Handleiding. Uitwisseling met BRON

Transcriptie

1 Handleiding Uitwisseling met BRON

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave Vooraf Documentatie Installatie... 4 Installeren certificaat... 4 Testen certificaat... 5 Initialiseer BRON-berichten... 6 Verstuur BRON-berichten Proces uitwisseling met BRON Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken Stap 2: Verstuur leerling BRON berichten Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek Stap 4: Verwerk terugkoppelingen Verzoek registratieoverzicht Registratieoverzicht aanvragen bij BRON...12 Registratieoverzicht ophalen en inzien...13 Verschil aantal leerlingen BRON Wel of geen registratie bij BRON Controle leerling bekend bij BRON...16 Alle onderwijsvolgende leerlingen die niet bij BRON bekend zijn Ambulant begeleide leerlingen Scholen die vallen onder WPO (basis- en speciaal basisonderwijs)...16 Scholen die vallen onder WEC (speciaal onderwijs) Veelgestelde vragen Kennisbank, contact, ondersteuning en downloads Uitwisseling met BRON Versie Pagina 2 van 22

3 2. Vooraf ParnasSys is gereed gemaakt voor de definitieve uitwisseling met BRON (BasisRegister ONderwijs) in het kader van het Persoons Gebonden Nummer (PGN). Dit document beschrijft hoe deze uitwisseling in ParnasSys in zijn werk gaat. Hieronder kunt u informatie lezen over de noodzaak van de definitieve uitwisseling met BRON. De invoering van het persoonsgebonden nummer is vastgelegd in de Wet op het Onderwijsnummer. De bedoeling van het persoonsgebonden nummer is om op termijn de administratieve last van scholen te verlichten. Scholen hoeven dan hun gegevens aan steeds minder partijen te leveren, omdat de IB-Groep deze gegevens via BRON verstrekt. De lastenverlichting zal steeds beter merkbaar zijn naarmate het uitwisselen gemakkelijker gaat en de mogelijkheden voor gebruik van het persoongebonden nummer groter worden. Het doel van de fase aansluiting BRON is, dat uw leerlinggegevens correct in uw LAS en in BRON geregistreerd staan en als basis kunnen dienen voor de bekostiging van uw school. Tijdens deze fase wisselt u geen gegevens meer uit met PGNPO, maar gaat u gegevens uitwisselen met BRON. De organisatie BRON (IB-Groep en CFI) beheert BRON en de daarin geregistreerde leerlinggegevens (persoons- en inschrijvingsgegevens). In de periode april 2009 tot medio 2010 zullen alle scholen aangesloten worden op BRON: dit betekent dat zij regelmatig gegevens zullen uitwisselen met BRON. Ook uw school zal in deze periode worden aangesloten op BRON. Uw school wordt daarbij ondersteund door de helpdesk BRON. Bron: Vanaf nu worden de desbetreffende leerlinggegevens met BRON uitgewisseld. U hoeft dus niet langer meer periodiek alle leerlingen te versturen, maar slechts enkelvoudige leerlingen in het geval van een mutatie van de leerlinggegevens. Daarnaast hoeven de voorlopige en definitieve rapportages van PGNO niet meer opgehaald te worden. Hieronder kunt u een beschrijving lezen van het nut en de noodzaak van de uitwisseling met BRON. Tijdens de uitwisseling controleert BRON de gegevens die u aanlevert en koppelt de voortgang aan u terug. U wisselt gegevens uit met BRON om er voor te zorgen dat de gegevens van uw leerlingen op de juiste wijze geregistreerd worden. De organisatie BRON interpreteert de leerlinggegevens, zoals u deze heeft aangeleverd aan BRON, in relatie tot de bekostiging. De resultaten van deze interpretatie vindt u op de Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB). Met behulp van de Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB) krijgt u inzicht in de registratie van leerlingen die wordt gebruikt om de bekostiging van uw school vast te stellen. De GTB is ingericht om u informatie te verschaffen per vestiging en teldatum. Meer informatie over het uitwisselen van leerlinggegevens vindt u in het handboek BRON PO onder ondersteuning en downloads. Bron: Uitwisseling met BRON Versie Pagina 3 van 22

4 3. Documentatie Voordat u in ParnasSys start met de uitwisseling met BRON is het noodzakelijk de beschikbare informatie van BRON door te lezen. Zoals hieronder is te lezen ontvangt u van BRON de benodigde informatie. Aan het begin van de fase Aansluiting BRON krijgen scholen uitgebreide informatie zoals het handboek BRON PO en het Stappenplan Aansluiting BRON PO. Daarin staat informatie over de wijze van ondersteuning en een uitleg over de noodzakelijke stappen die de school op dat moment moet nemen. Wij zorgen ervoor dat u daarbij niet verrast wordt. U hoort ruim van tevoren wanneer wij de eerste actie van u verwachten en wat u dan precies moet doen. Enige maanden voordat u moet beginnen met de Fase Aansluiting BRON, laten wij u dat weten. Daarnaast kunt u meer documentatie bekijken op de website 4. Installatie De functionaliteit om uit te wisselen met BRON is beschikbaar voor de rol Applicatiebeheerder in ParnasSys. Diegene die de uitwisseling op uw school zal uitvoeren, dient dus deze rol in ParnasSys te hebben. BRON adviseert scholen om na te gaan of met de meest recente versie van het leerling administratie systeem wordt gewerkt voordat de uitwisseling met BRON wordt gestart. Omdat ParnasSys een applicatie is die u via internet benadert, werkt u altijd met de meest recente versie van ParnasSys. Het is daarom niet noodzakelijk updates voor ParnasSys te installeren. Om dezelfde reden is het ook niet noodzakelijk om instellingen van bepaalde poorten op uw computer aan te passen. Installeren certificaat Om gegevens veilig uit te wisselen met BRON is een beveiligingscertificaat nodig. Voor het downloaden en installeren daarvan krijgt u een brief met een wachtwoord van BRON. Het installeren van het certificaat is een eenmalige handeling en doet u via School > Beheer > Certificaten. Hier klikt u op de regel met BRON certificaat. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 4 van 22

5 Indien bij Huidig geïnstalleerd certificaat onder andere de tekst O=Informatie Beheer Groep staat (zoals in de onderstaande afbeelding), dan is het certificaat al juist geïnstalleerd. U kunt deze actie dan overslaan. De te nemen stappen staan op deze locatie / pagina beschreven. Het gaat hier om een éénmalige installatie van het certificaat dat u van BRON heeft gekregen. U hoeft het certificaat dus niet lokaal op uw pc of netwerk te installeren. Nadat het installeren van het certificaat is voltooid, wordt onder de hoofdtab School een tab BRON toegevoegd. Bestaan er binnen uw school meerdere vestigingen met een eigen ParnasSys-omgeving? Dan is het noodzakelijk om per vestiging een apart aanleverpuntnummer bij BRON aan te vragen. Hier wordt een bijbehorend certificaat afgegeven door BRON, dat u volgens bovenstaande instructies in ParnasSys installeert. Indien u het geïnstalleerde certificaat uit ParnasSys wilt verwijderen, klikt u onderin uw scherm op de knop verwijderen. Testen certificaat Om te controleren of het geïnstalleerde certificaat werkt, dient u een terugkoppelverzoek te sturen naar BRON. Het terugkoppelverzoek is normaal gesproken een verzoek tot het ophalen van berichten die klaar staan bij BRON om verstuurd te worden naar ParnasSys. Dit zijn de zogenaamde terugkoppelingen. U kunt echter door het versturen van een terugkoppelverzoek ook controleren of het uitwisselen met BRON lukt en dus of het geïnstalleerde certificaat werkt. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 5 van 22

6 Test het certificaat via School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten. Klik hier op de regel Verstuur een terugkoppelverzoek. Vervolgens verstuurt u het terugkoppelverzoek door onderin uw scherm op verstuur verzoek terugkoppeling te klikken. Na het versturen van het terugkoppelverzoek krijgt u de bevestiging dat de gegevens succesvol zijn verstuurd. Hiermee is de test geslaagd en afgerond. Er worden hierbij geen daadwerkelijke terugkoppelingen opgehaald. Indien u een foutmelding krijgt, dient u het certificaat opnieuw te installeren. Initialiseer BRON-berichten Nadat u geconstateerd heeft dat het certificaat werkt, dient u, voordat de daadwerkelijke uitwisseling met BRON begint, eenmalig de BRON-berichten te initialiseren. Dit is noodzakelijk om alle leerlingen bekend te maken bij BRON. Indien deze stap al is genomen kunt u verder gaan met stap Leerlingenadministratie bijwerken. Via School > Beheer > Certificaten kunt u de berichten initialiseren. Klik op de regel met BRON certificaat. Onderin uw scherm klikt u op de knop initialiseer bron-berichten. Voer deze stap maar één keer uit, anders wordt voor elke volgende keer voor elke leerling onnodig een nieuw bericht gemaakt die u vervolgens weer moet verwerken. Er wordt vervolgens om een bevestiging gevraagd. Klik op OK. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 6 van 22

7 Verstuur BRON-berichten Vervolgens worden er BRON-berichten voor de leerlingen klaargezet op de locatie School > BRON > Verstuur leerling BRON berichten. Selecteer alle leerlingen in dit scherm door Selecteer/deselecteer alle leerlingen aan te vinken. Nadat alle leerlingen zijn geselecteerd, kunt u de leerling BRON-berichten versturen door op de knop verstuur geselecteerde leerlingen te klikken. Na het succesvol versturen van de geselecteerde berichten wordt daarvan een terugkoppeling getoond op de huidige pagina. Indien er leerlingen niet verzonden konden worden, zal hierover een melding worden getoond. Nadat de oorzaak van het niet kunnen versturen van de leerling is verholpen, kan de leerling opnieuw geselecteerd worden om te verzenden. Na het uitvoeren van de bovenstaande stappen heeft u de eenmalige installatie van de uitwisseling met BRON in ParnasSys afgerond. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 7 van 22

8 5. Proces uitwisseling met BRON In de onderstaande afbeelding ziet u uit welke stappen het proces van uitwisseling met BRON bestaat. Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken Werk uw leerlingenadministratie bij in ParnasSys Stap 2: Verstuur leerling BRON berichten Verstuur de BRON berichten op de locatie: School > BRON > Verstuur leerling BRON berichten Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek Verstuur het terugkoppelverzoek op de locatie: School > BRON Verstuur speciale BRON berichten Verwerk de terugkoppelingen op de locatie: School > BRON > Verwerk BRON terugkoppelingen Stap 4: Verwerk terugkoppelingen In de volgende hoofdstukken wordt elke stap nader uitgelegd. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 8 van 22

9 6. Stap 1: Leerlingenadministratie bijwerken Na de installatie kunt u uw leerlingenadministratie in ParnasSys bijwerken zoals u gewend bent. Zorg er ook voor dat u indicatiestellingen (indien aanwezig) vastlegt in ParnasSys. De hoogte van de bekostiging is hier namelijk mede van afhankelijk. Indien u gegevens in een leerlingdossier heeft toegevoegd, gewijzigd of verwijderd die van belang zijn voor BRON, maakt ParnasSys automatisch een bericht aan. Meer informatie over de exacte gegevens die van belang zijn voor BRON vindt u op 7. Stap 2: Verstuur leerling BRON berichten Nadat u de leerlingenadministratie in ParnasSys heeft bijgewerkt kunt u daadwerkelijk starten met de uitwisseling met BRON. ParnasSys zet automatisch alle berichten klaar die naar BRON verstuurd moeten worden. U verstuurt de berichten via School > BRON > Verstuur leerling BRON berichten. Selecteer alle berichten door een vinkje te zetten voor selecteer/deselecteer alle leerlingen. Klik vervolgens onderin uw scherm op de knop verstuur geselecteerde leerlingen om de berichten naar BRON te versturen. Op deze wijze wisselt u de gegevens in ParnasSys uit met BRON. In ParnasSys wordt vervolgens teruggekoppeld of de uitwisseling gelukt is. Indien er leerlingen niet verzonden konden worden, zal hierover een melding worden getoond. Nadat de oorzaak van het niet kunnen versturen van de leerling is verholpen, kan de leerling opnieuw geselecteerd worden om te verzenden. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 9 van 22

10 8. Stap 3: Verstuur terugkoppelverzoek In de voorgaande stap heeft u de leerlinggegevens naar BRON verstuurd. Het terugkoppelverzoek is een verzoek tot het ophalen van berichten die klaar staan vanuit BRON om verstuurd te worden naar ParnasSys, de zogenaamde terugkoppelingen. Een onderdeel van de synchronisatie (gelijkschakeling tussen ParnasSys en het systeem BRON) betreft ook het ophalen van een terugkoppeling. ParnasSys verzoekt daarbij om terugkoppeling van de door het systeem BRON afgehandelde berichten. Het systeem BRON geeft gelijktijdig antwoord in de vorm van de specifieke terugkoppeling (of meerdere als dat aan de orde is). Als het verzoek is goedgekeurd, worden alle terugkoppelingen die klaarstaan opgenomen in dit bericht. Hierbij worden ook alle aanwezige retourberichten geleverd aan uw school. Pas nadat een terugkoppeling is opgehaald, is bekend of de leerling daadwerkelijk bij BRON is ingeschreven of dat de leerling is afgekeurd. Het terugkoppelverzoek dient u telkens te versturen nadat u de leerling BRON berichten naar BRON heeft verstuurd. Na het uitvoeren van deze actie ontvangt u vanzelf de terugkoppelingen van BRON. Het terugkoppelverzoek verstuurt u via School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten. Klik hier op de regel Verstuur een terugkoppelverzoek. Vervolgens verstuurt u het terugkoppelverzoek door onderin uw scherm op verstuur verzoek terugkoppeling te klikken. Het resultaat hiervan kunt u vinden bij de terugkoppelingen. Deze worden beschreven in de volgende stap. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 10 van 22

11 9. Stap 4: Verwerk terugkoppelingen Voor elk bericht dat u naar BRON stuurt, stuurt BRON een terugkoppeling terug. Alleen terugkoppelingen met een signaal dienen door u verwerkt te worden. Overige terugkoppelingen worden door ParnasSys automatisch als verwerkt gemarkeerd. Het verwerken van de terugkoppelingen doet u via School > BRON > Verwerk BRON terugkoppelingen. De lijst met terugkoppelingen wordt standaard getoond met alleen de terugkoppelingen die nog niet zijn verwerkt. Zo kunt u direct zien welke terugkoppelingen nog verwerkt dienen te worden. Om één of meerdere specifieke terugkoppelingen te zoeken kunt u filteren op de velden Achternaam, Roepnaam, Signalen, Signaalcode en / of Verwerkt. Door op een terugkoppeling te klikken kunt u de terugkoppeling van BRON bekijken. Sommige terugkoppelingen bieden u de mogelijkheid om direct gegevens over te nemen vanuit de terugkoppeling naar het leerlingdossier in ParnasSys. Bij elke terugkoppeling wordt een beschrijving getoond van het signaal. Aanvullende beschrijvingen van de mogelijke berichttypes en de signaalcodes kunt u vinden op de website van BRON: Afhankelijk van het signaal en de bijbehorende omschrijving dient u in ParnasSys wijzigingen door te voeren. Vervolgens kunt u per terugkoppeling aangeven of deze verwerkt is. Dit is alleen mogelijk als alle signalen van een leerling verwerkt zijn. Uiteindelijk is het doel om alle terugkoppelingen met signalen te verwerken, of te wel: wijzigingen doorvoeren in de leerling-dossiers. Dit zal namelijk resulteren in nieuwe leerling BRON berichten. Deze berichten kunt u weer versturen en als u de voorgaande signalen juist verwerkt heeft zal BRON geen signalen meer terugkoppelen. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 11 van 22

12 Bij de signalen die BRON terugkoppelt wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten berichten. Bij een afkeuring is de inschrijving van een leerling geweigerd door BRON. De leerling is dan niet bekend bij BRON. Bij een attentiesignaal is de leerling wel bij BRON ingeschreven. Hierbij is echter geconstateerd dat bepaalde gegevens uit ParnasSys niet overeenkomen met de gegevens van BRON. Het is hierbij aan de school om te bepalen of deze gegevens in ParnasSys aangepast worden. In de terugkoppelingen vindt u het CVI-nummer niet terug dat u in het geval van indicatiestellingen heeft vastgelegd bij de desbetreffende leerling. U kunt er gemakshalve vanuit gaan dat het in ParnasSys geregistreerde CVI-nummer ook bij BRON bekend is indien u de leerling met BRON heeft uitgewisseld. 10. Verzoek registratieoverzicht Het bericht Verzoek registratieoverzicht biedt de mogelijkheid om van alle leerlingen die bij BRON zijn ingeschreven de gegevens van BRON op te vragen. Dit verzoek vraagt u op als u wilt weten welke gegevens van de leerlingen bekend zijn bij BRON. In ParnasSys kunt u deze informatie met uw eigen administratie vergelijken. Het registratieoverzicht kan voor uw school van belang zijn in (specifieke) situaties zoals het aanleveren van nieuwe inschrijvingen, het herstellen van uw eigen administratie of het toetsen van een bekostigingsbesluit van CFI. Registratieoverzicht aanvragen bij BRON Om van alle leerlingen een registratieverzoek op te vragen gaat u naar School > BRON > Verstuur speciale BRON berichten. Klik op de regel Verstuur een verzoek registratieoverzicht. Vul eerst de peildatum in. Deze staat standaard op de huidige datum maar kan desgewenst aangepast worden. Klik vervolgens onderin uw scherm op verstuur verzoek registratieoverzicht. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 12 van 22

13 Om de gegevens van één specifieke leerling op te vragen in het registratieoverzicht, klikt u op selecteer leerlingen. In het volgende scherm wordt de leerlingenlijst uit ParnasSys getoond. Hier kunt u met behulp van de zoekvensters zoeken naar de leerling waarvoor u het registratieoverzicht wilt opvragen. Selecteer de leerling door het selectievak bij de leerling te markeren. Nadat de gewenste peildatum is ingevoerd, klikt u op verstuur verzoek registratieoverzicht om het registratieoverzicht bij BRON aan te vragen. Registratieoverzicht ophalen en inzien Het registratieoverzicht dient u, net als terugkoppelingen van een leerling bericht, op te halen met een verzoek terugkoppeling. Zie hiervoor ook Stap3: Verstuur terugkoppelverzoek. Nadat BRON het registratieoverzicht heeft klaargezet en u een verzoek terugkoppeling heeft gedaan, vindt u het registratieoverzicht bij Verwerk BRON terugkoppelingen. Omdat het registratieoverzicht geen te verwerken signalen bevat, wordt het als verwerkt gemarkeerd en is het niet direct zichtbaar in de lijst met terugkoppelingen. Het wordt zichtbaar door het veld Verwerkt leeg te maken door op de blanco regel te klikken. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 13 van 22

14 U ziet nu alle terugkoppelingen die ooit door een verzoek terugkoppeling zijn opgehaald. Om alleen de registratieoverzichten te zien selecteert u uit de keuzelijst bij Berichttype de optie registratieoverzichtinschrijving. Een registratieoverzicht heeft als kenmerk dat er geen roep- en achternaam wordt getoond, maar Registratieoverzicht en een koppelstreepje. Het registratieoverzicht opent u door op de regel zelf te klikken. U ziet vervolgens de lijst met leerlingen die onderwijs volgen. Deze lijst is niet de inhoud van het registratieoverzicht, maar alleen de leerlingenlijst van uw leerlingen in ParnasSys. Hierin zoekt u met behulp van de zoekvelden de leerling waarvan u de gegevens wilt inzien. Om de gegevens uit ParnasSys te vergelijken met die van BRON klikt u op de regel met de naam van de leerling. Er worden nu twee tabellen getoond met gegevens van de leerling. De eerste tabel bevat de gegevens van de leerling zoals ze bij BRON bekend zijn. De tweede tabel bevat gegevens van de leerling zoals ze in ParnasSys zijn ingevoerd. Om terug te keren naar de leerlingenlijst klikt u op terug naar leerlingen. Indien u op annuleren klikt, keert u terug naar de lijst met terugkoppelingen. In het registratieoverzicht vindt u het CVI-nummer niet terug dat u in het geval van indicatiestellingen heeft vastgelegd bij de desbetreffende leerling. U kunt er gemakshalve vanuit gaan dat het in ParnasSys geregistreerde CVI-nummer ook bij BRON bekend is, indien u de leerling met BRON heeft uitgewisseld. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 14 van 22

15 Verschil aantal leerlingen BRON U kunt de zoekvelden bij de leerlingenlijst ook gebruiken om snel te zien hoeveel leerlingen in het registratieoverzicht staan. Daarmee weet u direct hoeveel leerlingen van uw school bekend zijn bij BRON. Hiervoor kiest u bij In registratieoverzicht de optie Ja. ParnasSys laat in de lijst nu alleen de leerlingen zien die in het registratieoverzicht staan. Boven de lijst is dan zichtbaar hoeveel leerlingen dit zijn. Door juist het veld In registratieoverzicht op Nee in te stellen, kunt u zien welke van uw leerlingen niet bekend zijn bij BRON. Wanneer er te veel leerlingen zijn ingeschreven bij BRON, kan het zijn dat de uitschrijving van een leerling niet bij BRON bekend is. Om dit te controleren past u het veld 'Status' aan naar 'Uitgeschreven' en In registratieoverzicht naar Ja. Leerlingen die nu worden getoond zijn wel bij u uitgeschreven, maar nog niet bij BRON. Door de leerling opnieuw met BRON uit te wisselen, kunt u dit verhelpen. Uitzondering hierbij zijn leerlingen die twee keer in ParnasSys zijn ingevoerd. Dan kan het zijn dat de leerling nog wel bij u op school zit. Dan hoeft u niets met de leerling te doen. Worden er nu geen leerlingen getoond, kan het zijn dat de betreffende leerlingen niet meer in ParnasSys staan. Om dit te achterhalen klikt u op de knop controleer aanwezigheid in parnassys. Leerlingen die wel bij BRON bekend zijn, maar niet in ParnasSys staan worden nu getoond. Om de inschrijving bij BRON van leerlingen die nu worden getoond te verwijderen, is het noodzakelijk deze leerlingen opnieuw in ParnasSys in te voeren. Hierna wisselt u de leerlingen uit met als soort bericht Verwijder inschrijving. Om dit bericht met BRON uit te wisselen opent u de gegevens van de leerling en gaat u op de leerlingkaart naar Personalia > BRON gegevens. Hier stelt u het veld BRON-status in op Verwijder inschrijving en slaat u de gegevens op. U kunt de leerling nu met BRON uitwisselen. Let op: Het wijzigen van gegevens bij BRON gegevens is alleen bedoeld voor het verhelpen van incidentele gevallen. Doet u dit alleen volgens de beschreven instructies. Incorrecte instellingen op deze pagina kunnen een succesvolle uitwisseling met BRON verstoren! Uitwisseling met BRON Versie Pagina 15 van 22

16 11. Wel of geen registratie bij BRON Indien het aantal leerlingen bij BRON verschilt met het aantal leerlingen dat onderwijs volgt op uw school, dan kunt u gericht op deze leerling zoeken of een lijst opvragen van bij BRON ontbrekende leerlingen. Controle leerling bekend bij BRON Indien u van een leerling wilt weten of deze bij BRON geregistreerd staat, dan kunt u de volgende stappen nemen: Ga naar het tabblad Leerling; Zet het filter Status op Volgt onderwijs ; Zet een vinkje bij Uitgebreid zoeken ; Zet het filter Bekend bij BRON op Ja ; Zoek op de desbetreffende leerlingnaam. Indien u deze niet kunt vinden, dan is de leerling niet bekend bij BRON. Alle onderwijsvolgende leerlingen die niet bij BRON bekend zijn Het is de bedoeling dat alle leerlingen met de status Volgt onderwijs bekend zijn / worden bij BRON. U ziet op de volgende locatie alle leerlingen die niet bekend zijn bij BRON, maar toch de status Volgt onderwijs hebben: Ga naar het tabblad Leerling; Zet het filter Status op Volgt onderwijs ; Zet een vinkje bij Uitgebreid zoeken ; Zet het filter Bekend bij BRON op Nee. Om deze leerlingen toch bekend te maken bij BRON kunt u de terugkoppelingen van deze leerlingen bekijken. Dit kan via School > BRON > Verwerk BRON terugkoppelingen. Zet het veld Signalen op Ja. Zoek de terugkoppelingen op van de leerlingen die nog niet bekend zijn bij BRON. Dit zullen afkeuringen zijn, waarop u actie dient te ondernemen. In het Handboek BRON PO, Signalen WPO op leest u waarop BRON de afkeuring heeft gegeven en wat u hier aan kunt doen. 12. Ambulant begeleide leerlingen Indien u een afkeuring krijgt op een ingevulde indicatiestelling / ambulante begeleiding bij een leerling, raadpleeg dan de onderstaande uitleg over indicatiestellingen in ParnasSys. Scholen die vallen onder WPO (basis- en speciaal basisonderwijs) Als een leerling ambulante begeleiding krijgt, voert u in ParnasSys de onderstaande indicatie- en ambulante begeleidingsgegevens in. Indicatie Ga via de tab Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop indicatiestelling toevoegen. Vul daar de benodigde gegevens in. Voer in ieder geval de afgiftedatum in. Verder is het van belang de juiste RECinstelling te selecteren. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 16 van 22

17 Ambulante begeleiding Ga via de tab Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop ambulante begeleiding toevoegen. Vul daar de benodigde gegevens in. Een begindatum is verplicht. Verder dient u hier een WEC-instelling te selecteren. Zoek op het BRIN-nummer wat op de beschikking staat vermeld. Scholen die vallen onder WEC (speciaal onderwijs) Indicatie De indicatie van een leerling geeft u aan via de tab Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop indicatiestelling toevoegen. Vul daar de benodigde gegevens in. Voer in ieder geval de afgiftedatum in. Verder is het van belang de juiste REC-instelling te selecteren. Soort onderwijs Dit geeft u aan via de tab Leerling > selecteer leerling > Onderwijs > Speciaal onderwijs. Klik onderaan de knop soort onderwijs toevoegen. Vul daar de benodigde gegevens in. Voor elke WEC-inschrijving is op elk moment precies één soort onderwijs van toepassing. Dit kunt u hier invullen. In deze gegevensgroep wordt geregistreerd welk onderwijs de leerling ontvangt. De hoogte van de bekostiging van de leerling hangt af van de precieze onderwijssoort. Teruggeplaatste Ambulante Begeleiding (TAB) Dit gebeurt bij het uitschrijven van de leerling naar het WPO. Dit geeft u aan via de tab Leerling > Onderwijs > Vervolgonderwijs. Klik daar op wijzigen (het pennetje rechtsboven). Als u hier een vervolgschool kiest en dat is een basisschool of een speciale basisschool, dan wordt de leerling in ParnasSys vanzelf gekenmerkt als TAB-leerling. Precies één jaar later stopt de TAB automatisch. Reguliere Ambulante Begeleiding (RAB, ook wel GAB genoemd) Dit geeft u aan met het type inschrijving. Ga via de tab Leerling > Onderwijs > Deze school. Klik op wijzigen. Kies bij Type inschrijving voor Ambulant begeleid. 13. Veelgestelde vragen Wat betekenen deze signalen? Wanneer u wilt weten wat een bepaald signaal betekent, kunt u hierover meer informatie vinden op de internetpagina van BRON: Rechts bovenin beeld staat een zoekvak. Hier kunt u als zoekterm bijvoorbeeld signaal 303 invullen en op Antwoord klikken. Alle signalen worden ook beschreven in het document Handboek WPO en handboek WEC. U vindt deze op de internetpagina van BRON onder Ondersteuning en downloads. Een aantal veel voorkomende signalen zullen we hier kort toelichten. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 17 van 22

18 Signaal 303: Er ontbreekt een voorkomen van de gegevensgroep betreffende gegevensgroep waarvan de ingangsdatum gelijk is aan de datum inschrijving geregistreerde datum inschrijving. Signaal 303 is een afkeursignaal, dit betekent dat de gegevens niet in BRON geregistreerd zijn. Dit signaal bestaat in meerdere varianten. Deze beschrijving betreft de meest voorkomende. Als de omschrijving van het signaal bij u afwijkt, is er echter een andere oorzaak. Neemt u dan contact op met de ParnasSys Helpdesk. Dit signaal geeft aan dat de datum van inschrijving/datum eerste schooldag niet overeen komt met de begindatum van de schoolloopbaan. Wij adviseren u deze gegevens te controleren. Zoekt u de betreffende leerling op en open de leerlingkaart. Vervolgens opent u via Onderwijs > Deze school de inschrijfgegevens. De 'vanaf-datum' bij de schoolloopbaan moet in overeenstemming zijn met de datum eerste schooldag. Vaak is bij de leerling een inschrijfdatum ingevuld als Formeel zit de leerling dan in het schooljaar 2009/2010 op school. Voor dit schooljaar moet dan ook een vermelding in de schoolloopbaan staan. Door de schoolloopbaan te wijzigen kunt u via schooljaar toevoegen een schooljaar invoeren. Signaal 316: Bij een uitschrijving in leerjaar 8 is Advies VO normaliter gevuld. Signaal 316 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn, maar dat de gegevens mogelijk niet correct zijn. Bij de gegevens van de uitschrijving (via Leerling > Onderwijs > Vervolgonderwijs) kunt u bij het veld VO advies invullen om dit advies in ParnasSys te registreren. Signaal 753: De combinatie burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht en postcode is niet juist. Signaal 753 is een afkeursignaal, dit betekent dat de gegevens niet in BRON geregistreerd zijn. Dit signaal gaat puur over de inhoudelijke gegevens bij een leerling. BRON vergelijkt sofinummer, geboortedatum, geslacht en postcode met de gegevens in de gemeentelijke administratie. Dit signaal geeft aan dat in de gemeentelijke administratie hiervoor andere gegevens bekend zijn. U kunt eventueel bij de verzorgers navragen of uw gegevens kloppen. Als dit het geval is zijn blijkbaar de gegevens bij de gemeentelijke administratie niet correct. Dan kunnen de verzorgers van de leerling dit bij de gemeente navragen zodat het daar aangepast kan worden. Signaal 770: De postcode volgens instelling in de sleutelgegevens komt niet overeen met de postcode volgens GBA. Signaal 770 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn, maar dat de gegevens mogelijk niet correct zijn. Bij een vergelijking van de postcode van de leerling met de postcode in de gemeentelijke administratie is een verschil geconstateerd. Maakt u zelf een afweging of het voor u van belang is om de juiste postcode te achterhalen. Als u tevreden bent met de postcode in ParnasSys kunt u de terugkoppeling als verwerkt opslaan. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 18 van 22

19 Signaal 956: De gegevens zijn geheim volgens de Gemeentelijke Basis Administratie. Signaal 956 is een attentiesignaal, dit betekent dat de gegevens wel in BRON geregistreerd zijn. Het is niet mogelijk om een adres in ParnasSys als 'geheim' te markeren. Indien u het adres van de leerling niet in ParnasSys wilt vermelden, kunt als land Onbekend selecteren en de overige adresvelden leeg laten. Vervolgens kunt u het adres dan bij de opmerkingen van de leerling invullen. Ik heb leerlingen ingevoerd, of iets bij een leerling gewijzigd, maar ik zie geen te versturen bericht in de lijst. Hoe kan dat? In sommige gevallen kan het voorkomen dat bij het opslaan van de gegevens in ParnasSys, het te versturen BRON-bericht niet automatisch wordt aangemaakt. Dit is in onderzoek bij de medewerkers van de afdeling Ontwikkeling. Om toch een bericht te kunnen versturen met deze gegevens kunt u de gegevens van de schoolloopbaan van de leerling opnieuw opslaan. Dit is voor ParnasSys het teken om een nieuw bericht aan te maken. Hiervoor volgt u deze handelingen: 1. Open de leerlingkaart van de betreffende leerling. 2. Ga naar Onderwijs > Deze school en klik op de wijzigingsknop bij Schoolloopbaan. 3. Klik in het volgende venster op de wijzigingsknop achter het meest recente schooljaar. 4. Klik, zonder gegevens te wijzigen, op opslaan. Daarnaast dient bij de leerling als type inschrijving Reguliere inschrijving te zijn opgeslagen. Het veld 'Type inschrijving' vindt u terug bij de gegevens onder 'Deze school'. Het veld Type inschrijving kunt u zelf aanpassen. Controleer of er nu wel een nieuw bericht klaar staat om met BRON uit te wisselen. Indien dit niet het geval is, vernemen wij dit graag van u. Vermeldt u hierbij dan om welke leerling het gaat en uw gebruikersnaam voor ParnasSys. In de lijst met te versturen leerlingen staan oud-leerlingen. Moet ik deze ook versturen? Alle leerlingen die in de lijst staan voor de uitwisseling met BRON kunt u zonder bezwaar versturen. BRON vraagt gegevens op van alle leerlingen die na op school hebben gezeten. Er kunnen daarom ook oud-leerlingen bij staan. Ook leerling die al eerder met BRON zijn uitgewisseld kunnen weer in deze lijst komen. Elke keer dat er iets wijzigt wat voor BRON van belang is, komt de leerling opnieuw in de lijst te staan. Kijkt u dus geregeld bij deze lijst en verstuurt u alle leerlingen die er in staan. Ik heb leerlingen uitgeschreven en nu zie ik in de lijst met te versturen berichten een 'Melding inschrijving' staan. Klopt dit? Ook wanneer u een leerling uitschrijft zal er bij het BRON-bericht 'Melding inschrijving' staan. Een melding inschrijving is niet alleen bedoeld voor een nieuwe inschrijving van een leerling, maar kan over alle facetten van een inschrijving gaan. Bijvoorbeeld ook de beëindiging van een inschrijving. U kunt deze berichten dus gerust versturen. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 19 van 22

20 Ik heb bij een leerling de gegevens van de ambulante begeleiding ingevoerd. Nu moet ook nog de vorige indicatie worden ingevoerd. Hoe doe ik dat? In ParnasSys kunt u meerdere indicaties voor een leerling invoeren. Door op de tab Onderwijs > Speciaal onderwijs van de leerling op 'indicatiestelling toevoegen' te klikken kunt u een indicatie invoeren. Ook al is er een eerdere indicatie ingevoerd. Deze tweede indicatie zal dan worden toegevoegd, terwijl de eerste indicatie ook in ParnasSys blijft staan. Wanneer u een indicatie wilt toevoegen met een ingangsdatum voor de huidige indicatie, is het van belang om bij de oude indicatie ook de einddatum in te voeren. Zonder deze einddatum kan de 'oude' indicatie niet worden opgeslagen. Bij de terugkoppelingen zie ik een bericht van het soort 'Dubbele inschrijving'. Wat betekent dit? De melding Dubbele inschrijving wordt door BRON afgegeven indien de inschrijving op de nieuwe school overlapt met de uitschrijving op de oorspronkelijke school. BRON schrijft hierover in haar kennisbank: Als een leerling dubbel staat ingeschreven, ontvangen alle betrokken scholen een melding in hun leerlingenadministratiesysteem (LAS). De betrokken scholen zijn de scholen waarbij sprake is van een gezamenlijke inschrijfperiode. Deze scholen moeten de inschrijfperiode van de leerling vaststellen en daarnaast onderling afstemmen wie de datum van inschrijving of uitschrijving moet aanpassen. Wij adviseren u daarom, in overleg met de vervolgschool, te bepalen wat de juiste uitschrijf- en inschrijfdatum is. Vervolgens dient de een van deze data aangepast te worden. Wanneer de leerling dan wordt uitgewisseld met BRON, zal de melding Dubbele inschrijving verholpen zijn. Ik wil een leerling verwijderen uit ParnasSys. Maar ik krijg dan een melding dat dit niet lukt omdat de leerling al met BRON is uitgewisseld. Hoe kan ik de leerling toch verwijderen? Om deze leerling toch te verwijderen volgt u deze stappen: - Zoek de leerling en selecteer deze om de leerlingkaart te openen. - Ga naar Personalia > BRON gegevens en klik op de wijzigingsknop. - Stel het veld 'BRON-status' in op 'Verwijder inschrijving' en sla dit op. Bij de te versturen leerling BRON-berichten zal voor de leerling een nieuw bericht worden klaargezet. Als dit bericht met BRON wordt uitgewisseld zal de inschrijving bij BRON ongedaan worden gemaakt. Hierna kunt u de leerling uit ParnasSys verwijderen. Het is dan overigens nog wel noodzakelijk om overige referenties naar de leerling te verwijderen. Denkt u hierbij aan gegevens van de schoolloopbaan, toetsen en observatielijsten. Let op: Het handmatig aanpassen van BRON gegevens bij een leerling, zoals hier beschreven, is alleen bedoeld voor uitzonderingsgevallen. Deze instellingen zijn namelijk erg belangrijk voor een juiste uitwisseling met BRON en niet bedoeld voor andere handmatige aanpassingen. Uitwisseling met BRON Versie Pagina 20 van 22

21 Als ik de klaarstaande berichten wil versturen, dan krijg ik de melding dat enkele leerlingen niet in een groep ingedeeld zijn. U kunt de desbetreffende leerlingen in een groep plaatsen via Leerling > Onderwijs > Deze school > Wijzig schoolloopbaan > schooljaar toevoegen. Indien de gewenste groep nog niet bestaat in ParnasSys, dan kunt u deze toevoegen in het gewenste schooljaar via Groep > nieuwe groep. Eventueel kunt u ook het bericht laten staan totdat het bekend is in welke groep de leerling komt en dan het bericht versturen. Wij zijn onlangs overgestapt naar ParnasSys. Kan ik in ParnasSys uitwisselen met BRON met hetzelfde certificaat als bij mijn vorige LAS? In principe kunt u hetzelfde certificaat blijven gebruiken. Werkte u hiervoor echter met Esis, dan bestaat de kans dat u tijdens de uitwisseling een melding krijgt. De melding kan optreden nadat u al enige tijd met het certificaat heeft gewerkt in ParnasSys. Die melding luidt: Er is een al eerder gebruikte of anderszins onjuiste berichtidentificatie gebruikt. Uitwisseling is dan niet meer mogelijk. U heeft dan een ander certificaat nodig voor de uitwisseling. Daarom adviseren wij u bij het overstappen van Esis op ParnasSys een nieuw aanleverpunt voor uw school bij BRON aan te maken. Dit kunt u op de internetpagina van BRON doen, bij Mijn BRON. Geeft u hierbij aan dat de reden voor het nieuwe aanleverpunt de migratie naar ParnasSys is. U krijgt dan van BRON een nieuw certificaat. Dit certificaat installeert u volgens de instructies uit deze handleiding. Met dit certificaat doet u voortaan de uitwisseling. Wij hebben een gastleerling op school waar we geen bekostiging voor krijgen. Kunnen we die in ParnasSys invoeren zonder dat de leerling met BRON wordt uitgewisseld? Bij het toevoegen van een leerling geeft u ook een Type inschrijving op. Door hier te kiezen voor Onbekostigd geeft u aan dat u voor de leerling geen bekostiging ontvangt. De leerling wordt dan ook niet met BRON uitgewisseld. 14. Kennisbank, contact, ondersteuning en downloads ParnasSys en BRON bieden diverse mogelijkheden om u te ondersteunen bij het uitwisselen van de BRON gegevens. De organisatie BRON heeft zich onder andere ten doel gesteld om u op elk gewenst moment zo volledig mogelijk te informeren. Om uw vragen 24 uur per dag te beantwoorden, is er de Kennisbank BRON. Wij verzoeken u om eerst de kennisbank BRON te raadplegen, voordat u contact met ons opneemt. BRON: Kennisbank ( Uitwisseling met BRON Versie Pagina 21 van 22

22 Voordat u met ons contact opneemt, raden we u aan om eerst de meestgestelde vragen te raadplegen. De veelgestelde vragen worden dagelijks ververst en aangevuld. Hier vindt u antwoorden op vragen die te maken hebben met het uitwisselen van leerlingengegevens, technische vragen en antwoorden en beleidsmatige vragen en antwoorden. Helpdesk BRON Kunt u het antwoord op uw vraag niet vinden, dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk BRON. Dit kunt u op verschillende manieren doen. Mail U kunt ons via de mail bereiken. Hiervoor kunt u gebruik maken van online formulier. BRON streeft naar een snelle afhandeling. Telefoon Als u vragen heeft, dan kunt u ons ook bellen op nummer U kunt ons op werkdagen bereiken tussen 9.00 uur en uur. Post U kunt ons ook via de post bereiken. Het postadres van BRON is: Informatie Beheer Groep BRON PO Postbus LC Groningen BRON: Contact ( BRON kan u op verschillende manieren ondersteunen bij de invoering van het persoonsgebonden nummer op uw school. Hieronder vindt u een opsomming van de ondersteuning die we u kunnen bieden. > Informatiesessie aanvragen > Folders downloaden of bestellen > Programma van eisen > Handboek BRON PO, Uitwisselen met BRON WPO > Handboek BRON PO, Gegevensset WPO > Handboek BRON PO, Signalen WPO > Handboek BRON PO, Uitwisselen met BRON WEC > Handboek BRON PO, Gegevensset WEC > Handboek BRON PO, Signalen WEC BRON: Indien er vragen zijn met betrekking tot ParnasSys, raadpleegt u dan het Supportportaal (klik op Help in ParnasSys of ga naar Uitwisseling met BRON Versie Pagina 22 van 22