodig is om het vooropgestelde niveau te bereiken, kan men beslissen om bijvoorbeeld een opleiding voor de Junior in dit gebied te voorzien. B/ Facultatieve competenties: Dit zijn competenties die per Junior verschillend zijn en waarvan coach en Junior samen beslissen deze verder te ontwikkelen omdat ze een rechtstreekse invloed hebben op het uitvoeren van het takenpakket van de Junior. Het Juniorprogramma stelt zowel in het eerste als in het tweede jaar 1000 euro ter beschikking om opleidingen in dit kader te financieren. Indien verschillende Juniors nood hebben aan gelijkaardige opleidingen kan de Representatie (eventueel Juniorprogramma) deze opleidingen gemeenschappelijk organiseren en financieren met de opleidingsbudgetten van de Juniors. Deze formule biedt het voordeel dat kosten gedrukt kunnen worden en een programma specifiek op maat van de Juniors ontwikkeld kan worden Competentiekader/ kenniskader voor het individueel opleidingstraject Verplichte competenties voor alle Juniors De verplichte competenties zijn voorlopig vastgelegd in onderstaande lijst. De niveaus van de verschillende competenties worden in 2016 definitief vastgelegd in een competentiematrix. COMPETENTIES TE BEREIKEN NIVEAU NA 2 CONTRACTJAREN Autonomie Leerattitude Flexibiliteit/ aanpassingsvermogen Doordacht initiatief nemen verbeteren. 9

10 Samenwerken in groep Luistervaardigheid Diplomatische skills / goed onderhandelaar Financieel beheer (vanaf 2 de juniors) Interculturele gevoeligheid jaar van Planmatig en gestructureerd werken Versterken van lokale capaciteiten Human Ressources Management (pas verplicht te ontwikkelen vanaf tweede contractjaar) Managing for Development Results M&E Stressbeheer Change management and facilitation Project/ programmabeheer Communicatieskills Coach en Junior streven ernaar om erin te slagen dat de Junior na 2 jaar de vooropgestelde criteria per verplichte competentie behaalt. Junior en coach kunnen er tevens voor kiezen om het niveau bij de te behalen competentie te verhogen Competenties die facultatief ontwikkeld kunnen worden via individueel opleidingsplan Computerkennis Vb. om computeropdrachten uit takenpakket beter uit te kunnen voeren (software communicatieprogramma s, website creatie, statistieken, ) Taalkennis Vb. taalcursus om basiskennis van lokale taal te verwerven. Technische competenties in vakgebied Vb. specialisatie Monitoring and Evaluation, Openbare Aanbesteding voor gevorderden, participatieve methodieken in specifieke in specifieke culturele context, opleiding SIG voor gevorderden, Vormingstechnieken voor gevorderden, Competenties ontwikkelen in transversale Vb. Junior volgt cursus e-learning corruptie 10

11 thema s BTC (gender, ecologie, anticorruptie, ) Rapportage skills Juniors dienen capaciteiten in het schrijven van goede, gestructureerde rapporten te ontwikkelen. Coach en JA beslissen welke criteria zij facultatief bij de Junior wensen te ontwikkelen en bepalen zelf de te behalen criteria op dit vlak Coherentie met andere vormingsonderdelen Vertrekkersbriefing : Sommige competenties die opgenomen zijn in de vertrekkersbriefing, worden verder ontwikkeld tijdens het individuele vormingstraject van de Junior. Juniorseminarie: Tijdens het Juniorseminarie worden input en opvolging gegeven door het Juniorprogramma voor een deel van de verplicht te ontwikkelen competenties Tools voor opvolging individueel opleidingsplan Volgende tools werden ontwikkeld: Regels voor soorten vormingen die gefinancieerd kunnen worden met vormingsbudget Format voor vormingsaanvragen Format voor vormingsrapport Aanpassen formats Ontwikkelingscirkels Zoals hierboven beschreven, moet de competentiematrix vastgelegd worden. De grote lijnen hiervoor zijn reeds uitgetekend. 2.3 Juniorseminarie Naast de vertrekkersbriefing en de competentiematrix is dit het derde luik dat het Juniorprogramma hoopt te ontwikkelen in het huidige programma. Het is een voorstel dat momenteel op tafel ligt, maar waar nog geen definitieve beslissing rond genomen is Concept (voorlopig) Juniors kunnen tijdens hun juniorcarrière 2 keer deelnemen aan een juniorseminarie. Een deelname aan een eerste seminarie is mogelijk na een minimum van 6 maanden terreinervaring. Deelname aan een tweede is mogelijk na een minimum van 17 maanden terreinervaring met het Juniorprogramma en maximum 6 maanden na het einde van het 11

12 juniorcontract. Het Junior Seminarie heeft als doelstellingen Interculturele ervaringen tussen juniors stimuleren waarbij Juniors van mekaars ervaringen leren Juniors vormen in verplicht te ontwikkelen competenties Competenties/ kennis te ontwikkelen tijdens Junior Seminarie Evolutie basiscompetenties Junior in interculturele context (Autonomie, leervermogen, stressbeheer, doordacht initiatief nemen, leerattitude, aanpassingsvermogen, luistervaardigheid, samenwerken in groep, communicatieskills) Systeem denken in interculturele context Human Ressources management (+ Change Management and Facilitation + versterken van lokale capaciteiten) DOELSTELLING: Reflectie bevorderen over eigen handelen in moeilijke interculturele situaties en eigen reacties aftoetsen aan reacties van andere Juniors. METHODIEK: Alle Juniors bereiden een case voor over een moeilijk interculturele ervaring volgens schema (?) (Situatieschets + schets personen+ eigen rol en reactie + rol en reactie anderen + gevoel achteraf + reflectie hoe beter gedaan?). Juniors worden in verschillende groepjes opgedeeld naargelang ze gelijkaardige cases hebben. Actiontheater per case met input groep./ OF Assesment Oefening DUUR: 1/2 de dag DOELSTELLING: Te bepalen op basis input vormingsdienst DOELSTELLINING: 1) Juniors verwerven inzicht in eigen sterktes en zwaktes en die van collega s op het terrein 2) Juniors verwerven inzicht in technieken voor lokale capaciteitsversterking en om change management te faciliteren. 3) Juniors passen geleerde toe op hun concrete werksituatie op het terrein en krijgen feed-back van lesgever. DUUR: 1 dag Financieel beheer DOELSTELLING: Kennismaking met meest gangbare systemen van financieel beheer. Aandachtspunten etc. bij projectopvolging. DUUR: 1 dag Keuzemodule Openbare Aanbestedingen DOELSTELLING: Kennis in Openbare Aanbestedingen verder verdiepen en concrete feed-back krijgen over problemen die zich inzake Openbare Aanbestedingen op het terrein voordoen voor Juniors die een actieve rol spelen in Openbare Aanbestedingen. 12

13 DUUR: ½ de dag Belang van sensibilisering in het Noorden DOELSTELLING: Juniors leggen basis om onder begeleiding concreet sensibiliseringsproject voor België uit te werken DUUR: 1/2 de dag Transversale thema s DOELSTELLING: Juniors krijgen feed-back t.o.v. het transversaal thema dat ze naar aanleiding van de vertrekkersbriefing integreerden in hun functiebeschrijving. Vervolg Projectbeheer- Programmabeheer op vertrekkersbriefing Vervolg M&E op vertrekkersbriefing Keuzemodule: Reflectie en debat over ontwikkelingsproblematiek Lokale capaciteitsontwikkeling Managing development results for Timing Juniorseminarie Jaarlijks vindt één driedaags Juniorseminarie plaats. Juniors die minstens 6 maanden terreinervaring als Junior hebben gehad kunnen hieraan deelnemen: 2.4 Communities of practice Concept Juniors kunnen met elkaar en experten uitwisselen via gespecialiseerde pagina s op het intranet van BTC met als doelstelling de technische competenties van Junior Assistenten te verbeteren Competenties/ kennis mogelijks te ontwikkelen via Communities of Practice Monitoring and Evaluation, Openbare Aanbesteding voor gevorderden, participatieve methodieken in specifieke in specifieke culturele context, opleiding SIG voor gevorderden, Vormingstechnieken voor gevorderden, 13